Milan (Italie) Inscriptions des PVGD/GED - Séminaire 2019 des Premiers vice-gouverneurs de district/Gouverneurs élus de district (Journée 4) & ...
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Séminaire 2019
des Premiers vice-gouverneurs de
district/Gouverneurs élus de
district (Journée 4)
& Convention internationale
Milan (Italie)
Inscriptions des PVGD/GED
2019 FVDG/DGE Milan Reg Doc.FR
Pour votre calendrier...
Mercredi 13 février Aperçu sur Milan - Séminaire des PVGD/GED - Q Center
Jeudi 28 février Date limite pour retourner le formulaire Inscription & Voyage - Séminaire 2019
des PVGD/GED à dgeseminar@lionsclubs.org et pour informer le LCI si vous
voulez réserver des nuits supplémentaires à l’hôtel des PVGD/GED
Jeudi 28 février Date limite pour demander un changement de classe
Jeudi 28 février Date limite pour demander d’avoir un interprète personnel
Vendredi 29 mars Date limite pour finaliser votre voyage
Mardi 30 avril Date limite pour les modifications d’inscription et de réservation de chambre
d’hôtel des PVGD/GED
Vendredi 10 mai Date limite pour envoyer le formulaire d’état de frais Compagnon adulte du
PVGD/GED
Jeudi 4 juillet Date d’arrivée à Milan approuvée par le LCI
Mardi 9 juillet Date de départ de Milan approuvée par le LCI
N’oubliez pas :
Le LCI vous inscrira ainsi qu’un accompagnant adulte à la convention internationale 2019 et au
banquet de gala à Milan une fois votre formulaire retourné dûment rempli. Afin d’éviter les
doublons d’inscription, ne vous inscrivez pas à la convention en ligne.
Pour inscrire les membres de votre famille pour la convention à Milan, retourner le formulaire
Inscriptions à la convention - Famille de PVGD/GED dûment rempli à dgeseminar@lionsclubs.org.
Les billets pour le banquet de gala et les transferts pour l’aéroport ne peuvent pas être achetés
en ligne. Veuillez utiliser ce formulaire. Le nombre de billets pour le banquet de gala est limité et
sous réserve de disponibilité.
2
Convention internationale 2019 à Milan
La période d’inscription pour le 4e jour du Séminaire 2019 des PVGD/GED et la Convention internationale
à Milan est ouverte. Après avoir reçu votre formulaire d’inscription, le LCI vous inscrira à la convention et
vous réservera une chambre dans un des hôtels suivants spécialement réservés aux PVGD/GED : NH Milan
Fiera OU UNA Hotels Hotel Expo Fiera Milano (ATA Hotel). Cliquer sur ce lien pour plus d’informations.
La participation au Séminaire 2019 des PVGD/GED en février au Q Center à St Charles (USA) est obligatoire
pour prétendre au remboursement pour le séminaire des PVGD/GED à Milan. Contacter
dgeseminar@lionsclubs.org si vous avez des questions.
Une présentation sur le séminaire et la convention à Milan aura lieu au Q Center le mercredi 13 février.
Une chambre double vous sera réservée à Milan du jeudi 4 juillet au mardi 9 juillet 2019 (5 nuits). Les nuits
supplémentaires dans les hôtels des PVGD/GED sont, sous réserve de disponibilité, une dépense
personnelle à régler à votre départ. Si vous souhaitez réserver des nuits supplémentaires contacter
dgeseminar@lionsclubs.org avant le 28 février 2019.
Des représentants du service Inscriptions et hébergement du LCI seront sur place au Q Center pour
répondre à vos questions.
Procédures d’inscription
Étape 1
Retourner le formulaire Inscriptions et voyage - Séminaire 2019 des PVGD/GED et Convention internationale
dûment rempli pour vous et votre conjoint à dgeseminar@lionsclubs.org le 28 février 2019 au plus tard.
❑ L'inscription du PVGD/GED est gratuite. Les frais d’inscription du compagnon adulte (150 USD)
seront déduits de votre premier état de frais, le cas échéant.
❑ Pour inscrire les membres de votre famille pour la convention à Milan, retourner le formulaire
Inscriptions à la convention - Famille de PVGD/GED dûment rempli à
dgeseminar@lionsclubs.org.
Étape 2
Vous recevrez par e-mail une confirmation de votre inscription et les instructions pour réserver vos billets
d’avion. Veuillez suivre les procédures de réservation de billet d’avion pour Milan. La procédure varie en
fonction de votre lieu de résidence.
❑ Les réservations de billets d’avion des PVGD/GED doivent être effectuées par l’agence de
voyages approuvée par le LCI le 29 mars 2019 au plus tard.
❑ Le LCI a approuvé les dates pour une arrivée des GED à Milan le jeudi 4 juillet et un départ le
mardi 9 juillet 2019.
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Étape 3
Consulter les instructions de réservation s’appliquant à votre pays de résidence figurant dans la pièce
jointe 2.
❑ Contactez l’agence de voyage et réservez votre billet.
❑ Après 24 heures, tout changement peut entraîner un tarif supplémentaire plus des
pénalités/frais de modification. Ces frais sont considérés comme une dépense personnelle.
❑ Tous les billets sont électroniques, sauf indication contraire.
❑ Les compagnies aériennes sont parfois amenées à modifier les heures des vols Le cas échéant,
vous serez prévenu de tout changement.
Hôtel
Dès réception de votre formulaire d'inscription et de voyage, le LCI réservera une chambre pour
vous et votre compagnon adulte au UNA Hotels Hotel Expo Fiera Milano (ATA Hotel) ou au NH
Fiera Hotel du jeudi 4 juillet au mardi 9 juillet (5 nuits), dates d’arrivée et de départ approuvées
par le LCI. Vous devez séjourner à l'hôtel des GED jusqu'à la fin de la convention.
❑ Si vous souhaitez réserver des nuits
supplémentaires, veuillez indiquer les
dates sur votre formulaire d’inscription à
retourner avant le jeudi 28 février 2019.
Les nuits supplémentaires dépendent des
disponibilités de l’hôtel et représentent
une dépense personnelle.
❑ Le LCI remboursera une chambre, jusqu'à
deux occupants avec un ou deux lits
uniquement pendant la période
approuvée. Les réservations de chambres supplémentaires ou pour des invités
supplémentaires doivent être effectuées via le LCI. Le paiement d’arrhes d’un
montant de 200 USD par chambre supplémentaire est requis une fois votre demande
confirmée par le LCI. Les arrhes seront envoyées à l’hôtel en Euros au taux de change
en vigueur.
❑ UNA Hotels Hotel Expo Fiera Milano (ATA Hotel)
Les chambres sont disponibles à 14 h 00 et doivent être libérées à midi.
Hôtel NH Milano Fiera
Les chambres sont disponibles à 15 h 00 et doivent être libérées à midi.
Des frais supplémentaires (dépenses personnelles à régler directement à l’hôtel)
peuvent s’appliquer si vous souhaitez obtenir la chambre plus tôt et/ou la libérer plus
tard.
❑ L’hébergement des PVGD/GED est géré par le LCI. Pour éviter les confusions, ne
contactez pas l’hôtel directement. Contactez le LCI si vous avez des questions. Vous
recevrez la confirmation de votre réservation de chambre d'hôtel par e-mail en mai
2019. Veuillez l’apporter avec vous à Milan et la présenter à la réception de l’hôtel en
arrivant.
4❑ Besoins particuliers :
Le LCI fera tout son possible pour répondre aux demandes de dispositions
particulières. Veuillez indiquer vos besoins particuliers en détails sur le formulaire
Inscriptions & voyage - Séminaire des PVGD/GED 2019 & Convention internationale. Le
LCI transmettra les demandes spéciales à l’hôtel. Les demandes de chambre de type
particulier ou d'autres services dépendent de leur disponibilité au moment de
l'enregistrement à l'hôtel et ne sont pas garanties.
❑ Une carte bancaire vous sera demandée à l’enregistrement à l’hôtel.
Tout solde débiteur pour les nuits supplémentaires, frais divers, invités supplémentaires, chambres
prises en avance ou libérées après les heures fixées ainsi que les taxes associées à ces dépenses doit
être réglé par le PVGD/GED à l'hôtel avant son départ.
Règles pour les voyages et remboursement
Avion
Veuillez noter que tous les arrangements concernant les vols des GED et compagnons adultes doivent être
pris avant le 29 mars 2019. En réservant vos billets le plus tôt possible, vous disposez d’un plus grand choix
d’options de vols directs et d'itinéraires.
Veuillez suivre les procédures décrites dans la pièce jointe #2 pour réserver vos billets d'avion.
Les procédures varient en fonction de votre situation géographique.
Règles sur le remboursement du voyage - Séminaire des PVGD/GED
Le Lions Clubs International prend en charge les frais de déplacement suivants :
❑ Un (1) billet d’avion aller-retour, par la
voie la plus directe, en classe
économique pour le PVGD/GED.
• Le remboursement du billet sera basé sur le
tarif logique standard ou réduit en classe
économique le moins cher pour les dates de
voyage approuvées par le LCI.
• Vous devez suivre les règles du LCI en
matière de voyages pour recevoir votre
remboursement.
• Toutes variations par rapport aux dates officielles approuvées peuvent entrainer des
différences de tarif de billet d’avion qui sont considérées comme une dépense personnelle.
Tous les frais liés aux jours supplémentaires (hôtel, repas et frais divers) sont des dépenses
personnelles.
❑ Le transport aller-retour entre votre domicile et votre aéroport sera remboursé sur
présentation du formulaire Transport local du GED accompagné des justificatifs et
reçus. Le formulaire d'état de frais le plus récent est disponible sur la page Finances.
5❑ Les frais de stationnement à l’aéroport seront remboursés à condition qu’ils soient
moins élevés que les frais de kilométrage aller-retour en voiture, en taxi, en
autocar, en train ou en navette.
❑ Le LCI remboursera au PVGD/GED les frais d’enregistrement uniquement du
premier bagage en conformité avec les dimensions et poids spécifiés par la
compagnie aérienne.
• Les bagages enregistrés supplémentaires et les frais d’excédents de bagage
sont une dépense personnelle. Les règlements relatifs aux bagages variant
selon les compagnies aériennes, veuillez contacter votre compagnie pour
plus d’informations.
• Le remboursement des frais d’enregistrement du premier bagage enregistré
peut être demandé en même temps que le remboursement de vos frais de
transport local.
Règles sur le remboursement du voyage du compagnon adulte
Le Lions Clubs International prend en charge les frais de déplacement suivants pour votre compagnon
adulte :
❑ Conformément au règlement du conseil d'administration international, le LCI vous
remboursera jusqu’à 500 USD, le cas échéant, pour le déplacement de votre compagnon
adulte au séminaire des PVGD/GED et à la Convention internationale.
• Le remboursement est effectué seulement pour le prix du billet d'avion.
• Les frais d’enregistrement de bagages sont considérés comme une dépense personnelle à
prendre en charge par le compagnon adulte.
❑ Les compagnons adultes peuvent réserver leur billet d’avion en utilisant les services de :
• Carlson Wagonlit Travel-CWT (des frais d’émission de billet sont facturés)
• Leur agence de voyages
• Directement auprès de la compagnie aérienne
• En ligne sur un site de voyages spécialisé
❑ Les compagnons adultes ont la responsabilité d'acheter leurs billets d’avion.
❑ Les compagnies aériennes sont parfois amenées à modifier les heures des vols entrainant des
frais de réémission du billet par les agences de voyage.
CWT surveillera les réservations effectuées auprès de son bureau pour le séminaire des
PVGD/GED. Le LCI prendra en charge tout frais de réémission de billets pour les PVGD/GED. Si
CWT doit réémettre un billet pour un compagnon adulte, les frais doivent être payés par le
PVGD/GED. Ces frais seront imputés au remboursement des 500 USD maximum dont bénéficient
les compagnons adultes éligibles. Si les frais de réémission de billet et le prix du billet du
compagnon adulte dépassent 500 USD, la différence est une dépense personnelle du PVGD/GED.
❑ Pour les remboursements jusqu’à 500 USD, le GED doit présenter un formulaire État de frais
de voyage de compagnon adulte - (Pièce jointe #3) accompagné de la documentation
suivante :
• Copie de l'itinéraire correspondant au billet, précisant le routage, la compagnie
aérienne, le numéro des vols, la catégorie de service, les dates et heures d'arrivée et de
6départ et le numéro du billet.
• Preuve d'achat (copie du reçu ou du relevé de la carte bancaire)
Les états de frais peuvent être envoyés dès que les billets sont réservés et que vous possédez la preuve de
paiement. Ces documents doivent être adressés au service Accounting Department au LCI le 10 mai 2019
au plus tard.
Note : Le LCI préfère utiliser les virements électroniques quand la banque du LCI autorise cette méthode
de paiement dans votre pays. Consulter la page Finances pour savoir si vous pouvez bénéficier des
virements électroniques. Si cette méthode peut être utilisée dans votre pays, envoyer le formulaire de
virement correspondant à votre pays dûment rempli à accountspayable@lionsclubs.org.
7Transferts Aéroports Hôtels
Le LCI assurera le transport aller-retour pour vous et votre compagnon adulte depuis les
aéroports de Milan (Malpensa ou Linate) ou la gare ferroviaire de Milan vers les hôtels
NH Milano Fiera ou UNA Hotels Hotel Expo Fiera Milano (ATA Hotel) aux dates de
voyages approuvées par le LCI. Vous recevrez plus de détails dans l’e-mail de mai 2019
sur la logistique.
❑ Pour acheter des coupons de transfert supplémentaires pour les
membres de votre famille, écrire à dgeseminar@lionsclubs.org.
Autres moyens de transport
Si vous vous rendez à Milan en voiture, train ou car, certaines dépenses seront remboursées
suivant les règles de l’association en vigueur.
Le remboursement maximum correspondra à 1,5 fois le tarif aérien le moins cher disponible
au 1er avril 2019, sous réserve que vous soyez accompagné d’un compagnon adulte et que le
coût total du déplacement de ce compagnon ne dépasse pas 500 USD. Si vous voyagez seul,
l'équivalent du billet d'avion pour une personne sera remboursé. Si vous voyagez avec un
autre GED, une seule indemnisation est versée. Ce montant couvre l’hôtel, les repas, le
kilométrage, les péages et le parking à l’hôtel de la convention. Le prix du parking aux hôtels
des GED à Milan varie de 10 à 12 EUR /jour (sous réserve de modification).Le formulaire État
des - Frais kilométrique du GED est disponible sur la page web des PVGD/GED et sur la page
web Ressources Finances.
Pour être remboursé, veuillez le retourner dûment rempli et accompagnés des justificatifs
à Accounting Department au LCI le 26 juillet 2019 au plus tard.
* Le LCI ne prend pas en charge et ne rembourse pas les frais de voyage du compagnon
adulte si le district est en statut provisoire ou transitoire depuis 24 mois consécutifs ou
plus. (Pour plus d’informations sur le statut de votre district, écrire à :
districtadministration@lionsclubs.org.)
À la fin votre gouvernorat, si votre district transitoire/provisoire remplit les critères d’un
district (au moins 35 clubs et 1 250 membres ; ou si le district a enregistré un gain net d'au
moins un membre, le prix du billet d'avion de votre compagnon adulte sera remboursé,
conformément au règlement en vigueur. Conserver tous les reçus et justificatifs de
paiement des voyages de votre compagnon jusqu’à ce que le LCI vous informe que vous êtes
éligibles pour être remboursé. Le remboursement du voyage du compagnon adulte ne peut
pas être transféré à une autre personne.
2019 FVDG/DGE LM 2A.FR 8Tourisme avant ou après la convention Si vous prévoyez du tourisme avant ou après la convention, assurez-vous que les dates n'entrent pas en conflit avec les dates d’arrivée (4 juillet) et de départ (9 juillet) approuvées par le LCI. Le remboursement du billet sera basé sur le tarif logique standard ou réduit en classe économique le moins cher pour les dates de voyage approuvées par le LCI. Toutes variations par rapport aux dates officielles approuvées peuvent entrainer des différences de tarif de billet d’avion qui sont considérées comme une dépense personnelle. Tous les frais liés aux jours supplémentaires (hôtel, repas et frais divers) sont des dépenses personnelles. Les Lions souhaitant explorer l’Italie au-delà de Milan peuvent contacter les voyagistes partenaires du LCI (Aim Italy, Naonis Viaggi, Central Holidays/Rose Marie’s Travel LLC and Goway Travel). Ils vous aideront à organiser vos visites et excursions avant et après la convention en fonction de vos centres d’intérêt et de votre budget. De Rome la cosmopolite, à la Toscane jusqu’à la Côte amalfitaine, vous n’avez que l’embarras du choix. Visitez la page LCICon Excursion avant ou après la convention pour plus de suggestions touristiques. Réservez vos excursions et visites au plus vite afin de bénéficier des meilleurs tarifs et de la meilleure disponibilité. Excursions à Milan AIM Italy est notre partenaire local pour toutes visites et excursions pendant la semaine de la convention : accès privé à la Cène, le chef d’œuvre de De Vinci, visite du Duomo di Milan, découverte de la ville dans un tram ancien, visite du Musée Alfa Romeo et bien plus. Visitez la page LCICon Visites guidées et attractions pour découvrir toutes les options de visites exclusivement conçues pour les Lions. Réservez au plus vite afin de bénéficier des meilleurs tarifs et de la meilleure disponibilité. 2019 FVDG/DGE LM 2A.FR 9
Programmes du séminaire & de la convention
Consultez Programme du séminaire et Programme de la convention. Ces emplois du temps
sont susceptibles d'être modifiés.
Service d’interprétation
Le programme pour les PVGD/GED contient des séances générales éducatives et stimulantes
présentées en anglais avec interprétation en français.
Les PVGD/GED et compagnons souhaitant profiter du service
d’interprétation doivent retirer l’appareil radio FM à l’entrée de la
salle des séances générales. Il suffit ensuite de régler votre radio à la
fréquence indiquée pour suivre les séances.
Vous pouvez conserver l’appareil pour suivre les séances plénières et
autres séminaires pendant la convention offrant un service
d’interprétation.
Interprètes personnels
Votre numéro de salle de classe (1 à 37) sera le même qu’au Q Center à St Charles. Après les
séances générales, les PVGD/GED participeront à quelques activités avec leur groupe alors que
les conjoints et compagnons assisteront à un programme spécialement préparé pour eux.
Les interprètes personnels (pour les langues autres que chinois, finnois, français, allemand,
hindi, italien, japonais, coréen, portugais, espagnol et suédois) doivent être inscrits à l'avance
au Bureau du séminaire des PVGD/GED et suivre les procédures de l’association. Contacter
Penny Siwula à dgeseminar@lionsclubs.org pour obtenir un Formulaire d’inscription
d’interprète personnel et retournez le dûment rempli accompagné des droits applicables le 28
février 2019 au plus tard. (Approbation sous réserve de disponibilité)
Finances
Les gouverneurs de district doivent envoyer leurs états de frais pendant l’année de leur
mandat. Le virement électronique est le moyen de paiement de préférence du LCI pour
effectuer les remboursements. Pour plus d’informations consulter notre site web.
Retourner le formulaire approprié listé sous Autres informations dûment rempli à
accountspayable@lionsclubs.org. Pour toute question sur les remboursements contacter
accountspayable@lionsclubs.org
2019 FVDG/DGE LM 2A.FR 10Passeports et visas
Selon votre nationalité et/ou la longueur de votre séjour en Italie, un visa peut être requis
pour entrer en Italie. Votre passeport doit être signé et contenir un nombre suffisant de pages
vierges. Le passeport doit être encore valide six mois à la date d'entrée sur le territoire.
Veuillez vérifier les conditions de visa auprès de votre agence de voyage ou du consulat d’Italie
dans votre pays. Nous vous conseillons d’entreprendre les démarches au plus tôt.
Le LCI fournira une lettre d’invitation à chaque PVGD/GED et à un
conjoint/compagnon. Des lettres d’invitation officielles supplémentaires pour
les membres de la famille peuvent être obtenues au prix de 25 EUR/lettre en
retournant le formulaire Demande de lettre d’invitation PVGD/GED dûment
rempli à Convention@lionsclubs.org. En fonction de votre nationalité, des
documents différents sont nécessaires pour entrer en Italie.
Questions :
Pour les questions
Contacter Tél. E-mail
concernant :
Penny Siwula +1 630 468 6731
Inscription / Logement dgeseminar@lionsclubs.org
Kelly Zielinski +1 630 468 7015
Lisa Pastore Lynda +1 630 468 7052
Voyages / Billets d'avion Dgetravel@lionsclubs.org
Rohr +1 630 468 6832
Remboursement des frais
Laura Delgado +1 630 468 6846 DistrictGovernorClaims@lionsclubs.org
de voyage
Programme du séminaire Cynthia Bianchi +1 630 468 6770 Cynthia.bianchi@lionsclubs.org
Demandes de changement
Pour toute demande de changement après avoir envoyé votre formulaire d’inscription,
écrire à dgeseminar@lionsclubs.org avant le 30 avril 2019.
➠ Réservation de chambre d’hôtel
Modification des dates d’arrivée et/ou de départ. Toute modification dépend des
disponibilités dans les hôtels.
➠ Orthographe d'un nom
Envoyer l’orthographe correcte du nom à corriger.
➠ Annulation
Si vous ou votre conjoint/compagnon êtes dans l’impossibilité d’assister au séminaire
2019 des PVGD/GED et à la convention, informez le LCi au plus tôt.
2019 FVDG/DGE LM 2A.FR 11Vous pouvez aussi lire
