COMITÉ DE CONCERTATION FINANCES 07.10.2021 - CIRB
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COMITÉ DE CONCERTATION
FINANCES
07.10.2021
COMITÉ DE CONCERTATION
FINANCES
Validation du compte-rendu du COC du 2
Septembre 2021
AGENDA
Statut GT processus & ROI
Statut Initiatives en cours
Etapes suivantes
Questions et Réponses
Annexes: Informations utiles
2 07.10.21
VALIDATION COMPTE-RENDU
REUNION COC
DU 2 SEPTEMBRE 2021
COMPTE RENDU DE LA RÉUNION
DU 2 SEPTEMBRE 2021
A RETROUVER SUR LE SITE WEB DU CIRB
https://cirb.brussels/fr/wepulse
https://cibg.brussels/nl/wepulse
4 07.10.21STATUT GT PROCESSUS & ROI
GT PROCESSUS
Réalisé
• GT mis en place avec 5 puis 7 participants :
GT Prénom Nom Commune Institution
GT1 processus Vincent Bex Jette AC
GT1 processus Sophie Czerwonogora Berchem Ste Agate CPAS
GT1 processus Olivier Loix Watermael Boitsfort AC
GT1 processus Genki Takano Schaerbeek AC
GT1 processus Caroline Thyssens Ganshoren AC
GT1 processus Catherine Van Den Steen Ixelles AC
GT1 processus Lies Vandenbergen Anderlecht CPAS
• Résultats au 28/09 : cartographie POS des processus (cfr infra)
6 07.10.21GT PROCESSUS
Méthodologie:
o Méthode collaborative
• AC et CPAS
• Groupe de travail
• Equipe WePulse
o Sensibilisation des fédérations
o Consolidation des processus identifiés dans les questionnaires
o Collecte d’informations auprès d ’AC et de CPAS
o Analyse et classification fonctionnelle
o Définition de la cible et cartographie
7 07.10.21CARTOGRAPHIE DES PROCESSUS
(GT 28/09/2021)
8 07.10.21CARTOGRAHIE DES PROCESSUS FINANCIERS :
LES FONCTIONS
9 07.10.21CARTOGRAHIE DES PROCESSUS FINANCIERS :
LES FONCTIONS ET SOUS-FONCTIONS
10 07.10.21CARTOGRAHIE DES PROCESSUS FINANCIERS 11 07.10.21
GT PROCESSUS
Etapes suivantes:
• Validation des Fonctions et sous-fonctions par le GT (8/10)
• Définir les tâches dans les processus
• Lister et associer requirements aux processus/tâches
• Définir les dépendances
• Entre « domaines » (GRC, Social, RH)
• Entre processus
• Validation des processus et requirements par le GT
• Validation des processus et requirements par le COC
12 07.10.21ROI
Réalisé
• Mr Bex s’est proposé comme volontaire
• La proposition de ROI du COMIGOV lui sera envoyée
• Proposition en cours de discussion au sein du COMIGOV
Etapes suivantes
• Recevoir ROI produit par COMIGOV
• Faire circuler/amender/valider par Mr Bex avant envoi au COC Finances
13 07.10.21STATUT INITIATIVES EN COURS
STATUT INITIATIVES EN COURS
Statut Global
ID Description Statut Remarques
1 Onyx contentieux 2
2 Module BCE 2 Architecture Board
3 Dématérialisation des Factures entrants 2 Scope à clarifier
4 Dématérialisation de la Taxation du Citoyen 2 Architecture Board
5 Dématérialisation des Factures Ecoles 2
6 Dématérialisation du remboursement mutuelle 2 Dépendances → stand-by
Statut:
1. Proposition de la demande lors du COC
2. Analyse détaillée de la demande (Business case) avec rapport de la faisabilité technico-fonctionnelle, du coût/bénéfice, de l’adéquation avec l’architecture cible
3. Validation des besoins/ étapes prochaines au COC
4. Validation via la gouvernance Wepulse
15 07.10.21
5. Ajout de l’initiative à la roadmap du programme et exécutionDEMANDE QW : CONTENTIEUX
Statut date: 7 /10 /2021
Scope du sujet Status Global: Status
Installation du module « Contentieux avancé » chez les 8 administrations utilisatrices du logiciel « Onyx » ne disposant
pas de cette option: Budget
- Anderlecht En cours de revue
- Berchem-Sainte-Agathe Planning
- Etterbeek Planning détaillé à valider par PL
- Koekelberg Quality
• Non applicable aujourd'hui
- Watermael-Boitsfort
- Molenbeek
Hors Scope:
Uccle (out of scope WePulse)
Woluwé-Saint-Lambert (en cours d’installation hors WePulse)
Issue & Risques Status
Milestones majeurs Date Status
• Liste de problèmes/faiblesses transmises par AC SCH → à discuter avec Civadis sur pistes
d’améliorations
• Validation de l’intitiative Sept. 2021 OK
• Peu de participants à la démo Civadis → besoin d’une autre démo • Démo Civadis Oct. 2021 OK
• Confirmation besoins par COC Nov. 2021
• Plan de mise en place par PL Tbc
Activités réalisées: Status
• Initiative confirmée par COC pour analyse
• Réunions avec Civadis pour clarifier scope/budget/planning
• Présentation au Board Archi: pas de remarques
• Démo avec Civadis : cf. Risks
Décisions / Actions Date Status
• Initiative a reçu le Go du COC pour en faire l’analyse 2/09/21 Validé
• Pas d’opposition de l’architecture Board pour mise en place de la solution étant 22/09/21 Validé
donné qu’elle fait déjà partie du paysage applicatif des PLs
Planifié pour la prochaine période
• Démo avec Civadis et collecte des feedbacks des PLs concernés
• Revoir coûts de l’initiative vs budget WePulse pour les QWDEMANDE QW : MODULE BCE
Statut date: 4 /10 /2021
Scope du sujet Status Global: Status
Installation du module BCE (Banque Carrefour des Entreprise) chez les 12 clients ONYX:
- Anderlecht Berchem Budget
Etterbeek Forest
En cours de revue
Jette Koekelberg
StGilles Molenbeek-Saint-Jean Planning
St-Josse Schaerbeek Planning détaillé à valider par PL
Watermael-Boitsfort Woluwé-St-P Quality
• Non applicable aujourd'hui
Hors Scope:
Issue & Risques Status
Milestones majeurs Date Status
• Architecture Board veut éviter une duplication des données BCE et donc la source à considérer
devrait être FIDUS où sont déjà stockées les données BCE.
• Validation de l’intitiative Sept. 2021
• Peu de participants à la démo Civadis → besoin d’une autre démo Oct. 2021
• Démo Civadis Nov. 2021
• Confirmation besoins par COC Tbc
• Mise en place par PL
Activités réalisées: Status
• Initiative confirmée par COC pour analyse
• Réunions avec Civadis pour clarifier scope/budget/planning
• Présentation au Board Archi: cf. Risques/Issues
• Démo Civadis: cf. Risks
Décisions / Actions Date Status
• Demande de l’architecture board d’utiliser Fidus comme canal de récupération 22/09/21 En cours
des données BCE
Planifié pour la prochaine période
• Démo Civadis
• Meeting avec Architectes Civadis et WePulse pour alignement sur la solution
• Revoir coûts de l’initiative vs budget WePulse pour les QWDEMANDE QW : DÉMATÉRIALISATION FACTURES ENTRANTES
Statut date: 27 / 9 /2021
Scope du sujet Status Global: Status
Installation du module de dématérialisation des factures entrantes. Ceci peut être fait selon plusieurs axes qui ont
leurs spécificités à savoir: Budget
1. Inclure des fournisseurs potentiels dans la suite MERCURIUS/FIDUS sur base ce qui est fait auprès d’autres En cours de revue
PLs (eg. Engie en format électronique pour certains PLs utilisant MERCURIUS/FIDUS mais pas tous Planning
2. Elargir utilisation de MERCURIUS/FIDUS pour les PLs ne disposant pas de la solution Planning détaillé à valider par PL
Quality
3. Mettre en place Recomatics pour les factures papiers
• Non applicable aujourd'hui
Hors Scope:
Issue & Risques Status
• Architecture Board veut éviter une mise en place de nouveaux outils à ce stade du projet → Milestones majeurs Date Status
renforcer l’utilisationd de MERCURIUS/FIDUS où cela existe semble une bonne approche mais
moins pour ce qui est d’ajouter ces composants dans les PLs où cela n’existe pas. • Validation de l’intitiative Sept. 2021 OK
• La solution Recomatics ne doit être envisagée que pour les fournisseurs où la chance d’aboutir à un • Clarifier scope/budget/planning avec Civadis Oct. 2021 En cours
format électronique ne semble pas possible → cela demande une analyse par fournisseur/PL → ne • Confirmation besoins par COC Nov. 2021
doit pas être considéré comme un QW • Mise en place par PL Tbc
Activités réalisées: Status
• Initiative confirmée par COC pour analyse
• Réunions avec Civadis pour clarifier scope/budget/planning
• Présentation au Board Archi: cf. Risques/Issues
Décisions / Actions Date Status
• Proposition de ne pas lancer la parte Recomatics (3) à ce stade 7/10/2021
Planifié pour la prochaine période
• Présentation des fournisseurs pouvant être intégrés rapidement aux PLs
• Clarification avec Civadis sur les couts associés par sous initiative
• Discussion avec les PLs sur les gains potentiels d’intégrer les processus FIDUS/MERCURIUSDEMANDE QW :
DÉMATÉRIALISATION DE LA TAXATION CITOYENS
Statut date: 27 / 9 /2021
Scope du sujet Status Global: Status
Mise en œuvre du déploiement de la dématérialisation du processus de facturation/taxation au citoyen.
Ce projet doit donc couvrir l’ensemble des taxes, les SAC ainsi que les factures qui seront reprises dans Onyx. Budget
Les pouvoirs locaux potentiels sont tous les PLs utilisant les suite Onyx Taxes ou Acropole Taxes. En cours de revue
Planning
Hors Scope: Planning détaillé à valider par PL
Quality
• Non applicable aujourd'hui
Issue & Risques Status
Milestones majeurs Date Status
• Architecture Board veut éviter une mise en place de nouveaux outils à ce stade du projet → les
solution de paiement mobile (via Molie) de publication au citoyen via ebox/IRISBOX ainsi que
l’utilisation d’une GED propre à CivADIS sont des choix structurants qi nous engagent à moyen/long • Validation de l’intitiative Sept. 2021 OK
terme et surtout impactant pour le citoyen de sorte qu’il nous semble trop tôt pour initier ce projet.
• Clarifier scope/budget/planning/archi avec Civadis Oct. 2021 En cours
• Risque de mettre en place une solution impactant le citoyen qui devrait être revue dans le futur • Confirmation besoins par COC Nov. 2021
suite à des besoins spécifiques de la GRC • Mise en place par PL Tbc
Activités réalisées: Status
• Initiative confirmée par COC pour analyse
• Réunions avec Civadis pour clarifier scope/budget/planning
• Présentation au Board Archi: cf. Risques/Issues
Décisions / Actions Date Status
• Besoin de s’aligner avec l’architecture Board xx En cours
• Besoin de s’aligner avec groupe GRC A faire
Planifié pour la prochaine période
• Meeting avec Architectes Civadis et WePulse
• Clarification scope/budget/planning/archi avec Civadis
• Discussion avec GRC sur solutions envisagées
• Si positif, demo avec GTDEMANDE QW :
DÉMATÉRALISATION DES FACTURES ÉCOLES
Statut date: 27 / 9 /2021
Scope du sujet Status Global: Status
Envoi des factures dans l'outil Onyx pour les écoles néerlandophones et francophones. Vue la diversité des systèmes en
place, nous proposons de nous focaliser sur ceux utilisés le plus largement, à savoir Budget
- Creos pour écoles francophones En cours de revue
- Wizza pour les écoles néerlandophones Planning
Planning détaillé à valider par PL
Quality
• Non applicable aujourd'hui
Hors Scope:
Issue & Risques Status
Milestones majeurs Date Status
• Validation de l’intitiative Sept. 2021 OK
• Clarifier scope/budget/planning/archi avec Civadis Oct. 2021 En cours
• Confirmation besoins par COC Nov. 2021
• Mise en place par PL Tbc
Activités réalisées: Status
• Initiative confirmée par COC pour analyse
• Réunions avec Civadis pour clarifier scope/budget/planning
• Présentation au Board Archi:: pas de remarques
Décisions / Actions Date Status
• Propiosition de démarrer sur Creos et Wizza 7/10/2021 À valider
Planifié pour la prochaine période
• Clarification scope/budget/planning avec Civadis
• Fixer liste candidatsDEMANDE QW :
DÉMATÉRIALISATION DU REMBOURSEMENT MUTUELLE
Statut date: 7 / 10//2021
Scope du sujet Status Global: Status
Dématérialisation des remboursements des mutuelles. Le but de cette initiative est d’automatiser autant que ce peut
le remboursement des factures des hôpitaux et de là le remboursement des mutuelles. Ce processus étant lié de Budget
manière étroite à la facturation des hôpitaux ainsi qu’à tout le volet social qui consiste à décider ce qui doit être En cours de revue
payé/remboursé/etc. il ne pourra être initié que lorsque la question de la facturation des hôpitaux et autres frais Planning
médicaux sera plus avancée. Planning détaillé à valider par PL
Quality
• Non applicable aujourd'hui
Hors Scope:
Issue & Risques Status
Milestones majeurs Date Status
Forte dépendance du SOCIAL
Risque de désynchronisation avec décisions du SOCIAL → doit se traiter dans le contexte plus large
de la gestion des processus financiers liés au volet SOCIAL (CPAS) • Validation de l’initiative Sept. 2021 OK
• Clarifier scope/budget/planning/archi Oct. 2021 En cours
• Confirmation besoins par COC Nov. 2021
• Mise en place par PL Tbc
Activités réalisées: Status
• Initiative confirmée par COC pour analyse
• Réunions avec réseau IRIS pour traitement des factures
• Réunion du GT
Décisions / Actions Date Status
• GT a marqué son accord de suspendre le QW → Domaine Social prend le point 5/10/2021 Validé
au sein de ces processus cibles et marque la dépendance avec le Financier une
fois que l’action sociale a pris acte.
• Ajouter les dépendances au sein du RAIDD We Pulse
Planifié pour la prochaine période
• Meeting avec GT pour traiter le sujet lorsque l’on abordera le traitement des processus financiers liés au domaine
SOCIALETAPES SUIVANTES
ETAPES SUIVANTES
• Quick-win: Ordre de mission vers CIVADIS (exclusivité)
• 1er meeting fait et documents en cours de revue (budget, etc.)
• Organisation des GTs par thématique pour valider/revoir besoins (2 démos faites et
analyse en cours sur 3 autres QW + proposition d’abandon du QW mutuelle)
• Présentation des premiers résultats au COC du 7/10
• Réunion avec Civadis à prévoir pour finaliser le scope et le budget
• Présenté les résultats au prochain COC Finances
• Échéance proposée : COC du 4/11
• Validation des Fonctions et sous-fonctions par le GT (8/10)
• Définir les tâches dans les processus
• Lister et associer requirements aux processus/tâches
• Validation des processus et requirements par le GT
• Validation des processus et requirements par le COC
• Prochaine réunion COC Finances : 4 Novembre 2021
23 07.10.21QUESTIONS & RÉPONSES
M ER C I
ANNEXES
CARTOGRAHIE DES PROCESSUS FINANCIERS (GT 28/09/2021) 27 07.10.21
CARTOGRAHIE DES PROCESSUS FINANCIERS :
LA FONCTION « BUDGET & COMPTES »
28 07.10.21CARTOGRAHIE DES PROCESSUS FINANCIERS :
LA FONCTION « DEPENSES »
29 07.10.21CARTOGRAHIE DES PROCESSUS FINANCIERS :
LA FONCTION « RECETTES »
30 07.10.21CARTOGRAHIE DES PROCESSUS FINANCIERS :
LES FONCTIONS « TRESORERIE » - « PATRIMOINE » - « REPORTING »
31 07.10.21Processus de facturation des frais médicaux 32 07.10.21
STATUT QUESTIONNAIRES – MEMBRES COC
FINANCESSTATUT QUESTIONNAIRES FINANCES
C O M M U N E S C P A S
9 CPAS ont complété le questionnaire. Il nous manque à
11 Communes ont complété le questionnaire. Il nous manque
ce jour les questionnaires pour les CPAS suivants:
à ce jour les questionnaires pour les AC suivantes:
- Berchem-Sainte-Agathe - réunion faite 26/07
- Bruxelles – réunion faite 31/08
- Bruxelles - réunion faite 11/08
- Etterbeek - réunion faite 13/08
- Evere - relance faite
- Ixelles : réunion faite 5/08
- Ganshoren - réunion faite 28/07
- Koekelberg - réunion faite 12/08
- Ixelles - relance faite
• Molenbeek-Saint-Jean - réunion faite 19/08
- Watermael-Boitsfort - réunion faite 19/08
3 communes n’ont pas adhéré:
- Uccle
3 CPAS n’ont pas adhéré:
- Woluwe-Saint-Lambert
- Uccle
- Evere
- Woluwe-Saint-Lambert
- Etterbeek
34 07.10.21STATUT COC FINANCES COMMUNES
C O M M U N E S AYANT COMMUNIQUE LES
COORDONNEES DE LEURS REPRESENTANT.ES DANS LES
COMITES DE CONCERTATION
Représentants COMMUNES manquants
à ce jour :
14 COMMUNES ONT COMMUNIQUE
- Etterbeek – demande envoyée
- Saint-Josse – relance faite via
COMMUNES N’ONT PAS ENCORE account manager
2 COMMUNIQUE
3 COMMUNES N’ONT PAS ADHERE
AU DOMAINE FINANCE
35 07.10.21STATUT COC FINANCES - CPAS
C P A S AYANT COMMUNIQUE LES COORDONNEES
DE LEURS REPRESENTANT.ES DANS LES COMITES DE
CONCERTATION
Représentants CPAS manquants à ce
15 CPAS ONT COMMUNIQUE
jour :
- Watermael-Boitsfort – demande
envoyée
1 CPAS N’A PAS ENCORE
COMMUNIQUE
3 CPAS N’ONT PAS ADHERE AU
DOMAINE FINANCE
36 07.10.21INFORMATIONS UTILES
Site web pour le projet WePulse:
https://cirb.brussels/fr/wepulse
https://cibg.brussels/nl/wepulse
Contacts
Si vous avez des questions/remarques, n’hésitez pas à contacter
Domaine Finances: Michaël Rogiers
mrogiers@cirb.brussels
+32 475 29 97 40
Programme WePulse: Rudy Therasse
rtherasse@cirb.brussels
+32 475 21 13 95
37 07.10.21Vous pouvez aussi lire
