DOSSIER LOGISTIQUE N 1 - Séminaire des premiers vice-gouverneurs de district/gouverneurs élus de district Q Center - St Charles, IL, États-Unis ...
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Séminaire des
premiers vice-gouverneurs
de district/gouverneurs élus de district
Q Center - St Charles, IL, États-Unis
DOSSIER
LOGISTIQUE N 1
[Type text]
Cher premier vice-gouverneur de district/gouverneur élu de district, Nous sommes impatients de vous accueillir au séminaire des premiers vice- gouverneurs de district/gouverneurs élus de district (PVGD/GED) qui se déroulera au Q Centre à St Charles (IL, États-Unis). Le Q Center, situé à une cinquantaine de kilomètres de Chicago, est le plus grand centre entièrement dédié à la formation et aux conférences dans le Midwest. Il accueille la formation des cadres de nombreuses entreprises Fortune 500 ainsi que des conférences d’organisations importantes et des manifestations spéciales. Les infrastructures de formation, d’hébergement et de restauration sont regroupées sur un même campus. Vous y suivrez une semaine de formation intense, vous pourrez visiter le siège mondial du Lions Clubs International et vous faire prendre en photo avec le Vice-président. Vous rencontrerez vos collègues PVGD/GED du monde entier et échangerez des idées pour la préparation de votre mandat à la tête du district. L’équipe du LCI est impatient de travailler avec vous dans votre préparation pour le séminaire et s’engage à le rendre mémorable et productif. Cordialement, L’équipe du séminaire PVGD/GED au LCI 2020 FVDG/DGE LM 1A.fr-FR. 2
Séminaire des PVGD/GED
Dossier d’inscription et d’information
Vous trouverez ci-joint les informations pour votre participation au séminaire des
PVGD/GED organisé à St Charles, IL, États-Unis.
Ce séminaire de préparation au mandat de gouverneur de district est exclusivement
réservé aux 1ers vice-gouverneurs de district/gouverneurs élus de district. Les
conjoints/compagnons ne peuvent pas y assister.
Dans ce dossier à lire attentivement, vous trouverez les formulaires et informations
suivantes :
• Inscription au séminaire 2020 à St Charles (IL, États-Unis)
• Réservation de chambre au Q Center à St Charles
• Réservation de votre voyage vers St Charles
• Inscription au séminaire des PVGD/GED et à la convention internationale 2020 à
Singapour
Retourner le formulaire d’inscriptions et de voyage au séminaire des PVGD/GED 2020
dûment rempli à LCI Registration and Housing Department le 21 octobre 2019 au plus
tard afin de recevoir le lien qui vous permettra de réserver votre chambre au Q Center et
réserver vos billets d’avion.
Un deuxième dossier logistique vous sera envoyé par e-mail en janvier 2020. Il
contiendra des informations sur le Q Center, comment vous y rendre, les transferts depuis
l’aéroport, le programme du séminaire et des instructions pour l’inscription à la
Convention internationale à Singapour.
Un dossier logistique final vous sera envoyé par e-mail en mai 2020. Il contiendra des
informations sur le séminaire des PVGD/GED et la Convention internationale à
Singapour, les confirmations d’inscription et de réservation de chambre d’hôtel ainsi que
les programmes de ces deux manifestations.
Les informations les plus récentes sont disponibles sur www.lionsclubs.org (recherche
avec FVDG/DGE SEMINAR)
Nous attendons avec impatience votre arrivée à St Charles !
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Pour votre calendrier...
21 octobre 2019 Date limite pour envoyer votre Formulaire
d'inscription et de voyage au LCI pour le
séminaire 2020 des PVGD/GED au Q Center
29 novembre 2019 Date limite pour réserver votre billet d’avion
pour le séminaire 2020 au Q Center
13 décembre 2019 Date limite pour vous inscrire et réserver votre
chambre au Q Center en ligne
Janvier 2020 Vous recevez le deuxième document logistique
10 février 2020 Arrivée au Q Center
14 février 2020 Départ du Q Center
27 février 2020 Date limite pour vous inscrire au séminaire des
PVGD/GED et à la Convention internationale
2020 à Singapour
13 mars 2020 Date limite pour envoyer au service
Comptabilité du LCI toutes vos demandes de
remboursement de transport en lien avec le
séminaire au Q Center
Mai 2020 Vous recevez le dossier logistique final.
2020 FVDG/DGE LM 1A.fr-FR. 4
Inscription, hébergement et voyage
Séminaire des PVGD/GED
1 : Retourner le formulaire d’inscription et de voyage - Séminaire 2020 des
PVGD/GED dûment rempli à dgeseminar@lionsclubs.org le 21 octobre 2019 au
plus tard
Le séminaire à St Charles est exclusivement réservé aux PVGD/GED. Les
conjoints/compagnons ne peuvent pas y assister.
Vous recevrez par e-mail une confirmation de votre inscription et un line
contenant les détails pour réserver votre chambre au Q-Center et
réserver vos billets d’avion.
2 : Réserver votre billet d'avion.
Consulter les instructions de réservation s’appliquant à votre pays de
résidence figurant dans la Pièce jointe 2.
Les réservations de billets d’avion des PVGD/GED doivent être effectuées
par l’agence de voyages approuvée par le LCI le 29 novembre 2019 au plus
tard.
Contactez l’agence de voyage et réserver votre billet.
Suivre les instructions figurant dans la pièce jointe 2 pour le
paiement/remboursement de votre billet d’avion.
Le LCI recevra une copie de votre itinéraire de vol pour prévoir votre transfert
entre l’aéroport d’arrivée et le Q Center. Informez le LCI si vous prévoyez de
prolonger votre séjour au-delà des dates approuvées par le LCI.
3 : S’inscrire et réserver votre chambre pour le séminaire
Un lien vous sera envoyé pour vous inscrire au séminaire et réserver votre
chambre au Q Center avant le 14 décembre 2019. Ce lien est personnel et
ne doit pas être partagé.
Saisir les informations requises et cliquer sur SUBMIT pour finaliser votre
inscription et la réservation de votre chambre.
Un e-mail de confirmation du Q Center vous sera envoyé.
Contacter dgeseminar@lionsclubs.org si vous avez des problèmes pour
utiliser le site web du Q Center.
Le LCI a approuvé les dates pour une arrivée le lundi 10 février 2020 et
un départ le vendredi 14 février 2020.
(Les nuits supplémentaires au Q Center sont, sous réserve de disponibilité, une
dépense personnelle à régler à votre départ)
Important : vérifiez que vos dates de vol correspondent avec les dates de
réservation de votre chambre. Contacter dgeseminar@lionsclubs.org si vous
avez besoin d’aide.
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Centre de
conférence
Q Center
St Charles
(IL, États-Unis)
Situé à St Charles dans l’Illinois à une cinquantaine de kilomètres à l’ouest de
Chicago, le Q Center est le plus grand centre de conférence du Midwest. Les
infrastructures de formation, d’hébergement et de restauration sont regroupées
sur un même campus.
Les chambres sont des chambres standard de style dortoir équipées d'un lit
simple, d'un poste de travail ergonomique, d’un téléviseur haute définition à
écran plat avec chaînes câblées, d’une cafetière, d’un radioréveil, d’un sèche-
cheveux, d’un fer et d’une planche
à repasser ainsi que des articles de
toilette. Les salles de bains
privatives incluent une cabine de
douche. Le réseau Q Center Basic
Wifi est accessible gratuitement
dans toutes les chambres. Le
réseau Q Center Premium WIFI est
un coût supplémentaire de 15
USD/jour) et constitue une
dépense personnelle.
Le Q Center dispose également d'une
boutique de cadeaux, d’une buanderie en
libre-service gratuite, d'un centre
d'affaires, d'un centre de remise en forme
et d'une salle de méditation/prière.
Le Q Center vous fournira l’atmosphère
idéale pour votre formation et votre
préparation à votre année de
gouverneur. Les salles de réunion sont
dotées de murs insonorisés, de fauteuils ergonomiques et du wifi.
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Hébergement
Dès la réception de votre formulaire d'inscription et de voyage, vous recevrez un
lien du Q Center pour réserver votre chambre pour les dates approuvées
(arrivée le 10 février - départ le 14 février. Vous devez obligatoirement
séjourner au Q Center pendant toute la durée du séminaire.
Le LCI paiera pour une chambre avec
un lit au Q Center uniquement pour les
dates approuvées.
Le Q Center fera tout son possible
pour répondre aux demandes de
dispositions particulières. Indiquer vos
besoins spécifiques lors de la
réservation de votre chambre au Q
Center
Les nuits supplémentaires au Q
Center sont, sous réserve de disponibilité, une dépense personnelle à
régler à votre départ. Contacter dgeseminar@lionsclubs.org pour plus
d’informations sur la réservation de nuits supplémentaires et les tarifs.
L’hébergement au Q Center est géré par le LCI. Pour éviter toute
confusion, veuillez ne pas contacter directement le Q Center.
Contacter dgeseminar@lionsclubs.org si vous avez des questions sur
l’hébergement.
Tout solde débiteur pour les nuits supplémentaires, frais personnels divers
ainsi que les taxes associées à ces dépenses, doivent être réglées au
Q Center par le PVGD/GED à la fin de son séjour.
Repas
Le LCI fournira les petits
déjeuners, les déjeuners et les
diners (Salle de restauration Q
Tower Dining ou Fox River
Dining) pendant toute la durée du
séminaire. Les repas sont servis
sous forme de buffet pour vous
permettre de pouvoir choisir les
plats correspondant à vos
préférences diététiques.
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Directives et procédures
de voyage
Avion
Tous les arrangements concernant les vols des PVGD/GED doivent être
effectués le 29 novembre au plus tard. En réservant vos billets le plus tôt
possible, vous disposez d’un plus grand choix d’options de vols directs et
d'itinéraires. L’aéroport de Chicago O’Hare est le plus proche du Q Center.
Depuis certains pays, il est aussi possible d’atterrir à l’aéroport de Midway.
Veuillez suivre les procédures décrites dans la pièce jointe 2 pour réserver vos
billets d'avion. Les procédures varient en fonction de votre situation
géographique.
Règles sur le remboursement des voyages -
Séminaire des PVGD/GED
Le Lions Clubs International prend en charge les frais de déplacement suivants :
Billet d'avion
Un (1) billet d’avion aller-retour, par la voie la plus directe, en classe économique
pour le PVGD/GED.
• Le remboursement du billet sera basé sur le tarif logique standard ou
réduit en classe économique le moins cher pour les dates du voyage.
• Pour recevoir votre remboursement, vous devez obligatoirement suivre
les règles du LCI concernant les voyages.
Transport domicile-aéroport
Le transport aller-retour entre votre domicile et l’aéroport de votre ville sera
remboursé sur présentation du formulaire Transport local du PVGD/GED
accompagné des justificatifs et reçus. Le formulaire le plus récent est
disponible sur la page Ressources Finances.
• Les frais de parking à l’aéroport seront remboursés à condition qu’ils
soient moins élevés que les frais de kilométrage aller-retour, de taxi,
d’autocar ou de train.
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Bagages
Le LCI remboursera au PVGD/GED uniquement les frais d’enregistrement du
premier bagage en conformité avec les dimensions et poids spécifiés par la
compagnie aérienne.
• Les bagages enregistrés supplémentaires et excédents de bagage sont
une dépense personnelle. Les règlements relatifs aux bagages variant
selon les compagnies aériennes, veuillez contacter votre compagnie
pour plus d’informations.
• Le remboursement des frais d’enregistrement du premier bagage peut
être demandé en même temps que le remboursement de vos frais de
transport local.
Transfert vers le Q Center
Une navette gratuite fournie par le LCI assurera les transferts entre les aéroports
O’Hare et Midway et le Q Center. Vous recevrez plus de détails dans l’e-mail de
janvier 2020.
Autres moyens de transport
Si vous vous rendez au Q Center en voiture, train ou car, certaines dépenses
seront remboursées suivant les règles de l’association en vigueur.
Les dépenses totales combinées (kilométrage, péages, hôtels, repas et parking)
du PVGD/GED ne doivent pas dépasser le tarif le plus raisonnable disponible par
avion au 1er janvier 2020. L’équivalent du billet d'avion pour une personne sera
remboursé. Si vous voyagez en voiture avec un autre PVGD/GED, une seule
indemnisation est versée. Le formulaire d’état de frais est disponible sur la page
des GED et sur Ressources Finances.
Retourner le formulaire dûment rempli à Accounting Department au LCI
accompagné des justificatifs et reçus le 13 mars 2020 au plus tard.
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Tourisme avant ou après le séminaire Si vous prévoyez du tourisme avant ou après le séminaire, assurez-vous que les dates n'entrent pas en conflit avec les dates d’arrivée (10 février) et de départ (14 février) approuvées par le LCI. Informer le LCI de vos plans par e-mail à dgeseminar@lionsclubs.org et indiquer si vous souhaitez bénéficier de la navette entre les aéroports et le Q Center aux dates d’arrivée et de départ approuvées. Application mobile du Q Center Q Center propose une application mobile pour aider ses clients à naviguer dans l’établissement. Elle vous fournira des instructions détaillées pour vous rendre à destination. Appuyez par exemple sur Events pour trouver facilement la salle de votre réunion. Avec la localisation et la fonction Bluetooth activées, votre appareil communique avec plus de 350 petites balises installées dans le Q Center pour établir votre position sur le plan. Vous pouvez aussi par exemple activer une fonction qui évitera les escaliers et recommandera plutôt les ascenseurs, ou demander à l’appli de vous indiquer les toilettes ou autres équipements les plus proches. L’appli Q Center est disponible sur Apple App Store et Google Play Store. 2020 FVDG/DGE LM 1A.fr-FR. 10
Passeports et visas
Selon votre nationalité et/ou la longueur de votre séjour aux États-Unis, un visa ou
un document ESTA (pour les pays participant au programme Visa Waiver) est
requis. Votre passeport doit être signé et contenir un nombre suffisant de pages
vierges. Le passeport doit être encore valide six mois à la date d'entrée sur le
territoire. Contacter au plus tôt le consulat des États-Unis dans votre pays pour
obtenir plus d’informations sur les visas nécessaires et effectuer votre demande le
cas échéant.
Vous trouverez aussi des informations sur www.travel.state.gov.
Des renseignements supplémentaires sur les documents de
voyage se trouvent aussi sur la page LCICON. Des lettres
d’invitation pour les PVGD/GED peuvent être obtenues sur
demande en retournant le formulaire de demande de lettre
d’invitation - PVGD/GED dûment rempli à Convention@lionsclubs.org
Consulter aussi www.tsa.gov pour plus d’informations.
Emploi du temps
Consulter l’emploi du temps préliminaire du séminaire (susceptible d'être modifié).
L’emploi du temps final vous sera envoyé juste avant le séminaire.
Exercices préparatoires des PVGD/GED
Vous recevrez un e-mail de votre chef de groupe contenant des
informations sur les exercices préparatoires à effectuer. Ils
consistent en quelques lectures et des cours en ligne à suivre
sur le Centre de formation Lions en ligne sur les compétences
essentielles pour la réussite de votre gouvernorat.
2020 FVDG/DGE LM 1A.fr-FR. 11Interprétation
En salles de classe
Les PVGD/GED sont affectés à des salles de classe en fonction de la langue
officielle du district telle qu'elle a été identifiée par la division Administration des
districts et clubs au LCI. Un chef de groupe qui parle couramment votre langue
facilitera les classes du séminaire. Toute demande de changement de groupe doit
être envoyée à Lori Saldaña à Lori.Saldana@lionsclubs.org le 30 décembre 2019
au plus tard. Les changements seront approuvés en fonction des places
disponibles dans les classes.
En séances générales
La cérémonie d'ouverture et toutes les séances générales sont présentés en
anglais. Le LCI fournit l'interprétation dans les langues
suivantes : chinois, finnois, français, allemand, hindi, italien,
japonais, coréen, portugais, espagnol et suédois.
Interprètes personnels
Contacter Kelly Zielinski à dgeseminar@lionsclubs.org pour
toute demande d’interprète personnel pour les séances en
classe (pour les langues non listées ci-dessus) afin
d’obtenir l’approbation du LCI. Si votre demande est approuvée, et dans la limite
des places disponibles en salle de classe, vous recevrez un formulaire
d’inscription d’interprète personnel à retourner dûment rempli et accompagné
du paiement des coûts de voyage, d’hébergement et de repas applicables à Kelly
Zielinski à dgeseminar@lionsclubs.org le 13 décembre 2019 au plus tard. Toutes
autres dépenses en lien avec votre participation sont considérées comme des
dépenses personnelles.
2020 FVDG/DGE LM 1A.fr-FR. 12Convention internationale 2020 à
Singapour
Lors d’une présentation sur Singapour organisée au Q Center le jeudi 13 février
vous recevrez des informations sur la Convention internationale et la 4e journée du
séminaire des PVGD/GED qui auront lieu à Singapour. Ne manquez pas cette
présentation !
Les informations concernant l’inscription et la réservation de chambres d’hôtel
pour Singapour vous seront envoyées dans l’e-mail de janvier 2020. Des
représentants du service Inscriptions et hébergement du LCI seront sur place au
Q Center pour répondre à vos questions.
N’oubliez pas :
Le LCI se chargera d’inscrire vous et un accompagnant adulte à la
convention internationale 2020 et au banquet de célébration à Singapour.
Afin d’éviter les doublons d’inscription, ne vous inscrivez pas à la convention
en ligne.
Pour inscrire les membres de votre famille pour la convention à Singapour
et acheter des billets pour le banquet de célébration et les transferts depuis
l’aéroport à Singapour, retourner le formulaire Inscriptions à la convention
- Famille de PVGD/GED dûment rempli à dgeseminar@lionsclubs.org. Le
nombre de billets pour le banquet de gala est limité et sous réserve de
disponibilité.
Questions
Contacter Téléphone E-mail
Inscriptions & Kelly Zielinski +1 630 468 7016
Hébergement dgeseminar@lionsclubs.org
Voyages / Billets Lisa Pastore +1 630 468 7052
d'avion Lynda Rohr +1 630 468 6832 dgetravel@lionsclubs.org
Remboursement des frais Laura Delgado +1 630 468 6846 DistrictGovernorClaims@lionsclubs.
de voyage org
Contenu du séminaire Cynthia Bianchi +1 630 468 6770 cynthia.bianchi@lionsclubs.org
2020 FVDG/DGE LM 1A.fr-FR. 13Vous pouvez aussi lire
