Directive relative aux voyages et au remboursement des frais professionnels du 1er mars 2007 (état au 1er janvier 2017)
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Directive relative aux voyages et au
remboursement des frais professionnels du 1er
mars 2007 (état au 1er janvier 2017)Directive relative aux voyages et au remboursement des frais professionnels du 1er mars
2007 (état au 1er janvier 2017)
La direction de l’Ecole Polytechnique Fédérale de Lausanne, vu l’Ordonnance du 11 avril 2002
concernant le remboursement des frais dans le domaine des EPF 1, arrête :
1. Généralités
1.1. Principes généraux
Les dispositions de la présente directive répondent aux principes généraux suivants :
• utilisation responsable des ressources,
• absence de conflit d’intérêt entre activités professionnelles et privées,
• respect des intérêts et des spécificités de l’institution,
• absence d’enrichissement personnel.
1.2. Champ d’application
Le présent règlement de frais s’applique à l’ensemble des collaborateurs et des collaboratrices
(ci-après: collaborateurs) qui exercent une activité au sein de l’EPFL, quelles que soient les
sources de financement.
Les mêmes dispositions s’appliquent pour les excursions et voyages d’études des étudiants.
La présente directive, à l’exception des canaux d’achat, s’applique également au
remboursement des frais de déplacement des conférenciers, experts et autres visiteurs.
Le mode de remboursement des invités de la Présidence demeure réservé.
1.3. Définition de la notion de frais
Sont réputées frais au sens de la présente directive les dépenses engagées par un
collaborateur dans l’intérêt de l’EPFL.
En substance, les dépenses professionnelles suivantes sont remboursées aux collaborateurs:
• frais de déplacement (point 2 ci-après),
• frais de repas pris à l’extérieur (point 3 ci-après),
• frais d’hébergement (chiffre 4 ci-après),
• autres frais (chiffre 5 ci-après).
1.4. Canaux d’achat
En principe, le bureau de voyages de l’EPFL doit être utilisé pour les nouvelles réservations,
modifications et annulations, en particulier pour :
• billets d’avion,
• billets de train à l’étranger non disponibles via le TicketShop des CFF,
• voitures de location en Suisse et à l’étranger à l’exception de Mobility,
• établissement de visas,
• cars.
Si un autre bureau de voyages que celui de l’EPFL est utilisé, il doit disposer de la garantie pour
les montants payés (fonds de garantie) telle qu’elle est prescrite par la loi 2.
L’unité peut procéder elle-même à la réservation des hôtels ou demander au bureau de voyages
de l’EPFL.
1 RS 172.220.113.43
2 Art 18 LF voyages à forfait, RS 944.3
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1.5. Remboursement des frais
Tous les frais sont remboursés à concurrence de leur montant effectif après avoir été engagés
et sur présentation des justificatifs originaux.
Les remboursements forfaitaires ne sont possibles que dans les cas exceptionnels énumérés ci-
après.
1.6. Rôles et responsabilités
• Editeur de la note de frais. L’éditeur de la note de frais peut être le bénéficiaire ou une
personne différente du bénéficiaire. L’éditeur (en général la secrétaire d’unité), de par sa
connaissance des règles de remboursement, prépare la note de frais conformément aux
règles définies. Il agit dans l’intérêt de l’institution et doit rendre le bénéficiaire attentif à
d’éventuelles non-conformités à la directive.
• Bénéficiaire du remboursement. Par sa signature, il atteste notamment que :
Les frais à rembourser dans son activité professionnelle EPFL sont réels et qu’ils
les a lui-même avancés ;
Les règles EPFL en matière de remboursement de frais sont intégralement
respectées ;
Les justificatifs sont présentés de façon exhaustive ;
La check-list de contrôle (voir annexe 3) a été passée en revue ;
La demande de remboursement ne comprend pas de frais privés ;
D’éventuels remboursements de frais sont soit déduits de la note de frais, soit
facturés et encaissés.
• Responsable de centre financier. Par sa signature, il atteste notamment que les frais à
rembourser sont conformes aux principes édictés dans la présente directive.
• Supérieur hiérarchique. Dans le cas où le bénéficiaire est également le responsable du
centre financier, la note de frais doit être validée par le supérieur hiérarchique. Ses
responsabilités sont identiques au responsable de centre financier.
• Le Service financier effectue le contrôle formel et de fond des notes de frais.
1.7. Délégation de compétences
Conformément aux Règlement des compétences et des droits de signature, la signature (mise
en paiement) des notes de frais peut être déléguée à une personne dûment autorisée (signature
déposée dans le registre des signatures).
Si le bénéficiaire est également responsable de centre financier, la signature ne peut être
déléguée (voir « supérieur hiérarchique » ci-dessus).
Une personne déléguée ne peut signer la note de frais de celui qui lui a accordé la délégation.
2. Frais de déplacement
2.1. Déplacements en train
Pour leurs déplacements professionnels en train en Suisse ou à l'étranger, les collaborateurs
des échelons fonctionnels 7 et supérieurs sont autorisés à voyager en 1ère classe. Les autres
collaborateurs voyagent en 2ème classe.
Le responsable de centre financier peut étendre cette autorisation à des collaborateurs d’autres
échelons fonctionnels (accompagnements, besoins professionnels).
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Abonnements CFF :
• Tous les collaborateurs engagés à un taux d’activité d’au minimum 50% et pour une
durée de 12 mois au minimum ont droit à un abonnement ½-prix des CFF gratuit 3 ou à
un rabais de 15% sur un abonnement général des CFF.
• Ces abonnements sont à utiliser lors de voyages professionnels en train et sont à
disposition pour les voyages privés.
• Les abonnements ½-prix sont propriété de l’EPFL et doivent être restitués au moment de
la cessation d’activité du collaborateur.
• Les rabais consentis sur l’abonnement général couvrent forfaitairement les voyages en
train suivants :
1 – 29 voyages professionnels par an : compris dans le rabais de 15%
30 – 59 voyages professionnels par an : 40% de rabais, soit 60% à la charge de
l’employé.
60 – 89 voyages professionnels par an : 60% de rabais, soit 40% à la charge de
l’employé.
à partir de 90 voyages professionnels par an : remboursement complet.
• Bénéficier de ces rabais ci-dessus exclut toute prétention de remboursement.
Le responsable de centre financier peut autoriser, pour des raisons économiques, le
remboursement d’un abonnement ½-prix des CFF à une personne qui n’entre pas dans le cercle
des bénéficiaires.
Les cas particuliers sont traités entre le bénéficiaire et le Service financier.
2.2. Avion
Pour leurs déplacements professionnels en avion, tous les collaborateurs voyagent en classe
économique.
Le responsable de centre financier peut autoriser une catégorie supérieure.
Les miles, bonus, primes etc., que les compagnies aériennes offrent aux voyageurs à l'issue de
leurs déplacements professionnels doivent être prioritairement utilisés à des fins
professionnelles.
2.3. Transports en commun (hors train)
Les billets de transport en commun couplés avec un transporteur ferroviaire doivent être
privilégiés (City-Ticket, carte journalière, carte multijours,…).
Les transports en commun sont remboursés sur la base des frais effectifs.
Pour les tickets de bus ou métro un forfait journalier peut être accordé s’il n’est pas possible de
présenter de quittance.
2.4. Déplacements en véhicule privé
Les frais d’utilisation d’un véhicule privé engagés pour un déplacement professionnel ne seront
indemnisés que :
• si le recours à ce moyen de transport permet un gain de temps et/ou une économie
appréciables ou,
• si du matériel encombrant ou fragile est emporté ou,
• s'il n'existe pas de possibilité acceptable d'emprunter les transports en commun ou,
• si un autre moyen tel que location de voiture n’est pas disponible.
3 Cela vaut également pour les professeurs honoraires bénéficiant d’une place de travail.
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Le remboursement se fait sur une base kilométrique, plafonnée à 500 km.
Tout déplacement effectué dans un rayon de 10 km depuis l’EPFL est remboursé
forfaitairement.
L'utilisation du véhicule privé sur le site du Campus (EPFL et Université de Lausanne) ne donne
droit à aucune indemnisation.
Pour les personnes à mobilité réduite, le véhicule privé est utilisé en priorité.
2.5. Voitures de location
Des voitures de type « car sharing » doivent être privilégiées pour des voyages inférieurs à 150
km dans la journée. Au-delà, il est recommandé d’utiliser une voiture de location d’un
fournisseur privilégié de l’EPFL.
Une voiture de location peut être utilisée dans les cas suivants :
• la localité est mal desservie par les transports publics d'où gain de temps, de nombreux
changements de trains ou autres moyens de transports sont nécessaires pour atteindre
le lieu,
• des objets délicats, volumineux ou pesants doivent être transportés.
• le transport de plusieurs personnes permet une économie de coût et de temps
importante.
La catégorie Compact est autorisée. Le responsable de centre financier peut autoriser une
catégorie supérieure. Cette autorisation doit être dûment motivée.
2.6. Frais de parking
Les parkings les meilleurs marchés sont recommandés.
A l’aéroport de Genève, les parkings suivants doivent être privilégiés :
• Parking P1 jusqu’à 48h,
• Parking P51 au-delà.
Le service de prise en charge du véhicule (valet-parking) n’est pas remboursé.
Dans les gares en Suisse, seuls les frais de parking « Park & Rail » avec réduction sont
remboursés.
Les frais de parkings sont remboursés uniquement pour la durée du déplacement professionnel.
2.7. Taxis
Le taxi peut être utilisé si les transports publics ne sont pas adaptés (heure arrivée tardive,
rendez-vous, itinéraire compliqué, bagages volumineux ou fragiles, etc.).
Exceptionnellement, les frais de taxis du domicile à la gare la plus proche ou à l’aéroport
peuvent être remboursés.
3. Frais de repas
3.1. Distinction entre frais de repas et frais de représentation
Frais de repas : repas pris par un collaborateur lors d’un voyage professionnel.
Frais de représentation : à la base se trouve un acte d’invitation d’un collègue ou d’un tiers.
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3.2. Repas pris à l’extérieur
Tout collaborateur qui au cours d’un déplacement professionnel est obligé de prendre ses repas
hors de son domicile ou de son lieu de travail habituel, a droit à l'indemnisation de ses frais
effectifs, pour les repas ci-après :
• Petit déjeuner (en cas de départ du lieu de travail avant 7h30 ou lorsque la nuit
précédente a été passée à l’hôtel et que le petit déjeuner n’est pas compris dans le prix
de l’hôtel.)
• Dîner.
• Souper (si la nuit est passée à l’hôtel ou que le retour a lieu après 19h30).
Exceptionnellement, des indemnités forfaitaires sont consenties pour les mêmes repas lorsque
les frais effectifs ne peuvent être justifiés (absence de justificatif, justificatifs multiples, etc.).
Aucun remboursement ne peut être demandé lorsque le voyageur n’a encouru aucune dépense
(par exemple, conférence avec repas inclus, invitation par un tiers, repas dans l’avion, etc.).
4. Frais d’hébergement
4.1. Frais d’hôtel
Les hôtels de catégorie moyenne sont autorisés.
Si le motif du déplacement l’exige, on pourra choisir un hôtel d’une catégorie de prix supérieure.
Ce choix doit être dûment motivé.
Les frais d’hôtel effectifs seront remboursés sur présentation de l’original de la facture,
déduction faite des éventuelles dépenses personnelles.
Afin de faciliter la récupération de la TVA étrangère, nous recommandons de faire établir les
factures d’hôtel au nom de l’EPFL et au nom du voyageur en second lieu.
4.2. Hébergement chez des particuliers
Lorsque le collaborateur se fait héberger par des particuliers, par exemple chez des amis, on lui
remboursera les frais effectifs d'achat d'un présent à son hôte, jusqu’à concurrence d’un
montant forfaitaire. Dans ce cas, le nom de la personne hébergeant doit être mentionné.
4.3. Séjours en appartement
Pour certains séjours, la location d’un appartement est possible si la justification économique est
prouvée.
Les frais d’entretien et de subsistance couvrent tous les repas pris durant la journée, dans
l’appartement et/ou sur le campus, et sont remboursés sur la base d’un forfait journalier.
Un cumul de frais de repas et de frais d’entretien et de subsistance n’est pas possible sur la
même période. D’éventuels frais de représentation donnent lieu à une déduction proportionnelle
des frais d’entretien et de subsistance.
5. Autres frais
5.1. Frais de représentation externes
Sont considérés comme frais de représentation externes les dépenses effectuées dans le cadre
du suivi des contacts que l’EPFL entretient avec des tiers.
L’invitation de tiers avec son ou sa conjoint(e), autorise également la personne qui invite à être
accompagné par son ou sa conjoint(e).
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Les personnes invitées doivent être mentionnées pour permettre le remboursement.
5.2. Frais de représentation internes
Sont considérés comme frais de représentation internes les repas d’affaires entre collègues,
repas de fin d’année, excursions d’unité (laboratoire ou service), workshops, séances au vert
(retraites), et cadeaux de jubilée.
Les personnes invitées doivent être mentionnées pour permettre le remboursement.
5.3. Menues dépenses
Les menues dépenses (frais de stationnement, communications téléphoniques professionnelles
en cours de déplacement, frais de communication Internet, etc.) sont indemnisées sur
présentation de l’original du justificatif.
5.4. Visas, vaccins
Le voyageur est responsable de contrôler que son passeport et son visa éventuel sont valables
pour la destination choisie. Il examinera la conformité de ses documents de voyage.
Le voyageur est responsable d’avoir effectué les vaccinations nécessaires pour les voyages
professionnels.
Les frais de visa et de vaccins nécessaires aux voyages professionnels sont pris en charge par
l’EPFL.
5.5. Pourboires
Les pourboires ne sont remboursés que quand le service n’est pas compris dans le prix du
repas.
Quand les circonstances l’exigent, un pourboire de Fr. 2 par personne est accepté.
5.6. Assurances
Tout accident survenu lors d’un voyage professionnel est couvert par les assurances de l’EPFL
exception faite des dommages couverts par l’assurance casco (partielle ou complète) du
véhicule privé (art. 2.4).
Chaque collaborateur doit s’assurer qu’il est couvert par son assurance maladie pour toute
maladie survenue lors d’un voyage professionnel.
Les couvertures d’assurances complémentaires sont à charge des unités.
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6. Procédure de remboursement
6.1. Etapes d’organisation
Les rôles mentionnés dans les tableaux ci-dessous se rapportent au point 1.6 ci-dessus.
La procédure de remboursement s’articule comme suit dans ses étapes principales :
Situation A : Dépenses effectuées à l’étranger (quelle que soit la durée du séjour)
Les dépenses effectuées à l’étranger nécessitent l’établissement d’un budget de voyage.
No Etape Exécuté par Approuvé par Mis en paie- A quel
ment par 4 moment
1. Budget de Bénéficiaire Par le Avant le voyage
voyage ou éditeur (note responsable de
de frais) centre financier
ou personne
déléguée
2. Organisation du Bénéficiaire - - Le plus tôt
voyage ou éditeur (note possible.
de frais)
3. Note de frais Bénéficiaire Bénéficiaire Responsable Après le voyage
ou éditeur (note de centre en une fois
de frais) financier ou
supérieur
hiérarchique
(voir point 1.6)
Situation B : Dépenses effectuées en Suisse (quelle que soit la durée du séjour)
Les dépenses effectuées en Suisse ne nécessitent pas de budget de voyage.
No Etape Exécuté par Approuvé par Mis en paie- A quel
ment par moment
1. Engagement de Bénéficiaire Selon -
la dépense instructions de
l’unité
2. Note de frais Bénéficiaire Bénéficiaire Responsable Après le(s)
ou éditeur (note de centre voyage(s)
de frais) financier ou
supérieur
hiérarchique
(voir point 1.6)
Il est conseillé de regrouper plusieurs remboursements relatifs à des déplacements en Suisse
sur la même note de frais.
L’annexe 2 présente le processus détaillé.
4 Voir Règlement financier, chapitre 7 (LEX 5.1.1)
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6.2. Budget de voyage (anciennement demande de voyage)
Un budget de voyage est nécessaire dès que le voyage ou une partie du voyage est effectué à
l’étranger.
Le responsable de centre financier doit s’assurer que les dépenses effectuées par ses
collaborateurs sont conformes aux présentes directives et proportionnelles à leur utilité pour
l’unité.
Le budget de voyage doit être établi le plus tôt possible et de façon complète pour toutes les
rubriques de dépenses prévisibles durant le voyage ou l’activité.
Le budget de voyage est établi par la personne qui engage la dépense (bénéficiaire) et est
approuvé par le responsable du centre financier ou par une personne déléguée. Le responsable
de centre financier approuve lui-même son budget de voyage. Ce document n’est pas à joindre
à la note de frais.
A partir de ce moment, un numéro unique est généré par l’application informatique et doit être lié
à toutes les dépenses inhérentes à un même voyage (par exemple achat d’un billet de train,
paiement d’une inscription à une conférence, etc…).
6.3. Moyens de paiement autorisés
Les moyens de paiements prévus pour l’achat de prestations de voyage sont les suivants, par
ordre de préférence :
Prestations Moyens de paiement autorisés
Billets d’avion - Carte Airplus (bureau de voyage EPFL)
- Carte de crédit d’achat (ensuite Outil de réservation
en ligne EPFL) 5
- Facture (voir point 1.4 ci-dessus) 6
Hôtels - Moyens de paiement privés
- Carte de crédit d’achat
- Facture
Billets de train en Suisse - TicketShop
Billets de train à l’étranger - TicketShop
- Carte Airplus (bureau de voyage EPFL)
Voitures de location - Voucher émis par le bureau de voyage EPFL
- Moyens de paiement privés (sont remboursés les
montants du décompte 7)
Frais de représentation - Moyens de paiement privés
- Facture
Inscription - Carte de crédit d’achat
- Moyens de paiement privés
- Facture
Tout autre moyen de paiement utilisé pour l’achat de prestations de voyage doit être dûment
justifié.
5
Ce moyen de paiement sera progressivement supprimé (fin 2017, début 2018) au profit de la commande des billets d’avion au
travers du bureau de voyage EPFL. Nous vous recommandons d’ores et déjà de recourir à ce moyen de paiement qui offre
d’avantages organisationnels indéniables.
6
Idem ci-dessus.
7 Insérer dans la note de frais les montants en CHF et non en devises afin d’éviter les différences de change entre cours EPFL et
cours de la carte de crédit.
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6.4. Remboursement de frais de voyage par des tiers
Si tout ou partie des frais de voyage sont pris en charge par un tiers (conférence par ex.), les
frais de voyage doivent être avancés (payés) par l’EPFL puis être remboursés à l’EPFL (facture
à établir).
Si les frais sont avancés par l’EPFL mais que tout ou partie des frais sont remboursés
directement au bénéficiaire, deux modes de régularisation sont possibles :
• Soit le remboursement est versé par le bénéficiaire sur le compte bancaire de l’EPFL
avec mention du n° de voyage. Dans ce cas, un récépissé ou tout autre document utile
relatif au remboursement doit être joint à la note de frais.
• Soit le remboursement est porté en déduction de la note de frais et justifié par un
récépissé ou tout autre document utile.
Des demandes peuvent être adressées auprès des organisateurs de manifestations pour vérifier
les remboursements effectués à des collaborateurs EPFL.
6.5. Etablissement de la note de frais
• Le bénéficiaire (ou une personne déléguée) établit sa note de frais à l’aide de
l’application informatique mise à disposition par les services centraux et conformément à
la présente directive. Dans le cas d’un voyage à l’étranger, la note de frais doit être
obligatoirement créée à partir du budget de voyage.
• Chaque budget de voyage génère un numéro de voyage unique qui doit être utilisé pour
identifier les achats effectués au préalable par les canaux décrits ci-dessus (carte
Airplus, carte de crédit d’achat, facture, etc.).
• Les documents suivants doivent être impérativement fournis pour obtenir un
remboursement :
note de frais dûment signée selon principes définis au chapitre 1.6,
justificatifs.
Nota : Les justificatifs joints à la note de frais doivent être des documents originaux
comme des quittances, des factures acquittées, des tickets de caisse, des tickets de
cartes de crédit, des justificatifs de frais de déplacement, etc. Tout document permettant
d’éclairer la nature des remboursements demandés doivent être joints également
(commentaire, itinéraire, billet d’avion, billet de train, inscription ou programme d’une
conférence, etc.). Le budget de voyages n’est pas à joindre à la note de frais.
• Toute demande de remboursement de frais de représentation doit comporter les
renseignements suivants :
nom de toutes les personnes invitées,
date de l’invitation,
motif de l’invitation.
Si les frais excèdent CHF 100.- par personne et par invitation, ils doivent être justifiés.
• Le montant minimal recommandé d’une note de frais est de CHF 100. Cet objectif peut
être atteint en regroupant les dépenses de plusieurs voyages en Suisse.
6.6. Frais professionnels et frais privés
Un voyage professionnel peut comporter des dépenses liées à une activité privée. Dans ce cas,
le bénéficiaire doit s’assurer que la part des frais imputables aux aspects privés ne lui est pas
remboursée. En d’autres termes, la part privée ne doit en aucun cas renchérir le coût du voyage
professionnel.
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6.7. Frais non remboursés
Seuls sont remboursés les frais en lien direct avec l’activité professionnelle ou le voyage
professionnel. Ne font notamment pas partie de cette catégorie :
• les frais privés de communication (téléphone, fax, Internet),
• les frais d’établissement de cartes d’identité, de passeport et de permis de séjour,
• les contraventions (véhicule privé, de type « Mobility » ou de location),
• les frais accessoires figurant sur la facture d’hôtel, tels que bar, minibar, films, etc.,
• les frais de nettoyage d’habits en cours de voyage (inférieur à 7 jours),
• les frais de déménagement pour autant qu’ils n’aient pas été convenus contractuellement
lors de l’engagement,
• les frais occasionnés par des accompagnants non employés par l’EPFL, à l’exception de
l’art. 5.1.,
• le matériel inventoriable,
• les appareils de téléphonie mobile,
• la cotisation annuelle de cartes de crédit privées,
• les frais d’essence en lieu et place des kilomètres parcourus avec un véhicule privé,
• le service de « valet parking ».
6.8. Conservation des justificatifs et des notes de frais
Les notes de frais et les justificatifs qui les accompagnent seront conservés par le Service
financier durant dix ans.
6.9. Avance de frais permanente
Les voyageurs fréquents qui en font la demande peuvent bénéficier d’une avance permanente
permettant de couvrir le délai entre la dépense consentie par le voyageur et le remboursement.
Est considéré comme voyageur fréquent celui qui avance régulièrement des dépenses
importantes (plusieurs milliers de francs annuellement).
Le montant correspond à environ deux mois de remboursement moyens, sur la base de
l’historique ou sur demande motivée.
Cette avance est versée sur le compte salaire du voyageur et est retenue au plus tard à la fin de
la relation contractuelle.
6.10. Avance de frais ponctuelle
Les collaborateurs peuvent demander une avance sur les frais du voyage professionnel. Ce
montant est au minimum de CHF 300.- et au maximum 80% des frais pris en charge par le
bénéficiaire.
Les avances sont virées sur le compte salaire du demandeur.
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7. Contrôles
Les contrôles ont pour but de garantir la conformité des remboursements de frais avec les
présentes directive. Pour que ces contrôles soient exercés de façon efficace et en vertu du
principe de subsidiarité, les différents acteurs définis au point 1.6 doivent connaître leur rôle et
les règles définies dans les présentes directives.
Les contrôles à effectuer par les différents acteurs sont les suivants (liste non exhaustive):
• Editeur de la note de frais
Intégralité des justificatifs et de la documentation annexe (voir annexe 3).
Additions justes.
Mention des personnes invitées (frais de représentation).
Respect des maxima (notamment des frais de représentation).
Budget de voyage complet, utilisation des rubriques correctes et informations
annexes correctes (motif du voyage, dates du voyage, etc.).
• Bénéficiaire
Conformité des remboursements à la présente directive.
Le remboursement ne concerne que des frais professionnels et ils sont réels. Les
frais privés ont été enlevés et/ou ne renchérissent pas le voyage professionnel.
La check-liste (annexe 3) a été passée en revue.
D’éventuels remboursements sont soit déduits de la note de frais soit facturés.
• Responsable du centre financier ou supérieur hiérarchique
Signatures de l’éditeur de la note de frais et du bénéficiaire.
Conformité des dépenses par rapport au budget.
Evaluation générale relative aux principes de la directive (catégorie d’hôtel,
fréquence des frais de représentation, etc.).
Des vérifications a posteriori sont effectuées pour valider le fonctionnement des contrôles décrits
ci-dessus.
8. Demande de correction et sanctions
Tant que la note de frais n’est pas conforme à la présente directive, aucun remboursement n’est
effectué.
Les cas avérés de fraude seront dénoncés et sanctionnés conformément aux règlements en
vigueur.
9. Conséquences fiscales
L’approbation de la part de l’administration cantonale vaudoise des impôts de l’Ordonnance du
11 avril 2002 concernant le remboursement des frais dans le domaine des EPF englobe
également la présente directive.
Compte tenu de cet agrément, l’EPFL renonce à l'indication, sur les certificats de salaire, des
montants des frais décomptés à raison des frais effectifs.
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10. Dispositions finales
Le présent règlement des remboursements de frais entre en vigueur avec effet au 1er juin 2009.
Etat au 1er janvier 2017.
La présente révision du 1er juin 2009 annule et remplace toute autre instruction concernant le
remboursement des frais en vigueur à ce jour.
Pour la direction de l’EPFL :
Prof. Patrick Aebischer Susan Killias
Président General Counsel
Remarque : cette directive a été revue dans le cadre de la réorganisation 2017. Cette revue n’a donné lieu
à aucune modification de la directive.
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Annexe 1 : Montants des remboursements
Montants valables dès le 1er juin 2009
Transports
Forfait journalier transports en commun CHF 5.-
(cf. point 2.3)
Indemnité kilométrique (cf. point 2.4) 0.60 CHF/km pour les voitures
0.20 CHF/km pour les motos et scooters
Le prix au km comprend également les frais d’essence, le coût
d’une assurance casco complète privée. Les pertes de bonus
RC et casco suite à un accident sont à la charge du propriétaire
du véhicule. Le remboursement est plafonné à CHF 300.-
(équivalent à 500 km).
Déplacement effectué dans un rayon CHF 5.-
de 10 km depuis l’EPFL (cf. point 2.4)
Indemnités forfaitaires pour les repas
(cf. point 3.2)
Petit déjeuner (en cas de départ avant CHF 10.-
7h30 ou lorsque la nuit précédente a
été passée à l’hôtel et que le petit
déjeuner n’est pas compris dans le prix
de l’hôtel)
Dîner CHF 25.-
Souper (si la nuit est passée à l’hôtel CHF 25.-
ou que le retour a lieu après 19h30)
Exceptionnellement, des indemnités forfaitaires sont consenties
pour les mêmes repas lorsque les frais effectifs ne peuvent être
justifiés (absence de justificatif, justificatifs multiples, etc.).
Aucun remboursement ne peut être demandé lorsque le
voyageur n’a encouru aucune dépense (par exemple,
conférence avec repas inclus, invitation par un tiers, repas dans
l’avion, etc.).
Hébergement
Limite d'achat d'un présent à son hôte CHF 40.- maximum par jour d’hébergement
(cf. point 4.2)
Séjours en appartement (cf. point 4.3)
Forfait journalier d’entretien et de CHF 30.-
subsistance
Frais de représentation externes (cf.
point 5.1)
Maximum par personne pour les repas CHF 100.- (Leur fréquence doit être raisonnable)
d’affaires avec des tiers
Frais de représentation internes (cf.
point 5.2)
Maximum par personne pour les repas CHF 25.- (Leur fréquence doit être raisonnable)
d’affaires entre collègues de l’EPFL
Maximum par personne pour les repas CHF 100.- (Leur fréquence doit être raisonnable)
de fin d’année et les événements
spéciaux (fin de projet par exemple)
14 / 18Directive relative aux voyages et au remboursement des frais professionnels du 1er mars
2007 (état au 1er janvier 2017)
Annexe 2 : Représentations des processus
Processus de remboursement par note de frais pour
des dépenses effectuées à l’étranger
Actions Auteur de l’action Contrôles effectués
Etablissement du budget de Bénéficiaire ou éditeur de la Exhaustivité des dépenses,
voyage (cf. point 6.2) note de frais utilisation correcte des
rubriques de dépenses, motif
complet et compréhensible
Responsable du centre Vérification du budget
Validation du budget de voyage
financier ou personne déléguée disponible, conformité avec les
(cf. point 6.2)
tâches du voyageur
Organisation du voyage (cf. point Bureau de voyage EPFL et/ou
6.3) bénéficiaire et/ou éditeur de la
note de frais
Bénéficiaire Conservation de tous les
Déroulement du voyage et justificatifs
réalisation des dépenses (cf.
point 6.3)
Editeur de la note de frais • Etablissement de la note de
Etablissement de la note de frais frais sur base du budget de
sur la base du budget de voyage (complet)
dépenses (cf. points 6.5 et 7) • Intégralité des justificatifs et
additions correctes
• Documentation complète
• Respect des maxima
• Mention des personnes
invitées
Contrôle détaillé (cf. point 7)
Bénéficiaire • Conformité aux règles
• Réalité des dépenses
professionnelles
• Contrôles à l’aide de la
check-list
• Elimination de tous frais
privés
• Restitution de
remboursements
Responsable de centre • Signatures
Contrôle de conformité (cf. point financier ou supérieur • Conformité des dépenses
7) hiérarchique par rapport au budget
• Evaluation générale
Service financier
Contrôles
Renvoi de la note de frais si
nécessaire.
Service financier
Paiement
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Processus de remboursement par note de frais pour des
dépenses effectuées en Suisse
Actions Auteur de l’action Contrôles effectués
Réalisation de la dépense (cf. Bénéficiaire Conservation de tous les
point 6.3) justificatifs
Editeur de la note de frais • Etablissement de la note de
Etablissement de la note de frais
frais sur base du budget de
(cf. point 7)
voyage (complet)
• Intégralité des justificatifs et
additions correctes
• Documentation complète
• Respect des maxima
• Mention des personnes
invitées
Bénéficiaire • Conformité aux règles
Contrôle détaillé (cf. point 7)
• Réalité des dépenses
professionnelles
• Contrôles à l’aide de la
check-list
• Elimination de tous frais
privés
• Restitution de
remboursements
Contrôle de conformité (cf. point
Responsable de centre • Signatures
7) financier ou supérieur • Conformité des dépenses
hiérarchique par rapport au budget
• Evaluation générale
Service financier
Contrôles
Renvoi de la note de frais si
nécessaire.
Service financier
Paiement
Remarque : L’absence d’obligation de budget de voyage pour un voyage en Suisse ne représente pas
une autorisation générale de voyager. Chaque unité émet elle-même les dispositions relatives aux
voyages en Suisse.
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Annexe 3 : Documents devant accompagner la note de frais
Liste de contrôle en fonction des catégories de frais demandés en remboursement lors d’une
note de frais.
Document / justificatif à
Eléments de contrôle /
Référence Type de frais fournir avec la note de
Remarques
frais
6.2 Budget de voyage Signé par le responsable
pour les voyages à du centre financier ou la
l’étranger personne déléguée
6.4 Note de frais Signée par le bénéficiaire
et par le responsable de
centre financier ou
supérieur hiérarchique
1.4 Avion Pour les billets E-Ticket (achat effectué à
commandés achetés l’aide des moyens de
paiement autorisés)
2.1 Billet de Train (Suisse - Billets de train.
& International)
Abonnement général Justifier le Liste des voyages effectués
remboursement annuels.
2.3 Transports publics Tickets
2.4 Déplacement en Trajet effectué / Trajet le plus court (itinéraire
véhicule privé Transport de matériel selon ViaMichelin par ex.)
encombrant, plusieurs
personnes
2.5 Voiture de location Durée de location pour Facture finale et non fiche
les activités de réservation.
professionnelles
uniquement ; éliminer la
durée de location
imputable à des aspects
privés du voyage.
2.6 Parking Type de parking utilisé, Ticket de parking et tout
durée, partie privée à autre justificatif
déduire.
Le service de prise en
charge du véhicule (valet
parking) n’est pas
remboursé.
2.7 Taxis - Quittance
3.2 Frais de repas pris à Nombre de couverts / Facture / ticket d’achat de
l’extérieur pourboire. subsistance.
Déduire les repas d’ordre Nom des participants au
privé pris durant le repas si une personne a
voyage. payé pour les autres.
3.2 Conférence Si les repas sont prévus Copie de l’inscription.
dans la finance
d’inscription, pas de
remboursement sur base
forfaitaire.
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4.1 Hôtel Vérification du mode de Facture :
paiement : Le justificatif doit être établi
Remboursement au nom de l’EPFL en
uniquement si payé avec mentionnant le nom du
un mode de paiement voyageur afin de permettre
privé. la récupération de la TVA.
Le paiement avec carte
de crédit d’achat ne
donne pas lieu à un
remboursement.
Déduire les nuits d’hôtel
imputables à des aspects
privés du voyage.
5.1 & 5.2 Frais de Motif de la dépense / Facture du restaurant
représentation interne nom des personnes
/ externe invitées / pourboires
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