FESTIVAL INTERNATIONAL DU SPORT UNIVERSITAIRE - MANUEL - FISU
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FESTIVAL INTERNATIONAL DU SPORT
UNIVERSITAIRE
- MANUEL -
Septembre 2015
Excellence de l'esprit et du corps
1
Publié par la FISU
Coordonnées
Pauline HAMONIC
Service des événements spéciaux
Fédération internationale des Sports universitaires
Maison du Sport International
Avenue de Rhodanie, 54
CH-1007 Lausanne | Suisse
Tél. + 41 21 613 08 10 | Fax +41 21 601 56 12
fisu@fisu.net
www.fisu.net
Photos : © Archives de la FISU
Concepteur graphique : Christophe Erhat
Ce document n'est pas destiné à une diffusion publique et reste la propriété de la FISU.
2
ABRÉVIATIONS
CE Comité exécutif
ISF Fédération Internationale des sports
COL Comité d'organisation local
NSF Fédération sportive nationale
NUSF Fédération internationale des Sports universitaires
CO Comité d'organisation
SU Universiade d'été
WU Universiade d'hiver
CMU Championnats du monde universitaires
LUM Ligue universitaire mondiale
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I. INTRODUCTION ............................................................................................................................... 5
A. Présentation de la FISU ............................................................................................................... 5
B. Journée internationale du sport universitaire ............................................................................ 5
C. Festival international du sport universitaire ............................................................................... 6
II. PRÉPARATION ET RÉALISATION DE L'ÉVÉNEMENT ......................................................................... 9
A. Le Comité d'organisation ............................................................................................................ 9
B. Relations avec la FISU ................................................................................................................. 9
C. Activités sportives ..................................................................................................................... 10
D. Activités culturelles et concours ............................................................................................... 11
E. Activités technologiques et scientifiques ................................................................................. 12
F. Animations pour enfants .......................................................................................................... 13
G. Maître de cérémonies local ...................................................................................................... 13
H. Partenaires ................................................................................................................................ 14
I. Communication ......................................................................................................................... 17
J. Logistique .................................................................................................................................. 20
K. Restauration .............................................................................................................................. 20
L. Bénévoles .................................................................................................................................. 20
M. Produits dérivés .................................................................................................................... 21
N. Finance ...................................................................................................................................... 21
III. Devoirs du Comité d'organisation............................................................................................. 23
A. La coopération du Comité d'organisation avec le département des événements spéciaux et le
département des médias de la FISU ................................................................................................. 23
B. Utilisation et droits concernant les marques de la FISU et le logo du festival ......................... 23
C. Documents et publications officiels pour la FISU ..................................................................... 24
D. Film officiel et photos officielles ............................................................................................... 24
E. Rapport final ............................................................................................................................. 25
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I. INTRODUCTION
A. Présentation de la FISU
La FISU, ou Fédération Internationale du Sport Universitaire, fut fondée en 1949. Elle est depuis lors
l'organisation dirigeante internationale de l'ensemble des événements sportifs pour étudiants à
travers le monde. Installée au sein des universités afin de promouvoir les valeurs sportives, elle
encourage les meilleures performances dans les compétitions internationales en harmonie et
conjointement avec les valeurs de l'enseignement supérieur.
La FISU organise des compétitions dans plus de 50 disciplines sportives au cours d'un cycle de deux
ans, basé sur les critères suivants :
-- Année impaire : Universiades d'été et d'hiver ;
-- Année paire : Championnats du monde universitaires.
En outre, la FISU organise plusieurs événements éducatifs tels que le Forum de la FISU, la conférence
des Universiades d'été et d'hiver et le Sommet de l'enseignement du sport.
La FISU est une organisation unique destinée aux étudiants-athlètes. Les athlètes qui participent aux
événements de la FISU partagent les mêmes aspirations et le même mode de vie. Ils se sont fixé des
objectifs ambitieux dans l'éducation et le sport. Ce sont les stars d'aujourd'hui et les dirigeants de
demain, qui visent l'excellence de l'esprit et du corps.
B. Journée internationale du sport universitaire
La Journée internationale du Sport Universitaire sera célébrée chaque année le 20 septembre. La
FISU a proposé à l'Organisation des Nations Unies pour l'éducation, la science et la culture (UNESCO)
de lui apporter officiellement son soutien. Entre autres objectifs, cette journée a pour but de
confirmer l'importance du sport à l'université et le rôle des universités dans la communauté en tant
qu'intervenants responsables pour consolider et développer une éducation physique et sportive de
qualité au service des citoyens. Chaque année, la FISU, grâce à son réseau d'associations
universitaires, de clubs et de partenaires, mobilisera le monde académique le 20 septembre. Les
événements proposeront des activités sportives, des compétitions, des ateliers de discussion et des
manifestations culturelles, à des citoyens de tous âges.
La journée IDUS s'inscrit dans le cadre d'un projet éducatif pluridisciplinaire qui insiste sur le besoin
de programmes d'éducation physique et sportive, d'installations sportives et d'études scientifiques
dans les universités, dans le but de favoriser l'inclusion sociale, l'intégration raciale et la lutte
contre le dopage. Cela permettrait également de combattre certaines maladies non transmissibles
et de soutenir le développement continu de la recherche scientifique dans le domaine de
l'éducation physique et sportive, en prenant en considération l'acquisition et le transfert des
connaissances et surtout, la politique économique et sociale aux niveaux local, national et
international.
Les associations membres de la FISU et les pays membres de l'UNESCO sont invités à célébrer cette
journée basée sur des événements créés sur mesure en fonction de leur culture et de leurs besoins
particuliers. Il s'agit d'éviter que le sport ne sorte de l'université pour être laissé à l'initiative du
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secteur privé. En effet, le sport doit être pleinement intégré aux structures d'éducation et de
recherche, occupant la place qui lui revient dans des stratégies pluridisciplinaires.
C. Festival international du sport universitaire
Le « Festival international du sport universitaire » est une réunion entre les étudiants et les citoyens
par le biais du sport. Il s'agit également d'un moyen de faire participer les étudiants à la création
d'événements innovants, dont le sport est naturellement un thème central.
L'objectif du « Festival international du sport universitaire » était par conséquent de démontrer les
valeurs de la FISU et du sport universitaire à la ville de Lausanne et de mettre la population de
Lausanne in motion grâce à la découverte de nouvelles disciplines. À plus long terme, cet événement
a pour vocation d'être exporté dans le monde entier. En fait, le sport universitaire doit se développer
dans tous les pays. Si tel est le cas, cela signifiera que ce festival, « Lausanne in motion », devra se
répéter dans toutes les grandes villes du monde qui abritent des universités, des enseignants, des
étudiants et où les populations ont le goût de l'innovation. Pékin, Brasilia, Paris, etc.
Le 20 septembre 2014, la FISU a organisé la première édition du « Festival international du sport
universitaire » intitulée « Lausanne in motion » à Lausanne, en Suisse. Proposé pour la première fois
par notre fédération dans le cadre de la création d'une « Journée internationale du sport
universitaire », cet événement peut être considéré comme un véritable succès.
« Lausanne in motion » était un événement gratuit et ouvert à tous. Il a été conçu pour rassembler
les étudiants et les citoyens de Lausanne. C'était une occasion d'inviter les citoyens à pratiquer un
exercice physique et de faire sortir le sport universitaire du campus pour le faire entrer dans la ville.
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Conformément au slogan du Festival international du sport universitaire, « Le campus va dans la cité,
la cité rencontre le campus », et dans le but de renforcer le mouvement du sport universitaire, la
FISU a pour objectif principal de concentrer ses efforts sur la promotion de la santé et du bien-être
par le biais des activités sportives et physiques à tous les niveaux et en ouvrant ses événements à
tous (« Le monde en mouvement »). Il s'agit d'organiser une réunion des étudiants et des citoyens
des villes du monde entier en leur donnant l'occasion de participer à toutes sortes d'exercices
physiques, de s'essayer à de nouveaux sports/de nouvelles disciplines et de faire sortir le sport
universitaire du campus pour le faire entrer dans la ville.
La FISU a lancé ce projet en organisant le 1er Festival international du sport universitaire dans la
capitale de l'olympisme, Lausanne (« Lausanne in motion ») dans le but très clair de répandre l'esprit
du Festival du sport universitaire à d'autres grandes villes du monde.
Qui peut organiser un festival ?
La FISU autorise un événement de parrainage par fédération nationale de sport universitaire.
Si plusieurs villes sont intéressées, la NUSF devra choisir celle qui organisera un festival sous l'égide
de la FISU.
Les autres villes pourraient organiser leur propre festival sous le parapluie de la NUSF. Une
signature de la FISU peut apparaître, mais le logo de la FISU ne peut pas être utilisé partout.
L'organisation de cet événement est ouverte à toutes les fédérations nationales des sports
universitaires, mais il est nécessaire de bénéficier du soutien des organismes suivants :
• Les universités locales ;
• Les gouvernements et les municipalités.
La NUSF doit bénéficier du soutien de toutes les autorités locales respectées dans la ville
organisatrice avant de demander un contrat d'accord à la FISU.
Il est indispensable que le Comité d'organisation soit en contact avec les principales autorités
locales et régionales (institution municipale chargée des sports et de la jeunesse, fédérations
sportives nationales, universités locales ainsi que les représentants locaux du ministère de
l'Intérieur et du ministère de la Santé).
Le Comité d'organisation doit prendre les engagements nécessaires auprès des autorités
appropriées pour garantir la sécurité de tous les participants dans toutes les activités associées à
l'organisation du festival.
Pourquoi participer ?
Le Festival international du sport universitaire est un parapluie sous lequel chaque ville hôte peut
mettre en évidence la participation de son propre mouvement sportif universitaire et le rôle qu'il
joue au sein de la communauté.
Comment participer ?
Il existe 4 moyens principaux de participer
• Créer un événement consacré au sport pour tous ;
• Créer une plateforme entre les étudiants et les citoyens extérieurs au campus ;
• Présenter le sport dans toutes ses dimensions (sport pour la santé, technologie et
éducation) ;
• Promouvoir une pratique sportive en harmonie avec l'esprit et les valeurs universitaires.
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Le lieu idéal pour un festival
L'objectif ultime de la FISU avec ce projet de festival est de promouvoir et de stimuler le mouvement
du sport universitaire à l'échelle mondiale. En outre, conformément au slogan du festival, « Le
campus va dans la cité, la cité rencontre le campus », le festival sera organisé dans le lieu
emblématique de la ville. Parmi les lieux idéaux, on peut citer les suivants :
Centres villes et/ou places principales ;
• Zones piétonnes et/ou grands parcs de la ville ;
• Sites touristiques et/ou lieux emblématiques.
Enfin, le CO devrait envisager les lieux publics bénéficiant d'un accès facile à un public nombreux. Il
est donc essentiel que les CO potentiels analysent soigneusement le site existant et la période de
l'année offrant les meilleures prévisions météorologiques afin d'offrir le plus grand nombre
d'opportunités possibles aux deux groupes ciblés de se rencontrer : les étudiants et le grand public.
En outre, il est également recommandé d'organiser l'événement un samedi.
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II. PRÉPARATION ET RÉALISATION DE L'ÉVÉNEMENT
A. Le Comité d'organisation
Comme indiqué précédemment, l'organisation d'un festival serait confiée à la Fédération nationale
des sports universitaires (NUSF) du pays organisateur. La NUSF pourrait à son tour confier
l'organisation de cet événement à un Comité d'organisation qui collaborerait avec elle.
Le président de la NUSF ou son représentant devra devenir membre du Comité d'organisation (CO)
du festival.
Pour assurer le succès du festival, il est impératif que la NUSF s'implique autant que possible. Même
si les questions d'ordre technique ou logistique pourraient être traitées par les organismes locaux,
les problèmes internationaux qui concernent les relations avec la FISU doivent rester sous l'autorité
directe de la NUSF et/ou de l'officier de liaison international désigné localement.
Proposition concernant la structure du CO
Comité d'organisation
Président du CO Représentant du sport
Représentant de la ville
Représentant de la NUSF
Membres Représentant de l'université
du CO Directeur des sports de l'université
Chef de projet du festival
Relations avec le gouvernement et les autorités locales
Le Comité d'organisation doit s'assurer le soutien du gouvernement et des autorités locales dans le
pays organisateur.
Le Comité d'organisation doit prendre les engagements nécessaires auprès des autorités
appropriées pour garantir la sécurité de tous les participants dans toutes les activités associées à
l'hébergement du festival.
B. Relations avec la FISU
Responsabilité limitée et assurance
En ce qui concerne la responsabilité et les assurances, la FISU ne sera pas responsable de tout
préjudice ou perte, blessure ou dommage résultant de l'hébergement du festival.
Coopération avec le département des événements spéciaux de la FISU
Le Comité d'organisation doit désigner un officier de liaison qui possédera une parfaite connaissance
des préparatifs du festival et s'exprimera couramment en anglais et/ou en français, afin d'instaurer
une bonne coopération entre la FISU et le Comité d'organisation.
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FISU : Le partenaire fondateur
En tant que créateur du Festival international du sport universitaire, la FISU doit être reconnue
comme le partenaire fondateur officiel.
Marques de la FISU
Les marques de la FISU peuvent être toute marque commerciale, nom de commerce, marque de
service, emblème, slogan, désignation de (ou autre indication d'une relation avec) la FISU, y compris,
sans s'y limiter, son logotype aux « 5 étoiles » « Sports universitaires internationaux » ainsi que le
logo « 5-stars and U ».
Les marques de la FISU sont protégées par des droits d'auteur, ce qui signifie qu'elles ne peuvent en
aucun cas être modifiées, et que leur utilisation à des fins publicitaires ou commerciales doit être
autorisée par la FISU.
L'utilisation des marques de la FISU doit respecter les « Consignes relatives aux éléments
d'entreprise » et le « Contrat d'attribution ».
C. Activités sportives
Les activités sportives doivent être adaptées à chaque niveau, chaque genre et chaque catégorie
d'âge. Les activités doivent être présentées sous forme d'expositions, d'initiations, d'entraînements
ou de concours.
Le CO doit sélectionner certaines activités sportives enseignées dans les universités nationales et
faire appel à ses instructeurs licenciés via les universités du pays organisateur du festival.
La FISU conseille au Comité d'organisation de dresser une liste des nouvelles disciplines sportives les
plus attrayantes pratiquées dans le pays et de les promouvoir à l'occasion du festival.
Les activités pourraient être organisées d'une manière différente :
Les activités permanentes (p. ex. : slackline, concours de basket, cirque...) ;
Les activités « ponctuelles » (p. ex. présentation de cheerleading, combat de muaythai au
niveau élite, spectacle de danse, etc.) ;
Les activités récurrentes (séances planifiées d'une heure 30 d'une activité sportive avec
participation/formation du public).
L'exemple de « Lausanne in motion » :
10L'essentiel des activités s'est déroulé sur une scène (1 mètre de haut). Les instructeurs et certains de
leurs étudiants ont présenté leurs chorégraphies et/ou leurs mouvements sur scène et le public était
réuni autour des scènes.
Ces scènes simplifient le travail des instructeurs sportifs, captent l'attention du public, sont bien
visibles et attirent des personnes de toute la ville. Nous choisissons d'organiser des sessions de
trente (30) minutes.
En ce qui concerne les activités organisées au sol, la FISU a délimité un espace spécifique équipé de
tapis (Podium 2).
Les activités permanentes ne nécessitaient pas de scène. Le slackline et le cirque se déroulaient sur
la pelouse, tandis que le concours de basket-ball était organisé dans un espace délimité par des
clôtures.
Certaines démonstrations ont été proposées devant la tente VIP, sur la scène principale ou au centre
de la Place de la Navigation.
D. Activités culturelles et concours
Les activités culturelles sont considérées comme une plateforme qui favorise la promotion de la
culture locale, de la communauté et du mouvement des sports universitaires en affichant le
véritable esprit du festival.
1. Spectacle de talents
La FISU propose une collaboration avec l'association locale des étudiants et rassemble des étudiants
aux talents très divers (chanteurs et artistes) pour leur donner une chance de se produire sur une
grande scène. Le spectacle de talent doit conserver un juste équilibre entre les activités culturelles et
sportives.
2. Concerts
11La musique est considérée comme un élément essentiel du festival. Selon les coutumes et traditions
locales, les concerts peuvent être organisés après les activités sportives.
Pour renforcer l'esprit universitaire, il est conseillé au CO de choisir des groupes ou des DJ issus des
universités. Si le temps le permet, un vote officiel en ligne (Facebook, Twitter, etc.) pourrait être
organisé avant l'événement, dans deux objectifs :
- Renforcer la motivation des futurs participants et promouvoir le festival ;
- Préparer le programme musical que ces futurs participants souhaiteraient voir inscrit au
programme du festival.
3. Concours
a) Concours de « selfies »
Pour assurer la promotion du festival sur les réseaux sociaux (Facebook, Instagram, etc.) et présenter
les principaux partenaires du festival, la FISU suggère d'organiser un concours de « selfies » sur le
site. Il s'agit de trouver un emplacement sur le site qui serait un lieu de « passage » pour présenter le
lieu officiel de déroulement du festival. À la fin de la journée, le selfie qui aura obtenu le plus de likes
sera couronné « Star du festival » et permettra à son auteur d'obtenir un prix (défini par un
engagement préalable avec les sponsors). Un concours de selfies sur les réseaux sociaux permettra
de faire mieux connaître le festival.
b) Loterie
Une loterie est proposée en tant qu'activité supplémentaire qui pourrait intégrer l'esprit de
compétition au festival. Selon les dimensions du site du festival, il serait utile de désigner deux
bénévoles comme responsables de la boule de tirage de la loterie, chargés de la faire circuler dans la
foule. Le CO devrait préparer les bulletins/tablettes de participation à la loterie sur ordinateur,
invitant les participants à les remplir tout en présentant les prix à gagner. Les informations obtenues
grâce à la loterie pourraient être utilisées dans le rapport statistique du festival.
E. Activités technologiques et scientifiques
Pour comprendre et présenter le développement et l'évolution du sport, il est important d'organiser
certaines activités autour de la technologie et de la science du sport. Les étudiants sont les premiers
à développer de nouvelles idées et de nouveaux projets dans les universités. Le festival leur offre
également un moyen de promouvoir leurs projets.
C'est un moment propice pour présenter à la population les nouveaux matériels, les innovations, les
nouveaux concepts utilisés pour les athlètes dans les Centres d'élite du sport.
À l'occasion du festival « Lausanne in motion », la FISU a conclu un partenariat avec l'EPFL (École
Polytechnique Fédérale de Lausanne) et le « Centre Sport et Santé (CSS) » de Lausanne.
L'EPFL teste les nouveaux matériels et les innovations dans le « Centre Sport et Santé (CSS) » qui est
chargé de la préparation physique des athlètes internationaux du monde entier. Ce centre est
également ouvert aux étudiants et aux personnes qui suivent un programme de rééducation. Ils
peuvent bénéficier des recherches en laboratoire, des pratiques de physiothérapie, de préparation
physique, d'entraînement thématique et utiliser les nouvelles machines de fitness.
12L'exemple de « Lausanne in motion »
Le « Centre Sport et Santé » a présenté sur le site du festival les nouvelles machines de fitness
accompagnées des précieux conseils des entraîneurs physiques. Les participants ont pu essayer
certains exercices et participer à des tests physiques.
Pour plus d'informations : css@unil.ch – www.centresportetsante.ch
F. Animations pour enfants
Conformément à la vision du festival et à sa nature ouverte favorisant la « participation de tous », le
programme pourrait comprendre des activités pour enfants. Selon le choix des sponsors, les stands
de présentation commerciale pourraient proposer des activités spécifiques et remettre des cadeaux
aux enfants :
- Un terrain de jeu rebondissant ou un trampoline est toujours un succès ;
- Un terrain de basket-ball miniature est également un excellent choix pour les petits ;
- Une piscine de balles ;
- Un stand équipé de matériel technologique permettant de calculer la masse corporelle
(musculaire), de pratiquer des tests d'agilité physique, des essais de précision motrice et de
coordination, etc. ;
- Une école de cheerleading (ou tout autre espace dédié à la danse) où les garçons et les filles
pourraient s'initier à certains mouvements ;
- Une slackline où les enfants (et les adultes) pourraient découvrir l'équilibre et le contrôle du
centre de gravité.
Le CO est incité à développer d'autres idées amusantes et divertissantes pour attirer les plus jeunes.
G. Maître de cérémonies local
Pour le succès du festival, il est également essentiel de disposer d'un ou deux maîtres de cérémonies
(MC) professionnels.
Le(s) MC sera (seront) chargé(s) de promouvoir les interactions avec le public, de créer un lien avec
les participants, d'élaborer une histoire autour de la journée, de motiver et d'intégrer tout le monde
à l'ensemble des activités du site.
La FISU encourage le recours si possible à deux (2) MC. Un professionnel pourrait être chargé
d'animer l'événement, tandis qu'un autre MC (étudiant) réaliserait des interviews et des animations
sur le site.
13H. Partenaires
Les partenaires du festival pourraient se diviser en trois groupes principaux :
1. Partenaires institutionnels
Le CO pourrait envisager de faire appel aux plus hautes autorités locales susceptibles de faciliter
l'organisation du festival, notamment : Les autorités municipales (chargées de l'éducation et des
sports), les institutions sportives, les principales universités locales, la NUSF et d'autres associations.
2. Partenaires privés
Le CO pourrait envisager de faire appel à tous les sponsors privés qui s'intéressent à une promotion
locale :
- Fournisseurs de boissons sans alcool ;
- Fabricants d'équipements sportifs ;
- Centres de fitness ;
- Banques locales ;
- Constructeurs automobiles ;
- Fabricants de produits agro-alimentaires ;
- Imprimeurs ;
- Compagnies d'assurance.
3. Partenaires médias
L'utilisation des médias est un moyen efficace de faire la publicité de l'événement et de faire monter
progressivement le taux de participation. Les partenaires médias comprennent :
• Presse écrite et Internet ;
• Télévision ;
• Radio.
La participation de chaque plateforme médiatique est essentielle. De ce point de vue, on pourrait
envisager de proposer aux chaînes de télévision et aux stations de radio une performance en direct
par des instructeurs sportifs et leur équipe ou une interview avec l'ambassadeur local ou le
personnel du CO.
On peut remettre aux différents médias un kit de presse afin de faciliter la diffusion des informations
concernant le festival.
Certains festivals se prêtent mieux que d'autres à la participation des sponsors. Cela nous ramène à
la question des bénéfices réels que vous pouvez offrir aux sponsors potentiels à la suite de votre
déclaration relative à votre mission et à votre vision. Voici certains des avantages que votre festival
pourrait apporter à un sponsor :
a. Large circulation de la brochure du festival sur les marchés clés visés par le sponsor
potentiel ;
b. Bons emplacements pour les banderoles et les affiches ;
c. Une bonne correspondance entre le profil des visiteurs du festival et celui des clients ciblés
par le sponsor ;
d. Votre festival peut offrir d'excellentes opportunités de divertissements pour les entreprises ;
e. La couverture de l'ouverture du festival par les télévisions et/ou radios locales ;
f. Des opportunités de promouvoir les produits.
144. Partenaires de « Lausanne in motion »
a) Partenaires institutionnels
Canton de Vaud : Promotion de Lausanne 2020.
Ville de Lausanne : La FISU a reçu l'aide de différentes personnalités de la ville tout au long
de l'année.
Université de Lausanne : L'université a pris en charge la communication avec les étudiants
de l'université de Lausanne. Elle a constitué un lien entre la FISU et les instructeurs sportifs.
Elle a fourni le matériel nécessaire à toutes les activités sportives. Elle nous a permis de
réaliser la 2e conférence de presse dans ses locaux. La faculté des sports avait un projet avec
la FISU dans le Master de gestion du sport.
École Polytechnique Fédérale de Lausanne (EPFL) : Elle a pris en charge la communication
avec les étudiants de l'EPFL.
Fédération suisse des Sports universitaires : Elle a assuré la liaison avec toutes les
universités suisses.
b) Partenaires média
La Télé :
Spot publicitaire de vingt-cinq (25) secondes pendant les deux semaines
précédant le festival ;
Environ trois cents (300) diffusions ;
Deux interviews en direct.
Lausanne FM :
Spot publicitaire de trente (30) secondes pendant les trois semaines précédant
le festival ;
Cinquante-cinq (55) diffusions ;
Trois (3) interviews (une dans le studio, une autre sur le site du triathlon et la
troisième par téléphone) ;
Programme culturel : trois fois par jour au cours de la semaine précédant le
festival ;
Site Web : Le festival dans son calendrier et deux articles.
Lausanne Cités :
Trois articles différents ;
Site Web : Nos articles et des photos du festival.
c) Partenaires privés
Tissot : Cette société a fourni les chronomètres.
Rivella :
Animation pour les enfants avec une piscine remplie de balles ;
15 Passeports Rivella-FISU pour les enfants ;
Sacs Rivella ;
Boissons.
Harmony Denges :
La société a offert un abonnement d'un an, un abonnement de six mois et trois
abonnements de trois mois ;
Animation de deux sessions de sport : BodyAttack et AbdoAttack.
Henniez-Heineken-Stardrinks : Fournisseurs de nourriture, de boissons et de matériel ;
TL : Promotion du festival sur les transports publics de Lausanne ;
FNAC : La société a fourni des cadeaux ;
Balance Slackline : Instructeurs de slackline et de matériel.
16I. Communication
L'inauguration du premier Festival de la FISU prouve qu'il est nécessaire d'établir un cadre global
afin d'assurer la promotion du festival. Cela signifie qu'il faut définir les actions qui devront être
entreprises par les différents intervenants afin de garantir l'efficacité optimale des outils
promotionnels dont dispose le CO.
Cette efficacité ne peut être obtenue que par une étroite coopération entre le Comité
d'organisation (CO) et l'ensemble des autorités et partenaires institutionnels, des partenaires privés
et des partenaires médias de l'événement. Pour garantir une promotion plus large, la contribution
des institutions sportives et académiques locales est également souhaitable.
Susciter une prise de conscience et une interaction entre les différents partenaires pendant la
campagne promotionnelle doit également être une priorité, de même que la visibilité des actions
entreprises.
En ce qui concerne le Comité d'organisation, la désignation d'une « liaison médias », c'est-à-dire
d'une personne exclusivement responsable des relations entre le Comité d'organisation et la presse
locale et internationale, serait aussi une bonne chose. Cette personne sera chargée d'informer la
presse (et le département des événements spéciaux de la FISU) de toutes les actions entreprises par
le Comité d'organisation pour promouvoir son festival.
Cette liaison médias sera également responsable auprès de la FISU en ce qui concerne la fourniture
d'éléments tels que les photos, les communiqués de presse, les coupures de presse, les matériaux
vidéo et audio, les produits dérivés, etc. qui pourraient être utilisés pour les archives de la FISU. Le
Comité d'organisation devrait indiquer l'adresse du site Web de la FISU (www.fisu.net) dans toutes
ses publications promotionnelles en tant que source d'informations supplémentaires.
Pour garantir le succès de cet événement, la FISU et le CO devraient envoyer toutes les informations
aux associations membres et non membres de la FISU.
Par le biais de ses partenariats avec les médias, la FISU assurera la promotion du festival, par
exemple dans son magazine mensuel « Campus », diffusé sur Eurosport. Cette promotion dépendra
du contenu de la vidéo produite par le Comité d'organisation et de la qualité des images.
1. Logo du festival
Le logo du festival doit respecter les consignes d'identité visuelle du festival.
« Ville hôte + in motion »
Exemple du logo « Lausanne in motion »
2. Ambassadeurs locaux
17Les ambassadeurs du festival sont constitués par un groupe de sportifs et/ou de sportives qui ont
obtenu de grands résultats ou contribué de manière significative à la communauté sportive au cours
de leur carrière. La FISU propose de sélectionner des sportifs et/ou des sportives ayant participé
dans le passé à tout événement de la FISU, mais aussi obtenu d'excellents résultats dans leurs
études, qui illustreront parfaitement le slogan de la FISU « stars d'aujourd'hui, leaders de demain ».
Ils devraient être reconnus en tant que modèles dans le monde universitaire et au sein de la
communauté sportive de leur pays.
La désignation des ambassadeurs devrait être prévue au moins 3 à 5 mois avant l'événement, afin
d'assurer leur participation aux deux conférences de presse planifiées et aux éventuelles émissions
de promotion à la télévision ou à la radio.
3. Plan de communication
Un plan de communication pour le festival devra être élaboré afin de planifier l'ensemble des
besoins, la durée de production, les délais de livraison et la configuration. Ce plan devra inclure la
stratégie générale de communication et les domaines opérationnels.
Il se composera de documents et de supports pour les médias dans lesquels la marque du festival et
celles des principaux sponsors figureront dans un format commercial. Seuls les sponsors et les
institutions agréées par le CO pourront apparaître sur le programme de communications,
conformément à l'architecture de parrainage.
En outre, des documents pourront contenir des remerciements aux villes et aux municipalités, ainsi
qu'aux plateformes médiatiques et aux autres institutions concernées.
Le plan de communication devra inclure :
1. Documents promotionnels ;
2. Presse : communiqués de presse, conférence de presse ;
3. Télévision et radio ;
4. Web 2.0 : site Web, réseaux sociaux et e-mails ;
5. Promotion à l'occasion d'autres événements organisés dans la ville hôte avant le festival.
a) Documents promotionnels
Les documents promotionnels comprendront :
Affiches ;
Flyers ;
Programme ;
Fanions ;
Banderoles ;
Autocollants ;
Brochures ;
Arrière-plans, etc.
b) Presse
Les éléments destinés à la presse comprennent les communiqués de presse, les conférences de
presse, les interviews, etc. au niveau local, national et international.
Le CO devrait organiser deux conférences de presse et inviter tous les journalistes éminents. La
première conférence de presse fournira des informations d'ordre général à propos du concept et des
objectifs du festival, ainsi que les discours des représentants des principales autorités concernées
18(conseillers municipaux, recteur de l'université, président du CO et autorités sportives locales),
tandis que lors de la seconde conférence de presse, le CO devra faire intervenir les ambassadeurs du
festival.
c) Télévision et radio
Le CO devrait contacter les chaînes de télévision et les stations de radio locales afin d'obtenir des
interviews des principaux responsables de l'organisation du festival.
Il est fortement recommandé de signer un partenariat avec les partenaires médias susmentionnés
afin d'assurer la promotion constante du festival.
L'exemple de « Lausanne in motion »
Télévision locale :
- Un sport de vingt-cinq (25) secondes pendant deux (2) semaines et dix-huit (18) fois par jour avant
le festival (vidéo incluse dans le portefeuille du festival) ;
- Une interview avec les ambassadeurs du festival et le président du CO pendant la semaine
précédant l'événement ;
- La diffusion du festival directement dans le programme local principal (ou les moments principaux
diffusés le lendemain du festival).
Radio locale :
- Un spot de vingt-cinq (25) secondes pendant deux (2) semaines trois (3) fois par jour ;
- Programme culturel et présentation générale du festival ;
- Interviews des principaux participants de l'organisation ;
- Promotion de la page Facebook du festival (spectacle de talents, concours, appels à la
participation).
d) Web 2.0
Le CO devrait créer la page Web du festival 8 mois avant l'événement pour présenter le festival, le
programme prévisionnel, les partenariats et les informations relatives aux sponsors. En outre, le CO
devrait diffuser des informations de base concernant l'événement dans les pages Web de l'université
locale, de l'office du tourisme et des principales institutions sportives.
Selon la région, toutes les plateformes sociales bien connues devraient être envisagées pour diffuser
une présentation de l'événement et susciter une prise de conscience du festival (Facebook,
Instagram, Twitter, etc.).
Les réseaux sociaux pourraient également organiser des concours. Les informations publiées sur les
réseaux sociaux seront rediffusées dans les pages de la FISU.
Pour voir quelques exemples, veuillez consulter la chaîne de télévision de la FISU :
https://www.youtube.com/watch?v=MwUlJ17oVMg
e) Promotion lors d'autres événements avant le festival
Le CO devrait envisager de louer un stand et/ou d'organiser une session de de démonstration
sportive pour faire la promotion du programme du festival lors de tout événement organisé avant le
festival.
En outre, pour favoriser la participation des citoyens, le CO devrait envisager d'effectuer des actions
de promotions sur les marchés locaux ou lors d'éventuels salons organisés avant le festival.
19J. Logistique
Les aspects logistiques doivent être planifiés à l'avance. Une bonne coopération avec la ville est
essentielle. Dans le cadre d'un bon partenariat, la ville peut en effet fournir tous les équipements
nécessaires.
Compte tenu du fait que le festival doit être organisé en plein air et dans un site emblématique de la
ville, le CO sera préparé à faire face à toutes les conditions météorologiques.
Plan général du site (exemple de « Lausanne in Motion » : La FISU a choisi de louer une tente (25 x
50 mètres) pour abriter les participants en cas d'intempéries ou de trop forte chaleur.
Une autre tente (10 x 10 mètres) accueillait les VIP et la FISU a utilisé différentes petites tentes pour
héberger les partenaires (stands des partenaires).
K. Restauration
Il est important que le Comité d'organisation assure les services de restauration à deux niveaux :
1. Restauration pour le grand public ;
2. Restauration pour les VIP.
Les services de restauration pourraient être pris en charge par les partenaires/fournisseurs. Le
personnel du CO et les bénévoles devront recevoir un bon pour des repas gratuits ou de petits
paniers pique-nique, ou encore un accès à l'espace VIP.
L. Bénévoles
Le CO pourrait envisager de faire appel au plus grand nombre possible d'étudiants bénévoles dans le
cadre d'un programme local existant de bénévolat. Les étudiants des universités et de troisième
cycle qui se destinent à travailler dans la gestion des événements ou dans le tourisme sont souvent
20tenus d'acquérir une expérience professionnelle à l'occasion de festivals et d'événements dans le
cadre de leurs études.
Les bénévoles sont l'un des facteurs clés de la réussite des principaux événements sportifs. Les
bénévoles doivent être choisis avec soin ; ils doivent suivre une formation appropriée ; recevoir des
indications claires quant à ce que l'on attend d'eux et savoir en quoi leurs efforts contribueront au
festival et au mouvement du sport universitaire dans son ensemble ; recevoir des récompenses
adéquates et être correctement motivés.
M. Produits dérivés
Si le CO souhaite hisser le niveau de promotion du festival à l'échelon supérieur, il devrait envisager
de fabriquer des produits dérivés destinés à la distribution et/ou à la vente.
Les bonnes pratiques démontrent que les produits suivants sont efficaces pour assurer la promotion
et permettent d'obtenir de bonnes images vidéo/photo :
1. Bandoulières ;
2. Bracelets ;
3. Tatouages temporaires (pour les enfants) ;
4. Équipements sportifs portant le logo du festival.
N. Finance
Le Comité d'organisation doit préparer un budget prévisionnel et le mettre à jour quotidiennement.
Ce budget doit comprendre les domaines suivants :
Dépenses Recettes
Administration Subventions
Communication Partenariats
Transports Restauration
Restauration Produits dérivés
Équipements sportifs
Questions d'ordre médical et
premiers secours
Logistique
21Produits dérivés et cadeaux
22III. Devoirs du Comité d'organisation
Le Comité d'organisation doit communiquer avec deux départements distincts de la FISU. Tout ce qui
concerne la communication doit être adressé au département médias de la FISU. En ce qui concerne
l'approbation de la FISU relative aux logos, le CO doit s'adresser au département des événements
spéciaux.
DEVOIRS DU CO DÉPARTEMENT DE LA FISU ÉCHÉANCE / ADRESSE
APPROBATION DE LA FISU ÉLECTRONIQUE
Logo du festival Département des Approbation de la FISU p.hamonic@fisu.net
événements spéciaux
Logo de la FISU Département des Approbation de la FISU p.hamonic@fisu.net
événements spéciaux
Un ensemble de tous Département des médias 6 mois après l'événement media@fisu.net
les éléments de de la FISU
publication
Informations Département des médias Avant, pendant et après media@fisu.net
de la FISU l'événement
Rapport final Département des 2 mois après l'événement p.hamonic@fisu.net
événements spéciaux
A. La coopération du Comité d'organisation avec le département des
événements spéciaux et le département des médias de la FISU
Le département des événements spéciaux restera en contact régulier avec la personne de liaison du
CO afin d'organiser l'événement et le département des médias assurera la promotion de
l'événement au niveau international.
Cette coopération se compose des principaux points suivants :
Fourniture de l'approbation de la FISU concernant l'utilisation des marques de la FISU ;
Réception de l'ensemble des publications, photos, vidéos et autres documents ;
Réception du rapport final.
Les devoirs du CO consistent à fournir à la FISU le rapport final de l'événement, ainsi que des copies
de toutes les publications et documents photo et vidéo destinés aux archives de la FISU.
Avant d'imprimer tout document portant le logo de la FISU, le CO doit envoyer l'ensemble du
document au département des événements spéciaux pour obtenir l'agrément de la FISU.
B. Utilisation et droits concernant les marques de la FISU et le logo du
festival
L'utilisation des marques de la FISU doit toujours être approuvée par le département des
événements spéciaux de la FISU pour l'ensemble des publications, l'aspect des sites, etc.
23Marques de la FISU
En soumettant les aspects publicitaires et de marketing de l'organisation générale à l'approbation de
la FISU conformément au contrat d'attribution, l'organisateur devra :
détailler sa proposition en termes d'aspect et de présentation des sites du festival, y compris
les propositions relatives à l'exposition et à la marque pour la FISU (laquelle dans tous les
cas, ne devra pas être inférieure à trente pour cent (30 %) de l'espace total dans ou sur
l'ensemble des demandes) et l'apposition de la marque des partenaires de la FISU ainsi qu'à
l'ensemble des sites (y compris les dimensions et les emplacements) ;
présenter ses propositions concernant les autres expositions à accorder à la FISU en relation
avec le festival, notamment, sans s'y limiter, dans ou sur les publications officielles, les
plateformes numériques et autres documents promotionnels et à proximité des sites du
festival ;
inclure les éventuels détails que la FISU pourra raisonnablement demander.
Logo du festival
La création du logo du festival de la ville hôte requiert l'approbation du département des
événements spéciaux de la FISU. Sans cet agrément officiel, le logo ne peut pas être utilisé.
Le logo du festival devra figurer sur toutes les publications officielles. Avant d'imprimer tout
document portant le logo de la FISU, le CO doit envoyer l'ensemble du document au département
des événements spéciaux pour obtenir l'agrément de la FISU, à l'adresse suivante :
p.hamonic@fisu.net
C. Documents et publications officiels pour la FISU
Tout au long de l'organisation du festival, le Comité d'organisation fournira à la FISU au moins trois
(3) exemplaires de chaque élément diffusé, pour ses archives. Les exemplaires supplémentaires
seront les bienvenus pour la promotion du festival. À la fin de l'événement, une expédition sera
adressée au bureau de la FISU avec un ensemble de tous les éléments diffusés pendant le festival, en
particulier les vidéos et les photos. Ces éléments sont essentiels pour permettre au bureau de la
FISU de publier des communiqués de presse et de publier le magazine de la FISU, ainsi que pour tenir
son site Web à jour.
Le Comité d'organisation doit fournir aux départements de la FISU les documents suivants :
- Un rapport final dans les deux (2) mois suivant le festival ;
- Autant de photos que possible qui sont déjà disponibles ;
- La vidéo des différentes disciplines si elle est déjà disponible (1 jeu) ;
- Les coupures de presse qui sont déjà disponibles (1 jeu) ;
- Le livret du programme (3 exemplaires) ;
- Les différentes publications, affiches, invitations
- Les documents promotionnels (3 exemplaires) ;
- Les produits dérivés sous licence (3 exemplaires).
D. Film officiel et photos officielles
24a) Film officiel
Le Comité d'organisation prendra les dispositions nécessaires pour réaliser le film officiel du festival.
Le Comité d'organisation pourra contacter une chaîne de télévision officielle, une organisation
spécialisée ou une équipe en dépendant directement pour réaliser ce film.
Tous les droits nécessaires à l'exploitation du film sous quelque forme que ce soit sont détenus par
la FISU et le Comité d'organisation donne une garantie à cet effet.
Ce film contiendra des images de l'événement et de ses principaux moments.
Au plus tard six (6) mois après le festival, une copie complète, ainsi que le film original dans un
format professionnel, seront remis gratuitement au département des médias de la FISU pour sa
propre utilisation.
b) Photos officielles
Au moins cent (100) photos couleur de haute qualité dans un format professionnel (haute
résolution) pour la publication de magazines et d'affiches :
- Papier photo ou transparents, extraits de films photographiques ;
- CD-ROM (ISO 9660) avec images CMYK 300 PPP haute résolution au format A4 ;
- Format JPEG de la plus haute qualité, ou format TIFF ou EPS.
Un système clair d'archivage des photos (date, événement, nom des autorités, etc.) devra être mis
en place.
E. Rapport final
Le Comité d'organisation enverra son rapport final au département des événements spéciaux de la
FISU dans un délai de deux (2) mois après le festival.
Ce rapport couvrira les principaux domaines de l'organisation, tels que :
1) Le statut légal et la structure du CO ;
2) Les valeurs, la vision et la mission ;
3) Les objectifs et les buts ;
4) La planification ;
5) Les partenariats et le soutien de la ville ;
6) Les activités sportives ;
7) Les activités culturelles ;
8) Les activités technologiques ;
9) Les communications ;
10) La gestion des bénévoles ;
11) Les finances (inclure le budget final).
Les opinions et les commentaires du CO sont indispensables pour comprendre comment améliorer
les événements des festivals futurs et promouvoir une coopération efficace et couronnée de succès
avec la FISU en vue de promouvoir le mouvement du sport universitaire à travers le monde.
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