Documentation à l'usage des clubs et des comités - Gestion des licences en ligne Manuel de l'utilisateur
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Gestion des licences en ligne
Manuel de l’utilisateur
Documentation
à l’usage
des clubs
et des comités
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Sommaire
1 DEFINITION DES TERMES UTILISES........................................................................................... 3
2 MENU PRINCIPAL .......................................................................................................................... 4
3 GESTION DE MON AFFILIATION.................................................................................................. 5
3.1 Définitions.............................................................................................................................. 5
3.2 Validité des affiliations........................................................................................................... 5
3.3 Renouvellement d’affiliation .................................................................................................. 5
3.4 Modification de mon affiliation ............................................................................................... 7
3.5 Créer un centre adhérent (clubs uniquement) ...................................................................... 7
4 GESTION DES LICENCES ............................................................................................................. 8
4.1 Règles concernant la validité des licences ........................................................................... 8
4.2 Circuit de validation des licences .......................................................................................... 8
4.3 Demande d’une nouvelle licence .......................................................................................... 9
4.4 Renouvellement de licences ............................................................................................... 12
4.5 Mutation............................................................................................................................... 13
4.6 Demande de carnets Pass’Sports....................................................................................... 14
4.7 Paiement ............................................................................................................................. 14
4.8 Modification de licences ...................................................................................................... 15
4.9 Tableau de bord .................................................................................................................. 16
5 QUESTIONS ET REPONSES FREQUEMMENT POSEES.......................................................... 18
Table des illustrations
Figure 1 : Exemple de menu principal, ici menu clubs............................................................................ 4
Figure 2 : Formulaire de renouvellement d’affiliation .............................................................................. 6
Figure 3 : Nouvelle licence – étape 1 ...................................................................................................... 9
Figure 4 : Nouvelle licence – étape 2 .................................................................................................... 11
Figure 5 : Renouvellement des licences ............................................................................................... 12
Figure 6 : Paiement – sélection des licences à payer........................................................................... 15
Figure 7 : Exemple de tableau de bord pour un club ............................................................................ 17
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1 Définition des termes utilisés
AFFILIATION
Ce terme est utilisé pour les clubs et les comités (adhésion et ré-adhésion à la FFH) avec comme
support une fiche de renseignements club à remplir. On utilisera également le terme affiliation pour les
départements de la FFH car la procédure informatique sera identique (sans l’aspect financier).
COMITÉ
Le terme Comité sera utilisé qu’il s’agisse d’un Comité régional ou départemental.
ACTIVITÉ
Ce terme sera utilisé aussi bien pour les affiliations que pour les licences. Les activités sont définies
par la FFH.
TABLEAU DE BORD
Accès par Internet sécurisé par un identifiant et un mot de passe permettant des actions sur ses
données propres, selon son profil : modification, ajout, paiement, édition, etc.
Concernant plus spécifiquement les licences :
VALIDATION
C’est la validation de la licence par le service licences de la Fédération qui permet au licencié de
participer à des compétitions. C’est seulement à partir de cette étape que la licence est officialisée.
NUMÉRO DE LICENCE
Le numéro de licence est composé de deux éléments indissociables :
• le numéro fédéral de club (1er élément à 11 caractères) ;
• et le numéro d’identifiant unique fédéral « IUF » du licencié conservé à vie
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2 Menu principal
On accède à la gestion des licences en ligne au moyen de l'adresse :
http://licences.handisport.org
La gestion des licences en ligne est protégée par un mot de passe, vous devez vous identifier :
• Identifiant : N° de structure à 11 caractères qui vous a été communiqué par la Fédération.
• Mot de passe : 8 caractères, qui vous ont été transmis par la FFH.
Attention : pour le mot de passe, il faut respecter la casse (majuscule, minuscule) des lettres.
Une fois identifié, le menu principal correspondant à votre type de structure s’affiche :
Figure 1 : Exemple de menu principal, ici menu clubs
Remarque : dans tous les écrans de l’application, le logo FFH (en haut à gauche) permet de revenir
au menu principal.
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3 Gestion de mon affiliation
3.1 Définitions
Nom du club : nom sous lequel le club a été déclaré dans ses statuts à la préfecture
Sigle : nom attribué par la FFH et qui sera utilisé pour les extraction de fichiers
Correspondant : personne du club qui recevra les informations de la FFH
E-mail du correspondant : adresse e-mail à laquelle seront envoyés les messages d’alertes relatifs à
la gestion des licences en ligne (champ obligatoire pour assurer une communication rapide entre les
différentes structures).
3.2 Validité des affiliations
Les affiliations sont valables du 1er octobre de l’année N au 30 septembre de l’année N+1. Par
exemple, pour la saison 2005 : du 1/10/2004 au 30/09/2005.
Les renouvellements d’affiliation ne peuvent se faire qu’à partir du 1er octobre, c’est à dire à l’ouverture
d’une nouvelle saison.
Toutefois, vous pourrez anticiper votre demande de ré-affiliation en la saisissant entre le 15/09 et le
30/09. De cette manière, vous disposerez de toutes les fonctionnalités des licences en ligne dès
l’ouverture de la saison.
Votre renouvellement d’affiliation ne sera validé que si vous avez le nombre minimal de licences
requis pour votre type de structure.
3.3 Renouvellement d’affiliation
La procédure de renouvellement est la suivante :
1. Dans le menu principal, cliquez sur le lien « Gestion de mon affiliation > Renouveler »
2. Les données contenues dans la base sont rappelées et vous pouvez modifier certaines
informations : activités pratiquées et coordonnées (voir figure 2).
3. Cliquez sur le bouton « Valider le renouvellement » pour confirmer votre ré-affiliation.
4. Si votre type de structure requiert un nombre minimal de licences, vous devez procéder à la saisie
des licences (voir chapitre licences) avant de pouvoir procéder au paiement de votre affiliation
5. Le renouvellement d’affiliation est validé à réception du paiement par la FFH.
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Figure 2 : Formulaire de renouvellement d’affiliation
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3.4 Modification de mon affiliation
A tout moment au cours de la saison, vous pouvez modifier les informations relatives à votre structure
(activités pratiquées et coordonnées) :
1. Dans le menu principal, cliquez sur le lien « Gestion de mon affiliation > Modifier ».
2. Modifiez les données puis cliquez sur le bouton « Enregistrer les modifications » pour prendre en
compte les modifications.
Remarque : Les informations N°, type, nom de la structure sigle et siège social ne peuvent être
modifiées que par le service Licences de la FFH.
3.5 Créer un centre adhérent (clubs uniquement)
Les centres adhérents sont des établissements qui ne souhaitent pas s’affilier à la FFH mais adhèrent
à un club affilié en lui délégant la gestion administrative.
1. Dans le menu principal, cliquez sur le lien « Gestion de mon affiliation > Créer un centre
adhérent »
2. Dans le formulaire de saisie d’un nouveau centre, les informations suivantes vous sont
demandées :
− Nom du centre
− Adresse code postal et ville du centre
− Téléphone
− Téléphone mobile
− Fax
− E-mail
3. Cliquez sur le bouton « Enregistrer » pour prendre en compte ce nouveau centre.
4. Un e-mail vous est envoyé automatiquement avec l’identifiant (n° de centre adhérent) et le mot de
passe pour le centre.
Vous pouvez choisir de transmettre ou non ces codes d’accès au centre, c’est dire de lui déléguer
ou non la saisie et la gestion de ses licences
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4 Gestion des licences
4.1 Règles concernant la validité des licences
La possibilité de saisie de licences est limitée au 15/09 pour la saison en cours.
Selon les activités sportives, les licences sont valables jusqu’au 30 septembre ou au 30 novembre de
l’année en cours.)
La saisie des demandes de licences peut se faire à partir du 16/09 et le paiement à partir du 1/10.
La saisie de nouvelles licences ne peut se faire que si le renouvellement de l’affiliation est effectif.
4.2 Circuit de validation des licences
Etape 1 : Saisie de la demande de licence par le club
Lors de la saisie, les licences (nouvelles, renouvellements, mutations) sont enregistrées sous le statut
« En cours ».
NB : Avant de pouvoir procéder au paiement des licences, vous devez avoir saisi le nombre minimal
de licences requis pour votre type de structure, ce qui conditionne le droit de saisir d’autres licences.
Etape 2 : Paiement par le club
Le paiement se fait par lots de licences : un numéro de bon de commande est attribué à chaque lot et
les licences concernées passent sous le statut « Attente de validation ».
Etape 3 : Validation par la FFH
A réception du paiement par le service licences, celui-ci oblitère le bon de commande.
Chaque licence concernée passe alors sous le statut « Validé » et la date de validation est enregistrée
automatiquement.
A ce stade, vous pourrez imprimer des attestations de licence permettant au licencié de participer à
des compétions en attendant la délivrance de la licence définitive par la FFH.
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4.3 Demande d’une nouvelle licence
La saisie d’une nouvelle licence se fait en deux étapes :
Etape 1 : identification du licencié et type de licence
Attention ! Ces informations doivent être saisies avec soin : vous ne pourrez pas les modifier par la
suite, sauf sur demande écrite auprès du service licences.
• Nom : saisie libre - stockage en majuscules accentuées → NOM.
• Prénom : saisie libre - stockage en minuscules accentuées avec 1re lettre en majuscule →
Prénom.
• Date de naissance : sous la forme JJ / MM / AAAA
• Sexe : H / F
• Type de licence : Compétition moins de 20 ans / Compétition plus de 20 ans / Loisir / Cadre
/ Etablissements
Figure 3 : Nouvelle licence – étape 1
Remarque : s’il s’agit d’une licence supplémentaire, vous pouvez entrer directement le n° de licencié
et le type de licence à créer dans la partie « Licence supplémentaire ».
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Le système effectue une vérification sur l’unicité de l’individu dans la base de données. En cas
d’occurrence(s) trouvée(s) dans la base, plusieurs cas sont possibles :
1. L’individu n’existe pas dans la base Æ étape 2 : poursuite de la demande
2. L’individu existe déjà dans votre structure :
• Pour la saison en cours Æ Création d’une licence supplémentaire
• Pour une saison antérieure Æ Il s’agit d’un renouvellement : cliquez sur le bouton
« Renouvellement » (voir chapitre sur les renouvellements).
3. L’individu existe dans un autre club Æ Ecran d’alerte avec plusieurs choix :
• Si licence compétition, 2 possibilités :
− Licencier pour un autre sport Æ licence supplémentaire
− Mutation Æ procédure de mutation
• Si licence loisir ou cadre Æ Création d’une licence supplémentaire
4. Il s’agit d’un homonyme Æ Nouvelle licence avec indication « homonyme » dans la base de
données
Etape 2 : Suite du formulaire de demande de licences
Informations sur le licencié
Civilité Valeur fixée à M. si sexe = H,
choix entre Mme et Mlle si sexe = F
Nationalité Liste déroulante positionnée à France par défaut
Validité du titre de séjour saisir JJ/MM/AAAA
Type de handicap Possibilité de choix multiple parmi les types de handicap définis par la
Fédération
Adresse Obligatoire
CP Obligatoire
Ville Obligatoire
Téléphone Facultatif
E-mail Facultatif
Informations sur la licence
Compétition
Code sport compétition Choix parmi les sports de compétition pratiqués par le club
Date certificat médical Obligatoire
Loisirs
Code sport à risque Choix parmi les sports à risque pratiqués par le club
Code sport cadre Liste des sports pratiqués à la FFH
Cadre
Fonction cadre Choix parmi les sports pratiqués par le club
Pratique sport Fauteuil / Debout
Format revue Papier / Cassette
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Figure 4 : Nouvelle licence – étape 2
Règles de calcul du tarif
• Licence compétition, loisir, cadre Æ calcul pour chaque licencié :
− Si une seule licence : application du tarif correspondant
− Si plusieurs types de licences (ex : loisir + cadre) : application du tarif de la licence la
plus chère
• Licence Etablissements Æ comptabilisation du nombre de licences puis application d’un tarif
dégressif en fonction du nombre lors du paiement
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4.4 Renouvellement de licences
La procédure de renouvellement de licences est la suivante :
1. Dans le menu principal, cliquez sur le lien « Gestion des licences > Renouvellement »
2. La liste de vos licenciés validés de la saison précédente s’affiche (sauf les statuts « suspendu »
ou « décédé »).
3. Pour chaque renouvellement le mécanisme est le suivant :
• Cliquez sur le bouton « Renouveler » du licencié .
• La fiche détaillée du licencié s’affiche : mettez à jour ses données personnelles.
• Cliquez sur le bouton « Valider ce renouvellement ».
• La liste des licences restant à renouveler se réaffiche et celle que vous venez de renouveler
n’apparaît plus dans cette liste.
4. Le renouvellement d’une licence est validé après réception du paiement par la FFH.
Figure 5 : Renouvellement des licences
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4.5 Mutation
La procédure de demande de mutation est la suivante :
1. Dans le menu principal, cliquez sur le lien « Gestion des licences > Mutation »
2. Saisissez le n° du licencié dans son ancien club.
3. Le formulaire de mutation s’affiche avec les informations suivantes :
• données du licencié, du club demandeur et du club quitté pré-remplies non modifiables
• mentions légales
• champs à renseigner :
− Type mutation : En fin de période de mutation / Hors période de mutation
− Motif : champ libre
4. Cliquez sur le bouton « Confirmer cette demande de mutation »
Un e-mail d’alerte est envoyé automatiquement aux différents intervenants concernés :
− Comités régional et départemental
− Club quitté
− Directeur Technique Fédéral
5. Imprimez la page qui s’affiche à l’écran puis faites-la signer par le licencié (+ parents si mineur) et
le président de votre club
6. Envoyez par courrier postal :
− au club quitté : la demande imprimée et signée (recommandé avec AR)
− à la FFH : le justificatif de domicile (si mutation pendant la saison sportive)
7. Etapes de validation / refus de la mutation :
• Par le club quitté : A réception de la demande, le club quitté appose sa décision (validation
ou refus) sur le formulaire papier puis l’envoie par courrier postal à la FFH
• Par les autres intervenants : ceux-ci se connectent à la gestion des licences en ligne et
cochent Favorable ou Défavorable (avec un motif si refus)
NB : Sans réponse sous 15 jours, la demande est considérée comme acceptée par le service
licences.
Lors de la notification de la décision, un e-mail automatique alerte le club demandeur.
8. Dès la validation de la demande de mutation, le licencié apparaît dans la liste des licenciés à
renouveler du nouveau club : il vous suffit alors de mettre à jour les informations sur le licencié
(voir détail dans la procédure de renouvellement)
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4.6 Demande de carnets Pass’Sports
1. Dans le menu principal, cliquez sur le lien « Gestion des licences > Demande de Pass’Sports »
2. Saisissez le nombre de carnets que vous souhaitez commander.
3. Procédez au paiement (voir paragraphe Paiement)
Remarque : le paiement des Pass’Sports peut se faire en même temps que le paiement de
licences.
4. A réception du paiement, la FFH vous enverra le nombre de carnets demandés et enregistrera les
n° de Pass’Sport.
Utilisation des Pass’Sports
5. Envoyez les feuillets des Pass’Sports au service licences, au fur et à mesure de leur utilisation
6. En fin de saison (30 septembre), vous pouvez renvoyer les invendus à la FFH pour en obtenir le
remboursement : soit par un avoir sur la saison suivante, soit par l’envoi d’un chèque
4.7 Paiement
A tout moment, vous pouvez procéder au paiement d’un lot de licences ou de carnets de Pass’Sports.
1. Dans le menu principal, cliquez sur le lien « Licences en ligne > Paiement ».
2. La liste des licences de statut « demande en cours » s’affiche.
Par défaut, toutes les licences sont sélectionnées : vous pouvez décocher les licences que vous
ne souhaitez pas encore payer.
3. Cliquez sur le bouton « Paiement des licences sélectionnées ».
4. Le récapitulatif de la somme à payer s’affiche avec :
− Coût de l’affiliation si premier paiement de la saison
− Sous total 1 : Licences Compétition, loisirs et cadre = somme des coûts calculés pour
chaque licenciés
− Sous total 2 : Licence Etablissements = nb de licences X tarif en fonction du nombre
− Sous total 3 : Pass’Sports = nb de carnets X tarif au carnet
5. Cliquez sur le bouton « Confirmer le paiement ». Un numéro de bon de commande est attribué au
lot de licences concernées.
6. Choisissez le mode de paiement :
• Chèque : Vous devez impérativement imprimer la page qui s’affiche alors et l’envoyer avec
votre paiement (par chèque) au service licences.
Æ validation par le service licences à réception du chèque (alerte automatique par e-mail)
• CB en ligne : Sera mis en service dans un deuxième temps
Ævalidation automatique du lot de licences concernées + édition d’une facture
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Figure 6 : Paiement – sélection des licences à payer
4.8 Modification de licences
A tout moment, vous pouvez modifier les données personnelles d’un de vos licenciés.
1. Dans le menu principal, cliquez sur le lien « Licences en ligne > Modification ».
2. Recherchez le licencié à modifier au moyen du formulaire proposé.
3. Si vous êtes un club, vous pouvez effectuer les modifications suivantes :
• Données personnelles du licencié (uniquement les données modifiables)
• Statuts particuliers : décédé (permet de ne plus faire apparaître le licenciés dans les
annuaires et les fichiers de listing)
4. Si vous êtes un Comité, vous pouvez :
• Modifier les données personnelles de vos licences cadres
• Uniquement modifier les statuts « Suspendue » et « Décédé » pour les licences de vos clubs.
version 1.0 du 17/09/04 Page 15 sur 18Gestion des licences en ligne
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4.9 Tableau de bord
Le tableau de bord se compose de deux parties :
Récapitulatif des licences de la saison par statuts
• Demande en cours : saisie par le club.
• Attente de validation : paiement envoyé à la Fédération
• Validée : réception du paiement et validation par la FFH
• Mutation en cours : un club a déclenché une procédure de mutation pour le licencié.
• Suspendue : Statut donné par la FFH ou le Comité Régional si litige ou anomalie
• Décédé : état donné par le club, le Comité ou la Fédération.
Pour chaque statut, un bouton « Voir détail » permet de visualiser la liste des licences
correspondantes.
Pour le statut « Validé », vous pourrez imprimer des récépissés de licences provisoires : bouton
« Récépissé » dans les listes détaillées du tableau de bord.
Ces récépissés permettront aux licenciés de participer à des compétitions
Si vous êtes un club et que vous gérez (un)des centre(s) adhérent(s), un bouton « Centres
adhérents » vous permet de consulter l’état des licences pour chaque centre.
Historique des bons de commande de la saison
La liste des bons de commande vous permet à tout moment dans la saison de :
• Réimprimer les bons de commande (pour votre comptabilité par exemple)
→ bouton « Bon de commande ».
• Voir la liste des licences contenues dans chaque lot
→ bouton « Voir détail ».
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Figure 7 : Exemple de tableau de bord pour un club
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5 Questions et réponses fréquemment posées
Les licences en ligne sont-elles un logiciel ? Est-ce gratuit ?
Ce n’est pas à proprement parler un logiciel classique que l’on installe. C’est une application web (en
ligne), par accès sécurisé (identifiant, mot de passe).
Cette application ne s’installe pas sur votre ordinateur, on y accède par Internet et son navigateur.
Vous n’avez pas de coût logiciel à payer.
Doit-on rester en permanence connecté pour gérer ses licences ?
Oui, l’ensemble des contrôles de chaque saisie se fait en direct sur la base fédérale mise à jour par
vos soins en temps réel. Ce sont les structures qui sont les acteurs de leurs données.
Actuellement, les fournisseurs d’accès à Internet proposent à des prix très concurrentiels des formules
d’accès illimité comprenant votre abonnement et les temps de connexion.
Chaque renouvellement vous prendra un peu plus de dix secondes, une nouvelle licence environ une
minute pour une personne qui maîtrise normalement le clavier.
Pour encore plus alléger la tâche pour les structures importantes en nombre, le système permet la
saisie à plusieurs en simultané, dans des lieux différents, à la condition de se répartir les taches (ex :
ne pas saisir à deux la même licence !).
Puis-je confier mes identifiant et mot de passe à un ou des membres de mon club ?
Oui, en sachant que l’identifiant et le mot de passe sont confidentiels, mais vous pouvez déléguer des
gens de confiance pour la saisie à plusieurs ou bien encore être au courant du suivi du club.
Est-ce que je peux choisir mon numéro de licence ?
Non, ce dernier est généré automatiquement par le système. Le numéro de licence est composé de
deux éléments : le numéro de code du club ou du comité (11 caractères) suivi d’un identifiant unique
fédéral (IUF). Cet IUF est conservé à vie par le licencié.
Vais-je pouvoir récupérer mes licenciés des saisons précédentes ?
Oui, toutes licences depuis la saison 2003-2004 de votre club seront présentes dans le base de
données et vous pourrez ainsi avoir accès au renouvellement ainsi que procéder aux modifications
des données personnelles (adresse, téléphone, etc.).
Puis-je renouveler une licence d’un individu qui n’a été licencié la saison précédente ?
Dans la rubrique renouvellement, vous pouvez effectuer une recherche à partir du nom sur les années
antérieures. La base unique conservera toutes les licences fédérales à partir de 2004.
version 1.0 du 17/09/04 Page 18 sur 18Vous pouvez aussi lire
