LIVRET DU PARTICIPANT EN PRÉSENTIEL - 2022 ASSEMBLÉE INTERNATIONALE ORLANDO (FLORIDE) - My Rotary
←
→
Transcription du contenu de la page
Si votre navigateur ne rend pas la page correctement, lisez s'il vous plaît le contenu de la page ci-dessous
2022
ASSEMBLÉE INTERNATIONALE
LIVRET DU PARTICIPANT
EN PRÉSENTIEL
ORLANDO (FLORIDE)TABLE DES MATIÈRES
Lettre de bienvenue......................................................................................................................................................................... 1
Informations générales............................................................................................................................................................. 2
Grandes lignes du programme........................................................................................................................................ 8
Réservations de voyage.............................................................................................................................................................. 10
Directives et procédures pour les déplacements............................................................................... 11
Présentation de l’assurance voyages..................................................................................................................... 12
Carte d’assurance................................................................................................................................................................................ 13
Formulaires – Liste de contrôle................................................................................................................................... 15
Ces informations peuvent changer postérieurement
à la mise sous presse de cette publication.Octobre 2021
À l’attention des participants en présentiel à l’Assemblée internationale 2022 :
Chers amis,
C’est avec grand plaisir que je vous invite à vous inscrire à l’Assemblée
internationale 2022. Cette formation a pour objectif de doter les gouverneurs élus
et leurs conjoints de tous les atouts pour réussir leur mandat, de les informer des
priorités de notre organisation pour l’année à venir et de leur permettre de nouer
des liens avec leurs camarades de promotion venus des quatre coins du monde.
Cette année encore, le programme de l’Assemblée a été spécifiquement conçu
pour correspondre aux intérêts et aux expériences de tous.
Notre priorité étant de préserver la santé et la sécurité de nos membres, nous
proposons deux formules pour cette assemblée.
Un événement en présentiel pour les personnes entièrement vaccinées et qui
peuvent se déplacer se déroulera du 16 au 20 janvier 2022, au Rosen Shingle
Creek à Orlando (Floride). Cette assemblée sera similaire à celle des années
précédentes avec des séances plénières, des groupes de discussion et des
activités. Cette année, nous lui avons apporté quelques modifications par
mesure de précaution pour votre santé et votre sécurité.
L’événement en ligne se déroulera entre le 7 et le 15 février 2022 pour ceux
qui n’auront pas pu assister à celui en présentiel ou qui préféreraient une
Assemblée internationale en ligne, plus flexible. L’événement en ligne
comprendra des vidéos des séances plénières en présentiel, des groupes de
discussion en ligne avec un panel de gouverneurs élus et des activités en ligne.
Je vous invite à prendre connaissance des informations comprises dans ce
manuel avant de remplir les formulaires.
Le personnel du Rotary se tient à votre entière disposition pour vous apporter
tout le soutien nécessaire durant votre mandat. J’ai hâte de rencontrer
chacun d’entre vous dans le cadre de cette réunion annuelle essentielle au
fonctionnement de notre organisation.
Sincères salutations,
John Hewko
Secrétaire général
ONE ROTARY CENTER, 1560 SHERMAN AVENUE, ILLINOIS 60201-3698, USA • ROTARY.ORG
1INFORMATIONS GÉNÉRALES
ORLANDO pas d’Amérique du Nord ou s’il vous est impossible
Les températures en janvier varient entre 9 °C (49 °F) d’arriver pour 13 h 00 en raison des horaires de votre
et 22 °C (71 °F). Les pluies sont faibles, l’humidité vol, le Rotary pourra vous rembourser une nuit
est inférieure à la normale et l’ensoleillement est d’hôtel supplémentaire. À l’heure actuelle, le Rotary
important. Il est recommandé d’emporter une veste n’autorise pas les déplacements personnels avant
légère ou un chandail pour les soirées en extérieur. Il la date de l’Assemblée et les déconseille vivement.
est également conseillé de prévoir une veste ou un pull Les frais d’annulation ou de modification des billets
en intérieur, car l’hôtel est climatisé. d’avion sont la seule responsabilité du voyageur et ne
seront pas remboursés par le Rotary.
Pour en savoir davantage, veuillez consulter le site
web www.visitorlando.com.
HÔTEL
L’Assemblée internationale se tiendra au
VOYAGE
Rosen Shingle Creek.
Veuillez utiliser le RITS® pour réserver vos billets
d’avion pour l’Assemblée. L’hôtel est entièrement non-fumeur. Cette règle
s’applique aux restaurants, salles de réunion,
Le RITS® vous enverra un e-mail contenant une
espaces publics, lieux de travail du personnel de
invitation à réserver votre billet ainsi qu’une
l’hôtel et chambres. Des espaces fumeurs situés
référence de voyage (Trip ID) à utiliser auprès de
à l’extérieur de l’hôtel sont toutefois disponibles.
votre agence RITS®.
Les amendes en cas d’infraction ne sont pas
Gouverneurs élus et conjoints remboursées par le Rotary. Coordonnées de l’hôtel :
Vous pouvez réserver vos billets d’avion dès la Rosen Shingle Creek
réception de l’invitation auprès de l’agence RITS® 9939 Universal Boulevard
de votre pays. Les personnes qui voyagent seules Orlando, FL 32819, États-Unis
et ont recours à l’agence basée aux États-Unis Téléphone : +1-407-996-9939
peuvent utiliser l’outil de réservation Concur pour Fax : + 1-407-996-9935
réserver leur vol. Les agences sont prévenues que www.rosenshinglecreek.com
les gouverneurs élus et les participants officiels
invités par le Rotary doivent arriver à l’aéroport Arrivée / Départ
international d’Orlando avant 15 h 00 le dimanche Avant 15 h 00, les chambres ne sont pas garanties
16 janvier. Si cela s’avère impossible, la réservation et sont attribuées selon leur disponibilité. En
prendra en compte une arrivée le samedi 15 janvier raison du grand nombre d’arrivées le samedi 15 et le
aux frais du Rotary. À l’heure actuelle, le Rotary dimanche 16 janvier, il se peut que vous soyez dans
n’autorise pas les déplacements personnels avant l’obligation de laisser vos bagages à la consigne en
la date de l’Assemblée et les déconseille vivement. attendant que votre chambre soit prête.
Les frais d’annulation ou de modification des billets Les chambres doivent être libérées avant 11 h 00.
d’avion sont la seule responsabilité du voyageur Pour libérer votre chambre plus tard, veuillez
et ne seront pas remboursés par le Rotary. Sauf contacter la réception de l’hôtel pour obtenir
si les vols disponibles ne leur permettent pas une dérogation. Un supplément vous sera
d’arriver à temps pour l’Assemblée, les participants éventuellement facturé et ne sera pas remboursé.
choisissant d’arriver avant le dimanche 16 janvier En raison du nombre élevé de départs le vendredi 21
devront en assumer les coûts. janvier, le Rosen Shingle Creek proposera un service
Training leaders de prise en charge de bagages. Des instructions
Les training leaders qui ont recours à l’agence basée détaillées vous seront fournies sur place lorsque vous
aux États-Unis peuvent utiliser l’outil de réservation recevrez vos documents d’inscription.
Concur pour réserver un vol arrivant à l’aéroport À votre arrivée à l’aéroport - Pour les gouverneurs
international d’Orlando au plus tard à 13 h 00 le élus et les participants officiels
jeudi 11 janvier. Si cela s’avère impossible, vous Le Rotary assure un service de navettes desservant
pouvez contacter un agent RITS® de votre pays qui l’hôtel Rosen Shingle Creek le samedi 15 et le
réservera un autre vol international. Si vous ne venez dimanche 16 janvier. Vous devrez prévoir d’arriver
2à l’hôtel avant 16 h 00 le dimanche 16 janvier. Ces directives et obligations pour la participation
Les participants arrivant la veille devront se rendre en présentiel à l’Assemblée sont sujettes à
à l’hôtel par leurs propres moyens. Les frais de taxi modification, selon les nouvelles décisions des
sont remboursables conformément aux directives autorités de santé locales et nationales. Veuillez
concernant les frais de déplacements. consulter régulièrement vos e-mails et la page de
l’Assemblée internationale sur Mon Rotary pour
Pour les training leaders vous tenir au courant.
Les training leaders doivent arriver à l’hôtel
le mardi 11 janvier avant 15 h 00. L’aéroport
MODALITÉS D’INSCRIPTION SUR PLACE
international d’Orlando propose de nombreux
services de transport. Ces frais sont remboursables. Gouverneurs élus et participants officiels
Retirez votre dossier d’inscription le dimanche
Transport vers l’aéroport
16 janvier au stand des inscriptions (Assembly
Le Rotary proposera des navettes vers l’aéroport
Registration) situé au rez-de-chaussée, Foyer
international d’Orlando le vendredi 21 janvier. Les
Gatlin. Heures d’ouverture : entre 11 h 00 et 18 h 00.
personnes partant avant 04 h 00 et après 12 h 00
devront se rendre à l’aéroport par leurs propres De 18 h 00 à 18 h 30 le dimanche 16 janvier, les
moyens (ces frais sont remboursables). dossiers d’inscription pourront être retirés au
bureau de l’Assemblée (Gatlin 1 Registration, rez-
Parking de-chaussée). Il sera également ouvert lundi 17 à
Les frais de parking sont à votre charge sauf partir de 7 h 30.
autorisation préalable du RITS®. Le Rosen Shingle
Creek propose des places de parking ainsi qu’un Training leaders
service de voiturier. Le service de voiturier ne peut Les training leaders et leurs conjoints sont invités
pas être remboursé par le Rotary. à retirer leur badge et documents d’inscription au
Foyer Butler Balcony (1er étage) le mardi 11 janvier.
SÉCURITÉ Heures d’ouverture : entre 16 h 00 et 17 h 00.
Pour assurer la sécurité de tous les participants, les
mesures suivantes doivent être respectées durant REPAS
toute la durée de l’Assemblée : Le forfait inclut les repas à compter du petit-
déjeuner en groupe du lundi 17 janvier et jusqu’au
1. Vaccination contre la COVID-19 dîner du jeudi 20 janvier. Le forfait repas des training
Tous les participants à l’Assemblée doivent leaders commence avec le dîner du mardi 11 janvier.
présenter une preuve de vaccination complète Tous les gouverneurs élus, conjoints, participants
contre la COVID-19 avant de réserver leur vol. officiels et training leaders doivent utiliser cette
La vaccination est considérée comme complète formule. Le Rotary International ne remboursera pas
2 semaines (14 jours) après la deuxième injection les repas non pris.
dans le cas d’un vaccin nécessitant 2 doses
(ex. Pfizer, Moderna, AstraZeneca) ou après Vous serez remboursé de vos dépenses de repas
l’injection unique du vaccin Johnson & Johnson. lorsque celui-ci n’est pas proposé :
Tous les vaccins homologués par l’Organisation • Déjeuner – Dimanche 16 janvier ( jusqu’à
mondiale de la santé seront acceptés. Vous en 25 dollars par personne)
trouverez la liste complète ici. • Dîner – Dimanche 16 janvier ( jusqu’à 40 dollars
La vérification des vaccinations contre la par personne)
COVID-19 se fera sur un portail web sécurisé. • Petit-déjeuner – Vendredi 21 janvier ( jusqu’à
2. Test PCR négatif 20 dollars par personne)
Tous les participants à l’Assemblée doivent Le port du badge est exigé pour entrer dans la salle-
également fournir un test PCR négatif réalisé à-manger. Aucune exception à cette règle ne sera
moins de 72 heures précédant l’arrivée au faite. Les intervenants dont le déplacement est payé
Rosen Shingle Creek. par le Rotary peuvent choisir de ne pas prendre le
3. Masques obligatoires forfait-repas :
Les masques sont obligatoires pour tous • Remboursement d’un maximum de 90 dollars
les participants, pour toutes les activités en par jour pour la durée du séjour.
intérieur, y compris les séances plénières, • Envoi d’une note de frais listant toutes les
les ateliers et les moments de rencontre. Les dépenses.
masques doivent couvrir le nez et la bouche.
3• Accompagnée de tous les justificatifs pour les – Pressing
dépenses à partir de 75 dollars. – Téléphone
• Pas d’accès aux repas payants du Rotary prévus – Minibar/bar
en dehors du forfait. – Films
– Salle de sport
FRAIS DE DÉPLACEMENT POUR LES – Cadeaux, papier à lettre ou achat de vêtements
personnels
GOUVERNEURS ÉLUS
Votre enveloppe budgétaire de gouverneur – Frais de nettoyage après avoir fumé dans la
couvrira les dépenses éligibles réalisées durant vos chambre
voyages à destination et au départ de l’Assemblée – Pourboires
internationale. Indiquez ces dernières dans le – Repas pendant l’Assemblée, sauf indication
rapport financier que vous adresserez à votre contraire
responsable Finances du district. – Frais d’envoi et de manutention de colis
– Toute dépense réalisée à la suite d’un séjour
1. Dépenses remboursables dans le cadre de prolongé à caractère personnel
l’Assemblée :
– Frais de demande de visa Ces dépenses personnelles annexes ne sont PAS
– Frais de déplacement nécessaire à l’obtention remboursables et devront être réglées à votre
d’un visa approuvés par le RITS® départ de l’hôtel. L’hôtel accepte les paiements
– Frais d’enregistrement de bagages par carte Visa, MasterCard, American Express,
– Taxi, train ou frais kilométriques entre votre Diners Club ou en espèces (dollars US). Les
domicile et l’aéroport chèques ne sont pas acceptés.
– Parking à l’aéroport ou à l’hôtel
– Taxi de/vers l’hôtel lorsqu’un service de FRAIS DE DÉPLACEMENT POUR LES
navettes n’est pas proposé PARTICIPANTS OFFICIELS
– Escale de nuit réservée préalablement par Pour être remboursés, les participants officiels
le RITS® autres que les gouverneurs élus doivent soumettre,
– Repas pris pendant le voyage aller-retour au plus tard le 21 mars 2022, une note de frais
accompagnée de tous les reçus nécessaires via
Contactez votre correspondant CDS si vous avez le système en ligne de notes de frais disponible
des questions sur le rapport financier. sur Mon Rotary. Placez la souris sur GESTION,
L’achat d’un billet d’avion auprès d’une agence puis sélectionnez Déplacements & Frais. Des
de voyages locale doit être approuvé au préalable informations supplémentaires sont également
par le RITS®. En raison de la pandémie actuelle, disponibles sur Mon Rotary.
il est fortement déconseillé d’acheter des billets 1. Le Rotary remboursera les dépenses suivantes :
d’avion auprès d’une agence de voyages locale car – Escales de nuit, réservées préalablement
il pourrait être impossible de les modifier ou d’en par le RITS® résultant d’horaires de vols
obtenir le remboursement. internationaux, et frais afférents. En cas de
Le remboursement des billets d’avion approuvés connexion d’une durée de plus de 7 heures
au préalable par le RITS® et achetés auprès d’une résultant de vols internationaux, le Rotary
agence de voyages locale sera traité une fois le remboursera jusqu’à 80 dollars pour une
voyage effectué. Pour les billets d’avion achetés chambre d’hôtel en journée, sur présentation
auprès d’une agence de voyages locale, veuillez de justificatifs et à condition que la
soumettre votre note de frais accompagnée des réservation ait été effectuée par le RITS®.
justificatifs requis au plus tard le 21 mars 2022 – Trajet le plus économique entre votre
via le système en ligne de notes de frais disponible domicile et l’aéroport le plus proche (les
sur Mon Rotary. Placez la souris sur GESTION, déplacements en voiture ou en train de plus
puis sélectionnez Déplacements & Frais. de 150 dollars doivent être préalablement
approuvés par le RITS®).
2. Le Rotary règle les chambres directement à – Repas pris pendant le voyage aller-retour
l’hôtel pour les gouverneurs élus et les conjoints, (voir les exceptions).
y compris les pourboires et les taxes. Vous – Frais de visa (après autorisation préalable
devrez vous acquitter de toutes vos dépenses du RITS®).
personnelles supplémentaires non couvertes par – Frais de déplacement nécessaire à l’obtention
le Rotary, notamment : d’un visa (les billets d’avion doivent être
4réservés par le RITS® ou être approuvés – Frais occasionnés par la perte de bagage, les
au préalable par le RITS® pour tout achat frais d’assurance maladie ou d’assurance
sur place. Les déplacements en voiture ou accident de voyages.
en train de plus de 350 dollars doivent être – Frais de taxi les journées où un service de
préalablement approuvés par le RITS®). navettes est offert.
– Parking à l’hôtel (après autorisation préalable – Frais de téléphone. Le Rotary fournit sur
du RITS®). demande une carte de téléphone prépayée
– Frais de bagages dans le cadre du voyage aller- à utiliser de votre chambre ou à partir
retour, sous réserve que les justificatifs de d’une cabine téléphonique. Les appels
paiement soient inclus à la note de frais. La téléphoniques effectués sans cette carte ne
limite est fixée à deux bagages par personne. seront pas remboursés.
– Frais de taxi et de navette de et vers l’hôtel – Frais en cas de dépassement du poids ou du
lorsqu’un service de navette gratuit n’est pas nombre de bagages.
proposé.
L’achat d’un billet d’avion auprès d’une agence
Pour des raisons de sécurité et conformément de voyages locale doit être approuvé au préalable
au devoir de prudence que le Rotary se doit de par le RITS®. En raison de la pandémie actuelle,
respecter, il est déconseillé d’acheter des billets il est fortement déconseillé d’acheter des billets
d’avion auprès d’une agence de voyage locale. Le d’avion auprès d’une agence de voyages locale car
remboursement de ces billets pourra être refusé. il pourrait être impossible de les modifier ou d’en
obtenir le remboursement.
2. Le Rotary règle les chambres directement
à l’hôtel pour les participants officiels et les Le remboursement des billets d’avion approuvés
conjoints (taxes et pourboires compris). au préalable par le RITS® et achetés auprès d’une
Vous devrez vous acquitter de vos dépenses agence de voyages locale sera traité une fois le
personnelles supplémentaires non couvertes voyage effectué. Pour les billets d’avion achetés
par le Rotary. Vous devrez régler vos dépenses auprès d’une agence de voyages locale, veuillez
personnelles, répertoriées ci-dessous, à votre soumettre votre note de frais accompagnée des
départ de l’hôtel. L’hôtel accepte les paiements justificatifs requis au plus tard le 21 mars 2022
par carte Visa, MasterCard, American Express via le système en ligne de notes de frais disponible
ou Diners Club ou en espèces (dollars US). sur Mon Rotary. Placez la souris sur GESTION,
Les chèques ne sont pas acceptés. puis sélectionnez Déplacements & Frais.
3. Les dépenses ci-dessous ne sont PAS 5. Les notes de frais doivent être accompagnées
remboursables si elles sont facturées sur la note de tous les justificatifs nécessaires et soumises
d’hôtel et doivent être payées à la fin du séjour : dans les 60 jours suivant la fin de l’Assemblée (ou
– Pressing (sauf pour les training leaders et les au plus tard le 21 mars). Le remboursement des
hauts dirigeants) notes de frais reçues après cette échéance pourra
– Achat de vêtements être refusé, sauf cas exceptionnels justifiés par
– Repas pendant l’Assemblée, sauf indication une explication écrite des raisons de ce retard.
contraire Des informations supplémentaires sur l’envoi
– Pourboires des notes de frais seront fournies au cours de
– Téléphone l’Assemblée.
– Minibar/bar
– Films ASSURANCE VOYAGES
– Salle de sport Tous les participants officiels sont couverts par
– Frais de nettoyage après avoir fumé dans la une assurance voyages fournie par le Rotary. Cette
chambre police couvre les frais médicaux, l’évacuation
– Cadeaux ou papier à lettre d’urgence pour raisons médicales ou de sécurité
– Frais d’envoi de colis et autres durant l’Assemblée ainsi que lors des
– Frais de manutention de colis déplacements à destination et au départ de
– Toute dépense liée à une extension du séjour l’Assemblée. Les garanties médicales offertes par
pour raisons personnelles cette assurance ne s’appliquent pas aux participants
4. Dépenses non remboursables par le Rotary : officiels résidant aux États-Unis, car ceux-ci sont
– Frais de déplacement personnel avant ou couverts par leur assurance santé. Le résumé des
après l’Assemblée. garanties offertes par l’assurance voyages maladie
et accident est disponible en page 12.
5INTERDICTION DE DÉMARCHAGE et apporter une copie de tous les documents de
Le Rotary interdit toute sollicitation de fonds. De fret pour pouvoir retracer leur itinéraire en cas de
même, il est interdit d’afficher ou de distribuer de problèmes en douane. Des frais de manutention,
la documentation promotionnelle dans la salle des non couverts par le Rotary, vous seront facturés par
séances plénières ou dans les salles de groupes de l’hôtel pour tout colis reçu, y compris pour les colis
discussion sans l’autorisation écrite préalable de la concernant l’exposition culturelle.
présidente élue. 2022 Rotary International Assembly
Attn: Matt Anderson, Convention Services Manager
REPAS DE LA PRÉSIDENTE ÉLUE Rosen Shingle Creek Orlando
Les gouverneurs élus et leurs conjoints sont conviés 9939 Universal Boulevard
à l’un des repas en l’honneur de la présidente élue et Orlando, FL 32819, États-Unis
de son conjoint. Vous trouverez une invitation dans HOLD FOR: Prénom et nom
la pochette d’inscription que vous retirerez sur place. ARRIVAL DATE: Date d’arrivée du participant
PROGRAMME DES CONJOINTS AVERTISSEMENTS
Un programme est conçu pour les conjoints des
gouverneurs élus. Il comprend des groupes de Données personnelles
discussion, des séances plénières et des activités Votre vie privée est importante pour le Rotary et
de networking adaptées aux conjoints, quelle que les données personnelles que vous partagez avec le
soit leur expérience du Rotary. La présence des Rotary ne seront utilisées que dans le cadre de ses
conjoints à l’Assemblée n’est pas obligatoire. Si missions officielles. Cela signifie que vos données
votre conjoint décide de se rendre à l’Assemblée, personnelles seront utilisées pour permettre votre
les billets d’avion et les frais de repas seront pris participation à l’Assemblée et y améliorer votre
en charge par le Rotary (pour une valeur totale expérience (nous pouvons par exemple partager vos
comprise entre 1 500 et 3 500 dollars). Les conjoints données personnelles pour imprimer des badges
présents à l’Assemblée devront obligatoirement nominatifs). Les données personnelles recueillies
participer au programme leur étant destiné. lors de votre inscription peuvent être communiquées
à des prestataires de services du Rotary pour aider
N.B. : Pour inscrire votre conjoint, il ou elle doit
le Rotary à planifier des activités liées à l’Assemblée
figurer dans la base de données du Rotary. Si vous
et partagées avec des prestataires de service tiers.
souhaitez mettre à jour ou ajouter les informations
Les données personnelles collectées par le Rotary
sur votre conjoint dans votre profil, contactez
International sont soumises à la politique de
data@rotary.org.
confidentialité du Rotary.
Au cours de l’Assemblée ou dans le cadre de celle-
CODE VESTIMENTAIRE ci, ou de tout élément virtuel de l’Assemblée, vous
Une tenue professionnelle est exigée pour les pourrez être invité à utiliser des logiciels et des
participants et leurs conjoints Ceci vaut pour toutes services fournis par des prestataires de services
les séances plénières et les groupes de discussion. du Rotary. Les données personnelles recueillies
La tenue vestimentaire pour la réception de par ces prestataires de services sont soumises à la
bienvenue du dimanche 16 janvier peut être de style politique de confidentialité de chaque prestataire.
décontracté. Votre utilisation de ces logiciels et services est
également soumise aux conditions d’utilisation de
Nous invitons les participants à porter la tenue
chaque prestataire.
traditionnelle de leur pays pour le dîner dansant du
mardi 18 janvier. Les autres participants doivent Autorisations de publication/soumission
porter une tenue de soirée. En assistant, en participant ou en visitant
Pour le banquet de clôture du jeudi 20 janvier, il est l’Assemblée et les événements affiliés, ainsi que
possible de porter une tenue de soirée ou la tenue tout élément virtuel de l’Assemblée, les personnes
traditionnelle de son pays. inscrites consentent à être photographiées ou
enregistrées par tous les moyens, y compris
des photographies, des enregistrements audio,
EXPÉDITION DE MARCHANDISES
des interviews et des enregistrements vidéo
Les participants ayant l’intention d’envoyer des
(« Enregistrements »). Le Rotary utilise les
marchandises au Rosen Shingle Creek doivent
enregistrements et vos informations personnelles
s’assurer de respecter les règlements des douanes
sur son site web, dans ses publications imprimées
américaines (www.cbp.gov/travel)
6et électroniques, via streaming et dans les adultes apparaissant dans le Contenu vous ont
médias sociaux. Le Rotary les conservera à des donné leur autorisation par écrit sans restriction
fins de recherche et d’archivage. Vous accordez d’utiliser leur image, leur nom, leur voix, leurs
gratuitement au Rotary le droit irrévocable déclarations et leurs informations biographiques
d’utiliser, de copier, d’afficher, de modifier, de figurant dans le Contenu, et de concéder sous
distribuer, de publier, de transmettre, de diffuser licence le droit d’utiliser le Contenu à des tiers,
sur le web, de traduire, d’adapter, de concevoir y compris au Rotary. En publiant du Contenu,
des œuvres dérivées et de concéder sous licence vous exonérez et indemniserez le Rotary de toute
l’utilisation de ces enregistrements, de votre plainte (y compris pour violation associée aux
image, de votre nom, de vos déclarations, de vos droits d’auteur, aux marques déposées, à la publicité
informations personnelles et de votre voix pour des et à la confidentialité, pour diffamation et toute
activités promotionnelles, marketing et éducatives, responsabilité quelle qu’elle soit) découlant d’un
sans que le Rotary International ou la Fondation manquement réel ou présumé de votre part à
Rotary n’encourent de frais ou de responsabilités. l’une des dispositions des présentes conditions
Si votre enfant ou vos enfants de moins de 18 ans générales de ce Livret du participant à l’Assemblée
participent avec vous à l’Assemblée ou à tout internationale 2022.
élément virtuel de l’Assemblée, vous consentez, Participation et sécurité
en leur permettant de participer, à ce qu’ils Pour des raisons de sécurité, toutes les personnes
soient enregistrés et à ce que le Rotary utilise les inscrites doivent présenter une pièce d’identité
Enregistrements comme indiqué ci-dessus. avec photo (permis de conduire ou passeport)
Si vous publiez ou partagez des vidéos, du contenu pour obtenir leur badge. Le Rotary se réserve le
audio, des photographies, d’autres contenus ou des droit de vérifier les pièces d’identité avec photo à
discussions avec le Rotary International ou d’autres tout moment pendant l’Assemblée. Les badges qui
participants (« Contenu ») dans les logiciels ou ne correspondent pas à la pièce d’identité seront
via les services fournis par les prestataires de confisqués et les contrevenants seront expulsés.
services du Rotary, vous accordez au Rotary le Le Rotary se réserve le droit d’inspecter tous les
droit d’utiliser, de copier, d’afficher, de modifier, de sacs. Tout participant est en droit de refuser une
distribuer, de transmettre, de diffuser sur le web, inspection, auquel cas le Rotary International peut
de publier, de traduire, d’adapter et de concéder lui refuser l’entrée.
sous licence le Contenu sur tout support, sous
toute forme et via toute technologie actuellement DES QUESTIONS ?
existante ou développée, découverte ou mise au Pour tout complément d’information, s’adresser aux
point à l’avenir. services d’inscription par fax au +1-847-556-2194
ou par e-mail à riregistration@rotary.org.
Aucun Contenu que vous publiez ou partagez ne
doit contenir des images de mineurs de moins de
18 ans. Votre Contenu doit respecter le Code de
déontologie des programmes du Rotary. Vous ne
publierez aucun Contenu inadéquat, contenant des
attaques personnelles ou des propos obscènes,
abusifs, menaçants, constitutifs d’un cas de
harcèlement, discriminatoires ou faux, ou
interférant avec la participation d’un autre individu
à l’Assemblée. Vous ne publierez aucun Contenu
contenant les coordonnées ou des informations
confidentielles d’une autre personne.
Vous déclarez et garantissez que : 1) vous avez
le droit de publier le Contenu et d’en accorder
tous les droits et licences mentionnés dans le
présent document ; 2) le Contenu n’enfreint pas
les lois régissant les droits d’auteur, les marques
déposées et autres droits ; 3) le Contenu n’est
pas diffamatoire et ne viole pas les droits en
matière de confidentialité, de publicité ou tout
autre droit d’une personne ou entité ; 4) tous les
7PROGRAMME
Séances plénières : Discours motivants et Dimanche 16 janvier
informatifs pour les gouverneurs élus et les
11 h 00-18 h 00 Inscriptions
conjoints.
18 h 00-19 h 30 Réception de bienvenue
Groupes de discussion : Séances en groupe
permettant à une vingtaine de gouverneurs élus
Lundi 17 janvier
de continuer à planifier l’année à venir. Tous ces
groupes de discussion sont conçus pour permettre 07 h 00-08 h 30 Petit-déjeuner
aux participants d’échanger des idées et des
09 h 00-10 h 00 Séance d’ouverture
stratégies au travers d’activités et d’études de cas.
Les séances, encadrées par des training leaders 10 h 30-11 h 45 Groupes de discussion des
rotariens, sont proposées dans six langues (anglais, gouverneurs élus
français, japonais, coréen, portugais et espagnol).
10 h 30-11 h 45 Discussion des conjoints
Groupes de discussion des conjoints :
Discussions pour en apprendre davantage sur le 12 h 00-14 h 00 Déjeuner — Buffet
Rotary et partager ses expériences. Ces séances 12 h 00-13 h 45 Déjeuner et séance photo avec
sont organisées en petits groupes et par langue la présidente élue (sur invitation)
(anglais, français, japonais, coréen, portugais,
espagnol et autres langues éventuelles). 14 h 00-15 h 00 Séance plénière 2
Soirées : Presque chaque soir, les gouverneurs 15 h 30-16 h 45 Groupes de discussion des
élus et leurs conjoints sont invités à participer gouverneurs élus
à des activités conviviales et à des dîners. Des 15 h 30-16 h 45 Activité des conjoints
informations supplémentaires sur ces activités
vous seront communiquées par courrier par la 18 h 00-19 h 30 Dîner de l’équipe régionale
présidente élue et son conjoint, ainsi que dans le
programme officiel. Mardi 18 janvier
07 h 00-08 h 30 Petit-déjeuner
PROGRAMME DU SÉMINAIRE DES TRAINING
09 h 00-10 h 00 Séance plénière 3
LEADERS 2022
Le séminaire de formation se déroule du mardi 11 au 10 h 30-11 h 45 Groupes de discussion des
samedi 15 janvier. C’est l’occasion pour les training gouverneurs élus
leaders et leurs conjoints de discuter et de s’entraîner
10 h 30-11 h 45 Séance plénière des conjoints
aux techniques de facilitation de groupes de
discussion. La journée commence généralement vers 12 h 00-14 h 00 Déjeuner — Buffet
8 h 30 pour se terminer vers 17 h 00. Quelques dîners
12 h 00-13 h 45 Déjeuner et séance photo avec
seront également organisés. Plus d’informations
la présidente élue (sur invitation)
seront envoyées séparément aux training leaders et à
leurs conjoints. 14 h 00-15 h 00 Séance plénière 4
15 h 30-16 h 45 Groupes de discussion des
PROGRAMME DE L’ASSEMBLÉE gouverneurs élus
INTERNATIONALE 2022
Étant donné l’importance du contenu de 15 h 15-17 h 00 Moment de rencontre/d’exposition
la formation offerte lors de l’Assemblée culturelle des conjoints (facultatif )
internationale, la participation à toutes les 17 h 00-18 h 30 Exposition culturelle
séances est obligatoire. Prenez connaissance de ce
programme avant de prévoir d’autres activités. 19 h 00-21 h 30 Dîner international
Ces informations peuvent changer postérieurement
à leur publication.
8Mercredi 19 janvier
07 h 00-08 h 30 Petit-déjeuner
09 h 00-10 h 00 Séance plénière 5
10 h 30-11 h 45 Groupes de discussion des
gouverneurs élus
10 h 30-11 h 45 Séance « Trouver sa cause » des
conjoints 1
12 h 00-14 h 00 Déjeuner — Buffet
12 h 00-13 h 45 Déjeuner et séance photo avec
la présidente élue (sur invitation)
14 h 00-15 h 00 Séance plénière 6
15 h 30-16 h 45 Groupes de discussion des
gouverneurs élus
15 h 30-16 h 45 Séance « Trouver sa cause » des
conjoints 2
17 h 30-19 h 00 Dîner - buffet
Jeudi 20 janvier
07 h 00-08 h 30 Petit-déjeuner
09 h 00-10 h 00 Séance plénière 7
10 h 30-11 h 45 Groupes de discussion des
gouverneurs élus
10 h 30-11 h 45 Discussion des conjoints
12 h 00-14 h 00 Déjeuner — Buffet
12 h 00-13 h 45 Déjeuner et séance photo avec
la présidente élue (sur invitation)
14 h 15-15 h 30 Groupes de discussion des
gouverneurs élus
14 h 15-15 h 30 Réception d’adieu des conjoints
16 h 00-17 h 15 Groupes de discussion des
gouverneurs élus
18 h 30-21 h 00 Séance de clôture et banquet
9RÉSERVATIONS DE VOYAGE
Vous pourrez réservez votre voyage dès que vous INDE
aurez reçu l’e-mail d’invitation du RITS® contenant Team A - BCD Travel
votre référence de voyage (Trip ID). Cet e-mail 326 DLF Tower A, Jasola
fournit des instructions sur la procédure à suivre New Delhi 110025, Inde
pour organiser votre voyage. Tél. : +91-11-43685000
Autres tél. : +91-11-43685028 et +91-11-43685033
Toutes les réservations doivent être effectuées
Fax : +91-11-43685003
au plus tard le mercredi 8 décembre. Tous les
E-mail : rotary.india@bcdtravel.in
billets d’avion doivent être émis au plus tard le
mercredi 22 décembre 2021. En dehors des heures de bureau :
+91-97-11701377 et +91-95-82020080
Une fois votre voyage réservé, l’agent RITS® vous
enverra une confirmation et un billet électronique. JAPON
Yoshifumi Kamifuji
AGENCES DE VOYAGES APPROUVÉES PAR Tonichi Travel Service CO, Ltd (TNK)
LE RITS® 4F Nikki Tokyo+A22 Bldg. 1-2-8 Hatchobori,
AUSTRALIE ET NOUVELLE-ZÉLANDE Chuo-ku, Tokyo
Contacter – TBA 104-0032 Japon
Gilpin Travel Tél. : +81-3-6374-4375
Level 1 Fax : +81-3-6374-4373
14 Maidstone Street E-mail : rot@tonichi.co.jp
Grey Lynn En dehors des heures de bureau :
Auckland 1021, Nouvelle-Zélande +81-70-2277-3519
Tél. : +64 9 361 4736/4732
Numéro gratuit en Nouvelle-Zélande : +0800 652 242 PHILIPPINES
Tél. (Australie) : +1800 749 264 Camille Bustillos
E-mail : rotaryaunz@gilpin.co.nz The Baron Travel Corporation
En dehors des heures de bureau : comme indiqué 3/F PCCI Corporate Center
ci-dessus 118 L.P. Leviste Street,
Salcedo Village, Makati City
BRÉSIL 1227 Philippines
Paulo Battistini Tél. : +632-817-4926
BattsTour Fax : +632-819-2993
Rua Engenheiro Paulo, 59 E-mail : corporate@barontravel.com.ph
Vila Harmonia - Guarulhos / SP, Brésil resaticketing@barontravel.com.ph
Tél. : +55-11-2382-7436 En dehors des heures de bureau :
E-mail : battstour@battstour.com +63 9151134648
En dehors des heures de bureau :
+55-11-96787-9392 ÉTATS-UNIS ET TOUS LES AUTRES PAYS NON
RÉPERTORIÉS CI-DESSUS
CORÉE DU SUD Atlas Travel
Serena Lee 200 Donald Lynch Blvd
BCD Travel Suite 323
14F Officia B/D Marlborough, MA 01752, États-Unis
163, Shinmunro, 1 Ga Jongro-Gu Tél. : +1-508-449-3060 — 24 heures
Séoul, Corée du Sud Numéro gratuit aux États-Unis : 1-800-595-2560
Tél. : +82-2-3276-2212 E-mail : rotary@atlastravel.com
Fax : +82-2-399-5566
E-mail : rotarykorea@bcdtravel.co.kr
10DIRECTIVES ET PROCÉDURES POUR LES
DÉPLACEMENTS
Le Rotary prend à sa charge les billets d’avion 7. S’il n’existe aucune liaison aérienne, les
aller-retour des participants et des conjoints, étant voyageurs doivent, pour être remboursés,
entendu que l’itinéraire choisi sera le plus direct et utiliser le mode de transport le plus économique
économique ou conforme au règlement ci-après. approuvé par le RITS®.
Agences de voyages du Rotary International - Les 8. La location de voitures doit être pré-approuvée
agences RITS® se doivent de suivre les strictes par le RITS®. Le Rotary ne rembourse pas
directives du conseil d’administration sur les le rachat de franchise ou la souscription
déplacements qui visent à faire réaliser des économies d’assurance individuelle supplémentaire. La
au Rotary. Les personnes désirant bénéficier d’un réservation d’une voiture de location doit être
surclassement doivent en assumer les coûts et effectuée auprès du RITS®.
l’indiquer à leur agent. Avant l’émission des billets
9. Les billets d’avion achetés par le biais de
d’avion, le RITS® indiquera les frais supplémentaires
programmes de fidélité (miles) de compagnies
de surclassement qui devront être payés par carte
aériennes doivent être préalablement
bancaire au moment de la réservation.
approuvés par le RITS® et seront remboursés à
Un supplément sera appliqué aux demandes concurrence des frais acquittés par le voyageur
de déplacements personnels après l’Assemblée (ex. : taxe d’aéroport).
internationale.
10. Les voyageurs doivent payer les frais engagés
dans le cadre de déplacements personnels ou de
GÉNÉRALITÉS
surclassements entrepris en conjonction avec
1. Votre déplacement étant financé par le Rotary, il
un déplacement officiel autorisé. Une surcharge
vous incombe de respecter les lignes de conduite
sera appliquée aux demandes de déplacements
suivantes conçues dans le but de réduire les frais,
personnels avant ou après l’Assemblée
tout en garantissant un confort raisonnable.
internationale ainsi qu’aux surclassements.
2. Vous devez réserver votre voyage auprès d’une
11. Les miles accumulés dans le cadre de
agence agréée par le RITS®. Le RITS® pourra
programmes de fidélité pour les déplacements
attendre la période tarifaire la plus avantageuse
aux frais du Rotary peuvent être crédités au
pour émettre les billets.
compte du voyageur.
3. Le Rotary utilise les compagnies aériennes
12. Des dérogations peuvent être sollicitées
ayant accordé des tarifs préférentiels au Rotary
par écrit auprès du secrétaire général. Sont
et à sa Fondation.
inéligibles :
4. Les voyageurs doivent accepter de faire une a. Choisir des compagnies aériennes
escale si cela permet de réduire sensiblement spécifiques pour bénéficier de leur
les coûts. programme de fidélité quand le Rotary peut
obtenir de meilleurs tarifs ou bénéficier
5. Les aéroports offrant les meilleurs tarifs sont
d’autres avantages sur d’autres compagnies.
utilisés dans la mesure où le transport terrestre
b. Choisir une autre compagnie alors que
n’augmente substantiellement ni le coût total
le Rotary doit remplir ses obligations
du voyage, ni la durée des transports vers ou à
contractuelles à l’égard de compagnies
partir de ces aéroports.
partenaires.
6. Les participants souhaitant se rendre à Orlando
en voiture doivent contacter leur agence Si vous avez des questions sur votre voyage à
agréée par le RITS® munis de leur référence destination de l’Assemblée internationale, prière de
de voyage (Trip ID) et recevoir l’autorisation contacter le RITS® au siège d’Evanston, à l’adresse
préalable. Les frais engagés seront remboursés, travelservices@rotary.org.
à condition qu’ils n’excèdent pas, selon le RITS®,
celui d’un billet d’avion aller-retour.
11ASSURANCE VOYAGES
APERÇU Formulaire de déclaration de sinistre. En
Les participants officiels sont couverts par une cas de maladie, d’accident ou de perte, contactez
assurance voyages maladie et accident (ci-après la compagnie d’assurance AIG directement. Les
dénommée « assurance voyages ») durant coordonnées figurent en bas de la carte d’assuré.
l’Assemblée ainsi que lors des déplacements Dans certains cas, vous devrez remplir un
à destination et au départ de l’Assemblée. La formulaire de déclaration de sinistre et l’envoyer
couverture inclut le décès et les mutilations accompagné de tous les justificatifs à AIG. Les
accidentelles, l’évacuation sanitaire d’urgence, le déclarations de sinistre doivent être effectuées
rapatriement du corps et l’assistance en voyage. Les auprès d‘AIG dans un délai de 20 jours. Nous
frais médicaux et la perte des effets personnels sont vous encourageons à conserver des photocopies
remboursés uniquement lorsqu’ils sont engagés en de toutes les correspondances et de tous les
dehors du pays où l’assuré est domicilié. documents envoyés.
Cette assurance ne couvre pas les soins médicaux Informations complémentaires et questions.
préventifs ou réguliers. Les garanties médicales Veuillez contacter le service Risk Management du
offertes par cette assurance ne s’appliquent pas aux Rotary pour plus de détails sur l’assurance voyages
participants officiels résidant aux États-Unis, car (insurance@rotary.org).
ceux-ci sont couverts par leur assurance santé.
Carte d’assuré. Vous trouverez en pages 13 et
14 une copie de la carte d’assuré détaillant les
niveaux de couverture. Veuillez l’avoir sur vous
pendant l’Assemblée et lorsque vous voyagerez vers
et de l’Assemblée internationale. Elle vous sera
demandée en cas d’accident ou de maladie.
Bénéfices de l’assurance voyages :
• Dépenses de santé (en voyage en dehors du pays
de résidence)
• Services d’assistance 7 jours/7, 24h/24 en
appelant le numéro sur la carte
• Urgences médicales et évacuation pour des
raisons de sécurité
• Rapatriement du corps
• Assistance en cas de bagages perdus/volés
au-delà du remboursement de la compagnie
aérienne
• Décès et mutilations accidentelles (AD&D)
• Jusqu’à 14 jours de couverture pour les
déplacements personnels après l’Assemblée
internationale
12CARTE D’ASSURANCE
AIG Accident & Health Guide destiné aux employés
ASSURER LES VOYAGEURS. GÉRER LES RISQUES.
SE PRÉPARER AUX PERTURBATIONS.
Services d’assistance aux voyageurs
internationaux
Lors d’un voyage, il convient de faire attention à un certain nombre de particularités. Selon une étude
publiée par Travel Leaders Corporate, les principales préoccupations des voyageurs portent sur les
questions logistiques du voyage. Vous êtes couvert(e) par une assurance accidents voyage d'affaires et
1
disposez de services d’assistance pour vous aider à faire face aux imprévus ou aux urgences au cours
de votre séjour ; cette couverture d’assurance est fournie par votre employeur. Qu’il s’agisse d’une
urgence médicale, d’un vol retardé ou de bagages perdus, nous sommes à votre disposition 24 heures
sur 24, 7 jours sur 7 pour vous accompagner.
Veuillez détacher la carte ci-dessous et vous en munir au cours de votre déplacement.
Pour les employés de
Rotary International
CARTE D’IDENTITÉ EMPLOYÉ
Assuré : Rotary International
Numéro de police : 9154883
Numéro gratuit (aux États-Unis) : 1-877-244-6871
Appel en PCV (en dehors des États-Unis) : +1-715-346-0859
Adresse électronique : assistance@aig.com
aig.com/us/travelguardassistance
13Services d’assistance 24 heures sur 24, 7 jours sur 7
Assistance médicale Assistance usurpation d’identité2
n Assistance évacuation médicale n Assistance surveillance d’activité de compte bancaire
n Assistance hôpitaux et prestataires de soins n Assistance investigation financière
n Assistance remplacement d’ordonnance en urgence n Assistance évaluation de crédit et détecteur de fraude
n Assistance location et/ou remplacement d’équipement n Assistance déclaration de revenus et avantages personnels à
médical la sécurité sociale
n Collaboration avec les services de maintien de l’ordre
Assistance voyage
n Assistance perte/vol de bagages Assistance Internet et applications mobiles
n Assistance en cas de perte de passeport/documents de n Sensibilisation à la sécurité en voyage – modules de consignes
voyage en ligne
n Localisateur de DAB n Rapports par pays
n Coordination d’interprétation téléphonique d’urgence n Alertes aux voyageurs
n Références juridiques/caution
n Informations relatives aux ambassades et aux consulats Assistance sécurité
n Assistance évacuation de sécurité avec intervention physique sur
Services de concierge le terrain
n Recommandations et réservations de restaurants n Avertissements de sécurité et de sûreté
n Billetterie pour événements n Services d’intervention 24 heures sur 24 pour aider les
n Coordination de transport routier employés et leurs familles lors d’un incident
n Assistance périphérique sans fil n Accès en ligne à des renseignements de sécurité actualisés
Les dépenses engagées auprès de fournisseurs tiers, ainsi que les
frais de dossiers administratifs AIG pour les services d’assistance non
compris dans le régime d’assurance déposé, sont la responsabilité du
souscripteur.
Pour en savoir plus ou accéder à vos services d’assistance en ligne,
téléchargez l’appli AIG Travel Assistance sur votre smartphone Apple ou
Android ou rendez-vous sur aig.com/us/travelguardassistance
1. http://www.tlcorporate.com/2017-business-trends-survey-from-travel-leaders-group-
forecasts-steady-growth-for-corporate-travel/
2. Les services de vol d’identité ne sont pas disponibles pour les résidents de
New York ou en dehors des États-Unis.
Les services d’assistance voyage sont fournis par AIG Travel, Inc., membre d’American
International Group, Inc. Travel Guard® est le nom commercial de son portefeuille de
solutions d’assurance voyage et de ses services liés au voyage. Les services hors
assurance fournis par AIG Travel et/ou ses filiales offrent une assistance de
coordination, de négociation et de consultation grâce à un important réseau de
partenaires internationaux. AIG Accident & Health est le nom commercial de la
division des prestations d’American International Group, Inc.
Rotary International est une entité indépendante et non affiliée.
Tous les produits d’assurance sont émis par les filiales et sociétés affiliées d’American
International Group, Inc.
La couverture peut être indisponible dans certaines juridictions et est soumise au texte
de la police d’assurance.
Carte d’identité des Services d’assistance voyage 24/7 Ceci est un résumé des produits et services offerts. Les services et produits réellement
À contacter dans les cas suivants : offerts peuvent varier en fonction de la taille du groupe et sont assujettis à la législation
n Urgences n Services d’assistance de l’État en matière d’assurance, et les prestations/dispositions décrites peuvent varier
n Vérification d’admissibilité n Coordonnées relatives au régime en fonction de cette loi. Tous les produits sont assujettis aux modalités, conditions,
n Évacuations médicales de prestations limitations, réductions, exclusions et dispositions de résiliation de la police. Veuillez
Pour accéder 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 à vos services d’assistance consulter la police d’assurance et le certificat pour plus de détails.
en ligne : aig.com/us/travelguardassistance This document has been translated from English for your convenience. All applications
ou téléchargez l’application AIG Travel Assistance sur votre smartphone for coverage and all policies or contracts that may be issued are written in English
Apple ou Android. Inscrivez-vous à l’aide de votre numéro de police (en only. You may request an English version of this document. If there is any discrepancy,
utilisant seulement des chiffres). the English version is the official document.
Envoyez vos demandes d’indemnisation à AHClaims@aig.com
Copyright © 2018. American International Group, Inc. Tous droits réservés.
Accident & Health Claims Dept. | PO Box 25987 |
Shawnee Mission, KS 66225 AIGT-10767-18 R08/18
14FORMULAIRES – LISTE DE CONTRÔLE
Tous les formulaires et liens sont disponibles sur :
my.rotary.org/fr/exchange-ideas/events/international-assembly
INSCRIPTION
À RENVOYER AVANT LE VENDREDI 5 NOVEMBRE
Gouverneurs élus : Inscription en ligne sur
my.rotary.org/fr/exchange-ideas/events/international-assembly
Contacter riregistration@rotary.org pour demander un formulaire au format PDF.
RÉSERVATION DE VOYAGE
À RENVOYER AVANT LE MERCREDI 8 DÉCEMBRE
Effectuez votre réservation auprès de votre agence agréée par le RITS® à la réception de l’e-mail
d’invitation.
NOTE DE FRAIS
À RENVOYER AVANT LE LUNDI 21 MARS 2022
Les notes de frais doivent être envoyées après la fin de l’événement. Les gouverneurs élus envoient leur
note de frais à leur responsable Finances du district dans le cadre du processus de remboursement
applicable à leur enveloppe budgétaire. Les participants officiels autres que les gouverneurs élus (tels
que les training leaders) déclarent leurs dépenses par le biais du système de notes de frais en ligne. Pour
en savoir plus et accéder au système, rendez-vous sur Mon Rotary : my.rotary.org/fr/manage/travel-
expenses/expenses
15Vous pouvez aussi lire
