NOTE CONCEPTUELLE - CORAF
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NOTE CONCEPTUELLE
PREPARATION DU SECOND PLAN OPERATIONNEL 2014-
2018 DU CORAF/WECARD
RETRAITE D’AUTO-EVALUATION DU SECRETARIAT
EXECUTIF ET DU CST – DU 27 AU 29 JANVIER 2014
7, Avenue Bourguiba, BP 48- cp18523- Dakar SENEGAL
Tel 221 869 96 18 Fax 221 869 96 31
secoraf@coraf.org www.coraf.org
Préparation du Second Plan Opérationnel quinquennal 2014 – 2018
1.1 CONTEXTE ET JUSTIFICATION
Le Conseil Ouest et Centre Africain pour la Recherche et le Développement
Agricoles/West and Central African Council for Agricultural Research and
Development [CORAF/WECARD] est une organisation sous régionale en Afrique
de l’Ouest et du Centre [AOC]. Son mandat est de coordonner et faciliter les
activités sous régionales de recherche et de développement agricoles qui
donnent une valeur ajoutée aux Systèmes Nationaux de Recherches Agricoles
[SNRA] dans les 22 pays de la zone du CORAF/WECARD
Le CORAF/WECARD a développé un Plan Stratégique [2007-2016] qui est mis en
œuvre à travers un Plan Opérationnel quinquennal [2008-2013], un système de
planification et de suivi - évaluation et, un plan de changement institutionnel.
Au moment où le Plan Opérationnel 2008-2013 tire à sa fin, le CORAF/WECARD a
recruté une équipe de consultants1 pour mettre en œuvre une approche suivant
2 phases afin de soutenir l’évolution de l’organisation :
• Phase 1: Passer en revue les progrès réalisés depuis la dernière étude
externe et faire une synthèse des documents de la revue et de l’évaluation
interne et externe en mettant l’accent sur les leçons apprises et les
recommandations appropriées pour le futur.
• Phase 2: Examiner et actualiser le plan stratégique, et rédiger un plan
opérationnel provisoire pour sa mise en œuvre et qui reflète l'évolution du
contexte et les priorités pour 2014-2018
L’objectif de la phase 2 est d’examiner le Plan stratégique et formuler un
nouveau Plan Opérationnel quinquennal 2014-2018 [PO2] qui utilisera les
informations identifiées dans la phase 1. La Phase 2 mettra l’accent sur :
• l’analyse de la demande régionale pour les produits de la recherche et du
développement agricoles dans la sous-région de l’Afrique de l’Ouest et du
Centre ;
• le développement fondé sur les leçons et les recommandations issues de
l’évaluation du 1er plan opérationnel [Phase 1];
• l’identification des opportunités, des contraintes, des défis, des besoins et
des attentes des acteurs de la recherche et du développement agricoles de
la sous-région AOC.
La phase 2 devra générer trois produits, à partir de l'analyse, de la consultation
et du développement participatif avec les acteurs :
• le Plan pour la préparation du nouveau Plan Opérationnel qui sera un
document décrivant la méthodologie et les principaux domaines du PO2,
1L’équipe est composée de: Steve Ashley, Directeur de Projet; John Sutherland, Chef d’équipe et chef d’équipe de la phase
2; Ms Anne Hojmark Andersen, Chef d’équipe de la Phase 1 et spécialiste de suivi-évaluation; Dr Dennys Pasipanodya,
spécialiste en gestion et finances; Dr Andy Hall, spécialiste de la recherche agricole intégrée pour le développement; and Dr
Moise Houssou, spécialiste de gestion de la recherche agricole de la phase 1; Dr Germain Djontu, Consultant en recherche;
Victoria Wiafe, Gestionnaire de projet.
Retraite du Secrétariat et du CST, 27-29 Janvier 2014 – Note Conceptuelle 2Préparation du Second Plan Opérationnel quinquennal 2014 – 2018
sera présenté au Conseil d’Administration [Décembre 2013] pour examen,
échanges/discussions et une approbation formelle.
• une version révisée du Plan stratégique [2007 - 2016] s'étendant à 2018.
Le Plan stratégique actuel [2007-2016] sera examiné et révisé sur la base
des résultats de l'évaluation de la phase 1, en tenant compte des
changements dans l'approche et l'alignement au PDDAA et d'autres
documents de politique des Communautés Economiques Régionales avec
lesquelles le CORAF/WECARD interagit.
• un Plan opérationnel quinquennal provisoire 2014 - 2018 intégrant un
processus de changement organisationnel et institutionnel pour la
restructuration du CORAF / WECARD qui est intégré dans le Plan
opérationnel. Ce document incorporera les commentaires issus des
consultations des parties prenantes et les observations/contributions des
structures de gouvernance du CORAF / WECARD [Secrétariat, Comité
scientifique et technique et Conseil d'administration]. Il sera présenté au
Conseil d'administration et à l'Assemblée Générale du CORAF / WECARD
pour approbation en mai 2014
Le calendrier des activités conduisant à la génération de ces produits est indiqué
ci-dessous.
Le présent document est une note conceptuelle qui décrit l’étape 4 du processus
présenté dans la figure ci-dessus, à savoir notamment une retraite consultative
et participative d’auto évaluation de trois jours pour le Secrétariat Exécutif et le
Comité scientifique et Technique [CST].
Retraite du Secrétariat et du CST, 27-29 Janvier 2014 – Note Conceptuelle 3Préparation du Second Plan Opérationnel quinquennal 2014 – 2018
1.2 QUESTION CLES A ABORDER
Le CORAF/WECARD a déjà terminé un exercice de consultation des acteurs qui a
identifié la voie à suivre en termes de révision du Suivi & Evaluation afin qu'il
réponde mieux aux exigences de l'IAR4D. Cela sera intégré dans le nouveau plan
opérationnel. Cependant, des domaines supplémentaires clés seront abordés à
l'atelier par des travaux de Groupe facilités et structurés. Il s’agira de:
1. L’examen et la révision des principaux éléments du cadre logique du
plan stratégique, qui sera pris en compte dans celui du 2eme plan
opérationnel. Cela prendra en compte les principaux défis et
opportunités soulevés par le document de réflexion et fera partie d'un
processus itératif pour remodeler et mettre à jour le cadre logique
actuel. Les observations et les commentaires faits lors de la 16ème
réunion du Conseil d'administration du CORAF / WECARD seront
également considérés, y compris l’appel émis pour prendre pleinement
en considération l'ECOWAP et les autres documents d'orientation
politique qui ont été produits après l’élaboration du plan stratégique.
2. L’identification des questions clés, en utilisant comme point de départ
les différents évaluations internes et externes qui ont été
commanditées ou réalisées par le CORAF/WECARD et son Secrétariat
Exécutif.
3. L’identification des solutions aux problèmes fondamentaux qui peuvent
être intégrés dans le nouveau plan opérationnel [PO2].
1.3 OBJECTIF DE LA RETRAITE
L'objectif de la retraite est de générer l’appropriation des changements
importants nécessaires dans le Plan stratégique et le PO2 par les principaux
acteurs, avant tout partage et discussion avec une base élargie de parties
prenantes. Ceci est formulé de la façon suivante :
L'appropriation par le Secrétariat Exécutif et les membres du
CST du CORAF/WECARD des leçons apprises lors de la mise en
œuvre de PO1 est réalisée.
1.4 RESULTATS ATTENDUS
Pour atteindre cet objectif, la retraite générera deux principaux résultats qui
fourniront de la matière à discussion avec la base large de parties prenantes
pendant la formulation du PO2
a) La performance du CORAF / WECARD dans la mise en œuvre
du PO1 est examinée, discutée, acceptée et documentée
[identification des problèmes]
b) Les options pour aborder les questions clés qui doivent être
abordées dans le PO2 sont identifiées [élaboration des réponses]
1.5 METHODOLOGIE
Plutôt que de répéter un exercice d'évaluation, l'approche examinera les résultats
issus de la dernière retraite interne [Mai 2011], l’Atelier sur le S&E [Décembre
2012], le document d'orientation stratégique élaboré par le Secrétariat [Janvier
2013] et le rapport final d'évaluation [Décembre 2013]. Les participants :
Retraite du Secrétariat et du CST, 27-29 Janvier 2014 – Note Conceptuelle 4Préparation du Second Plan Opérationnel quinquennal 2014 – 2018
• tiendront compte des diverses recommandations et des questions qui ont
été soulevées ;
• évalueront celles qui sont valables et celles qui ont été omises ;
• donneront la priorité aux questions en fonction de leur importance pour
réussir la mise en œuvre de la Stratégie ;
• identifieront pourquoi ces questions n'ont pas été abordées et/ou la façon
dont elles peuvent l’être.
Ceci permettra l'appropriation des questions importantes pour le PO2 et donnera
aux deux groupes l’opportunité de réfléchir sur leurs propres analyses et
réponses [Retraite de la RMP, Atelier d’orientation stratégique et de S&E] et
ajoutera leurs commentaires à l'équipe d'évaluation [Recommandations de
l'Evaluation Finale]
L'approche adoptée combinera les présentations courtes en plénière qui
donneront le contexte et le matériel d’appui, avec de plus longues sessions de
travaux de groupe [TG] qui permettent à des groupes de parties prenantes de
discuter et élaborer des réponses aux questions et aux tâches spécifiques
relatives aux problèmes identifiés.
Les sessions de TG seront expliquées en séance plénière avec des feuilles
d'orientation et du matériel d’appui qui seront également fournis. Les résultats
des TG seront discutés en plénière afin de parvenir à un consensus sur la voie à
suivre.
Jour 1
Contexte – Identification des problèmes
• Rappel des points clés du plan stratégique et du PO1 [y compris les
déclarations de la Vision et de la Mission] pour situer les discussions dans le
contexte et identifier les parties qui nécessiteraient une révision ;
• Revue des résultats et des objectifs généraux et spécifiques indiqués les plans
stratégiques et opérationnels – qu’est-ce qui est nécessaire à générer et
réaliser?
• Examiner si l'approche est nécessaire et suffisante pour produire des résultats
aux niveaux stratégiques et opérationnels
• Dans une condition nécessaire et suffisante, envisager une synthèse des
résultats issus d'un certain nombre de sources pour résumer ce qui a déjà été
recommandé et identifié à la fois en interne et en externe. Ce document
servira de base pour le travail de groupe :
o leçons apprises au des ateliers sur les processus de changement
institutionnel ;
o conclusions issues de la Retraite du Secrétariat avant la Revue à mi-
parcours ;
o les recommandations de l’Atelier S&E ;
o le document d’orientation Stratégique du CORAF/WECARD pour le
PO2 ;
o les recommandations issues de l’évaluation finale.
Retraite du Secrétariat et du CST, 27-29 Janvier 2014 – Note Conceptuelle 5Préparation du Second Plan Opérationnel quinquennal 2014 – 2018
• Le travail de groupe [TG1 et TG2] examinera deux grands domaines de
recommandations, dans le cadre où ceux-ci reflètent ou non tout ce qui est
nécessaire et suffisante au CORAF/WECARD pour réussir :
o Programmes, IAR4D et S&E [TG1]
o Politique, partenariats, structure organisationnelle et gouvernance
[TG2]
• Pour chacun de ces domaines, des thématiques spécifiques pourront être
identifiés à partir de la synthèse et les participants examineront les questions
suivantes :
o Qu'est-ce qui a été fait?
o Tout est-il nécessaire et suffisant?
o Qu’est ce qui n'a pas été fait et pourquoi?
o Qu’est ce qui a été omis
• Cette session de travail de ne visera pas l’identification des solutions, ce sera
le thème du Jour 2 et du Jour 3
• Si tout est fait, est-ce que cela est répond au cadre logique, permettant de
générer les résultats et d’atteindre les objectifs ?
Jour 2 et partie du Jour 3
Les Options du PO2 pour traiter les questions
• La session plénière de brainstorming (recueil des idées) permettra d’identifier
et regrouper les questions clés qui doivent être articulées dans le PO2, en
utilisant le matériel des TG1 et TG2
• Pour chacune des deux sessions de travail de Groupe [TG3 et TG4] Les
participants examineront les questions suivantes :
o Qu'est-ce qui doit être fait?
o Est-ce que cela est nécessaire et suffisant?
o Comment peut-on s’y prendre?
o Quel est le délai?
o Quels sont les besoins en ressources humaines, physiques et
financières?
• L'objectif sera de fournir des orientations à l'équipe de rédaction du PO2.
Jour 3
• Consolidation et synthèse des recommandations et des discussions en vue de:
o produire une synthèse des résultats de l'atelier ;
o identifier les problèmes non résolus et comment ceux-ci peuvent être
et seront traités ;
Retraite du Secrétariat et du CST, 27-29 Janvier 2014 – Note Conceptuelle 6Préparation du Second Plan Opérationnel quinquennal 2014 – 2018
o identifier les questions qui nécessitent un travail / des actions
complémentaires.
• Fournir à l’équipe d’élaboration du PO2 du CORAF/WECARD – the IDLgroup le
mandat de poursuivre les préparatifs ;
• Examen du plan stratégique [version actuelle sur le site web] et ses
implications en fonction des recommandations et des conclusions de la
retraite, y compris :
o le contexte politique et l'environnement du PO2 [analyse de la sous-
région, p10-12]
o le paradigme de la recherche et de l'approche IAR4D [approche
programme, p19]
o les domaines prioritaires pour le PO2 [Fonctions de base, p28]
• Recommandations pour le Plan Stratégique
L’articulation de l’atelier est résumée dans la figure 1 ci-dessous :
Figure 1. Méthodologie de la Retraite d’auto-évaluation du Secrétariat Exécutif et du CST du
CORAF/WECARD
1.6 FACILITATION
Le processus sera conduit par deux facilitateurs professionnels [Ashley et
Sutherland] de IDL l'équipe d'appui à l’élaboration du PO2
Retraite du Secrétariat et du CST, 27-29 Janvier 2014 – Note Conceptuelle 7Préparation du Second Plan Opérationnel quinquennal 2014 – 2018 1.7 LANGUE L’atelier se déroulera en Anglais/Français avec une traduction simultanée 1.8 DATE ET LIEU La retraite se tiendra à Dakar, Sénégal du 27 au 29 Janvier 2014 inclus. Le programme est joint en annexe. 1.9 PARTICIPANTS Les membres du Secrétariat Exécutif et du Comité Scientifique et Technique du CORAF/WECARD seront invités à participer. Retraite du Secrétariat et du CST, 27-29 Janvier 2014 – Note Conceptuelle 8
Préparation du Second Plan Opérationnel quinquennal 2014 – 2018
Retraite d’auto-évaluation
du Secrétariat Exécutif et du CST du CORAF/WECARD
Programme
Le programme et son contenu seront gérés avec flexibilité pour tenir compte de
l'élaboration des matériels et des exigences du processus.
Jour 1 – Lundi 27 Janvier 2014
0830-0845 Introduction et Mot de bienvenue – Dr Harold Roy-Macauley, Directeur
Plénière Exécutif
1. Objectif, Résultats et
Méthodologie – • Objectif de la Retraite
0845-0900
Présentation Facilitateurs, John • Approche et structure
en Plénière Sutherland [JS] et
• Méthodologie
Steve Ashley [SA]
• Rappel des principaux points des Plans
Stratégique et Opérationnel
• Synthèse des résultats issus de plusieurs
0900-1000 2. Contexte et aperçu sources dont les leçons apprises, la Retraite
Présentation
[JS et SA] de la RMP, Atelier S&E, Evaluation Finale
en Plénière
• Contexte des travaux de groupes et de
l’atelier
• Clarifications [discussions sur les TG]
1000-1030 Pause Café
• Des recommandations et des questions
liées aux programmes, IAR4D et S&E:
o Qu'est-ce qui a été fait?
1030-1230 3. Travail de Groupe
o Est-ce que tout est nécessaire et
Travail de 1 Examen de
Groupe suffisant?
Synthèse 1 [TG1]
o Qu’est ce qui n'a pas été fait et
pourquoi?
o Qu’est ce qui a été omis
1230-1330 Déjeuner
• Présentation des groupes
1330-1500
Présentation 4. Présentation des • Discussion et recherche de consensus
en Plénière et résultats de TG1
Discussion • Articulation des problèmes et des priorités
identifiés ensemble
1500-1530 Pause-Café
Retraite du Secrétariat et du CST, 27-29 Janvier 2014 – Note Conceptuelle 9Préparation du Second Plan Opérationnel quinquennal 2014 – 2018
• pour des recommandations et des questions
relatives aux politiques, aux partenariats, à
la structure organisationnelle et à la
5. Travail de Groupe gouvernance :
1530-1700
Travail de 2 Examen de o Qu'est-ce qui a été fait?
Groupe Synthèse 2 [TG2] o Tout est-il nécessaire et suffisant?
o Qu’est ce qui n'a pas été fait et
pourquoi?
o Qu’est ce qui a été omis ?
Session spéciale du
• Evaluation de nouveaux projets
1700-1830 Comité Scientifique et
commissionnés sur financement du PPAAO
Technique
Retraite du Secrétariat et du CST, 27-29 Janvier 2014 – Note Conceptuelle 10Préparation du Second Plan Opérationnel quinquennal 2014 – 2018
Jour 2 – Mardi 28 Janvier 2014
0830-0900 • Résumé des résultats du Jour 1
Présentation 6. Rappels Jour 1 • recherche de solution aux questions restées en
en Plénière suspens
• Présentations des résultats des groupes
0900-1030 • Discussion et recherche de consensus
Discussion en 7. Rapport du TG2
Plénière • Articulation des enjeux et des priorités
convenues
1030-1100 Pause-Café
8. Regroupement des • Sur la base des résultats issus des TG1 et TG2
1100-1200 problèmes en deux
Recherche
grandes catégories • Groupe de questions/problèmes clés pour le
d’idées en
pour le Travail de travail Groupe restant et le développement des
Plénière
Groupe2 interventions
9. Travail de Groupe
1200-1300 3a Élaboration d'options
Travail de
Groupe
pour le Groupe de
questions/problèmes 1
• Qu'est-ce qui doit être fait?
1300-1400 Déjeuner
• Comment peut-on s’y prendre ou le faire?
10. Travail de Groupe
• Seront-ils nécessaires et suffisantes?
1400-1500 3b Élaboration d'options
Travail de pour le Groupe de
Groupe questions /problèmes 1 -
Suite
1500-1530 Pause-Café
• Présentation des groupes
1530-1700 • Discussion et recherche de consensus
Discussion en 11. Rapport sur le TG3 • Articulation des priorités convenues et
Plénière
interventions
Domaines d'actions / développement
Session spéciale du
1700-1830 Comité Scientifique et
• Evaluation de nouveaux projets commissionnés
sur financement du FtF (USAID)
Technique
2
Pendant la retraite, il y aura assez de temps uniquement pour deux sessions de travail de groupe sur ce sujet.
Il est envisagé que chaque grand ensemble regroupe plusieurs sujets et que chaque groupe travaille sur
différentes questions, des échanges en plénière qui permettront d’élargir et d’ajouter de la valeur.
Retraite du Secrétariat et du CST, 27-29 Janvier 2014 – Note Conceptuelle 11Préparation du Second Plan Opérationnel quinquennal 2014 – 2018
Jour 3 – Mercredi 29 Janvier 2014
0830-0900 • Résumé des résultats du Jour 2
Présentation 12. Récapitulatif du Jour 2
en Plénière • Résolution des questions restées en suspens
13. Travail de Group 4
Élaboration d'options • Qu'est-ce qui doit être fait?
0900-1100
Travail de pour le Groupe de • Est-ce que cela sera nécessaire et suffisante?
Groupe questions/problèmes
• Comment peut-on s’y prendre ou le faire?
2
1100-1130 Pause-Café
• Présentations des groupes
1130-1300 • Discussion et recherche de consensus
Discussion en 14. Rapport sur le TG4 • Articulation des priorités convenues et
Plénière
interventions
• Domaines d’actions/développement
1300-1400 Déjeuner
• Synthèse des résultats de l’atelier
1400-1500 15. Consolidation et
Courte synthèse des
• Identification des questions pendantes à traiter
Présentation [par qui]
en Plénière et
recommandations et
Discussion discussions • Identification des questions qui nécessitent
davantage de travail/actions – par qui
1500-1530 Pause-Café
• Plan Stratégique:
o Analyse du contexte politique sous-régional
o Rôle des CERs
1530-1645
Courte o Développement de l'approche programme
présentation et
discussion en 16. Autres questions à o Les fonctions essentielles /de base
plénière examiner
o Autres questions
• Recommandations pour le Plan Stratégique
• Mandat du Secrétariat Exécutif et du CST à
l’équipe d’élaboration du PO2 du CORAF/WECARD
- IDLgroup de poursuivre les préparatifs
17. Clôture par Dr Harold
Roy-Macauley,
1645-1700
Directeur Exécutif du
• Mot de fin et prochaines étapes
CORAF/WECARD
Retraite du Secrétariat et du CST, 27-29 Janvier 2014 – Note Conceptuelle 12Vous pouvez aussi lire
