Comment créer un tableau de bord en 2018 ? - DATA STORYTELLING - REPORTING - Toucan Toco

Comment créer
 un tableau de
 bord en 2018 ?
DATA STORYTELLING - REPORTING

Sommaire

1.    Libérez le potentiel de vos données !
2.    Toucan Toco
3.    Qu'est-ce que le Data Storytelling ?
4.    Comment les données peuvent elles augmenter votre
      performance ?
5.    Outil de reporting : comment motiver ses équipes ?
6.    Les règles d’or de la construction d’un tableau de bord.
7.    4 règles pour construire des KPIs qui ont du sens !
8.    Reporting : comment choisir le bon graphique pour ses
      données
9.    5 règles à connaître pour un bon tableau de bord nancier
10.   Les 6 étapes pour faire un tableau de bord RH simple et
      ef cace !
11.   Construire un tableau de bord de suivi de l'absentéisme
12.   Business Intelligence : ce que 200 projets nous ont appris !
13.   En savoir plus

Libérez le potentiel de vos
données !
Introduction au livre blanc

Aujourd'hui, petites et grandes entreprises collectent de plus en plus de
données. Les décisionnaires peuvent parfois se sentir submergés par cette
quantité de données et les informations capitales dont ils ont besoin sont
souvent perdues. Par conséquent, le processus de décision est impacté et
perd de son ef cacité.

Il faut alors repenser la façon de lire la donnée, de la diffuser pour qu'elle soit
mieux utilisée.

Comment faire ?
Nous avons créé ce guide pour vous donner des conseils et des exemples
pour créer le tableau de bord le plus ef cace et le plus simple à comprendre.

La donnée n'est utile que si elle est claire et bien comprise. À travers ce livre
blanc, nous répondrons à ces trois questions:

   Pourquoi un tableau de bord sobre est-il important ?
   Comment raconter une histoire avec vos données ?
   Quelles sont les règles pour construire un tableau de bord ef cace ?

Notes: Nous vous conseillons de le lire en format numérique a n de
pro ter de tous les éléments interactifs.

Toucan Toco
Le data storytelling au service de votre performance

Depuis 2014, Toucan Toco aide les décisionnaires et opérationnels des grands
groupes à mieux comprendre leurs enjeux business à travers la visualisation
de leurs données.

Notre mission : faire acte de pédagogie pour transformer des données brutes
complexes en des Dataviz et des Histoires interactives. Nous créons une
catégorie logicielle : le Data StoryTelling.

Nos utilisateurs : Les métiers des directions Marketing, Production,
Financières, Ressources Humaines ou Commerciales de grandes
organisations.

De 4 associés à 45 collaborateurs en 3 ans, nous sommes auto nancés grace à
la con ance de plus de 90 clients grands comptes, pour 200 projets, parmi
lesquels Renault, Total, Axa, BPCE, EDF, JCDecaux, Téréos, Psa, Marques
Avenue, lvmh, Euler Hermes, Vinci, DCNS, BIC, sncf, seb, Moët Henessy, La
Banque Postale...

Les Small Apps de Toucan sont mobiles, simples à utiliser, faciles à mettre en
place, intégrées dans les SI existants et au service de l'excellence
opérationnelle des métiers RH, Marketing, Financière, Commerciaux et
Directions Générales.

Qu'est-ce que le Data
Storytelling ?

Une dé nition simple du Data Storytelling

Le Data Storytelling, c’est la capacité de raconter une histoire avec les
données, et de personnaliser les données en fonction de l’audience.

Pour imager, un Directeur Marketing n’a pas les mêmes besoins de reporting
qu’un opérationnel responsable des campagnes digitales.

Cette catégorie de la business Intelligence est issue de la Data Visualisation.

La première dé nition de ce qu’est la Data visualisation (ou Dataviz), c’est l’art
de raconter des chiffres de façon claire et pédagogue, là où Excel est limité.

Elle permet de communiquer des chiffres et des informations complexes, en
les transformant en objets visuels : graphiques, diagrammes,
courbes, cartographies, classement, etc.

Le Data Storytelling est un concept relativement récent, qui prend appui sur
la Data Visualisation. L’idée est de pouvoir aller plus loin dans la facilité de
compréhension et la pédagogie.

Les données vont raconter une histoire à partir des besoins du métier. On
dépasse alors le simple fait de présenter des séries de chiffres dans un
tableau. L’information est accessible et compréhensible par tous, grâce à
l’histoire que l’on raconte.

On ne s’adresse plus seulement aux départements Data et Business
Intelligence des grandes entreprises, mais à l’ensemble des collaborateurs qui
veulent en savoir plus sur l’activité de l’entreprise, à travers les données
récoltées chaque jour.

Pourquoi le Data Storytelling est-il LE sujet du
moment ?
Nous vivons dans un monde inondé d’informations et de données. C’est une
problématique importante au sein des grands groupes, qui doivent gérer un
niveau de complexité extrêmement élevé. Il y a autant de système
d’information et base de données qu’il y a de liales, de pays ou de
département.

 La complexité est d’avoir une vision homogène sur leur business et la
performance de leur service. Alors oui, le digital est là. Oui, les entreprises se
transforment et de nouveaux projets voient le jour.

Il y a quelques années, le Graal c’était de pouvoir récupérer et collecter un
maximum de données. La mission est accomplie. Les datas continuent d’être
collectées, mais elles ne sont utilisées que par une minorité dans l’entreprise.
On pense aux data scientists, data analysts et autres experts de la donnée.

Aujourd’hui, les mentalités et les challenges évoluent. La collecte des
données est devenue un moyen, et non une n. L’objectif est désormais de
prendre des décisions quotidiennement, simplement et rapidement.

Le Data Storytelling est déjà là !
Nous aimons tous les histoires. Quel que soit leur contexte, elles permettent
de transmettre un message ou une information complexe de manière ludique
et scénarisée.

 Lorsque l’on a des données à disposition, l’objectif est d’utiliser ces chiffres
pour communiquer et rendre l’information plus digeste. Il faut être capable de
remettre ces données dans un contexte narratif.

4 histoires percutantes grâce au Data
Storytelling
Sécurité routière : la puissance de l’histoire
Sans forcément le savoir, le Data Storytelling est déjà présent dans notre
quotidien. Prenons un exemple que nous connaissons tous ; les vidéos de
prévention de la sécurité routière.

Plutôt que de nous parler simplement de chiffres, chaque clip fait l’objet d’une
histoire spéci que dans laquelle chacun de nous se reconnaît. Dans
sa dernière campagne (voir vidéo ci-dessus), l’objectif était de sensibiliser au
port de la ceinture.

Les chiffres mentionnés viennent appuyer la réalité des faits : la mort de
centaines de personnes chaque année à cause d’un oubli de ceinture de
sécurité. Les données sont imagées et scénarisées. C’est pour cela qu’elles
sont facilement mémorables.

C’est le même schéma de pensée en entreprise. Plutôt que de simplement
montrer la courbe de croissance des ventes, essayons d’y ajouter le
pourquoi de cette croissance !

On pourrait par exemple faire le parallèle avec la dernière vague de
recrutement de commerciaux ajouté à cela le succès de la dernière campagne
de promotion, chiffres à l’appui. Le tout de manière visuelle et interactive,
grâce au Data Storytelling.

Spotify, l’oeil des campus étudiants
Début 2017, Spotify a eu l’idée de partager ce que les étudiants américains
écoutaient, selon leurs universités. Toutes les datas à leur disposition leur
permet ainsi de partager cette initiative à destination des étudiants.

Sur le site, spécialement développé pour le projet, on peut alors rechercher
son université - seules les Américaines sont à l’honneur, pour récupérer tout
un tas d’informations : acoustique, genre musical, durée moyenne d’écoute,
etc. Suivant les recherches, les données ne sont plus statiques et peuvent être
triées selon nos envies.

Dans ce cas présent, le Data Storytelling permet de fédérer la communauté
étudiante. Cette représentation visuelle va pouvoir être reprise sur les
campus pour pouvoir se comparer très facilement aux autres campus. Un bon
moyen de faire parler de Spotify à travers un nouveau genre de
communication.

L’Internet et ses réseaux !
Ce site comptabilise l’ensemble des interactions sur les réseaux sociaux. On y
retrouve des tweets, des likes Instagram, des minutes passées sur Skype ou
encore le nombre de vidéos regardées. Le tout, à la seconde !

`Les données présentées ne sont pas gées et évoluent dans le temps. Restez
quelques secondes sur la page et vous verrez de nouveaux petits oiseaux
Twitter se dessiner.

 Là encore, plutôt qu’un simple chiffre actualisé toutes les secondes, nous
avons une frise visuelle renforçant le message : il y a des millions

d’interactions à la seconde, grâce au web ! On a envie de s’y plonger et de
comprendre le phénomène derrière ça.

Être capable de formaliser de la donnée en temps réel rend le sujet
extrêmement engageant. Voir la progression de ses ventes, actualisées tous

les jours, grâce au Data Storytelling rendra vos reportings bien plus
intéressants.

Le Data Storytelling : faciliter votre vie en
entreprise
Le Data Storytelling se positionne là où Excel et PowerPoint sont limités.

Quelle est aujourd’hui la situation des grands groupes ?

 Ils utilisent des outils de Business Intelligence traditionnels, comme peuvent
l’être Tableau Software, Qlik ou Business Objects.

Oui, ils sont excellents dans l’exploration de données. Mais, comme nous
l’avons évoqué ce sont des outils à destination de data scientists qui
souhaitent obtenir des requêtes précises.

Un exemple : je veux savoir le nombre de ventes d’une paire de
chaussures bleues, modèle ABC, entre le 20 et le 26 décembre dans ma
boutique des Champs-Élysées.

Le Data Storytelling prend le contre-pied de ces outils en s’adressant à des
néophytes de la donnée. Ces personnes n’ont que quelques minutes à
accorder à la lecture et l’analyse de données au quotidien.

Elles ont donc besoin d’avoir un outil qui puisse leur simpli er la lecture et la
prise de décisions, grâce aux données à disposition.

Le Data Storytelling comporte un grand nombre d’avantages. Quand il est
utilisé de manière ef cace, il permet de :

   Transformer vos datas en action. Avec des données claires et utilisables à
   votre disposition, vous êtes capable d’identi er des tendances et des
   stratégies possibles pour votre activité.
   Améliorer la productivité de vos équipes. Les données sont
   automatiquement présentées de manière simple et interactive. Leur temps
   est ainsi concentré sur des tâches à forte valeur ajoutée.

   Retrouver plus d’agilité dans vos prises de décisions. Vous réconciliez
   votre DSI et les équipes métiers, grâce à un outil simple et facile à utiliser
   dans un contexte où les prises de position doivent se faire de plus en plus
   rapidement.

Le cas classique en réunion
Prenons le cas d’un Directeur Commercial lors du Comité de décision
mensuel. Comme tous les mois, il présente le classement des dix meilleurs
pays en termes de volume de ventes.

Notre Directeur Commercial à l’habitude de faire ce genre de présentation.
Le template est rôdé sur Powerpoint avec une base Excel de 5000 lignes
derrière.

Mais aujourd’hui, le comité est d’humeur curieuse. Une question arrive. Ils
veulent avoir plus de détails sur le top 3 des ventes, en volume ET en valeur.

Aïe, ce n’était pas prévu. Les dizaines de chiers Excels existent, mais

l’information n’est pas directement disponible. Par ailleurs, les slides gées
Powerpoint n’aident pas vraiment notre Directeur Commercial…

Avec un outil adapté à ce type de contexte, nous n’aurions pas laissé notre
Directeur, seul face à lui-même.

La question était pourtant simple et très pratique : passer d’une vue globale
Top 10 à un peu plus de détail sur un Top 3.

Le Data Storytelling, associé à un outil performant, aurait pu lui permettre de
naviguer facilement dans les données pour aller récupérer en quelques
secondes l’information.

Le Data Storytelling : rendre la donnée
actionnable !
La complexité des projets data en entreprise réside dans la réunion
d’indicateurs provenant de différentes sources : chiers plats, données
d’outils internes, données en provenance des outils commerciaux, …

 L’objectif est de faire le lien entre toutes ces données pour en ressortir une
information actionnable. A l’échelle d’un grand groupe, un tel projet
peut prendre des allures de labyrinthe sans n. On ne parle même pas du cas
où le projet à une dimension internationale, avec des dizaines de pays et
  liales à aligner sur le même référentiel.

Le challenge est d’obtenir une vision uni ée de la donnée, quel que soit la
zone géographique ou les outils déployés dans chacun des services.

Aujourd’hui, les besoins changent. Il faut en n être capable d’utiliser la
donnée à disposition de manière intelligente : c’est une mine d’or
d’information pour prendre de meilleures décisions au quotidien !

Heureusement, le Data Storytelling s’adresse à toutes les personnes qui
veulent comprendre l’essentiel des données pour prendre les bonnes
décisions, au quotidien.

 Quel que soit votre projet, gardez à l’esprit que l'interactivité, le storytelling et
la collaboration doivent être les piliers d’un projet data réussi !

Comment les données
peuvent elles augmenter
votre performance ?

Beaucoup de managers n’ont pas d’appétence signi cative pour les chiffres.
L’analyse de données peut alors devenir décourageante, voire même pénible
dans la collecte, l'agrégation et la présentation. Or, les entreprises ont
aujourd’hui de plus en plus de datas à leur disposition, qu’elles soient internes
ou externes.

Leur maîtrise devient donc un réel enjeu permettant d’identi er par exemple
de nouvelles opportunités de marché. Il est indispensable d’exploiter ses data
pour mettre en place de nouvelles solutions et faire face à chaque nouveau
challenge.

Ne pas prendre en compte la multiplication de ces données, c’est prendre le
risque de voir sa croissance ralentir.

Anticipez le succès avec une vision claire de
votre activité grâce aux datas
Devenir un bon manager est un travail de tous les instants. Un des points clés
réside dans la communication et la transmission de l’information au sein de
ses équipes. Elles doivent avoir une vision claire de la stratégie et de
l’orientation de leurs activités à court, moyen et long terme.

Sans cela, vos collaborateurs ne seront plus alignés. Leurs performances ne
seront pas celles attendues et la collaboration avec chacun deviendra alors
con ictuelle. Le danger derrière cela ? Envoyer un signal fort à vos clients. In
 ne, c’est un signal de fragilité de votre vision et de vos équipes.

C'est pourquoi vous devez être au clair avec vos objectifs et vos priorités. Si
votre expérience vous permet de les identi er avec con ance, votre instinct
ne doit pas vous induire en erreur.

Il faut orienter vos efforts là où ils auront de l’impact et pour cela, il faut
analyser et comprendre les datas à votre disposition. À la manière des OKR -
pour Objectifs et Key Results”, mis en place chez Google, les orientations
stratégiques doivent être évaluées de façon tangible et objective.

Vos collaborateurs sont vos meilleurs atouts
Autre challenge en matière de management : la bonne répartition des tâches
au sein des équipes. Généralement, les managers se ent aux points forts et
aux réussites de chacun. Bien que cela soit important à prendre en compte, ce
n’est pas suf sant.

La donnée permet d’évaluer de façon plus ef cace la performance de vos
employés.

 La gestion des compétences par la data est un outil de pilotage transversal. Il
vous permet d’identi er des pistes d’amélioration et de proposer de nouvelles
formations adaptées.

Cette visualisation permet par exemple d’analyser les axes de progression
et d’amélioration des compétences d’un point de vue général et de cibler les
domaines où il est nécessaire d’accentuer la formation.

C’est aussi un très bon moyen d’envisager la mobilité interne sur des postes
adaptés aux compétences et aux aspirations de vos collaborateurs. Il faut
donc comprendre le ux de vos effectifs pour en anticiper les changements
possibles entre les différentes équipes.

Impliquez vos équipes pour une stratégie
gagnante
Quelle que soit la taille de votre entreprise, mettre en place de nouvelles
stratégies et processus demande du temps. Nous tendons tous à suivre des
politiques et des orientations auxquelles nous croyons, et que nous
comprenons.

Lorsque vos employées ont conscience que leur contribution quotidienne est
prise en compte et évaluée, ils sont d’autant plus motivés à poursuivre leurs
efforts.

Vos datas vous permettent d’avoir à disposition du contenu objectif et sûr,
pour échanger avec votre équipe. Les feuilles Excel, souvent indigestes et les
présentations Powerpoint échangées sont sources d’erreurs et
d’incompréhension.

En revanche, la Business Intelligence permet de comprendre
son environnement et de transmettre les bonnes informations aux managers
d’entreprise. Ces outils leur permettent de prendre de meilleures décisions en
ayant une vision claire et objective de la situation.

Vos datas doivent vous permettre de gagner
du temps
Beaucoup d’entre vous sont submergés par la quantité de datas qu’il faut
parfois réussir à traiter. Parallèlement, l'entreprise doit faire face à
l'incessante évolution des technologies et à la nécessaire adaptation qui en
découle.

Prendre des décisions rapidement est devenu un vrai challenge. Pour gagner
en ef cacité, il faut gagner du temps, sans pour autant perdre en qualité et en
ef cacité.

 Les solutions de Business Intelligence vous permettent d’être plus ef cace
dans la compréhension de vos données. C'est le cas de Toucan Toco, grâce à
la data visualisation.

Nos small apps vous permettent d’avoir accès à tous vos indicateurs clés de
performance. Vous êtes ainsi capable de comprendre d'aller plus ou moins
loin dans le détail, de manière extrêmement simple et intuitive.

Outil de reporting :
comment motiver ses
équipes ?

Quelles solutions peuvent alors être mises en place pour motiver de nouveau
vos collaborateurs? Un outil de reporting est une solution crédible pour
renforcer la communication et la relation manager-employé mais aussi pour
faciliter la gestion des objectifs.

La multiplication des données disponibles au sein de l’entreprise offre une
vision plus précise sur ses activités. Les performances sont maintenant plus
facilement quanti ables et peuvent être suivies grâce à de nombreux

indicateurs. Dé nir et comprendre ces indicateurs permet d’identi er les
leviers de succès de l’entreprise. Cette vision claire des objectifs et des
facteurs clés de performance permet, de ce fait, d’aligner ses collaborateurs
avec l’entreprise tout en valorisant leur travail.

Il y a quelques année, Elton Mayo, psychologue australien a observé une
corrélation entre l’intérêt que porte la direction à leurs salariés et leur
productivité et motivation. On appelle ça, l’effet Hawthorne.

 C’est pourquoi les solutions de reporting aujourd’hui, permettent d’apporter
plus de transparence dans la relation entre le manager et ses équipes. Les
employés se sentent ainsi impliqués dans la dé nition des objectifs et de
leurs tâches journalières.

 Aussi, ces outils d’analyse de données permettent au top management de
redescendre facilement les informations sur la stratégie de l’entreprise. C’est
également un très bon moyen de pouvoir aligner l’ensemble des
départements sur des objectifs communs.

Valoriser ses employés grâce à un outil de
reporting
Si l’on regarde la pyramide de Maslow, le besoin d’estime se retrouve en haut
de celle-ci. Maintenant, si nous regardons la France à l’échelle européenne,
elle est en tête du classement concernant la démotivation de ses employés.
Pourquoi vos salariés se démobilisent-ils ? Cela est certainement lié à un
manque de reconnaissance, des conditions de travail inadaptées ou encore
des objectifs annoncés peu clairs.

Pour redonner du sens au travail de chacun, les solutions de reporting

rendent possibles la visualisation d’objectifs et l’amélioration de la
communication au sein des équipes. Ces outils permettent de suivre la
progression de chacun grâce, par exemple, à des graphiques animés, simples
et lisibles.

Il faut offrir plus d’autonomie aux salariés. Aujourd’hui, chacun doit être
capable d’évaluer sa propre performance sur les dernières années et ainsi la
comparer à son ef cacité actuelle. Suis-je moins productif ? Pourquoi ? Mes
résultats sont-ils cohérents avec l’activité de mon secteur ? Quelle est ma
position par rapport à l’équipe en termes de performance ?

Les outil de reporting sont aussi d’excellents moyens de communication
pour des entretiens annuels. Ils facilitent le suivi régulier de chacun pour les
valoriser au sein des équipes.

 Cette valorisation va permettre au salarié d’y voir plus clair sur ses points
d’amélioration et ses axes de travail, co-construits avec son manager. Les
objectifs sont donc plus clairs pour le salarié et ses efforts sont alignés avec
la stratégie de l’entreprise. Le deal est win-win.

La motivation passe par le groupe
Les motivations matérielles et autres compensations nancières jouent aussi
un rôle sur la motivation et les efforts fournis par vos collaborateurs. En
revanche, être valorisés dans son équipe est extrêmement important dans le
bien-être de vos salariés. Il faut donc être capable de démontrer la valeur de
chacun pour développer un sentiment d’appartenance fort, essentiel au bon
fonctionnement de votre entreprise.

Un outil de reporting est pertinent pour piloter l’évolution des compétences
et des résultats de votre équipe. Ces outils peuvent également servir à des ns
pédagogiques et offrir la possibilité d’identi er rapidement les leviers clés de
productivité. Bien entendu, il va sans dire que des rapports simples et visuels
facilitent grandement la communication en interne.

La multiplication des outils collaboratifs permet donc de créer des échanges
constructifs, tout en valorisant le travail accompli. Vos collaborateurs se
sentent ainsi responsabilisés et autonomes dans la dé nition de leurs
méthodes de travail pour atteindre leurs objectifs xés en amont !

La dé nition des objectifs doit être claire
Google utilise la méthode OKR pour aligner ses équipes et structurer leur
travail. L’entreprise dé nit des objectifs et “résultats-clés” quanti ables. Les
collaborateurs, tout comme les managers, ont alors une vision précise des
axes de travail sur une période donnée.

Lorsque ces axes sont dé nis en amont, cela permet de suivre l’avancement
de chacun de ses collaborateurs. Le pilotage de ces OKR rend vos employés
plus indépendants dans l’accomplissement de leurs tâches. Cette liberté et
cette vision du management les motivent davantage et leur épanouissement
professionnel s’en ressent.

Les règles d’or de la
construction d’un tableau
de bord.

Un tableau de bord est une représentation visuelle de votre travail.

Elle donne aux décisionnaires une manière de facilement visualiser les
performances de leur entreprise et de leurs projets en temps réel.

La construction d’un tableau de bord doit répondre à des règles spéci ques, et
nous vous donnons les nôtres dans cet article !

Règle n°1 : Privilégiez les con gurations par
défaut.
La première règle est une règle de simplicité. La majorité des solutions de
tableau de bord sont fortement personnalisables. Imaginez un Excel doppé
aux fonctionnalités.

Ces outils vous permettent d’aller très loin, d’imbriquer plusieurs graphiques
sur un même écran et de croiser des milliers de données entre elles. Un
conseil: ne le faites pas. Visez la simplicité.

Laissez les croisements complexes aux data scientist. Nos clients sont des
grands groupes, leurs problématiques sont complexes. Cependantnous avons
toujours le même conseil, faites simple.

Plus une problématique est complexe plus un tableau de bord se doit
d’être simple. C’est cela qui vous permet de piloter ef cacement votre activité.

Par ailleurs pensez utilisateur nal. Que ce soit vous ou une autre équipe,
vous ne voulez pas obtenir une information en 3 clics, ou en ayant 10 ltres à
paramétrer.

Proposez une seule manière de consommer votre graphique. Pro tez en pour
faire parler vos données en les scénarisant, faites du data storytelling.

Mon conseil est donc de faire con ance à l’outil que vous utilisez. Suivez les
modèles par défaut.

Règle n°2 : Design First, Data Second.
Pourquoi Design First ? La collecte de donnée est une étape des plus cruciales,
certes. Mais le design rst permet un gain de temps considérable grâce à la
capacité d’itérer sans avoir investi de temps dans la structuration des
données.

Testez votre utilisateur nal avec une feuille de papier et proposez une
manière de consommer la donnée. Tout ce qui compte c’est le besoin exprimé
par votre utilisateur.

Les premières itérations lui permettent de se projeter et de mieux dé nir ses
besoins avec vous. Une fois l’utilisateur satisfait, faites le gros travail de
conceptions et connections des données.

L’avantage du design rst est de pouvoir projeter son utilisateur et de prendre
des retours immédiats sans avoir investi trop de temps.

À l’inverse la méthode traditionnelle vous fait prendre un tunnel de plusieurs
semaines pour créer un graphique connecté avec les données pour prendre le
premier retour de votre utilisateur.

Généralement il aura d’autres besoins à exprimer ou pire, vous devrez peut
être tout refaire et vous aurez perdu beaucoup de temps. La méthode en
cascade est une des raisons pour lesquels autant de projets IT ont échoué ces
dernières années.

 L’objectif nal est simple : il s’agit de décider de ce que va représenter notre
tableau de bord avant l’étape de la connection de données.

Cette étape permet ainsi de plus facilement faire le tri dans ce que nous
voulons réellement raconter à travers nos visualisations.

Règle n°3 : Un graphique pour un besoin
 Le choix de plusieurs graphiques sur un seul tableau de bord correspond
souvent à notre peur de ne pas voir un indicateur clé. C’est pour cela qu’autant
de tableaux de bord sont exhaustifs. Seulement dans la prise d’information au
jour le jour c’est la simplicité et la pertinence de l’information qui l’emporte
sur l’exhaustivité.

Votre tableau de bord doit avant tout être un outil de communication et de
pédagogie.

 Il est plus facile de comprendre une information si elle est unique . La grande
problématique des outils de BI, c’est le côté trop exhaustif et de ce fait
incompréhensible des dashboards.

Avec un message pour un écran, l’histoire que vous voulez raconter à travers
votre graph est tout de suite plus claire. Après tout, l’utilité d’un tableau de
bord est de raconter une histoire à travers vos datas.

De plus, le choix d’un seul graphique par écran vous permet d’intégrer des
actions sur ce même graphique. Un clic pour agrandir une zone plonger dans
un niveau de granularité plus élevé pour obtenir des informations plus
précises. Vous alliez ainsi simplicité et capacité d’exploration.

Règle n°4 : Les humains ne sont pas des
robots
Une règle qui traite strictement de la forme, une règle pour les gouverner tous.

Lors de la construction de votre tableau de bord, vous vous devez de ne laisser
aucune ambiguïté dans votre mise en forme.

 Par exemple, vous voulez éviter d’écrire 10.5.2017 mais plutôt 10 Mai 2017
lorsque vous traitez une date/période. Cela évite la confusion avec la mise en
forme des dates. Prenons pour exemple les dates internationales.

Aux Etats-Unis, le format de date est Mois/Jour/Année, et à l’inverse le format
international tend vers le Jour/Mois/Année.

Vous pouvez donc créer une confusion en écrivant 10.5.2017 plutôt que 10 Mai
2017. En fonction du pays où vous vous trouvez, on se devinera pas forcément
à quelle date cela correspond.

Les humains ne sont pas des robots, évitez de les traiter comme tel.

Règle n°5 : 3 ltres par écran maximum
Le maître mot est encore une fois simplicité. Cette règle se rapproche de celle
d’un message pour un écran. Trop de ltres sur une seule visualisation
entraîne forcément des problèmes de lisibilité. Et c’est quelque chose que
nous voulons absolument éviter.

Si vous souhaitez dépasser les 3 ltres sur un seul écran, c’est que vous avez
besoin de raconter une nouvelle histoire. Pensez cela comme le choix de
votre tenue le matin. La règle de “pas plus de 3 couleurs” est bien valable,
sinon vous perdez l’harmonie de votre accoutrement !

Après avoir suivi ces règles d’or, vous êtes maintenant capables de construire
les plus belles histoires imaginables grâce à des tableaux de bords à la fois
simples, précis et pédagogues ! Licence Toucan mention Très bien pour tous !

4 règles pour construire des
KPIs qui ont du sens !

La mise en place de KPIs ef caces - indicateurs clés de performance, fait
partie des principales préoccupations des grandes entreprises.

Mais alors, quels indicateurs mettre en place ? Comment s’y retrouver parmi
les montagnes de données à disposition ?

Pourquoi dé nir des KPIs est essentiel au succès de votre business ?

   Les techniques pour apprendre à mettre en place vos propres indicateurs

   Comment utiliser les KPIs comme outil de partage entre vos collaborateurs
   ?

Peter Drucker, considéré comme un des fondateurs du Management
moderne, disait :

“ Vous ne pouvez pas piloter ce que vous ne pouvez pas mesurer. “

Vous ne pouvez pas savoir où se place le curseur de votre réussite sans en
dé nir des objectifs et un pilotage clair.

KPIs, facteur clé de succès dans votre
entreprise
Commençons par une dé nition simple. Un KPI est un indicateur de
performance pour votre entreprise. Cet indicateur est donc chiffré et permet
de suivre l’ef cacité d’une action par rapport à des objectifs dé nis.

Un KPI peut prendre différentes formes : croissance du chiffre d’affaires, taux
d’absentéisme ou taux de pénétration sur votre marché.

Les deux catégories d’indicateurs clés de performance
On trouve généralement deux types d’indicateurs au sein des équipes. Les
premiers sont en lien étroit avec l’activité du service ou de l’entreprise -
activity metrics.

Quelques exemples : le nombre d’employés formés à de nouvelles
méthodologies de travail, le nombre de produits sortis du département
Recherche et Développement sur les six premiers mois de l’année.

La seconde catégorie d’indicateurs concerne l’impact de vos actions sur votre
marché - impact metrics.

Quelques exemples : votre part de marché sur une catégorie de produit, les
ventes de vos produits en e-commerce ou le taux de désabonnement à votre
service.

Dé nir vos KPIs : étape obligatoire
Ces KPIs se retrouvent dans tous les services de l’entreprise : du Marketing à
la Production en passant par les Ressources Humaines. Ils sont la première
étape pour piloter votre activité, analyser votre positionnement par rapport à
la concurrence et identi er vos points d’amélioration.

Ces indicateurs doivent être alignés avec les objectifs de l’entreprise. Il ne sert
à rien de récolter des données et de construire des indicateurs pour les
présenter simplement en réunion. Vous allez nécessairement passer du
temps et de l’énergie à les produire. Il n’y aura rien de plus décourageant que
de ne pas pouvoir les rendre actionnables à terme.

UN CONSEIL : ne mesurez que ce dont vous avez besoin pour piloter vos
objectifs trimestriels et annuels.

 N’hésitez pas à partager vos idées, vos indicateurs pour discuter et en évaluer
la pertinence. Vos collaborateurs doivent aussi se sentir impliqués dans ce
processus de création. Après tout, ils seront le re et de leur travail quotidien.

KPIs : partagez l’information !
Les indicateurs mis en place par vos collaborateurs et vous-même doivent
être l’huile de votre moteur. Ils font partie inhérente du bon fonctionnement
de votre équipe.

Créez une atmosphère d’apprentissage pour tous
Être capable de mesurer votre état d’avancement par rapport à vos objectifs
permet de partager l’information et d’aligner tout le monde vers un même but.
Ces objectifs permettent d’alimenter les conversations et de rendre les
réunions plus actionnables. Vous avez des données et des résultats concrets
à présenter.

 Ces indicateurs sont également une manière d’évaluer la qualité du travail
d’un collaborateur. C’est donc une bonne opportunité d’accompagner les
équipes pour atteindre les prochains objectifs. A ce sujet, on ne vous rappelle
pas combien la pédagogie et la façon de communiquer sont importantes :
faites preuve d’empathie !

De l’autonomie vers plus de responsabilités
Vos collaborateurs ont besoin d’autonomie dans leur travail. Pour la plupart
d’entre eux, ils n’ont pas besoin que vous soyez derrière eux à longueur de
journée.

La mise en place d’indicateurs pertinents va dans ce sens : vous les

responsabilisez. Ils se sentiront alors impliqués et auront à coeur de sortir les
meilleurs résultats possible.

Le plus est l'ennemi du bien
Petit point d’attention. Lorsque l’on manipule de nombreuses données, nous
avons tendance à multiplier le nombre d’indicateurs à suivre. Le plus est
l’ennemi du bien. Beaucoup de reportings sont surchargés de données, sans
que l’on puisse comprendre facilement chacun des indicateurs présentés.

Construire un reporting, c’est se poser la question sur la pertinence du
nombre de KPIs à présenter pour retenir l’attention de tout le monde.

Nous avons déjà abordé la question des reportings dans un précédent article :
Comment choisir le bon graphique pour ses reportings ?

Il existe aujourd’hui une multitude d’outils de Business Intelligence vous
permettant d'agréger simplement la donnée pour la rendre lisible et
compréhensible rapidement.

 Gardez à l’esprit que ces KPIs ne sont qu’un moyen de comprendre ce qui
fonctionne ou non et de prendre les bonnes décisions rapidement. Prenez le
temps de les exploiter, de les comprendre et d’en tirer les leçons pour votre
stratégie.

Reporting : comment
choisir le bon graphique
pour ses données

La dé nition du reporting, désigne une famille d'outils de Business
intelligence destinée à assurer la réalisation, la publication et la diffusion de
rapports d'activité selon un format prédéterminé.

Avec le temps, les grands groupes ont acquis autant de données qu’il y’a de
morts dans les lms de Q.Tarantino. Une montagne pour ainsi dire. Ceci est
dû à l’héritage des dix dernières années d’investissement en collecte de
données : La ruée vers le Big Data.

L’enjeu aujourd’hui est d’être capable d’utiliser ces données à disposition. Or,
nous ne savons ni en extraire des informations ni les rendre actionnables.

En bref, le reporting est inexistant ou embryonnaire dans la majorité des
organisations. Cela tient au fait que, jusqu’à maintenant, les outils de business
intelligence ne s’adressaient qu’à des utilisateurs experts en traitement de
données.

Par ailleurs peu de formations existent sur les sujets de la restitution des
données. Les opérationnels sont souvent livrés à eux même.

C’est ici que cet article sur la visualisation de données prend tout son sens.
Savoir bien représenter des informations, c’est offrir la possibilité à son
équipe de comprendre des sujets complexes en un coup d’oeil.

Que cela soit à des ns de pilotage de la performance, de communication ou
de présentation. Cette approche permet de démocratiser l’accès à la donnée à
l’ensemble des membres d’une organisation. Experts, décisionnaires,
opérationnels ou autres responsables photocopieuse.

Qu’importe l’outil que vous utilisez pour représenter vos données, nous
voulons vous partager notre expérience et expertise sur ce sujet. Dans cet
article, nous répondrons aux deux questions suivantes :

Qu’est-ce qu’un bon reporting ?

Quels sont les meilleurs graphiques pour représenter vos données ?

Comment construire un reporting pertinent ?
Choisir le type de graphique à utiliser pour représenter ses données en
entreprise n’est pas une science infuse, et ne comptez pas sur Jammy
Gourmand pour vous aider sur ce sujet, même les plus grands puits de
science ont leur limite.

Choisir une mauvaise visualisation peut entraîner la confusion de l’audience
ou mener à des erreurs d'interprétation des données.

Le reporting, c'est pas sorcier !

Voici 5 étapes que vous devez avoir en tête lorsque vous construisez vos
graphiques :

Etape 1 : Hiérarchisez vos indicateurs
Votre reporting doit être clair lors de sa lecture. L’exhaustivité est votre
premier ennemi. Trop souvent, le manque de dé nition des besoins nous
pousse à créer des graphiques avec l’ensemble des données mises à notre
disposition.

Résultat : nuage de points illisible, et reporting aussi peu pertinent qu’une
intervention de Franck Ribéry en conférence de presse.

 Le lecteur sera ainsi perdu face à ces graphiques trop compliqués, et se
retrouvera dans l’obligation de faire une des informations à retenir. Vous
n’êtes donc pas certain de communiquer le bon message.

 Dé nissez votre audience, ses besoins et sélectionnez les indicateurs les plus
importants. Une fois le périmètre dé ni, tenez-y vous ! Toutes autres idées
sortant de ce périmètre doivent être adressées dans un nouveau reporting,
par exemple.

Etape 2 : Schématisez et testez vos graphiques
Lors de cette seconde étape, n’investissez pas vos efforts dans le rendu.
Faites des schémas sur papier avec les vrais indicateurs. Parlez avec votre
audience, et dé nissez avec eux les améliorations à faire et l’utilité des
graphiques que vous êtes en train de construire.

 Itérez plusieurs fois jusqu’à ce que votre reporting soit pertinent. Gardez en
tête que pour réaliser un bon tableau de bord, une règle prime : un graphique =
un message.

Etape 3 : Intégrer vos données
C’est le moment d’intégrer les volumes de données suites aux graphiques et
message que vous avez dé ni. Vous pouvez avoir des surprises ou des
questionnements sur le rendu. Reprenez votre processus de retours auprès de
vos collaborateurs.

Etape 4 : Racontez une histoire
Souvenez-vous, un graphique = un message. La visualisation de données ne
doit pas s’arrêter aux courbes et aux barres. Ce qu’on appelle le data
storytelling, c’est la capacité de raconter une histoire avec les données a n
d’en simpli er la compréhension.

Cela passe par une contextualisation poussée : des commentaires, une
légende, des couleurs adaptées, un glossaire …

Offrez toutes les chances à votre interlocuteur de bien comprendre les
informations que vous souhaitez partager. Got it ?

Etape 5 : Un bon reporting est actionnable
Que ce soit pour le pilotage de la performance commerciale ou de la
communication nancière, la présentation des indicateurs de performance
de votre département doit amener à prendre des actions.

Imaginons le cas où le département commercial n’a pas atteint ses objectifs.
Comment les aider ? Quelles étaient les performances à n-1 ? Est-ce un
problème de saisonnalité ou de sous-performance dû à l’absence d’un
des commerciaux ? Recoupez les données et offrez-leur des points d’actions.

Reporting: Cas d’usages

1. Comment montrer une relation entre plusieurs données ?

Bubble chart
Objectif : Permet de mettre en relation 3 indicateurs a n d’illustrer des
corrélations. Parfait pour comparer des ensembles complexes.

Application : Les graphiques à bulles sont généralement utilisés pour
comparer et montrer les relations entre des labels et des catégories, par
l'utilisation du positionnement et des proportions. Le bubble chart peut être
utilisé pour analyser des modèles / corrélations.

Trop de bulles peuvent rendre le graphique dif cile à lire. Ce graphique a donc
une capacité en volume de données limitée. Cela peut être pallié par
l'interactivité : cliquer sur des bulles permet de faire apparaître des
informations cachées, pour aller dans plus de détails.

Ex : ici Bubble Chart des relations entre les différentes maisons de Game Of
Thrones. En cliquant sur les bulles, on pourrait découvrir des informations
précises sur les actions effectuées par les différents protagonistes des
familles, et leur impact sur les relations entre elles. Data viz is comin’.

Force directed graph
Objectif : Ce graphique est idéal pour analyser des réseaux ou des liens entre
plusieurs entités.

Application : Souvent complexe à mettre en place, ce graphique est unique en
son genre. Il permet d’identi er des liens entre canaux, en termes de volume
ou de ux, et permet des comparaisons deux à deux.

Bar and line chart
Objectif : Permet de corréler un volume et une variation

Application : La superposition d’un bar chart et d’un line chart est idéale pour
corréler un volume et une variation.

Le graphique en courbes révèle les tendances ou le progrès à travers le temps
et peut être utilisé pour montrer différentes catégories de données. Vous
pouvez l'utiliser pour exposer un ensemble de données continues.

Ce graphique est pertinent dès que vous souhaitez montrer deux métriques
qui ont des échelles de valeur très différentes : 3% et 3 000 k€. Par exemple,
vous pouvez utiliser ce combo de graphs pour évaluer votre consommation
énergétique à travers le temps, tout en évaluant son évolution.

Scorecard
Objectif : Ce graphique offre la possibilité d’illustrer des dizaines
d’indicateurs n’ayant pas (ou peu) de rapports direct entre eux.

Application: La théorie veut que ce graphique soit utilisé en dernier recours.
Pour les puristes de la dataviz, c’est une visualisation de données qui
n’apporte pas de vraie valeur en termes de lecture.
Utilisez ce graphique a n de présenter des données de différentes valeurs et
unités.

Exemple le plus connu d’un Scorecard Graph ? Le classement
hebdomadaire de la Ligue 1, un scorecard avec un label correspondant à
chaque équipe, et plusieurs KPI’s correspondant aux points glanés, matchs
gagnés, buts marqués, etc..

Un Score Card qui n'est évidemment plus d'actualité (Toulouse devant Lyon ?
Vous y croyez ?)

2. Comment comparer ses données ?

Barchart

Objectif : Comparaison classique de volume ou de ux. La dimension peut
aussi être temporelle.
Application : Utilisez plusieurs indicateurs dans un même groupe a n de
comparer vos données. Restez simple, ne comparez pas plus de 3 indicateurs
à la fois.

Lien de l'exemple de Bar Chart interactif

Le lien parle de lui-même, les stats sont criantes…

Horizontal Barchart

Objectif : Cette visualisation de données permet de comparer des entités
entre elles, comme la performance d’une entreprise par rapport à son
concurrent.

 Application : Un histogramme horizontal peut être utilisé lorsqu'’il y a plus de
10 labels à comparer. Ce type de visualisation peut comparer jusqu’à 3 types
de données différentes.

Exemple de chart horizontal très parlant

Centered average leaderboard

Objectif : Idéal pour comparer des indicateurs en volume ou des ux par
entité en fonction d’une moyenne.
Application : Utilisez la moyenne de référence a n de représenter des
données de performance. Comparez la performance de plusieurs entités ou
individus par rapport à un objectif.

Ce genre de graph est souvent utilisé pour étudier une répartition (genre/
âge/catégorie socio professionnelle).

Notre cocotte l’illustre bien dans cet exemple

Slopegraph

Objectif : Montre la tendance d’une variation entre une date t et t+1 par entité.
Application : Analyse l’évolution entre deux situations. Plus vos barres sont
entremêlées plus le classement de départ a été bouleversé.
Ce type de visualisation est utilisé pour le traçage de données variées. Ce
graphique est idéal pour comparer de nombreuses variables et voir les
relations entre elles. Par exemple, si vous deviez comparer la performance
d’un éventail de produits sur deux années.

Lien de l'exemple interactif Toucan Cocotte

Dans l’exemple donné par notre cocotte, on étudie l’évolution du pourcentage
des femmes qui jouent aux jeux vidéos sur 4 ans. Une statistique discutable
quand on sait qu’on considère Candy Crush et Angry Birds comme des jeux
vidéos. Good ol’ days are gone my friends, good ol’ days are gone...

Bullet Chart

Objectif : Le bullet chart c’est le graphique de comparaison aux objectifs.

Application: Utilisez la barre jaune pour l’objectif, et la barre horizontale pour
les performances en cours.

Lien interactif de l'exemple

Ce graphique révèle la progression de l’indicateur vers un but. Il vous permet
de comparer cette mesure à une autre, et fournit un contexte sous la forme de
taux ou de performance.
Très pertinent dans le cadre de dé nition d’objectif dans une équipe
sales/marketing. Ou pour des objectifs personnels comme le nombre de dates
Tinder accumulés sur un mois VS le nombre attendu. Oh yes we went there.

Heatmap

Objectif : Obtenir une vue globale sur la combinaison de plusieurs indicateurs
et entités. Idéal pour recouper des données transverses.

Application: Une Heatmap visualise les données grâce à des variations de
coloration. Le graphique est utile pour croiser des données variées, en plaçant
les variables dans les lignes et les colonnes et en colorant les cellules dans la
table.

Les modèles de chaleur sont bons pour montrer la variation entre de
multiples variables. Une heatmap permet de révéler tous les modèles,
af chant si des variables sont similaires les unes aux autres et pour détecter
si des corrélations existent entre elles.

 Lien interactif de l'exemple

Cartographie

Objectif : Visualiser des indicateurs géographiquement.
Application: Parfait pour représenter des données de géolocalisation
combinées à des données de performance.

La cartographie permet d’af cher des zones géographiques divisées, des
régions colorées ou des plans de centres commerciaux, par rapport à une
variable de données. Cela permet de visualiser des valeurs sur une zone
géographique et af cher des variations ou des tendances.

 Exemple avec une cartographie des artistes préférés de nos amis américains
par état. Malgré la domination des MCs Jay-Z et Drake, la présence de nos
frenchies Daft Punk est à noter, cocorico.

Daft Punk au top à l'ouest des USA, COCORICO

3. Comment montrer des données temporelles
?

Linechart

Objectif : Cette visualisation est principalement utilisée pour des données
temporelles.

Application : Les graphiques linéaires sont utilisés pour af cher une valeur
quantitative sur un intervalle ou une durée continue.

Ce graphique est le plus souvent utilisé pour montrer des tendances et des
relations. Les graphiques linéaires aident également à fournir une vision
globale sur un intervalle donné, pour voir comment il s'est développé au cours
de cette période.