INSCRIPTION ASSEMBLÉE INTERNATIONALE 2018 - San Diego Du 14 au 20 janvier 2018 - Rotary International
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ASSEMBLÉE INTERNATIONALE 2018
INSCRIPTION
San Diego Du 14 au 20 janvier 2018SOMMAIRE
Lettre de bienvenue......................................................................................................................................................................... 1
Informations générales............................................................................................................................................................. 2
Grandes lignes du programme........................................................................................................................................ 6
Instructions pour les réservations de voyage......................................................................................... 8
Directives et procédures pour les déplacements............................................................................... 10
Présentation de l’assurance voyages..................................................................................................................... 12
Carte d’assurance................................................................................................................................................................................ 13
Inscription - Liste de contrôle........................................................................................................................................ 14
Ces informations peuvent changer postérieurement
à la mise sous presse de cette publication.John HEWKO
Secrétaire général
Août 2017
À l’attention des participants à l’Assemblée internationale
Chers amis,
C’est avec grand plaisir que je vous invite à vous inscrire à l’Assemblée
internationale 2018 qui se tiendra du 14 au 20 janvier à San Diego, en
Californie. Cette formation a pour objectif de doter les gouverneurs élus et
leurs conjoints de tous les atouts pour réussir leur mandat, de les informer
des priorités de notre organisation pour l’année à venir et de leur permettre de
nouer des liens avec leurs camarades de promotion venus des quatre coins du
monde. Cette année encore, le programme de l’Assemblée a été spécifiquement
conçu pour correspondre aux intérêts et aux expériences de tous.
Je vous invite à prendre connaissance des informations comprises dans ce
manuel avant de remplir les formulaires.
Le personnel du Rotary se tient à votre entière disposition pour vous
apporter tout le soutien nécessaire durant votre séjour à San Diego et dans
le cadre de votre préparation au poste de gouverneur. J’ai hâte de rencontrer
chacun d’entre vous dans le cadre de cette réunion annuelle essentielle au
fonctionnement de notre organisation.
Sincères salutations,
John HEWKO
O N E R OTA RY C E NTE R , 1 5 6 0 S H E R MAN AVE N U E , ILLIN O IS 6 0 2 0 1 - 3 6 9 8 , U S A • W W W.R OTARY.O R G
1INFORMATIONS GÉNÉRALES
SAN DIEGO Arrivée / Départ
Les températures en janvier varient entre 10°C Avant 16 h 00, les chambres ne sont pas garanties
(50°F) et 18°C (65°F). L’humidité relative et les et sont attribuées selon leur disponibilité. Compte
pluies sont faibles. Il est conseillé de prévoir une tenu du nombre de Rotariens arrivant le dimanche
veste ou un pull, car l’hôtel est climatisé. 14 janvier, il se peut que vous soyez dans l’obligation
de laisser vos bagages à la consigne en attendant
Pour en savoir davantage, consulter le site de l’office que votre chambre soit prête.
du tourisme de San Diego, www.sandiego.org.
Les chambres doivent être libérées avant midi.
VOYAGE Pour libérer votre chambre plus tard, veuillez
Le lien vers le formulaire de demande de titre de contacter le manager à la réception de l’hôtel pour
transport pour l’Assemblée internationale 2018 obtenir une dérogation. Une surcharge vous sera
sera disponible à partir du mardi 12 septembre. éventuellement facturée et ne sera pas remboursée
L’agence de voyages du Rotary (RITS) effectuera par le Rotary.
les réservations de façon à ce que les gouverneurs À votre arrivée à l’aéroport
élus et les autres participants officiels arrivent Des Rotariens seront là pour accueillir l’ensemble
à l’aéroport de San Diego le dimanche 14 janvier des participants officiels. Le Rotary assure un
2018 avant 15 h 00. Si cela s’avère impossible, service de navettes desservant l’hôtel Manchester
la réservation prendra en compte une arrivée le Hyatt le dimanche 14 janvier. Vous devrez prévoir
samedi 13 janvier aux frais du Rotary. Autrement, d’arriver ce jour-là à l’hôtel vers 16 h 00. Les
les participants choisissant d’arriver aux États- participants arrivant la veille devront se rendre au
Unis avant le dimanche 14 janvier devront en Manchester Hyatt par leurs propres moyens. Les
assumer les coûts. frais de taxi sont remboursables conformément aux
Training leaders directives concernant les frais de déplacements.
Le RITS effectuera les réservations de façon à ce Training leaders
que les training leaders arrivent à l’aéroport de San Les training leaders doivent arriver à l’hôtel le
Diego le mardi 9 janvier avant midi. Si cela s’avère mardi 9 janvier autour de 16 h 00. L’aéroport
impossible, la nuit d’hôtel supplémentaire est international de San Diego propose des services de
remboursable par le Rotary. navettes et de taxis. Ces frais sont remboursables.
HÔTEL Parking
Les programmes de fidélité de compagnies Les frais de parking sont à votre charge sauf
aériennes ou de chaînes d’hôtel ne peuvent pas être autorisation préalable du RITS. Le parking de
utilisés au Manchester Grand Hyatt pendant la l’hôtel est ouvert 24h/24. Un voiturier se tient
durée de la manifestation. également à votre disposition pour garer votre
véhicule.
L’hôtel Manchester Grand Hyatt San Diego est
entièrement non-fumeur. Cette règle s’applique
MODALITÉS D’INSCRIPTION
aux restaurants, salles de réunion, espaces publics,
lieux de travail du personnel de l’hôtel et chambres. Gouverneurs élus et participants officiels
Des espaces fumeurs situés à l’extérieur de l’hôtel 1. Enregistrement à l’hôtel.
sont toutefois disponibles. Les amendes en cas
d’infraction ne sont pas remboursées par le Rotary. 2. Retrait du dossier d’inscription le dimanche
14 janvier de 11 h 00 à 18 h 00 au bureau des
Coordonnées de l’hôtel : inscriptions (Assembly Registration Desk) situé
Manchester Grand Hyatt San Diego au niveau 2, Foyer Harbor..
One Market Place 3. De 18 h 00 à 20 h 00 le 16 janvier, les dossiers
San Diego, CA 92101, États-Unis d’inscription pourront être retirés au bureau de
Tél. : +1-619-232-1234 l’Assemblée (Show Office 6, niveau 2) qui sera
Fax : +1-619-233-6464 également ouvert lundi 15 à partir de 7 h 00.
www.manchestergrand.hyatt.com
2Training leaders justificatifs demandés pour les dépenses d’au moins
Les training leaders et leurs conjoints sont invités 75 dollars. Les gouverneurs élus doivent également
à retirer leur badge et documents d’inscription au soumettre le Formulaire de renseignement sur le
Coronado Foyer (niveau 4) le mardi 9 janvier de destinataire des fonds - Gouverneurs.
16 h 00 à 17 h 00.
Consulter les directives pour présenter des notes
de frais ou les critères pour les justificatifs ainsi que
REPAS Mon Rotary pour plus de détails.
Le forfait inclut les repas à compter du dîner du
1. Dépenses remboursables dans le cadre de
dimanche 14 janvier et jusqu’au dîner du vendredi
l’Assemblée 2018 :
19 janvier. Il comprend trois repas par jour, y
–– Escales de nuit, réservées préalablement
compris les banquets d’ouverture et de clôture. Le
par le RITS résultant d’horaires de vols
forfait repas des training leaders commence avec le
internationaux, et frais afférents. En cas de
dîner du mardi 9 janvier.
connexion d’une durée de plus de 7 heures
Tous les gouverneurs élus, participants officiels et résultant de vols internationaux, le Rotary
training leaders doivent utiliser cette formule. Le remboursera jusqu’à 80 dollars pour une
Rotary International ne remboursera pas les repas chambre d’hôtel en journée, sur présentation
non pris. de justificatifs et à condition que la
réservation ait été effectuée par le RITS.
Vous serez remboursé de vos dépenses de repas
–– Trajet le plus économique entre votre
lorsque celui-ci n’est pas proposé :
domicile et l’aéroport.
• Déjeuner - Dimanche 14 janvier ( jusqu’à 25 –– Repas pris pendant le voyage aller-retour
dollars par personne) (voir Repas pour les exceptions)
• Dîner - Mercredi 17 janvier si vous choisissez à –– Frais de visa (gouverneurs élus après
l’avance de ne pas participer à la soirée organisée autorisation préalable du RITS)
par les Rotariens locaux ( jusqu’à 45 dollars par –– Frais de déplacement nécessaire à l’obtention
personne) d’un visa (gouverneurs élus)
• Dîner - Vendredi 19 janvier ( jusqu’à 45 dollars –– Parking à l’hôtel (après autorisation préalable
par personne) du RITS)
–– Les frais de bagages dans le cadre du voyage
• Petit-déjeuner - Samedi 20 janvier ( jusqu’à aller-retour, sous réserve que les justificatifs
20 dollars par personne)
de paiement soient inclus à la note de frais. La
Le port du badge est exigé pour entrer dans la salle- limite est fixée à deux bagages par personne.
à-manger. Aucune exception à cette règle ne sera –– Pour les training leaders - Frais de taxi et
faite. de navette de et vers l’hôtel.
Note : Les frais d’avion, de train ou
ACCUEIL PAR LES ROTARIENS LOCAUX kilométriques de plus de 350 dollars doivent
Les Rotariens de San Diego vous invitent à être préalablement approuvés par le RITS. Faute
participer à un dîner à vos frais en leur compagnie d’approbation préalable, le remboursement des
le mercredi 18 janvier et proposent une grande frais peut être rejeté ou réduit. Aucune avance
variété d’activités divertissantes dans une sur frais ne sera faite ; les dépenses occasionnées
atmosphère détendue. Le Rotary ne rembourse ne seront remboursées que sur présentation des
pas les frais de participation à cette manifestation reçus.
facultative, y compris les repas. 2. Le Rotary règle les chambres directement
Si vous projetez de participer à cette soirée à l’hôtel. Vous devrez vous acquitter de vos
le 18 janvier, inscrivez-vous en ligne sur dépenses personnelles supplémentaires non
www.clubwebrotary.org/hospitality. couvertes par le Rotary. Les hôtels acceptent les
paiements par carte Visa, MasterCard, American
Express, Diners Club ou en dollars. Les chèques
FRAIS DE DÉPLACEMENT
ne sont pas acceptés.
À l’attention des participants dont les frais sont pris
en charge par le Rotary : aucun remboursement 3. Les dépenses ci-dessous ne sont PAS
ne sera effectué sur place à San Diego. Pour être remboursables si elles sont facturées sur la note
remboursé, envoyer le Formulaire officiel de note de d’hôtel et doivent être payées à la fin du séjour:
frais du Rotary dûment rempli et accompagné des –– Pressing (sauf pour les training leaders)
3–– Achat de vêtements INTERDICTION DE DÉMARCHAGE
–– Repas pendant l’Assemblée, sauf indication Le Rotary interdit toute sollicitation de fonds. De
contraire même, il est interdit d’afficher ou de distribuer de
–– Pourboires la documentation promotionnelle dans la salle des
–– Téléphone séances plénières ou dans les salles de groupes de
–– Minibar discussion sans l’autorisation écrite préalable du
–– Films président élu.
–– Salle de sport
–– Frais de nettoyage après avoir fumé dans la UTILISATION PAR LE ROTARY DE PHOTOS ET
chambre DE VIDÉOS DES PARTICIPANTS
–– Cadeaux ou papier à lettre Par leur participation à l’Assemblée internationale,
–– Frais d’envoi et de manutention de colis les personnes inscrites consentent à être
–– Toute dépense encourue à la suite d’un séjour photographiées (photo ou enregistrement vidéo) et
prolongé à caractère personnel à accorder irrévocablement au Rotary International
4. Dépenses non remboursables par le Rotary : et à la Fondation Rotary le droit d’utiliser et de
–– Frais de séjour ou de participation à la publier leur nom, voix et image à toutes fins et dans
manifestation d’accueil avant ou après le monde entier sans que le Rotary International
l’Assemblée. ou la Fondation Rotary ne soient responsables ou
–– Frais occasionnés par la perte de bagage, les n’aient à verser de compensation.
frais d’assurance maladie ou d’assurance
accident de voyages. REPAS DU PRÉSIDENT ÉLU
–– Frais de taxi les journées où un service de Les gouverneurs élus et leurs conjoints sont conviés
navettes est offert. à l’un des repas l’honneur du président élu et de
–– Le Rotary fournit sur demande une son épouse. Vous trouverez une invitation dans la
carte de téléphone prépayée à utiliser de pochette d’inscription que vous retirerez sur place.
votre chambre ou à partir d’une cabine
téléphonique. Les appels téléphoniques
PROGRAMME DES CONJOINTS
effectués sans cette carte ne seront pas
Un programme est conçu pour les conjoints des
remboursés.
gouverneurs élus. Il comprend des groupes de
–– Les frais en cas de dépassement du poids ou
discussion, des séances plénières et des activités de
du nombre de bagages.
networking adaptées aux conjoints, quelle que soit
5. Le Rotary remboursera à l’issue de leur voyage leur expérience du Rotary.
les voyageurs ayant acheté leur billet eux-
mêmes avec l’autorisation du RITS. Veuillez La présence des conjoints n’est pas obligatoire à
envoyer les justificatifs demandés par e-mail à San Diego. Si votre conjoint décide de se rendre
expensereports@rotary.org le 20 mars au plus à l’Assemblée, les billets d’avion et les frais de
tard. repas seront pris en charge par le Rotary (pour
une valeur totale comprise entre 1 000 et 3 000
6. Une note de frais, accompagnée de pièces
dollars). Les conjoints présents à San Diego devront
justificatives (format PDF), devra être soumise
obligatoirement participer au programme leur étant
à expensereports@rotary.org dans les 60 jours
destiné.
suivant la fin de l’Assemblée, soit avant le
20 mars 2018. Aucun remboursement ne sera Le Rotary International est conscient que tous
effectué pour les notes de frais reçues après cette les gouverneurs élus ne sont pas mariés mais ont
échéance, sauf cas exceptionnels. parfois un partenaire qui a participé à leur parcours
rotarien et qui les soutiendra durant leur mandat.
ASSURANCE Si vous souhaitez mettre à jour les informations
Le Rotary fournit une police d’assurance pour sur votre conjoint ou partenaire dans votre profil,
tous les Rotariens et leurs conjoints dont la contactez data@rotary.org.
participation à l’Assemblée internationale est prise
en charge par le Rotary. Consulter le résumé des
garanties en page 12.
4CODE VESTIMENTAIRE EXPÉDITION DE MARCHANDISES
Une tenue professionnelle est exigée pour les Les participants ayant l’intention d’envoyer des
participants et leurs conjoints y compris durant les marchandises au Manchester Grand Hyatt San
séances plénières et les groupes de discussion. Les Diego doivent s’assurer de respecter les règlements
cravates, vestes et tailleurs ne sont cependant pas des douanes américaines (www.cbp.gov/travel)
obligatoires. et apporter une copie de tous les documents de
fret pour pouvoir retracer leur itinéraire en cas de
Les participants peuvent s’ils le souhaitent porter
problèmes en douane. Des frais de manutention,
la tenue traditionnelle de leur pays pour le dîner
non couverts par le Rotary, vous seront facturés par
dansant qui débute par un défilé. Les autres
l’hôtel pour tout colis reçu, y compris pour les colis
participants doivent porter une tenue de ville
concernant l’exposition culturelle.
(costume-cravate et tailleur).
Manchester Grand Hyatt San Diego
Pour le banquet de clôture, il est possible de porter
Attn: (VOTRE NOM)
une tenue de soirée ou la tenue traditionnelle de son
Please hold for guest arrival
pays.
One Market Place
San Diego, CA 92101, États-Unis
Tél. : +1-619-232-1234
Fax : +1-619-233-6464
QUESTIONS
Pour tout complément d’information, s’adresser
aux services d’inscription par fax au +1-847-556-
2194 ou par e-mail à ri.registration@rotary.org.
5PROGRAMME
Séances plénières : réservées aux gouverneurs Le programme des conjoints apparaît sur fonds gris.
élus et à leurs conjoints, ces sessions proposent des
Ces informations peuvent changer postérieurement
discours motivants et informatifs.
à la mise sous presse.
Échange d’idées : proposées dans six langues
(anglais, français, japonais, coréen, portugais et
Dimanche 14 janvier
espagnol), ces séances sont conçues pour permettre
à un groupe d’une vingtaine de gouverneurs élus 11 h 00-18 h 00 Inscriptions
encadrés par un instructeur rotarien de partager
16 h 00-17 h 00 Service interreligieux
des idées et des stratégies au travers d’activités et
d’études de cas. 17 h 30-19 h 15 Dîner - Buffet
Training leaders du Rotary : groupe d’anciens 19 h 30-21 h 30 Séance d’ouverture
gouverneurs formés à encadrer des groupes de
discussion. Lundi 15 janvier
Discussions des conjoints : discussions pour en 07 h 00-08 h 30 Petit-déjeuner
apprendre davantage sur le Rotary et partager ses
09 h 00-10 h 30 Séance plénière 2
expériences. Elles sont organisées en petits groupes
et par langue (anglais, français, japonais, coréen, 11 h 00-12 h 30 Échange d’idées
portugais, espagnol et autres langues éventuelles).
11 h 00-12 h 30 Discussion des conjoints
Exposition culturelle des conjoints et foire
12 h 30-14 h 15 Déjeuner - Buffet
aux actions : l’exposition culturelle reflète
l’internationalité du Rotary et offre également 12 h 45-14 h 15 Déjeuner et séance photo avec le
un espace réservé où les conjoints pourront faire président élu (sur invitation)
connaissance.
14 h 30-15 h 45 Séance plénière 3
PROGRAMME DU SÉMINAIRE DES TRAINING 16 h 15-17 h 45 Échange d’idées
LEADERS 2018 16 h 15-17 h 45 Discussion des conjoints
Le séminaire de formation se déroule du mardi 9
au dimanche 14 janvier. C’est l’occasion pour les 17 h 45-19 h 30 Dîner - Buffet
training leaders de discuter et de s’entraîner aux 18 h 00-19 h 00 Atelier informatique facultatif
techniques de facilitation de groupes de discussion. (pour les gouverneurs élus et les
La journée commence généralement vers 8 h 30 conjoints)
pour se terminer vers 17 h 00. Quelques dîners
seront également organisés. Plus d’informations 18 h 00-19 h 30 Dîner et séance photo avec le
seront envoyées séparément aux training leaders. président élu (sur invitation)
PROGRAMME DE L’ASSEMBLÉE
INTERNATIONALE 2018
Étant donné l’importance du contenu de
la formation offerte lors de l’Assemblée
internationale, la participation à toutes les
séances est obligatoire. Prenez connaissance de ce
programme avant de prévoir d’autres activités.
6Mardi 16 janvier Jeudi 18 janvier
07 h 00-08 h 30 Petit-déjeuner 06 h 30-08 h 00 Petit-déjeuner
07 h 30-08 h 30 Atelier Informatique (facultatif ) 07 h 00-08 h 00 Atelier Informatique facultatif
(pour les gouverneurs élus et les (pour les gouverneurs élus et les
conjoints) conjoints)
09 h 00-10 h 00 Séance plénière 4 08 h 30-09 h 45 Séance plénière 7
10 h 30-11 h 45 Séance plénière d’ouverture des 10 h 15-11 h 30 Séance plénière des conjoints 2
conjoints
10 h 15-11 h 45 Atelier
10 h 30-12 h 00 Échange d’idées
11 h 45-13 h 30 Déjeuner - Buffet
12 h 00-13 h 45 Déjeuner - Buffet
12 h 00-13 h 30 Déjeuner et séance photo avec le
12 h 15-13 h 45 Déjeuner et séance photo avec le président élu (sur invitation)
président élu (sur invitation)
13 h 45-15 h 15 Tables rondes et ateliers
12 h 45-13 h 30 Atelier Informatique (facultatif )
13 h 45-15 h 45 Ateliers des conjoints
(pour les gouverneurs élus et les
conjoints) 15 h 45-17 h 15 Tables rondes et ateliers
14 h 00-15 h 15 Panel 19 h 00-21 h 00 Banquet de clôture
15 h 45-17 h 15 Exposition culturelle et foire aux
Vendredi 19 janvier
actions (pour les gouverneurs élus
et les conjoints) 07 h 00-08 h 30 Petit-déjeuner
19 h 00-19 h 30 Défilé 07 h 30-08 h 30 Atelier Informatique facultatif
(pour les gouverneurs élus et les
19 h 30-22 h 00 Dîner dansant international
conjoints)
Mercredi 17 janvier 09 h 00-10 h 00 Séance plénière 8
07 h 00-08 h 30 Petit-déjeuner 10 h 30-12 h 00 Échange d’idées
07 h 30-08 h 30 Atelier Informatique facultatif 10 h 30-12 h 00 Discussion des conjoints et
(pour les gouverneurs élus et les évaluations
conjoints)
12 h 00-13 h 45 Déjeuner - Buffet
09h 00-10 h 15 Séance plénière 5
12 h 15-13 h 45 Déjeuner et séance photo avec le
10 h 30-12 h 00 Ateliers des conjoints président élu (sur invitation)
10 h 30-12 h 00 Ateliers 14 h 00-15 h 30 Échange d’idées
12 h 00-13 h 45 Déjeuner - Buffet 16 h 00-17 h 15 Séance plénère 9
12 h 15-13 h 45 Déjeuner et séance photo avec le
président élu (sur invitation)
14 h 00-15 h 00 Séance plénière 6
15 h 30-17 h 00 Ateliers
15 h 30-17 h 00 Ateliers des conjoints
Soirée libre
7INSTRUCTIONS POUR LES RÉSERVATIONS
DE VOYAGE
Remplissez le formulaire suivant pour effectuer votre réservation :
https://my.rotary.org/fr/exchange-ideas/events/international-assembly
Échéance : vendredi 27 octobre au plus tard. Les formulaires remplis à la main ne seront pas traités. Les
billets d’avion doivent être émis avant le vendredi 17 novembre. Veuillez indiquer les noms tels qu’ils
apparaissent sur les passeports.
INSTRUCTIONS
1. Cliquez sur le lien suivant pour ouvrir le formulaire :
htttps://my.rotary.org/fr/exchange-ideas/events/international-assembly
2. Renseignez tous les champs. Contactez rits@rotary.org pour toute question.
3. Sauvegardez le document sur votre ordinateur avec comme titre votre nom suivi de votre numéro de
district (par exemple : Durand1640.doc).
4. Une fois rempli, envoyez le formulaire par e-mail à l’agence du RITS desservant votre région.
5. Indiquez en objet IA18 – votre nom de famille – numéro du district (ex. : IA17–DURAND–1640).
Agences de voyages approuvées par le RITS
S’il n’y a pas d’agence du RITS dans votre pays, soumettre votre demande à l’agence américaine.
ÉTATS-UNIS ET TOUS LES PAYS D’AMÉRIQUE AUSTRALIE & NOUVELLE-ZÉLANDE
CENTRALE ET DU SUD (SAUF LE BRÉSIL) Chelsea Peacock
Raptim Humanitarian Travel Raptim Humanitarian Travel
Rotary International 6/670 Canterbury Road,
1560 Sherman Ave. 16NW Surrey Hills, Victoria 3127
Evanston, IL 60201-3698 AUSTRALIE
États-Unis Tél. : 61-3-8001-6029
Tél. : +1-847-378-5402 Fax : 61-3-9836-7188
RITS@rotary.org rotarytravel.au@raptim.org
En dehors des heures de bureau : Hauts dirigeants : rotaryvip.au@raptim.org
+1-847-378-5402 Option 2 En dehors des heures de bureau :
En dehors de l’Australie : 61-3-8001-6029 Option 2
D’Australie : 61-3-9890-6555 Option 2
8BRÉSIL CORÉE DU SUD
Helena Vassilnenko Allison Han
Flytour American Express Business Travel BCD Travel
Avenida Juruá, 641 14F Officia B/D
Alphaville, Barueri, SP 163, Shinmunro, 1 Ga
BRÉSIL Jongro-Gu, Seoul
Tél. : 55-11-4502 2613 CORÉE DU SUD
Fax : 55-11-4502 2625 Tél. : 82 2 3276 2212
rotarybrasil@flytour.com.br Fax : 82 2 399 5566
En dehors des heures de bureau : rotarykorea@bcdtravel.co.kr
55-11-4506 7766
Demais regiões do Brasil 4004-0007 PHILIPPINES
São Paulo 4706-77-66 Camille Bustillos
The Baron Travel Corporation
INDE Ground Floor, Cityland 10 (Tower 2)
BCD Travel 6817 Ayala Ave. North corner Dela Costa
326 DLF Tower A Street,
Jasola Vihar Salcedo Village, Makati City
New Delhi, 110 025 PHILIPPINES
INDE Tél. : 632 817-4926
Tél. : 91 11 43613838 & 42250156 Fax : 632 819-2993
Fax : 91 11 42250191/92 corporate@barontravel.com.ph
rotary.india@bcdtravel.in En dehors des heures de bureau :
ou RITSindia@rotary.org 63-927-8754884
JAPON
Yoshifumi Kamifuji
Tonichi Travel Service (TNK)
Rotary Section
Tsukiji KY Bldg. 4th Flr
4-7-5 Tsukiji, Chuo-ku
Tokyo 104-0045
JAPON
Tél. : 81 3 5148 1730
Fax : 81 3 5148 1827
rot@tonichi.co.jp
En dehors des heures de bureau :
81-90-1799-2736
9DIRECTIVES ET PROCÉDURES POUR LES
DÉPLACEMENTS
Le Rotary prend à sa charge les billets d’avion l’itinéraire, de la disponibilité des places et de la
aller-retour des participants et des conjoints, étant compagnie sélectionnée par l’agence non agréée.
entendu que l’itinéraire choisi sera le plus direct et Si le voyageur est autorisé à acheter lui-même
économique ou conforme au règlement ci-après. son billet, il doit envoyer son itinéraire à rits@
rotary.org dès l’émission des titres de transport
Le RITS se doit de suivre les strictes directives du
au risque de ne pas être remboursé. Le billet
conseil d’administration sur les déplacements qui
sera remboursé après le voyage et réception des
visent à faire réaliser des économies au Rotary. Les
reçus et pièces justificatives (expensereports@
personnes désirant bénéficier d’un surclassement
rotary.org).
doivent en assumer les coûts et l’indiquer sur leur
demande de titre de transport. Avant l’émission 4. Les voyageurs autorisés à acheter leur billet
des billets d’avion, le RITS indiquera les frais d’avion par l’intermédiaire de leur propre
supplémentaires de surclassement qui devront être agence de voyages doivent fournir au RITS une
payés par carte bancaire. copie de leur itinéraire indiquant la compagnie
aérienne, les numéros, dates et horaires des
Une surcharge de 15 dollars (vol intérieur – vols d’arrivée et de départ, et le tarif (rits@
États-Unis) et de 35 dollars (vol international) rotary.org). Vous ne serez pas remboursé si vous
sera appliquée aux demandes de déplacements n’envoyez pas votre itinéraire final.
personnels avant ou après l’Assemblée
5. Le Rotary utilise les compagnies aériennes
internationale.
ayant accordé des tarifs préférentiels au Rotary
et à sa Fondation.
GÉNÉRALITÉS
6. Les voyageurs doivent accepter de faire une
1. Votre déplacement étant financé par le Rotary, escale si cela permet de réduire sensiblement
il vous incombe de respecter les lignes de les coûts.
conduite suivantes conçues dans le but de
7. Les aéroports offrant les meilleurs tarifs sont
réduire les frais, tout en garantissant un confort
utilisés dans la mesure où le transport terrestre
raisonnable.
n’augmente substantiellement ni le coût total
2. Vous devez soumettre une demande de titre du voyage, ni la durée des transports vers ou à
de transport auprès d’une agence agréée par partir de ces aéroports.
le RITS. Le RITS pourra attendre la période
8. L’utilisation de tout mode de transport autre
tarifaire la plus avantageuse pour émettre les
que l’avion est remboursée sur autorisation
billets.
préalable du RITS, à condition que le coût
3. Tout voyage financé par le Rotary ou la n’excède pas, selon le RITS, celui d’un billet
Fondation Rotary est géré par une agence agréée d’avion aller-retour. Remplir pour cela la
par le RITS. Les voyageurs peuvent demander demande de titre de transport du RITS pour
l’autorisation d’acheter leur billet eux-mêmes l’Assemblée internationale.
s’ils pensent pouvoir obtenir un meilleur tarif
9. Si aucune liaison aérienne n’existe, les
auprès d’une agence non agréée. Dans ce cas,
voyageurs doivent, pour être remboursés,
ils doivent fournir au RITS, avant d’acheter
utiliser le mode de transport le plus
un billet, leur itinéraire, le numéro de vol, les
économique.
heures de départ et d’arrivée, la compagnie et le
prix du billet. Ils ne seront autorisés à acheter 10. La location de voitures de taille compacte ou
ce billet que si son prix est inférieur d’au moins intermédiaire doit être pré-approuvée par le
300 dollars à celui proposé par le RITS. Le RITS. Le Rotary ne rembourse pas le rachat
voyageur est dans ce cas remboursé du montant de franchise ou la souscription d’assurance
autorisé à l’issue du voyage et sur soumission individuelle supplémentaire. Soumettre la
des récépissés aux services des finances du demande en utilisant le formulaire demande de
Rotary. Le RITS se réserve dans tous les cas le titre de transport.
droit de refuser son autorisation sur la base de
1011. Les billets d’avion achetés par le biais de 14. Des dérogations peuvent être sollicitées
programmes de fidélité (miles) de compagnies par écrit auprès du secrétaire général. Sont
aériennes doivent être préalablement approuvés inéligibles :
et seront remboursés à concurrence des frais a. Choisir des compagnies aériennes
acquittés par le voyageur (ex. : taxe d’aéroport). spécifiques pour bénéficier de leur
12. Les voyageurs doivent payer les frais encourus programme de fidélité quand le Rotary peut
dans le cadre de déplacements personnels obtenir de meilleurs tarifs ou bénéficier
entrepris en conjonction avec un déplacement d’autres avantages sur d’autres compagnies.
officiel autorisé. Une surcharge de 15,00 dollars b. Choisir une autre compagnie alors que
(vol intérieur – États-Unis) et de 35,00 dollars le Rotary doit remplir ses obligations
(vol international) sera appliquée aux demandes contractuelles à l’égard de compagnies
de déplacements personnels avant ou après partenaires.
l’Assemblée internationale.
Si vous avez des questions sur votre voyage à
13. Les miles accumulés dans le cadre de
destination de l’Assemblée internationale, prière de
programmes de fidélité pour les déplacements
contacter le RITS à Evanston :
aux frais du Rotary sont crédités au compte du
voyageur.
RITS
Heures d’ouverture : 08 h 30-17 h 00 (heure de
Chicago)
rits@rotary.org
Tél. : +1-847-866-3411
11PRÉSENTATION DE L’ASSURANCE VOYAGES
Les Rotariens et leurs conjoints sont couverts par • Perte d’effets personnels. Jusqu’à 10 000
une assurance voyages lors de leur déplacement à dollars. Les appareils électroniques ne sont pas
l’Assemblée internationale. La couverture inclut le couverts.
décès et les mutilations accidentelles, l’évacuation • Services d’assistance fournis par
sanitaire d’urgence, le rapatriement du corps et EuropAssistance USA 7 jours/7, 24 h/24.
l’assistance en voyage. Les frais médicaux et la perte Appelez le numéro figurant sur votre carte
des effets personnels sont remboursés uniquement d’assuré.
lorsqu’ils sont engagés en dehors du pays où l’assuré
est domicilié.
• Extension pour voyage à titre personnel.
Ce contrat vous fournit gratuitement une
Carte d’assuré. Vous trouverez pages xx-xx une couverture supplémentaire valable sept (7) jours
copie de votre carte d’assuré. Veuillez l’avoir sur avant ou après le Conseil.
vous lorsque vous vous rendrez à l’Assemblée
Formulaire de déclaration de sinistre. En cas
internationale. Elle vous sera demandée en
de maladie, d’accident ou de perte, vous devrez
cas d’accident ou de maladie. Vous y trouverez
remplir un formulaire de déclaration de sinistre
également les numéros d’Europ Assistance à
et l’envoyer accompagné de tous les justificatifs à
appeler en cas d’urgence.
la compagnie d’assurance AXIS Insurance Co. à
Garanties (assujetties aux modalités du contrat) : l’adresse indiquée sur le formulaire. Vous pouvez
• Couverture médicale. Jusqu’à 500 000 dollars obtenir ce formulaire en contactant le service Risk
lorsque vous vous trouvez en dehors du pays où Management du Rotary (insurance@rotary.org ou
vous êtes domicilié. Aucune couverture n’est ( +1-847-866-5245). Nous vous encourageons
fournie lorsque vous voyagez dans votre pays. à conserver des photocopies de toutes les
correspondances et de tous les documents envoyés.
• Décès et mutilations accidentelles. Jusqu’à
250 000 dollars. Informations complémentaires et questions.
• Rapatriement du corps/Évacuation Veuillez contacter le service Risk Management du
sanitaire. Cette couverture est disponible Rotary pour plus de détails sur l’assurance voyage
lorsque vous vous trouvez à au moins 100 (insurance@rotary.org ou ( +1-847-866-5245).
miles (160 kilomètres) de votre domicile. Ne
prenez aucune disposition avant d’avoir reçu
l’autorisation préalable d’Europ Assistance.
• Évacuations en cas de catastrophe naturelle
ou pour raison de sécurité. Cette couverture
est disponible lorsque vous vous trouvez en
dehors du pays où vous êtes domicilié. Aucune
couverture n’est fournie lorsque vous voyagez
dans votre pays. Ne prenez aucune disposition
avant d’avoir reçu l’autorisation préalable
d’Europ Assistance.
12CARTE D’ASSURANCE
AXIS Accident & Health
Emergency Assistance
Anywhere in the World
About AXIS Capital Your insurance coverage includes access to services that can help make
AXIS Capital is a Bermuda-based traveling a little easier or provide support for you during an emergency.
global provided or specialty lines Clip and save the wallet card below to have the contact information handy
insurance and treaty reinsurance in case you need assistance while traveling.
with locations in Bermuda, the
United States, Europe, Singapore, Medical and other travel emergency support
Canada, Australia and Latin America. As part of your accident coverage, you and your family have access to AXIS Accident &
The AXIS operating subsidiaries Health’s travel assistance program for emergencies that occur while traveling almost
have been assigned a rating of “A+” anywhere in the world, at least 100 miles from home.
(“Strong”) by Standard & Poor’s and With a local presence in more than 200 countries and territories and 40 assistance centers
“A” (“Excellent”) by A.M. Best. open 24/7, we offer pre-trip assistance and support while traveling in case of emergency.
International assistance coordinators and case managers, as well as physicians and nurses,
are available to provide support 24 hours a day.
In the event of a life-threatening emergency, call the local emergency authorities first to
receive immediate assistance, and then contact AXIS Accident & Health’s travel assistance
program with the phone number on the attached wallet card.
When traveling outside of the U.S., make sure you know the country code of your
location before calling.
Travel assistance services include:
Insurance coverage is underwritten by AXIS Insurance
Company. Coverage may not be available in all U.S. • Medical evacuation and/or repatriation • Emergency cash advance
states and jurisdictions. Product availability and plan • Medical case management and review • Lost document/baggage assistance
design features including eligibility requirements,
descriptions of benefits, exclusions or limitations • Transportation for dependents and • Bail-bond posting
may vary depending on state laws. Travel assistance
services are provided through a service agreement
traveling companions • Referral to attorneys
with Europ Assistance, USA. • Prescription and eyeglass replacement or • Emergency message relays
www.axisaccidenthealth.com refill assistance • Emergency translation/interpretation
© 2012 AXIS Accident & Health • Pre-trip informational assistance assistance by phone
Travel Assistance
For an emergency or any other travel assistance: Need emergency help when traveling? Call for:
From the U.S. and Canada, call 1.888.870.2947 • Travel and Medical Assistance
From other locations, call collect +1.609.375.9190 • Financial and Legal Assistance
Or email: AXIS.travel@europassistance-usa.com
• Communication/Translation Assistance
fold dotted line
Please indicate you are a participant in the AXIS program.
Policyholder Name: ___________________________________
Rotary International
Policy #: _____________________________________________
AH-0019-0169-0000-US
TrvEA_11-12
13INSCRIPTION – LISTE DE CONTRÔLE
TOUS LES FORMULAIRES SE TROUVENT SUR LA PAGE WEB DE L’ASSEMBLÉE
INTERNATIONALE :
https://my.rotary.org/fr/exchange-ideas/events/international-assembly
À RENVOYER AVANT LE VENDREDI 29 SEPTEMBRE 2017
PAR E-MAIL À RI.REGISTRATION@ROTARY.ORG OU PAR FAX AU +1-847-556-2194
Formulaire d’inscription en ligne (https://my.rotary.org/fr/exchange-ideas/events/international-
assembly)
Contactez ri.registration@rotary.org pour obtenir la version PDF.
PAR E-MAIL À VENDORS@ROTARY.ORG OU PAR FAX AU +1-847-556-2137
Formulaire de renseignements sur le destinataire des fonds – Gouverneurs
PAR E-MAIL À MARK.HANNIGANII@HYATT.COM OU PAR FAX AU +1-619-358-6729
Formulaire d’extension de séjour (facultatif )
À RENVOYER AVANT LE VENDREDI 27 OCTOBRE 2017
PAR E-MAIL À VOTRE AGENCE DU RITS (VOIR PAGES 8 ET 9)
Formulaire de demande de titre de transport
À RENVOYER AVANT LE MARDI 20 MARS 2018
PAR E-MAIL À EXPENSEREPORTS@ROTARY.ORG OU PAR FAX AU +1-847-556-2193
Note de frais
www.rotary.org/RIdocuments/fr_doc/expense_report_fr.xls
14DISTRICT
FORMULAIRE D’INSCRIPTION/LOGEMENT
Les formulaires d’inscription doivent parvenir au Rotary le vendredi 29 septembre 2017 au plus tard.
Pour toute question sur ce formulaire, contactez ri.registration@rotary.org.
Deux façons de s’inscrire :
1. Inscrivez-vous en ligne sur https://my.rotary.org//fr/exchange-ideas/events/international-assembly
et recevez immédiatement votre confirmation (gouverneurs élus et conjoints uniquement)
2. Envoyez votre formulaire dûment rempli par e-mail à ri.registration@rotary.org (si vous
n’incluez pas vos informations pour le paiement) ou par fax to au +1-847-556-2194. Vous recevrez une
confirmation de votre inscription par e-mail.
PARTICIPANT
Veuillez indiquer dans les champs suivants les informations telles que vous souhaitez qu’elles apparaissent
sur votre badge. Pour les gouverneurs élus, les informations suivantes doivent correspondre à celles fournies
en tant que gouverneur nommé.
NOM DE FAMILLE PRÉNOM
NOM POUR LE BADGE CLASSIFICATION/ANCIENNE CLASSIFICATION
DISTRICT E-MAIL
Serez-vous accompagné de votre conjoint ? Oui Non
Si oui, fournir les informations suivantes.
Veuillez noter que les informations requises diffèrent selon que le conjoint est Rotarien ou non.
NOM DE FAMILLE PRÉNOM NOM POUR LE BADGE
CLASSIFICATION/ANCIENNE CLASSIFICATION (SI ROTARIEN) DISTRICT
ROTARY CLUB (SI ROTARIEN) OU VIILE DE RÉSIDENCE (NON ROTARIEN) PAYS
Conjoint – Langues préférées
Pour les documents qui seront distribués à l’Assemblée internationale.
Anglais Français Italien Japonais Coréen Portugais Espagnol
Pour les discussions à l’Assemblée internationale.
Chinois Anglais Français Allemand Hindi Italien Japonais
Coréen Portugais Espagnol Suédois
PERSONNE À CONTACTER EN CAS D’URGENCE (OBLIGATOIRE)
NOM TÉLÉPHONE (inclure tous les indicatifs)
REPAS
Tous les gouverneurs élus, participants officiels et training leaders doivent utiliser le forfait-repas. Les repas
non pris ne sont pas remboursés.
Si vous êtes un intervenant, veuillez confirmer votre participation au forfait repas : Oui Non
Veuillez indiquer ci-dessous les régimes alimentaires particuliers pour votre accompagnant et vous-même :
Sans
Sans viande Sans Sans
Diabétique gluten Halal Végétarien Végétalien rouge poisson crustacés
Participant
Conjoint
N.B. : Aucun repas servi ne sera à base de porc.
Autres allergies alimentaires :DISPOSITIONS PARTICULIÈRES
Pour permettre au Manchester Grand Hyatt de San Diego de respecter les dispositions de l’Americans with
Disabilities Act (ADA), nous vous demandons, si besoin est, d’indiquer ci-dessous les dispositions spéciales
à prendre pour votre accueil. Choisir dans la liste ci-dessous :
hambre avec douche accessible en fauteuil
C hambre avec des barres de maintien dans la
C
roulant douche/ baignoire et à proximité des toilettes
Baignoire avec barres de maintien et banc Chambre avec un téléphone adapté aux personnes
amovible malentendantes et équipé d’une alarme visuelle
Documentation en braille Fauteuil roulant / fauteuil roulant électrique
J’ai des problèmes de vue ou d’ouïe et j’ai besoin J’ai besoin d’un appareil auditif
d’être assis dans les premiers rangs
Fauteuil roulant / fauteuil roulant électrique
fourni par le participant
Autre :
HÔTEL
Les gouverneurs élus, participants officiels et training leaders sont logés au Manchester Grand Hyatt.
Veuillez indiquer vos préférences ci-dessous :
Un lit Deux lits
Arrivée : dimanche 14 janvier 2018
Départ : samedi 20 janvier 2018
CARTES TÉLÉPHONIQUES
Des cartes téléphoniques seront distribuées aux gouverneurs élus et aux training leaders sur demande.
Indiquez ci-dessous si vous avez besoin d’une carte.
Je souhaite recevoir une carte téléphonique
SIGNATURE
Je m’engage à respecter les règles et les conditions de participation listées dans la documentation du Rotary.
Des informations supplémentaires sont disponibles sur demande. Tous les formulaires doivent être signés.
SIGNATURE (l’envoi des documents électroniquement constitue une signature) DATEVous pouvez aussi lire
