Équipe mondiale de l'effectif - Plan opérationnel - Inviter pour avoir un impact Janvier 2016 - Janvier 2018 - Lions Clubs International
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Équipe mondiale de l’effectif
Plan opérationnel - Inviter pour avoir un impact
Janvier 2016 - Janvier 2018Sommaire Introduction : Pourquoi maintenant – Notre stratégie Organigramme EME Formation Fixer des cibles et des objectifs Inviter pour avoir un impact - Rapports et Journées mondiales de rapports Reconnaissance et récompenses Communication et marketing Staff et budget Équipe mondiale de l’effectif – Plan opérationnel 2
Introduction : Pourquoi maintenant – Notre stratégie
LCI Forward, le plan stratégique de notre association, et la préparation du Centenaire représentent un moment propice et une plateforme
idéale pour doter l'équipe mondiale de l'effectif (EME) d'une stratégie et d'un plan opérationnel recentrés. L'EME n'a pas connu de
remodelage important depuis sa création en 2009.
Pour fournir un meilleur service à l'humanité, LCI Forward a fixé l'objectif d'améliorer les vies d'au moins 200 millions de personnes d'ici
2020/2021, soit un triplement de notre impact. Dans le cadre de la célébration du centenaire du Lions, nous nous sommes fixés pour
objectif d'arriver d'ici la fin 2017/2018 à un niveau d'effectif encore jamais atteint par notre association, 1 425 311 membres. Une fois
parvenu à cet objectif quantitatif, nous concentrerons nos efforts de façon à atteindre de nouveaux sommets en termes de service,
d'impact et de croissance.
Atteindre notre objectif du centenaire en matière d'effectif nous permettra de :
· Continuer de service nos communautés dans le cadre du Défi de service du centenaire
· Lancer notre association vers son second centenaire de service transformateur
· Tracer la voie pour tripler notre impact par un service humanitaire intensifié et améliorer les conditions de vie d'au moins
200 millions de personnes par an.
Le moment est donc venu de repenser l'EME. Il nous faudra recruter un minimum de 47 000 nouveaux membres dans de nouveaux clubs
et dans ceux existants afin d'atteindre notre objectif du centenaire de parvenir à un niveau d'effectif encore jamais connu par notre
association. Pour y parvenir, notre stratégie globale sera d'intensifier l'effort, la formation et les ressources de l'EME en vue de deux
objectifs :
1. Création de nouveaux clubs : chaque dirigeant recruté dans l’EME au niveau du district ou à un niveau supérieur devra
personnellement prendre la responsabilité de créer au moins un nouveau club. Cet objectif sera soutenu par des ressources et des
formations spécialisées et personnalisées, et accompagné d’un programme de récompenses à plusieurs niveaux.
2. Recrutement et fidélisation : les présidents de commission de club chargée de l’effectif sont les mieux positionnés pour recruter et
fidéliser les membres. Des formations, des outils, des lignes de communication et des ressources leur seront fournis par le biais de
leur coordinateur EME de district et par le LCI. Naturellement, d'autres dirigeants pourront également s'impliquer dans le
recrutement et la fidélisation des membres.
Le thème Inviter pour avoir un impact sera le fil conducteur de ces deux stratégies (Création de nouveaux clubs par les coordinateurs EME
de district et recrutement/fidélisation des nouveaux membres par les présidents de commission de club chargée de l’effectif). Ceci nous
permet de garder bien en vue que notre ambition de croissance est destinée à servir et avoir un impact sur plus de personnes que jamais
auparavant.
Le plan suivant présente l'organigramme, les stratégies et les ressources spécifiques.
Équipe mondiale de l’effectif – Plan opérationnel 3Organigramme EME
L'EME se concentre sur les deux composantes d'Inviter pour avoir un impact : 1) créer au moins un club et 2) informer les présidents de
commission de club chargée de l'effectif des formations et des ressources disponibles pour les aider dans leurs activités de recrutement et
d'implication des membres. Afin d'atteindre ces objectifs, une structure dirigeante solide a été établie.
L'organigramme et les descriptions présentent l'équipe EME, emmenée par notre président international, et recrutée spécifiquement pour
Inviter pour avoir un impact.
Exécutif
Président de l’EME (Président international) District Multiple
Liaison internationale de l'EME : (1er Vice-
président) Coordinateur EME - DM
o Équipe de la réussite des clubs
Président de la commission du développement
o Équipe chargée de la croissance de
de l'effectif
l'effectif et des nouveaux clubs
Coordinateur international de l'EME
Coordinateur international des familles et des
femmes
District
International Coordinateur EME de district / district simple
o Équipe de la réussite des clubs
Responsable EME de région constitutionnelle o Équipe chargée de la croissance de
Responsable EME adjoint de région l'effectif et des nouveaux clubs
constitutionnelle
Responsable régional EME
Conseiller EME de région spéciale
Équipe mondiale de l’effectif – Plan opérationnel 4Poste Rôle Fonctions essentielles Mandat
Annuel
Président de l’EME
Aide au recrutement des responsables EME internationaux quand
(Président Top Leader EME
Apporte une direction générale à l'EME Président
international)
international
Liaison Annuel
internationale de Aide le président Aide au recrutement des responsables EME internationaux quand 1er
l'EME de l'EME Apporte une aide directe à l'EME sur délégation du président vice-
1er vice-président président
Apporte le
Nommé
Président de la soutien du MDC Assiste aux réunions des responsables EME internationaux chaque
commission du et du conseil Représente l'EME à la commission du développement de l'effectif et au année par le
développement de d'administration conseil d’administration international
Niveau exécutif
président
l'effectif (MDC) international a
international
l'EME
Apporte son
leadership au
3 ans,
personnel et aux Assume un rôle de direction en collaborant avec le personnel du LCI dans le
renouvelable
responsables au développement des formations, initiatives, ressources et rapports EME
ou révocable
Coordinateur niveau conformément à l'année d'exercice et au plan stratégique
chaque
international EME international sur Sur délégation du président, apporte une aide directe à l'EME sur tout ce qui
année par le
les programmes concerne la mise en œuvre du plan stratégique.
président
et initiatives en Rend compte au président de l'EME. international
faveur de
l’effectif
Apporte son
leadership au
personnel et aux
3 ans,
responsables au
Coordinateur Assume un rôle de direction en collaborant avec le personnel du LCI dans le renouvelable
niveau
international développement des initiatives, ressources et rapports en lien avec Familles et ou révocable
international
chargé des femmes conformément à l'année d'exercice et au plan stratégique chaque
concernant les
familles et des Sur délégation du président, apporte une aide directe à l'EME année par le
programmes et
femmes Rend compte au président de l'EME président
initiatives en
international
faveur des
familles et des
femmes
Équipe mondiale de l’effectif – Plan opérationnel 5Poste Rôle Fonctions essentielles Mandat
Fournit une direction aux responsables régionaux dans leur région constitutionnelle
Développe des programmes/stratégies spécifiques pour répondre aux besoins ou 3 ans,
opportunités renouvelable
S'occupe de Travaille en collaboration avec le personnel du LCI dans la coordination des efforts
Responsable ou révocable
l'EME dans de recrutement et de création de nouveaux clubs dans sa région
de région chaque
sa région Travaille en étroite collaboration avec son équipe pour réaliser les objectifs liés au
constitutionnelle année par le
constitutionnelle recrutement fixés par les districts, étudie les rapports sur les progrès et prend les
président
Niveau international
actions appropriées
Crée de nouveaux clubs international
Rend compte à l'EME Niveau exécutif
Fournit une direction aux responsables régionaux dans la partie de leur région
constitutionnelle qui leur a été assigné
Développe des programmes/stratégies spécifiques pour répondre aux besoins ou 3 ans,
S'occupe de opportunités renouvelable
Vice-responsable l'EME dans une Travaille en collaboration avec le personnel du LCI dans la coordination des efforts ou révocable
de région partie de de recrutement et de création de clubs dans sa région chaque
constitutionnelle sa région Travaille en étroite collaboration avec son équipe pour atteindre les objectifs de année par le
constitutionnelle recrutement des districts, étudie les rapports sur les progrès et prend les actions président
appropriées international
Crée de nouveaux clubs
Rend compte à l'EME Niveau exécutif
Fournit une direction aux conseillers des régions spéciales et aux coordinateurs
DS/DM dans leur région particulière
Dirige l'EME au Travaille en collaboration avec le personnel du LCI dans la coordination des efforts 3 ans,
sein d'un groupe de recrutement et de création de clubs dans sa région EME renouvelable
de districts Travaille en étroite collaboration avec son équipe pour atteindre les objectifs de ou révocable
Responsables
multiples/simples recrutement des districts, étudie les rapports sur les progrès et prend les actions chaque
régionaux
et de régions non appropriées année par le
rattachées à un Crée de nouveaux clubs président
district Rend compte au responsable EME de région constitutionnelle sur demande, tel que international
pendant les journées mondiales de rapports ; il peut également être tenu de rendre
compte aux coordonnateurs internationaux
Équipe mondiale de l’effectif – Plan opérationnel 6Soutient le Fournit une direction aux coordinateurs de DS/DM dans sa région particulière
responsable Collabore avec le personnel du siège du LCI, avec ses coordonnateurs EME de
régional en district simple/multiple et avec son responsable régional dans la coordination des
dirigeant l'EME efforts de recrutement et de création de nouveaux clubs dans sa région de l'EME 3 ans,
dans des Travaille en étroite collaboration avec son équipe pour atteindre les objectifs liés au renouvelable
districts, districts recrutement des districts, étudie les rapports sur les progrès et prend les actions ou révocable
Conseillers des
multiples appropriées chaque
régions spéciales
spécifiques, ou Dirige des formations annuelles sur l'effectif durant le premier trimestre pour ses année par le
dans des régions coordinateurs EME de district simple/multiple président
non rattachées à Crée de nouveaux clubs international
un district Rend compte au responsable EME de région constitutionnelle sur demande, tel que
pendant les journées mondiales de rapports ; il peut également être tenu de rendre
compte aux coordonnateurs internationaux
Équipe mondiale de l’effectif – Plan opérationnel 7Poste Rôle Fonctions essentielles Mandat
Mène les
initiatives de
Niveau District
l'EME au niveau Crée de nouveaux clubs
du district
Collabore avec les coordinateurs de district pour atteindre les objectifs du
Multiple
multiple pour
district en matière d'effectif
atteindre les
Joue un rôle direct auprès des coordinateurs de district chargés de l'EME 3 ans
Coordinateur EME objectifs en
dans son district multiple
de district multiple matière
d'effectif en Transmet le message Inviter pour avoir un impact et la participation des
Invitant pour membres
avoir un impact Rend compte au responsable EME de région et/ou au conseiller de région
ainsi que par spéciale de l'EME désigné, le cas échéant
l'implication des
membres
Poste Rôle Fonctions essentielles Mandat
Crée de
Niveau District
nouveaux clubs,
Coordinateur EME assure la
promotion du Crée de nouveaux clubs
de district
message Inviter Collabore avec l'équipe de gouverneur de district pour atteindre les
pour avoir un objectifs liés au recrutement
3 ans
impact et S'assure que le message Inviter pour avoir un impact est diffusé auprès
favorise des présidents de commission de club chargée de l'effectif
l'engagement Partage les outils de recrutement, les ressources et les formations avec les
des membres présidents de commission de club chargée de l'effectif
Coordinateur EME auprès des Rend compte au coordinateur EME de district multiple ou au responsable
de district simple présidents de régional EME/conseiller de région spéciale, le cas échéant
commission de
club chargée de
l'effectif
Équipe mondiale de l’effectif – Plan opérationnel 8Intégration de l’EME aux autres responsables
Nos membres sont le ciment de notre Association Internationale des Lions Clubs. Chaque Lion a le pouvoir d'Inviter pour avoir un impact et
à ce titre, les responsables EME chercheront à maximiser les efforts et l'efficacité en travaillant étroitement avec les responsables à tous
les niveaux. De cette manière, nous parviendrons à notre objectif du centenaire d'atteindre l'effectif le plus jamais élevé afin de pouvoir
servir plus de personnes d'ici à la fin de l'exercice 2017/2018. L'organigramme ci-dessous inclut d'autres postes de responsables qui sont
d'excellentes ressources pour mobiliser et renforcer les stratégies et les actions autour d'Inviter pour avoir un impact.
Exécutif District multiple
Président de l’EME/EML (Président international) Président de conseil
Liaison internationale de l'EME : (1er vice-président) Coordinateur EME - DM
Lion de liaison international de l'EML : (2e vice-président) Coordinateur EML - DM
Conseil d'administration international Coordinateur du centenaire de District Multiple
o Président de la commission Développement de l'effectif Président du conseil
o Président de la commission Développement du leadership
o Président de la commission Service aux districts et aux clubs
Coordinateur international EME District
Coordinateur international EML
Coordinateur EME de district/district simple
Coordinateur international des familles et des femmes
Coordinateur EML de district/district simple
Président du comité d'action du centenaire
Gouverneur de district
Président d'honneur du comité d'action du centenaire
1er vice-gouverneur de district
2e vice-gouverneur de district
International Coordinateur du centenaire de district
Responsable EME de région constitutionnelle Coordinateur chargé du centenaire
Responsable EME adjoint de région constitutionnelle
Responsable régional EME Régions et zones
Conseiller EME de région spéciale
Responsable EML de région constitutionnelle
Présidents de région (le cas échéant)
Responsable EML adjoint de région constitutionnelle
Présidents de zone
Responsable régional EML
Club
Conseiller EML de région spéciale
Membres du comité d'action du centenaire Président de commission de club chargée de l'effectif
Équipe mondiale de l’effectif – Plan opérationnel Violet = Conseil d’administration international 9
Noir = postes EME
Bleu = postes EML
Orange = postes Centenaire
Vert = postes au niveau DM/D
Rouge = postes au niveau du clubIntégration aux responsables et coordinateurs EME
Poste Rôle
Le président du conseil de district multiple est le facilitateur administratif du district multiple.
Président du conseil
Ce poste fait partie de l'EME District multiple. Pour cette raison, le président du conseil doit soutenir les coordinateurs DM
dans leurs fonctions importantes.
Le gouverneur de district est le directeur général administratif du district et le chef de son équipe.
Le premier vice-gouverneur de district aide le gouverneur en matière de développement de l’effectif, de création de
Équipe du gouverneur de nouveaux clubs et de promotion des manifestations du district.
district
Le second vice-gouverneur aide le gouverneur en matière de fidélisation de l'effectif et de sensibilisation des Lions aux
différents programmes de l’association.
Ce poste fait partie de l'EME de district. Pour cette raison, le président du conseil doit soutenir les coordinateurs de district
dans leurs fonctions importantes.
Le président de région, un responsable Lion de haute importance, est choisi pour ses remarquables compétences de
leader. Les régions comptent de 9 à 16 clubs. Le poste de président de région est facultatif.
Président de région et de Le président de zone fait le lien entre les clubs de la zone et l'équipe du district. Il est chargé de motiver, de conseiller et de
zone communiquer avec les clubs. Les zones comptent de 4 à 8 clubs.
Ces postes font partie de l'EME de district. Pour cette raison, le président de région et le président de zone doivent soutenir
les coordinateurs de district dans leurs fonctions essentielles, particulièrement la création de clubs au sein de leur
région/zone.
Président de commission
Développer l'effectif en Invitant pour avoir un impact et améliorer la satisfaction des membres du club en utilisant les
de club chargée de
ressources fournies par le LCI et les responsables EME de district.
l'effectif
L’équipe mondiale du leadership (EML) se concentre sur la formation active des responsables, établissant ainsi un socle
solide sur lequel le Lions Clubs International pourra s'appuyer. L'EML encourage l'identification et la formation des
Équipe mondiale du responsables à tous les niveaux de l'association tout en fournissant les informations, les conseils et les encouragements
leadership nécessaires. Agissant en tant qu'équipe parallèle spécialisée travaillant en collaboration avec l'Équipe mondiale de l'effectif
(EME), l'EML privilégie et soutient la formation des responsables, une composante indispensable au succès de chaque
programme du LCI et à la vitalité future de l'association.
Comité d'action et Le Comité d'action du centenaire (CAC) conseille et soutient le Conseil d'administration dans l'établissement et la mise en
coordinateurs du œuvre des plans du centenaire. Les coordinateurs du centenaire, en collaboration avec les représentants EML et EME,
centenaire encouragent et soutiennent les succès des clubs, districts et districts multiples dans le cadre du centenaire.
Équipe mondiale de l’effectif – Plan opérationnel 10Formation et implication des bénévoles
Formation
Afin de maximiser l'efficacité des responsables EME, il est crucial de développer et de mettre en place un solide plan de formation à tous
les niveaux de l'EME pour permettre au message Inviter pour avoir un impact de résonner dans tous les clubs. La formation doit combiner
des séances en personne et en ligne pour en maximiser l'efficacité.
Formation/Réunion des responsables EME - Niveau international
Les responsables EME - Niveau international se réuniront en personne une fois par an pour discuter des objectifs, stratégies et plans
d'action pour l'année à venir.
Formation EME - District/District multiple
Deux modules de formation, que tous les membres EME devront suivre, seront développés.
1. Inviter pour avoir un impact : Création de nouveaux clubs
a. Le besoin de servir pour les nouveaux clubs
b. Critères minimum pour créer un club
c. Meilleures pratiques régionales
d. Rôle des Lions Guides certifiés
e. Comment diriger les réunions d'information/d'organisation
f. Comment mettre en place une cérémonie de remise de charte réussie
2. Inviter pour avoir un impact : Nouveaux membres et implication
a. Le besoin de servir pour les nouveaux membres
b. Critères de recrutement
c. Qui inviter ?
d. Meilleures pratiques régionales
e. Développer l'effectif par le biais des branches de club
f. Maintenir les membres impliqués et satisfaits
Équipe mondiale de l’effectif – Plan opérationnel 11Les deux modules seront disponibles en ligne pour permettre aux responsables/coordinateurs de se former à leur convenance. Les
coordinateurs EME de District Multiple dirigeront si possible la formation en personne en s'appuyant sur la plateforme en ligne.
Il sera possible d'adapter les formations aux spécificités culturelles afin d'apporter une formation sur les stratégies qui fonctionnent dans
l'ensemble de chaque région constitutionnelle.
Sous réserve d'avoir suivi les deux modules de formation, les coordinateurs DM peuvent obtenir un budget local de 600 dollars
pour la formation des coordinateurs de district, la création de clubs et/ou d'autres activités/dépenses en lien avec l'effectif.
Sous réserve d'avoir suivi les deux modules de formation, les coordinateurs de district et de district simple peuvent obtenir un
budget local de 250 dollars pour la création de club et la formation des présidents de commission de club chargés de l'effectif.
Formation du président de commission de club chargée de l'effectif
Les présidents de commission de club chargée de l'effectif seront formés sur Inviter pour avoir un impact par le coordinateur EME de
district multiple/district simple ou par la formation en ligne (Module Nouveaux membres et implication). En moyenne, 17 % des présidents
de commission de club chargée de l'effectif parrainent au moins un membre chaque année. Par conséquent, des outils en ligne seront
développés pour leur fournir des ressources à utiliser dans le club.
En plus de la formation en ligne, des webinaires régionaux seront organisés par les responsables régionaux et les spécialistes EME au LCI
pour former les présidents de commission de club chargée de l'effectif à la création de club ou à la formation de branches de club.
Implication des bénévoles
Une implication constante des bénévoles est nécessaire pour atteindre notre objectif du centenaire de parvenir à un effectif plus
important que jamais afin de servir plus de bénéficiaires d’ici la fin de l’exercice 2017/2018. La communication et les ressources
viseront surtout à encourager et à motiver les responsables à poursuivre le dialogue sur Inviter pour avoir un impact.
Opportunités disponibles pour les responsables EME :
Réunions en personne
Réunions/webinaires en ligne
Appels téléphoniques personnels et e-mails
Bulletin d’information électronique trimestriel régional de l’EME
Forums sur le leadership
Conventions internationales
Questionnaires de fin d'année
Équipe mondiale de l’effectif – Plan opérationnel 12Réunions en personne Si possible ou si besoin, les responsables EME et le personnel EME au LCI organiseront des réunions en personne dans le cadre des réunions du conseil des gouverneurs, réunions des responsables EME, des conventions de district et de district multiple, des réunions régionales et de zone, ou organiseront des réunions distinctes. Ces réunions porteront sur les succès et les défis de la région. Des stratégies accompagnées de plans d'action doivent être développés. Réunions/webinaires en ligne Des réunions en ligne seront organisées régulièrement. Le LCI mettra un compte GoToMeeting/GoToWebinar à disposition de l'EME Niveau international pour l'organisation de réunions et webinaires en ligne dans leur région. Appels téléphoniques personnels et e-mails Le personnel EME au LCI chargé de L'EME, les responsables et les coordinateurs EME communiqueront régulièrement par téléphone ou par e-mail pour discuter des défis et des succès dans leur région respective. Bulletin d’information électronique de l’EME Ce bulletin trimestriel sera distribué à tous les niveaux de l'EME. Il contiendra des articles relatifs à leur région constitutionnelle. Forums sur le leadership Les responsables EME de région constitutionnelle organiseront, en collaboration avec leurs collègues EML, deux séances (une ouverte, une fermée) lors du Forum organisé dans leur région. De plus, les responsables de région constitutionnelle travailleront de concert avec les organisateurs de forum pour mettre en place un séminaire Inviter pour avoir un impact attrayant et motivant. Un spécialiste EME au LCI apportera son soutien pour la préparation de la présentation. Conventions internationales Un séminaire Inviter pour avoir un impact sera organisé lors de chaque convention internationale avec pour cible les responsables et coordinateurs EME. Questionnaires En mai, à la place du rapport du 4e trimestre, le personnel du LCI enverra aux responsables EME (du niveau international au niveau club) un questionnaire électronique afin d'identifier les réussites, les défis et l'utilisation de la structure EME. Équipe mondiale de l’effectif – Plan opérationnel 13
Fixer des cibles et des objectifs Ces dernières années, les districts fixaient leurs propres objectifs en matière d'effectif et avaient souvent du mal à les atteindre. En 2014/2015, seuls 12 % des districts ont atteint les objectifs Effectif qu'ils s'étaient fixés. Nous attribuons ces difficultés à plusieurs raisons. Dans de nombreux cas, les objectifs ont été fixés sans avoir étudié avec soin l'historique des tendances dans le district, entrainant des objectifs beaucoup trop ambitieux sur une année. Dans certaines régions, l'absence de système de rapports et de responsabilisation a limité la capacité des coordinateurs et responsables EME à soutenir leur équipe. Afin d’être performant en matière d'effectif, des objectifs de croissance accompagnés de plans d’action doivent être mis en place par les gouverneurs élus de district (GED) pour l’année à venir. Pour aider à l'établissement d'objectifs réalistes, le LCI fournira aux responsables EME de région constitutionnelle, responsables de région, responsables de région spéciale et aux coordinateurs EME DM une ligne directrice en matière d'effectif pour les districts multiples/districts simples. Ils pourront l'utiliser pour analyser les objectifs Effectif des gouverneurs élus de district. Cette ligne directrice en matière d’effectif est basée sur une croissance de 2 % de l’effectif moyen sur 5 ans dans le district multiple/district simple. Il n'existe pas de formule ou d’approche unique qui fonctionne pour tous les districts. Les objectifs doivent donc aussi refléter les caractéristiques actuelles du district. À partir de l'exercice 2016/2017, un accent plus fort sera mis sur le développement d'objectifs S.M.A.R.T. accompagnés de plans d'action détaillés. Les gouverneurs élus auront aussi à fixer un objectif en matière de recrutement des femmes. Chaque district devra également se donner pour objectif de créer au moins un club chaque année. Équipe mondiale de l’effectif – Plan opérationnel 14
Inviter pour avoir un impact - Rapports et Journées mondiales de rapports
Une remise de rapports très structurée et régulière à tous les niveaux de l’équipe mondiale de l'effectif lors des trois premiers trimestres
est une stratégie importante et efficace pour forcer à l'activité, créer un sentiment d’urgence et rester concentré sur l'atteinte des objectifs.
Une des valeurs principales de la remise de rapports ne réside parfois pas dans le rapport en lui-même mais dans l'anticipation de la date
butoir, le fait que l'ensemble de l'équipe effectif est impliquée et que la réussite est de la responsabilité de tous. Cela s'effectuera par des
rapports d'activité en ligne et des rapports verbaux quantitatifs (chiffres) pendant les Journées mondiales de rapport.
Rapports
Le personnel collaborera étroitement avec les responsables de régions constitutionnelles pour élaborer des rapports d'activité pouvant être
soumis en ligne par les coordinateurs, les responsables régionaux et les conseillers de région spéciale. Ces rapports mettront l'accent sur
les activités de développement de l'effectif utilisées dans les districts, districts multiples et régions pendant les trois premiers trimestres. Ils
contribueront à identifier les défis, les succès et les meilleures pratiques.
Journées mondiales de rapports
Les Journées mondiales de rapports, une période spécifique consacrée à la remise de rapports, contribuent à stimuler l'intérêt et l'action.
Ces rapports verbaux quantitatifs sur les chiffres de l'effectif permettent aux responsables d'identifier les régions ayant besoin de soutien et
celles dont les réussites et meilleures pratiques peuvent être montrées aux autres.
Les Journées mondiales de rapports Inviter pour avoir un impact :
Établir la responsabilité au niveau de l’EME
Renforcer que le message Inviter pour avoir de l’impact signifie que le service et la croissance vont de paire
Soutenir la motivation et l’élan pour atteindre les objectifs annuels et les objectifs de référence et d’activités
Encourager l'utilisation des outils développés par le LCI pour la remise de rapports
Les journées de rapport EME se déroulent sur une période de 7 semaines. À chaque étape, l'EME organisera des discussions et recueillera
les rapports des membres de l'équipe dont ils ont la responsabilité. Les discussions porteront sur l'activité, les progrès vers les objectifs,
célèbreront les succès et apporteront soutien et encouragements à ceux ayant rempli et remis leurs rapports. Les discussions se
dérouleront en personne ou par conférence téléphonique. Des tableaux de bords seront utilisés en soutien des discussions. À la fin de
chaque étape, chaque niveau EME enverra un rapport de synthèse au responsable auquel il reporte pour culminer lors de la Journée
mondiale de rapports pendant laquelle les responsables régionaux EME appelleront leur coordinateur EME
Équipe mondiale de l’effectif – Plan opérationnel 15Journées de rapports Journées de rapports Journées de rapports Journées mondiales de
District District multiple Régions constitutionnelles rapport
Coordinateurs EME District Coordinateurs EME DM Responsables régionaux et Coordinateur international
conseillers des régions spéciales EME
Contacter les coordinateurs Contacteables
Demander à l'équipe de Contacter les coordinateurs
de DM et discuter de leurs régionaux/conseillers de
district de rassembler les de district et discuter de
rapports, puis envoyer un régions spéciales avec leur
rapports de tous les clubs et leurs rapports, puis envoyer
rapport au responsable de responsable de région
envoyer un rapport aux un rapport de synthèse au
région constitutionnelle et constitutionnelle pour
coordinateurs de district responsable régional de
au coordinateur discuter de leur rapport et de
multiple*. l’EME
international. leurs plans d'action
2 semaines 2 semaines 2 semaines 2 jours
Avant chaque étape, le LCI enverra aux coordinateurs EME des instructions, des formulaires de rapport et les calendriers.
Équipe mondiale de l’effectif – Plan opérationnel 16Reconnaissance et récompenses
L’expression de l'appréciation et de la reconnaissance pour un travail bien fait est un moyen très efficace de motiver à passer à
l'action et à atteindre les objectifs établis. Le programme de reconnaissance pour l'EME récompense les responsables et leur travail
essentiel réalisé dans le cadre du plan de développement de l'effectif. L'EME atteint ses objectifs non seulement en travaillant avec
les membres EME nommés mais aussi en raison de l'implication de tous les Lions en faveur de développement de notre effectif afin
d'avoir un impact encore plus fort dans le monde.
Certificats
Chaque responsable EME au niveau international (ainsi que le coordinateur international de l'EME et le coordinateur international
de la famille et des femmes) peut demander un certificat de reconnaissance EME pouvant être décerné à un membre EME
particulièrement méritant en matière de recrutement et de création de clubs dans sa région. Les membres EME qui reçoivent un
certificat de reconnaissance GMT seront aussi mentionnés sur le site web du LCI.
Programme de récompenses pour les coordinateurs EME de district
Les coordinateurs de district seront reconnus lorsqu’ils atteignent l’un des objectifs suivants avant la fin de l'exercice (selon le
rapport cumulatif de juin) :
1 % de croissance totale de l’effectif + 1 nouveau club Récompense Argent
2 % de croissance totale de l’effectif + 2 nouveaux clubs Récompense Or
3 % de croissance totale de l’effectif + 3 nouveaux clubs Récompense Diamant
Coordinateurs EME de l'année :
Sur la base du rapport cumulatif de juin, le LCI déterminera, le coordinateur de district et le coordinateur de DM ayant obtenu la
plus forte croissance totale de l'effectif.
Un coordinateur de DM et un coordinateur de district de chaque région constitutionnelle recevra la récompense « EME de
l’année ». En fonction des dates, les lauréats pourront être reconnus lors de la convention internationale.
Équipe mondiale de l’effectif – Plan opérationnel 17Atteinte des objectifs en matière d'effectif :
Les membres EME seront reconnus si les objectifs Effectif annuel sont atteints.
Poste EME Objectifs Reconnaissance
Objectifs du district en matière d’effectif,
EME de district établis pour l’exercice au plus tard le 30
juin
Objectifs du district multiple en matière
Certificats exclusifs signés par le Président
Équipe EME de district multiple d’effectif, établis pour l’exercice au plus
international et la personne de liaison
tard le 30 juin
internationale de l’EME, accompagnés
Objectifs de la région en matière d’effectif,
Responsables régionaux / conseillers de d’une lettre de félicitations
établis pour l’exercice au plus tard le 30
régions spéciales juin
Objectifs de la région constitutionnelle en
Responsables de région constitutionnelle matière d’effectif, établis pour l’exercice au
plus tard le 30 juin
Équipe mondiale de l’effectif – Plan opérationnel 18Communication et marketing
Une communication intégrée à tous les niveaux de l'EME est essentielle. Une communication claire et cohérente expliquant à
l'Équipe mondiale de l'effectif son rôle pour créer des clubs et pour former les présidents de commission de club chargée de l'effectif
aux outils et ressources est essentielle. De plus, lorsqu'une information est signalée au LCI depuis l'autre côté du monde, il est
important d'en mettre en avant les résultats et de la partager avec l'équipe pour l'informer et motiver la poursuite des activités. La
croissance de l'effectif étant la priorité de notre organisation, la communication sera effectuée par les voies suivantes :
À tous les niveaux de Niveau international Coordinateurs DM Coordinateurs District Présidents de commission
l’EME de club chargée de
l'effectif
Bulletins d’information Communications E-mail trimestriel du E-mail trimestriel du LCI E-mail trimestriel aux
électroniques EME mensuelles avec les LCI aux aux coordinateurs de présidents de
trimestriels régionalisés spécialistes EME au LCI coordinateurs de district commission de club
envoyés à tous les district chargée de l'effectif
membres de l’EME
Article EME dans le Communication Communication
bulletin d’information régulière (e- régulière (e-
électronique trimestriel mail/téléphone) du mail/téléphone) des
Membership Pulse spécialiste EME au LCI spécialistes EME au
concernant le statut de LCI concernant le
membres potentiels statut de membres
potentiels
Équipe mondiale de l’effectif – Plan opérationnel 19Les communications suivantes seront aussi utilisées :
E-mails automatiques envoyés aux anciens membres pour obtenir des informations sur les raisons de leur départ et aux
nouveaux membres pour en savoir plus sur leur expérience au sein du club.
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