LIVRET DE SERVICES SOFTWARE AS A SERVICE - Sigma
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LIVRET DE SERVICES
SOFTWARE AS A SERVICE
Sigma Informatique
Société du Groupe Sigma
Société par actions simplifiée au capital de 1 729 600 Euros - 872 803 390 RCS NANTES - TVA : FR 39 872 803 390 - APE : 6202A
ZI La Gesvrine – Rue Newton - 44240 La Chapelle-sur-Erdre cedex - France - Tel : +33 (0) 2 40 37 14 00 - Fax : +33 (0) 2 40 37 72 20 - www.sigma.fr
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une violation du secret professionnel et/ou du secret des affaires.
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SOMMAIRE
PARTIE A – PREAMBULE ............................................................................................................................................................. 1
1. OBJET ................................................................................................................................................................ 1
2. DEFINITIONS ..................................................................................................................................................... 1
3. TRAITEMENT DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL ................................................................................ 1
PARTIE B – ACCES AUX SERVICES ................................................................................................................................................ 1
4. ACCES WEB SECURISE ....................................................................................................................................... 1
5. DISPONIBILITE................................................................................................................................................... 1
PARTIE C – SERVICES APPLICATIFS .............................................................................................................................................. 2
6. SERVICE SOCLE DOSSIER COLLABORATEUR ..................................................................................................... 2
7. SERVICE SOCLE PAIE & DECLARATIF................................................................................................................. 3
8. SERVICE OPTIONNEL EDI ADMINISTRATION ................................................................................................... 4
9. SERVICE OPTIONNEL IMPORT PAS ................................................................................................................... 4
10. SERVICE OPTIONNEL SUIVI DES ABSENCES INDEMNISEES .............................................................................. 4
11. SERVICE PARTICIPATION .................................................................................................................................. 4
12. SERVICE SIMULATION BUDGETAIRE ................................................................................................................ 5
13. SERVICE PILOTAGE RH ...................................................................................................................................... 5
14. SERVICE PENIBILITE ET RISQUES PROFESSIONNELS ........................................................................................ 6
15. SERVICE FORMATION ....................................................................................................................................... 6
16. SERVICE GPEC ET ENTRETIENS ......................................................................................................................... 7
17. SERVICE INTRANET RH SOCLE ......................................................................................................................... 7
18. SERVICE OPTIONNEL INTRANET RH ENTRETIENS ............................................................................................ 8
19. SERVICE OPTIONNEL INTRANET RH FORMATION ........................................................................................... 9
20. SERVICE CONNECTEUR GTA ............................................................................................................................. 9
21. SERVICE CONNECTEUR PRIMOBOX.................................................................................................................. 9
22. SERVICE CONNECTEUR QUARKS’UP ................................................................................................................ 9
23. FONCTIONALITES DE GESTION DES DROITS DES PERSONNES CONCERNEES PAR LES TRAITEMENTS ......... 10
24. FACILITATEURS POUR LA PROTECTION DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL ..................................... 10
PARTIE D – SERVICES DE SUPPORT........................................................................................................................................... 11
25. SYNTHESE DES SERVICES PAR NIVEAU DE SUPPORT ..................................................................................... 11
26. DESCRIPTIF DES SERVICES DE SUPPORT ........................................................................................................ 12
Référence : Advantage RH - Livret de Services – SaaS Page 0Document Confidentiel – Copyright SIGMA INFORMATIQUE 27. ENGAGEMENTS DE NIVEAUX DE SERVICES DE SUPPORT.............................................................................. 14 28. MODALITES DE TRAITEMENT DES DEMANDES.............................................................................................. 16 PARTIE E – CONDITIONS DE FOURNITURE DES SERVICES .......................................................................................................... 17 29. LANGUES DISPONIBLES .................................................................................................................................. 17 30. ROLE DES REFERENTS ..................................................................................................................................... 17 31. EXPRESSION DES BESOINS ............................................................................................................................. 17 32. ENVIRONNEMENT TECHNIQUE ...................................................................................................................... 18 33. LIMITATIONS TECHNIQUES DES SERVICES ..................................................................................................... 18 34. RESTRICTIONS DE FOURNITURE DES SERVICES ............................................................................................. 19 35. AUTRES PRESTATIONS .................................................................................................................................... 19 PARTIE F – NATURE DES TRAITEMENTS DE DONNEES POUVANT ETRE CONFIES A SIGMA INFORMATIQUE .............................. 19 ANNEXE 1 – Définitions ............................................................................................................................................................ 20 --------------------------------------------------- ...................................................................................................................... 21 Référence : Advantage RH - Livret de Services – SaaS Page 1
Document Confidentiel – Copyright SIGMA INFORMATIQUE
LIVRET DE SERVICES – SOFTWARE AS A SERVICE
SAAS – Advantage RH V8.6
PARTIE A – PREAMBULE
1. OBJET
1.1 Le présent Livret de Services a pour objet de définir les conditions et modalités techniques selon lesquelles SIGMA
INFORMATIQUE fournit au Client, des services de traitement de données, accessibles à distance par l’intermédiaire de
l’Internet et lui permettant de procéder à la gestion commerciale et logistique pour la distribution de certaines énergies et
ce, dans les limites des Services qu’il souscrit.
2. DEFINITIONS
2.1 Les termes commençant par une majuscule ont la signification qui leur est attribuée en Annexe 1 – Glossaire ou à tout autre
endroit du Livret de Services, qu’ils soient exprimés au singulier, au pluriel, sous forme de verbe, de participe, de nom ou
autre, à l’exception des termes prenant toujours une majuscule.
3. TRAITEMENT DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL
3.1 Le Traitement des Données à Caractère Personnel des Personnes Concernées réalisés dans le cadre des Services Applicatifs
est effectué au nom et pour le compte du Client par SIGMA INFORMATIQUE selon les modalités mentionnées dans la
Convention de Traitement de Données à Caractère Personnel et les Conditions Particulières de traitement.
PARTIE B – ACCES AUX SERVICES
4. ACCES WEB SECURISE
4.1 L’accès aux Services Applicatifs et aux Données est réalisé à travers l’adresse URL communiquée par SIGMA INFORMATIQUE
et sécurisée par des procédés de Demilitarized Zone (DMZ), de Secured Sockets Layers (SSL) ou de Transport Secured Layers
(TSL).
5. DISPONIBILITE
5.1 SIGMA INFORMATIQUE supervise, gère, administre et maintient les moyens matériels et immatériels qu’elle met en œuvre
tels que les équipements, serveurs, Réseaux, interconnexions et les Programmes Informatiques contenus dans les Services
Applicatifs et ce, afin de s’assurer de leur disponibilité mais aussi de celle des Données.
5.2 La disponibilité des Services Applicatifs et des Données est maintenue en condition opérationnelle conformément aux
niveaux de services ci-dessus :
TAUX DE DISPONIBILITE SUR
PSG 1 GTR1 RPO1
LA PSG
8h00-19h00 J+1 98,46 % J-1
1
Du lundi au vendredi, hors jours fériés et assimilés comme tels en France Métropolitaine.
Référence : Advantage RH - Livret de Services – SaaS Page 1Document Confidentiel – Copyright SIGMA INFORMATIQUE
PARTIE C – SERVICES APPLICATIFS
6. SERVICE SOCLE DOSSIER COLLABORATEUR
Données gérées
❑ Informations personnelles :
✓ Identification (état civil, adresse, famille, mutuelle et prévoyance)
✓ Administratif (handicap, titre de séjour, dotations aux équipements professionnels, photos)
✓ Coordonnées bancaires
❑ Vie contractuelle :
✓ Informations contractuelles, organigramme
✓ Historique de paie, Absences et compteurs
✓ Sanctions disciplinaires
❑ Parcours professionnel :
✓ Diplômes, habilitations/certifications
✓ Historique de carrière, historique rémunération
Fonctions
❑ Création / Mise à jour de données :
✓ Création et mise à jour des collaborateurs par profil
✓ Mise à jour en masse des informations
✓ Saisie individuelle et collective des absences
❑ Analyse et recherche d’informations :
✓ Recherche des collaborateurs multicritères
✓ Édition de fiches des collaborateurs au format PDF
✓ Requêteur intégré
✓ Synthèse des modifications et traceurs
❑ Gestion des évènements :
✓ Gestion des visites médicales
✓ Augmentation collective
✓ Suivi des avancements à l’échelon (Fonction Publique Territoriale - FPT)
Utilitaires
❑ Dématérialisation / Optimisation des documents :
✓ Liens vers des documents dématérialisés
✓ Outil de publipostage générique pour contrats, avenants et autres ou courrier
❑ Gestionnaire d’évènements :
✓ Création, suivi et mise en œuvre d’évènements personnalisés
✓ Gestionnaires d’alertes, envoi de mail automatique ou non
❑ Gestion des champs libres
❑ Gestion des profils d’accès et protections
❑ Gestion des données (import pour reprise, mise à jour / export pour étude, interface) :
✓ Outil générique de reprise de données
✓ Intégration de fichiers csv des données d’historique de paie
✓ Intégration de fichiers csv d’augmentation individuelle
✓ Automatisation des mises à jour de positionnement conventionnel et rémunération associée
✓ Intégration native avec les outils bureautiques (export vers Excel de toutes les listes et écrans de la solution)
✓ Moteur d’interfaces sortantes
✓ Logs de traitement
Caractéristiques
❑ Multi-sociétés : un seul identifiant pour accéder aux informations de tous vos collaborateurs
❑ Multi-populations : candidat, salariés, intérimaires, prestataires, retraités, etc.
❑ Multi-statuts: public (FPT) et privé
❑ Multi-organisations : organisation comptable, matricielle, filière métier
❑ Multi-analytiques et multiaxes
❑ Tous les champs sont historisés au jour le jour
❑ Modification prévisionnelle ou rétroactive
Référence : Advantage RH - Livret de Services – SaaS Page 2Document Confidentiel – Copyright SIGMA INFORMATIQUE
7. SERVICE SOCLE PAIE & DECLARATIF
Conformité réglementaire
Couverture du cadre réglementaire légal Français pour les localisations suivantes (paies en Euro) :
❑ Métropole
❑ Guadeloupe
❑ Martinique
❑ Guyane
❑ Réunion
Advantage RH ne dispose pas du référencement auprès des acteurs du monde maritime lui permettant de déclarer l’activité
des « gens de mer » affiliés à l’ENIM par la déclaration sociale nominative (DSN).
Plan de paie
❑ Plan de paie multi-conventions, multi-contrats, multi-statuts (public -FPT- et privé)
❑ Plan de paie personnalisable accessible et paramétrable sans langage informatique ou propriétaire
❑ Définition des règles de gestion et automatisation de calcul
❑ Mutualisation du plan de paie entre les différentes sociétés d’un groupe
❑ Détermination de nombreux compteurs (DIF, RTT, CET, Prêts, etc.)
❑ Définition du lien comptable
❑ Intégration des éléments réglementaires
Traitement de paie
❑ Traitements :
✓ Saisie en masse, individuelle, par sélection de population, en intégration de fichiers Excel
✓ Traitement de paie de tout type d’absences et congés
✓ Traitement des régularisations (salaires, base et plafond, cotisations)
❑ Préparation impacts traitement :
✓ Tickets restaurants : production du fichier de commande
✓ Génération des fichiers de règlements (SEPA, Hopayra)
✓ Génération des écritures comptables (provisions, analytiques, auxiliarisation des comptes)
❑ Suivi, Historisation :
✓ Historisation de l’ensemble des valeurs de paie
✓ Multi-contrat pour un même mois : un traitement et un bulletin de paie par période de contrat sur le mois
✓ Suivi des indemnités journalières de sécurité sociale
Déclaratifs
❑ Préparation et génération du fichier DPAE
❑ Traitement des DSN mensuelles et évènementielles (version P22V01 - norme 2022)
✓ Tableau de bord de votre activité déclarative
✓ Accès aux historiques des déclarations et au détail (recherche multi critères)
✓ Préparation des DSN
✓ Outils de contrôle et exports Excel
✓ Génération de fichiers tests ou réel pour dépôt manuel (Upload)
✓ DSN évènementielle 4 natures : arrêt de travail, reprise d’activité, fin de contrat de travail unique, amorçage des
données variables
❑ Formulaire de saisie de la Déclaration Obligatoire d’Emploi des Travailleurs Handicapés
Contrôle et états de paie
❑ Près d’une trentaine d’états pré-paramétrés standards exportables sous Excel : états des charges, états des rubriques,
journal de paie, récapitulatif Fillon, allocation familiale, CICE, états des règlements, etc.)
❑ Générateurs d’états paramétrables intuitifs permettant d’analyser les données de paie et absences sur un historique
non limité
❑ Solde de tout compte, certificats et attestations par publipostage sur la base de vos propres trames Word
Intéressement
❑ Ouverture des traitements et paramétrage des modes de répartition, rubrique à inclure ou exclure
❑ Préparation, rectification de la préparation
❑ Calcul des droits et éditions des droits
❑ Création des éléments de paie et traitement d’une paie d’intéressement et du placement sur le plan d’épargne
Référence : Advantage RH - Livret de Services – SaaS Page 3Document Confidentiel – Copyright SIGMA INFORMATIQUE
Prélèvement à la source – standard
❑ Calcul du Prélèvement à la source
8. SERVICE OPTIONNEL EDI ADMINISTRATION
EDI Administration
❑ Transfert automatisé des déclaratifs DSN sur la plateforme net-entreprise (machine to machine)
❑ Récupération des comptes-rendus métiers
❑ Récupération des taux PAS dans le CRM de la DGFIP
❑ Récupération des AER dans le CRM de Pôle Emploi
9. SERVICE OPTIONNEL IMPORT PAS
Prélèvement à la source
❑ Import manuel du fichier CRM des taux nominatifs
10. SERVICE OPTIONNEL SUIVI DES ABSENCES INDEMNISEES
Référentiels
❑ Renseigner les lignes d’indemnisations de la Sécurité Sociale
❑ Renseigner les lignes d’indemnisation du maintien employeur
❑ Définir les conditions de transfert en paie (avec subrogation et sans subrogation)
Subrogation
❑ Calcul de la date de fin de subrogation
❑ Déclaration de la date de fin de subrogation sur la DSN de signalement d’arrêt
Indemnisations maintien employeur
❑ Calcul du maintien employeur
❑ Contradiction du calcul
❑ Transfert en paie des jours maintenus pour le calcul du maintien de salaire
Indemnisations Sécurité sociale
❑ Calcul des IJSS estimées
❑ Collecte des IJSS réelles
❑ Propagation des IJSS réelles sur les IJSS estimées
❑ Transfert en paie des IJSS imposables et/ou non-imposables
Suivi des indemnisations
❑ Indicateurs des absences indemnisées par statut de paiement (aucun droit, en cours, à calculer, terminées)
❑ Liste des absences indemnisées à partir de critères de recherche avancée
❑ Suivi du détail des indemnisations par nature (SS, employeur)
❑ Visualisation des absences indemnisées sur la période du maintien des droits (12 mois par exemple)
❑ Visualisation des informations du collaborateur à date d’arrêt initial
❑ Suivi synthétique des indemnisations avec reste à percevoir et date dernier jour indemnisé par la SS
❑ Visualisation de la situation des transferts en paie
❑ Export sous Excel pour analyse des indemnisations
Clôture
❑ Recherche des absences prêtes à clôturer
❑ Clôture en masse
❑ Clôture unitaire
11. SERVICE PARTICIPATION
Paramétrage
❑ Paramétrages généraux à ancienneté, conditions d’application, intérêt et modalités de paiements
Référence : Advantage RH - Livret de Services – SaaS Page 4Document Confidentiel – Copyright SIGMA INFORMATIQUE
❑ Gestion des comptes comptables.
❑ Motifs de déblocage et lettre d’accompagnement.
❑ Taux d’intérêts des exercices
❑ Gestion des cotisations
Répartition
❑ Préparation, états de contrôle et rectification
❑ Calcul des droits et éditions
❑ Traitements des versements immédiats (transfert en paie pour prélèvement à la source)
❑ Courrier de versement
❑ Écritures comptables
Intérêts
❑ Calcul et journal des intérêts
❑ Écritures comptables des intérêts
Déblocages
❑ Traitement des déblocages normaux (états de contrôle, virement, courriers, écritures comptables)
❑ Traitement des déblocages anticipés (choix du collaborateur, éditions, contrôle, virement ou chèques et écritures
comptables)
12. SERVICE SIMULATION BUDGETAIRE
Hypothèses
❑ Construction de budget pluri-mensuel ou annuel
❑ Définition des hypothèses individuelles
❑ Création des collaborateurs simulés
❑ Définition des hypothèses sur le référentiel (plan de plaie, grille de salaire, structure d’organisation, etc.)
❑ Saisie de variables par individu, en masse
Calcul
❑ Calcul automatique des bruts et charges par un bulletin budgétaire individuel et mensuel
États
❑ Éditions des résultats budgétaires de manière consolidée ou sur différents axes
❑ Éditions des comparaisons entre différents budgets et avec le réalisé
Outils
❑ Duplication de budget
❑ Arrêté budgétaire
13. SERVICE PILOTAGE RH
Référentiel
❑ Intégration du module Datamart RH (collections de données prédéfinies : champs et mesures)
❑ Gestion des autorisations d’accès au module Pilotage RH
Fonctions
❑ Rapport, Affichages à la demande
✓ Recherche de rapports, affichage à la demande
✓ Tableaux de bords pré-livrés et rapport créés par l’utilisateur
✓ Navigation des rapports et affichage à la demande classés dans des arborescences
❑ Création, modification des tableaux de bord
✓ Création de tableaux de bords (regroupement de rapports sur une même page)
✓ Exécution avec les filtres prédéfinis des rapports standards
✓ Création libre d’affichage à la demande sur la base d’une collection de données prédéfinis sous forme de
listes, tableaux croisés à multiples axes, graphique simple ou complexe
❑ Enregistrements, exports
✓ Export sous multiples formats des rapports
✓ Enregistrement dans des répertoires libres
Référence : Advantage RH - Livret de Services – SaaS Page 5Document Confidentiel – Copyright SIGMA INFORMATIQUE
✓ Duplication des affichages rapports prédéfinis pour enregistrements dans des répertoires applicatifs libres
❑ Accès, mise à disposition
✓ Gestion des autorisations au rapport ou au dossier (niveau d’arborescence) à l’utilisateur ou au groupe
d’utilisateurs
✓ Planification d’exécution automatisée de rapports
14. SERVICE PENIBILITE ET RISQUES PROFESSIONNELS
Référentiel
❑ Détermination des facteurs de risques (Pénibilité ou non) et seuils d’exposition associés
❑ Définition des unités de travail
❑ Définition des mesures de prévention
Évaluation des unités de travail
❑ Identification des facteurs de risques associés, des périodes d’exposition et dépassement des seuils,
❑ Définition des mesures de préventions individuelles, collectives et organisationnelles
❑ Production de rapport d’analyse exportable sous Excel (synthèse globale, détail des UT)
Évaluation des collaborateurs
❑ Personnalisation
✓ Affectation des unités de travail
✓ Personnalisation de l’évaluation des risques
✓ Personnalisation des mesures de prévention
❑ Fiches pénibilité, capital d’exposition
✓ Production des rapports (fiche de pénibilité, Capital d’exposition, édition des seuils)
✓ Envoi fiche pénibilité par mail aux collaborateurs ou service de santé
15. SERVICE FORMATION
Reprises
❑ Reprise des historiques de formation
❑ Reprise des demandes de formation
Référentiel
❑ Élaboration du catalogue de formation
❑ Publication du catalogue dans l’intranet RH (si intranet RH formation disponible)
❑ Identification détaillée des organismes de formation
Détection des besoins de formation
❑ Fonction d’analyse des besoins (écarts de compétences, renouvellement habilitations, etc.)
❑ Demandes de formation issues des entretiens
❑ Demandes de formation formulées par les collaborateurs dans le cadre de l’accès à leur intranet RH
❑ Demandes saisies en masse par le gestionnaire de formation
Suivi des demandes de formation
❑ Arbitrage des demandes de formation
❑ Suivi et mise à jour en masse du vivier et des statuts (refusé, gelé, accordé, au plan, réalisé)
❑ Suivi des réalisations
❑ Notification automatique au manager lors d’une mise à jour de statut (si module intranet Formation actif)
❑ Envoi de message au manager pour réception dans leur fonction d’alertes (si module intranet Formation actif)
Élaboration du plan de formation
❑ Détermination des enveloppes budgétaires de votre organisation par structure
❑ Basculement du vivier des demandes au sein du plan
❑ Besoins nominatifs ou non nominatifs
❑ Évaluations prévisionnelles des coûts de formations
Suivi administratif des formations
❑ Recherche multicritères
❑ Suivi administratif des formations
❑ Intégration des problématiques liées au multi-dispositif, multi types d’actions, formations internes ou externes
Référence : Advantage RH - Livret de Services – SaaS Page 6Document Confidentiel – Copyright SIGMA INFORMATIQUE
❑ Planning des sessions
❑ Publipostage (convocation, attestation, attestation de présence)
❑ Évaluation des formations avec analyses statistiques et graphiques
Reporting et états
❑ Nombreux états de reporting
❑ Comparaison avec le prévisionnel et le budget
❑ Requêteur intégré
❑ Historique individuel des formations
❑ Passeport formation
Aspects financiers
❑ Calcul des coûts salariaux en automatique en fonction de vos choix de paramétrage (dernier taux connu, moyenne
des 12 derniers mois, etc.)
❑ Suivi de l’ensemble des coûts des formations
❑ Évaluations automatiques des prises en charges
❑ Gestion des multi-financements
❑ Suivi des dossiers de demandes de prise en charge
16. SERVICE GPEC ET ENTRETIENS
Référentiels
❑ Création et mise à jour du référentiel des compétences sur une arborescence libre
❑ Création et mise à jour du référentiel des activités sur une arborescence libre
❑ Création et mise à jour du référentiel de métier en lien avec les référentiels de compétences et activités pour
définition de requis
❑ Définition des niveaux attendus, du statut pour chaque requis
Réaliser et suivre des campagnes d’entretien
❑ Recherche multicritères et consultation des entretiens réalisés
❑ Création et modification des entretiens non figés
❑ Édition individuelle ou collective d’une préparation au format PDF
❑ Édition individuelle ou collective du contenu des entretiens au format PDF
❑ Publipostage individuel ou collectif du contenu des entretiens
❑ Édition du passeport formation
❑ Consolidation des demandes d’évolution
❑ États collectifs du résultat des entretiens
Collaborateurs
❑ Affectation des collaborateurs à un ou plusieurs métiers (requis postes) et définition d’une période d’application
❑ Affectation automatique des compétences et activités en fonction du requis poste de rattachement
❑ Consultation des compétences et activités affectés, des évaluations pour chaque compétence et activité.
Consultation de l’historique d’évaluation
Analyses et projections
❑ Recherches d’analogies
✓ Recherche de postes et de collaborateurs disposant d’une ou plusieurs compétences
✓ Recherche de postes et de collaborateurs disposant d’une ou plusieurs activités
❑ Analyses d’écarts
✓ Analyse des écarts entre les attendus d’un poste et l’évaluation du collaborateur
✓ Comparaison d’un poste avec un autre ou plusieurs postes
✓ Comparaison d’un collaborateur avec un ou plusieurs postes
❑ Analyses collectives
✓ Analyse collective des ressources en fonction des requis attendus
✓ Analyse collective des écarts : écarts d’un groupe de collaborateur entre les requis de leur poste et leur
évaluation
17. SERVICE INTRANET RH SOCLE
Le Service intranet RH Socle ne peut fonctionner sans le Service Socle Dossier Collaborateur.
Référence : Advantage RH - Livret de Services – SaaS Page 7Document Confidentiel – Copyright SIGMA INFORMATIQUE
Administration
❑ Gestion des autorisations d’accès
❑ Administration des profils
❑ Administration des populations accessibles
Accès manager
Le manager utilise son profil Manager pour accéder aux données de son équipe et piloter son activité RH. Aidé par le
service RH qui lui met à disposition les informations, il peut intervenir dans les principaux domaines RH : gestion des
ressources, gestion des carrières et rémunération. Il connait le dossier de ses subordonnées.
❑ Accès à l’annuaire de l’entreprise et de son équipe
❑ Accès au détail des informations individuelles de son équipe
Accès collaborateur
Le collaborateur gagne à se connecter à l'Intranet RH pour disposer d'un accès centralisé à toutes les données et
fonctions RH le concernant. Il peut signaler des demandes de changement.
❑ Accès à l’annuaire de l’entreprise
❑ Accès à sa fiche individuelle
❑ Demande de modifications de ses informations personnelles
❑ Accès au centre des notifications (validation des demandes, alertes)
Accès Expert RH
L’expert RH dispose d'un profil Expert RH via l'Intranet RH pour contribuer au partage contrôlé des informations,
superviser les processus et demandes de changements. Elle recueille toute la matière des domaines décentralisés auprès
des managers et collaborateurs.
❑ Accès à l’annuaire de l’entreprise
❑ Accès aux fiches individuelles des collaborateurs
❑ Accès au centre des notifications (validation des demandes, alertes)
18. SERVICE OPTIONNEL INTRANET RH ENTRETIENS
Le Service intranet RH entretiens ne peut fonctionner sans le Service GPEC et Entretiens
Référentiel
❑ Construction des trames d’entretien par duplication d’une trame existante ou non
Accès manager
❑ Information synthétique dans son écran d’accueil des actions à mener
❑ Préparation des entretiens pour ses collaborateurs
❑ Accès aux historiques des entretiens
❑ Accès aux préparations diffusées par ses collaborateurs
❑ Réalisation des entretiens
❑ Demande de formation (si module Intranet RH Formation activé)
❑ Impression des entretiens par publipostage
❑ Diffusion de l’entretien pour visas
❑ Transfert de l’entretien pour complément
❑ Apport de visas
❑ Clôture de l’entretien
Accès collaborateur
❑ Accès aux historiques des entretiens
❑ Impression de l’entretien
❑ Préparation de l’entretien
❑ Diffusion de la préparation au manager
Référence : Advantage RH - Livret de Services – SaaS Page 8Document Confidentiel – Copyright SIGMA INFORMATIQUE
19. SERVICE OPTIONNEL INTRANET RH FORMATION
Le Service intranet RH Formation ne peut fonctionner sans le Service Formation
Référentiel
❑ Définition en back office, des stages disponibles dans le catalogue de formation de l’intranet RH Formation
Accès manager
❑ En dehors des entretiens, création d’une demande de formation individuelle ou collective pour les membres de
son équipe
❑ Recherche des demandes de formation issues des entretiens ou non
❑ Consultation des demandes de formations de manière individuelle
❑ Consultation des notifications automatiques en cas de changement de statuts et message transmis par l’expert RH
❑ Modification individuelle des demandes de formations non prises en charge par l’expert RH
❑ Consultation des demandes de formation en cours dans les entretiens (si module Intranet entretien acquis)
❑ Création de demandes de formation individuelles dans la fonction entretien (si module Intranet entretien acquis)
❑ Consultation des actions de formations réalisées sur une période paramétrable dans le paramétrage de la trame
(si module Intranet entretiens acquis)
Accès Expert RH
❑ Notification automatique au manager lors d’une mise à jour de statut (si module intranet Formation actif)
❑ Envoi de message au manager pour réception dans leur fonction d’alertes (si module intranet Formation actif)
20. SERVICE CONNECTEUR GTA
❑ Transfert automatisé des données des collaborateurs créés et modifiés par fichier plat vers la GTA
(fichier complet ou fichier delta) sur la dernière image enregistrée sur le collaborateur
(liste des champs libre dans la limite des champs proposé dans l’export)
❑ Récupération automatisée ou manuelle des données d’absences de la GTA au sein d’Advantage RH par fichier plat
❑ Mail proposant un compte rendu d’intégration et accès aux logs de contrôle
❑ Intégration des variables de paie issues de la GTA au sein du module de paie par fichier plat
21. SERVICE CONNECTEUR PRIMOBOX
❑ Dématérialisation des bulletins
✓ Transfert automatisé ou manuel des bulletins de paie vers la plateforme Primobox
✓ Validation avant transfert
✓ Notification de création du coffre-fort salarié via les mails collaborateurs saisis dans ARH
❑ Dématérialisation et signature électronique des contrats (et autres documents individuels)
✓ Définition des signataires des contrats au niveau du domaine Advantage RH
✓ Notification par mail au candidat ou au salarié de la mise à disposition d’un nouveau document
dans le coffre-fort
✓ Signature par le signataire dans l’entreprise puis envoi pour signature par le candidat ou le salarié
✓ Gestion du passage de candidat à salarié dans le cas d’une embauche
22. SERVICE CONNECTEUR QUARKS’UP
Flux d’initialisation de Quarks’Up par Advantage RH
❑ Données de référentiel
❑ Données des collaborateurs (informations personnelles)
❑ Données des postes (informations professionnelles) avec reprise de l’historique (12 mois) des taux horaires chargés et
nets
Référence : Advantage RH - Livret de Services – SaaS Page 9Document Confidentiel – Copyright SIGMA INFORMATIQUE
Flux récurrent (mise à jour de Quarks’Up par Advantage RH) : transfert automatisé selon fréquence paramétrable
❑ Données de référentiel
✓ Barèmes mutuelle
✓ Catégories
✓ Coefficients
✓ Conventions collectives
✓ Echelons
✓ Horaires hebdomadaires
✓ Imputations
✓ Motifs d’embauche
✓ Motifs de départ
✓ Natures de handicap
✓ Niveaux
✓ Services
✓ Types de contrats
✓ Types de population
❑ Données de rémunérations
Flux récurrent (mise à jour d’Advantage RH par Quarks’Up) : transfert automatisé selon fréquence paramétrable
❑ Données de référentiel
✓ Cadres d’emploi
✓ Catégories d’agents
✓ Fonctions
✓ Grades
❑ Données des collaborateurs (informations personnelles)
❑ Données des postes (informations professionnelles)
23. FONCTIONALITES DE GESTION DES DROITS DES PERSONNES CONCERNEES PAR LES TRAITEMENTS
FONCTIONNALITES
Droit d’accès de la personne concernée
❑ Extraction des données par les utilisateurs habilités
✓ Visualisation des données
❑ Paramétrage des données à extraire par les utilisateurs habilités
❑ Accès par interface homme machine aux données des utilisateurs du logiciel par les utilisateurs
✓ Visualisation des données
❑ Accès par interface homme machine aux données des personnes concernées par les personnes concernées
✓ Visualisation partielle des données
Droit de rectification
❑ Mise à jour des données à caractère personnel par les utilisateurs
✓ Modification des données
✓ Rectification des données
❑ Accès par interface homme machine par les personnes concernées pour mise à jour des données à caractère personnel
✓ Modification des données sur le périmètre de l’Intranet RH
✓ Rectification des données sur le périmètre de l’Intranet RH
Droit à l’effacement (droit à l’oubli)
❑ Suppression des données par les utilisateurs
❑ Accès par interface homme machine par les personnes concernées pour suppression des données à caractère
personnel sur le périmètre de l’Intranet RH
24. FACILITATEURS POUR LA PROTECTION DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL
FACILITATEURS
Minimisation des données
❑ Désactivation par masquage des champs de données (Back Office)
Zones de commentaires libres
❑ Affichage de messages d’alerte ou de sensibilisation ou d’information relatifs aux zones de commentaires libres
(Entretien)
Référence : Advantage RH - Livret de Services – SaaS Page 10Document Confidentiel – Copyright SIGMA INFORMATIQUE
❑ Gestion des zones de commentaires libres
✓ Désactivation des zones de commentaires libres
✓ Remplacement des zones de commentaires libres par des menus déroulants
✓ Remplacement des zones de commentaires libres par des cases à cocher
❑ Contrôle en masse des zones de commentaires libres
Chiffrement des données
❑ Chiffrement des données sensibles
✓ Chiffrement en base des données sensibles
✓ Chiffrement des transferts des données sensibles
❑ Stockage des clés de chiffrement hors base
Authentification
❑ Individualisation des codes d’accès et mots de passe
❑ Complexité des mots de passe
✓ Mots de passe à restriction d’accès
✓ Paramétrage de la complexité des mots de passe des comptes utilisateurs
❑ Stockage des mots de passe sous forme de hash
❑ Intégration à un référentiel d’authentification externe (LDAP, Active Directory, etc.)
Gestion des habilitations
❑ Gestion des profils d’habilitation via un outil d’administration
❑ Conception des profils d’habilitations
✓ à la tâche
✓ aux responsabilités
✓ par sites géographiques
✓ par entité juridique utilisatrice
❑ Déclinaison des droits génériques par profil d’habilitation
✓ consultation
✓ création
✓ modification
✓ suppression
❑ Déclinaison des droits spécifiques par profil d’habilitation
✓ affichage des seules données autorisées
Traçabilité des opérations
❑ Traçabilité des accès (ARH, PAIE, Intranet RH)
✓ identifiant utilisateur
✓ date et heure de connexion
✓ date et heure de déconnexion
❑ Traçabilité horodatée des opérations par utilisateur (Fiche Collaborateur)
✓ consultation
✓ création
✓ modification
✓ suppression
Collecte des données auprès de la personne concernée par interface homme machine
❑ Affichage de messages concernant la finalité des traitements réalisés
PARTIE D – SERVICES DE SUPPORT
25. SYNTHESE DES SERVICES PAR NIVEAU DE SUPPORT
SUPPORT STANDARD SUPPORT PREMIUM
SERVICES CONTENU SLA CONTENU SLA
ACCES AU SUPPORT CLIENT
Accès à l'espace documentaire en ligne
Par le portail √
24/7 √√ 24/7
client
Accès aux services d'assistance et de maintenance
Par l’application
mobile YES X
Référence : Advantage RH - Livret de Services – SaaS Page 11Document Confidentiel – Copyright SIGMA INFORMATIQUE
Anomalie 8H30-12H30 / 8H30-12H30 /
Par la hotline √
bloquante 14H-18H 14H-18H
uniquement
Accès à un interlocuteur privilégié X √
ASSISTANCE UTILISATEUR
Informations sur le fonctionnement des Services Applicatifs
Informations sur les paramétrages des Services Applicatifs
√ Best effort √ 2 semaines maximum
Informations sur les évolutions des Services Applicatifs
Réinitialisation des codes d’identification au portail client
MAINTENANCE DES SERVICES APPLICATIFS
Prise en charge
7h maximum 1h maximum
des dossiers
Anomalies
2 jours maximum 1 jour maximum
bloquantes
Maintenance corrective des Services Applicatifs
Anomalies Version supérieure
Version supérieure suivante
majeures suivante
√ √
Anomalies
Best effort Best effort
mineures
Maintenance évolutive des Services Applicatifs
- -
Maintenance règlementaire des Services Applicatifs
REPORTING/PILOTAGE DU CONTRAT
Bilan d’activité trimestriel (tableau de bord) x √
-
-
Comité de suivi trimestriel (point téléphonique 1h) x √
26. DESCRIPTIF DES SERVICES DE SUPPORT
26.1 ACCESSIBILITE DU SUPPORT
Accès à l’espace documentaire en ligne
Le Référent du Client peut consulter la documentation relative aux Services Applicatifs dans l’espace documentaire accessible
depuis le Portail Web à https://espaceclient.sigma.fr et depuis l’application mobile YES. La documentation disponible pour le Client
comprend notamment le manuel utilisateur, les documentations produits, les prérequis techniques, les offres de formations et de
services complémentaires, les infos-versions relatives aux Services Applicatifs, des infos-législation et des fiches thèmes.
Formulation et Suivi des Demandes de Support
Le Référent du Client peut formuler des Demandes de Support au Service Desk ou consulter les Demandes de Support en cours
de traitement par l’intermédiaire :
- De la plateforme de ticketing disponible depuis le Portail Web de SIGMA INFORMATIQUE : https://espaceclient.sigma.fr
et depuis l’application mobile YES,
- De la hotline : au numéro public communiqué par SIGMA INFORMATIQUE au Client (uniquement disponible pour les
Anomalies Bloquantes si le Client a souscrit le niveau de service support Standard).
Les numéros communiqués sont susceptibles d’être modifiés à tout moment pour les besoins de l’organisation interne de SIGMA
INFORMATIQUE. Le Client en est informé préalablement.
Fonctionnalités du Portail Web
L’ensemble des fonctionnalités du Portail Web sont précisées dans le livret d’utilisation téléchargeable depuis le Portail Web. Les
fonctionnalités du Portail Web sont susceptibles d’être modifiées à tout moment. Le Client en est informé préalablement.
Référence : Advantage RH - Livret de Services – SaaS Page 12Document Confidentiel – Copyright SIGMA INFORMATIQUE
Fonctionnalités de l’application mobile YES (Support Premium)
L’ensemble des fonctionnalités de l’application mobile YES sont précisées dans la documentation produit disponible sur support
durable à l’adresse www.sigma.fr/customer-agreements. Les fonctionnalités de l’application mobile YES sont susceptibles d’être
modifiées à tout moment. Le Client en est informé préalablement.
Accès à un interlocuteur privilégié (Support Premium)
Le Référent du Client peut communiquer avec un interlocuteur privilégié de SIGMA INFORMATIQUE défini par SIGMA
INFORMATIQUE pour le suivi du traitement des Demandes de Support en cours. En cas et pendant l’absence de ce dernier, le
Référent du Client est mis en relation avec un autre interlocuteur du Service Desk de SIGMA INFORMATIQUE.
26.2 ASSISTANCE UTILISATEUR
Information sur le fonctionnement des Services Applicatifs
Le Service Desk de SIGMA INFORMATIQUE fournit des informations :
- sur les fonctionnalités des Services Applicatifs et le contenu de ces fonctionnalités par référence à la documentation
disponible mise à disposition du Client, le cas échéant,
- Sur les manipulations pouvant être faites avec les différentes fonctionnalités des Services Applicatifs.
Information sur les paramétrages des Services Applicatifs
Le Service Desk de SIGMA INFORMATIQUE fournit des informations :
- Sur les paramétrages des fonctionnalités des Services Applicatifs et le contenu de ces paramétrages par référence à la
documentation disponible mise à disposition du Client, le cas échéant,
- Sur les manipulations pouvant être faites afin de permettre au client de réaliser des paramétrages.
Information sur les évolutions des Services Applicatifs
Le Service Desk de SIGMA INFORMATIQUE fournit des informations :
- Sur les évolutions en cours des fonctionnalités des Services Applicatifs par référence à la documentation disponible mise
à disposition du Client, le cas échéant,
- Sur les évolutions envisagées et à venir des fonctionnalités des Services Applicatifs.
Le Référent du Client peut également formuler des demandes d’évolution des Services Applicatifs, en termes de fonctionnalités
et d’ergonomie des Services Applicatifs qui seront étudiées par SIGMA INFORMATIQUE en vue d’une éventuelle mise en œuvre
dans les Services Applicatifs. Si la demande d’évolution est retenue par SIGMA INFORMATIQUE, celle-ci sera rendue disponible au
Client soit au travers d’une Version Supérieure, soit d’un nouveau module des Services Applicatifs, le cas échéant.
Réinitialisation des Codes d’Identification au Portail Web
En cas de perte ou d’oubli des Codes d’Identification au Portail Web par le Référent du Client, celui-ci peut obtenir sur demande
auprès de la hotline de nouveaux Codes d’Identification uniques lui permettant d’accéder à l’espace documentaire et à la
plateforme de ticketing.
26.3 MAINTENANCE
Maintenance corrective
Le service de maintenance corrective consiste dans :
- Le diagnostic des Anomalies des Services Applicatifs constatées par le Client,
- La fourniture de patch pour corriger l’Anomalie afin d’obtenir le résultat prévu par la fonctionnalité des Services
Applicatifs,
- La fourniture de solutions de contournement de l’Anomalie si celle-ci ne peut être corrigée.
Référence : Advantage RH - Livret de Services – SaaS Page 13Document Confidentiel – Copyright SIGMA INFORMATIQUE
Ce service est fourni :
- Pour les seules Anomalies reproductibles par SIGMA INFORMATIQUE,
- Sous-réserve que le Référent du Client fournisse l’ensemble des éléments du contexte de l’apparition de l’Anomalie,
c’est-à-dire l’ensemble des manipulations et saisies réalisé par l’utilisateur dans les Services Applicatifs préalablement à
l’apparition de l’Anomalie.
Maintenance évolutive
Le service de maintenance évolutive consiste à :
- Modifier ou ajouter des fonctionnalités aux modules des Services Applicatifs par la fourniture de Versions Mineures ou
Majeures des Services Applicatifs,
- Fournir au Client les mises à jour du manuel utilisateur des Services Applicatifs, de la documentation produit, des
prérequis techniques des Services Applicatifs résultant des modifications et ajouts de fonctionnalités aux Services
Applicatifs.
Les modifications et ajouts des fonctionnalités aux Services Applicatifs réalisés sont ceux retenus par SIGMA INFORMATIQUE suite
à des demandes d’évolution réalisées par le Client ou du Club Utilisateur ou à ses travaux internes d’amélioration des Services
Applicatifs. Le service de maintenance évolutive ne comprend pas la fourniture de nouveaux modules des Services Applicatifs ou
de nouvelles options payantes des modules des Services Applicatifs.
Maintenance règlementaire
Le service de maintenance règlementaire consiste à :
- Modifier ou ajouter des fonctionnalités aux Services Applicatifs par la fourniture de Versions Mineures ou Majeures des
Services Applicatifs afin de modifier les fonctionnalités déjà existantes des Services Applicatifs et rendues nécessaires par
la réglementation,
- Fournir au Client les mises à jour du manuel utilisateur des Services Applicatifs, de la documentation produit, et des
prérequis techniques des Services Applicatifs résultant des modifications et ajouts de fonctionnalités aux Services
Applicatifs.
Le service de maintenance règlementaire ne comprend pas la fourniture de nouveaux modules des Services Applicatifs ou de
nouvelles options payantes des modules des Services Applicatifs.
26.4 REPORTING- PILOTAGE DU CONTRAT
Bilan d’activité trimestriel (Support Premium)
SIGMA INFORMATIQUE fournit au Client un bilan d’activité trimestriel de ses Dossiers dont notamment, du respect des indicateurs
de niveaux de services. Ce reporting est fourni au Client selon un modèle fourni par SIGMA INFORMATIQUE.
Comité de suivi trimestriel (Support Premium)
Le Référent du Client peut, au maximum une (1) fois par trimestre, demander l’organisation d’une réunion téléphonique avec un
interlocuteur du Service Desk de SIGMA INFORMATIQUE pour une durée maximum d’une (1) heure afin de faire un point de suivi
spécifique sur les Dossiers du Client à partir du bilan d'activité trimestriel fourni par SIGMA INFORMATIQUE.
27. ENGAGEMENTS DE NIVEAUX DE SERVICES DE SUPPORT
27.1 Disponibilité du Service Desk
Le Service Desk de SIGMA INFORMATIQUE est disponible, conformément aux niveaux de services ci-dessous :
NIVEAUX DE SERVICES DISPONIBILITE
Portail Web 24/24 - 7/7
1
Assistance téléphonique 8:30/12:30 – 14:00-18 :00
Application mobile YES (support Premium) 24/24 - 7/7
1
Du lundi au vendredi, hors jours fériés et assimilés comme tels en France Métropolitaine.
Référence : Advantage RH - Livret de Services – SaaS Page 14Document Confidentiel – Copyright SIGMA INFORMATIQUE Référence : Advantage RH - Livret de Services – SaaS Page 15
Document Confidentiel – Copyright SIGMA INFORMATIQUE
27.2 Prise en charge et résolution des Demandes de Support
Prise en charge et résolution des Demandes de Renseignement
SIGMA INFORMATIQUE répond aux Demandes de Renseignement et fournit une solution, conformément aux niveaux de services
ci-dessous :
DELAI DE RESOLUTION2
NIVEAUX DE SERVICES SUPPORT STANDARD SUPPORT PREMIUM
Informations sur le fonctionnement des Services Applicatifs
Informations sur les paramétrages des Services Applicatifs
Best effort 2 semaines maximum
Informations sur les évolutions des Services Applicatifs
Réinitialisation des codes d’identification au portail client
Prise en charge et résolution des Demandes de Maintenance Corrective
SIGMA INFORMATIQUE répond aux Demandes de Maintenance Corrective et fournit une solution, conformément aux niveaux de
services ci-dessous :
DELAI DE PRISE EN CHARGE2 DELAI DE RESOLUTION2
SUPPORT SUPPORT SUPPORT SUPPORT
NIVEAUX DE SERVICES
STANDARD PREMIUM STANDARD PREMIUM
Anomalie Bloquante 7 heures 1 heure 2 jours 1 jour
Version Supérieure Version Supérieure
Anomalie Majeure3 7 heures 1 heure
suivante suivante
Anomalie Mineure 7 heures 1 heure Best effort Best effort
2
Du lundi au vendredi pendant les heures de disponibilité du support, hors jours fériés et assimilés comme tels en France
Métropolitaine.
3
Sous réserve que l’Anomalie soit déclarée au moins un (1) mois avant la date de livraison de la prochaine Version Supérieures des
Services Applicatifs, à défaut la résolution est pris en compte dans la Version Supérieure suivante .
Les temps de réponse du Client aux questions posées et compléments d’informations demandés par SIGMA INFORMATIQUE
suspendent l’écoulement des délais de prise en charge et/ou de résolution, le cas échéant. Le délai de résolution commence à
courir lorsque l’Anomalie a été prise en Charge par SIGMA INFORMATIQUE.
28. MODALITES DE TRAITEMENT DES DEMANDES
28.1 Création du dossier
Lorsque SIGMA INFORMATIQUE reçoit une Demande de Support par l’intermédiaire du Portail Web, de l’application mobile YES
ou de l’assistance téléphonique, celle-ci fait l’objet de l’ouverture d’un Dossier auquel est attribué un numéro unique
d’identification communiqué au Client.
Toute demande complémentaire à une Demande de Support déjà en cours de traitement fait l’objet de l’ouverture d’un nouveau
Dossier. S’il s’avère que la même Demande de Support est déjà en cours de traitement, le Dossier est automatiquement clos par
SIGMA INFORMATIQUE. Le Client en est alors informé et l’information est mentionnée dans le Dossier faisant déjà l’objet d’un
traitement pour le même objet.
28.2 Traitement des dossiers
Lorsque le Dossier a été ouvert, la Demande de Support est prise en charge par SIGMA INFORMATIQUE dans les délais mentionnés
à la section « Engagements de Niveaux de Services de Support ». Après analyse du Dossier, SIGMA INFORMATIQUE peut :
(i) Requalifier la nature de l’Anomalie en Anomalie Bloquante, Majeure ou Mineure ou encore en Demande de
Renseignement s’il s’avère que la qualification donnée par le Client est erronée eu égard aux caractéristiques
réelles de l’Anomalie ;
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