(MTF) Programme pilote des modalités de travail flexible

Programme pilote des
modalités de travail flexible
          (MTF)
       Assemblée d’information
  Demetra Kafantaris, directrice générale
 Martin Roy, directeur des ressources humaines
                21 janvier 2020

Importance des MTF
Tendance croissante
• Analyse comparative et pratiques exemplaires
• Attractivité, engagement, fidélisation
• Personnel multigénérationnel
Mon milieu de travail sain (priorité de la
principale)
• Conciliation travail-vie personnelle
• Agilité, flexibilité, durabilité
• Résultats mesurables, reddition de comptes, amélioration et
  apprentissage continus
Exigées par les professionnels des RH

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Analyse comparative avec
            d’autres milieux
Univ. canadiennes                                        Univ. américaines
UBC                                                      Harvard University

Université de Calgary                                    Berkeley University

Université de Toronto                                    University of California, Davis

Université Ryerson                                       University of Michigan

Université de Montréal                                   Purdue University

Université du Québec à Montréal                          Virginia Polytechnic & State

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Survol du programme pilote
• Programme pilote, pas une politique établie
• De février à décembre 2020
• Tout le personnel administratif et de soutien est admissible
• Exceptions : modification temporaire de l’horaire de travail,
  période de probation/d’essai, plan d’amélioration de la qualité
  du travail
• Participation volontaire et sujette à l’approbation du
  supérieur immédiat, selon les besoins opérationnels de l’unité
• Demande faite au moyen du ou des formulaires pertinents
• Évaluation après 3 mois et en fin d’année

                    Assemblée sur les modalités de travail flexible   4

Qui est admissible?

Tout le personnel administratif et de
soutien
• En fonction :
  – des exigences opérationnelles de l’unité
  – de la nature du poste
  – des caractéristiques de l’employé
  – de l’approbation du supérieur immédiat

               Assemblée sur les modalités de travail flexible   5

Options de MTF

1. Horaire variable
2. Télétravail

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1) Horaire variable
• L’employé choisit un horaire qui diffère de l’horaire
  régulier
• Heures d’arrivée et de départ différentes, MAIS total par
  jour et par semaine inchangé (p. ex. 33,75 ou 35 h/sem)
• Peut comprendre une période fixe (heures auxquelles
  tous les employés doivent être présents chaque jour)
  établie par le gestionnaire
• Horaire identique ou variable durant la semaine
• Pause-repas minimale de 30 min
• Les pauses ne peuvent pas
   – être cumulées pour réduire les heures travaillées
   – être prises au début ou à la fin de la journée de travail
                      Assemblée sur les modalités de travail flexible   7

Horaire variable – exemples
• L’employé arrive chaque jour à une heure
  prédéterminée (p. ex. 7 h) et prend 1 h 15 de
  pause-repas
• L’employé arrive parfois à 7 h, parfois à 9 h,
  selon un horaire établi à l’avance, et prend 1 h
  de pause-repas
• L’employé arrive à 10 h du lundi au mercredi et
  à 9 h les jeudi et vendredi, et prend 30 minutes
  de pause-repas
                Assemblée sur les modalités de travail flexible   8

2) Télétravail
• Jusqu’à 1 journée de télétravail par semaine
• Peut s’appliquer pendant une courte période (p. ex.
  1 mois) ou toute la durée du programme pilote
• Modalités à la discrétion du gestionnaire, doivent
  être réalistes sur le plan opérationnel
• Employé responsable d’équiper son lieu de
  télétravail d’un ordinateur, d’un espace de travail,
  d’un téléphone, d’une imprimante et de
  fonctionnalités réseau ou internet
• Aucun remboursement pour ces dépenses ou toute
  dépense connexe

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Télétravail – exemples
• L’employé travaille de la maison un lundi
  sur deux pour toute la durée du
  programme pilote
• L’employé travaille de la maison tous les
  mercredis pour une période de 6 mois

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Télétravail – conditions
• Ne doit pas servir à prendre soin des enfants
  ou d’autres membres de la famille (durant les
  heures de travail)
• Ne doit pas nuire au travail d’autrui
• L’employé doit
  – être en mesure de se présenter au bureau si une
    situation professionnelle l’exige
  – demeurer joignable durant la période de
    télétravail (p. ex. pour des téléconférences)
• Mêmes tâches, obligations, responsabilités et
  normes de rendement qu’au bureau
               Assemblée sur les modalités de travail flexible   11

Processus de demande
• Première période de demande : 16-31 janvier 2020
   – Les gestionnaires évaluent les demandes et leur incidence
     globale sur l’équipe et ses activités
   – D’autres demandes peuvent être soumises par la suite
• On encourage les employés à discuter avec leur
  supérieur de leur intention de demander des MTF
• Les employés remplissent le formulaire de demande et
  le soumettent par courriel
   – à leur gestionnaire
   – en mettant leur représentant local des RH en copie
• Formulaire en ligne : https://www.mcgill.ca/hr/fr/options-
  de-flexibilite-au-travail-mcgill/modalites-de-travail-flexible
                    Assemblée sur les modalités de travail flexible   12

Processus d’évaluation
• Première période de demande – les gestionnaires
  doivent viser à répondre d’ici le 28 février 2020
• Délai visé par la suite : 10 jours ouvrables
• Évaluer attentivement chaque demande
   – L’employé n’a pas à fournir les raisons personnelles qui motivent
     sa demande pour que celle-ci soit prise en considération
• La decision d’approuver ou de refuser la demande doit
  être juste et équitable
• Évaluer de façon objective, sans préjugés personnels
• Considérer les caractéristiques de l’employé et de son
  poste et les besoins du dépt/de la faculté/de l’unité
• Pour toute question, demandez conseil à votre
  représentant des RH
                     Assemblée sur les modalités de travail flexible   13

Processus d’évaluation (suite)
• Lorsqu’une demande est refusée, le gestionnaire doit avoir
  une discussion avec l’employé pour lui expliquer sa décision
• Le gestionnaire envoie une copie du formulaire rempli
   – au représentant des RH
   – avec copie au service central des RH à des fins statistiques
• Lorsqu’une demande est approuvée, le gestionnaire doit
  rencontrer l’employé après 3 mois pour évaluer l’incidence et
  la viabilité des MTF
• Les MTF peuvent prendre fin à la demande du gestionnaire ou
  de l’employé, avec un avis écrit de 30 jours
• Ce délai peut être raccourci avec l’accord de toutes les parties

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Rôles et responsabilités :
     gestionnaires/superviseurs
• Vous gèrerez un processus important et jouerez un
  rôle essentiel au succès du programme pilote
• Occasion de renforcer l’engagement des employés
  (moral, confiance, interdépendance, créativité dans
  la résolution de problèmes, responsabilité partagée)
• N’oubliez pas que c’est un programme PILOTE,
  pas une politique – tablez sur l’apprentissage, le
  suivi, la rétroaction; la réévaluation est essentielle
• Servez-vous des guides, des outils et des
  personnes-ressources à votre disposition; consultez
  votre conseiller en RH au besoin

                 Assemblée sur les modalités de travail flexible   15

Rôles et responsabilités (suite)
• Familiarisez-vous avec les lignes directrices et les scénarios
• Encouragez les employés à vous parler de leur demande à
  l’avance
• Vérifiez que les demandes contiennent tous les documents
  nécessaires (p. ex. formulaire de santé et sécurité au travail)
• Évaluez les demandes objectivement, selon l’incidence sur
  l’équipe et ses activités; pensez à des stratégies d’atténuation
• Faites part de la décision en personne et sans tarder
• Clarifiez l’horaire, les attentes, les livrables, les modes de
  communication, le processus pour modifier l’entente, le suivi
• Contribuez à l’évaluation, à la mesure des résultats et aux
  rapports sur le programme pilote
                     Assemblée sur les modalités de travail flexible   16

Traitement des demandes
• Vérifiez que le dossier est complet et abordez
  toute question avec l’employé
• Demande approuvée : vérifiez que l’employé
  comprend les conditions et que les MTF seront
  réévaluées après une période d’essai
• Demande refusée : ayez une discussion avec
  l’employé pour lui expliquer votre décision
• Employé non admissible : discutez-en sans
  tarder
NB : La décision ne dépend PAS des raisons personnelles
de l’employé (p. ex. distance du travail, enfants)      17

Rôles et responsabilités :
              employés
• Tenez compte des réalités du travail (nature des
  tâches, besoins de l’unité, etc.)
• Si les MTF semblent une option réaliste, avisez
  votre superviseur de votre intérêt et remplissez la
  demande dans les délais prescrits
• Fournissez tous les documents requis
• Demande approuvée : préparez votre espace de
  télétravail, ayez tout le matériel nécessaire
• Respectez les conditions prévues : disponibilités,
  livrables, modes de communication, etc.
                  Assemblée sur les modalités de travail
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                                 flexible

Facteurs à considérer dans
         l’évaluation de la demande
    EMPLOYÉ                             POSTE                                 UNITÉ
• Admissibilité                   • Nature et                          • Impact pour les
                                    adaptabilité des                     clients, l’équipe,
                                    tâches                               autres
                                                                         intervenants clés
• Rendement au                    • Exceptions                         • Autres demandes
  travail                           (périodes de
                                    pointe)
• Bien établi dans le
  poste
• Impact +/- de la
  décision           Assemblée sur les modalités de travail flexible                      19

Gestionnaire : évaluation de
    l’applicabilité de la demande
• Y a-t-il des périodes de pointe précises où le
  télétravail/l’horaire variable serait impraticable?
• Les tâches liées au poste s’effectuent-elles principalement sur
  le campus (p. ex. entretien, services directs aux clients, travail
  en laboratoire)?
• L’employé a-t-il besoin de formation ou de soutien direct pour
  effectuer ses tâches efficacement de façon autonome (p. ex.
  nouveau rôle, changement de tâches, problème de
  rendement)?
• Le poste requiert-il l’utilisation d’équipement uniquement
  disponible sur le campus (p. ex. laboratoires de recherche)?

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Gestionnaire : points à
                considérer
• Quels seraient les horaires optimaux pour répondre aux besoins
  opérationnels et assurer une permanence au bureau/dépt?
• Meilleurs moyens de communiquer, de travailler en équipe?
• Modes d’attribution des tâches et de soutien en télétravail?
• Préciser les objectifs, les livrables et les échéances que
  l’employé sera responsable de respecter
• Préciser les méthodes de suivi de la charge de travail/des
  résultats
• Télétravail : évaluer et aborder les enjeux possibles de santé et
  sécurité liés au travail hors des heures normales de bureau
  et/ou à la maison

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Préparation au télétravail
• L’employé pourra-t-il travailler aussi efficacement à domicile?
• Est-il capable de se concentrer exclusivement sur ses tâches pour
  McGill durant les heures convenues?
• A-t-il tout ce qu’il faut pour travailler à la maison (ordinateur, internet
  haute vitesse, téléphone, services publics)?
• L’espace de travail proposé respecte-t-il les exigences de santé et
  de sécurité (inclure la liste de vérification de santé et sécurité avec
  les demandes de télétravail)? Exempt de distractions?
• Comment les exigences de protection de la vie privée et de
  confidentialité établies par l’unité/le dépt et l’Université seront-elles
  respectées? (voir la liste)
• L’employé est-il autonome, à l’aise de travailler seul et capable de
  gérer son temps efficacement?
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Gestion des risques
• Démotivation des employés dont les demandes
  sont refusées, sentiment de « tenir le fort »
• Impact d’un essai peu concluant
• Établir l’ordre de priorité des demandes
• Gérer la productivité individuelle
• Gérer l’efficacité de l’équipe
• Maintenir le service aux clients
• Griefs, accusations de traitement inéquitable, de
  discrimination, etc.
                Assemblée sur les modalités de travail flexible   23

Les pour et les contre des MTF
POUR                                               CONTRE
Conciliation travail-vie personnelle Peut complexifier la gestion de
et mieux-être :                      l’équipe :
• Moins de temps/stress liés au           •Concilier les besoins de l’unité, de
transport                                 l’équipe, des employés
• Plus de temps pour la famille, l’école, •Mécanismes de suivi
la communauté
Plus de productivité individuelle                  Processus décisionnel
Autonomisation des employés,                       Ne convient pas à tous les
signe de confiance                                 employés/postes
Renforce l’importance de chaque                    Manque d’uniformité entre les
rôle à McGill, l’interdépendance                   facultés et les unités
des membres de l’équipe
                                                   Fossé perçu entre les « choyés »
                                                   et les « laissés pour compte »
                                                   Attitudes culturelles              24
                         Assemblée sur les modalités de travail flexible

Faculté de médecine –
            messages clés
Nous nous engageons à :
1.   Respecter les lignes directrices du programme pilote
2.   Faire preuve de souplesse et de bon jugement
3.   Prendre des décisions équitables, selon des critères
     uniformes
4.   Mettre en place des mécanismes de suivi des résultats
     (individuels et pour l’équipe)
5.   Voir à ce que le programme ne nuise pas aux besoins de
     l’unité, au fonctionnement de l’équipe et au rendement
     individuel
6.   Fournir de l’information aux RH sur les MTF accordées
     (pour le suivi et l’évaluation du programme pilote)
                   Assemblée sur les modalités de travail flexible   25

Merci!

Questions et commentaires

      Assemblée sur les modalités de travail flexible   26