Information sur le pilote " Optimisation Gestion des Déplacements " - CSEC du 26 janvier 2021 - Snap Pôle emploi
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Information sur le pilote « Optimisation Gestion des
Déplacements »
CSEC du 26 janvier 2021
1Sommaire
OGD
1 Présentation du projet
2 Les irritants actuels et leur correction dans Concur
3 Les effets du projet et les bénéfices attendus
4 Dispositifs d’accompagnement
5 Le planning prévisionnel de déploiement
26/01/2021 – Projet OGD– CSEC 2Présentation du projet
OGD
Les objectifs de l’outil d’Optimisation de la gestion des déplacements
seront de
• Regrouper l’ensemble du processus de gestion des déplacements dans un seul outil SAP CONCUR pour un
meilleur service.
• Réservation des prestations de voyage
• Gestion des notes de frais
• Moderniser le système d’information en garantissant sécurité et fiabilité des données et en facilitant les
échanges.
• Innover en apportant des fonctionnalités et modalités d’accès nouvelles.
• S’inscrire dans la démarche de Pilotage Par la Confiance.
Déploiement
• Déployer auprès de l’ensemble du personnel de trois établissements pilotes (Bourgogne Franche Comté –
Occitanie – DSI) de mi-mars à mi-avril, avant une généralisation à tous les établissements.
Périmètre du projet
22 54 000 60 M€
Les 21 établissements Agents Pôle emploi Frais de missions/an
de PE et les campus 315 000 notes de frais/an
26/01/2021 – Projet OGD– CSEC 3Présentation du projet
OGD
PILOTER
• Circuits de validation et
d’information différenciés par
type de déplacement (ex : la
DERI)
• Pilotage budgétaire facilité
• Tableaux de bord et module
03 d’extractions
02
01
FACILITER
SIMPLIFIER • Espace personnel pour chaque utilisateur
• Outil unique partagé par tous, couvrant le processus Voyages et • Multi support (pc, tablette, mobile)
déplacement de la déclaration des déplacements à la note de frais.
• Saisies facilitées par des menus
• Adapté à l’organisation existante de la gestion des déplacements dans déroulants paramétrés selon les besoins
les régions de Pôle emploi
• Dématérialisation des justificatifs de notes de frais • Solution connectée aux autres systèmes
d’information de Pôle emploi (SIRH
• Automatisation des dispositifs de contrôle
Gala…)
26/01/2021 – Projet OGD– CSEC 4Présentation du projet
OGD
Un processus facilité et couvert de bout en bout dans SAP Concur
• Gestion de la déclaration de déplacement (pour la réservation déléguée) ou de la réservation directe des
prestations voyages : Emission, validation et consultation des déclarations des déplacements et des
réservations voyages ainsi que la gestion des abonnements
• Gestion de la facturation : Contrôle des factures et comptabilisation
• Gestion de la note de frais : Emission, validation, consultation et le suivi, comptabilisation, paiement et le
contrôle interne des notes de frais
• Pilotage & reporting : Eléments relatifs au suivi du budget et reporting intégré à l’outil SAP Concur
• Administration : Administration de l’outil, des profils utilisateurs, d’accès aux supports d’utilisation et
d’historisation des actions
26/01/2021 – Projet OGD– CSEC 5Les irritants actuels et leur correction dans Concur
OGD
Agent
× Irritant : multiplication des outils pour les demandes de réservation et la sollicitation du pôle de réservation
interne
Concur : Toutes les saisies dans un même outil
× Irritant : Complexité de saisie des demandes de réservation : nombre de champs importants, saisie libre des
motifs de déplacement et des codes (ex : centres coût/financier)
Concur : Réduction du nombre de champ et facilitation de la saisie par menus déroulants
× Irritant : Manque d’ergonomie de SAP pour la saisie de notes de frais
Concur : Application en cohérence avec les nouveaux standards graphiques
Manager
× Irritant : Lourdeur des validations manager : nombre élevé d'étapes de validation et multiplicité des informations
à contrôler
Concur : Intervention du manager (ou de son délégué) seulement en cas de non respect du cadre de
confiance lors de la réservation ou de la saisie de la note de frais
Concur : Contrôle réduit par le manager grâce au contrôle automatique réalisé par Concur
Concur : Mise en évidence de la raison des dépassements de seuil
× Irritant : Validation électronique doublée d’une validation papier dans la plupart des établissements
Concur : Suppression de la validation papier
26/01/2021 – Projet OGD– CSEC 6Les irritants actuels et leur correction dans Concur
OGD
Comptabilité
× Irritant : Gestion papier du processus dans la plupart des établissements : notes de frais (en parallèle de la
saisie dans SAP) et justificatifs, validation des factures de l’agence de voyage
Concur : Dématérialisation des documents et des justificatifs
Concur : Validation automatique des factures de l’agence de voyage conformes aux réservations
× Irritant : Problématique de stockage à long terme des notes de frais et des justificatifs
Concur : Stockage entièrement dématérialisé dans l’outil sans nécessité de conservation papier
Contrôle de gestion
× Irritant : circuit de validation unique ne permettant pas de distinguer le valideur et l’entité qui supporte la
dépense en fonction des types de mission (exemple : déplacements internationaux)
Concur : circuits de validation différents en fonction des types de déplacement (standard, formation,
représentation du personnel, mission longue durée, déplacements internationaux, etc.)
× Irritant : Erreur fréquente sur les affectations budgétaires dans la saisie SAP nécessitant des retraitements
manuels (ex : distinction des formations nationales ou régionales)
Concur : Alimentation automatique des affectations budgétaires en fonction des types de déplacements
(ex : distinction des formations nationales ou régionales)
26/01/2021 – Projet OGD– CSEC 7Les irritants actuels et leur correction dans Concur
OGD
Pôle de réservation interne / délégués
× Irritant : Contrôle de la facturation de l’agence de voyage Selectour Bleu Voyage complexe
Concur : Validation automatique des factures, contrôle uniquement des factures en écart
× Irritant : Re-saisies manuelles des demandes de l’agent dans l’outil « Traveldoo » de l’agence de voyage
Concur : Récupération automatique des demandes de réservation de l’agent
× Irritant : Absence d’interfaces outils (ex : SAP/SIRH/Selectour Bleu Voyage) générant des doubles saisies
d'informations dans les applicatifs, erreurs de mise à jour des données et d’imputations
Concur : Interface avec le SIRH pour création et mise à jour automatique des profils voyageurs
Concur : Interface avec SAP pour la validation automatique des factures
× Irritant : Eclatement des canaux de réservation : outil agence de voyage « Traveldoo », outil de réservation de
véhicules de services, portail de réservation des véhicules de location de courte durée « Res@car », etc.
Suppression partielle de l’irritant avec l’intégration de l’agence de voyage dans Concur. Les autres canaux
de réservation restent disponibles en fonction des besoins des organisations régionales.
26/01/2021 – Projet OGD– CSEC 8Les effets du projet et les bénéfices attendus
OGD
Aujourd’hui Demain
Fiche profil collaborateur Maintien de 2 fiches profils : dans SAP création automatisée Une seule fiche profil dans SAP Concur mise à jour
via flux du SIRH automatiquement et quotidiennement
Dans « Traveldoo » création manuelle
Demande de déplacement Multiplicité des outils régionaux Outil National SAP Concur
Pas de lien vers l’outil de réservation de l’agence de voyage
Réservation Utilisation du portail de l’agence de voyage « Traveldoo » Récupération automatique des informations de la
(recopie des informations de la réservation) réservation
Suppression de la validation hiérarchique sauf en cas de
dérogation aux conditions de la politique voyage
Contrôle de facture Rapprochement manuel des factures avec les réservations Rapprochement automatique des factures avec les
et les relevés d’opérations bancaires réservations et les relevés d’opérations et traitement manuel
des écarts
Notes de Frais Saisie et traitement des notes de frais dans SAP Saisie et traitement dans SAP Concur
Edition papier obligatoire pour validation hiérarchique et Suppression de la validation hiérarchique sauf en cas de
impression des justificatifs associés dépassement des seuils définis
Dématérialisation des justificatifs et de la validation
hiérarchique
Contrôle de gestion / Imputations budgétaires complétées par les agents Récupération des données fiabilisées et intégration de règles
Budget automatiques en fonction des motifs de déplacement
Pilotage Source de données multiples (SAP, « Traveldoo ») avec axes Outil de reporting intégré à SAP Concur avec choix très larges
d’analyse limités de critères d’analyse
26/01/2021 – Projet OGD– CSEC 9Les effets du projet et les bénéfices attendus
OGD
Aujourd’hui Demain
(peut varier selon les organisations régionales)
• Utilise plusieurs outils de réservation pour un même • Utilise un point d’entrée unique pour réservations et notes
Ensemble
déplacement de frais avec une présentation ergonomique et une
des agents navigation intuitive
• Ne peut pas échanger via les outils avec les autres • Echange d’information/précision directement dans l’outil
intervenants qui trace toutes les demandes et commentaires de chacun
• Conservation des justificatifs papier • Les justificatifs sont stockés électroniquement dans l’appli
• Peut se connecter à l’outil via téléphone et tablette
• Doit resaisir les informations du déplacement lors de • Peut générer une note de frais à partir de la réservztion et
la saisie de sa note de frais ainsi récupérer automatiquement les informations du
Agent déplacement (dates, motif, affectations budgétaires)
• N’est pas notifié de la validation de sa note de frais • Visualise dans l’outil et est notifié des changements de
statuts de toutes ses demandes
• Valide toutes les notes de frais éléctroniquement • Valide uniquement les demandes non conformes au cadre
Manager dans SAP et signe la note de frais papier de confiance, électroniquement
(ou son délégué)
• N’est pas alerté sur les dépassements de plafonds • Des alertes visuelles indiquent les motifs de dépassement
Fonctions
• Fait le rapprochement manuel de toutes factures • Bénéficie d’un module de rapprochement des factures avec
supports avec les réservations et les prélèvements les prélèvements et les réservations permettant de traiter
AFG uniquement les factures en écart
26/01/2021 – Projet OGD– CSEC 10Dispositifs d’accompagnement des acteurs projet
OGD
Dispositifs Actions Public
Réunion CODAV (comité d’avancement) Animation audio trimestrielle
Support de démultiplication de l’information DAF et acteurs projet AFG de tous
projet : macro-planning, fonctionnalité cibles les établissements
outil, Questions/réponses…
FAQ Création et mise à jour régulière du
Historisation des questions /réponses contenu de la page FAQ Equipes projet Etablissement
issues des échanges individuels ou
collectifs lors des audios, recettes…
Communication en séminaires ou Animation de séminaires métiers Equipes projet Etablissement et
autres réunions métiers utilisateurs ciblés (ex : relais SI
Focus sur OGD en séminaires métiers AFG, finances , RH, CRSI)
RH…
Newsletter AFG Rédaction du contenu de l’article OGD
Article OGD dans le support d’information
AFG à diffusion réseau utilisateurs AFG Réseau AFG
Réunion de pré-lancement Création du contenu et animation de
Point de situation avec les équipes projet la réunion
Equipes projet Etablissement
Etablissement sur le mois précédent le
26/01/2021 – Projet OGD– CSEC
déploiement 11Dispositifs d’accompagnement des utilisateurs finaux
OGD
Dispositifs Actions Public
Informations tous utilisateurs
Information généraliste dans les journaux Production et diffusion des produits Utilisateurs finaux
internes d’accompagnement (vidéos teaser,
Informations spécifiques : newsletters, mail articles, mails, tutoriel, etc.) Utilisateurs spécifiques par métier
au national (comptabilité, moyens généraux,
Contrôle de gestion, RH, etc.)
Kit de communication « produits sur Création et diffusion des supports :
étagère » Utilisateurs finaux
Par thématique (voyage, note de frais) document de présentation de l’outil
Par métier et des avantages utilisateurs Utilisateur spécifiques par métier
Par niveau d’intervention dans tutoriels de prise en main
l’accompagnement projet modes opératoires Administrateurs régionaux
schéma d’assistance
« Hot line » SAP CONCUR à destination de tous les utilisateurs finaux
Un service assuré tous les jours ouvrés par des consultants experts SAP CONCUR pour informer et former les utilisateurs
sur les fonctionnalités de l’outil. Ce service répond au besoin d’aide urgente et immédiate de l’utilisateur.
L’assistance peut se faire par Chat, email ou téléphone, directement depuis l’outil.
Par cette hotline, l’utilisateur pourra également déclarer un incident, il sera guidé pas à pas dans sa déclaration et sera
ensuite notifié par mail de la résolution /évolution de sa déclaration.
26/01/2021 – Projet OGD– CSEC 12Dispositifs d’accompagnement des acteurs processus
OGD
Dispositifs Actions Public
Cartographie applicative Acteurs processus métier et
Schémas nationaux et adaptation par
Vue avant/après des applicatifs sur le administrateurs
établissement
périmètre de la gestion des déplacements
Guide de processus
Description des processus métier dans Guides contenant les processus et le Acteurs processus métier et
l’outil sur l’ensemble de la chaîne du RIDA par acteur administrateurs
déplacement
Modes opératoires Modes opératoires par métier et /ou
Utilisateurs finaux
Modes opératoires ciblés pour les métiers par acteur
Managers
acteurs du processus
Acteurs processus et administrateurs
Audios de pré-déploiement Coproduction de contenu
Présentation du dispositif de déploiement (présentation du kit de communication Acteurs processus, administrateurs et
et des éléments à disposition des métiers spécifique aux métiers acteurs du équipe projet établissement
processus à M-1 processus)
Animation des audios
Appropriation spécifique Coproduction de contenu
A identifier selon les besoins métier Acteurs processus métier
Coanimation des audios / des appros
thématiques
Audios post-déploiement
Animation d’audios Acteurs processus, administrateurs et
Accompagnement au déploiement et à la
Consolidation des retours des équipe projet établissement
prise en main de l’outil
établissements
26/01/2021 – Projet OGD– CSEC 13Le planning prévisionnel de déploiement
OGD
Légende : Jalon projet Livrable
2021
Janvier Février Mars Avril Mai Juin Juillet
Gouvernance de projet
Ouverture du service Ouverture du service
(pilotes) 15/03/2021 (généralisation)
01/07/2021
Déploiement / Conduite du changement
Guide des processus & Déploiement Déploiement
REX pilotes
Modes opératoires pilotes généralisé
Dialogue
Dialogue social
social
(généralisation)
(pilotes)
Ouverture Ouverture
de service de service
partielle partielle
aux experts aux experts
régionaux régionaux
26/01/2021 – Projet OGD– CSEC 14Vous pouvez aussi lire
