Projet rénovation SI WOOD 2017-2019 - Note de Cadrage - Kevin GONANO, Robin GARNIER, François-Xavier GENTIL - francoisxaviergentil.com
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Projet rénovation SI WOOD 2017-2019 Note de Cadrage Kevin GONANO, Robin GARNIER, François-Xavier GENTIL
Table des matières
1) CONTEXTE : ..................................................................................................................................... 2
2) PRESENTATION DU PROJET ............................................................................................................. 3
1) Enjeux : ........................................................................................................................................ 3
2) Objectifs ...................................................................................................................................... 3
3) Périmètre .................................................................................................................................... 3
4) Parties prenantes ........................................................................................................................ 4
5) Contraintes.................................................................................................................................. 4
6) Tableau des risques..................................................................................................................... 5
7) Suivi ............................................................................................................................................. 6
3) MACRO PLANNING .......................................................................................................................... 6
1) CONTEXTE :
Le groupe WOOD, dont le siège social est situé à Lille, a été créé en 1990. Le
groupe compte 270 personnes réparties sur 3 différents sites, Lille, Dax et Annecy.
Le site de Lille comprend un site de production, un entrepôt de stockage de
matières premières, en plus des bureaux de gestion. Le site lillois s'est spécialisé dans
la construction pour particuliers.
Le site de Dax, ouvert en 1993, atteint le marché professionnel des constructions en
bois. Le site dacquois comprend un site de production, un entrepôt et les bureaux
de gestion.
Enfin, le site d'Annecy a été ouvert en 2012 pour lancer la nouveauté de maisons
modulaires. Le site annécien contient un atelier, un entrepôt, des bureaux de
gestion, mais aussi quelques "villas témoin" que les clients peuvent visiter de maisons
modulaires.
WOOD s'est spécialisé dans la production de constructions en bois, par le biais de
créations pour particuliers (chalets, terrasses, extensions de maison, …) mais aussi via
la construction pour les collectivités (abris-bus, mobiliers urbains, aires de jeux, …).
Plus récemment, le groupe a développé son activité en s'orientant vers la
construction de maisons modulaires et écologiques, en bois.
Le Groupe Wood ne possède ni de service informatique interne (hormis un
technicien), ni de direction des systèmes d’information. Ce manque de conduite
claire sur l’informatisation du Groupe depuis 2009 a freiné la croissance de
l’entreprise. Aujourd’hui, ce blocage majeur a obligé la direction à investir dans une
série de projets informatiques sur les trois années à venir.
WOOD SI – Note de cadrage 22) PRESENTATION DU PROJET
1) Enjeux :
La mise en place de ce projet permettra à WOOD de répondre aux enjeux ci-
dessous :
o Adopter un nouveau système d’information pour être plus réactif que la
concurrence,
o Pouvoir gérer une volumétrie de commandes largement supérieure à
celui qu’elle traite actuellement (la direction pense tripler le nombre de
commandes grâce à son nouveau produit),
o Augmenter sa notoriété grâce à l’augmentation de la qualité de ses
produits,
o Gagner des parts de marché à l’export.
2) Objectifs
Afin de rendre le SI plus réactif, évolutif, efficace et sécurisé, les trois objectifs ci-
dessous devront être atteints suivant cet ordre :
1. Evolution de l’architecture système et réseau
▪ Changement des câbles réseau, des matériels
d’interconnexion, etc …
▪ Acquisition de nouveaux serveurs, de systèmes d’exploitation
plus récents, etc …
2. Adoption d’un nouvel ERP (Microsoft Dynamics AX)
▪ Ce nouvel ERP remplacera le logiciel en place depuis 2004
▪ Il permettra d’augmenter le rendement de l’entreprise
3. Mise en place d’un processus de qualité de service
▪ Maintien d’un débit réseau correct
▪ Gestion des latences réseaux
▪ Eviter la perte de paquets réseaux
3) Périmètre
Le périmètre de ce projet est défini ci-dessous :
o Technique :
▪ Systèmes et logiciels
▪ Infrastructure LAN / WAN
▪ Sécurisation, continuité de service et reprise d’activité
o Non technique :
▪ Les employés et leurs processus métiers
▪ Les différents sites géographiques de l’entreprise
▪ Les prestataires
o Hors périmètre :
▪ Gestion des caisses enregistreuses
WOOD SI – Note de cadrage 34) Parties prenantes
PDG DG DAF DT DSI CPE Prestataires
COPIL X X X X X X
MOA X X X X X
MOE X X
MOA : Maîtrise d’ouvrage
MOE : Maîtrise d’œuvre
COPIL : Comité de Pilotage
PDG : Président Directeur Général
DG : Directeur Général
DAF : Directeur Administratif Financier
DT : Directeur Technique
DSI : Direction du système d’information
CPE : Chef de Projet Externe
5) Contraintes
o Techniques : La direction a demandé, en cas d’externalisation de
l’infrastructure, que seule la partie physique soit louée ou hébergée.
De plus, les solutions techniques les plus coûteuses ne seront retenues
que si elles apportent un gain substantiel à l’entreprise.
o Opérationnelles : Le projet devra être piloté par les risques et en
suivant un référentiel
o Financières : l’enveloppe financière attribuée à ce projet est de 500k €
(investissement, 1 an de charge, coûts internes et externes, réserves de
contingences et de management et 5 ans de location en cas
d’externalisation dans le cloud)
o Géographiques : WOOD est répartie sur 3 sites principaux : Lille, Dax et
Annecy
o De Cohabitation des projets : En plus de l’évolution de l’architecture
Système et Réseau, l’entreprise a prévu d’adopter un nouvel ERP
(Microsoft Dynamics) et de mettre en place un processus de QOS
o De Délais : contrainte temporelle liée à la fermeture annuelle de
l’entreprise
WOOD SI – Note de cadrage 46) Tableau des risques
Risques Probabilité Impact Action préventive
Fonctionnels
Lors de la réunion de lancement,
Non-respect des attentes
Moyen Fort s’assurer que les besoins ont
utilisateurs / métier
correctement été identifiés.
Organisationnels
Définir à l’avance une estimation
Sous-estimation de la charge
Faible Moyen de la charge de travail pour
de travail
chaque partie et la faire valider.
Informer les équipes de la
Manque d’expérience de possibilité d’alerter le
Faible Fort
l’équipe management en cas de doute sur
un sujet.
Rester informé des
Manque de disponibilité des
Moyen Moyen congés/absences des différentes
acteurs
parties.
Techniques
Faible maitrise des Etude complète et précise de
Faible Fort
technologies employées chaque prestataire.
Analyser les besoins et les
Choix d'une solution
Faible Fort propositions des différents
inadaptée
prestataires en compétition.
Humains
Impliquer les utilisateurs dans le
projet, les informer des
Réticence des utilisateurs
Moyen Moyen démarches, des objectifs et des
face au changement
avantages que procureront les
nouvelles solutions
Dégager du temps pour les
comités de pilotage, être réactif
Manque de communication Moyen Fort
et pro-actif concernant les
échanges par mails
Contractuels
Mettre en place des points de
Non-respect des deadlines
Moyen Fort suivi fréquents concernant
imposées
l’avancement des tâches
WOOD SI – Note de cadrage 57) Suivi
Une réunion de lancement sera planifiée au lancement du projet. Cette réunion
rassemblera toutes les parties prenantes et permettra de s’assurer que tous les
acteurs sont en adéquation avec les idées du projet.
Différents comités seront organisés tout au long du projet :
Comité de Pilotage (COPIL) : 1 fois par mois
Comité Technique (COTECH) : 1 fois par semaine
Ces réunions seront synthétisées au travers de compte rendus envoyés à chaque
partie prenante.
Tout au long du projet les acteurs pourront rester en contact grâce à différents outils
de communication : Téléphone, messagerie instantanée (Skype, etc …) et e-mails
(à privilégier pour le suivi).
Les documents relatifs au projet seront stockés sur le Sharepoint mis en place par la
direction, et accessibles par toutes les parties prenantes.
3) MACRO PLANNING
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