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Compte rendu
Rencontre d’échanges thématique
« Gérer l’argent sur un Chantier de
Solidarité Internationale »
Rencontres animées par :
- DENYO Dodzi, Animateur de l’Espace Volontariats
- CARDET Claire, Chargée d’Appui aux Chantiers de Solidarité Internationale
Sommaire Contexte de la rencontre ................................................................................... 1 Objectifs de la rencontre .................................................................................... 1 Déroulement de la rencontre ............................................................................. 2 1. Premier temps : La gestion de l’argent, une question souvent conflictuelle................. 3 2. Deuxième temps : Gérer l’argent… oui… mais Comment ? ........................................... 5 Bilan et évaluation de la rencontre .................................................................... 8 Fiche de présence .............................................................................................. 7 Manuel de procédure......................................................................................... 9
Contexte de la rencontre
Cette rencontre, « Gérer l’argent sur un Chantier de Solidarité Internationale », s’inscrit
dans le cadre des ateliers thématiques proposés par France Volontaires. Cinq axes de travail
avaient été présentés aux associations ; chacune pouvant s’inscrire librement aux ateliers
correspondant à leurs besoins et leurs attentes.
« Gérer l’argent sur un Chantier de Solidarité Internationale »
Dans chaque culture, la gestion de l’argent est une question sensible. Elle le devient
davantage dans le contexte d’interculturalité qui est celui d’un chantier de solidarité
internationale.
Chaque année, France Volontaire est témoin de nombreuses situations de conflits qui
impliquent à la fois les volontaires et les associations. Souvent dus à des incompréhensions,
à des non dits, à des difficultés de gestion financière, (…), ces conflits peuvent rapidement
complexifier et déséquilibrer la vie d’un groupe.
Cette rencontre, animée en amont des camps chantiers, réunit différents acteurs de
la solidarité internationale. Axée sur l’échange de pratiques, cette rencontre se construit
grâce à l’investissement de chaque association. C’est la collaboration de tous qui mènera à
l’aboutissement d’une rencontre construite, cohérente et pertinente.
Ce compte rendu rassemble les deux rencontres organisées par l’Espace
Volontariats ; celle de Lomé et celle de Kpalimé.
Objectifs de la rencontre
Echanger sur les sources de conflits qui peuvent émerger autour de la question
financière (différences interculturelles, rapport à l’argent individuel…)
Amener les structures à développer des outils pertinents afin de pouvoir observer,
analyser et évaluer les besoins financiers d’un CSI (et plus particulièrement lorsqu’il y a
accueil d’un volontaire)
Amener les structures à agir en toute transparence, à partager les informations au
niveau de leur gestion financière. Eviter les non dits et les tabous qui peuvent amener des
situations de conflits
1
Déroulement de la rencontre
1) Nombre de participants
A Lomé, la rencontre s’est organisée dans les locaux de France Volontaires le mercredi 24
avril. 9 personnes étaient présentes :
- 7 représentants de structures
- 2 représentants France Volontaires (Dodzi et Claire)
A Kpalimé, la rencontre s’est organisée dans les locaux de l’ONG « Savoir Togo » le
mercredi 30 avril. 15 personnes étaient présentes :
- 12 responsables de structures
- 1 volontaire française
- 2 représentants France Volontaires (Dodzi et Claire)
2
2) Structuration de l’échange
Cette rencontre s’est organisée en deux temps :
1. Un temps d’échange permettant au groupe de partager leurs expériences
2. Un temps de travail aboutissant à l’élaboration d’outils adaptés pour gérer l’argent
sur un chantier de solidarité internationale.
1. Premier temps : La gestion de l’argent, une question souvent conflictuelle
Questions de départ : Quelles sont les situations qui peuvent provoquer des conflits ? A quel
moment est-il susceptible de surgir ? Quel peut être l’élément déclencheur ?
Ce temps d’échange, initialement prévu pour 30 minutes, s’est, pour les deux
rencontres, étendu sur un peu plus d’une heure. Chaque association a participé activement à
cet échange de pratiques.
L’échange s’est principalement orienté sur les difficultés rencontrées entre les
structures d’accueil et les volontaires accueillis. Quelques conflits internes aux associations
ont aussi été évoqués.
Problématiques soulevées par les associations
Débats/ Rebondissements/Propositions de l’assemblée
>> Problèmes de la répartition des frais de participation
Certains volontaires sont étonnés de devoir payer des frais de participation
En général, les volontaires sont informés en amont du montant des frais de participation.
Certains conflits peuvent survenir lorsque le volontaire demande des précisions sur la
répartition de ces frais.
Certains volontaires sont surpris que leurs frais de participation financent les dépenses
liées au fonctionnement général de l’association
Les réalités associatives sont différentes entre la France et le Togo. Expliquer aux
jeunes du Nord la réalité dans laquelle ils vont s’inscrire, expliquer le fonctionnement des
associations locales (absence de financement public…)
Généralement exprimés en pourcentages, les frais de participation restent souvent
approximatifs. Or, il semble important pour un volontaire de savoir où va son argent. Des
associations ont souligné le fait que depuis qu’elles communiquent précisément sur la
répartition des frais de participation, les conflits sont limités (présentation d’un budget
prévisionnel)
Importance de préciser que les frais de participation ne couvrent pas uniquement les
dépenses liées au volontaire mais qu’une partie contribue aussi au fonctionnement général
de l’association, du projet. (préciser les types de dépenses)
3
>> Problèmes rencontrés pendant les chantiers
Malgré la justification des dépenses, certains volontaires n’ont pas confiance et pensent
que les associations amplifient les factures
Les volontaires peuvent parfois avoir des difficultés pour comprendre que toutes les
dépenses ne sont pas toujours justifiables (achat sur le marché…)
Le budget doit parfois s’ajuster aux imprévus. Les volontaires peuvent être contrariés
lorsque des activités accomplies ne peuvent s’effectuer par manque de financement
Certaines associations n’osent pas communiquer sur toutes les dépenses du chantier (ex :
gratification des animateurs…)
Impliquer les jeunes dans la gestion de la vie quotidienne peut être une approche
pertinente. Les structures ayant testé un mode de gestion alternatif (« c’est toi qui finance
donc c’est toi qui gère ») sont satisfaites des résultats obtenus. Les volontaires peuvent
alors prendre conscience de la réalité du terrain et des difficultés pouvant subvenir lors de
cette gestion quotidienne.
La gestion de l’argent n’est pas forcément une démarche qui doit s’effectuer de
manière isolée. L’animateur peut s’entourer des volontaires afin que chacun soit impliqué
dans le processus de décision et de gestion. Une prise de décision et une gestion collective
augmentent la transparence et permettent de responsabiliser chacun.
>> Problèmes de structuration internes
Manque de visibilité sur les budgets : une seule et même personne s’occupe d’élaborer
le budget, de le valider et parfois de l’exécuter. Aucun moyen de contrôle n’est alors mis en
place et la personne prend la toute puissance dans la gestion financière
Le manque de justificatifs de certaines dépenses peut amener les membres à douter de
la gestion de l’argent
Parfois les budgets prévisionnels ne sont pas établis. Les dépenses de chantiers se font
donc au fur et à mesure.
Difficultés à établir des budgets prévisionnels puisque les inscriptions aux chantiers
peuvent se faire jusqu’à la dernière minute
Conclusion
De manière générale, les situations présentées s’articulaient autour d’un même
constat: le manque de transparence est souvent à la base des conflits. La majorité des
difficultés survient lorsque la visibilité sur le « où » va l’argent n’est pas claire.
Donc : importance de gérer l’argent adéquatement afin de favoriser la transparence
financière et ainsi faciliter la communication sur les budgets établis
42. Deuxième temps : Gérer l’argent… oui… mais Comment ?
Pour cette deuxième partie de la rencontre, les participants se sont répartis en deux
groupes pour travailler sur les thèmes qui vont suivre.
La mise en commun de ces travaux a donné lieu à la création d’un « manuel de
procédure » qui regroupe quelques outils permettant de gérer le budget avant, pendant et
après le chantier. Cette démarche a été élaborée dans le but d’être diffusée aux associations
présentes lors des ateliers et plus largement à notre réseau d’associations organisant des
chantiers de solidarité internationale.
Quelles procédures sont-elles mises en place au sein des structures
pour gérer l’argent d’un chantier sur un chantier de solidarité internationale ?
Qui fait le budget ? Qui le valide ? Qui l’exécute ? Comment est il exécuté ? Qui
rend compte ? A qui on rend compte ?
Lors les deux rencontres, les groupes ont présenté des procédures de gestion
« idéales ». En effet, conscientes qu’en théorie leur organisation devrait se découler de cette
manière, elles confient cependant que la pratique s’avère moins structuré.
Elaboration du budget :
1. Un comité de coordination définit les lignes budgétaires finalisées par le responsable
comptable
2. Le trésorier
Validation du budget :
Le bureau exécutif
Beaucoup d’associations confient que la réalisation de leur budget se fait souvent
dans la précipitation. Par manque d’outils, de temps, de compétences (…) les démarches
peuvent ne pas être respectées. En découle ensuite un problème de méthodologie et de
professionnalisme.
Les associations soulignent tout de même l’importance d’effectuer ces démarches
collectivement. Lorsqu’une seule personne est investie dans toutes les étapes de gestion, un
principe de toute puissance peut s’établir. Une telle gestion est souvent problématique sur
le long terme car la visibilité se réduit jusqu’à en arriver à une opacité complète…
Gestion de l’argent pendant le chantier :
5L’animateur/ Le chef de projet
Les outils utilisés pour gérer l’argent
- Budget prévisionnel : élaboré en amont des chantiers, le budget prévisionnel permet
d’estimer le coût total du chantier. C’est sur ce budget prévisionnel que s’appui
l’animateur pour gérer l’argent
- Journal des dépenses : Outil utilisé lors du chantier afin de pouvoir répertorier toutes
les dépenses effectuées.
- Factures, pro-format, Reçus : fiches venant en complément du journal des dépenses
- Bons de caisse
Qui rend compte :
L’animateur
Toutes les structures s’accordent sur le fait que c’est à l’animateur de gérer l’argent
sur un CSI. C’est lui qui doit gérer et rendre compte des dépenses effectuées pendant le
chantier.
Besoin repéré : beaucoup de jeunes animateurs sont encore novices dans la gestion de
chantier et ne maitrisent pas totalement les outils de gestion. Les associations ont exprimé
un besoin de formation des animateurs en amont des chantiers afin de faciliter la gestion
générale.
A Lomé, cette demande a été formulée au collectif CAVO (présent lors de cette
rencontre) qui participe activement à l’organisation des formations « avant chantier ».
Apport de France volontaires : Il nous semble primordial d’impliquer les volontaires du Nord et
du Sud dans la gestion de l’argent sur un CSI. L’objectif est double puisqu’il vise à la fois une
visibilité des dépenses pour la personne qui participe au financement du projet mais il vise aussi
une responsabilisation qui permet aux volontaires de mieux cerner les réalités du milieu dans
lequel ils sont immergés.
A qui les comptes sont ils présentés ?
1. Le trésorier
2. Le bureau exécutif
3. Les participants au CSI
4. L’assemblée générale
6Le budget prévisionnel : comment estimer et justifier les frais de
participation d’un volontaire ?
Lorsqu’un jeune est accueilli dans une association togolaise pour un chantier de
solidarité internationale, des frais de participation lui sont souvent demandés.
Régulièrement exprimés sous forme de pourcentage, ces frais de participation sont
présentés de manière approximative et sont souvent source de conflit entre l’association et
le volontaire.
La transparence et la communication sont souvent les clés d’une relation saine et
apaisée. Si le volontaire connait précisément la répartition de ses frais de participation, les
relations pourront s’en trouver apaisées.
Ce budget prévisionnel, élaboré en collaboration avec des responsables
d’associations togolaises, est proposé afin de pouvoir évaluer précisément les frais
inhérents à l’arrivée d’un volontaire
Chapitre 1 : Frais de préparation en amont du chantier Estimation des
couts
Prospection du projet de solidarité internationale (identification du projet,
étude de terrain…)
Formation des volontaires nationaux et des animateurs
Assurance de chantier
Chapitre 2 : Dépenses de l’arrivée au départ du volontaire Estimation des
couts
Frais d’accueil (transport à la capitale, nuit sur Lomé, transport aller/retour
capitale/chantier…)
Logement
Restauration
Participation au projet (achats en rapport avec le chantier, gratification des
personnes ressources…)
Projets culturels (cérémonie d’accueil, soirée interculturelle, soirée de
départ…)
Loisirs
Fond de solidarité (fond permettant par exemple aux volontaires togolais
de partir en excursion avec les volontaires français)
Chapitre 3 : Frais de fonctionnement de l’association (Frais Estimation des
couts
administratifs, loyer, suivis de projet…)
Sous-Total
Imprévus (5%)
TOTAL
7Bilan et évaluation de la rencontre
Ces deux rencontres se sont déroulées de manière participative. Au vu de
l’investissement de chacun, nous constatons que la question de l’argent est une
préoccupation centrale pour les associations. Elle impacte réellement les relations
entretenues entre les structures et les volontaires. Un manque de transparence peut vite
faire basculer un groupe et ainsi mettre en perdition un équilibre essentiel pour le bon
déroulement du projet.
Cette rencontre nous a permis de mettre en valeur les difficultés rencontrées mais
aussi de trouver des alternatives pouvant permettre un perfectionnement des techniques
d’approche, des techniques de gestion.
Les deux mots clés qui ressortent de ces rencontres pourraient être TRANSPARENCE
et COMMUNICATION. Ces deux concepts sont à la base d’une gestion structurée, claire et
fonctionnelle.
D’après les évaluations, faites en fin de rencontres, les associations repartent
satisfaites et armées de nouvelles perspectives pour améliorer leur fonctionnement. La
mutualisation des compétences a souvent été mise en avant comme un atout de cette
rencontre. Les jeunes associations ont pu s’alimenter de l’expérience des associations plus
expérimentées et les associations plus expérimentées prendre du recul sur leur
fonctionnement établi et ainsi piocher des éléments de perfectionnement.
8Fiche de présence
78
Manuel de procédure
« Gérer l’argent sur un chantier de Solidarité
internationale »
Ce manuel a été élaboré suite à une rencontre organisée par France
Volontaires sur le thème « Gérer l’argent sur un CSI ». Plusieurs structures
togolaises ont alors réfléchit à la mise en place d’outils cohérents et pertinents
pour faciliter la gestion de l’argent sur un CSI.
Ces outils ne sont qu’indicatifs et peuvent, selon les besoins et les attentes,
s’adapter aux exigences. Les lignes budgétaires peuvent évoluer et être
complétées.
Merci aux structures ayant contribué à l’élaboration de ce document :
AHSP-Togo, AFRIK DEMAIN, VOLUNTARIOS, DYVOSO, SYMBIOSE, P.A.E. Togo, ASF-Togo,
PIDES-Togo, SAVOIR, CIR-Togo, JODD, Nouvelles IDEES, ODEAH-Togo, HORIZON NOUVEAU,
CPIBE-Vision, ADE, AVM
France Volontaires – Mai 2014Budget prévisionnel
Evaluation des coûts pour un Chantier de Solidarité Internationale
Le budget d’un chantier doit être évalué en amont. Voici une grille type qui vous
permettra de structurer vos budgets CSI. A chacun de s’approprier ce budget type, de le
compléter ou le modifier en fonction du projet développé et donc des dépenses anticipées.
Chapitre 1 : Frais de préparation en amont du chantier Unité Quantité Prix Total
unitaire
Prospection du projet de solidarité internationale
- identification du projet
- étude de terrain
- Transport
- Communication
Formation des volontaires nationaux et des animateurs Formation
Assurance de chantier Forfait
Transports
Chapitre 2 : Gestion de la vie quotidienne Unité Quantité Prix Total
unitaire
Logement des volontaires Mois
Charges locatives (eau/électricité) Mois
Restauration (prix jour/groupe) Jours
Chapitre 3 : Frais de chantier Unité Quantité Prix Total
unitaire
Matériel pour le projet (à détailler selon les projets) Quantité
- Ciment
- Sable
- Portes
- …
Main d’œuvre pour le projet (à détailler selon les projets) Quantité
- Macon
- Charpentier
- …
Gratification des animateurs Forfait
Transports Forfait
Chapitre 4 : Frais de fonctionnement de l’association Couts Prix
unitaires unitaire
Participation à la location annuelle du bureau Forfait
Communication Forfait
Charges locatives Forfait
Sous-Total
Imprévus (5%)
TOTAL
Manuel de procédure – Gérer l’argent sur un Chantier de Solidarité Internationale »Budget prévisionnel
Accueil d’un volontaire sur un chantier de solidarité international
Lorsqu’un jeune est accueilli dans une association togolaise pour un chantier de
solidarité internationale, des frais de participation lui sont souvent demandés.
Régulièrement exprimés sous forme de pourcentage, ces frais de participation sont
présentés de manière approximative et sont souvent source de conflit entre l’association et
le volontaire.
La transparence et la communication sont souvent les clés d’une relation saine et
apaisée. Si le volontaire connait précisément la répartition de ses frais de participation, les
relations pourront s’en trouver apaisées.
Ce budget prévisionnel, élaboré en collaboration avec des responsables
d’associations togolaises, vous est proposé afin de pouvoir évaluer précisément les frais
inhérents à l’arrivée d’un volontaire.
Chapitre 1 : Frais de préparation en amont du chantier Estimation des
couts
Prospection du projet de solidarité internationale (identification du projet,
étude de terrain…)
Formation des volontaires nationaux et des animateurs
Assurance de chantier
Chapitre 2 : Dépenses de l’arrivée au départ du volontaire Estimation des
couts
Frais d’accueil (transport à la capitale, nuit sur Lomé, transport aller/retour
capitale/chantier…)
Logement
Restauration
Participation au projet (achats en rapport avec le chantier, gratification des
personnes ressources…)
Projets culturels (cérémonie d’accueil, soirée interculturelle, soirée de
départ…)
Loisirs
Fond de solidarité
Chapitre 3 : Frais de fonctionnement de l’association (Frais Estimation des
couts
administratifs, loyer, suivis de projet…)
Sous-Total
Imprévus (5%)
TOTAL
Manuel de procédure – Gérer l’argent sur un Chantier de Solidarité Internationale »Journal de dépenses journalières
Total
Date Désignation des dépenses Crédit Débit
Manuel de procédure – Gérer l’argent sur un Chantier de Solidarité Internationale »Journal des dépenses par chapitre
Nom du chantier :
Date du chantier :
Nom du gestionnaire :
Chapitre 1 : Frais de Préparation en amont du chantier
Date
Code
facture Désignation des dépenses Montant en FCFA
Total 0
Chapitre 2 : Gestion de la vie quotidienne
Date
Code
facture Désignation des dépenses Montant en FCFA
Total 0
Chapitre 3 : Frais de chantier
Date
Code
facture Désignation des dépenses Montant en FCFA
Total 0
Manuel de procédure – Gérer l’argent sur un Chantier de Solidarité Internationale »Manuel de procédure – Gérer l’argent sur un Chantier de Solidarité Internationale »
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