OPÉRATION PARIS REGION TOKYO 2018 - 18-21/23 SEPTEMBRE 2018
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OPÉRATION
PARIS REGION
TOKYO 2018
18-21/23 SEPTEMBRE 2018
1
SOMMAIRE
CHAPITRE 1 PROGRAMME 03
CHAPITRE 2 HEBERGEMENT 06
CHAPITRE 3 TRANSPORT, TRANSFERTS & FRET 09
CHAPITRE 4 FORMAT DU WORKSHOP 10
CHAPITRE 5 INSCRIPTION 12
CHAPITRE 6 INFORMATIONS PRATIQUES 13
CHAPITRE 7 DATES A RETENIR & RESPECTER 15
2
CHAPITRE 1 : PROGRAMME
LUNDI 17 SEPTEMBRE
19H25 – ARRIVÉE À TOKYO HANEDA (Vol AF274)
Transfert vers l’hôtel avec une navette dédiée
Check-in Hotel
Dîner libre
MARDI 18 SEPTEMBRE
9H00 Rendez-vous dans le hall de l’hôtel
Transfert vers la Japan Association of Travel Agents (JATA)
9H30-11H30 Présentation de Marché et Rencontre avec un représentant de
la JATA
311H30-12H00 Rencontre avec les accompagnateurs interprètes
12H00-13H00 Déjeuner avec les accompagnateurs interprètes
14H00-18H00 Démarchage Tokyo : 2 rendez-vous
18H00 Retour à l’hôtel
19H00 Dîner d’accueil
MERCREDI 19 SEPTEMBRE
9H00 Rendez-vous dans le hall de l’hôtel
Transfert avec les interprètes vers les TO
10H00-12H00 Séminaire in-House avec collation
Transfert vers Trunk Hotel Shibuya
13H30-14H00 Séminaire présentation des partenaires
14H00-17H00 Workshop
Transfert vers la Résidence de France
18H00-18H30 Signature d’une convention entre le CRT Paris Region et la JATA
18H30-20H30 Réception pour les pros, la presse et les institutionnels du Tourisme
Japonais
19H30 Transfert vers l’hôtel
JEUDI 20 SEPTEMBRE
9H00 Rendez-vous dans le hall de l’hôtel
Transfert vers Big Sight Tokyo, centre de convention du Tourism
Expo Japan
10H00-18H00 Rendez-vous professionnels préprogrammés en anglais
1 Séminaire BtoB de 45 minutes (horaire tbc) sur le Pavillon
France consacré à Paris Region
18H00-21H00 Soirée d’ouverture du salon Tourism Expo Japan
Transfert vers l’hôtel
4VENDREDI 21 SEPTEMBRE
9H00 Rendez-vous dans le hall de l’hôtel
Transfert vers Big Sight Tokyo
10H00-18H00 Rendez-vous professionnels preprogrammés en anglais
1 Séminaire BtoB de 45 minutes (horaire tbc) sur le Pavillon
France consacré à Paris Region
Transfert vers l’hôtel
18H30-19H30 Dîner de clôture (pour tous les participants qui ne resteraient pas
les 2 journées Grand Public)
19H30 Transfert vers l’aéroport d’Haneda avec une navette dédiée
22H55 Départ du vol AF293 vers CDG
(arrivée le samedi 22 septembre à 4H30)
20H30 Transfert vers l’hôtel pour les participants restants
En complément et sans surcoût hors hébergement présence aux
journées grand public
SAMEDI 22 SEPTEMBRE
9H00 Rendez-vous dans le hall de l’hôtel
Transfert vers Big Sight Tokyo, centre de convention du Tourism
Expo Japan
10H00-18H00 3 Séminaires BtoC sur le Pavillon France consacrés à Paris Region
Rencontres libres avec les visiteurs BtoC sur l’espace dédié
Transfert vers l’hôtel
Soirée libre
DIMANCHE 23 SEPTEMBRE
9H00 Rendez-vous dans le hall de l’hôtel
Transfert vers Big Sight Tokyo, centre de convention du Tourism
Expo Japan
10H00-18H00 3 Séminaires BtoC sur le Pavillon France consacrés à Paris Region
Rencontres libres avec les visiteurs BtoC sur l’espace dédié
18H00 Transfert vers l’hôtel
19H00 Transfert vers l’aéroport
22H55 Départ du vol AF293 vars CDG
(arrivée le lundi 24 septembre à 4H30)
5 CHAPITRE 2 : HÉBERGEMENT
Check-in lundi 17 septembre
Check-out vendredi 21septembre (4 nuitées)
ou dimanche 23 septembre (6 nuitées)
SHIBUYA EXCEL HOTEL TOKYU
1-12-2, Dogenzaka, Shibuya-ku, Tokyo 150-0043
Tél: +81-3-5457-0109 / Fax: +81-3-5457-0309
https://www.tokyuhotelsjapan.com/en/hotel/TE/TE_SHIBU/index.html
Tarif: Standard DBL m2, 26 066JPY par nuitée/personne (environ 200€), petit
déjeuner et taxes compris
ATTENTION !
Les partenaires arrivant avant 15h et souhaitant avoir la chambre tout de
suite, merci de nous communiquer l’heure à laquelle vous souhaitez
récupérer votre chambre. Nous vous transmettrons le prix pour un early
check-in.
Si vous choisissez d’effectuer votre propre réservation dans un autre hôtel,
merci de nous en avertir par avance, en nous communiquant le nom et
l’adresse de l’hôtel retenu, afin de pouvoir vous contacter en cas de
besoin.
6 CHAPITRE 3 : TRANSPORT, TRANSFERT & FRET
TRANSPORTS AÉRIENS
(réservation et paiement à la charge des participants)
Air France
Si vous souhaitez utiliser les services d’Air France, il est très important
d’effectuer vos réservations dès réception de ce dossier, au moyen de
la fiche de transport aérien Air France (jointe en annexe), auprès du
Plateau Orsay Affaires.
AF Plateau Affaires Orsay
Email : mail.firm.orsay1.fr@airfrance.fr
Tél. : 09 69 32 33 54 ; Fax 01 43 17 20 66,
2 rue Robert Esnault Pelterie 75007 Paris
Ce plateau est le seul habilité à réserver et à émettre les billets à tarifs
spéciaux Atout France, via la fiche de transport que vous devez leur
faire parvenir, copie Atout France par mail ou fax dans les meilleurs
délais.
Atout France donnera l’accord à Air France pour les changements de
nom : aucun changement ne sera accepté à moins de huit jours avant
le départ.
Le règlement de votre titre de transport ne peut s’effectuer que par
carte bancaire.
Pour faciliter votre déplacement dans le cadre de ce workshop Japon,
Air France accorde à Atout France les tarifs spéciaux suivants. A ces
frais devront être ajoutés des frais de service (60 € long courrier). Il s’agit
de tarifs à dates libres, compatibles avec celles du workshop (départs
et retours possibles 3 jours avant et 3 jours après la manifestation). Une
fois émis, ces billets restent modifiables. Un pré et post-acheminement
de et vers la province française est possible (merci d’interroger le
Plateau Orsay Affaires).
Les tarifs sont donnés à titre indicatif, sous réserve de modification, et
en fonction des disponibilités dans la classe de réservation désignée au
moment de la réservation, et sous réserve d’augmentation.
7IMPORTANT
Lorsque vous appellerez le plateau d’Affaires Orsay pour réserver votre
voyage, une date limite d’émission du billet vous sera donnée
simultanément et un récapitulatif reprenant ces informations vous sera
adressé par email. Le tarif communiqué sera valable jusqu’à cette
date limite (la facturation pro forma est donc abandonnée). En
conséquence, les billets devront donc être émis et réglés avant la date
annoncée.
Horaires et Tarifs Air France
ALLER DE PARIS À TOKYO
AF272 : Paris CDG 17:20-Tokyo HND 12:15+1(lundi, mercredi, vendredi, samedi,
dimanche)
AF274: Paris CDG 23:25-Tokyo HND 18:20+1(Tous les jours)
AF276: Paris CDG 13:35-Tokyo NRT 8:20+1(Tous les jours)
RETOUR DE TOKYO À PARIS
AF279 : Tokyo HND 14:00-Paris CDG 19:25(lundi, mardi, jeudi, samedi,
dimanche)
AF293 : Tokyo HND 22:55-Paris CDG 4:30+1(Tous les jours)
AF275: Tokyo NRT 11:00- Paris CDG 16:30(Tous les jours)
TARIFS A/R - PLATEAU AIR FRANCE
CLASSE ECONOMY : PAR-TYO-PAR 892.38 € TTC (+ frais 60€)
CLASSE PREMIUM ECO : PAR-TYO-PAR 1359.38 € TTC (+ frais 60€)
CLASSE AFFAIRES : PAR-TYO-PAR 3871.94 € TTC (+ frais 60€)
! Tous les billets sont modifiables et remboursables sans frais sauf en cas de
noshow.
! les tarifs sont sous réserve de disponibilités au moment de la réservation.
Autres compagnies
Si vous choisissez d’autres vols que ceux proposés par Atout France,
merci de le spécifier dans la fiche de renseignements (Annexe 2),
avec les numéros de vols et les horaires de départ et d’arrivée.
! Il est important pour nous de connaître vos horaires de vol en cas
de retard ou de problème sur votre vol, pour la vérification des dates
d’hébergement ou pour assurer les transferts. Nous vous remercions
par avance de votre collaboration.
8Fret / Envoi de brochures
Le partenariat avec le transporteur Kuehne & Nagel n’ayant plus cours,
nous vous remercions de bien vouloir expédier directement vos
brochures via le transporteur de votre choix sur le lieu du workshop pas
avant le 12 septembre 2018 et pas plus tard que le 18 septembre 2018.
Estimation du nombre de brochures nécessaires:
150 exemplaires (= 100 pour workshop PROS + 50 pour les démarchages) +
150 pour le salon JATA.
3 à 5 kits de brochures/cadeaux pour chaque rendez-vous de démarchage.
! Votre documentation est à prévoir de préférence en japonais ou en
anglais.
En cas de souhait de stockage de brochures après le workshop, un devis vous
sera fourni.
Adresse d’expédition
“Opération Paris Region : 19 september 2018”
TRUNK HOTEL
5-31, Jingumae, Shibuya-ku, Tokyo, 150-0001, Japan
Tel : +81 (0)3 5766 3211
! Merci d’indiquer sur le colis les éléments suivants:
Le nom de votre organisme
Opération Paris Region 2018: KEYAKI 19th september 2018
Mr. Kotaro ONO
! Nous vous rappelons que la Convention de New-York régissant les
groupages interdit l’envoi d’objets publicitaires autres que les brochures
(stylos, tee-shirts, sacs...). Si vous souhaitez en disposer sur votre stand, ces
articles devront voyager avec vous ou faire l’objet d’un envoi à part.
9 CHAPITRE 4 : FORMAT DU WORKSHOP
Programme
Séminaire : 13h30-14h00
Workshop : 14h00-17h00
Le workshop Pro sera précédé par un séminaire destiné aux agences de
voyages.
Espace de travail
Chaque exposant disposera d’un emplacement comprenant :
une table avec 4 chaises (2 chaises visiteurs et 2 chaises exposants)
un mini-kakémono posé sur la table
Supports de communication
1. BADGES ET CHEVALETS :
Chaque participant portera un badge mentionnant en japonais son nom et
prénom, sa fonction et le nom de son organisme d’appartenance
Chaque organisme sera identifié par un chevalet indiquant son nom en
japonais.
2. KAKEMONO :
Un kakémono sera réalisé par Atout France selon un modèle unique. Chaque
organisme disposera d’un kakémono. Taille : A3 sur votre table
3. FLYER DES EXPOSANTS
Chaque visiteur recevra à l’accueil le flyer recto-verso qui regroupe
l’introduction de chaque exposant.
Exemple de visibilité :
Eléments à transmettre :
1-1 visuel couleur en HD 3-Contact
2-Logo 4-Texte de 200 mots max
10 ! Merci d’adresser tous vos éléments au plus tard le 30 juin 2018 à :
reira.kaneda@atout-france.fr
! Pour les envois par e-mail, merci de ne pas dépasser 4Mo par envoi.
Vous pouvez utiliser ¨We transfer¨ www.wetransfer.com pour envoyer les
éléments lourds.
Livraison des cartons des dossiers à distribuer pour le workshop
TRUNK HOTEL
Adresse : 5-31 Jingumae, Shibuya-ku, Tokyo 100-0014
Tel : +81-3-5766-3210
https://trunk-hotel.com/
*Réception des cartons de dossiers à l’hôtel : à partir du 12 septembre
À l’attention de Mr ONO Kotaro, Event Sales division of TRUNK HOTEL , Event of
Atout France 0919.
SOIRÉE VIP (PROS et PRESSE)
Date : le mercredi 19 septembre
Heure : à partir de 18H00
Nombre de participants : env. 90 personnes au total (journalistes et directeurs
d’agences / officiels du Tourisme / délégation Paris)
Cette soirée sera l’occasion de rencontrer le top management et les
personnes clés des Agences de Voyage /TO et de JATA, des rédacteurs en
chef des médias japonais et des personnalités influentes du secteur du
Tourisme au Japon.
11 CHAPITRE 5 : INSCRIPTION
Date de clôture des inscriptions : 20 avril 2018
*Les inscriptions se feront dans la limite des places disponibles en fonction de
l’ordre d’inscription (15 partenaires max)
Frais d’inscription
Tarif forfaitaire de l’opération Paris Region Tokyo 2018 hors hébergement et
transport Un organisme privé avec un représentant : 2 500 € HT
Les frais d’inscription forfaitaires comprennent :
La participation au workshop pro avec un interprète
La participation à la présentation de marché
La participation au séminaire In-House
La participation à la signature de convention avec la JATA et la soirée qui
suivra à la Résidence de France
L’inscription comme exposant au salon Tourism Expo Japan avec : rendez-
vous préprogrammés avec les professionnels / 2 seminaires BtoB + 6
séminaires BtoC sur le Pavillon France consacrés à Paris Region et
mentionnant tous les partenaires. La possibilité de diffuser vos brochures / une
chaise avec une table à disposition pour pouvoir échanger avec les visiteurs
Le dîner d’accueil
Les transferts organisés par Atout France et mentionnés dans le programme
La réalisation des supports de promotion figurant dans le dossier technique :
flyer, chevalet et kakemono de table
La réalisation des cartes de visite en japonais
Le dossier de présentation du marché et les fiches de notoriété Agences et
Médias
Il ne comprend pas:
Les transports aériens internationaux
Les transferts non mentionnés dans le programme
L’envoi du fret
Les dépenses d’ordre personnel
Les hébergements
Les repas hors programme
Les demandes spécifiques de documents (impression et traduction de
manuel de ventes / de dossiers de presse)
12 CHAPITRE 6 : INFORMATIONS PRATIQUES
VISA : Aucun visa n’est exigé pour le Japon. Assurez-vous que votre passeport ait
une date de validité supérieure à 6 mois après votre date retour.
SANTÉ : Aucune vaccination n’est exigée pour le Japon.
SÉCURITÉ SANITAIRE: Pour toute information concernant la sécurité et les
tremblements de terre, nous vous invitons à consulter le site de l’Ambassade de
France au Japon :
http://www.ambafrance-jp.org/
MONNAIE :
1000 yens (JPY) = 7.69€
1€ = 132PY(Cours indicatif Atout France février 2018)
DECALAGE HORAIRE EN SEPTEMBRE : Heure de Paris + 7
CLIMAT :
En septembre, les températures moyennes sont comprises entre 17°C et 27°C.
Pour plus d’informations, nous vous invitons à consulter le site du JNTO :
http://www.tourisme-japon.fr/
COMMENT S’HABILLER :
Vêtements légers et manches courtes, mais tailleur ou costume obligatoire, lors des
rendez-vous avec les agences de voyages. Toutefois beaucoup d’endroits sont
climatisés et il est recommandé d’avoir un gilet avec soi.
TAXI TOKYO: 410 yens pour le 1 premier km puis 80 yens tous les 237m.
TAXI OSAKA : 680 yens pour les 2 premiers km puis 80 yens tous les 266m.
RETRAIT D’ARGENT et PAIEMENTS :
Les distributeurs automatiques acceptant les cartes de crédit non japonaises sont
peu répandus au Japon. Le plus simple est d’utiliser les ATM proposés dans les
bureaux de poste, ou encore les ATM des Seven Bank, mis à disposition des porteurs
de cartes de retrait internationales.
Les ATM de Seven Bank sont utilisables 24h sur 24, les 365 jours de l’année. Vous les
trouverez dans les supérettes Seven Eleven mais aussi dans les aéroports, certains
hôtels et magasins ou dans les stations de métro.
http://www.sevenbank.co.jp/intlcard/index2.html
Le paiement par carte de crédit est généralement accepté.
TÉLÉPHONES PORTABLES AU JAPON :
! Tous les téléphones portables français ne fonctionnent pas au Japon.
GSM : Les téléphones GSM ne fonctionnent pas au Japon.
13cdmaOne/CDMA2000 :
Certains téléphones CDMA fonctionnent au Japon. Merci de vous renseigner auprès
de votre opérateur en France.
W-CDMA (UMTS)
Ces téléphones fonctionnent au Japon lorsque l’opérateur français affilié est
partenaire de DoCoMo ou SoftBank Mobile au Japon.
Si vous le souhaitez, vous pouvez :
Louer un appareil japonais à votre arrivée à l’aéroport.
Louer un appareil et utiliser votre carte SIM (mais votre opérateur doit être partenaire
de DoCoMo ou SoftBank au Japon)
Louer une carte SIM japonaise pour votre appareil français
Vous pouvez réserver auprès des opérateurs suivants :
Softbank : http://www.softbank-rental.jp/en/
NTT DoCoMo : http://www.worldke-tai.com/en/index.jsp
KDDI AU : http://www.au.kddi.com/english/service/kokusai/service/rental/index.html
COURANT ELECTRIQUE :
Le voltage est de 100 V et la fréquence de 50 et 60. Les prises de courant sont de
type mâle à 2 plots (JIS 8303 classe II )
FUMER : Dans certains quartiers des métropoles japonaises, il est interdit de fumer en
marchant. Des espaces fumeurs sont installés dans les rues.
POURBOIRES :
Le pourboire est inexistant au Japon.
14 CHAPITRE 7 : DATES À RETENIR
Contenu Date de clôture
Transport aérien
(+ copie du formulaire à ATOUT FRANCE Au plus tôt
au Japon) reira.kaneda@atout-france.fr
Envoi de la fiche d’inscription au CRT Avant le 20 avril 2018,
slegars@visitparisregion.com date de clôture des inscriptions
Envoi des éléments de communication à
Reira KANEDA :
- les cartes de visite Avant le 30 juin 2018
- flyers
- Kakemono
Envoi des cartons de dossiers à distribuer Après le 12 septembre directement au
dans le workshop Trunk Hotel (voir adresse dans le dossier)
15CONTACTS
CRT Paris Île-de-France
Sylvie LEGARS
slegars@visitparisregion.com
Tel : +33 1 7300 7774
Atout France
Reira KANEDA
reira.kaneda@atout-france.fr
Tel : +81 3 3582 6985
www.atout-france.fr / www.france.fr
TOKYO 2018
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