La gestion de projet informatique

La gestion de projet
        informatique
Structurer, assurer et optimiser le bon déroulement d’un projet implique la maîtrise des besoins, des
objectifs, des ressources, des coûts et des délais.
Dans le cadre de la gestion d’un projet informatique s’ajoutent des contraintes inhérentes au système
d’information d’une entreprise ; en premier lieu, les exigences accrues des utilisateurs notamment en matière
d’ergonomie. En constante évolution, les technologies informatiques apportent elles aussi leur lot de
difficultés supplémentaires. Enfin, un projet informatique est soumis à un impératif de pérennité : un logiciel
doit être capable d’évoluer lorsque les processus de l’entreprise changent.

Cette notice aborde les aspects méthodologiques de la gestion de projet informatique.

 Etapes clés d’un projet informatique
 Qu’il s’agisse d’un ERP1, d’une CRM2 ou d’un site Internet, le projet informatique s’organise en plusieurs
 phases successives. Certaines donnent lieu à un document formalisé appelé livrable.
 Un livrable se définit tout résultat, document, mesurable, tangible ou vérifiable, qui résulte de l’achèvement
 d’une partie de projet ou du projet global.

 1
   ERP (Entreprise Ressource Planning) : logiciel intégrant un ensemble de fonctionnalités (ressources humaines, logistique, production, vente...) à
 une base de données dont le but est de simplifier la gestion de l'entreprise.
 2
   CRM (Customer Relashionship Management) : logiciel de gestion de la relation client.

Etapes clés d’un projet informatique

Cadrage du projet
Définition du projet

Cette étape est un préalable à tout projet.

Elle consiste à définir :

       Les raisons à l’origine du projet
       Les objectifs finaux
       Les indicateurs clés
       L’équipe projet
       Le lotissement du projet : regrouper des sous-projets entre eux. Chaque regroupement est un lot du
        projet. Les lots peuvent parfois se chevaucher dans le temps ou se paralléliser partiellement
       La planification du projet : déterminer et ordonnancer les tâches du projet, estimer leurs charges et
        identifier les profils nécessaires à leur réalisation

La ou les personnes chargées d’exécuter ces tâches s’appelle la maîtrise d’ouvrage (MOA).

Remarque :

La MOA décrit le besoin dans le cahier des charges fonctionnel. Dans le cas d'un projet informatique, la
MOA est aussi chargée de préparer des cas de tests fonctionnels pour vérifier que les développements /
paramétrages effectués par le maître d’oeuvre fonctionnent.

La maîtrise d’œuvre (MOE) prend connaissance du besoin exprimé par la MOA pour y apporter une
réponse technique. Pour ce faire, elle rédige un dossier de réponse au besoin, parfois nommé « cahier des
charges technique », « dossier de paramétrage », « dossier de conception générale / détaillée » ou encore
« étude technique ».

Découpage chronologique d’un projet

La conduite d’un projet repose sur un découpage chronologique (phases) du projet en précisant : ce qui
doit être fait (tâches) par qui (ressources).

Trois notions à retenir sont importantes :

      Les dates « au plus tôt » et « au plus tard » : pour bâtir un planning, il faut associer à chaque
       tâche les dates au plus tôt (« Début au plus tôt » et « Fin au plus tôt » de l’exécution de la tâche) et
       les dates au plus tard (« Début au plus tard » et « Fin au plus tard » de l’exécution de la tâche).

      La durée de la tâche : est le temps ouvré qui s’écoule entre le début et la fin de la tâche.

      Le chemin critique correspond à la séquence de tâches qui détermine la durée totale du projet. Ce
       chemin est continu du début à la fin du projet. Tout retard affectant une tâche du chemin critique se
       répercute intégralement sur la durée du projet et, par conséquent, sur sa date de fin.

La tâche critique est une tâche du chemin critique. Toute modification sur la durée d’une des tâches
critiques impacte d’autant la durée totale du projet.

Périmètre et analyse
Le périmètre du projet correspond à la délimitation précise du projet. Le projet peut être ensuite subdivisé
en sous-projets délimités par leur propre périmètre.

Le cahier des charges repose sur deux grandes parties :

      La description fonctionnelle du besoin
      Le descriptif de l’existant

Description fonctionnelle du besoin

Elle permet d’obtenir un chiffrage au plus juste des devis lors d’un appel d’offre.

Ce volet du cahier des charges décrit le périmètre couvert par le logiciel, c'est-à-dire les fonctions de
l’entreprise impactées : préparation de commande, SAV, etc.
Elle décrit ensuite les fonctionnalités recherchées dans l’acquisition de l’outil informatique.

   - Inventaire des fonctions
Une première phase consiste à lister l’ensemble des fonctions que l’outil doit couvrir. En fonction du
budget, les applications identifiées ne pourront pas forcément couvrir l’ensemble des fonctionnalités
souhaitées. Il faut donc hiérarchiser et prioriser les fonctions estimées nécessaires.

Exemple tiré du cahier des charges fonctionnel d’un annuaire d’entreprises :

             Nom de la fonction                           Description de la fonction
             Inscription                                  Possibilité de s’inscrire, apporter des
                                                          informations sur la fiche d’adhérent.
             Modification de fiche par l’adhérent         Il doit pouvoir mettre à jour sa fiche avec un
                                                          nom d’utilisateur et un mot de passe
             Perte du mot de passe                        Pouvoir redemander son mot de passe
             Recherche par mot clé                        Recherche dans la base par mot clé
             Recherche par nom                            Recherche par nom de l’adhérent
             Recherche par catégorie                      Recherche par secteur d’activité
             Affichage d’une liste de réponse après une   Pouvoir voir la fiche à partir de cette liste de
             recherche                                    réponse
             Affichage d’une fiche                        Voir la fiche
             Impression de la fiche
             Prendre contact avec l’adhérent              Possibilité de prendre contact avec l’adhérent à
                                                          partir d’un formulaire
             PDF                                          Créer un pdf de la fiche
             Destruction de la fiche                      L’administrateur pourra détruire une fiche
             …

   - Description des fonctions
Une fonction est souvent associée à un processus qui est une suite logique d’opérations. Pour que le
prestataire puisse comprendre le besoin sans ambigüité, il est important de formaliser et d’expliciter ces
scénarii de fonctionnement.

Ce travail de formalisation peut s’avérer fastidieux, mais il est néanmoins essentiel pour la bonne
compréhension des besoins. L’écart entre ce qui est souhaité et ce qui sera réalisé sera obligatoirement
minimisé par la précision de la description. Ce travail sera également une base de dialogue avec le
prestataire qui pourra parfois proposer des solutions plus simples et moins coûteuses en termes de
faisabilité technique ou de délai de développement.

Plusieurs formes peuvent être utilisées : logigramme, défilement d’écrans, scénario de comportement.

Descriptif de l’existant

Ce volet décrit l’état de l’infrastructure et du parc informatique dans le cahier des charges général du
projet : logiciels utilisés, étendu du parc informatique, débit Internet, etc..

Ce travail de description consiste également à expliciter les contraintes techniques.

Exemple :
    La société est équipée d’une base de données développée avec l’outil XXX contenant les produits de
    l’entreprise, ces données devront être récupérées automatiquement dans l’application développée et
    mises à jour régulièrement.
    La société est équipée d’un logiciel de xxx qui servira à alimenter la base de données du catalogue
    en ligne...
    La société utilise uniquement des Mac.

Appel d’offres
En amont de l’appel d’offres, il est conseillé de définir les critères de sélection du prestataire dans le cahier
des charges :

      La compréhension et le respect du cahier des charges
      Les références sur des projets similaires
      L’organisation de projet proposée
      Le respect du budget alloué ou le prix
      Le respect du délai de livraison
      La pérennité de la société et des solutions proposées
      L’implication ressentie et les idées apportées
      ….

Recherche de prestataires

Il s’agit de recenser les acteurs du marché et les outils susceptibles de pouvoir répondre à la demande :
éditeurs, intégrateurs de logiciels en fonction du périmètre.

Réception des offres et dépouillement

Les réponses des prestataires sont décryptées sur la base d’une grille d’analyse définie par le client. Deux
à quatre d’entre eux sont ensuite retenus dans une présélection de prestataires

Maquettage et jeu d’essai

Cette étape consiste à demander aux prestataires présélectionnés de procéder à une démonstration de
leur outil.

Il est également possible de demander aux prestataires de présenter un jeu d’essai : sur la base de
données et processus fournis par l’entreprise, ils doivent montrer comment leur outil peut fonctionner.

Cette pratique est utilisée dans le choix d’application impactant toute entreprise, comme un ERP par
exemple.

Choix et contractualisation

Il s’agit notamment de valider :

      Le prix
      Les conditions générales de vente
      Les délais
      Le planning de déploiement de la solution
      L’équipe projet

Conception : spécifications détaillées
En réponse à l’état de l’infrastructure décrit par l’entreprise, le prestataire réalise un cahier des charges
technique dans lequel il explique comment la nouvelle application va s’intégrer dans le système
d’information de l’entreprise.
Ce document fournit également des préconisations : augmenter le débit Internet, renouveler certains
équipements vieillissants, etc.

Réalisation et déploiement
A partir de cette phase débute le travail du prestataire.

Développements spécifiques

Les logiciels du marché couvrent en général la majeure partie des besoins des entreprises. Pour les
fonctions inexistantes, il est nécessaire de faire des développements spécifiques.

Migration des données

La migration des données est une phase délicate du projet notamment entre les outils d’éditeurs différents,
chacun ayant une organisation des données propres.

Deux modes de migration existent :

      Le prestataire développe une application de migration des données (valable sur de gros systèmes
       types ERP, PLM, GED, etc.)
      La migration des données est effectuée par le client en mode manuel (ressaisie).

La solution choisie doit être spécifiée dans le cahier des charges car son coût n’est pas négligeable.

Transition

Deux types de transition sont possibles :

      A partir d’une date précise, toutes les données sont saisies dans le nouvel outil
      Les données concernant les affaires/dossiers commencés avant l’intégration de l’outil continuent
       d’être saisies dans l’ancien outil. Pour tous les nouveaux projets, la nouvelle application est utilisée.

Recette technique et recette fonctionnelle

La recette technique consiste à tester que l’application fonctionne. La recette fonctionnelle consiste à tester
que l’application fonctionne selon les processus de l’entreprise.

Livraison et déploiement : intégration de la solution

Lors de cette phase, le logiciel est déployé dans l’entreprise et les utilisateurs sont formés. Ce dernier point
est essentiel dans la réussite du projet.

Pièges à éviter
      Ne pas spécifier et structurer son besoin dans un cahier des charges
      Rédiger un cahier des charges trop précis (« lettre au Père Noël »)
      Ne pas faire de jeu d’essai
      Vouloir toutes les fonctionnalités à tout prix
      Laisser le prestataire proposer des modes de fonctionnements alternatifs
      Sous-estimer la reprise des données (migration manuelle ou automatique)

Facteurs clés de succès

      Un chef de projet ayant la disponibilité et les capacités suffisantes pour créer une équipe cohérente
       et efficace
      Un objectif clairement défini, formalisé et validé en comité de pilotage
      Une organisation projet basée sur une communication concertée et formalisée,
      Des besoins utilisateurs étudiés de manière approfondie
      Valider la disponibilité des moyens humains, matériels et financiers reconnus comme nécessaires
       pour le bon déroulement du projet
      Planifier la totalité des activités et déterminer les responsabilités de chacun
      Respecter la démarche dans l’enchaînement des phases et des points de contrôle
      Une gestion rigoureuse des changements et des modifications en cours de projet
      Un suivi de projet régulier
      Un plan de recette rigoureux et méthodologique

Conclusion
Cette notice ne peut pas être exhaustive sur les tâches à réaliser car la gestion d’un projet diffère en
fonction des entreprises et des typologies de projets.

Pour les projets complexes, il est conseillé de s’entourer de spécialistes qui maîtrisent les méthodes de
gestion de projet informatique (un cabinet spécialisé dans l’assistance à maîtrise d’ouvrage de projets
informatiques, par exemple). Ceux-ci pourront notamment vous fournir des outils permettant de sécuriser le
projet : notes de cadrage, analyses, cahiers des charges, grilles de réponses, scénarii pour le jeu d’essai,
etc.