Championnats québécois - Cahier des charges - marketing - FQSC
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Cahier des charges - marketing
Championnats
québécois
P R É S E N T É S PA R :
Table des matières
Introduction 3
Objectifs | Contenu 4
Communications 5
Promotion des événements 6
Retombées médiatiques 7
Guide des normes et des conditions d’utilisation de la marque 8
Structure de commandites de Championnats québécois 9
Matériel fourni et intégration des partenaires
sur les différents éléments visuels 10-11
Vidéate officielle 12
Responsabilités du comité organisateur 13-14
Guide de l’annonceur maison – cérémonies protocolaires 15
Plan de site – cérémonies protocolaire 16
Remise de médailles et zone média idéales 17
Fonctionnement pour les visuels des partenaires d’édition 18
Restrictions et exclusivités à respecter 19
Voitures 20
Calendrier des Championnats québécois 21
Consentement entre l’organisateur et la FQSC 22
Contacts 23
Championnats québécois | Cahier des charges - marketing 2020 - Page 2
Introduction
La Fédération québécoise de sports cyclistes (FQSC) a entrepris un grand
virage quant au développement de ses outils de communications et marketing.
Dans un objectif d’améliorer de façon continue la visibilité et la notoriété de la
fédération auprès du grand public, la FQSC s’efforce de toujours innover dans
ses tactiques marketing sur le terrain.
La fédération sportive favorise l’établissement de nouveaux partenariats
institutionnels et financiers permettant ainsi à l’organisation de remplir sa
mission, soit promouvoir et développer les sports cyclistes au Québec.
Grâce à un esprit de collaboration mutuelle, la FQSC compte sur l’étroite
participation des organisateurs des Championnats québécois afin d’offrir
le meilleur rayonnement possible aux événements ainsi qu’aux différents
partenaires officiels.
Il est important de rappeler que tous les partenaires impliqués jouent
également un rôle essentiel dans le développement de nos athlètes de toutes
les disciplines et de tous les âges.
Championnats québécois | Cahier des charges - marketing 2020 - Page 3
Objectifs Contenu
L’objectif principal est d’offrir à l’événement phare de la saison dans chacune des disciplines 1. Zone d’entrée au site avec arche
une image qui soit à la hauteur des performances réalisées par ses participants. Parce que 2. Zone média pour les entrevues réalisées avec les
le prestige de cette image doit être équivalente à celui des champions qui sont couronnés à athlètes et les autres intervenants
cette occasion.
3. Podium pour les remises des médailles et des maillots
L’arrivée de partenaires permet de rehausser l’image de la compétition et contribue à
améliorer l’expérience des compétiteurs, mais aussi celle des spectateurs. Les partenaires 4. Affichage de matériel publicitaire
dits nationaux cohabiteront avec les partenaires d’édition (locaux) afin de présenter une
facture visuelle plus raffinée et commune à tous les événements. Voici les éléments des
Avec l’arrivée progressive d’un village d’expérience de marque (activation prévue 2020),
nous souhaitons :
Championnats québécois qui
1. Susciter un engouement envers les Championnats québécois et la grande famille de la feront désormais l’objet de
FQSC
suivis par l’équipe de la FQSC.
2. Mettre en valeur les différentes activités et disciplines de la FQSC, ainsi que ses
partenaires
3. Offrir une valeur additionnelle aux partenaires et commanditaires locaux et nationaux
4. Créer du contenu additionnel pour la couverture médiatique
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Communications
L’un des objectifs est de maximiser les retombées
médiatiques des Championnats québécois.
Pour ce faire, une personne de la FQSC coordonnera
avec la personne dédiée dans l’organisation (s’il
y en a une) la présence des médias sur place et
s’assurera de la réalisation des entrevues aux endroits
prédéterminés (exclusivement sur le podium ou
dans la zone média - même visuel) afin d’accroître la
notoriété de l’événement et d’assurer la visibilité des
partenaires dans les médias.
Le tout sera ensuite comptabilisé dans un nouvel outil
permettant de quantifier la valeur de la couverture
médiatique de chaque Championnat québécois.
https://www.lanouvelle.net/2019/07/13/championnats-quebecois-de-crite-
rium-une-cadette-surprend-ses-rivales/
Championnats québécois | Cahier des charges - marketing 2020 - Page 5
Promotion des événements
Plusieurs éléments ont été mis de l’avant au niveau marketing afin d’augmenter le rayonnement de la FQSC, des
événements et de ses partenaires :
• Une toute nouvelle infolettre qui rejoint tous les membres;
• Des Championnats québécois améliorés pour une meilleure expérience soutenus par des partenaires de renom
présentés avec une même signature visuelle pour tous les championnats, tel que décrit dans ce cahier des
charges;
• Une stratégie de contenu pour les médias sociaux en plus d’un budget de promotion de « posts » facebook par
l’entremise de contenu original (Athlète du mois, équipes du Québec, etc.).
La Fédération québécoise de sports cyclistes (FQSC)
Tel que mentionné au préalable, plusieurs éléments dispose d’outils permettant de recueillir l’ensemble des
sont essentiels dans notre objectif de maximiser mentions et publications recensées sur les différentes
la présence médiatique ainsi que la visibilité des sources médiatiques, qui sont par la suite, compilées
événements de la série des Championnats québécois. à l’aide d’un logiciel. Cet outil sert à quantifier
Dans le but d’assurer une uniformité de l’image de les retombées médiatiques ainsi que la valeur des
marque pour tous les événements de la série, nous commandites pour chaque événement de la série des
tenons à vous sensibiliser à l’importance d’utiliser Championnats québécois.
des visuels uniformisés et conçus par la fédération, La mise en place de cette nouvelle façon de faire
et ce, pour tous les événements de la série des s’inscrit dans la vision stratégique de la FQSC, soit de
Championnats québécois. faire rayonner les différentes disciplines cyclistes.
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Retombées médiatiques
En 2019, pour la première année, la portée médiatique a
atteint plus de 11 millions d’impressions pour l’ensemble des
événements de la série des Championnats québécois uniquement.
En 2020, un rapport détaillé sera rédigé par notre équipe
de la FQSC une fois l’ensemble des données compilées.
Une copie du rapport de votre événement pourra vous être
acheminée si vous le désirez. Avec un préavis minimum de deux
semaines, nous pourrons également vous créer un rapport de
commandites pour vous en donner la valeur de commandite
ainsi que les retombées médiatiques pour la ville/région.
https://www.lanouvelle.net/2018/08/06/ https://ici.radio-canada.ca/premiere/emissions/
championnats-quebecois-de- facteur-matinal/segments/entrevue/82039/
cyclisme-sur-route-les-organisateurs-satisfaits/ cyclisme-championnat-quebecois-criterium-victoriaville
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Guide des normes La FQSC s’est refaite une beauté et a adopté
et des conditions d’utilisation une nouvelle image de marque.
de la marque
Nous sommes évidemment fiers de cette identité, tout comme nous sommes fiers de
vous compter parmi nos partenaires et collaborateurs.
Votre implication et votre soutien permettent la réalisation de divers projets et
contribuent au rayonnement des sports cyclistes. Et pour cela, nous vous sommes bien
sûr reconnaissants.
Véhiculée correctement, l’identité visuelle d’une organisation constitue l’un des outils
de notoriété les plus efficaces. Or, dans un contexte d’association et/ou de partenariat,
cette notoriété est d’autant plus importante puisqu’elle rejailli sur lesdits collaborateurs.
Le guide de normes graphiques énonce les conditions d’utilisation de l’identité visuelle
de la FQSC et présente ses principales applications. Mais comme ces dernières ne
peuvent pas toutes être répertoriées, nous vous invitons à communiquer avec nous si
des questions demeurent.
Finalement, nous vous prions de remplacer l’ancien logo, là où il apparaît encore, et de le
supprimer de vos dossiers afin d’éviter toute erreur future.
Le document des normes graphiques vous sera également acheminé.
Toute utilisation de la marque doit être approuvée par la FQSC
avant d’être publiée.
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Structure de commandites de Championnats québécois
Commanditaires nationaux exclusifs
Les partenaires nationaux sont des entreprises
faisant affaire à l’extérieur des limites de la région
où se déroule la compétition et qui bénéficient
d’une entente pluriannuelle avec la FQSC.
Commanditaires d’édition
Les partenaires d’édition sont des entreprises opérant uniquement à l’intérieur des limites de la
région où se déroule la compétition, ce qui exclut évidemment les partenaires nationaux.
Visuels communs avec les trois partenaires exclusifs nationaux et les partenaires principaux
d’édition (maximum 2).
Voir la page 18 : Fonctionnement pour les visuels des partenaires d’édition.
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Matériel fourni
et intégration des partenaires sur les différents éléments visuels
MATÉRIEL FOURNI (SELON ESPACE DISPONIBLE)
ARCHE ORIFLAMMES: 4 ARRIÈRE SCRUM TENTES: 2 BANNIÈRE AFFICHE DE STYLE
(2: U N E G R A N D E PODIUM POUR ENTREVUE D E B A R R I C A D E S : 90 T E R R A I N : 12
ET UNE PETITE)
FOND DE SCÈNE/ARRIÈRE PODIUM AVEC SCRUM POUR ENTREVUES ARCHE À L’ENTRÉE OU DÉPART/ARRIVÉE
PARTENAIRES NATIONAUX ET D’ÉDITION
Championnats québécois | Cahier des charges - marketing 2020 - Page 10Matériel fourni et intégration des partenaires
sur les différents éléments visuels [suite]
BANNIÈRES DE PISTE
AFFICHES DE STYLE TERRAIN TENTES ORIFLAMMES
Championnats québécois | Cahier des charges - marketing 2020 - Page 11Vidéaste officielle
Dans une volonté de capturer les meilleurs moments des Championnats québécois, événements sanctionnés par la Fédération québécoise des sports cy-
clistes, une vidéaste professionnelle a été embauchée par la FQSC afin de réaliser une vidéo récapitulative lors de chacune des compétitions provinciales
sanctionnées portant le titre « Championnats québécois ».
Pour l’année 2019, c’était l’entreprise Les Productions Marie Ledoux qui a été mandaté par la FQSC pour réaliser ce projet.
Représentée par la propriétaire de l’entité, Marie Ledoux, l’entreprise bénéficie d’un accès illimité aux divers sites de compétition sanctionnés par la FQSC
dans le cadre des championnats provinciaux, et ce, peu importe le sport cycliste.
Le comité organisateur local s’engage à répondre aux exigences de la vidéaste si celle-ci a un besoin particulier afin de réaliser son mandat.
Voici un exemple de vidéos produites par Les Productions Marie Ledoux :
Championnats québécois élites 2019, Saint-Georges-de-Beauce
https://www.youtube.com/watch?v=Udl26UW8z3U
Championnats québécois de critérium 2019, Victoriaville
https://www.youtube.com/watch?v=geybx56GjAE
Championnats québécois de BMX 2019, La Tuque
https://www.youtube.com/watch?v=0jfHdx01VEw
Marie Ledoux
marieledoux@live.ca
Championnats québécois | Cahier des charges - marketing 2020 - Page 12Responsabilités du comité organisateur
La réussite de nos actions sur le terrain nécessite une participation proactive
de votre comité organisateur afin de toujours accroître la qualité de nos
événements.
Du personnel de la FQSC seront mobilisés sur le terrain dans le but de coordonner les éléments relatifs
aux relations publiques, aux communications et au marketing de la série des Championnats québécois.
• Le comité organisateur doit fournir plusieurs bénévoles (4) pour le montage et le démontage du
site.
• Le comité organisateur doit également offrir une structure/tente pour les commissaires et ce, peu
importe la température.
Si elles sont disponibles la FQSC en dispose de deux mais les organisateurs doivent le faire savoir
rapidement à la FQSC.
• Le comité organisateur doit aviser s’il prévoit utiliser un véhicule Lexus comme ouvreuse pour son
événement. (Le cas échéant)
Prendre note que seul le site FQSC.net sert de site officiel pour l’événement.
Championnats québécois | Cahier des charges - marketing 2020 - Page 13Responsabilités du comité organisateur [suite]
Publicité
Exemple de publicité respectant la structure de
commandites de Championnats québécois, selon les
normes mentionnés sur la page précédante.
Toute publicité quelconque doit être approuvée par la FQSC avant d’être publiée.
Commanditaires locaux ici
Couverture de l’info course
La couverture de l’info course se doit de maintenir l’image de la marque en plus de
respecter la structure de commandites de Championnats québécois. Afin de garder la
même image selon la discipline, la couverture de l’info course sera fourni par la FQSC.
Championnats québécois | Cahier des charges - marketing 2020 - Page 14TEXTE DES CÉRÉMONIES PROTOCOLAIRES :
Mesdames et Messieurs,
Je demande votre attention pour la cérémonie protocolaire des Championnats québécois
(DISCIPLINE) de la FQSC présenté par Lexus, Garmin et Érable du Québec.
— Les athlètes médaillés prennent place derrière le podium.
Guide de l’annonceur maison Cérémonie protocolaire des Championnats québécois (DISCIPLINE, ÉPREUVE, CATÉGORIE)
Ex : Championnats québécois sur route Élite, Course sur route, Junior F
Les médailles et le maillot sont remis par (MADAME/MONSIEUR) de (SOCIÉTÉ ou TITRE) de
REMERCIEMENTS COMMANDITAIRES : la FQSC (Représentant du commanditaire national, membre du CA, du Comité directeur ou du
personnel) ou autre dignitaire.
A la 3ème place et gagnant(e) de la médaille de bronze du (CLUB/ÉQUIPE), (NOM DE L’ATHLÈTE)
L’annonceur maison doit mentionner durant l’évènement des — Le 3ème monte sur la 3ème marche du podium et reçoit sa médaille
Championnats québéçois que celui-ci est une présention de A la 2ème place et gagnant(e) de la médaille d’argent du (CLUB/ÉQUIPE), (NOM DE L’ATHLÈTE)
Lexus, Garmin et Érable du Québec. — Le second monte sur la 2ème marche du podium et reçoit sa médaille
1er, Champion(-ne) québécois et gagnant(e) de la médaille d’or du (CLUB/ÉQUIPE), (NOM DE
Par la suite, les commanditaires locaux peuvent être énumérés. L’ATHLÈTE)
— Le vainqueur monte sur la plus haute marche du podium, revêt le maillot de champion québécois
et reçoit sa médaille
Les (FLEURS/CADEAU) (ex : bouteille d’érable) sont remises par (MADAME/MONSIEUR) de
(SOCIÉTÉ ou TITRE)
— Courte pause pour permettre applaudissements, photos, etc.
CÉRÉMONIES PROTOCOLAIRES :
Félicitations à nos médaillés !
— Les athlètes descendent du podium et quittent la scène.
Avant de débuter les cérémonies protocolaires, l’ensemble des […]
médaillés devrait être à proximité du podium, prêts pour les — Les athlètes de la prochaine catégorie prennent place derrière le podium
remises des médailles. Il faut donc absolument une personne
Cérémonie protocolaire des Championnats québécois (DISCIPLINE, ÉPREUVE, CATÉGORIE)
responsable du protocole (de la FQSC et idéalement une autre Ex : Championnats québécois sur route Élite, Course sur route, Junior F
personne pour aider). Les médailles et le maillot sont remis par (MADAME/MONSIEUR) de (SOCIÉTÉ ou TITRE) de la
FQSC (membre du CA, du Comité directeur ou du personnel) ou autre dignitaire
RÉGLEMENTATION SUR L’HABILLEMENT :
[…]
— Et on répète pour l’ensemble des remises de médailles.
Durant la remise des prix, il est interdit d’apporter son vélo sur Ceci met fin aux Championnats québécois (DISCIPLINE, ÉPREUVE, CATÉGORIE).
le podium pour les photos officielles. Néanmoins, une zone sera Nous vous remercions de votre présence.
prévue pour la prise de photo avec les vélos.
Championnats québécois | Cahier des charges - marketing 2020 - Page 15Cérémonies protocolaires (plan de site)
15 pieds
Fournit par la FQSC :
• Table et nappe
• Arrière-podium
10 pieds
• Médailles
• Maillôts des champions québéçois
À fournir par la comité organisateur :
• Podium
• Sonorisation
• Prix 9 pieds minimun
RÉGLEMENTATION SUR
L’HABILLEMENT :
Durant la remise des prix, il est
interdit d’apporter son vélo sur le
podium pour les photos officielles.
Néanmoins, une zone sera prévue
pour la prise de photo avec les vélos.
Championnats québécois | Cahier des charges - marketing 2020 - Page 16Exemples
REMISE DE MÉDAILLES ET ZONE MÉDIA IDÉALES
Championnats québécois | Cahier des charges - marketing 2020 - Page 17Fonctionnement pour les visuels des partenaires d’édition
Les visuels (logos des partenaires en version
monochrome) devront être envoyés à Laurence, au
plus tard 20 jours avant l’événement.
Elle se chargerad’effectuer le montage, puis
d’obtenir son approbation.
Une fois validé, le visuel sera envoyé au fournisseur
mandaté de l’impression (à l’arrière).
Ce dernier enverra le tout directement à
l’organisateur qui, lui, veillera à son installation.
BIEN QUE MINIMES, LES COÛTS DEVRONT ÊTRE
A S S U M É S PA R L’ O R G A N I S AT E U R D E L’ É V É N E M E N T.
Laurence Beaumier
lbeaumier@fqsc.net
Championnats québécois | Cahier des charges - marketing 2020 - Page 18Restrictions et exclusivités à respecter
ÉRABLE DU QUÉBEC – EXCLUSIVITÉS PROTÉGÉES :
1. Jus de fruits
2. Boisson énergétique
3. Lait au chocolat
LEXUS – EXCLUSIVITÉS PROTÉGÉES :
1. Constructeur automobile
2. Vente et entretien de véhicules
3. Centre d’entretien, de services et de réparation de véhicules
4. Pièces et accessoires automobiles (excluant les systèmes de support à vélos)
5. Appareils audio pour automobile
GARMIN – EXCLUSIVITÉS PROTÉGÉES:
1. Toutes les caméras d’action
2. Produits électroniques de fitness
3. Produits de type GPS
Championnats québécois | Cahier des charges - marketing 2020 - Page 19Voitures
Les voitures officielles LEXUS de la FQSC devront être
propres et placées visiblement à l’entrée du site ou
à un endroit jugé stratégique et assurant la visibilité
dudit véhicule.
EXEMPLE DE POSITIONNEMENT D’UN VÉHICULE
LORS D’UN ÉVÉNEMENT.
Photo : Michel Guillemette
Championnats québécois | Cahier des charges - marketing 2020 - Page 20Calendrier des Championnats québécois
VÉLO DE MONTAGNE
FATBIKE BMX ROUTE - CRITÉRIUM ROUTE - ÉLITES
- CROSS COUNTRY-
7 mars 2020 11 juillet 2020 11 juillet 2020 8-9 août 2020
27 juin 2020
La Tuque Trois-Rivières Sorel-Tracy Baie-Comeau
Charlesbourg
VÉLO DE MONTAGNE
PARACYCLISTE ROUTE - ESPOIRS- CYCLOCROSS
- ENDURO -
8-9 août 2020 22-23 août 2020 2020
2020
Baie-Comeau Saint-Georges de Beauce À déterminer
À déterminer
Championnats québécois | Cahier des charges - marketing 2020 - Page 21Consentement entre l’organisateur et la FQSC
En acceptant l’organisation des championnats québécois de la FQSC, je consens à suivre le cahier des charges qui m’a été donnée. Je
consens également à mettre à disposition des bénévoles pour aider au montage et démontage du matériel promotionnel présenté
par la FQSC, le jour de l’événement. En outre, j’accepte que mes tous les partenaires de l’événement devront être validés en amont
par la FQSC pour s’assurer qu’aucun conflit entre commandite n’existe.
Enfin je consens à faire valider tous les visuels en lien avec l’événement (réseaux sociaux, site de course ou autre) afin de s’assurer
de la cohérence de ceux-ci avec l’image des championnats québécois de la FQSC.
Nom de l’organisateur
Signé le à
Signature de l’organisateur
Responsable technique Responsable marketing FQSC
Championnats québécois | Cahier des charges - marketing 2020 - Page 22Contacts
JEAN COUVRETTE
RESPONSABLE MARKETING, PARTENARIATS FQSC
514 296-1593
jcouvrette@lgkmarketing.com
CARL VAILLANCOURT
COORDONNATEUR AUX COMMUNICATIONS
514-252-3071 #3739
Cell : 450 518-2299 (lors d’évènement)
cvaillancourt@fqsc.net
LAURENCE BEAUMIER
ADJOINTE MARKETING ET PARTENARIATS
lbeaumier@fqsc.net
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