POLICES D'ASSURANCES COLLECTIVES FRAIS MEDICAUX, VIE ET INVALIDITE - POUR LES TITULAIRES D'UN CONTRAT DE SERVICES AUPRES DU PNUD Version: 1er mai ...
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POLICES D’ASSURANCES COLLECTIVES FRAIS MEDICAUX, VIE ET INVALIDITE POUR LES TITULAIRES D’UN CONTRAT DE SERVICES AUPRES DU PNUD Manuel à l'usage des services Ressources humaines et Opérations Version: 1er mai 2016 Version: 1er mai 2016 Version: 1er mai 2016
1. INTRODUCTION
Le présent document vise à aider le personnel des services Ressources humaines et
Opérations à mieux comprendre la police d’assurance offerte aux Titulaires d’un
contrat de services (TCS) et à répondre aux questions que leur adressent les assurés.
Des supports de communication multilingues ont été élaborés à l’intention des assurés
(TCS). Ils incluent notamment un site Internet dédié comportant une description de la
couverture, diverses communications et une brochure électronique. Des informations
complémentaires sont disponibles dans la section 3.5. –Communication.
N’hésitez pas à nous contacter pour toute question.
2. POLICES D'ASSURANCE
§ Le PNUD a souscrit trois polices d’assurance d’entreprise au bénéfice des Titulaires
d’un contrat de services
- Assurance santé pour les Titulaires d’un contrat de services et les
personnes à leur charge;
- Assurance-vie et invalidité privée pour les Titulaires d’un contrat de
services;
- Assurance-vie et invalidité professionnelle pour les Titulaires d’un
contrat de services;
§ S’agissant de l'assurance santé: Les dispositions du contrat s’appliquent à tous
les Titulaires d’un contrat de services. Si un bureau national du PNUD souhaite
bénéficier de cette assurance, les dispositions du contrat s’appliquent
obligatoirement à tous les Titulaires d’un contrat de services rattachés à ce bureau.
§ S’agissant de l'assurance-vie et invalidité: Les dispositions du contrat
s’appliquent obligatoirement à l’ensemble des Titulaires d’un contrat de services
du bureau concerné. Les personnes à charge ne peuvent pas être couvertes au
titre des polices d’assurance-vie et invalidité.3. PROCEDURES GENERALES
Contactez-nous
Cigna
Service clients
Plantin & Moretuslei 299,
B-2140 Antwerpen (Belgique) Tél.: +32 3 217 66 63
e-mail: clientservice1@cigna.com
3.1. Affiliations
3.1.1. Participation à l'assurance santé
§ Titulaires d’un contrat de services
Si un bureau national du PNUD souhaite bénéficier de l'assurance santé, celle-ci
s’applique obligatoirement à tous les Titulaires d’un contrat de services rattachés à
ce bureau.
Pour participer à l'assurance santé, le bureau national du PNUD doit en premier lieu
indiquer à Cigna la date de prise d’effet de son affiliation et fournir sa première déclaration
relative aux primes et aux droits à l’assurance.
§ Personnes à charge
Les personnes à charge peuvent s'affilier à l’assurance médicale sur une base volontaire.
Les conditions suivantes s’appliquent:
§ L’affiliation des personnes à charge s’applique uniquement aux bureaux nationaux
déclarés centralement;
§ L’affiliation des personnes à charge s’effectue sur une base volontaire. Le délai
d'affiliation est de 31 jours à compter de la survenue des événements suivants:
- Prise de fonctions d’un Titulaire de contrat de services;
- Mariage;
- Naissance ou adoption d’un enfant admissible.
§ Si un Titulaire de contrat de services décide de ne pas affilier les personnes à sa
charge durant ce délai de 31 jours, celles-ci pourront être affiliées à l’assurance
au cours de la campagne d’affiliation courant du 1er au 15 juin de chaque année
et, s’agissant de la première affiliation, du 1er au 15 juin 2018;
§ Si un Titulaire de contrat de services décide de résilier la couverture des personnes
à sa charge, cette décision est alors irrévocable et la couverture ne pourra pas être
rétablie à l’occasion de la campagne d’affiliation annuelle.
Un enfant à charge célibataire peut être assuré jusqu’à la fin de l’année au cours de laquelle il
atteint l’âge de 25 ans, ou s’il n’est pas en mesure d’occuper un emploi de façon autonome du
fait d’un retard mental ou d’un handicap physique, dans la mesure où une telle incapacité est
survenue avant que l’enfant en question n’ait atteint l’âge de vingt-et-un ans. Un enfant n’est
plus considéré comme une personne à charge lorsqu’il cesse de satisfaire aux critères
mentionnés ci-dessus. Pour affilier des personnes à charge à l’assurance, veuillez suivre la
procédure d’affiliation interne.Nouveau-nés
Cigna doit obtenir une confirmation d’affiliation de la part du bureau national afin de
confirmer la prise en charge d’un nouveau-né. Une fois cette prise en charge confirmée par
Cigna, le bureau national doit également enregistrer l’affiliation correspondante dans Atlas
HCM. Si une couverture doit être confirmée sans délai dans le cadre d’une situation
d’urgence, vous pouvez attester de l’affiliation de la personne à charge concernée en
envoyant une copie du formulaire d’affiliation complété et signé, ou une copie d’écran de
l’affiliation dans Atlas.
Les Titulaires d’un contrat de services peuvent accélérer cette procédure d’affiliation en
complétant le formulaire d’affiliation avant l’accouchement. Il leur suffira alors d’ajouter la
date de naissance ainsi que leur signature après la naissance de l’enfant.
3.1.2. Affiliation obligatoire à l'assurance-vie et invalidité (blessures et accidents
imputables/non imputables au service)
Les dispositions s’appliquent obligatoirement à l’ensemble des Titulaires d’un contrat de
services rattachés au bureau national du PNUD concerné. La prime correspondante doit
être payée par le Bureau national du PNUD pour chaque Titulaire d’un contrat de services.
3.2. Primes
Les montants des primes applicables en 2018 sont précisés ci-après:
Couverture médicale pour les bureaux nationaux déclarés centralement - Nouvelles
primes 20178
Responsable
Zone A Zone B
des primes
Titulaire d’un contrat de
services (assuré PNUD USD 97,69 USD 48.,00
principal)
1 personne à charge TCS USD 229,47 USD 118,45
2 personnes à charge TCS USD 298,42 USD 153,97
À partir de trois
TCS USD 367,16 USD 189,51
personnes à charge
Zone A: Balkans, Europe de l’Est, Moyen-Orient, Amérique du Nord, Amérique centrale,
Amérique du Sud, Iles des Caraïbes et République démocratique du Congo (DRC)
Zone B: Afrique (excepté DRC), Asie, Océanie
Assurance-vie et invalidité (accidents et blessures imputables/non imputables au
service)
8,88 USD par assuré et par mois3.3. Déclarations relatives au paiement des primes et aux droits à l’assurance
Atlas
La plupart des bureaux nationaux sont déjà concernés par les déclarations (pour les
primes comme pour les droits à l’assurance) réalisées par l’intermédiaire d’ATLAS par
l’équipe SAS du PNUD à Copenhague. Pour ces pays, l’échange des déclarations
relatives aux primes et aux droits à l’assurance avec Cigna s’effectue automatiquement.
Pour les pays qui n’établissent pas encore leurs déclarations par l’intermédiaire d’Atlas, la
procédure suivante s’applique:
Cigna collecte les primes dues au titre de la couverture médicale (dans la mesure où elle a
été sélectionnée par le bureau national) et/ou Vie et Invalidité sur la base des déclarations
relatives aux primes et aux droits à l’assurance établies chaque mois par le bureau national.
La procédure standard est la suivante:
§ Dans les 15 jours qui suivent la fin de chaque mois, les bureaux nationaux
envoient à Cigna (clientservice1@cigna) par e-mail une déclaration relative aux
primes au format électronique. Ce message comporte une déclaration relative aux
primes complétée, établie sur la base d’un modèle fourni par Cigna. Si Cigna ne
reçoit pas cette déclaration, le paiement de la prime est retourné au compte
bancaire du Bureau national.
(Voir Annexe I: informations détaillées relatives à chaque Titulaire de contrat de services:
numéro d’identification du PNUD, nom, prénom, date de naissance, montant de la prime
(pour le mois concerné et en tenant compte de tout ajustement rétroactif), date d’affiliation à
l’assurance, date de résiliation de l’assurance (très important).)
§ Dans le même temps, le bureau national effectue un paiement global sur le
copte en USD de Cigna: IBAN GB05 CITI 1850 0812 7789 04 (code Swift
CITIGB2L), CITIBANK, London, Royaume-Uni (adresse complète: CITIBANK,
Canary Wharf, 33 Canada Square, London E14 5LB, Royaume-Uni).
Remarque importante: Pour permettre à Cigna d’attribuer le paiement au bureau national
approprié, veuillez saisir des informations spécifiques au pays dans le champ
'commentaires', sur la page 'Informations relatives à la facture' du coupon, dans le système
ATLAS. Les informations qui doivent être saisies sont précisées dans le document 'synthèse
des procédures administratives spécifiques au pays' (IF code_period_country). Veuillez
nous contacter si vous n’avez pas reçu le document annuel 'synthèse des procédures
administratives spécifiques au pays'.3.4. Paiements Pour l’ensemble des paiements que vous effectuez au bénéfice de Cigna, veillez à utiliser le numéro et la référence du compte suivant: Compte en USD: IBAN GB05 CITI 1850 0812 7789 04 (code Swift CITIGB2L), CITIBANK, London, Royaume-Uni (adresse complète: CITIBANK, Canary Wharf, 33 Canada Square, London E14 5LB, Royaume-Uni). Veuillez toujours associer la référence appropriée au paiement de vos primes: IF_period_country. 3.5. Communication Cigna a conçu pour les assurés Titulaires d’un contrat de services du PNUD un site Internet multilingue. Ce site offre une multitude d’informations utiles au sujet de la couverture, de la procédure de demande de remboursement, des différents moyens permettant de nous contacter (lignes gratuites!), des professionnels de santé qui acceptent le règlement direct, etc. Ce site Internet comporte également différents formulaires, tels que le formulaire de demande de remboursement, qui peuvent être téléchargés, complétés électroniquement et imprimés. Une brochure dédiée aux assurés, qui présente en détails la couverture proposée, les procédures de demande de remboursement et les services en ligne, peut être distribuée aux Titulaires d’un contrat de services. Brochure Nous vous invitons à distribuer chaque année aux Titulaires d'un contrat de services la brochure dédiée aux assurés, ainsi que la description des garanties (Annexes II et III), afin de garantir qu’ils disposent d’informations actuelles au sujet de leur couverture et des services que nous leur proposons. 3.6. Cartes d’affiliation Seuls les assurés déclarés centralement (par l’intermédiaire d’Atlas, via le siège du PNUD) reçoivent une carte d’affiliation personnalisée comportant un numéro de référence unique. Après l’enregistrement des assurés dans le système de Cigna, ces cartes sont automatiquement générées, puis distribuées au bureau national par l’intermédiaire du siège du PNUD. Distribution des cartes d’affiliation Nous vous invitons à distribuer leurs cartes d'affiliation aux assurés dès que vous les recevez, en veillant à y joindre le courrier de bienvenue (Annexe IV) qui comporte des informations complémentaires permettant d’accéder au site Internet et aux services de Cigna.
Si des modifications doivent être apportées aux renseignements personnels figurant sur une carte d’affiliation, veuillez corriger les informations correspondantes dans votre système. Ces modifications seront automatiquement intégrées au système de Cigna et une nouvelle carte sera générée.
4. ASSURANCE SANTE 4.1. Couverture et envoi des demandes de remboursement Toutes les informations relatives à la couverture et à l’envoi des demandes de remboursement sont disponibles sur le site Internet dédié aux Titulaires d’un contrat de services. Pour accéder à ce site Internet: www.cignahealthbenefits.com Rendez-vous sur www.cignahealthbenefits.com et cliquez sur 'Assurés'. Sur l’écran suivant, indiquez le numéro de référence personnel 244/xxxxx et la date de naissance du Titulaire d’un contrat de services. Les Titulaires d’un contrat de services qui n’ont pas encore reçu leur numéro de référence personnel peuvent se connecter au site Internet à l’aide du numéro 244/UNDPSC et de la date de naissance 01/01/2000. La brochure dédiée aux assurés comporte des instructions relatives à l’utilisation du site Internet. Préparer et envoyer vos demandes de remboursement? Rien de plus facile! Depuis octobre 2017, vous avez accès à notre nouvel outil de demande de remboursement électronique. L’outil complète automatiquement tous vos renseignements personnels, vous guide tout au long du processus et vous indique les justificatifs à joindre à votre demande. 4.2. Délai applicable à l’envoi des demandes de remboursement Les Titulaires d’un contrat de services doivent envoyer leurs demandes de remboursement dans un délai de 12 mois à compter de la date à laquelle les dépenses en question ont été encourues. 4.3. Devise de remboursement Le règlement des demandes de remboursement et des primes s’effectue en USD. La conversion des frais médicaux engagés dans une devise autre que le dollar US se fera au taux fixé par l'administration centrale de l’ONU et en vigueur à la date portée sur le formulaire de demande de remboursement.
5. ASSURANCE-VIE ET INVALIDITE
5.1. Accidents/blessures imputables et accidents/blessures non imputables au
service
Les heures de service (ou 'temps opérationnel'), des titulaires de contrats de services
débutent lorsqu’ils quittent leur domicile (ou leur lieu de résidence actuel) et se terminent
lorsqu’ils regagnent leur domicile (ou leur lieu de résidence actuel), pendant la période
durant laquelle ils exécutent des activités pour le PNUD. En d’autres termes, les accidents
survenant sur le trajet entre le domicile et le travail et vice versa sont considérés
comme des accidents imputables au service. Tout accident survenant le week-end est
considéré comme un accident non imputable au service.
En cas d’accident, veuillez nous avertir dans les plus brefs délais par e-mail, à l’adresse
suivante: benefits@cigna.com.
5.2. Assurance-vie
5.2.1. Montant de l’indemnité
Le capital payable en cas de décès d’un assuré s’élève à:
1. 25.000 USD en cas de décès découlant de causes naturelles ou d’un accident (d’une
blessure) non imputable au service.
2. 80.000 USD en cas de décès découlant d’un accident (d’une blessure) imputable au
service.
5.2.2. Paiement de l’indemnité
En cas de décès d’un Assuré, les Assureurs verseront au Preneur d’assurance le
capital assuré à réception des documents/informations suivants:
§ Le certificat de naissance de l’Assuré ou un acte de naissance équivalent
établi sous la forme de statistiques officielles;
§ Le certificat de décès;
§ Un certificat médical satisfaisant, stipulant la cause du décès et précisant s’il
est attribuable à un accident ou à une maladie;
§ Les coordonnées bancaires du bureau national (nom et adresse de la banque,
nom du titulaire du compte, numéro de compte, code BIC).
5.3. Invalidité permanente
5.3.1. Invalidité permanente totale
On entend par ‘Invalidité permanente’ une 'blessure ou une maladie entraînant une
défiguration ou la perte d’un membre ou d’une fonction irrémédiables ou d’une durée d’au
moins 12 mois au terme de laquelle aucune amélioration ne peut être attendue'.
En cas d’Invalidité permanente totale, les assureurs verseront:1. 40.000 USD en cas d’invalidité permanente découlant de causes naturelles ou d’un accident (d’une
blessure) non imputable au service.
2. 80.000 USD en cas d’invalidité permanente découlant d’un accident (d’une blessure) imputable au
service.
5.3.2. Invalidité permanente partielle
En cas d’invalidité permanente partielle, les assureurs verseront une part du capital assuré calculée en
fonction du degré d’invalidité déterminé conformément au barème d’invalidité prévu par le contrat.
5.3.3. Paiement de l’indemnité
Les indemnités sont payées à réception de la déclaration d’invalidité permanente établie par un
médecin à la satisfaction du Preneur d’assurance et des Assureurs.6. ANNEXES
Annexe I: Modèle pour l’envoi d’informations à Cigna – SC Holders_version 00.xls
Annexe II: Brochure dédiée aux Titulaires d’un contrat de services
Annexe III: Description de la couverture médicale
Annexe IV: Courrier de bienvenue aux Titulaires d’un contrat de services
p. 11/12Directeur de la publication: Cigna International Health Services BVBA • Plantin en Moretuslei 299
2140 Anvers • Belgique • RPR Antwerpen TVA BE 0414 783 183 • FSMA 13799 A-R
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ces filiales et sociétés affiliées. Les produits et services ne sont pas fournis par Cigna Corporation, mais par lesdites filiales et sociétés
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Cigna Life Insurance Company of Europe S.A.-N.V., société à responsabilité limitée immatriculée en Belgique, Avenue de Cortenbergh
52, 1000 Bruxelles, Belgique. Société d’assurance autorisée en Belgique sous le numéro de licence 938.
Cigna Europe Insurance Company S.A.-N.V., société à responsabilité limitée immatriculée en Belgique, Avenue de Cortenbergh 52,
1000 Bruxelles, Belgique. Société d’assurance autorisée en Belgique sous le numéro de licence 2176.
Cigna Life Insurance Company of Europe SA-NV et Cigna Europe Insurance Company SA-NV. sont soumises à la supervision
prudentielle de la Banque Nationale de Belgique, Boulevard de Berlaimont 14, 1000 Bruxelles (Belgique), et de l’Autorité des services
et marchés financiers (FSMA), Rue du Congrès 12-14, 1000 Bruxelles (Belgique), dans le domaine de la protection des
consommateurs.
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