Directives concernant le décompte des prestations 2021 (institutions pour enfants et adolescents)

Direction de la santé, des affaires sociales et de l'intégration
Office des personnes âgées et des personnes handicapées
Division Finances

Directives concernant le décompte des prestations
2021 (institutions pour enfants et adolescents)

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1.       Délais et documents à remettre

L’institution envoie les documents de décompte trimestriel dûment complétés jusqu’au 30 avril 2021 (1er
trimestre), 31 août 2021 (2e trimestre), 31 octobre 2021 (3e trimestre) et 31 janvier 2022 (4e trimestre). Le
formulaire Excel doit être transmis en version électronique à la collaboratrice ou au collaborateur de
l’Office des personnes âgées et handicapées (OPAH) responsable de l’institution (voir coordonnées au
point 3). A noter que le décompte pour le 2 e trimestre porte désormais sur les mois d’avril, de mai, de
juin et de juillet, et que celui pour le 3e trimestre ne couvre plus que les mois d’août et de septembre.
L’institution fait en outre parvenir jusqu’au 31 janvier 2022 le formulaire « Décompte des prestations »
ainsi que le formulaire « Frais de transport » dûment remplis et signés. Par sa signature, la direction de
l’institution atteste la véracité des documents remis pour l’année 2021.
D’ici à fin mars 2022 au plus tard, l’institution livre à l’OPAH tous les documents mentionnés au point 6.1
du contrat de prestations. Le formulaire « Attestation de l’utilisation fonds » doit être retourné signé
jusqu’au 30 juin 2022 au plus tard.
Afin de faciliter la planification des liquidités, le canton a fixé deux dates de versement par mois, à savoir
le 20 et le 30. Les documents doivent être rendus au moins 15 jours à l’avance (soit jusqu’au 5 ou au 15)
pour que l’OPAH puisse procéder au virement dans les temps.
L’OPAH effectue le décompte trimestriel sous réserve du résultat des contrôles réalisés sur place selon
sa planification. Certaines vérifications ne peuvent être faites qu’une fois tous les documents de
décompte disponibles.
Un éventuel déficit justifié dû aux prestations physiothérapeutiques sera rémunéré séparément après
l’examen des documents déterminants (conformément au point 3.2 des conditions générales du contrat
de prestations).

2.       Formulaire « Rémunération forfaitaire / Décompte des prestations »

Il convient de saisir toutes les prestations par offre et par personne (statistique des prestations) ainsi que
les données de base permettant de calculer la rémunération trimestrielle par offre. Les formulaires
doivent être remplis de manière complète pour garantir les versements au délai prévu.
Tous les formulaires sont liés entre eux et les données doivent être inscrites uniquement dans les
champs en jaune. Il est important de remplir les formulaires dans l’ordre. Il est interdit d’en rajouter.

2.1      Formulaire « Données de base (institution) »

Indiquer le nom de l’institution et celui de l’organisme responsable, ainsi que le trimestre faisant l’objet
du décompte (menu déroulant).

2.2      Formulaire « Données de base (contrat 2021) »

Saisir les chiffres du budget 2021 déterminants pour le calcul par offre et les unités de prestations
planifiées selon l’annexe au contrat de prestations 2021. Le formulaire calcule automatiquement
l’adaptation ultérieure à la croissance définitive de la masse salariale ainsi que le prix par unité de
prestation selon le budget et après l’adaptation.

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2.3      Formulaires « Statistique des prestations » (du 1er au 4e trimestre)

Préciser dans ces formulaires le volume des prestations fournies par offre lors du trimestre en question
(2e trimestre = avril, mai, juin et juillet ; 3e trimestre = août et septembre).
- Indiquer les prestations fournies à la journée civile par enfant ou adolescent (y compris les frais de
  pension pour les prestations qui sont rémunérées par l’OPAH). Pour les frais de pension il convient
  de se référer à la réglementation tarifaire 2021.
- Saisir globalement par offre les prestations fournies au repas, à l’heure ou à la journée de présence.
Les données par enfant ou adolescent doivent être saisies selon les types de séjour suivants :
- séjours d’enfants et adolescents bernois (ci-après « séjours BE »), y compris réfugiés et requérants
  d’asile mineurs non accompagnés avec un handicap ou un besoin particulier, qui sont rémunérés
  par l’OPAH selon le décompte trimestriel de l’institution ;
- séjours BE, y compris réfugiés et requérants d’asile mineurs non accompagnés sans handicap ni
  besoin particulier, qui sont rémunérés par les autorités de protection de l’enfant et de l’adulte
  (APEA), le Ministère public des mineurs ou une autre autorité avec qui l’institution effectue le
  décompte directement, sur la base des coûts complets (y compris les frais de capital des
  subventions directes d’investissement) par unité de prestation (journée civile, repas, etc.) ainsi que
  du prix de la prestation, et au moyen du formulaire séparé « Rémunération forfaitaire / Décompte
  des prestations 2021 » ;
- séjours d’enfants et adolescents provenant d’autres cantons, pour lesquels l’institution effectue le
  décompte directement avec le canton de domicile, sur la base des coûts complets (y compris les
  frais de capital des subventions directes d’investissement) par unité de prestation (journée civile,
  repas, etc.) ainsi que du prix de la prestation, et au moyen du formulaire séparé « Rémunération
  forfaitaire / Décompte des prestations 2021 ».
La statistique des prestations comporte deux colonnes par offre :
- Saisir dans la 1re colonne l’unité de prestation (s’applique à tous les types de séjour) et leur nombre.
  Le total des prestations est déterminant pour le calcul du plafond à respecter.
- Saisir dans la 2e colonne les frais de pension pour les séjours BE rémunérés par l’OPAH. La
  réglementation tarifaire 2021 est déterminante pour cette facturation. Les frais de pension sont
  déduits de la rémunération. Ils peuvent être corrigés dans les cas justifiés le trimestre suivant. Les
  corrections sont à mentionner séparément dans la statistique des prestations.
La partie supérieure de la statistique des prestations comporte l’addition de toutes les prestations
enregistrées par colonne. Ces données sont reportées automatiquement dans les formulaires
« Décompte des prestations ».

2.4      Formulaires « Décompte des prestations » (du 1er au 3e trimestre)

Compléter uniquement les champs en jaune. Le total des prestations, qui est repris automatiquement de
la statistique, est multiplié par le prix à l’unité (adaptation rétroactive comprise) pour obtenir la
rémunération brute. La somme des frais de pension pour les séjours BE rémunérés par l’OPAH est
déduite par offre. Les unités de prestations rémunérées par d’autres autorités sont multipliées par les
frais de capital par unité, et le montant correspondant est également déduit des prestations rémunérées
par l’OPAH. Le total des rétributions par offre équivaut à la rémunération trimestrielle.
L’avance versée en début d’année est décomptée de la facture du 2 e trimestre. Elle doit figurer dans
l’onglet « Décompte des prestations ».

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2.5      Formulaire « Prestations cumulées »

Le total des prestations fournies ainsi que la rémunération cantonale (OPAH) par trimestre sont reportés
automatiquement dans ce formulaire, qui calcule également le plafond et le plancher selon le contrat de
prestations. Un dépassement éventuel issu de la différence entre le total des prestations fournies et le
plafond apparaît dans la dernière colonne de ce formulaire ; ce montant est reporté automatiquement
dans le formulaire « Décompte des prestations » (4e trimestre).

2.6      Formulaire « Décompte des prestations » (4e trimestre)

Outre les éléments figurant au point 2.4 ci-dessus, il convient de considérer les aspects suivants :
- C’est dans ce formulaire qu’est prise en compte une éventuelle divergence entre la subvention
  d’exploitation versée par l’Office fédéral de la justice (OFJ) et celle qui avait été budgétée. Inscrire la
  subvention selon le contrat de prestations 2021 et la subvention effectivement reçue. La différence
  sera automatiquement reportée dans la colonne « Rémunération ».
- Les corrections dues au dépassement éventuel du plafond sont aussi calculées dans ce formulaire
  (conformément au point 3 des directives relatives à la rémunération forfaitaire). Seul le total
  apparaît.

2.7      Formulaire « Décompte des frais de transport scolaire découlant de mesures de
         pédagogie spécialisée »

Les bases légales suivantes s’appliquent :
- Ordonnance du 8 mai 2013 sur les mesures de pédagogie spécialisée (ordonnance sur la
  pédagogie spécialisée, OPSpéc ; RSB 432.281), notamment les articles 32 à 36
- Notice « Remboursement des frais de transport découlant de mesures de pédagogie spécialisée
  dans le canton de Berne » (version de juin 2017, valable depuis le 1er août 2017)
- Ordonnance de Direction du 15 octobre 2013 sur l’indemnisation des transports dans le domaine de
  la pédagogie spécialisée (ODIPSpéc ; RSB 432.281.3), notamment les articles 2 et 3
Les éléments suivants doivent être précisés (par trimestre) dans les catégories de ce nouveau
formulaire :
- la somme des dépenses effectives découlant de l’utilisation des transports en commun pendant le
  trimestre considéré (billets et abonnements de train, tram, bus, etc.) ;
- les dépenses effectives pour les transports organisés par l’institution pendant le trimestre considéré
  (transport groupé, par entreprise de transport, y c. le tarif par km et le nombre de km) ;
- les dépenses effectives pour les transports organisés par des particuliers ou des entreprises de
  transport privées pendant le trimestre considéré (par personne ou par entreprise, y c. le tarif par km
  et le nombre de km).
Le montant total des trois catégories est versé en même temps que la rémunération forfaitaire des autres
prestations. L’institution n’est pas tenue de faire parvenir des justificatifs pour les frais de transport à
rémunérer, mais il lui incombe de les archiver en prévision des contrôles par sondage effectués par
l’OPAH sur place dans le cadre de visites de surveillance ou de révisions.

2.8      Excédents et découverts

Les excédents et les découverts liés aux prestations subventionnées par l’OPAH sont à comptabiliser
séparément sur un compte de réserves liées dans le groupe de comptes 20.2.c (CURAVIVA) ou dans le
groupe 22 (Swiss GAAP RPC). Les excédents sont à utiliser uniquement pour compenser les découverts
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effectifs ou futurs ainsi que pour fournir des prestations liées convenues avec l’OPAH dans l’annexe au
contrat de prestations (ainsi que celles qui peuvent être subventionnées mais ne figurent pas dans ladite
annexe). L’organisme responsable est tenu de financer les découverts cumulés qui ne peuvent plus être
compensés par les excédents.

3.       Adresses

En cas de question, veuillez contacter la personne de la SAP responsable de votre institution au niveau
financier :
- Marlies Graf, 031 633 40 25, marlies.graf@be.ch
- Simon Juritz, 031 633 45 67, simon.juritz@be.ch
- Christian Schumacher, 031 635 60 31, christian.schumacher@be.ch

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