BILAN COMMISSION "COMMUNICATION" - Année 2017-2018

BILAN COMMISSION "COMMUNICATION"
                            Année 2017-2018

                                   1/ Etat des Lieux
L’année qui se termine a été davantage une année d’étude, d’audit et de
sensibilisation. Nous partions de loin, avec un site Web vertical, esthétique, mais
sans aucune interactivité, mal référencé au niveau Google analytics, mais ce n’était
pas l’objectif semble t il, 26 Clubs qui n’avaient ni page facebook, ni site internet, ni
blog, ni perspective d’utilisation des réseaux sociaux dont beaucoup pensaient qu’ils
étaient inutiles pour le Rotary, certains y voyaient une mode à laquelle il faudrait
céder pour attirer les jeunes, d’autres, plus rares un outil d’échange d’informations
« quotidiennes . Il n’y avait au compte du District 1700 qu’un groupe public
Facebook de 435 abonnés Mis en place par Elisabeth Delaygue Bevan et animé
essentiellement par Jean Claude Brocard, André Marty.
       En matière de Politiques de Communication, Les plus marquants avaient été
Jean-Claude Brocart qui avait commencé a évaluer réellement l’impact de la
communication (avec les cookies de mesure des clics d’ouverture de la lettre du
Gouverneur, 25% à l’époque) ou Laurence Geli qui avait fait une excellente
présentation de la Charte Graphique, mais restait sceptique sur l’utilisation des
réseaux sociaux, et André Marty qui avait mis en place une veille google, préfigurant
la e-réputation. Evelyne Renou avait quand a elle insisté sur le rôle des Clubs, et mis
la communication interne VENANT des Clubs en exergue.
        Et bien entendu les rôles de Maurice Charbonnières et Roger Surjus grands
professionnels du Journalisme qui maintenaient une qualité rédactionnelle de lettre
du gouverneur et de perspectives médiatiques sur divers « Plans de Campagne »
ponctuels réussis. (Avec FR3, TF1 et « Le Rotarien » L’Unesco avec Maurice
Charbonnières, Jean Pierre Remazeilles et Jacques Bernier, MSPLA avec JC Brocard
etc...)

La politique de Communication était essentiellement une politique de
recherche d’une qualité d’émission de communications plus qu’une politique de
gestion interactive ou cybernétique des circuits d’information.
       Les Clubs participaient assez peu à cet effort, et leur politique de
communication n’était guère différente, à voir la couverture Web efficace à moins
de 50% ( nombre de sites maintenus à peu près à jour) et non coordonnée avec le
district
       Bref l’Architecture des moyens de communication n’était pas de nature à
appuyer une volonté d’action sur l’image de marque, non plus que d’attirer des
visiteurs susceptibles de s’engager en direction d’un partenariat avec le Rotary,
voire d’y adhérer.
       En Fonctionnement interne, le dispositif permettait une légère action sur le
lien social entre les habituels du groupe District1700 Facebook ( 435 membres dont
un partie seulement étaient membres du District 1700.) En revanche en terme de
service rendu aux rotariens et aux Clubs, le Site Web n’était pas d’une grande
efficacité sauf dans 3 domaines : (Indépendamment de la lettre du Gouverneur
distribuée par mailing individuel)
      La Minute Rotarienne (25000 accès)
      L’ABC de l’Illettrisme (15000)
      Et plus récemment la lettre de L’UNESCO (5000)
      Les autre Pages du site tombant en dessous de 2500 (Fondation etc.…)

                               2/ Apport 2017/2018

     Du fait d’une rupture dans la gestion du Site du district, Il était devenu
nécessaire de refondre le système afin qu’il puisse être maintenu plus simplement
de manière bénévole. En outre Le Gouverneur Alain Betato souhaitait plus

d’interactivité, et souhaitait que le site développe son activité sur les flux les plus
sollicités par les Rotariens (10% des hits les plus accédés !!) .. Plusieurs Projets de
sites de district avaient été présentés en CODIFAM aux gouverneurs.
       C’est ainsi que le projet Open Source RODI a été découvert. Un projet qui
permettait aux sites de constituer un portail offrant aux Clubs des possibilités
spécifiques au Rotary. ( Déjà en place sur le 1730)
      21/ Le cahier des charges de la Comm’ pour 2017/2018
Etait de mettre en place une lettre du gouverneur maintenable à minima sans
connaissance spéciale en programmation ( Par le secrétariat du Gouverneur par
exemple), et un site du district qui permette :
      - Une transversalité (fonctions annuaires de district – messagerie interclub -
        publications par les Clubs de leurs évènements à venir
      - Une agrégation de tous les sites des Clubs volontaires ainsi que des
        Rotaracts et Interacts
      - La mise à disposition des Clubs d’une Page d’accueil spécifique avec
        différentes fonctionnalités (illustration locale, fanion de Club composition
        du bureau bref historique du Club, Composition – édition d’un bulletin-
        édition de cartes de membres – paiement en ligne des cotisations « per
        capita » du district ... Ce qui constitue une sorte de mini site, avec les
        avantages d’un site normal et en plus l’accès immédiat au district, et
        l’exonération de la maintenance au niveau du Club.
      Concernant les réseaux sociaux, il s’agissait de sensibiliser les Clubs et les
communicants à l’utilisation des réseaux sociaux à des fins de développement et de
gestion de l’image publique, et de la cohésion sociale. Aux fins d’image, Il a été créé
une Page Facebook intitulée Rotary International – District 1700. Pour ce qui
concerne la création de lien social, le district a demandé a participer à la gestion du
groupe public Facebook District 1700 créé par E.Delaygue Bevan.

Résultats :
      22/ Lettre du Gouverneur :
       Relancée en Septembre, avec un score décevant de 28% d’ouvertures (sur
mailing général) un travail y a été effectué au niveau HTML, et images, ainsi que par
l’insertion d’articles plus interactifs. En mars avril, le nombre de clics passait à près
de 48% environ puis revenait autour de 30%.
      En évaluation retour, la parution d’articles sur les réseaux sociaux a été suivie
de questions posées par mail ou téléphone . Actuellement la lettre du Gouverneur
est maitrisée par Leon Serrurier (qui est revenu donner un coup de main) Claire
Stride, Francis Nidecker qui en assure la rédaction en Chef... Les projets étaient
tournés vers l’insertion de petites vidéos ou interviews.
      23/ Les Réseaux sociaux
       La Page Facebook créée est actuellement essentiellement composée de
membres extérieurs au Rotary. Elle a permis quelques interactions avec les
administrateurs, mais la culture « Community Manager » est loin d’être partagée. Le
public tourne actuellement à 1100 « fans » et continue d’augmenter. Un Objectif de
l’ordre de 19 000 15 000 pourrait être défini (sur plusieurs années..) pour que
l’audience visée puisse permettre un véritable retour d’investissement.
       En évaluation retour plusieurs demandes d’information ont été faites par des
non membres, et 5 demandes plus particulières d’admission qui ont été orientées
sur les clubs ou districts concernés...
      Le Groupe Public du District 1700 avoisine maintenant les 1000 abonnés
(contre 435 au départ).
       L’audit fait sur les pages et profils des Clubs ne permet de constater qu’une
évolution de l’ordre de 5% en plus. Manifestement les Clubs ne savent toujours pas
utiliser les réseaux sociaux, et n’ont pas de stratégie particulière, malgré quelques
formations « systématiques « effectuées. Il semble nécessaire de travailler

davantage sur la stratégie et l’utilisation des réseaux sociaux que sur la formation
directe à Facebook.
       Quelques utilisations de What’sApp, encore marginales, et en revanche une
utilisation plus grande d’Instagram et de Messenger groupe par le rotaract.
     Enfin, Une architecture en 3 niveaux d’organisation des médias sociaux a été
proposée, et est en cours d’expérimentation sur les Hautes Pyrénées :
       Niveau 1 travail sur la cohésion interne, communication interne, partage, lien
social par le biais de Groupe privé Facebook
      Niveau 2 Groupe public ou page Facebook avec un objectif d’attirer les publics
externes directs ( amis, amis d’amis) pour constituer un noyau de relations autour
des Clubs .
       Niveau 3 Une Page Collaborative administrée par l’ADG incluant un editeur
de chaque Club constitutif, et permettant une visibilité Publique unique pour le
secteur concerné ( 7 Clubs Pyrénées Comminges) Cette solution a été acceptée sans
difficultés alors même que deux clubs faisant partie de la même ville ne voulaient
pas gérer une page commune. L’option départementale étendue a été la solution.
       Une première évaluation devrait être faite avant le 30 Juin pour être exposée
en Juillet à la coordination Zonale » Image Publique » à Massy Palaiseau.
      24/ Animation des réseaux sociaux :
      Le nombre de membres publiant s’accroit très légèrement, mais le nombre de
publications ne reflète pas encore l’activité réelle des Clubs. Les organisateurs
d’évènements susceptibles d’attirer du Public font des demandes par mail de
publication dans le site du district, et ne savent pas qu’ils peuvent diffuser
directement dans la Page du District, malgré les informations qui leur ont été
communiquées par mailing, par lettre du gouverneur, par articles Facebook, par
exposé en réunions SFPE ou assemblées. Sur ce plan la communication est difficile à
passer.

Toutefois J’ai noté plus d’intérêt aux réseaux sociaux dans les conversations
off au sein de l’assemblée de district que l’année dernière. En outre Alors que cela
avait été tenté l’année dernière, cette année les ADG semblent avoir compris
l’intérêt de fonctionner en réseau avec les réseaux sociaux. La constitution du
Groupe fermé Facebook District 1700 ADG – Comité en est un bon exemple .Cela
doit pouvoir constituer une base solide de développement.

      25/ Le Site du district et sites des Clubs
       Le site du district a été lancé le 1er Septembre 2017, et a connu d’entrée de
sérieux problèmes du fait d’un lancement trop rapide. Il a fallu adapter des liens sur
l’ancien site. Le résultat en est encore un site mal référencé auprès de Google, mais
pour lequel les fonctionnalités Conférence, assemblée, billetterie, sont a peu près
terminées, Les liens vers la composition du district doivent être refaits
conformément au projet RODI.
      La Page d’accueil des mini sites de Club a été refondue pour permettre plus
d’informations et plus de personnalisation. Elle devrait être mise a disposition des
Clubs avant la fin de l’exercice 2017/2018 ( avant le 30 Juin)
      Les fonctionnalités permettant aux membres du district d’accéder à l’espace
membre sont en place, il faudra mettre en place des formations spécifiques pour les
assurer. Chaque Club aura la possibilité de gérer un Mini site de Club doté d’une
Page d’accueil analogue a celle du district, disposant d’informations sur le Club son
bureau, ses membres, ses évènements, et permettant d’accéder directement au
Site du District, et ceci sans connaissance nécessaire du HTML, avec des outils de
type Word....
      La publication d’outils d’information ou de formation du type Minute
Rotarienne, ABC Illettrisme, Unesco etc. Sont en place, et pourront être maintenues
par leurs animateurs directement sans intervention d’un Webmaster.
      Des possibilités Collaboratives sont à l’étude.

Par ailleurs, il est Prévu que les Clubs Rotaracts et Interacts se rattachent au
site du district selon le même protocole, il faut juste y intégrer les fichiers des
membres et des Clubs ( avec N° CRIC et NIM).
      Le site est évolutif, et il est necessaire de se constituer une équipe formée de
Webmasters du district connaissant les modules et Template DNN de RODI
Platform pour pouvoir y intervenir. Il sera possible par exemple de créer un module
gestion comptable de club, gestion d’évènements, statistiques etc....

                                 3/ Pour aller plus loin

      31/ Solliciter un Réseau Communicants
      Sur ce Plan là, il est envisagé de solliciter l’avis des « Communicants
professionnels des Clubs » En effet, il est dommage d’avoir un potentiel de
ressources , véritables professionnels dans les Clubs et de continuer à « Bricoler »
au niveau de la collaboration interclubs. Leur consultation peut revêtir plusieurs
formes, la plus simple serait une video conférence, la plus fructueuse serait une
réunion technique Communication pour élaborer un Plan d’action adapté aux
Clubs... Un dispositif est à mettre en œuvre.
    32/ Mettre en œuvre un Schéma Directeur agréé par les Gouverneurs, élus,
nommés et successifs.
       Les Webmasters travaillant sur le site du district ont noté lors de leur dernière
réunion Bilan qu’il n’était pas tenable de changer de politique de communication
tous les ans, Il sera donc élaboré un schéma directeur qui sera proposé aux
Gouverneurs à venir avec l’aval du Gouverneur actuel. Ce qui constituera une sorte
de Plan de Leadership sur 3 ans minimum, 5 ans souhaités ! Ce Schéma Directeur
devrait s’imposer aux responsables de la Commission qui sera en charge de son
déploiement.

3/ En Conclusion

       La Politique d’Image et de Communication du district est en train de se
construire sur un socle Web tourné vers plus d’interactivité avec les Clubs, et plus
de collaboration interclubs, cela correspond à une demande d’une majorité de
Rotariens. En revanche cela demande de reconsidérer sérieusement l’organisation
de la communication interne afin de faire la part plus importante sinon exclusive,
aux Clubs ou aux regroupements de Clubs . La communication ne peut en aucun cas
n’être que l’émanation d’une équipe du district, elle doit s’appuyer largement sur
les communicants et bureaux des Clubs... Nous pensons que c’est sur cette trame
que nous pouvons véritablement adosser un Plan d’Action pour renforcer l’Image
Publique du Rotary.

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