DOSSIER TECHNIQUE EXPOSITION - SOO
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DOSSIER TECHNIQUE EXPOSITION
ADRESSES UTILES
LIEU DE LA MANIFESTATION Palais du Grand Large
1 Quai Duguay Trouin – 35400 SAINT MALO
02 99 20 60 20 - mcourajoud@legrandlarge-congres.cm
ORGANISATEUR SOO Organisation - Contact : Jocelyne CORMIER
34 Rue du 11 novembre - 44110 Châteaubriant
02 40 28 08 87 jcsoo@orange.fr
www.soo.com.fr
NOM ET DATE DE 56ème Congrès SOO
LA MANIFESTATION 3 & 4 juin 2021
TRAITEUR Référent Le Val d’Evre Traiteur
ZAC de l’Aubinière – Rue Louis Breguet - 44150 ANCENIS - Tél : 02 40 98 80 50
Contact : Madame Maryline Biteau - maryline@valdevre.com Site : www.valdevre.com
MOBILIER Catalogue en ligne www.soo.com.fr
Onglet Congrès/Exposants/Dossier technique
HEBERGEMENT L’organisateur n’assure aucune réservation hôtelière.
Liste indicative des hôtels www.soo.com.fr
Page Congrès/Onglet informations pratiques/Hébergement
INSTALLATEUR GENERAL Expo-Ouest - Sophie SOUPRAYEN
Tél 02 96 89 12 12
sophie@expoouest.com
www.expoouest.com
DATES à retenir :
• BONS de COMMANDE 15 mars
o Branchement électrique – Spots – Mobilier
o Emplacement stand
• RESERVATION WORKSHOP 1er février
o Fournir titre et orateur (s)
• LISTE NOMINATIVE BADGES 15 juillet
• Livraison INSERTIONS SACOCHES CONGRESSISTES 15 juillet
La SOO s’engage à respecter impérativement toutes les recommandations
sanitaires qui seront en vigueur afin d’assurer la protection de chaque
participant à cette réunion.
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SALLE d’EXPOSITION Niveau 1
PLATEAU GRAND LARGE / JACQUES CARTIER
• Niveau : 1
• Surface : 1060 m²
• Hauteur sous plafond : 2,70 m dans la Rotonde et sous arcades,
4,80 m dans la salle du Grand Large
• Résistance au sol : 400 KG/m²
• Revêtement du sol : moquette / parquet / carrelage
• Accès : par monte-charge niveau 1
ACCES LIVRAISON
CÔTÉ MER du Palais
Monte-charge côté mer :
Largeur : 1,26m
Profondeur : 3,63 m
Hauteur : 2,10 m
Charge maxi : 1 tonne
Des chariots sont mis à la disposition des exposants sous contrôle du
personnel du Palais du Grand Large.
Nous vous rappelons que toute livraison faite en l'absence de l'exposant
destinataire se fait sous son entière responsabilité.
Les véhicules ne sont en aucun cas autorisés à stationner sur
l’aire de livraison. Résistance au sol : 400 KG/m²
Les véhicules de livraison doivent être équipés d’un hayon élévateur.
Toutes charges non compatibles en poids ou dimensions avec nos ascenseurs devront être montées par les escaliers par vos propres moyens.
Prévoir la réservation de manutentionnaires en nombre suffisant. (Cette prestation de manutention peut être assurée par le Grand Large)
LIVRAISON/REPRISE DES COLIS
LIBELLE A RESPECTER POUR
L’ADRESSE DE LIVRAISON : LIVRAISON : Lundi 30 et Mardi 31 Août 2021 - 09h-12h/14h-17h
Pour toute livraison, il est impératif de nous retourner la décharge disponible enfin de dossier
technique.
Destinataire SOO 2021
Toute livraison effectuée sans décharge sera refusée.
Nom du stand + N° du stand
Nom du responsable du stand Les livraisons sont sous la seule responsabilité de l’exposant. Le Palais du Grand Large ne
peut être tenu pour responsable en cas de colis ou contenu endommagés, livraison
LE GRAND LARGE - PALAIS DES CONGRES ST MALO incomplète, non conforme, perdue ou mal identifiée. Une fois la livraison effectuée, le
1 Quai Duguay Trouin matériel est sous la responsabilité de l’exposant.
35400 SAINTMALO
Transporteurs et installateurs doivent également se faire connaître auprès de l’accueil du Palais du Grand large avant de procéder au déchargement des
marchandises.
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REPRISE : lundi 6 Septembre 2021 (09h-12h)
Dans le cas où un transporteur doit récupérer vos colis, nous vous remercions de :
- Bien fermer tous les colis
- Les étiqueter avec l’adresse de retour sur tous les colis en les numérotant (ex : 1/5, 2/5… 5/5)
- Envoyer la fiche reprise de matériel (voir fin dossier technique)
- Les amener dans la zone d’enlèvement située dans le local de stockage du rez-de-chaussée
CALENDRIER / HORAIRES
Installation Installation Ouverture Départ Démontage Reprise
Livraisons
Standistes exposants ds exposition Exposants des stands des colis
privés les stands
Lundi 30 Août 09.00/12.00
14.00/17.00
Mardi 31 Août 09.00/12.00
14.00/17.00
Mercredi 1er Sept. 07h00-19h00 16h00-
19h00
Jeudi 2 Septembre 08h00-19h00
Vendredi 3 Septembre 08h00-17h30 16h30-19h00 19h00-23h30
Lundi 6 Septembre 09h00-12h00
Attention : les sociétés faisant appel à un installateur de stand privé doivent informer celui-ci des créneaux horaires de montage et démontage des structures++++
Accès à la zone de livraison
L’aire de livraison est dédiée aux opérations de chargement et déchargement. Cette zone ne peut en aucun cas servir de parking, les véhicules sont invités à quitter
la zone dès la livraison effectuée.
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STAND
STAND Prestation de base 400.00 € nets le m²
Ce tarif inclut :
• La structure du stand : cloison (couleur blanche Type SODEM 1,00m X 2,50m, mats et traverses aluminium
couleur noir décor)
• La fourniture d’une enseigne recto/verso
• Enseigne (Komacel 40 cm x 20 cm)
• Le gardiennage. Agents de sécurité
• Accès wifi
• L’annonce de votre présence sur le programme et sur le site www.soo.com.fr
• Badges accès et restauration (suivant les espaces loués)
Exemple de stand complet de 9m² avec angle ouvert :
Ce prix n’inclut pas la fourniture des éléments suivants :
• Les branchements électriques.
o Tableau 16 A – 3kw 180.00 € nets
o Tableau 7kw - 220volts 245.00 € nets
o Puissance supérieure, triphasée…. sur devis
• La fourniture des spots.
o Rails de 3x100w 95.00 € nets
• Le mobilier
o Forfait une table + nappage noir M1 (180/80) + 2 chaises 180.00 € nets
o Pour tout autre mobilier, voir catalogue en ligne /onglet mobilier
• Nettoyage dédié du stand
o Deux jours, le m² 7.00 € nets
• Manutentionnaire
o Vacation ½ journée 160.00 € nets
• Accès ADSL
o sur devis
• Réserve stand
o avec porte (1m/1m) 325.00 € nets
o avec porte (2m/1m) 385.00 € nets
• Moquette (couleur au choix / Bleu-Rouge-Noire-Grise) M² 9.00 € nets
4La salle d’exposition étant face mer et afin de privilégier une vue exceptionnelle, nous souhaitons privilégier les cloisons latérales uniquement afin de
permettre au maximum une vue sur la mer. (Voir plan d’exposition en ligne)
TENUE DES STANDS
La tenue des stands doit être impeccable. Tous les colis doivent être déballés à l'arrivée et les emballages vides évacués très rapidement avant l'ouverture aux
visiteurs.
En fin de journée, les papiers, cartons destinés à être jetés devront être laissés dans les allées ; le service de nettoyage les évacuera après la fermeture. Les
Emballages en vrac, les objets ne servant pas à la présentation du stand, le vestiaire du personnel doivent être mis à l'abri des regards des visiteurs.
Les exposants devront avoir terminé leurs installations et la mise en place des produits exposés pour l'ouverture de l'exposition. Le stand devra être occupé en
permanence pendant les heures d'ouverture de l'exposition par une personne compétente.
NETTOYAGE DES STANDS
Le nettoyage des allées et sanitaires est assuré quotidiennement.
ASSURANCES
L'exposant répond de tous les dommages causés à autrui soit par lui-même, soit par son personnel ou ses installations. L'exposant doit être
obligatoirement couvert par une police d'assurance responsabilité civile d'entreprise et le complément d'une garantie dommages exposants pour
les biens lui appartenant ou confiés.
Le Palais du Grand Large décline toute responsabilité pour ce qui précède.
GARDIENNAGE
La surveillance du bâtiment de nuit est assurée par le système anti-intrusion du Palais du Grand Large.
Il est vivement conseillé aux exposants présentant des échantillons sensibles, de compléter la fermeture des stands par des cadenas fermant les
réserves de marchandise.
L’exposant est chargé de veiller au respect des mesures de sécurité décrites dans le présent document.
ATTRIBUTION DES STANDS
L’attribution des stands sera faite par l’organisateur qui communiquera aux exposants le plan de l’exposition. Les exposants devront strictement respecter
les emplacements et surfaces qui leur ont été attribués. Ils ne doivent pas obstruer ou empiéter sur les allées ainsi que les voies de circulation et en aucun
cas gêner les stands voisins. Nous rappelons aux exposants que la numérotation des emplacements est susceptible d'être modifiée en cas d'éventuels
impératifs techniques.
Aucune réservation, ni aucun choix d’emplacement ne peut être effectué par téléphone.
Nous vous remercions d’utiliser le formulaire « STAND » et d’indiquer 3 choix d’emplacement en se référant au plan d’exposition en ligne
Les emplacements seront attribués par l’organisateur qui s’efforcera de satisfaire au mieux les souhaits des sociétés exposantes, dans l’ordre d’arrivée des
demandes.
5INSTALLATION DES STANDS
L'exposant peut aménager la surface selon son désir à condition de respecter l'harmonie générale et de ne pas porter préjudice aux stands voisins.
Il est formellement interdit de modifier les structures de base mises en place en déposant ou en cachant tout ou partie des éléments. Aucune installation ne peut
empiéter sur les allées.
Pour les surfaces livrées nues et intervention d’un standiste privé : Tout projet de stand équipé devra être soumis pour acceptation.
ACCES – BADGES - RESTAURATION
ACCES CONGRES
Les normes de sécurité imposées aux organisateurs de réunions publiques sont très strictes. Les accès seront contrôlés par des agents de sécurité.
Aucun accès au sein de l’espace Congrès
ne sera autorisé sans badge.
Afin d’accueillir chacun dans les meilleures conditions, nous vous remercions de nous adresser une liste très précise des badges à établir pour votre société. Les
badges seront remis à chaque participant sur présentation de sa carte d’identité ou professionnelle.
(NOM Prénom /Mail/Société)
RESTAURATION/BADGES
Pour des raisons de sécurité, l’accès dans l’espace exposition ne sera autorisé qu’aux personnes munies de leur badge.
➢ La liste nominative des badges devra impérativement être adressée à l’organisateur avant le 15 mai 2021 onglet : bons de commande LISTE NOMINATIVE
BADGES)
Un bar gratuit sans alcool sera à votre disposition pendant toute la durée du congrès.
Déjeuners de travail, jeudi et vendredi midi.
Les déjeuners de travail seront servis pour tous, dans l’espace EXPOSITION afin de favoriser les échanges entre congressistes et partenaires industriels.
ATTENTION
Les badges nominatifs serviront également de pass accès aux buffets restauration, ils sont inclus dans le tarif de location des stands dans les conditions suivantes :
Stand de 9 à 12m² : 3 badges nominatifs/restauration incluse, déjeuners de travail et pauses (jeudi, vendredi)
Stand de 15 à 18m² : 5 badges nominatifs/restauration incluse, déjeuners de travail et pauses (jeudi, vendredi)
Tous les badges supplémentaires seront facturés au tarif forfaitaire de 45.00€ nets. (déjeuners de travail inclus)
6Les badges réservés seront délivrés à l’accueil exposants,
sur présentation d’une carte de visite professionnelle, d’un passeport ou d’une carte d’identité
Tous les badges établis sur place non réservés, seront facturés 50.00€ (repas inclus).
Les collaborateurs des sociétés exposantes qui le souhaiteront, pourront accéder aux salles de conférences pendant toute la durée du congrès, (badges nominatifs
« exposants/conférence » délivrés sur demande à l’accueil du congrès qui ne peuvent en aucun cas être cédés à des congressistes)
Dîner SOO avec animation (60.00€) Tarif préférentiel exposants
Celui-ci est ouvert à tous sur réservation, il aura lieu le Jeudi 2 Septembre, (Réservation : bon de commande BADGES/RESTAURATION)
Rotonde supérieure vue mer – Palais du Grand Large – St. Malo.
TRAITEUR
Les commandes de restauration pour les stands ou Workshops devront être passées auprès du traiteur référencé :
WORKSHOP
WORKSHOP 3 500.00 € nets
Jeudi ou Vendredi midi de 12h45 à 14h00
o Mise à disposition d’une salle 90m² de 10h00 à 15h00
o Configuration théâtre
o Sonorisation + écran + vidéo projecteur
o 2 tables fond de salle (traiteur à la charge de la Société organisant le Workshop)
o 2 tables pour le matériel
o 1 pupitre orateur + micro HF
o Annonce de votre workshop par diapo inter-séance
o Annonce de votre workshop sur le programme final et sur le site SOO
Les organisateurs de Workshop doivent adresser à jcsoo@orange.fr avant le 1er Mars Edition programme)
o Le titre de leur workshop,
o Les noms et prénoms, adresses mail des orateurs. (Les orateurs médecins doivent être obligatoirement inscrits au congrès.
Options complémentaires Workshop :
• Insertion publicitaire dans la sacoche congressiste pour annoncer votre workshop : 400.00€ nets
• Distribution par une hôtesse à la sortie de l’auditorium d’un flyer d’annonce de votre workshop : 400.00€net
7PARKINGS
Parkings Publics (pour véhicules légers)
Saint Malo possède une importante capacité
de stationnement. 1 160 places de parking à proximité
immédiate du Grand Large et de nombreux emplacements
situés intra-muros ou en bord de mer.
Informations et Tarifs www.jemegare.fr
www.jemegare.fr
Parkings PL
Un parking destiné aux poids lourds (car,
camions, camionnettes…) est situé à l’extrémité Est du Quai
Saint Malo. Il est librement accessible sous réserve de
disponibilité, à savoir quand il n’est pas déjà réservé pour une
manifestation se déroulant dans le Quai Saint Malo.
8• décoration florale de synthèse en grande quantité : M2
Règlementation • revêtements des podiums, estrades ou gradins de hauteur supérieure à 0,30 m
et superficie supérieure à 20 m² : M3
• revêtements des podiums, estrades ou gradins de hauteur inférieure à 0,30 m
et superficie inférieure à 20 m² : M4
Les obligations rappelées dans le présent document sont celles prévues par l’Arrêté
ministériel du 18 novembre 1987. Les articles de cet Arrêté sont repérés par la lettre T • couverture, double couverture éventuelle et ceinture des chapiteaux
suivie d’un numéro d’ordre. et tentes : M2 vélums d’allure horizontale : M1
Les stands possédant un plafond, un faux plafond ou un vélum doivent remplir
Aménagement des stands : matériaux utilisés simultanément les conditions suivantes :
En fonction de leur réaction au feu, les matériaux d’aménagement sont répartis en 5 • avoir une surface inférieure à 300 m²
catégories : • totaliser une surface de plafonds et faux plafonds pleins au plus égale à 10 %
de la sur- face du niveau
M0 : incombustible Installations électriques
M1 : non inflammable Ces installations sont réalisées et exploitées sous la responsabilité des
M2 : difficilement inflammable exposants. Les principales obligations règlementaires sont les suivantes :
M3 : moyennement inflammable • les câbles souples doivent être prévus pour une tension nominale au moins égale
M4 :facilement inflammable à 500 volts
• les circuits d’alimentation des socles de prises de courant doivent être protégés
Procès-verbaux par des dispositifs de courant nominal inférieur ou égal à 16 Ampères
La preuve du classement de réaction doit être apportée : • toutes les canalisations doivent comporter un conducteur de protection relié à la
- soit par le procès-verbal d’essai réalisé par un laboratoire agréé borne
• de mise à la terre du coffret de livraison du stand
- soit par le marquage de conformité à la norme NF
• les prises de terre individuelles de protection sont interdites
Pour les tissus ignifugés, la preuve du classement de réaction au feu doit être apportée : • Les appareils de classe 0 doivent être protégés par des dispositifs à courant
différentiel nominal au plus égal à 30 Ma
- soit par identification placée en lisière si le traitement d’ignifugation est effectué en
Utilisation du butane ou du propane en bouteille
usine ou en atelier
Les bouteilles contenant 13 kg de gaz au plus sont seules
- soit par un tampon ou un sceau si le traitement d’ignifugation est effectué «in situ» autorisées. Version 3 mars 2017 27/58ag
Les bouteilles doivent toujours être munies de détendeurs normalisés.
Les matériaux traditionnels présentent les classements conventionnels suivants Les bouteilles raccordées doivent être placées hors d’atteinte du public, et être
(dans ce cas, il n’est pas nécessaire d’apporter la preuve du classement) : protégées contre les chocs. Le nombre de bouteilles raccordées sur chaque stand est
- classement M0 : verre, brique, plâtre, ardoise, fer, acier, aluminium, produits limité à 6. Les bouteilles raccordées doivent être éloignées les unes des autres de 5
céramiques mètres au moins, ou bien séparées par un écran rigide et incombustible et implantées
- classement M3 : bois massif non résineux d’au moins 14 mm d’épaisseur, bois à raison d’une bouteille pour 10 m².
massif résineux et panneaux dérivés du bois (contreplaqués, lattés particules, fibres)
Les tuyaux de raccordement souples ou flexibles :
d’au moins 18 mm d’épaisseur
- doivent être conformes à la norme correspondant à leur diamètre
- classement M4 : bois massif non résineux d’épaisseur inférieure à 14 mm, bois
massif ré- sineux et panneaux dérivés du bois d’épaisseur inférieure à 18 mm3. - doivent être de la longueur inférieure à 2 mètres
- ne doivent pas être utilisés après la date figurant sur le tuyau
Les matériaux utilisés doivent présenter les classements suivants : Les bouteilles non raccordées ne doivent pas être conservées dans le bâtiment
• constitution et aménagement des stands et notamment leur cloisonnement et
ossature : M3Lutte contre l’incendie dégagements est interdit
L’implantation et l’aménagement de stands ne doivent pas compromettre
l’accessibilité aux R.I.A., aux extincteurs et aux commandes de désenfumage. Liquides inflammables
Les stands possédant un plafond, un faux-plafond ou un vélum et les stands Sur chaque stand les liquides inflammables sont limités aux quantités suivantes :
présentant un niveau de surélévation doivent disposer d’extincteurs portatifs dès - 10 litres de liquides inflammables de 2e catégorie (fioul, gasoil, alcool de titre
lors que la surface est supérieure à 50 m². L’utilisation de ces extincteurs doit être supérieur à 40° GL)
assurée par une personne désignée à cet effet.
- 5 litres de liquides inflammables de 1re catégorie (benzène, toluène, hexane,
butanol, xylène, essence de térébenthine)
Produits interdits
Les produits suivants sont interdits sur les stands : Version 3 mars 2017 28/58ag
Les liquides particulièrement inflammables (oxyde d’éthylène, sulfure de
- échantillons ou produits contenant un gaz inflammable carbone, éther) sont INTERDITS.
- ballons gonflés avec un gaz inflammable ou toxique
- articles en celluloïd Cheminées éthanol
- artifices pyrotechniques et explosifs L'utilisation en fonctionnement de cheminée à base d’éthanol n’est pas acceptée.
- oxyde d’éthyle, sulfure de carbone, éther sulfurique et acétone
- acétylène, oxygène et hydrogène (sauf autorisation administrative) Lutte contre le tabagisme
Interdiction de fumer :
Réglementation et consignes techniques
Le décret n°92-478 du 29 mai 1992, codifié depuis dans le code de la santé
Les coffrets et armoires électriques doivent être conformes à la législation : publique sous les articles R3511-1 à R3511-13, prévoit en particulier que
- enveloppe métallique l’interdiction de fumer s’applique dans tous les lieux fermés et couverts
- inaccessibles au public accueillant du public.
- facilement accessibles au personnel de secours Enfin les infractions sont prévues et punies par les articles R3512-1 et R3512-2
de l’amende prévue pour les contraventions de 5ème classe.
- éloignés de tous matériaux et produits inflammables
En application, l’organisation interdit toute personne à fumer sur un stand et/ou dans
- mise en place d’un extincteur type CO2
les allées du salon.
- cloison M3
Lutte contre l’alcoolisme
Machines et appareils en démonstration
Selon les dispositions des articles L3342-1 à L3342-3 du Code de la Santé Publique,
Les machines et appareils doivent : l’organisation interdit le fait de servir des boissons alcooliques à des mineurs de moins
- faire l’objet d’une déclaration à l’organisateur 30 j avant l’ouverture de de 16 ans et à toute personne présentant des signes d’ébriété, ainsi que de servir des
l’événement boissons de 3ème, 4ème ou 5ème groupe à des mineurs de plus de 16 ans
- ne faire courir aucun risque au public
- s’il s’agit de machines ou appareils en fonctionnement ou non présentés à poste
fixe, les parties dangereuses doivent être placées à plus d’1 m de l’allée du public ou
protégées par un écran rigide
- sont considérées comme parties dangereuses : organes en mouvement, surfaces
chaudes, pointes tranchantes
- s’il s’agit de machines ou appareils présentés en évolution, ils doivent être
présentés dans une aire protégée mettant le public à 1 m au moins de la machine
- le dépôt de caisses cartons, bois sur les stands, à l’arrière des stands et dans les
2EXPOSANTS
FICHE REPRISE MATERIEL par transporteur
STOCKAGE
Tous les stands devront être débarrassés des emballages, cartons etc….. le mercredi 1er
Septembre à 19h00.
Attention : aucun emballage vide ne devra être stocké sur les stands (service de sécurité
incendie+++)
Une salle de stockage pour vos emballages, cartons et valises
est à votre disposition et sera fléchée
REPRISE MATERIEL
Nous vous rappelons que vous devrez libérer vos stands
• le vendredi 3 septembre à partir de après la pause 16h30. PAS AVANT+++
• Les structures des stands seront démontées à partir de 19h00.
• Si vos colis sont repris par transporteur. Ils devront être laissés sur votre stand.
• Si vous assurez vous-même la reprise de vos colis. Les véhicules seront admis à se présenter sur l'aire
de livraison, lorsque les colis seront prêts à être chargés. Les véhicules ne pourront rester sur le quai le
temps du chargement.
• Reprise Lundi 6 septembre (heures d’ouverture) : 09.00/12.00
Si vous êtes concernés, nous vous demandons de bien vouloir nous en avertir à l’aide de la fiche ci-dessous
ATTENTION : sans cette fiche aucune reprise de colis ne pourra être traitée.
Merci de bien vouloir porter les indications suivantes sur vos colis.
• Nom de société et n° de votre stand.
• Nombre de colis
• Adresse complète d’expédition
• Coordonnées de l’expéditeur
Fiche à remettre à l’accueil SOO avant 16h00 le vendredi 3 septembre
ou à adresser par mail à jcsoo@orange.fr avant le 15 juillet
Stand n°
Société
n° tél
Responsable du stand
n° portable
Nombre de colis à retirer
Date et heure de reprise
Nom du transporteur
N° tél transporteur
34
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