Centrale Data Bank Manuel

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prepj www.gs1belu.org The global language of business Centrale Data Bank Manuel Version November 2014 Belgium & Luxembourg

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2014, versie 1 All contents copyright © GS1 2014 page 2 of 24 Centrale Data Bank (CDB) manuel Table des matières Introduction . . 3 Résumé . . 3 1. S’enregistrer . . 4 2. Mon environnement CDB . . 5 3. Nouveau produit . . 7 4. Modifier un produit . 18 5. Copier un produit . 20 6. Fonctions supplémentaires . 21 7. Excel Upload manuel . 23 8. Contact . 23

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2014, versie 1 All contents copyright © GS1 2014 page 3 of 24 Centrale Data Bank (CDB) manuel Introduction Ce manuel pratique explique les différentes étapes à suivre pour un fournisseur qui souhaiterait encoder ses produits dans le data pool certifié GDSN de GS1 Belgique & Luxembourg : Central Data Bank (CDB) et les synchroniser avec ses partenaires commerciaux. Vous pouvez retrouver les data model et plus de renseignements concernant quelles informations partager avec les plus importants distributeurs en Europe sur notre site internet Belgilux dans la rubrique GDSN/CDB et la sous-rubrique manuel : ‘exigences spécifiques aux distributeurs’. Vous pouvez également retrouver sur notre site internet les informations générales concernant GDSN, CDB et les avantages pour les fournisseurs comme les distributeurs sous la rubrique GDSN/CDB.

IMPORTANT: vous devez passer en revue ce document pour échanger des informations avec vos partenaires commerciaux. Ceci pour créer un flux de données efficient et de qualité. Ce manuel peut naturellement être utilisé après la première synchronisation réussie comme ouvrage de référence pour des actions spécifiques. Résumé Ce manuel parcourt la procédure de synchronisation des données et vous guide aux travers des étapes suivantes :  S’enregistrer dans le système  La réalisation d’une fiche produit pour un article (base item)  La création d’une hiérarchie produit (création d’un niveau d’emballage)  La publication des informations vers les preneurs de données Vous pouvez utiliser les informations de ce manuel pour mettre à jour les informations produits, les modifier, les copier ainsi qu’obtenir des explications sur d’autres fonctions et sur le téléchargement du template Excel.

Si vous avez d’autres questions quant à l’utilisation de la CDB, GS1 Belgium & Luxembourg met à votre disposition un service helpdesk avec un système de tiquet via CDB.support@gs1belu.org. Veuillez toujours prendre contact avec le helpdesk en mentionnant dans votre objet ‘CDB’ suivi du sujet de votre problème. Bon courage!

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2014, versie 1 All contents copyright © GS1 2014 page 4 of 24 Centrale Data Bank (CDB) manuel 1. S’enregistrer Chaque utilisateur a la possibilité de s’enregistrer dans deux environnements CDB, appelés test et production:  TEST: https://cdb-test.1worldsync.com/  PRODUCTION: https://cdb.gs1belu.org Vous vous enregistrez sur base de vos données personnelles: un nom d’utilisateur, votre GLN et un mot de passe. Vous recevez ces informations suite à votre demande d’affiliation à la CDB auprès de GS1 Belgique & Luxembourg et après le paiement de votre cotisation annuelle et d’un droit d’entrée unique. Voici l’écran d’enregistrement : Si vous avez oublié votre mot de passe, vous pouvez cliquer sur « password forgotten ». Le système vous demandera alors votre nom d’utilisateur, votre GLN et votre adresse email. Vous recevrez ensuite un email dans votre boite de réception avec un lien pour redéfinir votre mot de passe. Vous pourrez définir un nouveau mot de passe qui vous permettra à l’avenir de vous enregistrer sur le système.

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2014, versie 1 All contents copyright © GS1 2014 page 5 of 24 Centrale Data Bank (CDB) manuel 2. Mon environnement CDB A. Commencer – Dashboard La page de démarrage donne une vue d’ensemble sur le nombre d’articles présents dans l’envrionnement CDB de votre entreprise et leurs statuts: Les différents statuts ont les signficiations suivantes:  NOT RELEASED: les fiches produits sont en version draft: la fiche produit n’est pas encore validée par l’utilisateur. Il s’agit de la première étape vers la synchronisation avec les partenaires commerciaux.

 PUBLIE: les fiches produits sont validées par l’utilisateur (la fiche produit n’est plus en version draft), mais pas encore publiées ni envoyées.  ENVOYE: les fiches produits sont mises à dispositions des preneurs de données.  RELEASED: seuls les articles au niveau le plus haut de la hiérarchie sont publiés. Tous les articles à un niveau inférieur sont automatiquement envoyés et recoivent le statut « ENVOYE » quand un article plus haut dans la hiérarchie est publié.

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2014, versie 1 All contents copyright © GS1 2014 page 6 of 24 Centrale Data Bank (CDB) manuel B. Fonctions de l’interface  Mes articles: Créer, rechercher et gérer les articles (les modifier, supprimer, etc).  Mes tâches: Cet onglet reprend les articles pour lesquels les preneurs de données envoient des messages standardisés renseignant une erreur (message CIC).  Mes templates: Lorsque vos produits possèdent les mêmes caractéristiques, vous pouvez créer un “modèle”.

 Modifier mot de passe: Vous pouvez ici modifier votre mot de passe. C. Paramètres Vous voulez changer la langue de l’interface? Cliquer sur la flèche à droite de la langue pour la changer. L’interface est disponible en néerlandais, français et anglais. Vous pouvez quitter l’interface en cliquant sur le bouton « déconnexion » et vous pouvez changer le fuseau horaire si vous le souhaitez.

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2014, versie 1 All contents copyright © GS1 2014 page 7 of 24 Centrale Data Bank (CDB) manuel 3. Nouveau produit A. Ajouter Allez sur “mes articles” Cliquer sur la croix “+” bleue La fenêtre suivante apparait: Encodez le GTIN (14 chiffres, avec des zéros à l’avant si nécessaire), sélectionnez le GLN et le marché cible de votre produit, et le type d’article.

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2014, versie 1 All contents copyright © GS1 2014 page 8 of 24 Centrale Data Bank (CDB) manuel Type d’article  Base item: niveau le plus bas dans la hiérarchie des produits, identifié à partir d’un GTIN.  Packaging item: tous les autres niveaus plus hauts (par ex. boites, display, palettes, etc.) Le marché cible Le marché dans lequel votre produit sera vendu (Belgique, Pays-Bas,…). Si vos produits sont destinés à plusieurs marchés cibles, vous allez remarquer que chaque fiche produit s’adapte aux exigences des marchés et que seuls les attributs pertinents pour ce marché cible seront visibles. Jusqu’à présent, seuls les marchés cibles Belgique, Pays-Bas et Allemagne disposent de cette possibilité.

Si un même produit est destiné à être commercialisé dans plusieurs marchés cibles, vous pouvez dupliquer la fiche produit et l’assigner à un autre marché cible. Vous devez vérifier pour chaque nouvelle fiche destinée à un nouveau marché cible si vous avez respecté (au minimum) le data model pour ce marché et si les informations sont présentes dans les langues nécessaires. Des attributs ou des langes supplémentaires sont peut-être nécessaires. La fiche produit s’ouvre dans le premier onglet de l’onglet principal « Identification/Description » :

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2014, versie 1 All contents copyright © GS1 2014 page 9 of 24 Centrale Data Bank (CDB) manuel La fiche produit est divisée en plusieurs onglets principaux qui comprennent chacun un ou plusieurs sous-onglets: Le document “Belgilux Datamodel” décrit chaque attribut, le localise dans l’interface web et donne des conseils pour enregistrer correctement les données. Un document semblable existe pour les marchés cibles des Pays-Bas, Allemagne, France, UK,… Vous disposez grâce à ce document d’un plan par étapes pour introduire les données pertinentes de vos produits. Si vous voulez localiser un attribut spécifique dans l’interface, vous pouvez utiliser la fonction recherche « sélectionner attribut » et sélectionner le nom de l’attribut dans la liste. Lorsque vous appuyez sur enter, l’interface web reconnait cet attribut et vous serez réorienté vers cet attribut dans l’interface.

Les différents types d’attributs qui apparaissent: a. Les attributs obligatoires pour le marché cible: Ces attributs sont désignés par une boule rouge située à côté de l’attribut même et dans l’onglet ; par ex. « nom fonctionnel » en néerlandais, français, allemand et anglais pour le marché cible Belgique. ATTENTION: En plus des attributs marqués comme obligatoires dans l’interface, vous devez également examiner les autres attributs à remplir en fonction du datamodel. b. Booleans: Par exemple, “indication unité consommateur”

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2014, versie 1 All contents copyright © GS1 2014 page 10 of 24 Centrale Data Bank (CDB) manuel Selectionnez la valeur Oui ou Non. c. Dates: Par exemple “date d’entrée en vigueur” Selectionnez la date en cliquant sur l’icône du calendirer et sélectionnez un jour. d. Champ texte: Par exemple “ marque” Ce n’est pas possible de donner une mise en forme à votre texte (gras, souligné,…). Ne marquez pas de retour à la ligne dans les champs texte : ceux-ci ne peuvent pas être envoyés via le standard XML.

B. Sauvegarder La fiche peut être sauvegardée à tout moment en appuyant sur l’icône représentant une disquette bleue :

2014, versie 1 All contents copyright © GS1 2014 page 11 of 24 Centrale Data Bank (CDB) manuel Vous recevez en dessous un rapport des éventuelles fautes contenues dans votre fiche produit: Lorsque vous cliquez sur un message d’erreur, votre curseur est envoyé sur l’erreur même pour pouvoir directement la modifier. L’icône « valider » (juste à côté de la disquette bleue pour enregistrer) peut à tout moment être utilisé pour vérifier les règles de validation sans enregistrer la fiche.

C. RELEASE Une fois que la fiche produit est correctement complétée (et qu’il n’y a plus d’erreur de validation), vous pouvez cliquer sur le bouton RELEASE : Vous pouvez attendre que toutes les fiches d’une hiérarchie soient prêtes pour cliquer sur RELEASE. Dans ce cas, lorsque vous le faites pour le niveau le plus haut, le système va exécuter l’action pour toute la hiérarchie. Si vous ne choissisez pas cette option, vous êtes alors obligé de cliquer sur release pour chaque niveau de la hiérarchie (niveau par niveau) pour les synchroniser. Si vous ne le faites pas, certains niveaux ne seront pas visibles pour les preneurs de données. Veuillez lire les insctructions quant à la création d’une hiérarchie ci-dessous.

2014, versie 1 All contents copyright © GS1 2014 page 12 of 24 Centrale Data Bank (CDB) manuel D. Créer des niveaux hiérarchiques Sur base d’une fiche existante: Allez sur l’article existant et cliquez sur l’icône représentant une flèche blanche dans un rond vert pour ajouter un emballage existant à cet article : Une nouvelle fenêtre s’ouvre. Cherchez dans la fonction recherche à gauche l’article que vous souhaitez ajouter comme nouvel d’emballage à la fiche existante et cliquez sur ‘ajouter emballage’ Sauvegardez via la disquette bleue

2014, versie 1 All contents copyright © GS1 2014 page 13 of 24 Centrale Data Bank (CDB) manuel Changer le nombre d’unité inférieure:  Allez sur le composant le plus bas (base item):  Cliquez sur le quatrième icône et encodez le bon chiffre. La valeur par défaut est 1. Dans cet exemple, il y a 4 base item dans la boite:  Enregistrez (disquette bleue) le résultat de la hiérarchie: Méthode alternative: allez sur le composant le plus haut et dans le dernier onglet ‘composant’. Encodez y le nombre correcte de ‘composant d’assortiment’ :

2014, versie 1 All contents copyright © GS1 2014 page 14 of 24 Centrale Data Bank (CDB) manuel Sur base d’une nouvelle fiche: Allez sur l’article existant et cliquez sur la croix bleue pour créer une nouvelle fiche d’emballage et l’ajouter à l’article supérieur: Remplissez les éléments de base de la fiche (GTIN, marché cible, type d’article) et cliquez sur le bouton ‘créer’.

2014, versie 1 All contents copyright © GS1 2014 page 15 of 24 Centrale Data Bank (CDB) manuel Une nouvelle fiche vierge s’ouvre, à compléter comme décrit précédement : Remplissez les champs de base et enregistrez une première fois votre fiche. Cliquez ensuite sur ‘ajouter un emballage’. Vous pouvez ensuite compléter les fiches liées. Pour apporter des modifications aux unités inférieures à l’emballage, suivez la procédure décrite à la page 13.

2014, versie 1 All contents copyright © GS1 2014 page 16 of 24 Centrale Data Bank (CDB) manuel E. Publier Une hiérachie est publiée (=envoyée) aux preneurs de données sur base UNIQUEMENT du NIVEAU LE PLUS HAUT de la hiérarchie. La niveaux inférieurs sont reliés au niveau le plus haut et sont envoyés automatiquement. Vous ne devez pas les publier séparement. Les articles qui ne sont pas le niveaux le plus haut dans la hiérarchie mais qui sont envoyés par la publication des articles supérieurs aux preneurs de données reçoivent le statut ‘envoyé’/sent’ (cfr les explications des différents statuts à la page 5).

Vous pouvez publier sur base:  Du marché cible OU (pas les deux)  D’un ou plusieurs GLN(s) des preneurs de données Ouvrez la fiche que vous souhaitez publier (niveau le plus haut dans la hiérarchie) et cliquez sur le bouton “publier”: La fenêtre suivante s’ouvre:  Cochez la case ‘Marché cible’ si vous voulez publier vers l’ensemble du marche cible.

2014, versie 1 All contents copyright © GS1 2014 page 17 of 24 Centrale Data Bank (CDB) manuel  Si vous ne voulez pas publier vers un marché spécifique mais vers un ou plusieurs GLN(s) (= clients), encodez celui-ci dans ‘nouveau receveur’ et cliquez sur le rond vert avec la croix blanche. Si vous voulez éviter de faire cela pour chaque niveau hiérarchique, éditez les cibles de publications possibles (cliquer sur l’icône) et enregistrez les en cliquant sur le bouton ‘sauvegarder’: La prochaine fois que vous souhaiterez publier une hiérarchie, les données des publications cibles seront disponibles pour directement les sélectionner : Sélectionnez ‘Marché cible’ ou bien un ou plusieurs GLN(s) (pas les deux!) et cliquez sur ‘publier’ ou ‘annuler’.

Lorsque vous réalisez une publication, vous ne pouvez pas via ‘annuler’ l’interrompre. Cela est possible via ‘dépublier’ (voir page 20 dans les fonctions supplémentaires).

2014, versie 1 All contents copyright © GS1 2014 page 18 of 24 Centrale Data Bank (CDB) manuel Une deuxième possibilité pour la publication d’un article est de le sélectionner dans “Mes articles”: choississez le niveau le plus haut de la hiérachie que vous souhaitez publier dans « mes articles », cochez et cliquer sur le bouton publier : 4. Modifier un produit Étape 1: fonction de recherche Pour modifier un produit, vous devez avant tout le rechercher dans la liste des produits dans votre envrionnement CDB OU à l’aide de la fonction de recherche sur la gauche : Plusieurs types de fonction de recherche dans la CDB sont disponibles sur le côté gauche. Veuillez n’utiliser que la fonction ‘recherche rapide’, éventuellement en combinaison avec l’utilisation

2014, versie 1 All contents copyright © GS1 2014 page 19 of 24 Centrale Data Bank (CDB) manuel des astérisques ‘*’ et le bouton ‘rechercher’. Les astérisques peuvent être utilisées pour indiquer une partie manquante de la description du produit, par exemple 5412238* of …*sauc*… pour une recherche plus rapide. Étape 2: adapter une fiche produit Une fois que vous avez trouvé la fiche souhaitée, vous pouvez la cocher et cliquez sur le bouton ‘éditer’ (icône d’un crayon) pour ouvrir la fiche en mode éditer : Une fois la fiche ouverte, vous pouvez l’adapter comme vous le souhaitez. Les options possibles sont les modes « correct » et « change ».  ‘Correct’: sert à apporter des changements qui n’ont pas de rapport avec le produit physique mais bien avec une entrée erronnée.

 ‘Change’: sert à communiquer de réels changements du produits aux preneurs de données. Par exemple : l’emballage du produit a été modifié ou le produit est devenu plus grand. Grâce au mode CHANGE, le système prend en compte les GTIN ALLOCATION RULES et l’utilisateur est informé des adaptations du produits sans que celui-ci ne se voit attribué un nouveau GTIN. Après avoir apporteé les modifications nécessaires à votre fiche, enregistrez-la et cliquez à nouveau sur RELEASE (= save + release, voir les parties précédentes pour les détails).

2014, versie 1 All contents copyright © GS1 2014 page 20 of 24 Centrale Data Bank (CDB) manuel 5. Copier un produit Étape 1: function de recherche Pour copier un produit, vous devez avant tout le rechercher dans la liste des produits dans votre envrionnement CDB OU à l’aide de la fonction de recherche sur la gauche : Plusieurs types de fonction de recherche dans la CDB sont disponibles sur le côté gauche. Veuillez n’utiliser que la fonction ‘recherche rapide’, éventuellement en combinaison avec l’utilisation des astérisques ‘*’ et le bouton ‘rechercher’. Les astérisques peuvent être utilisées pour indiquer une partie manquante de la description du produit, par exemple 5412238* of …*sauc*… pour une recherche plus rapide.

Étape 2: copier une fiche produit Une fois que vous avez trouvé la fiche souhaitée, vous pouvez la cocher et cliquez sur le bouton ‘copier’ pour copier la fiche et pouvoir la remplir/éditer pour un nouveau produit. Après avoir apporté les adaptations/ajouts nécessaires, enregistrez votre fiche et cliquez sur release :

2014, versie 1 All contents copyright © GS1 2014 page 21 of 24 Centrale Data Bank (CDB) manuel 6. Fonctions supplémentaires A. Retirer une publication Pour ne plus envoyer les mises à jour d’un produit défini aux preneurs de données (ou à un marché cible ou aux GLNs définis comme preneurs de données pour les publications), vous pouvez retirer les publications antérieures. Utilisez la fonction de recherche comme expliqué à la page 19 et 20. Une fois que vous avez retrouvé l’article publié, cochez le et cliquez sur le bouton ‘dépublier’. Les mises à jour de ce produit ne seront alors plus envoyées :

2014, versie 1 All contents copyright © GS1 2014 page 22 of 24 Centrale Data Bank (CDB) manuel B. Product unreleasen Vous pouvez ‘unrelease’ un produit seulement lorsque :  La plublication a été retirée  Et lorsque les (éventuels) niveaux supérieurs ont été ‘released’ Utilisez la fonction de recherche comme expliqué à la page 19 et 20. Une fois que vous avez retrouvé l’article released (et respectez les conditions ci-dessus), cochez le et cliquez sur le bouton ‘unrelease’. Le produit est à présent à nouveau en version ‘draft’ : C. Supprimer un produit Vous pouvez supprimer un produit seulement lorsque:  La publication a été retirée  Et le produit supérieur a été unreleased à tous les niveaux Utilisez la fonction de recherche comme expliqué à la page 19 et 20. Une fois que vous avez retrouvé l’article (et respectez les conditions ci-dessus), cochez le et cliquez sur le bouton ‘delete’. Le produit est à présent définitivement surpprimé de votre environnement CDB : IMPORTANT: une fois que vous avez supprimé le produit, vous ne pouvez plus le retrouver sans l’encoder à nouveau. Si vous souhaitez réutiliser le produit plus tard, il est préférable d’uniquement retirer la publication et de ne pas supprimer physiquement le produit de la base de données.

2014, versie 1 All contents copyright © GS1 2014 page 23 of 24 Centrale Data Bank (CDB) manuel 7. Excel Upload manuel A. Informations générales En comparaison à l’introduction des donneés via le Webforms, le Generic Excel permet de : o Charger plus d’articles semblables, les enregistrer et les publier o Télécharger plus d’articles dans la CDB, les adapter et les télécharger à nouveau. Par exemple, lorsque vous devez ajouter une langue supplémentaire à plusieurs articles dans les descriptions. Le Generic Excel a un template stricte (= les neuf premières lignes de la feuille de calcul) qui ne peut jamais être modifiés par les utilisateurs. Chaque modificiation peut mener à une erreur dans le chargement des données.

B. Lien de la liste des codes Si vous utilisez le template Excel, vous n’avez pas la possibibilité de sélectionner les codes définis dans une liste ou de les rechercher dans l’interface web de l’utilisateur. Pour vous aider dans la recherche de ces codes, nous avons prévu dans ce cas une liste des codes. Vous pouvez la demander à l’équipe data via CDB.support@gs1belu.org. C. Commencer avec le template Generic Excel de la CDB Veuillez consulter le manuel spécifique du template de la CDB. Vous pouvez le demander via notre adresse email du helpdesk CDB.support@gs1belu.org.

8. Contact Veuillez adresser vos questions au Helpdesk CDB de GS1 Belgium & Luxembourg via la numéro de téléphone 02 229 18 97 ou via email à CDB.support@gs1belu.org.

2014, versie 1 All contents copyright © GS1 2014 page 24 of 24 Centrale Data Bank (CDB) manuel GS1 Belgium & Luxembourg Koningstraat 76 b1 BE – 1000 Brussel T +32 (0) 2 229 18 80 F +32 (0) 2 217 43 47 E CDB.support@gs1belu.org www.gs1belu.org GS1 is a registered trademark of GS1 AISBL