Réunion de présentation - Vendredi 15 septembre 2017 Faculté de pharmacie de Paris - Ministère de la Justice
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Réunion de présentation
Version 1.1
Vendredi 15 septembre 2017
Faculté de pharmacie de Paris
Agenda
1. Présentation du dispositif COMEDEC
2. Fonctionnement de COMEDEC
3. Etat d’avancement du projet
4. Nouveautés COMEDEC
5. Comment se préparer à COMEDEC ?
6. Quelles sont les étapes du raccordement à COMEDEC ?
7. Questions/réponses
2
Liste des intervenants de la réunion
• M. Vincent Mazalaigue, Cabinet du Secrétariat général du ministère de la justice – Chef de
projet COMEDEC
• M. Jean-Baptiste Vespiers, Agence Nationale des Titres Sécurisés – Chef de projet COMEDEC
• M. Benoit Taisne, Agence Nationale des Titres Sécurisés – Projet COMEDEC
3
1.Présentation du dispositif COMEDEC
Présentation générale
COMEDEC (COMmunication Electronique des Données d’Etat Civil) est un dispositif majeur de
la modernisation de l’Etat, mis en œuvre conjointement par le ministère de la justice et
l’Agence Nationale des Titres Sécurisés.
Ce dispositif permet l’échange dématérialisé de données d’état civil provenant des actes de
naissance, de mariage et de décès entre les destinataires des données d’état civil
(administrations et notaires) et les dépositaires de ces données (mairies et service central de
l’état civil de Nantes).
Cet échange est intégré aux logiciels d’état civil et sécurisé grâce à la fourniture aux officiers
d’état civil de cartes d’authentification et de signature personnelles permettant l’utilisation de
COMEDEC.
Le périmètre d’utilisation du dispositif actuel est le suivant :
Une demande en provenance Une demande de titre (CNI ou
d’un office notarial Passeport) nécessitant une
vérification d’état civil
4
1.Présentation du dispositif COMEDEC
Objectifs et cadre règlementaire
Les objectifs du dispositif COMEDEC sont de trois ordres :
La lutte contre la La simplification des La protection de la vie
fraude documentaire démarches pour les usagers privée des usagers
La mise en œuvre de ces échanges a été rendu possible par la publication du décret du 10
février 2011 modifiant celui de de 1962.
La loi n°2016-1547 du 18 novembre 2016 de modernisation de la justice du XXIe siècle
réaffirme la possibilité de vérifier les données d’état civil grâce à COMEDEC, et prévoit :
– Une obligation de raccordement à COMEDEC pour les communes disposant ou ayant
disposé d’une maternité sur leur territoire,
– Une obligation pour les notaires d’utiliser COMEDEC lorsque le dépositaire des données
d’état civil recherchées est raccordé à COMEDEC.
52.Fonctionnement de COMEDEC
Exemple d’une demande de titre (CNI ou Passeport)
Sans COMEDEC :
1 2 3 4 5
L’usager demande à sa La mairie de naissance L’usager se rend à la L’officier d’état civil La demande (avec l’acte)
mairie de naissance délivre une copie mairie de recueil muni enregistre le recueil de est envoyée en CERT pour
son acte intégrale à l’usager de l’acte titre analyse
Avec COMEDEC :
1 2 3 4 5
L’usager se rend à la L’officier d’état civil Une demande COMEDEC L’officier d’état civil de La réponse COMEDEC est
mairie de recueil sans enregistre le recueil de est envoyée à la mairie la mairie de naissance transmise au CERT avec la
son acte titre sans l’acte de naissance transmet les données demande de titre
automatiquement par COMEDEC
L’usager ne demande plus son acte à sa mairie de naissance.
Seuls les officiers d’état civil et les agents en CERT ont accès aux données d’état civil.
Il n’y a plus de risque de falsification des actes papier.
62.Fonctionnement de COMEDEC
Comment répondre à une demande COMEDEC ?
Réponse positive
Réponse négative
Réceptionner la Rechercher Saisir la Signer et
demande l’acte en mairie réponse envoyer
Réponse positive Réponse négative
L’acte concerné par la demande est présent en L’officier ne trouve pas l’acte, que ce soit dans
mairie, peu importe le format (papier, image ou la base informatique ou les registres papiers.
données informatiques). Avant de répondre négativement, une
L’officier d’état civil saisit strictement les recherche avancée peut être nécessaire pour
informations inscrites sur l’acte : trouver l’acte.
o Equivalent d’un extrait avec filiation pour La délivrance (ou l’exploitation) de l’acte est
une demande TES, bloquée par décision du procureur de la
République.
o Equivalent d’une copie intégrale pour une
demande de notaire.
72.Fonctionnement de COMEDEC
Les bonnes pratiques pour les réponses COMEDEC
Vérifier l’exactitude des données transmises
dans COMEDEC :
Transmettre strictement ce qu’il y a dans l’acte,
Répondre négativement seulement si l’acte n’est
pas en mairie ou bloqué en délivrance,
Transmettre l’intégralité des mentions aux
notaires et un extrait aux préfectures.
Avoir en permanence en mairie un agent
capable de répondre aux demandes
COMEDEC, y compris pendant les congés.
Assurer un délai de réponse raisonnable aux
demandes pour ne pas pénaliser les usagers.
Attention
En cas d’erreurs sur les données transmises ou de délai de réponse trop important, une demande
d’acte papier sera envoyée, ce qui entraine un traitement en double des demandes par la mairie.
83.Etat d’avancement de COMEDEC
Déploiement COMEDEC au 01/09/17
Taux de
dématérialisation
effectif TES*
50,89%
553 communes
conventionnées
Dont 320 communes à maternité
368 communes
raccordées
Dont 226 communes à maternité
Taux de dématérialisation par département
*Ce taux correspond au pourcentage de demandes TES traitées par les mairies raccordées COMEDEC et par le SCEC par rapport au nombre total de
demandes TES. Il inclue les DOM/COM.
93.Etat d’avancement de COMEDEC
Utilisation de COMEDEC dans le cadre de TES
809 441 demandes COMEDEC
reçues dans le cadre d’un dossier passeport
Intégration de la CNI
en mars 2017
ou CNI depuis le 1er janvier 2017
(284 166 sur toute l’année 2016)
160000
140000
120000
100000 CNI dans
TES
80000
2016
60000
2017
40000
20000
0
103.Etat d’avancement de COMEDEC
Utilisation de COMEDEC par les notaires
782 339 demandes COMEDEC
provenant d’un office notarial depuis le 1er
Forte hausse des demandes
janvier 2017
notaires à venir d’ici fin 2017
(105 873 sur toute l’année 2016)
160000
140000
120000
100000
80000
2016
60000
2017
40000
20000
0
113.Etat d’avancement de COMEDEC
Détail sur les études notariales utilisant COMEDEC
4 455 études notariales
ont déjà utilisé COMEDEC (sur un
total d’environ 4 700)
90% de ces études utilisent
COMEDEC tous les mois
15% des études disposent
d‘un logiciel de rédaction d’actes
intégrant COMEDEC
Ce chiffre va passer à 85%
d’ici début 2018
Répartition géographique des études utilisant COMEDEC
124.Nouveautés COMEDEC
Participation financière de l’Etat
La loi J21 prévoit une participation financière de l’Etat au
déploiement de COMEDEC (article 114), précisée par le décret du 6
mai 2017 relatif à l’état civil et l’arrêté du 31 mai 2017 :
0,50€/demande de Seuil de versement Versement Démarrage du
notaire traitée de 500€/an pendant 7 ans calcul le 01/06/17
Exemple :
La commune A a traité 2000 demandes du 1er juin 2017 au 31 mai 2018 et la commune B
en a traité 500.
La commune A recevra 2000 x 0,50 = 1000 euros, versés à partir de juin 2018.
La commune B n’aura pas de versement (car 500 x 0,50 = 250 < 500) pour cette période.
134.Nouveautés COMEDEC
Possibilités aux mairies de demander des vérifications
La loi J21 ouvre la possibilité pour les mairies de ne plus seulement
être fournisseurs de données mais aussi de demander des données
d’état civil via COMEDEC.
L’utilisation de COMEDEC est obligatoire lorsque c’est possible pour :
Demander l’extrait avec filiation des futurs époux dans le cadre d’un mariage,
Demander l’extrait avec filiation des futurs partenaires dans le cadre d’un PACS.
L’utilisation de COMEDEC est possible pour dresser un acte de décès.
Attention
L’utilisation de cette fonctionnalité n’est possible que si la mairie demandeuse et la
mairie dépositaire de l’acte sont toutes les deux raccordées à COMEDEC demandeur.
Le raccordement à COMEDEC demandeur nécessite une mise à jour du logiciel d’état
civil, qui dépendra des travaux de développement des éditeurs.
144.Nouveautés COMEDEC
Echanges d’avis de mentions
Depuis le début du projet COMEDEC, il est prévu le développement d’un système
d’échange d’avis de mentions dématérialisés grâce à COMEDEC.
Les travaux afin de réaliser l’intégration de ces échanges dans COMEDEC ont
repris, selon le calendrier prévisionnel ci-dessous :
Septembre Janvier Mars Janvier
2017 2018 2018 2019
Mise à jour Lancement d’une Début des Mise en
du référence étude technique de développements production
des mentions faisabilité
155.Comment se préparer à COMEDEC ?
Organisation et numérisation
Quel changement dans l’organisation implique COMEDEC ?
COMEDEC modifie l’organisation de la délivrance des actes : remplacement d’un
flux courrier et guichet par un flux informatique à traiter au moyen d’une
organisation « back-office ».
En fonction de l’état de la base informatique de la mairie, la réponse via
COMEDEC peut nécessiter un temps de traitement supplémentaire par rapport au
papier.
Tous les actes doivent-ils ressaisis avant le raccordement à COMEDEC ?
Il n’est pas nécessaire d’avoir ressaisi toute la base d’actes avant le raccordement.
Toutefois, la ressaisie permet une réponse beaucoup plus rapide aux demandes
COMEDEC.
La numérisation (en image) des actes est-elle utile ?
Les images ne peuvent pas être transmises dans COMEDEC.
Toutefois, l’image permet de ressaisir les données sans avoir à se référer au
registre papier et de vérifier les données déjà saisies.
160,0%
2,0%
3,0%
4,0%
5,0%
6,0%
7,0%
8,0%
9,0%
1,0%
0,0%
0,5%
1,0%
1,5%
2,0%
2,5%
1917 1917
1919 1919
1921 1921
1923 1923
1925 1925
1927 1927
1929 1929
1931 1931
1933 1933
1935 1935
1937 1937
1939 1939
1941 1941
1943 1943
1945 1945
1947 1947
1949 1949
1951 1951
entre 1960 et 1982
52% des demandes
1953 1953
concernent des actes
1955 1955
1957 1957
1959 1959
1961 1961
1963 1963
1965 1965
1967 1967
1969 1969
1971 1971
1973 1973
5.Comment se préparer à COMEDEC ?
1975 1975
1977 1977
1979 1979
1981
Années des actes les plus demandés dans COMEDEC
1981
1983 1983
1985 1985
1987 1987
1989 1989
1991 1991
1993 1993
entre 2000 et 2017
52% des demandes
1995 1995
concernent des actes
1997 1997
1999
Répartition des demandes d’actes de naissance issues de TES par année :
1999
2001 2001
2003 2003
2005 2005
Répartition des demandes d’actes de naissance issues des notaires par année :
2007 2007
2009 2009
2011 2011
2013 2013
2015 2015
2017 2017
175.Comment se préparer à COMEDEC ?
Information aux usagers
L’enjeu de l’information des usagers au sujet de COMEDEC est de ne pas délivrer
deux fois un acte (en papier et en électronique) pour la même démarche.
Les bonnes pratiques de communication à effectuer sont les suivantes :
Mettre à jour le site internet de la mairie
Mettre à jour le contenu des pages état civil, passeport, CNI, mariage ou encore Pacs
afin d’informer les usagers qu’ils n’ont pas besoin de demander d’actes dans le cadre
de leurs démarches.
Mettre à jour les éventuels formulaires de demandes d’actes en ligne en identifiant
le motif de la demande et précisant les cas où la demande passe par COMEDEC.
Informer les agents chargés de l’accueil du public
Informer les agents chargés de l’accueil téléphonique et physique des usagers de la
mise en place du dispositif.
Fournir aux agents chargés de l’accueil du public et du recueil de demande de titres
la liste des communes raccordées à COMEDEC afin de connaitre les communes de
naissance des usagers pour lesquelles la vérification d’état civil passera par
COMEDEC.
185.Comment se préparer à COMEDEC ?
Témoignage de la mairie de Clamart
Intervention de Mme Aurélie COUTANT,
Directeur des affaires générales de la mairie de Clamart
La mairie :
52 457 habitants
1 maternité
4 agents d’état civil + 1 responsable
10 agents guichet unique (CNI et passeport)
COMEDEC à Clamart :
Raccordement à COMEDEC le 2 janvier 2017
7 719 demandes reçues depuis cette date
Taux de réponse à COMEDEC de 99,86%
Délai moyen de réponse à COMEDEC de 33 heures
196.Comment se raccorder à COMEDEC ?
Déploiement des communes concernées par l’obligation
Les étapes du raccordement à COMEDEC pour les communes concernées par l’obligation sont
les suivantes :
Adhésion en Remise des Intervention Lancement des
ligne cartes éditeur échanges
Juil.-Août 2017 Sept.-Déc. 2017 Sept. 2017-Nov. 2018 Avant le 1er nov. 2018
Attention
L’intervention de l’éditeur ne peut avoir lieu qu’une fois la mairie en possession de cartes
COMEDEC.
Les mairies sont libres de choisir la date de démarrage effective des échanges, dans la limite du
1er novembre 2018.
206.Comment se raccorder à COMEDEC ?
Le support des utilisateurs
En cas de difficultés, l’Agence Nationale des Titres Sécurisés est à votre écoute à un point de
contact unique :
ants-comedec@interieur.gouv.fr
Lorsque vous êtes confrontés à un problème lié à COMEDEC, merci de fournir à l’équipe
support un maximum d’information afin de faciliter la résolution du problème :
– Une description précise du problème et du contexte,
– Des captures écrans,
– Des références de dossier,
– Etc.
Par ailleurs, une FAQ, des guides utilisateurs et un
module d’autoformation sur la gestion des cartes
COMEDEC sont disponibles sur la section COMEDEC
du site internet de l’ANTS :
ants.gouv.fr/Les-solutions/COMEDEC
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