Indemnisation du déplacement professionnel - Editions Tissot

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Indemnisation des frais de transport

                  Indemnisation du déplacement                                                          Référence Internet
                  professionnel                                                                            PBF.06.1.030

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                  Lorsqu’un salarié utilise son véhicule personnel pour se déplacer de son lieu de
                  résidence directement vers un client ou vers un fournisseur ou pour se déplacer de
                  son lieu de travail vers un autre lieu de travail, il expose des frais professionnels.
                  L’employeur doit indemniser le salarié des frais ainsi engagés.

                  La bonne méthode

                  Comprendre le principe de l’indemnisation
                  Lorsqu’un salarié est contraint d’utiliser son véhicule personnel pour se rendre de
                  son domicile ou de son lieu de travail habituel chez un client ou dans un chantier,
                  l’employeur doit indemniser les frais engendrés par ce déplacement professionnel.
                  Pour cela, plusieurs possibilités existent :
                  – versement d’indemnités kilométriques sur la base du barème fiscal, plus rembour-
                     sement des frais de péage et de parking. Cette possibilité n’est offerte que si le
                     salarié est personnellement propriétaire du véhicule concerné ou si ce véhicule
                     appartient à un membre de son foyer fiscal. Les véhicules prêtés ou en location
                     sont exclus du dispositif ;
                  – remboursement des frais réels. Les frais réels, déductibles fiscalement pour le
                     salarié et exonérés de cotisations sur justification, ne peuvent alors excéder le
                     montant qui serait admis en déduction en application du barème, à distance
                     parcourue identique et pour un véhicule d’une puissance fiscale maximale de 7 CV.

                  Verser des indemnités kilométriques
                  Si l’employeur opte pour le versement kilométrique, l’indemnité versée est calculée
                  sur la base du barème annuel fiscal des indemnités kilométriques.
                  Le calcul de l’indemnité kilométrique fixée par l’administration fiscale chaque année
                  prend en compte la dépréciation du véhicule, les frais d’achat des casques et protec-
                  tions pour les deux-roues, les réparations et l’entretien, les pneumatiques, le carbu-
                  rant (ou les frais de batterie pour les véhicules électriques) et les primes d’assurance.
                  Les frais de stationnement, de péage et les intérêts d’emprunt du véhicule ne sont
                  en revanche pas intégrés.
                  Il existe trois barèmes : pour les voitures, pour les cyclomoteurs et pour les motos.
                  Chaque barème comprend trois tranches. Il convient alors d’appliquer le coefficient
                  fixé par l’administration fiscale (en fonction du kilométrage parcouru par le salarié à
                  titre professionnel et de la puissance fiscale du véhicule concerné) au kilométrage
                  professionnel effectué par le salarié dans le cadre de l’exercice de son activité.

                  Responsable et Gestionnaire Paie BTP - 2018-2019 © Éditions Tissot                                    321

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Indemnisation du déplacement professionnel

               Rembourser les frais réels
               L’employeur peut rembourser le salarié sur la base des frais réels qu’il engage lors
               des déplacements professionnels.
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               Ce remboursement des frais réels engagés par le salarié ne peut excéder le montant
               des indemnités kilométriques qui aurait été perçu par le salarié pour une distance
               parcourue identique et sur la base d’un véhicule d’une puissance fiscale maximale
               de 7 CV.
               Les frais de stationnement et de péage peuvent être remboursés sur la base des
               frais réels et peuvent s’additionner alors au versement des indemnités kilométriques
               sur un même trajet.

               Établir le bulletin de paie
               Le versement d’indemnités kilométriques ou le remboursement des frais réels bénéfi-
               cient d’une exonération de charges sociales et d’impôt sur le revenu s’ils respectent
               les conditions d’exonération. Ils doivent alors figurer sur une ligne distincte au bas du
               bulletin de paie dans les rubriques venant uniquement réduire le montant net à payer.

                 Attention

                 Si l’employeur indemnise le salarié en dépassant les limites d’exonération, la
                 fraction excédant cette limite doit être soumise à l’impôt sur le revenu et assujettie
                 à cotisations et contributions sociales. L’indemnisation doit alors obligatoirement
                 être mentionnée sur le bulletin de paie. L’indemnisation est mentionnée sur deux
                 lignes, une dans les rubriques de brut portant mention de la fraction soumise à
                 charges et une dans les rubriques venant s’ajouter uniquement au net à payer
                 portant mention de la fraction exonérée de charges et d’impôt sur le revenu.

               Évitez les erreurs

               Attention à bien conserver les éléments de preuve
               Le remboursement des frais réels doit être conditionné par la présentation, par le
               salarié bénéficiaire, de la carte grise du véhicule utilisé et des justificatifs des frais
               engagés.
               Le versement d’indemnités kilométriques impose aussi la présentation, par le salarié
               bénéficiaire, de la carte grise du véhicule utilisé. L’employeur doit aussi disposer
               d’éléments justifiant de la réalité du déplacement et du nombre exact de kilomètres
               parcourus. Il doit ainsi demander au salarié d’effectuer mensuellement une décla-
               ration sur l’honneur des kilomètres parcourus.

                 Attention

                 Les salariés qui bénéficient du versement d’indemnités kilométriques doivent
                 attester par écrit qu’ils ne transportent pas dans leur véhicule des membres du
                 personnel de l’entreprise bénéficiant eux-mêmes d’une prise en charge de leurs
                 déplacements sous forme d’indemnités forfaitaires.

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Indemnisation du déplacement professionnel

                  L’employeur doit conserver copie de tous ces éléments afin de les présenter en
                  cas de contrôle par les services de l’URSSAF et conserver ainsi le régime social et
                  fiscal favorable.

                                                                                                                                 PBF.06.1.030
                  Ne pas utiliser un autre mode de prise en charge
                  En dehors du versement d’indemnités kilométriques ou du remboursement de frais
                  réels, l’employeur utilisant un autre mode de prise en charge perd le régime social
                  et fiscal favorable.

                  Exemple

                  Si l’employeur verse une indemnité forfaitaire au salarié sans que cette indem-
                  nité soit indexée sur le barème kilométrique fiscal, alors cette indemnité doit être
                  considérée comme un complément de salaire. Elle est soumise intégralement à
                  cotisations et contributions sociales ainsi qu’à l’impôt sur le revenu.

                  Attention au cas du personnel de chantier
                  Pour le personnel de chantier, une indemnité de transport spécifique est prévue par
                  les conventions collectives du BTP.

                  Questions-réponses

                  Est-ce que l’employeur doit prendre en charge les coûts d’assurance du véhi-
                  cule personnel ?
                  Lorsque le salarié, avec l’accord de l’employeur, utilise son véhicule personnel dans
                  l’exercice de ses fonctions, l’entreprise a l’obligation de souscrire et de prendre en
                  charge une assurance spécifique. Dans tous les cas, l’employeur doit s’assurer que
                  le salarié est bien titulaire des documents nécessaires à la conduite du véhicule
                  (permis de conduire, carte grise du véhicule).

                  Comment doivent être pris en charge les frais liés à l’achat de billets de train
                  ou d’avion ?
                  Lorsque le salarié est amené à prendre le train ou l’avion dans le cadre d’un déplace-
                  ment professionnel, les frais d’achat du billet doivent être pris en charge directement
                  par l’employeur ou faire l’objet d’un remboursement sur présentation d’une note de
                  frais et des titres de transport.
                  Ils ne constituent pas des remboursements de frais professionnels mais des frais
                  d’entreprise. Ils ne sont donc pas soumis à charges sociales ou impôt sur le revenu.
                  Les entreprises doivent également assurer à leurs cadres amenés à se déplacer hors
                  de France métropolitaine, quelle que soit la durée de leur déplacement, une garantie
                  couvrant les frais d’accidents, le rapatriement, le décès et l’invalidité du salarié.

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Indemnisation du déplacement professionnel

               4 Notez-le
                 En cas de déplacement d’un ETAM ou d’un cadre, le moyen de transport utilisé
                 par le salarié et les conditions d’assurance afférents doivent être préalablement
                 fixés en accord avec l’entreprise, dans des conditions de confort normales.
PBF.06.1.030

               Un employeur peut-il différencier les montants pris en charge entre les salariés ?
               Les modalités de prise en charge des frais professionnels doivent être identiques
               entre tous les salariés concernés, sauf pour l’employeur à pouvoir justifier d’éléments
               objectifs permettant de différencier le niveau de prise en charge par l’entreprise.

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               Outils à télécharger
               MOD.3357 - Barème fiscal des indemnités kilométriques

               Pour aller plus loin
               Bulletin(s) de paie commenté(s)
               BULL.044 - Bulletin d’un salarié hors chantiers percevant des indemnités kilomé-
                          triques pendant un déplacement professionnel
               Fiche(s) conseil(s)
               PBF.06.2.010 - Indemnisation des repas pris en déplacement
               PBF.06.3.010 - Indemnisation des coûts d’hébergement suite à déplacement
                               exceptionnel
               PBF.06.3.020 - Indemnisation des frais d’hébergement dans le cadre de déplace-
                               ments de longue durée

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                                                                                                                74940 Annecy
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