Indemnisation du déplacement professionnel - Editions Tissot
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Indemnisation des frais de transport
Indemnisation du déplacement Référence Internet
professionnel PBF.06.1.030
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PBF.06.1.030
www.editions-tissot.fr pour accéder à cette fiche actualisée
Lorsqu’un salarié utilise son véhicule personnel pour se déplacer de son lieu de
résidence directement vers un client ou vers un fournisseur ou pour se déplacer de
son lieu de travail vers un autre lieu de travail, il expose des frais professionnels.
L’employeur doit indemniser le salarié des frais ainsi engagés.
La bonne méthode
Comprendre le principe de l’indemnisation
Lorsqu’un salarié est contraint d’utiliser son véhicule personnel pour se rendre de
son domicile ou de son lieu de travail habituel chez un client ou dans un chantier,
l’employeur doit indemniser les frais engendrés par ce déplacement professionnel.
Pour cela, plusieurs possibilités existent :
– versement d’indemnités kilométriques sur la base du barème fiscal, plus rembour-
sement des frais de péage et de parking. Cette possibilité n’est offerte que si le
salarié est personnellement propriétaire du véhicule concerné ou si ce véhicule
appartient à un membre de son foyer fiscal. Les véhicules prêtés ou en location
sont exclus du dispositif ;
– remboursement des frais réels. Les frais réels, déductibles fiscalement pour le
salarié et exonérés de cotisations sur justification, ne peuvent alors excéder le
montant qui serait admis en déduction en application du barème, à distance
parcourue identique et pour un véhicule d’une puissance fiscale maximale de 7 CV.
Verser des indemnités kilométriques
Si l’employeur opte pour le versement kilométrique, l’indemnité versée est calculée
sur la base du barème annuel fiscal des indemnités kilométriques.
Le calcul de l’indemnité kilométrique fixée par l’administration fiscale chaque année
prend en compte la dépréciation du véhicule, les frais d’achat des casques et protec-
tions pour les deux-roues, les réparations et l’entretien, les pneumatiques, le carbu-
rant (ou les frais de batterie pour les véhicules électriques) et les primes d’assurance.
Les frais de stationnement, de péage et les intérêts d’emprunt du véhicule ne sont
en revanche pas intégrés.
Il existe trois barèmes : pour les voitures, pour les cyclomoteurs et pour les motos.
Chaque barème comprend trois tranches. Il convient alors d’appliquer le coefficient
fixé par l’administration fiscale (en fonction du kilométrage parcouru par le salarié à
titre professionnel et de la puissance fiscale du véhicule concerné) au kilométrage
professionnel effectué par le salarié dans le cadre de l’exercice de son activité.
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PBF 2018 - P6.indd 321 20/03/2018 10:15Indemnisation du déplacement professionnel
Rembourser les frais réels
L’employeur peut rembourser le salarié sur la base des frais réels qu’il engage lors
des déplacements professionnels.
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Ce remboursement des frais réels engagés par le salarié ne peut excéder le montant
des indemnités kilométriques qui aurait été perçu par le salarié pour une distance
parcourue identique et sur la base d’un véhicule d’une puissance fiscale maximale
de 7 CV.
Les frais de stationnement et de péage peuvent être remboursés sur la base des
frais réels et peuvent s’additionner alors au versement des indemnités kilométriques
sur un même trajet.
Établir le bulletin de paie
Le versement d’indemnités kilométriques ou le remboursement des frais réels bénéfi-
cient d’une exonération de charges sociales et d’impôt sur le revenu s’ils respectent
les conditions d’exonération. Ils doivent alors figurer sur une ligne distincte au bas du
bulletin de paie dans les rubriques venant uniquement réduire le montant net à payer.
Attention
Si l’employeur indemnise le salarié en dépassant les limites d’exonération, la
fraction excédant cette limite doit être soumise à l’impôt sur le revenu et assujettie
à cotisations et contributions sociales. L’indemnisation doit alors obligatoirement
être mentionnée sur le bulletin de paie. L’indemnisation est mentionnée sur deux
lignes, une dans les rubriques de brut portant mention de la fraction soumise à
charges et une dans les rubriques venant s’ajouter uniquement au net à payer
portant mention de la fraction exonérée de charges et d’impôt sur le revenu.
Évitez les erreurs
Attention à bien conserver les éléments de preuve
Le remboursement des frais réels doit être conditionné par la présentation, par le
salarié bénéficiaire, de la carte grise du véhicule utilisé et des justificatifs des frais
engagés.
Le versement d’indemnités kilométriques impose aussi la présentation, par le salarié
bénéficiaire, de la carte grise du véhicule utilisé. L’employeur doit aussi disposer
d’éléments justifiant de la réalité du déplacement et du nombre exact de kilomètres
parcourus. Il doit ainsi demander au salarié d’effectuer mensuellement une décla-
ration sur l’honneur des kilomètres parcourus.
Attention
Les salariés qui bénéficient du versement d’indemnités kilométriques doivent
attester par écrit qu’ils ne transportent pas dans leur véhicule des membres du
personnel de l’entreprise bénéficiant eux-mêmes d’une prise en charge de leurs
déplacements sous forme d’indemnités forfaitaires.
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PBF 2018 - P6.indd 322 20/03/2018 10:15Indemnisation du déplacement professionnel
L’employeur doit conserver copie de tous ces éléments afin de les présenter en
cas de contrôle par les services de l’URSSAF et conserver ainsi le régime social et
fiscal favorable.
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Ne pas utiliser un autre mode de prise en charge
En dehors du versement d’indemnités kilométriques ou du remboursement de frais
réels, l’employeur utilisant un autre mode de prise en charge perd le régime social
et fiscal favorable.
Exemple
Si l’employeur verse une indemnité forfaitaire au salarié sans que cette indem-
nité soit indexée sur le barème kilométrique fiscal, alors cette indemnité doit être
considérée comme un complément de salaire. Elle est soumise intégralement à
cotisations et contributions sociales ainsi qu’à l’impôt sur le revenu.
Attention au cas du personnel de chantier
Pour le personnel de chantier, une indemnité de transport spécifique est prévue par
les conventions collectives du BTP.
Questions-réponses
Est-ce que l’employeur doit prendre en charge les coûts d’assurance du véhi-
cule personnel ?
Lorsque le salarié, avec l’accord de l’employeur, utilise son véhicule personnel dans
l’exercice de ses fonctions, l’entreprise a l’obligation de souscrire et de prendre en
charge une assurance spécifique. Dans tous les cas, l’employeur doit s’assurer que
le salarié est bien titulaire des documents nécessaires à la conduite du véhicule
(permis de conduire, carte grise du véhicule).
Comment doivent être pris en charge les frais liés à l’achat de billets de train
ou d’avion ?
Lorsque le salarié est amené à prendre le train ou l’avion dans le cadre d’un déplace-
ment professionnel, les frais d’achat du billet doivent être pris en charge directement
par l’employeur ou faire l’objet d’un remboursement sur présentation d’une note de
frais et des titres de transport.
Ils ne constituent pas des remboursements de frais professionnels mais des frais
d’entreprise. Ils ne sont donc pas soumis à charges sociales ou impôt sur le revenu.
Les entreprises doivent également assurer à leurs cadres amenés à se déplacer hors
de France métropolitaine, quelle que soit la durée de leur déplacement, une garantie
couvrant les frais d’accidents, le rapatriement, le décès et l’invalidité du salarié.
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PBF 2018 - P6.indd 323 20/03/2018 10:15Indemnisation du déplacement professionnel
4 Notez-le
En cas de déplacement d’un ETAM ou d’un cadre, le moyen de transport utilisé
par le salarié et les conditions d’assurance afférents doivent être préalablement
fixés en accord avec l’entreprise, dans des conditions de confort normales.
PBF.06.1.030
Un employeur peut-il différencier les montants pris en charge entre les salariés ?
Les modalités de prise en charge des frais professionnels doivent être identiques
entre tous les salariés concernés, sauf pour l’employeur à pouvoir justifier d’éléments
objectifs permettant de différencier le niveau de prise en charge par l’entreprise.
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rubriques suivantes :
Outils à télécharger
MOD.3357 - Barème fiscal des indemnités kilométriques
Pour aller plus loin
Bulletin(s) de paie commenté(s)
BULL.044 - Bulletin d’un salarié hors chantiers percevant des indemnités kilomé-
triques pendant un déplacement professionnel
Fiche(s) conseil(s)
PBF.06.2.010 - Indemnisation des repas pris en déplacement
PBF.06.3.010 - Indemnisation des coûts d’hébergement suite à déplacement
exceptionnel
PBF.06.3.020 - Indemnisation des frais d’hébergement dans le cadre de déplace-
ments de longue durée
Références aux textes officiels sur www.editions-tissot.fr
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