Nieuwsbrief Stad en Gemeenten van Brussel-Hoofdstad - Easybrussels
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ONDER DE LOEP ONDER DE LOEP NIEUWS VAN HET GEWEST
Hervorming BWRO: Pensioenen: hoe een Goed bestuur en
bron van ongerustheid duurzame financiering van de transparantie
voor gemeenten lokale besturen garanderen
Nieuwsbrief
Stad en Gemeenten van Brussel-Hoofdstad
VER. UITG. CORINNE FRANÇOIS - Nr. 7318
Hervorming Brussels
Wetboek Ruimtelijke
Ordening: meer
dan wat opsmuk
Nr. 105
AFGIFTEKANTOOR : BRUSSEL X
TWEEMAANDELIJKS TIJDSCHRIFT
DECEMBER-JANUARI 2018
ERKENNINGSNUMMER P 921662
NIEUWS VAN HET GEWEST
DE UITDAGINGEN VAN DE ADMINISTRATIEVE
VEREENVOUDIGING
Afgelopen december werd de website “easy.brussels” van het Brussels agentschap voor
administratieve vereenvoudiging Easybrussels gelanceerd. Een ideale gelegenheid voor Brulocalis
om terug te komen1 op het belang van administratieve vereenvoudiging via een interview met de
directrice van Easybrussels, Cathy Marcus.
Kunt u nog eens herhalen wat het doel van een constante verbetering van de administratie.
administratieve vereenvoudiging is en hoe het De openbare dienstverlening moet efficiënter
Gewest dat doel wil bereiken? worden door het aantal overbodige stappen te
beperken. Alleen zo zullen we onze gebruikers
Cathy Marcus: “Administratieve vereenvoudiging een comfortabeler gevoel kunnen geven en hun
is gericht op een vermindering van de vertrouwen winnen.”
administratieve lasten voor de gebruikers van
overheidsdiensten, zowel burgers als bedrijven.
Dat brengt heel wat voordelen mee: besparing
van tijd en geld, minder verplaatsingen maar ook
BRULOCALIS, PARTNER
meer transparantie en autonomie en een grotere VOOR VEREENVOUDIGING
efficiëntie.
In 2016 tekende Brulocalis een
Easybrussels werd in 2015 opgericht na een samenwerkingsakkoord met
aanbeveling van de Economische en Sociale Raad >>Cathy MARCUS,
Easybrussels. Met dit akkoord gaat de
(ESR) om een nieuw plan voor administratieve directrice Easybrussels
vereniging van de Brusselse steden
vereenvoudiging in te voeren in het Brussels Gewest en gemeenten de verbintenis aan om
en dit plan op te volgen. We hebben dus de acties de negentien gemeenten en OCMW’s
vastgelegd in het Plan voor Administratieve van het Gewest te sensibiliseren voor
Vereenvoudiging 2015-2020. vereenvoudigingsprojecten en een
lokale vereenvoudigingsstrategie uit te
werken. Op lokaal niveau is Brulocalis de
Het “Plan voor Administratieve partner bij uitstek voor de administratieve
Vereenvoudiging 2015-2020” vereenvoudiging van de Brusselse
is opgenomen in het eerste gemeenten en OCMW’s. De vereniging
activiteitenverslag van Easybrussels, wil de instanties van de gemeenten en
beschikbaar op easy.brussels OCMW’s maar ook de hoge ambtenaren
van de plaatselijke besturen sensibiliseren
voor administratieve vereenvoudiging
Easybrussels treedt op als schakel tussen het door middel van vergaderingen en via
1. Zie “Vereenvoudiging omkaderd met
beleid voor administratieve vereenvoudiging en haar media en communicatiekanalen. een plan”, in Nieuwsbrief 2016/3 of op
alle instellingen van het Brussels Hoofdstedelijk www.brulocalis.brussels > Documenten.
Gewest. Hoe doen we dat? Door middel van ons
stuurcomité. Iedere Brusselse gewestelijke instelling
machtigt een vertegenwoordiger om deel te nemen
aan de werkzaamheden van het stuurcomité van
Easybrussels. Ook vertegenwoordigers van de leden
van de Brusselse regering nemen eraan deel. Op die
manier garanderen we een gecoördineerde aanpak
van de administratieve vereenvoudiging in het
Brussels Gewest.
Easybrussels gaat de strijd aan met administratieve
complexiteit, dat een groot risico vormt voor
de kwaliteit van de dienstverlening aan burgers
en bedrijven, maar ook voor hun perceptie van
de overheidsdienst. Daarom blijf ik hameren op
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NIEUWSBRIEF
DECEMBER-JANUARI 2018
NIEUWS VAN HET GEWEST
kunnen verminderen, moeten ook de bestaande
regelgevingen herzien worden. Als die te zwaar zijn
voor de gebruikers, moeten ze aangepast worden.
Zo eenvoudig is het.
Het ‘better regulation’-principe heeft als doel
de reglementaire verplichtingen voor bedrijven,
burgers en openbare besturen te verminderen. In
die context herzien we de huidige regelgevingen en
procedures met de instanties van het stuurcomité
van Easybrussels. Het geeft ons de mogelijkheid
om concrete voorstellen voor verbetering en
vereenvoudiging aan te reiken.”
De regering keurde een Plan voor
administratieve vereenvoudiging goed, dat haar
actie omkadert. Wat staat erin?
Cathy Marcus: “De administratieve
vereenvoudigingsstrategie van het Brussels
Gewest voor 2015-2020 is onderverdeeld in
twee algemene doelstellingen: enerzijds hebben
we met het stuurcomité het overleg versterkt en
anderzijds hebben we ons de ambitie gesteld om
>>Selectie te scannen documenten voor archivering
de administratieve lasten tegen 2025 met 25 % te
verminderen in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest.
Naast de digitalisering van de processen die Die eerste doelstelling leidde tot de oprichting van
de meeste hoofdlijnen van de administratieve Easybrussels. Het plan structureert de hele actie
vereenvoudiging omvatten, focust Easybrussels van de regering en deelt ze in acht strategische
ook op de verbetering van de regelgeving. Wat doelstellingen in. Het resultaat zijn liefst 125 acties,
houdt dat precies in? die we hier uiteraard niet in detail gaan bespreken.”
Cathy Marcus: “Dat klopt en de reden is Het Plan is gekoppeld aan constante evaluaties
heel simpel: om de administratieve lasten te en verbeteringen. Hoe gaat u die meten?
ELEKTRONISCH BEHEER VAN HET SECRETARIAAT
VAN DE VERGADERINGEN
BOS (“BO Secrétariat”) is een IT-instrument om zowel op het vlak van besluitvorming als
de goedkeuring en officiële ondertekening binnen de diensten, bijvoorbeeld wanneer
van documenten en dossiers te beheren, een verantwoordelijken van grote afdelingen
tool voor administratieve vereenvoudiging aanzienlijke hoeveelheden documenten
dus. Momenteel wordt het gebruikt moeten goedkeuren. Het kan ook goed
door de Brusselse gemeenten en enkele van pas komen en veel tijd besparen bij
gewestelijke en bicommunautaire besturen. de goedkeuring en ondertekening van
Het dient onder meer om de beslissingen grote hoeveelheden dossiers met dezelfde
van het college en de gemeenteraad inhoud, zoals de ondertekening van attesten,
te formaliseren. Welke veranderingen openbare informatie en modelbrieven.
zou u willen zien in de gemeenten? Bovendien is het belangrijk om een
onderscheid te maken tussen een verbeterde
Cathy Marcus: “De massa documenten
workflow voor de validatie van documenten
die de schepenen moeten ondertekenen
binnen grote diensten of tussen diensten
in een gemeente is enorm! Toch is voor
en het denkproces over de delegatie van
het grootste deel van die documenten
de bevoegdheid voor de ondertekening
geen schriftelijke handtekening vereist.
van beslissingen. Manueel ondertekenen
Met een systeem als BOS kunnen goed te heeft nog altijd een heel sterke symboliek,
keuren documenten in batches beheerd vooral bij de oudere generaties voor
worden volgens de bevoegdheden van de wie een elektronische equivalent nog
schepenen. Volgens ons kan dit instrument altijd niet dezelfde betekenis heeft.”
nog meer benut worden door alle besturen,
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NIEUWSBRIEF
DECEMBER-JANUARI 2018
Samen de administratie vereenvoudigen!
8 DOELSTELLINGEN
VOOR 2015 – 2020 Van het Brussels
Hoofdstedelijk Gewest
een proactieve speler
maken in de Europese
werkzaamheden
met betrekking tot
Van het Brussels administratieve
Hoofdstedelijk Gewest vereenvoudiging
een duidelijke schakel
in de Belgische
administratieve Een doeltreffende
vereenvoudiging sturingsstructuur
maken voor het Brussels
Hoofdstedelijk
Gewest ontwikkelen
op het vlak van
Een geïntegreerde administratieve
visie op administratieve vereenvoudiging
vereenvoudiging
ontwikkelen binnen
het Brussels
Hoofdstedelijk Gewest De informatie- en
communicatietech-
nologie ontwikkelen
ten dienste van
de administratieve
vereenvoudiging
De administratieve
processen verbeteren
De plaatselijke
besturen betrekken
bij de administratieve
vereenvoudiging
De bedrijven
betrekken bij de
administratieve
vereenvoudiging
ONDER DE LOEP
Cathy Marcus: “De regering wil de voortgang van
de dossiers absoluut kunnen volgen en daarvoor
zijn er dus verschillende indicatoren vastgelegd. VEREENVOUDIGING
Easybrussels ontwikkelde een instrument om
de acties van het plan te controleren en zo een IN 8 STRATEGISCHE
efficiënte follow-up van de verbeteringsmaatregelen
van onze overheidsdiensten te garanderen voor de DOELSTELLINGEN
gebruikers. Met dit monitoringinstrument kunnen we
de follow-up van de acties in het Brussels Gewest In de activiteitenverslagen van
beter vatten. Wanneer we samenkomen met het Easybrussels wordt de vooruitgang
stuurcomité van Easybrussels, kunnen we op die van de vereenvoudigingsprojecten
manier de objectieve vooruitgang van de acties gedetailleerd besproken. Het tweede
bepalen en onze waarnemingen en ervaringen met verslag aan de regering over de
de besturen terugkoppelen naar de regering. activiteiten van het agentschap in 2016
Ieder jaar maken we voor de regering een verslag op is terug te vinden op de website easy.
met deze vaststellingen en onze aanbevolen acties. brussels. De structuur van het verslag
Het schetst een kader voor de prioriteiten van het volgt de acht strategische doelstellingen
jaar nadien.” van het Plan voor administratieve
vereenvoudiging 2015-2020:
In 2016 hebben we Fadila Laanan, 1. Van het Brussels Hoofdstedelijk
Staatssecretaris voor administratieve Gewest een proactieve
vereenvoudiging, geïnterviewd. Zij zei toen speler maken in de Europese
dat het de bedoeling was om de gerealiseerde werkzaamheden met betrekking tot
vermindering van administratieve lasten te administratieve vereenvoudiging
kunnen meten en in cijfers uit te drukken. Hoe 2. Van het Brussels Hoofdstedelijk
meet u die lasten? Gewest een duidelijke schakel
Cathy Marcus: “Door een combinatie van enerzijds
in de Belgische administratieve
kwalitatieve evaluaties via tevredenheidsonderzoeken vereenvoudiging maken
en anderzijds kwantitatieve evaluaties door 3. Een doeltreffende sturingsstructuur
toepassing van de Standard Cost Model-methode voor het Brussels Hoofdstedelijk
(SCM). Die methode analyseert systematisch Gewest opzetten op het vlak van
alle cijfergegevens van administratieve lasten administratieve vereenvoudiging
die verband houden met een regelgeving voor 4. Een geïntegreerde visie op
de gebruiker. Bijvoorbeeld de gemiddelde administratieve vereenvoudiging
verplaatsingstijd, de kosten die gepaard gaan met
ontwikkelen in het Brussels
een administratieve actie. Al die gegevens worden
verzameld om de totale last voor de gebruiker te
Hoofdstedelijk Gewest
meten.” 5. De informatie- en
communicatietechnologie
ontwikkelen ten dienste van de
ONLINE PUBLICATIE VAN OPENBARE administratieve vereenvoudiging
AANBESTEDINGEN IN HET GEWEST 6. De administratieve
processen verbeteren
Sinds 1 december 2017 legt een nieuwe
7. De plaatselijke besturen
omzendbrief de gewestelijke besturen2 en de
betrekken bij de administratieve
Brusselse Instellingen van Openbaar Nut op om
bedrijven systematisch te informeren over de online vereenvoudiging
publicatie van openbare aanbestedingen. Het doel 8. De bedrijven betrekken bij de
is om het bestuur transparanter te maken, openbare administratieve vereenvoudiging
aanbestedingen toegankelijker te maken en de
economische activiteit te versterken, vooral die
van KMO’s en ZKO’s. De omzendbrief is dus een Door hun openbare aanbestedingen online te
hefboom voor administratieve vereenvoudiging. publiceren op het platform e-Procurement geven
Openbare aanbestedingen vertegenwoordigen de gewestelijke besturen bedrijven de kans om in
ongeveer 15 % van het bbp. Aangezien het volledige transparantie kennis te nemen van de
economisch belang groot is, heeft het Brussels bestellingen van het Gewest, alle activiteitensectoren
Gewest de aanbevelingen van de Europese samengenomen, en om een offerte in te dienen voor
instanties gevolgd en zich ertoe verbonden om de aanbestedingen waaraan ze willen deelnemen.
openbare aanbestedingen zo snel mogelijk online te De besturen kunnen hun openbare aanbestedingen3
plaatsen. Op die manier sluit het Gewest aan op een op hun beurt op een beveiligde manier publiceren,
2. De omzendbrief heeft geen digitale benadering die zich meer openstelt voor ontvangen meer offertes en genieten van een
betrekking op de gemeenten. alle Brusselse ondernemingen. bredere waaier aan potentiële leveranciers.
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NIEUWSBRIEF
DECEMBER-JANUARI 2018
ONDER DE LOEP
De gemeenten zijn nog niet verplicht om hun >>Meer info
openbare aanbestedingen op zo’n platform te
publiceren, maar niets houdt hen tegen om dat Op overheidsdienst.brussels/e-procurement
ook te doen. Door deze publicatiemethode te
veralgemenen hoopt het Gewest de gemeenten te
inspireren om het voorbeeld te volgen …
DRIE VRAGEN OVER ELEKTRONISCHE FACTURERING
Voor Easybrussels is de e-factuur het instrument informeren en adviseren van de Brusselse
bij uitstek voor administratieve vereenvoudiging. besturen en instellingen in het kader van
Het agentschap stelde vast dat de e-factuur in e-Invoicing, ook op gemeentelijk niveau. Het
België een besparing van enkele miljarden euro agentschap ziet erop toe dat de besturen de
teweegbrengt. Easybrussels wil de gewestelijke e-factuur aanvaarden tegen de wettelijke termijn,
en plaatselijke instellingen hierover dan ook namelijk 2020.
informeren, zodat ze de elektronische facturering
snel kunnen implementeren. Concreet is het technisch luik van het
project gebaseerd op het feit dat bedrijven
hun e-facturen versturen via het Europese
WAT IS EEN E-FACTUUR PRECIES? netwerk Open Peppol. Dit Europese platform
Cathy Marcus: “Ik stel vaak vast dat er staat in verbinding met alle platformen van
misverstanden heersen over de definitie van een de deelstaten, waaronder de Belgische
e-factuur. Het gaat niet gewoon om een factuur deelstaten. Zij halen hun facturen op via het
in elektronisch formaat die per mail verstuurd Belgische platform Mercurius, dat het beveiligde
wordt. toegangspunt tot het Europese netwerk vormt.
De e-factuur is een gedematerialiseerd4 Iedere deelstaat verdeelt vervolgens de facturen
document dat een leverancier doorstuurt naar onder zijn besturen en instellingen via zijn eigen
zijn klanten, maar het vereist ook het gebruik platform. In het Brussels Hoofdstedelijk Gewest
van een beveiligd platform. Een gewoon gebruiken we het platform Fidus, dat beheerd
digitaal document voldoet niet aan die cruciale wordt door het CIBG.6”
beveiliging voor de elektronische facturering.”
WAT ZIJN DE VOORDELEN? WAT IS DE UITERLIJKE
Cathy Marcus: “De elektronische facturering,
of ook e-Invoicing genoemd, is een TERMIJN VOOR DE
interessant hulpmiddel voor administratieve
vereenvoudiging. Het verhoogt de efficiëntie en ELEKTRONISCHE
transparantie tussen de overheidsdiensten en
hun dienstverleners, wat op zijn beurt tot meer
FACTURERING?
besparingen leidt. Ik denk bijvoorbeeld aan de
Europa legt de overschakeling op
stapels afgedrukt papier die verdwijnen, maar
ook aan de kortere verwerkingstijd.
de elektronische facturering op voor
de instellingen op alle niveaus. De
Weet u op hoeveel de DAV5 de besparingen gemeenten moeten alle e-facturen
dankzij de volledige overschakeling op kunnen aanvaarden tegen 2020.
e-facturen in België geraamd heeft? Op
3,37 miljard euro! Het is dus een maatregel die In het kader van het
veel verder gaat dan alleen maar administratieve samenwerkingsakkoord met
vereenvoudiging. De elektronische facturering Easybrussels heeft Brulocalis de
verkleint bovendien de impact op het milieu.
ontvangers hier afgelopen najaar al
Alleen maar voordelen dus!”
van op de hoogte gebracht. Samen
3. Van 30.000 tot 135.000 euro.
met de Dienst Administratieve
HOE WERKT DE ELEKTRONISCHE Vereenvoudiging volgen we het 4. Zie ook in dit nummer het
interview met Willem Stevens,
FACTURERING? dossier van dichtbij en zullen we schepen van administratieve
de plaatselijke besturen hier te vereenvoudiging in Sint-Gillis.
Cathy Marcus: “Voor het Brussels Gewest gelegener tijd over inlichten. 5. Dienst voor Administratieve
Vereenvoudiging (DAV).
staat Easybrussels in voor het sensibiliseren,
6. Centrum voor Informatica voor
het Brusselse Gewest (CIBG).
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NIEUWSBRIEF
DECEMBER-JANUARI 2018
ONZE GEMEENTEN
>>Sofia Douieb, journaliste
ADMINISTRATIEVE VEREENVOUDIGING,
BINNENKORT EEN CONCRETE REALITEIT
IN SINT-GILLIS
Vanaf 2018 blaast er een wind van modernisering door de gemeente Sint-Gillis. Want hoewel
het “plan voor administratieve vereenvoudiging” al meer dan een jaar een feit is, begint de
concrete uitvoering nu pas. En dat brengt heel wat werk mee! Momenteel zijn er een tiental
moderniseringsprojecten in ontwikkeling. Al die projecten – of toch bijna allemaal – volgen de
doelstellingen van het Plan van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest dat het gewestelijk agentschap
voor administratieve vereenvoudiging Easybrussels uitwerkte in 2015.
Alle binnenkomende briefwisseling in Hoe werkt u in het kader van uw initiatief op haar plan voor administratieve
Sint-Gillis wordt voortaan gedigitaliseerd, samen met Easybrussels? vereenvoudiging. De ‘klant’ wordt centraal
bestelbonnen en andere facturen worden geplaatst, want een gemeentebestuur is in
gedematerialiseerd en alle procedures Willem Stevens: “Als gewestelijke instantie de eerste plaats een openbare dienst. Voor
worden op elkaar afgestemd. Maar dat is is Easybrussels onze gesprekspartner bij mij is dat de voornaamste strategie die we
nog niet alles. Schepen Willem Stevens, die uitstek op het vlak van administratieve in Sint-Gillis moeten overnemen. Maar er zijn
onder meer bevoegd is voor informatica en vereenvoudiging. De gemeenten nog andere positieve effecten. Zo zullen de
administratieve vereenvoudiging, licht voor beheren immers vele materies waarvan gemeentelijke ambtenaren hun werk vlotter
onze Nieuwsbrief de details van het “Plan het reglementair kader vastgelegd is kunnen uitvoeren. We zullen ook efficiënter
2017-2022” toe. door supragemeentelijke, en dan vooral kunnen werken en tijd en middelen besparen.
gewestelijke, instanties. Als gemeente Maar het hoofddoel van het project is een
kunnen we regels die vereenvoudigd bestuur te creëren waarvan de werking
Vanwaar de beslissing om een
zouden kunnen worden, dus niet zomaar beantwoordt aan de verwachtingen van de
schepenambt voor administratieve
wijzigen. Easybrussels biedt de noodzakelijke burger, namelijk een makkelijke, begrijpelijke
vereenvoudiging te creëren? ondersteuning en fungeert als tussenschakel, en niet-bureaucratische werking. Permanente
Willem Stevens: “Volgens mij is het belangrijk zodat de gemeentebesturen hun eigen verbetering is daarbij heel belangrijk.”
om bij de lancering van een nieuwe dynamiek vereenvoudigingsprojecten vlot kunnen
een uitdrukkelijke bevoegdheid te creëren uitvoeren.” Het is nu bijna een jaar geleden dat uw
waarvoor een schepen aangesteld wordt. Met initiatief met het oog op administratieve
zo’n officiële bekrachtiging zullen het college Hoe komt het dat Sint-Gillis de eerste vereenvoudiging van start ging. Wat is er
en de diensten zich ongetwijfeld nog meer Brusselse gemeente is die zo’n project ondertussen al verwezenlijkt?
engageren. Het is een cruciaal uitgangspunt concreet maakt?
dat de ambitie van de gemeente bewijst.” Willem Stevens: “Voorlopig is er nog altijd
Willem Stevens: “We moesten het voorbeeld niets volledig operationeel. Maar het Plan
geven. We krijgen daarbij hulp van schepen heeft al een enorme vooruitgang geboekt en
Cathy Marcus, die bij het project betrokken begint stilaan vorm te krijgen. Eind november
is op gewestniveau. Ze helpt ons met haar installeerden we bijvoorbeeld een fysiek
knowhow en houdt ons op de hoogte e-loket in de inkomhal van het gemeentehuis.
van de voortgang van het hele project. Zo Een plaats waar burgers die zelf thuis geen
werken we samen aan prioritaire gewestelijke internet hebben, via onze computers bepaalde
projecten om zeker te zijn dat de op termijn administratieve verrichtingen kunnen doen.
voorgestelde oplossingen verenigbaar zijn met Vlak naast het e-loket is er ook al een tijdje
de werking van de gemeentelijke structuren.” een cyberruimte in gebruik om mensen die
weinig vertrouwd zijn met het internet, op te
leiden en te helpen.”
Wat zijn de doelstellingen van het project?
Wat is de grootste motivatie?
Wat moet er nog concreet uitgevoerd
Willem Stevens: “We zijn begonnen met worden?
een bezoekje te brengen aan Belgische
Willem Stevens: “De projecten die in 2018
gemeenten en steden die eerder al zo’n
nog uitgevoerd zullen worden, zijn:
initiatief ondernamen. De stad Gent
>>Willem STEVENS, schepen informatica en
bijvoorbeeld heeft een visie van constante • Het elektronisch beheer van de
administratieve vereenvoudiging in Sint-Gillis
verbetering, die ze uiteraard ook toepast briefwisseling (EBB). Dat is tot nu toe
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NIEUWSBRIEF
DECEMBER-JANUARI 2018
ONZE GEMEENTEN
het grootste en meest innoverende Wat houdt de administratieve vereenvoudiging met het project. Sommige diensten zijn
project. Een extern bedrijf is momenteel op technisch vlak in? uiteraard terughoudender dan andere. De
software aan het installeren en er komt dienst Financiën heeft bijvoorbeeld al z’n
ook een ‘scanroom’. De binnenkomende Willem Stevens: Eerst en vooral hebben we eigen gewoonten, procedures en werking.
briefwisseling wordt eenmaal gescand extra personeel moeten aanwerven. Sinds de Het is niet zo gemakkelijk om dat allemaal
en daarna verloopt alles elektronisch. goedkeuring van het Plan eind 2016 werkt één te veranderen. Vergelijk het met een groot
Zo wordt de kans heel wat kleiner dat er medewerkster voltijds op het project. Zij volgt passagiersschip dat van richting moet
documenten verloren gaan. het dus permanent op. Ze werkt mee aan het veranderen.”
stuurcomité en de werkgroepen bestaande
• De dematerialisering van bestelbonnen. uit collega’s van verschillende diensten. Het
Het doel is hier om de procedure te Welke tips zou je andere gemeenten geven
team dat instaat voor de digitalisering van
vereenvoudigen en minder papier te documenten, werd ook versterkt met nieuwe die aan zo’n ‘avontuur’ zouden willen
verspillen. Maar onze initiatieven worden medewerkers. We hebben materiaal moeten beginnen? Wat zijn de valstrikken of welke
soms gedwarsboomd door juridische, bestellen, zoals professionele scanners, fouten kunnen ze vermijden?
procedurele en praktische factoren. Er computers voor de e-desk, … Dit alles heeft
Willem Stevens: “Ik heb momenteel niet de
zijn hierover volop gesprekken aan de uiteraard een prijskaartje en elk van de eerder
indruk dat er al grote fouten gemaakt zijn,
gang met de gemeenteontvanger en de genoemde projecten komt met een niet-
maar we moeten realistisch zijn: dit gaat
dienst Financiën, want we stellen enige verwaarloosbaar budget. Alleen al voor het
nog even duren. Het moeilijkste is niet de
terughoudendheid vast bij hen. Dit bewijst elektronisch beheer van de briefwisseling
beslissing nemen om een schepenambt op te
dat je in het kader van zo’n project niet (EBB) bijvoorbeeld hebben we ongeveer
richten, iemand aan te werven of een Plan uit
zomaar kan opleggen wat je wil. Je moet 300.000 euro moeten uittrekken.”
te werken. Dan pas begint het echte werk en
altijd een akkoord tussen alle betrokkenen
mag je aan een ware marathon verwachten.
trachten te vinden. Wat zijn de grootste uitdagingen? En de Je moet dus bereid zijn om dat te doen.
• De harmonisering van de procedures. grootste beperkingen? Je moet in een goede mentale conditie zijn
We hebben gemerkt dat er te veel om je te engageren voor deze immense
Willem Stevens: “De grootste obstakels opdracht. Geduld en doorzettingsvermogen
procedurele verschillen waren tussen
bij elke nieuwe vooruitgang zijn natuurlijk de zijn essentieel, want je moet zoveel mogelijk
de diensten en nu zijn we die dus aan
terughoudendheid en de bedenkingen van mensen aan boord krijgen zonder dingen op
het afstemmen op elkaar. Wanneer een
bepaalde actoren. Dat is compleet normaal te leggen. Niettemin kan ik gemeenten alleen
personeelslid van de ene dienst naar de
en menselijk, maar je moet ermee kunnen maar aanraden om zo’n project op te starten.
andere verhuist, zal hij dus op dezelfde
omgaan. Je moet veel tijd besteden aan Niet alleen omdat de burger baat zal hebben
manier kunnen blijven werken.
opleiding, toelichting, … Maar het moeilijkste bij de verbeteringen, maar ook omdat de
• Eén enkele software voor het is om alles wat we gepland hebben, te ambtenaren efficiënter zullen kunnen werken.
voorraadbeheer. Die software wordt concretiseren. Daarbij moeten we niet alleen Je kan de technologische vooruitgang nu
binnenkort in gebruik genomen en tussen rekening houden met de juridische aspecten, eenmaal niet negeren. Een openbare dienst
alle diensten geharmoniseerd, zodat maar moeten we er ook op letten dat we moet meegaan met zijn tijd om geloofwaardig
we efficiënter kunnen werken. Op dit personen die niet zo vertrouwd zijn met de te blijven.
moment worden de voorraden nog met digitale wereld, niet uitsluiten.”
verscheidene programma’s beheerd en Terwijl we het over dit moderniseringsproces
zijn de databanken verspreid. Welke zijn de betrokken diensten in uw hebben, brengen we op de kelderverdieping
gemeente? van het prachtige gemeentehuis een bezoek
• Het ticketsysteem voor de dienst aan de toekomstige ‘scanroom’. In de
Bevolking. Nu is het nog net als bij Willem Stevens: “De dienst Archieven, gangen liggen stapels dossiers, brieven,
de beenhouwer: de burger neemt een Informatica en Digitale Strategie is facturen en andere documenten te wachten
ticket en wacht zijn beurt af, ongeacht het meest betrokken bij de initiatieven om gedigitaliseerd te worden. Zodra we
de reden van zijn bezoek. Wij willen in rond administratieve vereenvoudiging, de enorme ruimte binnenwandelen, gaan
de toekomst professioneler zijn door aangezien het project vooral gericht is op de medewerkers die instaan voor de
met een elektronisch systeem te werken dematerialisering. De dienst Algemene Zaken administratie (onlangs versterkt met drie
waarmee de burger meteen een keuze is ook sterk betrokken, aangezien die een nieuwe medewerkers) rechtstaan zodra ze de
kan maken. Zo kunnen we onze bezoekers algemeen zicht heeft op de procedures, schepen zien en begroeten ze hem hartelijk. In
beter verdelen en moeten zij minder lang beslissingen, … De overige bevoorrechte een hoek trekt een gigantische, nog ingepakte
wachten. diensten zijn de dienst Financiën, de dienst scanner meteen de aandacht. Het toestel is
Bevolking en Personeel. Daarnaast is er ook in zekere zin het teken dat de administratieve
• De elektronische facturering. Het gaat
belangrijk overleg met de gemeenteontvanger vereenvoudiging binnenkort een heel concrete
om een proefproject, dat enig is in zijn
en de -secretaris.” realiteit zal zijn in Sint-Gillis.”
soort en waarvoor we nog wachten op de
goedkeuring van de Europese wetgever.
Als alles goed gaat, zal dat voor 2019 zijn. Hoe gaat u om met uitwisselingen en
eventuele conflicten op de verschillende
• De burgerruimte. Momenteel wordt de diensten?
website van de gemeente vernieuwd. De
bedoeling is om een ruimte te creëren Willem Stevens: “Conflict is een groot woord.
waar de burger elektronische aanvragen Er zijn vooral uiteenlopende meningen en
kan indienen, bv. de reservatie van belangen. En die moeten onder controle
parkeerplaatsen voor een verhuizing, de gehouden worden. Dat is de taak van de
huur van zalen, subsidies, … coördinatrice die zich voltijds bezighoudt
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NIEUWSBRIEF
DECEMBER-JANUARI 2018SOUS LA LOUPE SOUS LA LOUPE ÉCHO DE LA RÉGION
Réforme CoBAT : Comment garantir Bonne Gouvernance
source d’inquiétudes le financement des et Transparence
pour les Communes pouvoirs locaux
Trait d’Union
Vi l l e e t C o mmu n e s d e Br u x el l es- C a p i t al e
ED. RESP. CORINNE FRANÇOIS - N° 7318
Réforme du CoBAT :
bien plus qu’une
modification
de façade.
N° 105
BUREAU DE DÉPÔT : BXL X
MAGAZINE BIMESTRIEL
DÉCEMBRE-JANVIER 2018
AGRÉATION P 921662ÉCHO DE LA RÉGION
LES ENJEUX DE LA SIMPLIFICATION
ADMINISTRATIVE
A l’occasion du lancement en décembre dernier du site de l’agence de simplification administrative
en Région de Bruxelles-Capitale Easybrussels, Brulocalis revient1 sur l’intérêt de la simplification
administrative et s’entretient avec Mme Cathy Marcus, directrice de l’agence.
Rappelez-nous l’objectif de la simplification et
comment la Région entend le rencontrer
BRULOCALIS, PARTENAIRE
Cathy Marcus : « La simplification administrative vise DE LA SIMPLIFICATION
la réduction des charges administratives pour
les usagers des services publics, tant les citoyens En 2016, Brulocalis a signé un accord
que les entreprises. Cela représente des avantages de collaboration avec Easybrussels.
considérables : un gain de temps, des économies, L’association de la Ville et des communes
une diminution de déplacements, mais aussi un gain s’engage ainsi à sensibiliser les 19
de transparence, d’autonomie et d’efficacité. communes et les CPAS de la Région
aux projets de simplification ainsi qu’à
Easybrussels a vu le jour en 2015 suite à une réfléchir à une stratégie locale en cette
recommandation du Conseil Economique et Social matière. Au niveau local, Brulocalis
(CES) de mettre en place un nouveau plan de est le partenaire par excellence
simplification administrative au sein de la Région de la simplification administrative
des communes bruxelloises et des >>Cathy MARCUS,
et d’en assurer le suivi. Nous avons alors fixé les
CPAS. L’association sensibilise à la directrice Easybrussels
actions reprises dans le Plan de simplification
administrative 2015-2020. simplification administrative les organes
des communes et des CPAS ainsi que
les hauts fonctionnaires des pouvoirs
locaux par la tenue de réunions et
Le « Plan de simplification administrative par le biais de ses différents médias
2015-2020 » est intégré au premier ou canaux de communication.
rapport d’activité d’Easybrussels. Il
est consultable sur easy.brussels
Hormis la numérisation des processus qui
regroupe l’essentiel des axes de la simplification,
Easybrussels relaie la politique de simplification
Easybrussels s’occupe aussi de l’amélioration
administrative auprès de l’intégralité des institutions
de la réglementation. De quoi s’agit-il ?
de la Région de Bruxelles-Capitale. Comment
faisons-nous cela ? En nous appuyant sur notre
Cathy Marcus : « Oui, et la raison est très simple :
comité de pilotage. Chaque organisme régional 1. Voir « La simplification encadrée par un
réduire les charges administratives signifie aussi
bruxellois délègue un représentant à participer aux Plan », dans le Trait d’Union 2016-3 ou sur
revoir les réglementations existantes. Si elles sont www.brulocalis.brussels > documents
travaux du comité de pilotage Easybrussels. Des
représentants des membres du Gouvernement
bruxellois s’y retrouvent également. De cette façon,
nous assurons une approche coordonnée de la
simplification administrative en Région bruxelloise.
Easybrussels lutte contre la complexité
administrative qui représente un important risque
pour la qualité du service offert aux citoyens et
entreprises, ainsi que leur perception du service
public. C’est pourquoi je tiens à ce que l’on vise
à l’amélioration continue de l’administration. Le
service public doit gagner en efficacité en réduisant
les démarches redondantes. C’est comme cela que
nous pourrons offrir plus de confort pour les usagers
et gagner leur confiance. »
TRAIT D’UNION
DÉCEMBRE-JANVIER 2018 29ÉCHO DE LA RÉGION
ce contexte les réglementations et procédures
existantes avec les organismes du comité de
pilotage d’Easybrussels. Cela nous permet
de proposer des pistes d’améliorations et de
simplification concrètes. »
Le Gouvernement a adopté un Plan de
simplification administrative qui encadre son
action. Qu’y trouve-t-on ?
Cathy Marcus : « La stratégie de simplification
administrative de la Région bruxelloise pour 2015-
2020 est déclinée en deux objectifs généraux : d’une
part nous avons renforcé la concertation par le biais
du comité de pilotage et d’autre part nous avons
fixé l’ambition de réduire les charges administratives
de 25 % en Région de Bruxelles-Capitale d’ici 2025.
C’est ce premier objectif qui a conduit à la mise en
place d’Easybrussels. Le plan structure bien toute
l’action du Gouvernement et la déploie en huit
objectifs stratégiques. Il en découle pas moins de
125 actions qu’il serait trop long de détailler ici. »
Le Plan s’accompagne-t-il d’évaluations et
d’améliorations continues
>>Sélection des documents à scanner pour archivage Cathy Marcus : « Le Gouvernement tient vraiment
à suivre l’évolution des dossiers. De nombreux
trop lourdes pour les usagers, il faut les revoir, tout indicateurs d’avancement ont donc été définis.
simplement. Easybrussels a ainsi mis en place un outil de
monitoring des actions du plan pour garantir un
Ce principe de « Better regulation », vise à réduire suivi efficace des mesures d’amélioration de nos
les contraintes issues de la réglementation qui services publics pour les usagers. Avec l’outil de
pèsent sur les entreprises, les citoyens et les monitoring, nous pouvons mieux appréhender le
administrations publiques. Nous revoyons dans suivi des actions en Région bruxelloise. Lorsque
GÉRER ÉLECTRONIQUEMENT LE SECRÉTARIAT DES RÉUNIONS
Le BO Secrétariat (BOS) est un outil exploité davantage par l’ensemble des
informatique qui permet de gérer le flux administrations tant au niveau décisionnel
de validation et de signature officielle qu’au sein des services par exemple lorsque
de documents et de dossiers et par des responsables de larges départements
conséquent un outil de simplification sont amenés à devoir valider de grandes
administrative. Actuellement, il est utilisé quantités de documents Il peut aussi être
au sein des communes bruxelloises et très pratique et faire gagner beaucoup
de quelques administrations régionales de temps dans le cas de validations et
et bicommunautaires. Il permet signatures de grandes quantités de dossiers
notamment de formaliser les décisions avec des contenus identiques comme par
du collège et du conseil communal. Quels exemple la signature d’attestations, de
développements souhaiteriez-vous voir renseignements publics, de lettres types.
développés pour les communes ?
J’ajoute qu’il est important de différencier
Cathy Marcus : « La masse de documents un workflow amélioré pour valider des
à signer au sein d’une commune par des documents au sein de grands services
échevins est considérable ! Pourtant, la ou entre différents services et la réflexion
majorité de ces documents ne nécessite sur la délégation de pouvoir pour la
pas une signature manuscrite. signature de décisions. La symbolique de la
Un système comme BOS permet de gérer signature manuelle reste très forte, surtout
des lots de documents à approuver au pour les générations les plus anciennes
niveau des compétences des échevins. pour qui un équivalent électronique
Nous pensons que cet outil peut être n’a pas encore la même portée. »
30 TRAIT D’UNION
DÉCEMBRE-JANVIER 2018Simplifions l’administration !
8 OBJECTIFS
POUR 2015 – 2020 Faire de la Région de
Bruxelles-Capitale
un acteur proactif
dans les travaux
européens relatifs
à la simplification
Faire de la Région de administrative
Bruxelles-Capitale
un maillon clair de
la simplification
administrative belge Développer une
structure de pilotage
efficace pour la
Région de Bruxelles-
Capitale en matière
de simplification
Développer une administrative
vision intégrée de
la simplification
administrative au sein
de la Région de
Bruxelles-Capitale Développer les
technologies de
l’information et de
la communication
au service de la
simplification
administrative
Améliorer le
processus
administratif
Impliquer les
pouvoirs locaux
dans la démarche
de simplification
administrative
Impliquer les
entreprises
dans la démarche
de simplification
administrativeSOUS LA LOUPE
nous nous rassemblons avec le comité de pilotage
Easybrussels, nous pouvons de cette façon
constater l’avancée objective des actions et faire LA SIMPLIFICATION
remonter nos observations et expériences avec les
administrations au Gouvernement. EN 8 OBJECTIFS
Nous réalisons chaque année un rapport
au Gouvernement avec ces constats et nos
STRATÉGIQUES
recommandations d’actions. Cela dresse le cadre
L’état d’avancement des projets de
pour les priorités de l’année suivante.
simplification est détaillé dans les
rapports d’activités d’Easybrussels. Le
Nous avions interviewé la Secrétaire d’Etat deuxième rapport au Gouvernement
en charge de la simplification administrative, sur les activités de l’agence en
Madame Fadila Laanan, en 2016. Elle avait 2016 est ainsi disponible sur easy.
brussels. La structure de ce rapport
alors exprimé la volonté de pouvoir mesurer
suit les 8 objectifs stratégiques du
et chiffrer à terme les diminutions de charges Plan de simplification 2015-2020 :
administratives engrangées. Comment
Les huit objectifs stratégiques sont :
mesurez-vous ces charges ?
1. Faire de la Région de Bruxelles-
Cathy Marcus : « En combinant d’une part Capitale un acteur proactif dans
l’évaluation qualitative, par le biais d’enquêtes de les travaux européens relatifs à
satisfaction, et d’autre part l’évaluation quantitative la simplification administrative
en appliquant la méthode du Standard Cost
Model (SCM). Cette méthode analyse de manière 2. Faire de la Région de Bruxelles-
systématique toutes les données chiffrées de Capitale un maillon clair de la
charges administratives liées à une réglementation simplification administrative belge
pour l’usager. Par exemple : le temps de 3. Développer une structure de
déplacement moyen, le coût que représente une pilotage efficace pour la Région
démarche administrative. Toutes ces données sont de Bruxelles-Capitale en matière
collectées afin de mesurer la charge globale sur de simplification administrative
l’utilisateur. » 4. Développer une vision intégrée de la
simplification administrative au sein
LES MARCHÉS PUBLICS DE de la Région de Bruxelles-Capitale
LA RÉGION EN LIGNE 5. Développer les technologies
de l’information et de la
Depuis le 1er décembre 2017, une nouvelle communication au service de la
circulaire impose aux administrations régionales2 et simplification administrative
Organismes d’Intérêt Public bruxellois d’informer
6. Améliorer le processus administratif
systématiquement les entreprises de la publication
des marchés publics en ligne. Elle vise à augmenter 7. Impliquer les pouvoirs
la transparence de l’administration, à assurer une locaux dans la démarche de
meilleure accessibilité aux marchés publics et simplification administrative
accroître l’activité économique, en particulier celle 8. Impliquer les entreprises
des PME et TPE. Cette circulaire forme ainsi un dans la démarche de
levier de simplification administrative. simplification administrative
Les marchés publics représentent près de 15 %
du PIB. L‘intérêt économique étant considérable,
la Région de Bruxelles-Capitale a suivi les d’offres et élargissent l’éventail de fournisseurs
recommandations des autorités européennes et potentiels.
s’est engagée à publier au plus vite les marchés
publics sur le web. La Région s’inscrit ainsi dans Même si les communes ne doivent pas encore
une démarche digitale plus ouverte et dirigée publier leurs marchés publics sur une telle
vers toutes les entreprises bruxelloises. plateforme, rien ne les retient non plus. En
généralisant ce mode de publication, la Région
En présentant leurs marchés publics en ligne sur espère inspirer les communes à suivre son
la plateforme e-Procurement, les administrations exemple…
régionales permettent aux entreprises de
prendre connaissance en toute transparence
des commandes de la Région, toutes activités
confondues, et de remettre une offre pour les
2. Cette circulaire ne concerne marchés auxquels elles souhaitent participer. Les
donc pas les communes. administrations publient quant à elles leurs marchés
3. De 30.000 à 135.000 euros publics3 de façon sécurisée, bénéficient de plus
32 TRAIT D’UNION
DÉCEMBRE-JANVIER 2018SOUS LA LOUPE
TROIS QUESTIONS SUR LA FACTURATION ÉLECTRONIQUE
Pour Easybrussels, la facture électronique compris au niveau des communes. L’agence
est l’outil de simplification administrative par veille à ce que les administrations acceptent la
excellence. l’agence a constaté qu’elle contribue facture électronique pour l’échéance légale, soit
à la réalisation d’économies s’élevant à plusieurs 2020.
milliards d’euros en Belgique. Easybrussels
tient dès lors à informer les institutions Concrètement, le volet technique du
régionales et locales du sujet afin que celles-ci projet s’appuie sur le fait que les factures
puissent rapidement implémenter la facturation électroniques sont envoyées par les entreprises
électronique. via le réseau européen Open Peppol. Cette
plateforme européenne est liée à toutes les
plateformes des entités fédérées, comme
C’EST QUOI, UNE FACTURE les entités belges. Celles-ci récupèrent leurs
factures à partir de la plateforme belge, appelée
ÉLECTRONIQUE ? Mercurius, qui forme le point d’accès sécurisé
au réseau européen.
Cathy Marcus : « Souvent, je constate qu’il y a
des malentendus sur la définition de la facture Chaque entité fédérée distribue ensuite les
électronique. Il ne s’agit pas uniquement d’une factures à ses administrations et institutions via
facture sous format électronique ou envoyée par sa propre plateforme. En Région de Bruxelles-
mail. Capitale, nous utilisons la plateforme Fidus,
gérée par le CIRB6… »
La facture électronique représente en effet
un document dématérialisé4 transmis par un
fournisseur à ses clients, mais elle implique
l’utilisation d’une plateforme sécurisée. Un
simple document numérique ne répond pas QUELLE EST
à cette sécurité cruciale pour la facturation
électronique. L’ÉCHÉANCE DE
LA FACTURATION
QUELS SONT LES AVANTAGES ?
ÉLECTRONIQUE ?
Cathy Marcus : « La facturation électronique
qu’on appelle également l’e-Invoicing est un Le passage à la facturation
bel outil de simplification administrative ! électronique est imposé par l’Europe
Elle permet d’augmenter l’efficacité et la pour les autorités de tous niveaux.
transparence entre les services publics et ses Les communes doivent être en
prestataires, ce qui à son tour engendre des mesure d’accepter toutes les
économies. Je pense par exemple à ces factures électroniques pour 2020.
piles d’impressions papier qui disparaissent
ainsi que le temps de traitement qui est Brulocalis, dans le cadre de son
également diminué grâce à cela. accord de collaboration avec
Vous savez à combien d’économies l’ASA5 Easybrussels, en a déjà informé
a estimé le passage à 100 % de factures les receveurs à l’automne
électroniques en Belgique ? A 3,37 milliard dernier et suit le dossier de près
d’euros ! Il s’agit donc d’une mesure qui avec l’agence de simplification
dépasse largement le seul fait de simplifier administrative. Elle en informera en
l’administration. La facturation électronique temps utile les pouvoirs locaux.
réduit en plus l’impact sur l’environnement.
Que des avantages donc ! »
COMMENT LA FACTURATION
ÉLECTRONIQUE
FONCTIONNE-T-ELLE ? 4. Lire aussi dans ce numéro notre
interview de Willem Stevens,
Cathy Marcus : « Pour la Région bruxelloise échevin à Saint-Gilles et chargé de
c’est Easybrussels qui se charge de sensibiliser, la simplification administrative
d’informer et de conseiller les administrations et 5. L’agence fédérale pour la
simplification administrative
institutions bruxelloises sur l’e-Invoicing, en ce
6. Le Centre d’Informatique pour
la Région Bruxelloise
TRAIT D’UNION
DÉCEMBRE-JANVIER 2018 33NOS COMMUNES
>>Sofia Douieb
LA SIMPLIFICATION ADMINISTRATIVE,
UNE RÉALITÉ BIENTÔT CONCRÈTE
À LA COMMUNE DE SAINT-GILLES
Un vent de modernité s’apprête à souffler sur la commune de Saint-Gilles en ce début d’année
2018. Si le Plan de simplification administrative est déjà sur les rails depuis au moins un an, sa
concrétisation vient tout juste de commencer. Et le chantier est titanesque. Une dizaine de projets
de modernisation sont en cours de développement. Tous ou presque suivent les objectifs du Plan
de la Région de Bruxelles-Capitale développé en 2015 par Easy Brussels (l’agence régionale pour
la simplification administrative).
Dorénavant à Saint-Gilles, tous les départ essentiel qui montre l’ambition de la qui ont déjà entamé une telle démarche.
courriers entrants seront numérisés, les commune. » La ville de Gand par exemple est dans une
bons de commande et autres factures optique d’amélioration permanente qui
seront dématérialisés et l’ensemble des Brulocalis : Où se situe votre démarche s’applique logiquement à son projet de
procédures seront harmonisées. Mais ce dans le cadre de Easy Brussels ? simplification administrative. Elle met un point
n’est pas tout. Willem Stevens, échevin en d’honneur à favoriser le « client », car une
charge, notamment, de l’informatique et Willem Stevens : « Easy Brussels, en tant administration communale est avant tout un
la simplification administrative, a accepté qu’autorité régionale, est notre interlocuteur service public. C’est pour moi la stratégie
d’entrer, pour Trait d’Union (Brulocalis), dans privilégié en matière de simplification principale à adopter chez nous. D’autres effets
les détails du Plan 2017-2022. administrative. En effet, les communes positifs peuvent s’ajouter à cela : les agents
gèrent de nombreuses matières dont le communaux par exemple accompliront leur
cadre réglementaire est fixé par des autorités travail plus facilement, nous gagnerons aussi
Brulocalis : Pourquoi avoir créé supracommunales, notamment régionales. en efficacité, en temps et en moyens… Mais
un échevinat de la Simplification Dès lors, nous ne pouvons pas, en tant que le but principal de la démarche est de créer
Administrative ? commune, modifier des règles qui pourraient une administration avec un fonctionnement
être simplifiées. Easy Brussels constitue à la hauteur de ce que le citoyen attend ;
Willem Stevens : « Je pense que c’est donc un soutien et un relais essentiels pour c’est-à-dire un fonctionnement qui soit facile,
important, quand on se lance dans permettre aux administrations communales compréhensible et non bureaucratique. Il faut
une nouvelle dynamique, de créer une d’avancer dans leurs propres projets de aussi être constamment dans une dynamique
compétence explicite dédiée à un échevin. simplification. » d’amélioration permanente. »
Grâce à cette officialisation, le Collège
communal et les services s’impliqueront Brulocalis : Comment expliquez-vous le Brulocalis : Presque 1 an après le début
certainement davantage. C’est un point de fait que vous soyez la première commune de votre démarche de simplification
bruxelloise à concrétiser un tel projet ? administrative, qu’est ce qui a déjà été mis
en place ?
Willem Stevens : « Il fallait qu’on montre
l’exemple. Pour nous épauler, nous avons Willem Stevens : « Pour l’instant, rien n’est
à nos côtés Cathy Marcus, échevine à encore tout à fait opérationnel. Mais l’avancée
Saint-Gilles et également impliquée dans le du Plan est considérable et commence
projet au niveau régional. Elle apporte son doucement à prendre forme. À la fin du mois
expertise et nous informe plus facilement sur de novembre, un e-guichet physique a par
les avancées du projet global. Nous travaillons exemple été installé dans le hall d’entrée de
ainsi conjointement sur les projets régionaux l’hôtel de ville. Il y a donc à présent un endroit
prioritaires afin que les solutions proposées à où les citoyens n’ayant pas accès à internet
terme correspondent aux fonctionnement des chez eux peuvent faire certaines démarches
structures communales. » administratives directement via nos
ordinateurs. Juste à côté, un cyber-espace
Brulocalis : Quels sont les objectifs de ce déjà en service depuis un moment sert à
former et à aider les personnes peu habituées
projet ?
à l’utilisation d’internet. »
La motivation première ?
>>Willem STEVENS, échevin de l’informatique et
Willem Stevens : « Nous avons commencé
de la simplification administrative à St. Gilles
par visiter les communes ou les villes du pays
34 TRAIT D’UNION
DÉCEMBRE-JANVIER 2018NOS COMMUNES
Brulocalis : Qu’est-ce qui doit encore être électronique des places de parking pour cela. C’est d’ailleurs le rôle de la coordinatrice
concrétisé ? des déménagements par exemple, des qui s’occupe pleinement du projet. Certains
locations de salles, des subsides… » services sont forcément plus réticents que
Willem Stevens : « Les projets qui restent à d’autres. Le service finances par exemple a
concrétiser pour 2018 sont : déjà ses habitudes, ses procédures et son
Brulocalis : Qu’est-ce que la mise en place
• Le GEC (gestion électronique des de cette simplification administrative propre fonctionnement. Pour changer cela,
courriers). C’est à ce jour le chantier le implique techniquement ? c’est assez difficile ; c’est comme un grand
plus important et le plus innovant. Un paquebot qui doit changer de direction. »
logiciel est en train d’être mis en place par Willem Stevens : « Nous avons d’abord
une société extérieure et une « scanroom » dû engager du personnel supplémentaire. Brulocalis : Quels conseils pourriez-
va être installée. Les courriers entrants Depuis que le Plan a été approuvé, fin 2016, vous donner aux autres communes
seront scannés une fois et feront ensuite une personne travaille à plein temps sur le
qui souhaiteraient se lancer dans
leur trajet électroniquement. Le risque projet et a donc un œil permanent sur son
l’« aventure » ? Quelles erreurs/pièges sont
de perdre des documents sera ainsi évolution. Elle alimente le comité de pilotage et
les groupes de travail constitués de collègues à éviter ?
considérablement réduit.
venant de divers services. D’autres employés Willem Stevens : « Je n’ai pas l’impression
• La dématérialisation des bons de
ont également rejoint l’équipe chargée de la pour le moment que l’on n’ait fait de grandes
commande. Le but ici est de simplifier
numérisation des documents. Du matériel erreurs, mais il faut être réaliste, c’est un
la procédure et de gaspiller moins de
a dû être commandé comme des scanners chantier qui va durer. Décider de créer un
papier. Mais des aspects juridiques,
professionnels, des ordinateurs pour l’e-desk… échevinat, d’engager quelqu’un ou de créer
procéduraux et pratiques entravent parfois
Tout ceci a évidemment un coût et chacun un Plan n’est pas le plus dur. C’est à partir
nos démarches. Nous sommes en train
des projets pré-cités constitue un budget de cette base que le travail commence et il
d’en discuter avec le receveur communal
non-négligeable. Par exemple, rien que pour le faut s’attendre à parcourir un vrai marathon.
et le service des finances, car il y a une
GEC, il a fallu réserver près de 300.000 euros. » Il faut donc être prêt à faire cela ; être en
certaine réticence de leur part. Cela
prouve que dans un tel projet, on ne peut condition mentale avec toute l’équipe
pas juste imposer ce qu’on veut. Il faut Brulocalis : Quels sont les principaux pour s’engager dans ce lourd chantier. La
toujours essayer de trouver une entente défis ? Quelles sont les principales patience et la persévérance sont des valeurs
entre les acteurs. contraintes ? essentielles, car il faut mettre le maximum de
monde d’accord sans imposer les choses.
• L’harmonisation des procédures. Willem Stevens : « Les plus gros freins à Quoi qu’il en soit, j’encourage vivement les
Nous avons remarqué qu’il y avait trop toute nouvelle avancée sont, bien-sûr, la communes à se lancer dans un tel projet.
de divergences de procédures entre les réticence et le questionnement de certains Non seulement parce que le citoyen va
services et on est donc en train de créer acteurs. C’est tout à fait normal et humain, profiter des améliorations et ensuite parce
une harmonisation. Ce qui veut dire que mais il faut pouvoir gérer cela. Il faut consacrer que les fonctionnaires gagneront en efficacité.
lorsqu’un employé communal passera beaucoup de temps aux formations, Il ne faut pas non plus nier les avancées
d’un service à un autre, il pourra continuer explications… Mais le plus difficile, c’est de technologiques ; le service public doit se
à fonctionner de la même manière. rendre concret tout ce qu’on a planifié en moderniser pour gagner en crédibilité.
• Un logiciel unique pour la gestion tenant compte non seulement des aspects
des stocks. Ce dernier sera bientôt mis juridiques, mais également en veillant à ne pas En parlant de modernisation, direction les
en pratique et harmonisé entre tous les exclure certaines personnes peu familières sous-sols du splendide bâtiment communal
services pour gagner en efficacité. Car, avec le numérique. » pour visiter la future « scanroom ». Dans
pour le moment, les stocks sont gérés les couloirs, des monticules de dossiers,
avec divers programmes et les bases de Brulocalis : Quels sont les Services courriers, factures et autres documents en
données sont dispersées. concernés au sein de votre commune ? tout genre attendent d’être numérisés. En
• Le système « ticketing » au service entrant dans la vaste pièce, le personnel
Willem Stevens : « Le service archives, en charge de la paperasse administrative
population. Aujourd’hui, c’est comme
informatique et stratégie numérique est le plus (récemment rejoint par trois nouveaux
chez le boucher, le citoyen prend un
concerné par les démarches de simplification collaborateurs) se lève à la vue de l’échevin
ticket et il attend son tour, peu importe sa
administrative puisque le projet tend surtout et le salue chaleureusement. Dans le coin de
demande. On veut maintenant travailler
à la dématérialisation des choses. Le service la salle, un imposant scanner encore emballé
de manière plus professionnelle en
affaires générales est également fort impliqué attire immédiatement le regard. Il est en
proposant, via un système électronique,
puisqu’il a une vue globale sur les procédures, quelque sorte le signe que la simplification
de faire directement un choix. Cela
les décisions… Les autres services privilégiés administrative sera très prochainement une
permettra de mieux dispatcher les
sont le service finances, le service population réalité bien concrète au sein de la commune
personnes et de diminuer le temps
et le service du personnel. À côté de cela, il y a de Saint-Gilles. »
d’attente.
aussi une entente importante avec le receveur
• La facturation électronique. Il s’agit communal et le secrétaire communal. »
d’un projet-pilote, unique en son genre,
pour lequel nous attendons encore
Brulocalis : Comment gérez-vous les
l’approbation de la législation européenne.
Si tout va bien, ce sera pour 2019. échanges et possibles conflits au sein des
divers Services ?
• L’espace citoyen. Le site web de la
commune est en train d’être renouvelé. Willem Stevens : « Conflit est un mot trop
L’idée est d’avoir un espace où le lourd à utiliser. Il y a surtout des divergences
citoyen pourra demander de façon de points de vue, d’intérêts… Et il faut gérer
TRAIT D’UNION
DÉCEMBRE-JANVIER 2018 35Vous pouvez aussi lire
