Réunion de lancement PROJETS DE PARTENARIATS STRATEGIQUES - Action Clé 2
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Réunion de lancement
Action Clé 2
PROJETS DE PARTENARIATS STRATEGIQUES
Une Agence Nationale à Bordeaux
Sous la tutelle de 2 Ministères :
- Le Ministère de l’Education nationale, de l’Enseignement
supérieur, de la Recherche et de l’Innovation
- Le Ministère du Travail
Une équipe d’une centaine de personnes dirigée par Laure Coudret-Laut
Un budget en forte augmentation au service des projets européens sur le
territoire national
130 millions d’€ en 2015
220 millions d’€ en 2020
copyright Sud Ouest
3 Départements à votre service Département Développement • Informer des opportunités offertes par les programmes européens • Orienter, de l’idée de projet à des candidatures de qualité • Valoriser les projets et diffuser leurs résultats Département Gestion des Projets • Gérer l’attribution des subventions • Accompagner les porteurs de projets, de la candidature au rapport final • Appliquer les procédures règlementaires Département Contrôle et Evaluation Des Projets • Evaluer le contenu qualitatif des rapports finaux, • Exécuter les contrôles simplifiés de tous les rapports finaux, • Exécuter les contrôles approfondis et les audits pour assurer le bon usage des fonds européens
L’accompagnement de l’Agence
DGP – pôle Partenariats
Suivi des projets de la candidature à la rédaction du rapport
final
• Suivi des étapes dans votre espace projet Penelope+
• Contact direct avec un chargé de projet
• Modalités d’accompagnement adapté suite à
l’évaluation des rapports intermédiaires :
→ Visites de suivi
→ classes virtuelles
→ rendez-vous téléphoniques
Ordre du jour
• 8h30 Accueil - café/émargement
• 9h00 Ouverture en plénière
– Présentation du déroulement de la journée
– Résultats et nouveautés de la sélection 2017
– Présentation des outils informatiques
• 10h00 Atelier 1 – Gestion administrative et financière d’un projet
• 12h30 Déjeuner libre
• 14h00 Atelier 1 (Suite) puis Atelier 2: Cas pratiques
– Cas pratiques « Productions intellectuelles » ou « Activités d’apprentissage,
enseignement, formation »
• 15h45 Echanges avec les personnels de l’Agence
• 17h00 Fin de la journée
Une enveloppe budgétaire nationale en hausse
Budget Budget Budget Evolution
Secteur de l’Education et disponible disponible disponible 2017/2018
la Formation AP2014 AP2017 AP2018
Enseignement Scolaire
11,8 M€ 18,2 M€ 25,8 M € +42 %
KA201/KA219
Formation professionnelle
8,7 M€ 9,3 M€ 9,3 M€ + 0%
KA202
Enseignement supérieur
3,3 M€ 4,2 M€ 5 M€ +21%
KA203
Education des adultes
3,9 M€ 7,3 M € 7,7 M€ +5,5%
KA204
TOTAL 27,8 M€ 39 M€ 47,9 M€ 22,8+%
23/10/2017 6
AP 2017
% projets
2017 financés ayant
2017 Ratio
Nb de obtenu
Nb de Projets 2017
candidatures +60/100 (sans
Financés
reçues critère
éliminatoire)
Echanges
15 14 9/10 100%
KA201 Pratiques
Innovation 29 13 4/10 52%
Echanges
16 13 8/10 100%
KA202 Pratiques
Innovation 76 22 3/10 36%
KA203 Innovation 29 12 4/10 52%
Echanges
13 8 6/10 100%
KA204 Pratiques
Innovation 45 22 5/10 52%
KA219 Echanges
138 112 8/10 100%
Pratiques
TOTAL
23/10/2017
361 216 6/10 72% 7
Evolution de la demande : budget moyen
Budget Budget Budget Variation
moyen moyen moyen 2016/2017
Secteurs
demandé AP demandé AP demandé AP
2015 2016 2017
Scolaire mixtes
(KA201) 221 377€ 246 244 € 250 967€ +2%
Formation
Professionnelle 302 052 € 297 041 € 281 560€ -5%
(KA202)
Enseignement
supérieur (KA203) 320 110€ 326 871 € 342 349€ +5%
Education des
adultes (KA204) 250 383 € 270 526 € 257,157€ -5%
Scolaire S2S
(KA219) 148 551 € 124 456 € 109 857€ -9%
Rappel de la procédure d’évaluation → Principe de la double évaluation Les projets sont évalués sur 100 points selon 4 critères : - la pertinence du projet /30 points - la qualité de la conception et de la mise en œuvre du projet /20 points - la qualité du partenariat et des modalités de coopération / 20 points - l’impact et la dissémination /30 points 23/10/2017 9
Révision budgétaire
→ critères : conformité ou opportunité de la dépense (1er
repérage par les évaluateurs)
→ correction systématique sur la ligne des productions
intellectuelles
Révision budgétaire moyenne :21 384 €
pour 47% des projets
23/10/2017 10IMPACTS ET DIFFUSION DES RESULTATS
Résultats: changements produits directement par les
activités. A comparer avec les objectifs formalisés avant le
lancement du projet.
Impacts
Objectifs Activités Résultats
L’impact : ensemble d’effets directs ou indirects d’un
projet qui apparaissent et perdurent sur le moyen terme.
- sur les publics cibles du projet
- sur les organismes participants
- au plan local, national, européen
Diffusion : communiquer les succès et résultats du
projet dans la mesure la plus large possible ( plan de
diffusion p.332 Guide Erasmus+)Comment évaluer l’impact?
INDICATEURS (exemples) OUTILS (exemples)
• Quantitatifs • Des questionnaires (lors des événements
• Taux d’insertion professionnelle à l’issue de dissémination par exemple)
d’une formation • Des enquêtes
• Degré de maîtrise des outils TICE • Des rapports d’évaluation
avant/après • Des bases de données
• Taux d’intégration d’un dispositif (ex: • Des entretiens individuels ou collectifs,
outils d’assurance qualité) au sein d’un • Une observation sur site
réseau
• Des tests de compétences
• Nombre d’entrées en formation sur la
• Des témoignages…
nouvelle formation développée
• Qualitatifs
• Degré de motivation
apprenants/enseignants
• Appréciation d’une formation par les
professionnels du secteur
• Effet sur le climat scolaireDiffusion et exploitation des résultats
Les questions à se poser Les réponses à apporter
Quel message/ Quels objectifs? Faire connaître la production intellectuelle et montrer sa plus-value
(objet de la communication)
A qui on s’adresse? DAREIC de l’académie, inspecteurs, chefs d’entreprises, enseignants,
(A l’intérieur et à l’extérieur des branches professionnelles, parents d’élèves, associations
structures participantes) universitaires, collectivités territoriales etc.
Quels supports? (et quelle Lettre d’information, communiqué de presse, brochures, vidéos,
utilisation en accès libre?) blogs, affiches, photos, mailing, etc.
Quel canaux/ réseaux de Evènements de dissémination, plateforme de dissémination de la
diffusion? Commission européenne (obligation contractuelle), EPALE,
eTwinning, association d’enseignants, presse locale,
union/fédération, sites de l’agence Erasmus+, réseaux sociaux etc.
Quelles ressources financières, Coût d’une prestation externe (ex: traductions), achat d’un logiciel,
humaines et matérielles appui RH en interne, etc.
pendant et après le projet?
Quels indicateurs de suivi? Google analytics, tableaux de suivi, revues de presse etc.
Quelle pérennisation? Mesure pour assurer un effet multiplicateur des activités/ résultats
du projet après la fin contractuelle du projet, Open Access et
ressources appropriéesRessources sur Pénélope+ • Communication et valorisation de vos projets Erasmus+ • Guide diffusion et impact dans les projets scolaires • Guide d’aide à la dissémination des résultats d’un projet de partenariat stratégique • Glossaire diffusion et exploitation des résultats • Tutoriels – Tutoriel 'Compléter son rapport intermédiaire sur Mobility Tool +‘ – Tutoriel vidéo : le rapport final sur Mobility Tool
RAPPORT FINAL ET CONTROLE
Les étapes de contrôle de la vie de votre projet
Les Types de contrôle
100%
des projets
1. Traitement de votre Rapport Final
2. Contrôle sur pièces
3. Contrôle sur site durant la phase de mise
en œuvre du projet
4. Audit Financier post-projet Echantillonnage
aléatoire
/
Analyse du
risque
VEILLEZ À BIEN ANTICIPER CES ÉVENTUELS CONTRÔLES EN
RASSEMBLANT TOUTES LES PIÈCES JUSTIFICATIVES
NÉCESSAIRES PENDANT TOUTE LA PHASE DE MISE EN
ŒUVRE DU PROJET1 – Traitement du Rapport Final
Evaluation du rapport final – 3 étapes clé
1- Vérification de la recevabilité de votre rapport 100 % des projets
2- Traitement de la déclaration financière et des pièces justificatives
3- Évaluation qualitative du rapport final
Complétion et soumission du rapport final via MT+;
Fiche de déclaration sur l’honneur du représentant légal;
Obligations Publication des résultats sur la plateforme de résultats des
projets ERASMUS +.
Dépôt de votre Rapport Final sous un délai maximal de 60 jours après la date de fin de
votre projet [renseignée en section I.2.2 de votre convention] tel que spécifié à l’article
I.4.4 de la convention de subvention pour les projets multi et article I.4.3 pour les projets
mono.
Coûts exceptionnels: factures des frais réels encourus, spécifiant
Justificatifs le nom et l'adresse de l'organisme d’envoi de la facture, le
montant et la devise ainsi que la date de la facture.2 – Contrôle sur pièce du Rapport Final
Objectif. Vérification de la concordance des pièces justificatives
avec la déclaration des activités et des dépenses dans le rapport Echantillonnage
aléatoire/analyse
final saisi sur Mobility Tool+.
de risque
Transmise par l’Agence après validation de la recevabilité de
Notification votre rapport final;
Envoyée par mail avec la liste des pièces justificatives à nous
retourner.
Délai de 30 jours pour renvoyer vos pièces justificatives (copies).
Justificatifs Listés à l’article I.2 de l’annexe III de votre contrat.
Mode Suite au contrôle de vos pièces justificatives par l’Agence: Envoi
Opératoire d’un bordereau d’observation (entrée en phase contradictoire).3 – Visite de contrôle sur site en cours de projet
Objectif. Elle permet de vérifier l’état d’avancement de la mise en
œuvre du projet (telle que définie dans la candidature et la Echantillonnage
convention de subvention) et la conformité des activités et aléatoire/analyse
de risque
dépenses avec les règles en vigueur.
Notification par l’AN 15 jours avant la date de la visite
Période de réalisation: à tout moment durant la période de
Mode mise en œuvre de votre projet;
Opératoire Site: Réalisation du contrôle dans les locaux de l’organisme
bénéficiaire (1 jour);
Un compte rendu est élaboré à l’issue de la visite par l’agence
nationale.4 – Audit Financier ex-post
Objectif. Il reprend les éléments de vérification du contrôle sur
Echantillonnage
pièces complété par une visite dans les locaux de l'organisme aléatoire/analyse
coordinateur pour vérifier les engagements dans la comptabilité, de risque
les liens de rattachement des personnels déclarés, ainsi que les
éléments seulement vérifiables sur site.
Après validation de la recevabilité du rapport final et 1 mois
Notification
Notification avant la date d’Audit.
Envoi de la notification par mail, et délai de 30 jours pour
renvoyer les pièces justificatives originales.
Mode Réalisation du contrôle dans les locaux de l’organisme
bénéficiaire (1 à 1,5 jours);
Opératoire Elaboration d’un Rapport d’Audit par l’Agence Nationale.Focus - Evaluation Qualitative de votre Rapport
Final
100% des projets
Rapport narratif du bénéficiaire saisi intégralement dans
Obligations Mobility Tool;
Résultats chargés obligatoirement sur la plateforme E+PRP;
1. La pertinence du projet : son adéquation avec les problèmes à
résoudre ou les besoins identifiés à la candidature.
2. La qualité de la mise en œuvre du projet : efficacité dans la
4 critères de réalisation des objectifs et efficience dans l’utilisation des
notation moyens mis à disposition.
3. La qualité de l’équipe projet et de la coopération : coordination
et relations entre partenaires.
4. Impacts et diffusion des résultats du projet : effet produit par le
projet sur les participants, les organismes, les groupes cibles etc.Erasmus + project results : la base européenne de projets Erasmus + • Base de données européenne qui donne accès aux descriptions, résultats et contacts de tous les projets financés par le programme Erasmus + (2014-2020) • Obligation de publication des résultats de votre projet sur cette plateforme
Pensez déjà à votre communication / dissémination ! Pour : • Valoriser votre projet et ses partenaires • Faire témoigner vos participants • Créer de l’engagement sur les réseaux sociaux avec « #ErasmusPlus » Nous vous accompagnerons : un kit numérique de communication (presse, réseaux sociaux, charte graphique, vidéos,…) pour les porteurs de projet sera disponible sur Penelope + Tous mobilisés pour les #ErasmusDays 2018, les 12 et 13 octobre 2018 : http://www.erasmusdays.eu/
Suivez-nous / identifiez-nous :
Intégrer les outils informatiques à la gestion
de votre projetCe que va être cette présentation :
Intérêt et utilité pour la
Cartographie des outils
gestion du projet
Ce que ne va pas être cette présentation :
Un mode d’emploi
Résolution des
technique à l’utilisation
problèmes de
de chacune des
connexion individuels
plateformesDéveloppés par notre Développés par la
agence Commission européennePersonnes de contact
Nom Représentant légal : Nom + adresse
Adresse email
Personne(s) de contact: Nom + adresse
emailNom Adresse
xxx@xxx.xx
IMPORTANT : Lorsque la convention de subvention est signée par l’agence, un email automatique est envoyé à l’adresse mail de la personne de contact pour lui donner accès à cet outil. Ce mail DOIT être CONSERVE précieusement !
Les outils informatiques
Site public, me Ce qu’il faut retenir Gérer le code
tenir informer de
PIC de mon
l’actualité du
programme organisme
Assurer le suivi budgétaire
de mon projet et remettre
mes rapports
Mettre en place un UNIQUEMENT une
Communiquer avec « répertoire » avec les clé d’entrée pour
l’agence, (re)trouver de accéder aux sites de
différents identifiants et
la documentation, la Commission
accéder aux autres mots de passe
européenne
sites…
Valoriser mon projet et
ses résultats, réseauterMerci pour votre attention
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