GUIDE UTILISATEUR CONCUR - VoyagExpert
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GUIDE
UTILISATEUR CONCUR
1
Sommaire
Mise à jour du profil : p3-7
WORK IN SAS
Réserver un hôtel : p50-54
3 TABLES OF
Réservation billet d’avion de 2 façons : p8 MODE
ONE Réserver un véhicule BORDEAUX
de locationOR ST
: p55-66
Réservation4billet
AGENTSd’avion par prix : p9-13 NAZAIRE CAN TAKE
LEADER PER OVER INSTANTLY
Hôtel rejeté par l’approbateur : p67-70
TABLE
Réservation billet d’avion par horaires : 14-19
HOME
Réserver pour un invité OFFICE POSSIBLE
: p71-74
Réservation d’un billet d’avion au tarif abonné par prix p20 BUT LIMITED
Partager un voyage : p75-79
Réservation d’un billet d’avion au tarif abonné par horaire p21
Voyage non finalisé : p80-81
Réservation billet d’avion avec approbation : p22-28
Fonction organisateur :p82-84
Réservation billet de train par prix : p29-39
Approuver un voyage (fonction manager) : p85-87
Réservation billet de train par horaires : p40-43
Réserver un billet de train avec abonnement fréquence: p44-47
Nouveauté rail : modifier vos billets de tgv pro online p48-49
2
MISE À JOUR DE VOTRE PROFIL
La première chose à faire lorsque vous vous connectez à Concur, c’est de mettre à jour votre profil.
Cliquez en haut à droite sur « Profil » puis sur « Paramètres du profil » :
3
MISE À JOUR DE VOTRE PROFIL
Cliquez ensuite sur « Renseignements personnels »
4
MISE À JOUR DE VOTRE PROFIL
Vous pouvez alors compléter votre profil :
5
MISE À JOUR DE VOTRE PROFIL
Si vous possédez des cartes d’abonnement ou de réduction, à vous de les inscrire dans Concur :
Carte de fidélités de type Grand
Voyageur / Flying Blue
Remplissez les menus déroulant, sans
oublier de mettre la date d’expiration
de la carte, si vous ne la
connaissez pas mettez 01/01/2020
Carte d’abonnement SNCF ou
Compagnie Aérienne.
La date de naissance est
OBLIGATOIRE pour valider une
réservation.
6
MISE À JOUR DE VOTRE PROFIL
MISE À JOUR DE VOTRE PROFIL
Lorsque vous rentrerez une carte de fidélité compagnie aérienne n’oubliez pas de cocher la case suivante (pour
que tous les miles soient bien cumulés sur votre carte)
Une fois vos modifications faites, cliquez sur ENREGISTRER pour valider votre profil.
7
RÉSERVATION D’UN BILLET D’AVION : 2 FACONS DE RESERVER
Vous pouvez réserver de 2 façons :
RECHERCHE PAR PRIX => RECHERCHES PAR HORAIRES => Logique
Logique de BEST BUY Multi-destinations, Mix Compagnies
aériennes, Mix classe tarifaire
8
RÉSERVATION D’UN BILLET D’AVION PAR PRIX
Cliquez sur l’onglet AVION/RAIL
Remplissez les champs demandés :
Ville de départ / arrivée
Date et heure départ / retour
Définissez votre mode de recherche :
par prix ou par horaire
9
RÉSERVATION D’UN BILLET D’AVION PAR PRIX
La page de recherche s’affiche : Informations importantes sur les compagnies aériennes :
Concur affiche un tableau récapitulatif de tous les vols disponibles sur le trajet demandé
(Concur vous propose aussi bien du train que de l’avion sur votre parcours).
Vous pouvez directement cliquer dans le tableau pour afficher les vols correspondants :
Par exemple, je clique sur AIR France – 42 résultats :
10RÉSERVATION D’UN BILLET D’AVION
A l’aide des petites réglettes situées sur la gauche, vous pouvez filtrer automatiquement votre recherche (boutons
intuitifs) + vous pouvez aussi décocher les aéroports non souhaités :
11RÉSERVATION D’UN
RÉSERVATION BILLET
D’UN D’AVION
BILLET PAR PRIX
D’AVION
Sélectionner ensuite le vol qui vous convient :
Cliquez sur «Afficher les détails »
Nouveauté CONCUR : Lorsque vous cliquez sur « Avantages/Services » vous avez désormais un récapitulatif clair de
ce qui est compris dans le tarif.
Le vol choisi à 136,83€ est un tarif sans bagage en soute (0 bagage enregistré) et non remboursable.
Pour connaitre les conditions de modification de votre billet, cliquez sur « Règles »
12RÉSERVATION D’UN
RÉSERVATION BILLET
D’UN D’AVION
BILLET PAR PRIX
D’AVION
Une fenêtre s’ouvre, rendez-vous dans le paragraphe « PENALITIES » :
Le billet est donc non remboursable / non modifiable.
13RÉSERVATION D’UN
RÉSERVATION BILLET
D’UN D’AVION
BILLET PAR PRIX
D’AVION
Si vous cherchez un billet modifiable, cliquez sur « Afficher d’autres tarifs aériens » :
D’autres tarifs apparaissent sur le même vol sélectionné :
A vous de regarder les règles tarifaires et de choisir le vol qui vous convient le mieux.
Cliquez sur le prix en bleu pour confirmer votre choix.
14RÉSERVATION D’UN BILLET D’AVION PAR HORAIRE
Cliquez sur « Réservez par horaire »
Vous pouvez personnaliser votre recherche pat numéro de vol (si vous connaissez le vol que vous souhaitez réserver ou
en triant par « préférences, transporteur, durée de trajet.. »
Par exemple, VoyagExpert a
sélectionné KLM dans ses
préférences de vol
15RÉSERVATION D’UN BILLET D’AVION PAR HORAIRE
Choisissez votre vol aller et retour, en cliquant sur « SELECTIONNER » sur les vols souhaités :
Le prix se calcule automatiquement. Concur vous proposera toujours le vol le moins cher disponible.
16RÉSERVATION D’UN
RÉSERVATION BILLET
D’UN D’AVION
BILLET PAR HORAIRE
D’AVION
Vous êtes bien en classe économique conformément à votre politique voyage.
Vous pouvez alors cliquer sur « Affichez tous les détails » En cliquant sur règles, vous pourrez voir les conditions du
billet.
Si vous souhaitez voir les autres tarifs proposés sur le même parcours, cliquez à droite sur « afficher d’autres tarifs
aériens »
Une fois que vous avez trouvé le tarif qui vous convient, cliquez sur SELECTIONNER.
Une page s’affiche pour vous demander de vérifier les informations fournies :
Si cela vous convient, cliquer sur RESERVER LE
VOL ET CONTINUER
17RÉSERVATION D’UN
RÉSERVATION BILLET
D’UN D’AVION
BILLET PAR HORAIRE
D’AVION
Une page récapitulative s’affiche :
A partir d’ici, vous devez
ajouter une location de voiture
ou un hôtel si vous en avez
besoin
Cliquez sur SUIVANT pour valider
18RÉSERVATION D’UN
RÉSERVATION BILLET
D’UN D’AVION
BILLET PAR HORAIRE
D’AVION
2 choix s’offre alors à vous :
• Vous pouvez mettre le dossier en attente (ici vous avez une option jusqu’au 01/10 à 18h30). Il
faudra alors retourner sur votre page d’accueil pour valider le moment venu votre réservation.
• Vous faites suivant, et cela CONFIRME votre réservation.
Une fois réservé, vous recevrez une confirmation de réservation, et ensuite vos billets d’avion.
19RÉSERVATION D’UN BILLET D’AVION – RECHERCHE TARIF ABONNÉ PAR PRIX
Les 2 modes de recherches s’appliquent également en tarif abonné :
RECHERCHE PAR PRIX : suivant les différents tarifs disponibles, il est nécessaire parfois de cliquer sur « view more
fare » pour obtenir le tarif abonné en effet, ce sont les tarifs les moins chers qui se positionnent en premier sur
l’affichage
20RÉSERVATION D’UN BILLET D’AVION – RECHERCHE TARIF ABONNÉ PAR HORAIRE
RECHERCHE PAR HORAIRE :
Afin de faciliter vos réservations au tarif abonné, nous préconisons de lancer une recherche par horaire au lieu
de prix (l’affichage exhaustif des tarifs n’étant pas nécessaire pour ce type de demande) : vous obtiendrez le
tarif abonné en immédiateté
21RÉSERVATION D’UN BILLET D’AVION AVEC SYSTÈME D’APPROBATION
Sélectionner le passager pour lequel vous allez faire la réservation :
Cliquez sur PROFIL en haut à gauche, puis dans la barre de recherche taper les premières lettres du nom du passager.
Sélectionnez-le, puis cliquer sur DEMARRER LA SESSION.
Vous basculerez alors sur le profil du passager :
22RÉSERVATION D’UN BILLET D’AVION AVEC SYSTÈME D’APPROBATION
Cliquez sur l’onglet AVION/RAIL et lancez votre recherche.
La page de recherche s’affiche :
Informations Importantes
sur les compagnies
aériennes
23RÉSERVATION D’UN BILLET D’AVION AVEC SYSTÈME D’APPROBATION
Concur affiche un tableau récapitulatif de tous les vols disponibles sur le trajet demandé Sélectionnez le vol demandé :
Si votre politique voyage exige une approbation (ici la classe Business n’est pas autorisée), un petit
drapeau jaune vous l’indiquera.
24RÉSERVATION D’UN BILLET D’AVION AVEC SYSTÈME D’APPROBATION
Une fois que vous avez trouvé le tarif qui vous convient,
cliquez sur SELECTIONNER.
Vous devez expliquer le choix de ce trajet + tarif
Cliquez ensuite sur ENREGISTRER
Une page s’affiche pour vous demander de vérifier les informations fournies :
Si cela vous convient,
cliquer sur RESERVER LE
VOL ET CONTINUER
25RÉSERVATION D’UN BILLET D’AVION AVEC SYSTÈME D’APPROBATION
RÉSERVATION D’UN BILLET D’AVION AVEC SYSTÈME D’APPROBATION
Une page récapitulative s’affiche :
A partir d’ici, vous
devez ajouter une
location de
voiture ou un
hôtel si vous en
avez besoin
26RÉSERVATION D’UN BILLET D’AVION AVEC SYSTÈME D’APPROBATION
Cliquez sur SUIVANT pour valider
1 2
3
2 choix s’offre alors à vous :
• Vous pouvez mettre le dossier en attente (ici vous avez une option jusqu’au 04/03 à 18h30). Il faudra
alors retourner sur votre page d’accueil pour valider le moment venu votre réservation. Vous pouvez
envoyer alors une copie de la réservation à un approbateur pour qu’il ait un premier aperçu du voyage.
• Vous faites suivant, et cela CONFIRME votre réservation. Le dossier part alors dans le système
d’approbation. En fonction du passager il existe 1 ou 2 approbateurs.
27RÉSERVATION D’UN BILLET D’AVION AVEC SYSTÈME D’APPROBATION
Une fois que tous les approbateurs ont validé la demande, vous recevrez une confirmation de réservation, et
ensuite vos billets d’avion.
28RÉSERVER UN BILLET DE TRAIN – PAR PRIX
Cliquez sur l’onglet TRAIN, puis remplissez tous les champs demandés :
Gare de départ et Gare
d’arrivée
Heure de départ et Heure
d’arrivée
Choisir la classe de
réservation et le mode recherche
Cliquez ensuite sur Rechercher
29RÉSERVER UN BILLET DE TRAIN – PAR PRIX
: le parcours demandés
Concur va vous proposer tous les trajets disponibles sur
Tableau Synthèse des
résultats
Lis te déroulante pour
affiner votre recherche
:
par durée / par prix /
départ le plus tôt …
Tous les résultats
disponibles
A l’aide des petites réglettes, vous pouvez affiner votre recherche.
Je ne souhaite voir que les retours entre à partir de 17H par exemple.
Je bouge alors les petits points en fonction de mon choix et je demande les départs le plus tôt
30RÉSERVER UN BILLET DE TRAIN – PAR PRIX
Ainsi, Concur filtre les résultats (6 sur 12 )
31RÉSERVER UN BILLET DE TRAIN – PAR PRIX
Lorsqu’un train vous convient, cliquez sur afficher les détails, pour connaître les types de tarifs disponibles (en
effet Concur vous proposera toujours par défaut le billet le moins cher) et les conditions de votre billet.
Tous les
types de
tarifs
disponibles
sur le
parcours
demandés.
32RÉSERVER UN BILLET DE TRAIN – PAR PRIX
Nous allons vérifier chaque tarif pour connaître les spécificités de chaque billet.
Pour le 1er billet à 140.40€ :
Nous sommes bien en seconde classe sur tout le parcours.
Cliquez sur règles pour connaître les conditions du billet
Nous avons donc du
tarif Normal sur le
premier train, ensuite
du Prem’s puis du
Loisirs sur le trajet
retour.
33RÉSERVER UN BILLET DE TRAIN – PAR PRIX
Cliquez ensuite sur le deuxième tarif à 146.00€
Nous sommes bien en seconde classe sur tout le
parcours. Le billet est en tarif Loisirs à
Cliquez sur règles sur les tarifs pour connaître les l’aller comme au retour.
conditions du billet :
Nous sommes bien en
Regardons maintenant le 3ème tarif seconde classe sur tout le
proposé à 189.10€ parcours.
Cliquez sur règles sur les tarifs pour Le billet est en tarif Pro à
connaître les conditions du billet : l’aller comme au retour.
34RÉSERVER UN BILLET DE TRAIN – PAR PRIX
Une fois que vous avez trouvé le tarif qu’il vous faut, cliquez sur le prix pour valider votre réservation.
Une page récapitulative s’ouvre :
Possibilité de souhait de placement
Possibilité de se placer dans une voiture
précise / siège précis
35RÉSERVER UN BILLET DE TRAIN – PAR PRIX
Concur récupère tous les éléments dans le profil du passager.
Cliquez sur Réserver le billet de train et Continuer
36RÉSERVER UN BILLET DE TRAIN – PAR PRIX
Concur vous demande de vérifier ce que vous avez réservé :
Cliquez sur Suivant
37RÉSERVER UN BILLET DE TRAIN – PAR PRIX
Concur vous demande de vérifier ce que vous avez réservé :
Vous pouvez renommer votre voyage dans la partie : Nom du voyage
2 choix s’offre alors à vous :
Vous pouvez mettre le dossier en attente (ici vous avez une option jusqu’au 29/08/2016 5h39).
Il faudra alors retourner sur votre page d’accueil pour valider avant cette date limite votre réservation.
38RÉSERVER UN BILLET DE TRAIN – PAR PRIX
Vous faites suivant, et cela CONFIRME votre réservation.
Une fois réservé, vous recevrez une confirmation de réservation, et ensuite vos billets de train par mail.
Lorsque vous avez mis un billet en attente, vous le verrez dans la partie Voyage à Venir de votre page d’accueil :
Pour le valider, il suffira de cliquer sur le voyage, puis de faire suivant (en fin de page). Pour annuler votre option,
cliquez sur annuler le voyage.
39RÉSERVER UN BILLET DE TRAIN – PAR HORAIRE
Remplissez les champs demandés, puis rechercher par horaires :
40RÉSERVER UN BILLET DE TRAIN – PAR HORAIRE
La page de résultats apparaît.
Je peux trier par départ le plus tôt + sélectionner à gauche le nombre d’arrêts (et ne prendre que des trains directs) :
Je choisis ensuite dans la liste mon train aller
41RÉSERVER UN BILLET DE TRAIN – PAR HORAIRE
Puis mon train retour :
J’ai mon aller – mon retour, le tarif le moins cher se calcule automatiquement :
42RÉSERVER UN BILLET DE TRAIN – PAR HORAIRE
Concur me trouve alors comme meilleur tarif sur les trains que je souhaite :
Sélectionnez le train qui vous correspond, et finaliser votre réservation.
43RÉSERVATION D’UN BILLET DE TRAIN AVEC UN ABONNEMENT FREQUENCE
Faites votre recherche de train comme indiqué précédemment,
• 1er cas : Le voyageur possède une carte fréquence France Entière
Concur propose automatiquement le tarif fréquence (pas de pop up)
44RÉSERVATION D’UN BILLET DE TRAIN AVEC UN ABONNEMENT FREQUENCE
2ème cas :
Le voyageur possède une carte fréquence sur un parcours défini (exemple Paris Strasbourg) et demande un
déplacement Paris Strasbourg :
Si les villes choisies dans le menu déroulant sont strictement identiques aux villes choisies pour la carte fréquence
dans le profil, Concur propose automatiquement le tarif fréquence :
45RÉSERVATION D’UN BILLET DE TRAIN AVEC UN ABONNEMENT FREQUENCE
3ème cas : Le voyageur possède une carte fréquence sur un parcours défini (exemple Paris Strasbourg) et
demande un déplacement Paris Nantes :
Concur génère un pop up qui demande au voyageur si la réduction doit être appliquée pour le déplacement demandé
Si le voyageur coche la case, Concur proposera le tarif Fréquence.
Dans le cas contraire, si le voyageur ne coche pas la case, le tarif fréquence ne sera pas proposé sur ce déplacement
46RÉSERVATION D’UN BILLET DE TRAIN AVEC UN ABONNEMENT FREQUENCE
Ensuite, si cela vous convient, valider le tarif en cliquant sur le tarif et finir votre réservation.
Vous retrouverez sur votre page d’accueil Concur, tous vos voyages en cours.
ATTENTION !!!!
Concernant les abonnés fréquence sur des lignes spécifiques
Ex : Abonné Lyon-Paris // Souhaite un Lyon – Paris – Blois
VOUS DEVREZ ALORS FAIRE 2 DOSSIERS SEPARES --) 1 Aller Lyon-Paris + 1 aller Paris Blois.
47NOUVEAUTE RAIL : MODIFIER VOS BILLETS SNCF DE LA GAMME TGVPRO ONLINE
IL EST DORENAVANT POSSIBLE DE MODIFIER VOS BILLETS SNCF DE LA GAMME TGVPRO
ONLINE
1. Connecter vous sur votre profil utilisateur Concur
2. Aller dans l’onglet « voyages » / « travel » en haut puis « outils » / « tools »
3. Cliquer sur Modifier un billet SNCF TGV Pro
48NOUVEAUTE RAIL : MODIFIER VOS BILLETS SNCF DE LA GAMME TGVPRO ONLINE
4. Entrer votre référence de dossier (figurant sur votre réservation dossier comme sur l’exemple ci-dessous) ainsi
que votre nom et cliquer sur « rechercher »
5. Procéder à la modification de votre billet
L’application TGV pro propose uniquement des échanges de billets au même tarif
49RESERVATION HOTEL
Vous pouvez réserver votre hôtel de 2 façons :
- Réservation simple (sans prise en charge du paiement)
- Réservation par voucher (avec prise en charge du paiement VoyagExpert)
Cliquez sur l’onglet HOTEL La page de recherche s’affiche :
Remplissez les champs demandés et lancez la recherche.
Je peux affiner la recherche d’hôtel : près
de l’aéroport, du site de la société, d’une
adresse précise
50RESERVATION HOTEL
Vous pouvez modifier la recherche par
distance / Prix / préférences
Ensuite vous voyez tous les hôtels disponibles en temps réel
Pour sélectionner une chambre dans l’hôtel souhaité, cliquez sur « Afficher les chambres ».
Sur Concur, vous avez une double base hôtelière : SABRE /HCORPO
Les hôtels SABRE se réserveront avec une carte de crédit en garantie et le paiement se fera sur place. On
vous demandera de rentrer au moment de la validation votre numéro de carte bancaire.
Les hôtels HCORPO sont en paiement en compte. C’est la société VoyagExpert qui règle pour vous. Nous
vous enverrons alors une facture pour règlement et vous recevrez un voucher de réservation.
51RESERVATION HOTEL
HÔTELS SABRE
• Ici, plusieurs chambres disponibles. Attention ici, petit déjeuner de 9€ en supplément.
• Ensuite continuer la réservation pour valider votre choix.
• Vous devrez alors insérer votre carte de crédit en garantie. Le paiement se fera alors sur place.
Pour l’hôtelier, la confirmation reçue par mail suffira pour l’enregistrement de votre chambre.
52RESERVATION HOTEL
HOTEL HCORPO
Toujours cliquer sur « détails des tarifs/ modalités d’annulation : pour savoir si l’hôtel est
remboursable ou pas.
Lorsque vous cliquez sur LE PRIX, une page récapitulative apparait.
Cliquer sur SUIVANT pour réserver. L’hôtel est en prépaiement, il n’y a rien à régler sur place (
sauf la taxe de séjour)
53RESERVATION HOTEL
Sur la page suivante, vous pourrez télécharger votre bon d’échange directement via Concur :
Finaliser votre réservation en cliquant en bas de la page sur SUIVANT
Votre hôtel est bien réservé.
54RESERVATION VEHICULE DE LOCATION
Cliquez sur l’onglet « voiture » :
55RESERVATION VEHICULE DE LOCATION
1/ Recherche location de voiture prise aéroport / Rendue Aéroport :
Remplissez la date de prise en charge + heure / date de
remise + heure
Taper le lieu de prise en charge (ici un aéroport)
Les catégories de voiture
Par défaut, tous les loueurs sont sélectionnés.
Vous ne pouvez pas en décocher.
Une fois toutes les cases remplies, cliquez sur RECHERCHER
56RESERVATION VEHICULE DE LOCATION
Voici ce qu’affiche la page de recherche :
Concur affiche tous
les tarifs (HT)
proposés par tous les
loueurs sur le
parcours demandé.
Ici 4 catégories de
véhicule chez 4
loueurs différents.
57RESERVATIONVÉHICULE
RÉSERVATION VEHICULEDE
DELOCATION
LOCATION
Une nouvelle page s’affiche pour vérifier les informations choisies :
Ici vous pouvez
Vous pouvez ici, rajouter un GPS.
rajouter le nom d’un Attention, le prix de
2ème conducteur si la location peut
besoin. varier.
Si tout est ok pour vous, vous pouvez cliquer sur « Réserver le véhicule et continuer »
58RESERVATIONVÉHICULE
RÉSERVATION VEHICULEDE
DELOCATION
LOCATION
Une page de confirmation
apparait, et résume les détails
de la réservation :
• Cliquez ensuite sur « Suivant »
• Il ne vous reste plus qu’à compléter les cases demandées.
• Cliquez sur « Suivant » pour valider définitivement votre réservation.
• Vous recevrez alors de la part de Concur, une confirmation de réservation et ensuite
l’agence de voyages vous enverra votre voucher
59RESERVATION VEHICULE DE LOCATION
2/ LOCATION DE VÉHICULE PRISE DANS UNE VILLE / GARE
Allez sur l’onglet « voiture », et sélectionner « A l’extérieur de l’aéroport »
Quand vous allez cliquer dans la case « Emplacement à l’extérieur de l’aéroport », une nouvelle fenêtre va s’ouvrir :
Vous avez 4 choix de recherche :
- Aéroport (mais dans ce cas-là voir la procédure n°1)
- Adresse (si vous connaissez l’adresse exacte du loueur)
- Site de la société
- Par point de référence ou code postal
Ici nous allons chercher une voiture à la gare de Toulouse Matabiau.
60RESERVATIONVÉHICULE
RÉSERVATION VEHICULEDE
DELOCATION
LOCATION
Je tape dans la barre de recherche Gare Matabiau, et je clique sur rechercher.
Concur me propose cette adresse, si celle-ci me convient je clique sur « Choisir »
Concur me propose alors plusieurs choix de loueurs :
Il y a 3 réponses.
AVIS me convient car il se situe à
la gare de Toulouse.
Je clique alors sur « Choisir cet
endroit de location de véhicule »
61RESERVATIONVÉHICULE
RÉSERVATION VEHICULEDE
DELOCATION
LOCATION
Concur vous renvoie sur le module de recherche.
Vous voyez dans la barre de recherche, l’adresse du loueur que nous avons sélectionné précédemment.
Cliquez sur Rechercher.
62RESERVATIONVÉHICULE
RÉSERVATION VEHICULEDE
DELOCATION
LOCATION
Voici ce que me propose Concur :
3 résultats proposés.
Ensuite vous n’avez plus qu’à sélectionner votre véhicule, et finaliser votre réservation comme nous avons pu
le voir dans le premier exemple.
63RESERVATIONVÉHICULE
RÉSERVATION VEHICULEDE
DELOCATION
LOCATION
3/ RAJOUTER UN VÉHICULE À UNE RÉSERVATION DE TRAIN OU D’AVION
Vous avez également la possibilité de rajouter un véhicule à une réservation de train ou d’avion.
- Soit dès le départ au moment de votre recherche en cochant la case : « Prise en charge/remise du véhicule à l’aéroport »
64RESERVATIONVÉHICULE
RÉSERVATION VEHICULEDE
DELOCATION
LOCATION
Faites votre recherche, réserver votre vol ou train puis sélectionner.
Une fois votre avion bloqué, cliquez sur « ajouter un véhicule »
Concur sait d’où vous partez et d’où vous revenez,
Cliquez sur Suivant
65RESERVATIONVÉHICULE
RÉSERVATION VEHICULEDE
DELOCATION
LOCATION
Nous allons maintenant réserver le véhicule.
Ensuite, vous n’avez plus qu’à réserver votre véhicule, et suivre le processus de réservation
(jusqu’à la finalisation de votre dossier).
66DEMANDE D’HOTEL REJETEE PAR VOTRE APPROBATEUR
Lorsque sur Concur votre politique voyage sur les hôtels est soumise à une approbation de votre manager et que
celui rejette votre demande, il y a une manipulation EXTREMEMENT importante à faire pour vous éviter tous frais
d’annulation :
Lorsque votre manager a rejeté votre demande, retournez sur vos voyages à venir :
67DEMANDE D’HOTEL REJETEE PAR VOTRE APPROBATEUR
DEMANDE D’HOTEL REJETEE PAR VOTRE APPROBATEUR
Cliquez sur le voyage qui vient d’être rejeté :
68DEMANDE D’HOTEL REJETEE PAR VOTRE APPROBATEUR
DEMANDE D’HOTEL REJETEE PAR VOTRE APPROBATEUR
Allez tout en bas de cette fenêtre, et cliquez sur RETIRER LA DEMANDE
69DEMANDE D’HOTEL REJETEE PAR VOTRE APPROBATEUR
DEMANDE D’HOTEL REJETEE PAR VOTRE APPROBATEUR
Grâce à cette action, Concur envoie une demande d’annulation auprès de l’hôtelier.
Concur va calculer les frais d’annulation : Vérifiez les frais d’annulation et cochez la case « J’accepte…. »
Cliquez sur CONTINUER
Attention :
Si vous avez choisi un hôtel non remboursable et que votre demande
est rejetée, aucun remboursement ne sera possible.
Nous devrons vous facturer votre réservation.
70RÉSERVER POUR UN INVITÉ
Cliquez sur Réserver pour un invité
Remplissez les champs demandés.
Sélectionner le trajet désiré, puis sélectionner.
71RÉSERVER POUR UN INVITÉ
RÉSERVER POUR UN INVITÉ
Une page de contrôle s’affiche :
Remplir les coordonnées du voyageur invité.
72RÉSERVER POUR UN INVITÉ
RÉSERVER POUR UN INVITÉ
La carte de l’agence est déjà enregistrée.
Réserver le vol et continuer.
Vous pouvez réserver un hôtel sur ce même dossier.
Pour cela cliquez sur Hotel sur la droite.
73RÉSERVER POUR UN INVITÉ
RÉSERVER POUR UN INVITÉ
Vérifiez les informations de Concur puis cliquez sur suivant :
Pour les hôtels Sabre, vous devez rentrer la carte de
crédit de votre société.
Cliquez sur Utiliser une carte de crédit temporaire, et
remplissez les champs demandés.
Réserver l’hôtel et continuer.
Vérifier votre itinéraire et valider votre dossier.
Le voyage une fois approuvé, sera émis.
IMPORTANT : une carte de crédit vous sera demandée pour chaque réservation hôtel SABRE.
Pour tout le reste, vous serez en compte.
74PARTAGER LE VOYAGE AVEC UN COLLÈGUE
Cas de figure :
2 passagers doivent voyager ensemble sur le même vol.
Voici comment faire :
1- Réservez le billet du premier passager.
Une fois la réservation finie, retournez sur le dossier :
75PARTAGER LE VOYAGE AVEC UN COLLÈGUE
Cliquez sur « partager le voyage »
Aller chercher dans le menu déroulant, la personne qui va voyager avec le 1er passager.
- Vous pouvez également rajouter un commentaire pour vous aider.
- Cliquez sur « partager le voyage »
76PARTAGER LE VOYAGE AVEC UN COLLÈGUE
2- Retournez sur la page d’accueil de Concur.
3- Sélectionnez le profil du 2ème passager, vous verrez qu’une invitation lui a été envoyée :
Le bouton « afficher les voyages » vous permettra de regarder le vol du 1er voyageur
77PARTAGER LE VOYAGE AVEC UN COLLÈGUE
4- Cliquez sur « Réserver une copie », pour réserver le même vol que le 1er passager.
Concur va automatiquement chercher les mêmes vols que réservés précédemment
78PARTAGER LE VOYAGE AVEC UN COLLÈGUE
5- Cliquez sur « suivant »
Concur va choisir et vous proposez automatiquement les mêmes vols que le 1er passager :
6- Il ne vous reste plus qu’à réserver en cliquant sur « Afficher les tarifs », et cliquez sur le tarif correspondant.
7- Contrôler et réserver le vol, et finaliser votre réservation.
79VOYAGE NON FINALISE
VOYAGE NON FINALISE
Lorsque vous êtes sur le profil d’un passager et que vous n’avez pas fini une réservation, le voyage se met en « voyage
non finalisé » comme ceci sur la page d’accueil :
1- Un message d’avertissement vous prévient qu’un voyage est en cours :
2- Le voyage se met en rouge, car non terminé :
80VOYAGE NON FINALISE
RÉCAPITULONS :
Attention aux voyages non finalisés
Ils s’auto annulent au bout de 6 heures
• Si c’est un billet AIR régulier, RAIL ou une location VOITURE : cela génèrera un mail d’annulation / mais les
Ebillets/Evoucher ne sont pas encore émis. Il n y a pas de frais facturés par VoyagExpert
• Si c’est un LOW COST : cela génèrera un mail d’annulation / mais la réservation étant déjà confirmée, la CB déjà
transmise. Le cout de l’achat sera facturé par VoyagExpert
• Si c’est un HOTEL : cela génèrera un mail d’annulation / mais la réservation étant déjà confirmée, la CB déjà
transmise. Donc si des frais d’annulation existent, le cout de ces frais sera facturé par VoyagExpert.
Concur offre 2 possibilités :
• Les voyages en attente
Ils le resteront jusqu’ à intervention de votre part pour CONFIRMER ou ANNULER
Si vous ne respectez pas les dates et heures limites fixées pour intervenir, sachez que les compagnies vont
annuler vos dossiers pour NON EMISSION à TEMPS : cela génèrera un mail d’annulation
• Les voyages finalisés
Les demandes d’émission sont transmises à l’agence pour traitement.
81LA FONCTION ORGANISATEUR
En tant que chargé de voyage, vous aurez accès à un onglet supplémentaire sur Concur : la fonction Organisateur
Cette option vous permettra de visualiser tous les voyages de vos collaborateurs, peu importe qui a fait la réservation
(vous / un autre chargé de voyage ou le passager lui-même).
Ainsi vous aurez un visuel sur tout ce qui se passe, et si un des chargés de voyages est absent, cela vous permettra de
savoir ce qui a déjà été fait (évitant ainsi les doublons de réservations).
Cliquez sur la partie Organisateur :
82LA FONCTION ORGANISATEUR
Dans la partie voyageurs à venir, vous verrez les départs « Aujourd’hui » Vous pourrez rechercher des voyages avec
une notion de temps :
83LA FONCTION ORGANISATEUR
Vous pourrez rajouter une remarque pour un de vos collègues :
Cliquez sur « NOUVEAU »
Mettre votre remarque : (et décocher la case privée pour que tout le monde voit votre remarque), et cliquez sur
Enregistrer
Ainsi vos collègues pourront voir votre remarque et agir en conséquence :
84APPROUVER UN VOYAGE
En tant qu’approbateur, vous recevrez des demandes pour valider ou rejeter les voyages de vos collaborateurs.
Une fois un voyage réservé, vous recevrez un mail de la part de Concur vous invitant à aller consulter la réservation
d’un de vos collaborateurs :
85APPROUVER UN VOYAGE
2 possibilités :
Soit vous répondez directement à ce mail directement en suivant les consignes correspondantes :
Approuver le voyage [ ] (entrez A pour Approuver)
Rejeter le voyage [ ] (entrez R pour Rejeter)
Soit vous vous connectez à Concur, vous cliquez dans l’onglet « APPROBATION » :
86APPROUVER
APPROUVER UN
UN VOYAGE
VOYAGE
Cliquez sur le nom du voyage :
Vous pouvez alors approuver ou rejeter la demande.
Si vous approuvez, le billet est alors automatiquement émis dans les 10-15 minutes.
Si la demande est rejetée, la réservation est annulée complètement du système et le
passager est prévenu de votre refus.
87MERCI DE VOTRE
CONFIANCE
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