CC-01 Règlement de certification - Ovocom
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CC-01
Ver 0.19
3
Règlement de certification
HISTORIQUE DU DOCUMENT
Version et date Portée de la Date ultime
Motifs de la révision
d’approbation révision d’application
Modification des obligations contractuelles Point 9.2
pour les entreprises FCA concernant les
mises à jour du standard et le traitement
des données personnelles
0.16 Version française uniquement : Point 10.3
remplacement d’un alinéa en néerlandais 04/06/2018
04/06/2018
par sa version française
Ajout de clauses au niveau du contrat Annexe 7
entre OCI et OVOCOM concernant les
mises à jour du standard et le traitement
des données personnelles
0.17 Modification suite à la modification du Point 8.10
1/10/2018
03/07/2018 module 3 du document BT-04
0.18 Qualification urgente d’un candidat- Point 6.3.6.4.4
07/08/2018
07/09/2018 auditeur
Ajout d’une précision concernant la sous- Point 8.8
0.19 traitance d’un ordre de transport FCA par 15/01/2021
15/01/2021 un transporteur routier cautionné
Mise en place de frais administratifs Point 5.1 28/02/2021
2 CC01_v0.19Table des matières
1. PRINCIPES ................................................................................................................................................. 6
1.1. INTRODUCTION ............................................................................................................................................ 6
1.2. CHAMP D’APPLICATION DE CE DOCUMENT ......................................................................................................... 6
1.3. DETERMINATION DU SCOPE DU STANDARD FEED CHAIN ALLIANCE ......................................................................... 6
1.3.1. Séparation entre les activités FCA et non FCA ................................................................................. 6
1.3.2. Production vis-à-vis des services ..................................................................................................... 7
1.4. RENVOI AUX NORMES.................................................................................................................................... 7
1.5. DEFINITIONS ............................................................................................................................................... 7
1.6. MODIFICATIONS AU DOCUMENT CC-01 REGLEMENT DE CERTIFICATION .................................................................. 9
1.7. CONFIDENTIALITE ......................................................................................................................................... 9
1.8. DENOMINATION DU STANDARD ..................................................................................................................... 10
2. SURVEILLANCE PAR OVOCOM ................................................................................................................ 10
2.1. AUDITS DE L’ORGANISME DE CERTIFICATION PAR OVOCOM .............................................................................. 10
2.2. AUDIT SUPPLEMENTAIRE D’UN PARTICIPANT A LA DEMANDE D’OVOCOM ............................................................ 10
2.3. SANCTIONS PRISES PAR OVOCOM VIS-A-VIS D’UN ORGANISME DE CERTIFICATION ................................................. 11
3. COMMUNICATION .................................................................................................................................. 12
3.1. PUBLICATIONS PAR OVOCOM ..................................................................................................................... 12
3.2. MODIFICATIONS AU SEIN DE L‘OCI ................................................................................................................ 12
3.3. ARRET DE LA CERTIFICATION FCA PAR UN OCI ................................................................................................. 12
3.4. DONNEES PORTANT SUR LES AUDITEURS ......................................................................................................... 13
4. LA MARQUE ............................................................................................................................................ 13
4.1. GENERALITES............................................................................................................................................. 13
4.2. UTILISATION DU LOGO PAR LE PARTICIPANT ..................................................................................................... 13
4.3. UTILISATION DU LOGO PAR L’OCI .................................................................................................................. 14
4.4. NON-CONFORMITES LORS DE L’UTILISATION DU LOGO........................................................................................ 14
4.5. SANCTIONS ............................................................................................................................................... 14
4.6. TRANSITION .............................................................................................................................................. 14
5. REGLEMENT SUR LES REDEVANCES ......................................................................................................... 15
5.1. GENERALITES............................................................................................................................................. 15
5.2. CALCUL DE LA REDEVANCE OVOCOM ........................................................................................................... 16
5.2.1. Entreprise avec un seul site ........................................................................................................... 16
5.2.2. Entreprise multisite ....................................................................................................................... 16
5.2.3. Redevance lors de la délivrance d’une attestation ........................................................................ 17
6. ACCEPTATION D’UN OCI PAR OVOCOM .................................................................................................. 17
6.1. APPROBATION DES ORGANISMES DE CERTIFICATION ......................................................................................... 17
6.1.1. Généralités .................................................................................................................................... 17
6.1.2. Demande ....................................................................................................................................... 17
6.1.3. Confirmation de la recevabilité de la demande............................................................................. 19
6.1.4. Approbation .................................................................................................................................. 19
6.1.5. Frais liés à la certification FCA ....................................................................................................... 19
6.2. ACCREDITATION ......................................................................................................................................... 20
3 CC01_v0.196.2.1. Existence d’une accréditation spécifique pour la certification FCA au niveau national ................ 20
6.2.2. Normes d’accréditation ................................................................................................................. 21
6.3. PERSONNEL DES ORGANISMES DE CERTIFICATION .............................................................................................. 22
6.3.1. Personnel administratif ................................................................................................................. 22
6.3.2. Experts techniques ........................................................................................................................ 22
6.3.3. Technical reviewer ......................................................................................................................... 22
6.3.4. Désignation d’un coordinateur FCA ............................................................................................... 22
6.3.5. Echantillonneurs (uniquement si certification de produit) ............................................................ 23
6.3.6. Auditeurs ....................................................................................................................................... 23
7. CYCLE D’AUDIT ....................................................................................................................................... 34
7.1. GÉNÉRALITÉS............................................................................................................................................. 34
7.2. AUDITS DE CERTIFICATION INITIALE ................................................................................................................ 36
7.2.1. Audit d’Étape 1 ou Audit documentaire ........................................................................................ 36
7.2.2. Audit d’Étape 2 .............................................................................................................................. 37
7.3. AUDITS INTERMÉDIAIRES (OU DE SURVEILLANCE) ANNONCÉS ............................................................................... 38
7.4. AUDITS INTERMÉDIAIRES (OU DE SURVEILLANCE) NON ANNONCÉS OU INOPINÉS ...................................................... 38
7.5. AUDIT DE RAPPEL OU DE RENOUVELLEMENT..................................................................................................... 39
7.6. AUDITS PARTICULIERS.................................................................................................................................. 39
7.6.1. Audits d’extension ......................................................................................................................... 39
7.6.2. Audits avec un préavis très court .................................................................................................. 40
8. DURÉES D’AUDIT .................................................................................................................................... 40
8.1. GÉNÉRALITÉS............................................................................................................................................. 40
8.2. AUDIT DE CERTIFICATION INITIALE .................................................................................................................. 40
8.3. AUTRES AUDITS.......................................................................................................................................... 41
8.4. ENTREPRISE AVEC PLUSIEURS ACTIVITÉS .......................................................................................................... 42
8.5. ENTREPRISE AVEC PLUSIEURS SITES (MULTISITE) ................................................................................................ 43
8.5.1. Siège principal et sites font exclusivement de la production ......................................................... 43
8.5.2. Siège principal et sites prestent exclusivement des services ......................................................... 43
8.5.3. Combinaison de sites de production et de services ....................................................................... 44
8.5.4. Cas particulier : activité exclusive de stockage et de manutention sur un site ............................. 44
8.6. DÉROGATIONS ........................................................................................................................................... 44
8.6.1. Augmentation de la durée et/ou de la fréquence d’audit ............................................................. 44
8.6.2. Diminution de la durée et/ou de la fréquence d’audit .................................................................. 45
8.6.3. Dérogation pour cause d’instabilité ou de calamité naturelle ...................................................... 45
8.7. ADRESSE DE FACTURATION ........................................................................................................................... 47
8.8. CAUTIONNEMENT D’UN TRANSPORTEUR ROUTIER ............................................................................................. 47
8.9. CAUTIONNEMENT D’UN NÉGOCIANT INTERMÉDIAIRE ......................................................................................... 48
8.10. AUDIT DANS LE CADRE DU DOCUMENT ‘BT-04 : ACHAT : PROTOCOLES SPÉCIFIQUES D’ACHAT’ – MODULE 3 ............ 49
9. DÉROULEMENT DE L’AUDIT .................................................................................................................... 51
9.1. GÉNÉRALITÉS............................................................................................................................................. 51
9.2. DEMANDE D’AUDIT PAR LE PARTICIPANT ......................................................................................................... 52
9.3. SCOPE DE CERTIFICATION ............................................................................................................................. 53
9.4. CLASSIFICATION DES NON-CONFORMITES ........................................................................................................ 55
9.5. LE RAPPORT D’AUDIT................................................................................................................................... 56
9.6. CONTRÔLE DES RAPPORTS ............................................................................................................................ 56
9.7. CHANGEMENT D’ORGANISME DE CERTIFICATION ............................................................................................... 56
9.7.1. Changement volontaire d’organisme de certification ................................................................... 56
4 CC01_v0.199.7.2. Changement involontaire d’organisme de certification ................................................................ 57
9.8. SOUS-TRAITANCE D’UN AUDIT ....................................................................................................................... 57
10. DÉROULEMENT DE LA CERTIFICATION ................................................................................................ 58
10.1. VÉRIFICATION TECHNIQUE DU DOSSIER ....................................................................................................... 58
10.2. COMITÉ DE CERTIFICATION ....................................................................................................................... 58
10.3. EMISSION DU CERTIFICAT ......................................................................................................................... 58
11. SANCTIONS PRISES PAR L’ORGANISME DE CERTIFICATION VIS-À-VIS DU PARTICIPANT ...................... 62
ANNEXE 1: CLASSEMENT DES ACTIVITES DE PRODUCTION ET DE SERVICES AU SENS DU STANDARD FCA ...... 63
ANNEXE 2: QUALIFICATIONS DES AUDITEURS : DOSSIER DE BASE .................................................................. 70
ANNEXE 3: QUALIFICATIONS DES AUDITEURS : ACTUALISATION ANNUELLE .................................................. 72
ANNEXE 4 : REPRESENTATION DE LA MARQUE (LOGO) .................................................................................. 74
ANNEXE 5 : INFORMATIONS MINIMALES PRESENTES SUR UN CERTIFICAT FCA .............................................. 76
ANNEXE 6: FORMULAIRE DE DEMANDE POUR ORGANISME DE CERTIFICATION ............................................. 78
ANNEXE 7: CONTRAT ENTRE L’ASBL OVOCOM ET UN ORGANISME DE CERTIFICATION (FCA) ......................... 81
ANNEXE 8: RECAPITULATIF DES DOMAINES PERTINENTS ............................................................................... 85
© asbl OVOCOM vzw
5 CC01_v0.19CC-01 : Règlement de certification
1. Principes
1.1. Introduction
Ce Règlement de Certification prévoit la certification des participants, appliquant les exigences du
standard Feed Chain Alliance (FCA), par des organismes de certification (OCI) qui sont approuvés par
OVOCOM.
Le Règlement de Certification d’OVOCOM précise les exigences pour les participants et pour les
organismes de certification certifiant les participants au système Feed Chain Alliance.
1.2. Champ d’application de ce document
Les exigences de ce document constituent le Règlement de certification d’OVOCOM. Il décrit les
exigences posées aux organismes de certification et à leurs auditeurs ainsi que la manière dont un
organisme de certification introduit une demande pour être autorisé à contrôler l’application du
standard Feed Chain Alliance. Ce document décrit également la manière dont un participant à ce
système doit être évalué et la manière dont se déroule la délivrance proprement dite du certificat.
Ce Règlement reprend également certains droits et devoirs du participant.
Ce document expose les exigences posées à la certification d’entreprises qui appliquent les chapitres
et les annexes techniques qui constituent le standard Feed Chain Alliance.
D’autres documents peuvent également être d’application :
Domaine d’application Titre du document OVOCOM
litiges et procédure de traitement OV-05
vérification des débits de viande CC-03
vérification des entreprises de transport fluvial CC-04
1.3. Détermination du scope du standard Feed Chain Alliance
1.3.1. Séparation entre les activités FCA et non FCA
Une activité d’une entreprise ne peut être certifiée Feed Chain Alliance qu’à la condition expresse que
toutes les activités exercées par l’entreprise et tombant dans le champ d’application du standard
soient également certifiées.
Il est néanmoins possible de déroger à cette règle si l’activité certifiée Feed Chain Alliance est séparée
physiquement des autres activités non certifiées Feed Chain Alliance (p.ex. ligne de production
totalement séparée sans utilisation d’une étape de manutention commune, sacs non Feed Chain
Alliance à côté de produits Feed Chain Alliance en vrac, une entité juridique avec 3 sites dont l’un
n’est pas certifié Feed Chain Alliance, etc). Dans ce cas, il est très important que le participant, qui
offre un produit qui n’est pas certifié selon le standard Feed Chain Alliance, communique le statut de
celui-ci au preneur au plus tard lors de la commande. La phrase suivante « Les marchandises fournies
ne disposent pas d’un statut de certification tel que décrit dans le schéma de certification Feed Chain
Alliance » ou « Les marchandises fournies ne sont pas certifiées Feed Chain Alliance » doit, soit être
mentionnée dans le contrat de vente, soit communiquée d’une autre manière écrite au preneur.
6 CC01_v0.191.3.2. Production vis-à-vis des services
L’annexe 1 reprend une liste non exhaustive d’activités pouvant être considérées soit comme
« production », soit comme « service ».
Au sens de production, il faut comprendre ici la production d’un aliment pour animaux ou d’un « flux
connexe à transformer » dans le but d’être mis sur le marché et non pour une utilisation au sein de
l’entreprise (p.ex. un fabricant d’aliments composés peut fabriquer un prémélange avec un additif et
un support et l’utiliser dans sa propre fabrication, sans le mettre sur le marché. Dans ce cas, il ne
produit pas un prémélange au sens de ce Règlement et cette production ne doit donc pas être reprise
dans le scope de certification. Elle doit être considérée comme une étape de la fabrication d’aliments
composés).
1.4. Renvoi aux normes
Sauf restrictions spécifiques indiquées dans ce document, il est fait référence aux documents ci-
dessous dans le cadre de l’accréditation des organismes de certification habilités à procéder à la
certification d’entreprises appliquant le standard Feed Chain Alliance.
- ISO/IEC 17065:2012, Evaluation de la conformité – Exigences pour les organismes certifiant
les produits, les procédés et les services ;
- ISO/IEC 17021:2006, Évaluation de la conformité - Exigences pour les organismes procédant
à l'audit et à la certification de systèmes de management ;
- ISO 19011:2011, Lignes directrices pour l’audit des systèmes de management de la qualité
et/ou de management environnemental.
1.5. Définitions
Pour ce document, ce sont les définitions pertinentes reprises au chapitre BC-01 du standard Feed
Chain Alliance et dans l’ISO 19011, ainsi que les définitions suivantes, qui sont d’application :
Activité Feed Chain Alliance : activité développée par le participant et tombant sous le champ
d’application de son certificat Feed Chain Alliance.
Audit de mesures de correction : audit supplémentaire ayant pour but de vérifier la mise en
œuvre par l’entreprise des mesures de correction prises suite à la constatation de non-conformités.
Auditeur « freelance » : auditeur qui réalise des audits pour plus d’un organisme de certification et
qui est repris sur la liste publique des auditeurs reconnus par OVOCOM pour ces différents
organismes.
Candidat-auditeur : personne désignée par un organisme de certification et qui n’est pas, ou plus,
reprise sur la liste publique des auditeurs reconnus par OVOCOM pour cet organisme.
Certificat Feed Chain Alliance : document délivré par un organisme de certification reconnu,
démontrant que le participant satisfait aux exigences du standard Feed Chain Alliance ainsi qu’à toute
exigence supplémentaire reprise dans ce règlement de certification, pour autant que d’application.
Code NACE : classification des entreprises, en fonction du secteur dans lequel elles sont actives, et
utilisée sur le plan international (cf. annexe I du Règlement (CE) n°1893/2006 du Parlement européen
et du Conseil du 20 décembre 2006 établissant la nomenclature statistique des activités économiques
7 CC01_v0.19NACE Rév. 2 et modifiant le règlement (CEE) n° 3037/90 du Conseil ainsi que certains
règlements (CE) relatifs à des domaines statistiques spécifiques).
Coordinateur FCA : personne responsable au sein de l’organisme de certification disposant de
l’expertise nécessaire pour la mise en œuvre et le maintien de la conformité avec les exigences Feed
Chain Alliance. Cette personne devra également être la personne de contact responsable.
Groupe d’accréditation : répartition des activités Feed Chain Alliance telle qu’appliquée par Belac et
basée respectivement sur les codes EAC et les code NACE.
Guide Autocontrôle Alimentation animale : le guide autocontrôle tel qu’introduit par OVOCOM et
approuvé, en Belgique, par l’Agence Fédérale pour la Sécurité de la Chaine Alimentaire (AFSCA),
numéro de dossier G-001.
Equivalent temps plein (ETP) : Dans le cadre du calcul des redevances annuelles ou de la durée
d’audit pour un prestataire de service, un équivalent temps plein est la mesure d’une charge de travail
consacrée aux activités et/ou aux produits certifiés Feed Chain Alliance sur une période d’un an.
A titre d’exemple, un responsable qualité ou un chauffeur roulant avec un camion pouvant réaliser un
transport d’aliments pour animaux doivent généralement être considérés comme un ETP. Un
dispatcher ou un responsable de silo partageant leur temps de travail entre des activités liées aux
aliments pour animaux et d’autres sans relation aucune avec ce secteur ont, en proportion, un ETP
inférieur à 1.
FCA : acronyme pour ‘Feed Chain Alliance’.
Feed Chain Alliance : dénomination d’un des standards développés et gérés par OVOCOM asbl.
Cette dénomination a remplacé la dénomination ‘GMP Aliments pour animaux’ en 2015 (à partir du
22/05/2015).
GMP Aliments pour animaux : dénomination d’un des standards développés et gérés par OVOCOM
asbl. La dénomination de ce standard a été modifiée en 2015 et remplacée par ‘Feed Chain Alliance’ à
partir du 22/05/2015.
IAF : "International Accreditation Forum” (http://www.iaf.nu).
MLA : Multilateral Agreement, la convention multilatérale entre les différents organismes
d’accréditation européens, par laquelle les organismes d’accréditation qui en font partie déclarent se
reconnaître mutuellement.
Organisation multisite : une organisation multisite est une organisation disposant d’un siège
central (dénommé ultérieurement “siège principal”) où certaines activités sont planifiées et contrôlées
ainsi qu’un réseau de divisions locales (sites) où sont exercées ces activités.
Pareille organisation ne doit pas nécessairement se composer d’un seul siège juridique, mais tous les
sites doivent disposer au minimum d’un lien juridique ou contractuel avec le siège principal et doivent
être soumis au même système de qualité central que celui géré dans le siège principal. Le siège
principal est autorisé à prendre des mesures correctives vis-à-vis de ce site.
Organisme de Certification (OCI) : organisation accrédité par Belac (ou par un organisme
d’accréditation étranger, lui-même faisant partie du « Multilateral Agreement » (MLA) de la
« European Cooperation for Accreditation » (EA) (domaine d’application : certification de systèmes de
qualité) et ayant signé une convention avec OVOCOM ASBL.
8 CC01_v0.19Participant : l'entreprise qui satisfait aux dispositions du standard Feed Chain Alliance et à qui, en
vertu de ce Règlement de certification (CC-01), un certificat FCA a été délivré pour une ou plusieurs
unités d’entreprise exploitée(s) par lui, et qui a ainsi obtenu le droit d’usage de la Marque. Le
participant n’a pas le droit d’octroyer lui-même des sous-licences.
Standard Feed Chain Alliance ou Standard FCA : voir Feed Chain Alliance
Technical reviewer: personne responsable au sein de l’organisme de certification disposant de
l’expertise nécessaire pour l’évaluation technique des rapports d’audit. Le coordinateur FCA peut
également être technical reviewer.
1.6. Modifications au document CC-01 règlement de certification
Le Règlement de Certification est périodiquement mis à jour. En tant qu’outil pour les utilisateurs,
chaque révision du Règlement de Certification est publiée, avec les passages modifiés surlignés en
gris. Le document est aussi disponible dans une version où les modifications ne sont pas visibles.
OVOCOM fixe une date pour laquelle une nouvelle version du Règlement de certification doit avoir été
mise en œuvre. La date d’entrée en vigueur doit laisser suffisamment de temps aux organismes de
certification pour répercuter et mettre en œuvre la modification.
Lorsque la date d’entrée en vigueur n’est pas précisée, il est considéré que les modifications doivent
être mises en œuvre au plus tard dans les 6 mois à compter de la date de révision du document.
Le fait de ne pas mettre en œuvre la modification requise pour la date d’entrée en vigueur peut
donner lieu à des sanctions telles que décrites au point 2.3.
OVOCOM, en tant que gestionnaire du système Feed Chain Alliance, peut apporter des modifications
au niveau des documents constitutifs du système. Ces modifications sont alors applicables aux
contrats en cours.
1.7. Confidentialité
OVOCOM garantit à tous les niveaux de son organisation le caractère confidentiel des informations
obtenues dans le cadre des activités menant à l’approbation de l’OC et provenant du participant. Sauf
disposition contraire dans le document, aucune information confidentielle sur un organisme de
certification/participant déterminé ne peut être communiquée à un tiers sans l’autorisation écrite de
l’organisme en question/participant.
Si la divulgation d’informations à un tiers est légalement rendue obligatoire, l’organisme de
certification/participant doit être tenu au courant des informations communiquées, comme la loi l’y
autorise.
Toute plainte communiquée à OVOCOM est instruite de manière confidentielle et en préservant
l’anonymat des sources (cf. document OV-05).
Chaque incident communiqué à OVOCOM sera traité confidentiellement et anonymement (cf.
document ‘BT-17: Gestion d’incident et de crise : communication à OVOCOM et à l’organisme de
certification’).
Sauf mention contraire dans le document BT-17, OVOCOM ne transmet pas d’informations
confidentielles à propos d’une entreprise (ou d’un organisme de certification) déterminé à des tiers,
sans autorisation écrite de l’entreprise (ou de l’organisme de certification) concerné(e).
La communication quant à un incident se fera uniquement entre les parties concernées. OVOCOM
n’utilisera en aucun cas les informations obtenues en dehors du cadre de son propre système de
gestion de crise.
9 CC01_v0.19Lorsqu’un incident concerne des entreprises couvertes par d’autres systèmes que le standard FCA et
avec lesquelles OVOCOM dispose d’un accord d’interchangeabilité (voir liste en annexe I du document
BT-17), les informations relatives à l’incident seront communiquées aux systèmes concernés.
Lorsque l’entreprise notifiante est un prestataire de services (transporteur, entreprise de stockage et
manutention) et n’est donc pas le propriétaire légal de l’aliment pour animaux ou du flux connexe à
transformer, l’information n’est pas relayée aux schémas repris dans l’annexe I du document BT-17 et
qui pourraient éventuellement être concernés. La responsabilité de la notification à destination de ces
schémas est laissée au propriétaire légal de l’aliment pour animaux ou du flux connexe à transformer.
En aucun cas, OVOCOM ne réalise une notification en lieu et place de l’entreprise. Celle-ci reste
responsable vis-à-vis de ces obligations légales en matière de notification et de gestion des risques.
1.8. Dénomination du standard
Le standard, propriété d’OVOCOM, est dénommé : Feed Chain Alliance.
La dénomination est en langue anglaise et n’est pas destinée à être traduite.
Jusqu’au 21/05/2015, le standard était dénommé :
- « GMP Aliments pour animaux » en langue française ;
- « GMP Animal Feed » en langue anglaise ;
- « GMP Dierenvoeders » en langue néerlandaise. La dénomination « GMP Diervoeders » est
également acceptable, sauf dans l’utilisation du logo (cf. point 4) ;
- « GMP Tierfutter » en langue allemande.
Ces dénominations restent valides durant toute la période de transition définie au point 4.6.
2. Surveillance par OVOCOM
2.1. Audits de l’organisme de certification par OVOCOM
OVOCOM se réserve le droit de se rendre au siège social des organismes de certification, sur une base
périodique et de façon aléatoire, et cela indépendamment des contrôles d’autres instances, pour
vérifier si un organisme de certification satisfait en permanence aux exigences posées dans le présent
document.
OVOCOM a aussi le droit d’accompagner chaque auditeur, en audit, au minimum une fois par an, afin
de vérifier si le standard Feed Chain Alliance est correctement contrôlé.
En cas de non-conformités, l’organisme de certification doit apporter toutes les corrections nécessaires
dans le délai qu’OVOCOM juge raisonnable. OVOCOM décide du suivi nécessaire, ce qui peut inclure
des sanctions.
En cas de différence d’interprétation entre OVOCOM et l’organisme d’accréditation, une concertation
préalable entre OVOCOM et l’organisme d’accréditation doit être menée. Les résultats de cette
concertation relatives à l’interprétation de ce point doivent être communiqués à l’organisme de
certification avant toute mise en œuvre, par ce dernier, d’actions correctives.
2.2. Audit supplémentaire d’un participant à la demande d’OVOCOM
OVOCOM peut demander à un organisme de certification de procéder à un audit d’une entreprise
certifiée, s’il y a des indications d’une infraction grave. OVOCOM a le droit d’être présente à cette
occasion.
Ces audits sont réalisés aux frais d’OVOCOM (conformément aux tarifs déterminés contractuellement)
sauf si, sur base de cet audit, une infraction grave au standard FCA (au moins une non-conformité A)
est mise en évidence. Dans ce cas, le coût de l’audit est à charge du participant.
10 CC01_v0.19L’organisme de certification prévoit dans son contrat avec le participant, une clause qui autorise
OVOCOM à assister à un audit de l’organisme de certification (cf. point 9.2).
Dans le cadre de la gestion des incidents (cf. document ‘BT-17 : Gestion d’incident et de crise :
communication à OVOCOM et à l’organisme de certification’), OVOCOM peut demander à un
organisme de certification de procéder à un audit ciblé d’une entreprise certifiée lorsque l’entreprise
certifiée est susceptible d’être concernée, à quelque degré que ce soit, par un incident. Cet audit ciblé
est réalisé aux frais d’OVOCOM (conformément aux tarifs déterminés contractuellement) sauf si, sur
base de cet audit, une infraction grave au standard FCA (au moins une non-conformité A) est mise en
évidence.
2.3. Sanctions prises par OVOCOM vis-à-vis d’un organisme de
certification
La liste suivante contient des non-conformités qui peuvent donner lieu à un avertissement ou à une
suspension de la part d’OVOCOM, à l’adresse d’un organisme de certification :
a. le non-respect des règles définies dans le présent document ;
b. l’usage abusif de l’approbation par OVOCOM ;
c. en cas d’infraction aux exigences d’approbation par OVOCOM ;
d. le non-respect des obligations financières à l’égard d’OVOCOM ;
e. le fait de jeter le discrédit sur OVOCOM asbl ou sur un des standards gérés par OVOCOM ;
f. le retrait, la suspension ou la résiliation de son accréditation ;
g. pour des raisons spécifiquement invoquées par OVOCOM ou formellement convenues entre
l’organisme de certification et OVOCOM ;
h. la preuve d’une négligence.
Le Conseil d’Administration d’OVOCOM peut infliger les sanctions suivantes à l’OCI concerné, sanctions
en rapport avec la gravité des faits :
a. soit donner un avertissement assorti d’un délai permettant à l’OCI de remédier aux
défaillances de façon vérifiable. Si l’OCI ne devait pas se mettre en règle dans le délai imparti,
une autre sanction devrait être appliquée. Au cours d’une période de 12 mois et pour une
non-conformité identique, l’avertissement ne peut servir qu’une seule fois en tant que
sanction ;
b. soit suspendre la convention (en tout ou en partie) jusqu’à ce qu’il soit remédié de façon
démontrable aux défaillances, en manière telle que, pendant la suspension, l’OCI ne soit plus
en mesure d’exercer ses activités ;
c. soit ne pas prolonger la convention avec l’OCI concerné, en manière telle que l’OCI concerné
ne puisse plus, par la suite, continuer à exercer ses activités ;
d. soit rompre la convention avec une courte période de préavis, en manière telle que l’OCI ne
puisse plus continuer à exercer ses activités ;
e. rompre la convention avec effet immédiat, en manière telle que l’OCI concerné arrête
d’exercer immédiatement ses activités.
Pour chacune de ces sanctions, le Conseil d’Administration peut décider de communiquer sa décision
via le site web d’OVOCOM et/ou d’une autre manière.
Un organisme de certification dont la convention a été suspendue, non prolongée ou rompue, n’est
pas habilité pour l’exécution d’audits. Tous les audits prévus pendant la période de suspension doivent
être réalisés par un autre organisme de certification approuvé. L’organisme de certification suspendu
est responsable de l’organisation de cet audit, et cela en concertation avec l’entreprise.
L’organisme de certification, dont la convention est suspendue, transmet à OVOCOM la liste de tous
les audits planifiés sur la période ainsi que l’ (les) organisme(s) pressenti(s) pour réaliser les audits
durant cette période de suspension. La version actualisée de cette liste doit être envoyée à OVOCOM
lors de chaque adaptation.
11 CC01_v0.19La suspension d’un OCI par OVOCOM n’entraîne pas de facto l’annulation des contrats entre cet OCI
et les participants certifiés par ce dernier. Durant la période pendant laquelle la convention est
suspendue, l’organisme de certification reste responsable du maintien, de la suspension ou du retrait
éventuels des certificats délivrés par ses soins.
En cas de litige entre OVOCOM et l’organisme de certification, il est renvoyé à la procédure de recours
et de sanction OV-05, chapitre 3. Les procédures citées dans le document OV-05 doivent avoir été
épuisées avant de pouvoir porter le litige devant les cours et tribunaux. Seul le droit belge est
applicable à la présente convention et seuls les cours et tribunaux de Bruxelles sont compétents.
3. Communication
3.1. Publications par OVOCOM
OVOCOM publie régulièrement des versions adaptées du standard Feed Chain Alliance (voir point 1.6).
OVOCOM informe également les intéressés des faits en rapport avec ce standard par des bulletins
d’information réguliers.
OVOCOM publie aussi sur son site web :
- la liste reprenant les OCI reconnus ;
- la liste reprenant les auditeurs reconnus par OCI ;
- la liste reprenant les entreprises FCA ;
- la liste reprenant les entreprises FCA suspendues ;
- les infractions d’entreprises.
3.2. Modifications au sein de l‘OCI
L’organisme de certification communique par écrit toute modification le concernant au minimum 4
semaines avant ladite modification, en ce qui concerne :
- son statut légal, commercial ou organisationnel ;
- son personnel, ses installations, son équipement, son cadre de travail, si cette information est
importante dans le cadre de la certification du standard Feed Chain Alliance ;
- toute autre matière susceptible d’affecter la compétence, la portée des activités accréditées
ou la conformité avec le présent document.
OVOCOM évalue les informations fournies dans un délai de 4 semaines et formule une réponse
proportionnelle à l’importance des modifications. L’action peut aller d’une absence d’intervention au
retrait de l’approbation.
Toute autre information demandée par OVOCOM, dans le cadre du standard Feed Chain Alliance, doit
lui être transmise endéans les 4 semaines, sauf si un autre délai est mentionné.
3.3. Arrêt de la certification FCA par un OCI
Lorsqu’un OCI souhaite arrêter partiellement ou complètement ses activités relatives à la certification
FCA, il est tenu de le notifier au minimum trois mois à l’avance à OVOCOM.
L’OCI doit élaborer un règlement pour le transfert des certificats en cours vers un autre OCI reconnu
par OVOCOM, aux mêmes conditions contractuelles convenues avec les entreprises, et couvrant au
minimum la durée restante du contrat. L’OCI qui arrête ses activités reste responsable jusqu’au
prochain audit réalisé par l’OCI reprenant la certification. Dans le cas où un audit doit être urgemment
réalisé (p.ex. risques graves pour la sécurité alimentaire ou infractions majeures), l’OCI responsable
doit prendre les mesures nécessaires, conjointement avec l’OCI reprenant la certification.
12 CC01_v0.19Dans le cadre du règlement de transfert, les entreprises doivent être informées et avoir l’opportunité,
si elles le souhaitent, de faire appel dans les délais à un autre OCI reconnu par OVOCOM.
OVOCOM évalue les informations reçues dans un délai de 4 semaines et formule une réponse.
3.4. Données portant sur les auditeurs
L’OCI doit communiquer les données concernant ses auditeurs à OVOCOM (voir point 6.3.6). A côté
de ce dossier de base initial (annexe 2), une actualisation annuelle doit être réalisée (annexe 3). Y
sont également compris :
- le nombre d’audits par an et par activité ;
- le scope par auditeur ;
- les mesures prises par l’OCI lorsque l’auditeur a réalisé entre les 5 et 10 audits.
Lorsque les documents pour l’actualisation annuelle ne sont pas en possession d’OVOCOM au 31
janvier, l’auditeur sera biffé de la liste des auditeurs reconnus jusqu’à ce que les données demandées
soient communiquées. Dans l’intervalle, l’auditeur ne peut plus exercer ses activités.
4. La marque
4.1. Généralités
Le détenteur des droits exclusifs de la marque est l’ASBL OVOCOM. OVOCOM se réserve le droit
d’établir d’autres règles en relation avec l’usage du logo.
La marque ou le logo (représenté(e) en annexe 4) est décliné sous deux formes :
1) un ensemble composé d’un dessin composé de cercles et de la lettre Q stylisée accompagné
successivement par deux groupes de mots, respectivement « Feed Chain Alliance » et
« together for safety and quality ». Cette forme sera utilisée préférentiellement sur les
documents autres que les étiquettes.
2) un ensemble composé d’un dessin composé de cercles et de la lettre Q stylisée entouré par
deux groupes de mots, respectivement « Feed Chain Alliance » et « together for safety and
quality », séparés par un gros point. Cette forme sera utilisée préférentiellement sur les
conditionnements (sac, fût, boite, etc) ainsi que sur les étiquettes. Elle peut aussi être utilisée
sous forme d’estampille.
4.2. Utilisation du logo par le participant
Le titulaire d’un certificat FCA (et donc pas le titulaire d’une attestation FCA) est habilité à utiliser le
logo ou la marque dont question au point 4.1 :
a. à l’unité d’entreprise pour laquelle le certificat a été attribué ;
b. sur les produits certifiés FCA ;
c. sur les documents d’accompagnement en cas de transport en vrac ;
d. sur les moyens de transport des entreprises certifiées FCA ;
e. sur des documents en papier comme en format électronique et également le site web de
l’entreprise ayant un rapport direct avec les produits ou services certifiés FCA (par exemple
une facture peut reprendre le logo FCA à la condition que le statut des produits
éventuellement non-FCA soit clairement visible).
Le participant peut indifféremment utiliser l’une et/ou l’autre forme de logo mise à sa disposition dans
l’annexe 4 de ce document. Les deux formes de logo sont téléchargeables sur
www.ovocom.be/FCALogoDownload.aspx. Il est néanmoins autorisé d’utiliser le logo dans d’autres
couleurs.
13 CC01_v0.19Chaque participant est tenu de notifier à son organisme de certification et à OVOCOM toute utilisation
non conforme du logo (interne ou par des tiers).
Une utilisation non conforme du logo collectif peut entraîner des poursuites judiciaires à l’encontre de
son auteur.
Une entreprise qui ne dispose plus d’un certificat, ne peut plus, en aucun cas, utiliser le logo FCA.
4.3. Utilisation du logo par l’OCI
L’organisme de certification doit apposer le logo sur le certificat FCA (cf. annexe 5).
Le logo doit également être présent sur toute attestation délivrée conformément à l’application du
point 7.2.1 ou du point 7.6.1.
L’organisme de certification peut indifféremment utiliser l’une et/ou l’autre forme de logo mis à sa
disposition dans l’annexe 4 de ce document.
4.4. Non-conformités lors de l’utilisation du logo
Toute impression non conforme du logo et/ou tout non-respect de la période de transition décrite au
point 4.6 doit être classée par l’organisme de certification comme une non-conformité B.
Toute utilisation non conforme du logo sur des produits, des installations ou des véhicules ainsi que
sur des documents, publications quelconques à destination de clients (potentiels) du participant doit
être classée comme une non-conformité A.
4.5. Sanctions
Lorsqu’il a été constaté que, lors de la supervision par l’organisme de certification, le participant utilise
le logo d’une façon incorrecte, l’organisme de certification peut prendre des mesures. Pour cela, il est
fait référence à la procédure de sanctions OV-05.
4.6. Transition
Toute nouvelle version du logo peut être utilisée dès sa publication dans le règlement de certification.
Le logo FCA, sous ses deux formes, est utilisable depuis le 22/05/2015.
L’utilisation de l’ancienne version est acceptée jusqu’à l’expiration de la période de transition définie
dans ce règlement. Cette période de transition prend cours à partir de l’entrée en vigueur de la
publication dans le règlement de certification.
Durant cette période, les deux versions du logo (ancienne et nouvelle) peuvent donc coexister et sont
considérées comme conformes.
Les durées des périodes de transition sont les suivantes :
Participants
- documents internes et externes, y inclus les factures et autres documents commerciaux des
participants : 36 mois ;
- véhicules, installations, équipements : 36 mois ;
- étiquettes et emballages d’aliments pour animaux d’élevage : 36 mois ;
- étiquettes et emballages d’aliments pour animaux familiers : 36 mois.
Les produits étiquetés et emballés durant la période de transition peuvent être utilisés jusqu’à
épuisement du stock.
14 CC01_v0.19Organismes de certification
- nouvelle version d’un certificat édité par un organisme de certification : 6 mois ;
- documents externes, y inclus les factures et autres documents commerciaux des organismes :
12 mois ;
- documents internes : 24 mois ;
- documents liés à l’accréditation : selon les modalités arrêtées par l’organisme national
d’accréditation.
Participants et organismes de certification sont encouragés à réaliser au plus vite les adaptations
nécessaires pour l’adoption de la nouvelle version de la marque.
5. Règlement sur les redevances
5.1. Généralités
Les entreprises doivent payer une redevance annuelle à OVOCOM, pour chaque activité tombant dans
le périmètre de certification. Elles le font par l’intermédiaire de l’organisme de certification :
- l’organisme de certification calcule la redevance annuelle pendant l’audit à l’aide des données
provenant de l’entreprise sur le tonnage produit (production) et/ou le nombre d’équivalents
temps plein (services) ;
- l’organisme de certification calcule les redevances lors de chaque audit et communique le
résultat à OVOCOM ;
- les entreprises paient la redevance à l’organisme de certification ;
- les organismes de certification reçoivent, mensuellement, une facture d’OVOCOM reprenant le
montant total de la redevance à payer. OVOCOM peut déroger à cette règle dans des cas
exceptionnels.
La redevance est due par période de un (1) an, sauf dans le cas d’une attestation (voir 5.2.3). Cette
période se calcule en ajoutant un an :
- à la date d’entrée en vigueur du certificat au début de chaque cycle, ou ;
- à la date-anniversaire du certificat en cours de cycle.
La redevance est toujours due dans sa totalité, même s’il est mis fin au certificat ou à l’attestation
durant l’année qui suit le versement.
Un participant peut être sanctionné (voir point 11) en cas de non-paiement de la redevance.
Dans ce cas, l’organisme de certification peut :
- ne pas délivrer le certificat FCA (au début ou lors du renouvellement de certification) ou
- suspendre le certificat FCA (en cours de certification).
De même, l’organisme de certification est redevable à l’asbl OVOCOM de frais annuels administratifs
par adresse1 reprise sur le certificat.
Le montant des redevances et des frais est revu annuellement en fonction de l'indice des prix à la
consommation.
Pour les frais annuels administratifs, la formule qui est appliquée est la suivante : prix de base x
(nouvel indice / index initial) [mois de référence : mars 2021] où le prix de base = montant total des
frais administratifs.
Un récapitulatif des frais d’application pour les entreprises certifiées et les organismes de certification
est disponible sur le site internet d’OVOCOM.
Les modalités spécifiques d’indexation appliquée aux redevances sont reprises au point 5.2.
1
Il s’agit ici de toutes les adresses destinées à figurer individuellement sur la liste des entreprises certifiées publiée sur le site
internet d’OVOCOM (www.ovocom.be), y compris les éventuelles adresses de facturation, de siège social administratif, etc.
15 CC01_v0.19Vous pouvez aussi lire
