Projet-pilote q-tools - Les q-tools: une composante importante du programme de qua- lité
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Projet-pilote q-tools Les q-tools: une composante importante du programme de qua- lité
Sommaire
1 Introduction et structure du document .......................................................................................... 3
2 Objectif du projet-pilote q-tools...................................................................................................... 3
3 Objectif du projet «Programme qualité» ........................................................................................ 4
4 Processus du projet-pilote q-tools .................................................................................................. 5
5 q-tools .............................................................................................................................................. 6
5.1 Check-list ‚Mesures d'hygiène‘ ................................................................................................ 6
5.2 Check-list ‘Infrastructure du cabinet’: ..................................................................................... 7
5.3 Check-list ‘Matériel/appareils du cabinet’ .............................................................................. 8
5.4 Check-list ‚Urgence‘: ................................................................................................................ 9
5.5 Check-list ‘Gestion des erreurs/des réclamations’................................................................ 10
5.6 Check-list ‘Dossiers de patients’ (manuscrits et électroniques) ........................................... 11
5.7 Check-list sur la protection des données/infrastructure ...................................................... 12
6 Prochaines étapes du projet-pilote ............................................................................................... 131 Introduction et structure du document
La Commission qualité de physioswiss a travaillé d'arrache-pied ces deux dernières
années pour définir des indicateurs de qualité 1 et élaborer temps ce que l'on appelle
des q-tools. Ces q-tools constituent l'une des bases de la gestion de la qualité mise en
place par physioswiss.
La commission a suivi deux axes principaux:
• Les q-tools, qui doivent être utilisés par tous les membres, sont conformes aux
prescriptions légales 2. Ils s'orientent sur la stratégie de la qualité de la Confédé-
ration selon le projet de concrétisation de 2011.
• Ils doivent être clairs, compréhensibles et pertinents pour le quotidien profes-
sionnel.
Au chapitre 2 (Objectif du projet-pilote q-tools), nous expliquons aux participants
pourquoi physioswiss les a contactés. Le but du « Programme qualité » (chapitre 3) est
de favoriser la compréhension du contexte global. Le chapitre 4 détaille le processus
dans le cadre du projet-pilote, tandis que le chapitre 5 présente les check-lists à rem-
plir. Le dernier chapitre du document décrit les prochaines étapes du projet-pilote.
2 Objectif du projet-pilote q-tools
L'objectif du projet-pilote est la vérification par les utilisateurs potentiels des 7 check-
lists sélectionnées en vue d'améliorer les q-tools.
Le contenu des résultats de la phase pilote est donc secondaire. Le groupe de projet
s'intéresse avant tout au feed-back concernant la clarté, la facilité d'utilisation et le
temps requis pour remplir ces check-lists.
Il est important de savoir que les données relevées seront utilisées de manière anony-
misée et n'ont pas d’autre utilité que la vérification des q-tools.
1 Les indicateurs de qualité sont des critères de mesure de la qualité (output) et ne doivent pas être confondus avec des critères de résultat (outcome).
2 http://www.bag.admin.ch/themen/krankenversicherung/14791/index.html?lang=de // www.admin.ch/opc/de/classified-compilation/19950219/index.html3 Objectif du projet «Programme qualité» La convention tarifaire oblige les physiothérapeutes qui exercent à titre indépendant à garantir la qualité de leurs prestations ainsi que la sécurité des patients dans leur éta- blissement. Au niveau supérieur, des mesures visant à renforcer la qualité et l'efficacité, basées sur les priorités en matière de politique de la santé du Conseil fédéral 3, sont mises en place dans toute la Suisse. Elles s'appuient explicitement sur les principes formulés par l'Association mondiale de physiothérapie (WCPT), les «WCPT guideline for stan- dards of physical therapy practice» 4. La déclaration d'intention formulée dans la Convention-cadre nationale de physiothé- rapie (art.8) concernant les mesures de contrôle de la qualité (outcome des perfor- mances) sera réglementée avec les porteurs de frais dans un accord séparé et de ma- nière détaillée. Elle ne sera pertinente pour «Programme qualité» que dans un deu- xième temps. La mesure de l'outcome, importante aux yeux de nombreux physiothé- rapeutes, de l'Association ainsi que des porteurs de frais, sera également intégrée dans les mesures de qualité sous une forme réalisable. Pour cela, il est décisif de choi- sir un processus dont les effets soient vérifiables et qui prenne en compte les res- sources (en termes de temps et d'argent) de tous les participants ainsi que l'hétérogé- néité de notre profession. Les q-tools, qui sont au centre de ce projet-pilote, mettent à disposition des fournis- seurs de prestations des check-lists et des questionnaires qui leur permettent de com- parer l'état actuel avec l'état souhaité et nécessaire. Ces outils leur permettent d'obte- nir des renseignements sur l'actualité et la pertinence de leurs processus et de leurs structures. Cette évaluation de routine constitue par ailleurs une auto-déclaration à l'égard des porteurs de frais, visant à attester la qualité de leurs prestations et le res- pect des exigences cantonales (fixées par la loi) dans le domaine de la physiothérapie. Dans le même temps, l'attestation de prestations de haute qualité favorise l'activité entrepreneuriale des physiothérapeutes. L'utilisation de questionnaires et de check-lists standardisés fournit aux physiothéra- peutes des éléments qui permettent d'éventuelles améliorations dans leur établisse- ment, conformément aux exigences de la loi. Leur évaluation et la mise en place con- crète des mesures qui en résultent permettent un renforcement continu de la qualité des prestations de physiothérapie. Les physiothérapeutes qui effectuent cette dé- marche démontrent ainsi qu'ils s'attachent à assurer durablement la sécurité des pa- tients. 3 cf. Santé2020[1] 2013, S.9 4 cf.: http://www.wcpt.org/policy/ps-quality wie auch http://www.wcpt.org/guidelines/standards
Les effets pédagogiques souhaités et le renforcement de l'efficacité pour les organisa- tions de physiothérapie et leurs collaborateurs ne sont possibles que grâce à une in- terprétation au sein-même de l'équipe et à l'introduction des mesures d'amélioration nécessaires. A la fin du projet, les q-tools seront rassemblés dans un « Manuel de qualité physios- wiss » qui sera complété par les lois, codes et principes de réglementation qui les sous-tendent. 4 Processus du projet-pilote q-tools Les participants du projet-pilote q-tools remplissent les outils sélectionnés (dans le cas présent 7 check-lists). Ils évaluent ainsi la situation actuelle dans leur établissement et leur cabinet. Afin que le groupe de projet ‘Programme qualité’ puisse évaluer la participation et les résultats, les participants envoient les check-lists remplies au plus tard le 5 septembre 2014 à camill.hadorn@physioswiss.ch. Les check-lists peuvent être remplies directe- ment dans un document PDF, enregistrées sur un PC/ordinateur portable et renvoyées par e-mail en pièce jointe. Après l'envoi des check-lists, suit la deuxième étape projet-pilote q-tools. Les partici- pants répondent à un questionnaire concernant leur expérience d’utilisateur des 7 check-lists. Les résultats serviront à améliorerr les q-tools et par conséquent le pro- gramme qualité. Vous trouverez ici le sondage du projet-pilote.
5 q-tools
Le chapitre 5 comprend les sept check-lists sélectionnées que doivent remplir les parti-
cipants, au plus près de la réalité, dans le cadre du projet-pilote q-tools et les renvoyer
au plus tard le 5 septembre 2014 à camill.hadorn@physioswiss.ch.
5.1 Check-list ‚Mesures d'hygiène‘
La check-list indique quels processus et structures en matière d'hygiène doivent être
mis en place conformément à la loi et aux normes 5 de la WCPT. Elle indique également
où et comment les aspects manquants ou lacunaires en termes de sécurité des pa-
tients et de mesures d'hygiène peuvent être améliorés dans votre propre quotidien de
physiothérapeute. Pour chacune des sept exigences minimales mentionnées, cochez
oui ou non selon qu’elles sont satisfaites ou non dans votre cabinet.
1. Désinfection régulière des mains oui non
2. Tous les (nouveaux) collaborateurs sont informés des mesures oui non
d'hygiène d'usage
3. Les collaborateurs s’assurent eux-mêmes qu'ils sont à jour dans oui non
leurs vaccinations
4. En cas de maladie transmissible, des mesures de protection sont oui non
rapidement mises en place (prévention d'autres infections comme
le norovirus, des pandémies, etc.)
5. Des désinfectants pour les mains et les surfaces sont mis oui non
à disposition
6. L'hygiène et la propreté dans les sanitaires sont vérifiées oui non
régulièrement
7. Les patients sont informés en bonne et due forme des mesures oui non
d'hygiène.
Si vous avez répondu «oui» aux 7 questions, vous pouvez en déduire que les disposi-
tions légales cantonales en matière de mesures d'hygiène sont respectées dans votre
cabinet.
5
http://www.physio-europe.org/download.php?document=71&downloadarea=65.2 Check-list ‘Infrastructure du cabinet’:
La check-list indique quelles sont les mesures de précaution concernant la sécurité des
patients qui doivent être mises en place conformément 6 à la loi et aux normes de la
WCPT. Elle indique également où et comment les aspects manquants ou lacunaires en
termes de sécurité des patients peuvent être améliorés dans votre propre quotidien de
physiothérapeute. Pour les deux exigences minimales mentionnées, cochez oui ou non
selon qu’elles sont satisfaites ou non dans votre cabinet.
1. Les locaux sont agencés de manière à éviter tout risque oui non
(chutes, blessures, brûlures) pour les patients
2. Les locaux sont conformes aux core standards de la WCPT oui non
en ce qui concerne l'hygiène, la lumière et la qualité de l'air
Si vous avez répondu «oui» aux 2 questions, vous pouvez en déduire que les disposi-
tions légales cantonales et celles de la WCPT en matière de sécurité des infrastructures
de votre cabinet sont respectées.
6
http://www.physio-europe.org/download.php?document=71&downloadarea=65.3 Check-list ‘Matériel/appareils du cabinet’
La check-list indique quelles sont les mesures de précaution relatives à la sécurité des
patients qui doivent être mises en place conformément 7 à la loi et aux normes de la
WCPT. Elle indique également où et comment les aspects manquants ou lacunaires en
matière de sécurité des patients peuvent être améliorés dans votre propre quotidien de
physiothérapeute. Pour chacune des sept exigences minimales mentionnées, cochez
oui ou non selon qu’elles sont satisfaites ou non dans votre cabinet.
1. Les appareils font l'objet d'un entretien annuel et sont vérifiés oui non
pour détecter d'éventuels dysfonctionnements
2. Les appareils d'utilisation générale (balles, tabourets, lits, mate- oui non
las, MTT, téléphone, etc.) sont régulièrement nettoyés/désinfectés
3. Les appareils médicaux (insufflateurs, appareils électriques) oui non
font l'objet d'un entretien régulier
4. Les dates de péremption du matériel médical sont vérifiées oui non
régulièrement
5. Les nouveaux collaborateurs sont informés du fonctionnement oui non
des appareils médicaux (insufflateurs, appareils électroniques) et
les modes d'emploi se trouvent à portée de main
6. Tous les collaborateurs disposent de connaissances actualisées oui non
concernant la gestion des situations d'urgence
(formations régulières en CPR)
7. Les propriétaires de cabinet vérifient périodiquement que tous les oui non
collaborateurs aient les connaissances nécessaires pour faire face
aux situations d'urgence et concernant certains diagnostics
Si vous avez répondu «oui» aux 7 questions, vous pouvez en déduire que les disposi-
tions légales cantonales en matière de sécurité du matériel/des appareils sont respec-
tées dans votre cabinet.
7
http://www.physio-europe.org/download.php?document=71&downloadarea=65.4 Check-list ‚Urgence‘:
La check-list indique quelles sont les mesures d'urgence qui doivent être mises en
place conformément 8 à la loi et aux normes de la WCPT. Elle indique également où et
comment les aspects manquants ou lacunaires en matière de sécurité des patients
peuvent être améliorés dans votre propre quotidien de physiothérapeute. Pour cha-
cune des sept exigences minimales mentionnées, cochez oui ou non selon qu’elles
sont satisfaites ou non dans votre cabinet.
1. La marche à suivre en cas de situation d'urgence est visible oui non
de tous (sous forme d'affiches, d'aide-mémoire, etc.)
2. Le matériel à utiliser en situation d'urgence est facilement oui non
accessible à tous
3. Un contrôle régulier est effectué pour s'assurer que le matériel oui non
fonctionne bien
4. Il existe des listes de numéros à composer en cas d'urgence oui non
et celles-ci sont à portée de main
Si vous avez répondu « oui» aux 4 questions, vous pouvez en déduire que les disposi-
tions légales cantonales concernant les situations d'urgence sont respectées dans
votre cabinet.
8
http://www.physio-europe.org/download.php?document=71&downloadarea=65.5 Check-list ‘Gestion des erreurs/des réclamations’
Un système de relevé et d'analyse permet de prendre acte systématiquement des er-
reurs et des réclamations. Une évaluation effectuée régulièrement permet d'améliorer
rapidement les connaissances et de modifier les processus. La check-list indique la
conformité9 avec les normes de la WCPT. Elle indique également où et comment les
aspects manquants ou lacunaires de la gestion des erreurs et des réclamations peu-
vent être améliorés dans votre propre quotidien de physiothérapeute. Pour chacune
des huit exigences minimales mentionnées, cochez oui ou non selon qu’elles sont sa-
tisfaites ou non dans votre cabinet.
1. Les erreurs et les réclamations sont enregistrées et traitées en oui non
fonction des résultats de l'évaluation (système d'enregistrement)
2. Des analyses (statistiques de l'évolution/contenu) des erreurs ou oui non
réclamations sont effectuées régulièrement (système d'analyse)
3. Les résultats concernant les erreurs et les réclamations donnent oui non
lieu à des discussions et à des mesures d'amélioration
4. Les solutions relatives aux différents pa- oui non
tients/physiothérapeutes/médecins traitants concernés sont éla-
borées de manière strictement confidentielle (protection des don-
nées)
5. Le propriétaire du cabinet soutient les cadres et les employés oui non
dans la mise en place des améliorations en définissant la respon-
sabilité de chacun (culture de l'amélioration)
6. Le propriétaire du cabinet soutient les cadres et les employés oui non
dans la mise en place des améliorations en déterminant des ob-
jectifs
7. Tous les (nouveaux) collaborateurs et patients sont informés du oui non
fonctionnement du système d'analyse et de relevé et invités à
l'utiliser
8. Il existe une culture de la gestion des améliorations et des idées oui non
9
http://www.physio-europe.org/download.php?document=71&downloadarea=6Si vous avez répondu «oui» à 6 des 8 questions, vous pouvez en déduire qu'il existe
un système de gestion des erreurs et des réclamations pour promouvoir une culture
efficace de la correction des erreurs dans votre cabinet.
5.6 Check-list ‘Dossiers de patients’ (manuscrits et électroniques)
La check-list indique si les dossiers de patients sont tenus conformément 10 à la loi et
aux normes de la WCPT. Elle indique également où et comment les aspects manquants
ou lacunaires de la gestion des dossiers de patients peuvent être améliorés dans votre
propre quotidien de physiothérapeute. Pour chacune des deux exigences minimales
mentionnées, cochez oui ou non selon qu’elles sont satisfaites ou non dans votre cabi-
net.
1. En plus des informations essentielles (nom, adresse, numéro de oui non
téléphone, date de naissance), les dossiers de patients contien-
nent les informations suivantes: diagnostic ou tableau clinique,
état au début du traitement, informations sur les objectifs théra-
peutiques, suivi de l'évolution et état à la fin du traitement
2. Le suivi régulier de l'évolution permet une identification du soi- oui non
gnant et des mesures mises en œuvre
Si vous avez répondu « oui» aux 2 questions, vous pouvez en déduire que les disposi-
tions légales cantonales concernant le dossier du patient sont respectées dans votre
cabinet.
10
http://www.physio-europe.org/download.php?document=71&downloadarea=65.7 Check-list sur la protection des données/infrastructure
La check-list indique si les mesures relatives à la protection des données sensibles des
patients sont respectées conformément 11 à la loi et aux normes de la WCPT. Elle in-
dique également où et comment les aspects manquants ou lacunaires de la gestion
des directives relatives à la protection des données peuvent être améliorés dans votre
propre quotidien de physiothérapeute. Pour chacune des huit exigences minimales
mentionnées, cochez oui ou non selon qu’elles sont satisfaites ou non dans votre cabi-
net.
1. Tous les (nouveaux) collaborateurs sont informés du contenu oui non
des directives relatives à la protection des données
2. Des backups de toutes les données relatives aux patients (ordon- oui non
nances, factures et suivi de l'évolution) sont établis régulièrement
3. Les backups de toutes les données relatives aux patients sont «ex- oui non
ternes» ou du moins stockés séparément des principaux supports
de données du cabinet/de l'établissement
4. Toutes les données relatives aux patients sont hors de portée des oui non
personnes non autorisées à en prendre connaissance (autres pa-
tients)
5. Conformément à l'obligation réglementaire de conserver les don- oui non
nées pendant une durée de dix ans, toutes les données relatives
aux patients doivent pouvoir être (à nouveau) mises à disposition
en temps utile, si nécessaire
6. Tous les ordinateurs/appareils électroniques permettant d'avoir oui non
accès aux données des patients sont protégés par un mot de
passe connu uniquement des personnes autorisées
7. Tout échange de données «sans fil» (wireless) au sein du cabi- oui non
net/de l'établissement ou externe est protégé par une méthode de
codage sûre (par exemple WPA/WPA2)
8. Les données relatives aux patients sont en principe communi- oui non
quées via des e-mails codés 12
Si vous avez répondu « oui» aux 8 questions, vous pouvez en déduire que les disposi-
tions légales cantonales concernant le dossier du patient sont respectées dans votre
cabinet.
11
http://www.physio-europe.org/download.php?document=71&downloadarea=6
12
http://www.hin.ch/produkte/firmenkunden/mail-gateway/6 Prochaines étapes du projet-pilote La première étape de votre contribution au projet-pilote q-tools sera terminée lorsque vous aurez rempli et envoyé les check-lists à camill.hadorn@physioswiss.ch. La deuxième étape est au moins aussi importante : l'optimisation des q-tools n’est possible qu’au travers des réponses que vous apporterez au questionnaire relatif à ces q-tools. Vous trouverez ici le sondage du projet-pilote. Au terme de cette enquête, au début septembre 2014, le groupe de projets ‘Pro- gramme qualité’ prendra connaissance de vos réponses et améliorera les q-tools. L'évaluation sera envoyée à tous les participants du projet-pilote q-tools au début 2015. Les résultats constituent une base importante pour l'élaboration du ‘Programme qualité’ de physioswiss.
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