Office de Tourisme Compte Rendu - 17 avril 2014 - 9h30 - Salle ASMEV
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17 avril 2014 - 9h30 - Salle ASMEV Assemblée Générale 2013 Office de Tourisme Compte Rendu
Assemblée Générale 2013
Ordre du jour
Office de Tourisme
• Rapport moral du Président
• Rapport d’activité 2013
• Approbation des comptes 2013
• Approbation Rapports du Commissaire aux Comptes
• Affection du résultat 2013
• Présentation du Budget 2014
• Election du tiers sortant du Conseil d’Administration
• Questions diverses
Rapport Moral du Président
Bienvenue à tous, merci pour votre présence, je salue Catherine BOCQUET, Dominique MESNAGE, expert-comptable et commissaire aux comptes fidèles de notre association, les élus. L’exercice du rapport moral est un peu compliqué car il s’agit de sortir du feu de l’action pour se remettre en mémoire l’année écoulée, et parce que s’il y a bien une constante dans notre activité d’Office de Tourisme, c’est la rapidité avec laquelle les dossiers s’enchainent ! C’est pourtant bénéfique de se poser un moment pour faire quelques bilans et d’en tirer profit pour l’avenir, que l’actualité et la diversité des sujets à aborder au fil de l’eau nous laissent peu de temps Cela a été de nouveau le cas au cours de l’année 2013 : bien entendu au cours des saisons, hiver comme été, le rythme s’accélère et il y a peu de loisirs pour ce travail de réflexion, ensuite, dans les intersaisons, entre la préparation des saisons suivantes, la gestion des congés, la succession des réunions, c’est compliqué de trouver du temps…
2013 a donc été de nouveau une année pleine, avec un niveau d’activité nous conduisant parfois à la limite de la surchauffe. Sans rentrer dans le détail du compte rendu d’activité que nous sera présenté ensuite, je voudrais juste faire ressortir quelques faits marquants : En 2013, de nouveau en complément d’un programme d’animations et d’événements déjà riche et ambitieux au regard de nos capacités, budgétaires comme en moyens humains, nous avons été amenés à faire face, au-delà des prévisionnels (financiers comme d’activité), à des circonstances qui nous ont obligés à s’adapter, à composer. Je citerai Les Automnales du Faucigny, malgré une météo peu favorable, et en matière de promotion la mise en place d’une collaboration nouvelle avec Antoine Dénériaz, collaboration qui pour être réussie a demandé une réflexion importante, des actions nombreuses, qui sur leurs premières mises en application, en fin d’année 2013 sont porteuses de satisfactions et de nombreux espoirs qui confortent ce choix.
2013 a vu aussi la concrétisation de certains objectifs que nous avions fixés : Avec l’aide de notre expert comptable, nous avons désormais des outils opérationnels qui nous permettent un suivi quasi au jour le jour notre activité. A la fin de l’année 2013, nous avons pu aussi prendre possession des locaux libérés par le Ski-Club (je remercie à cette occasion le soutien de notre commune et en particulier le rôle des élus qui se sont investis pour rendre possible ce transfert) : c’est une grande satisfaction que de pouvoir disposer pour notre personnel de conditions de travail plus conformes à ce qu’ils peuvent légitimement attendre. Je suis très attaché au travail associatif et je crois beaucoup à la force que permet la mobilisation de nos réflexions communes, et c’est une satisfaction d’avoir pu en 2013 réactiver le travail en commission qui au delà des réunions trimestrielles du Conseil d’Administration, des consultations régulières du Bureau, donnent un vrai sens à notre statut associatif.
Je citerai le travail toujours en cours sur la carte activité après la mise en sommeil de la carte Morill’One, je citerai la commission événements qui a planché sur le futur « Antoine Dénériaz challenge », qui suscite beaucoup d’intérêt, je citerai la commission animations qui a permis de mettre autour de la table de nombreuses personnes, enfin je citerai le travail effectué pour la réalisation d’un projet essentiel pour nous qui était le changement de notre site internet Notre nouveau site est en ligne. Cette mise en ligne est aussi une satisfaction du point de vue de la gestion, en prenant l’option de se donner le moyen de financer cet outil central à notre activité en interne, avec notre capacité d’autofinancement, notre Conseil d’Administration assure la pérennité de cet outil pour l’avenir. Un mot sur les actions transversales qui montent en puissance : GME pour l’hiver sur le Grand-Massif, avec pour concrétisation un spot TV diffusé à l’automne 2013 (1 première pour le Grand-Massif), et la collaboration avec les offices du territoire de l’intercommunalité qui continue de déboucher sur des actions concrètes : participation à des salons, formations internes, travail sur le territoire de randonnée (cartes …)
Ce rapport moral est l’occasion pour moi de formuler quelques remerciements : Nos actions sur le terrain ne seraient tout simplement pas envisageables sans la présence et la mobilisation d’une équipe de bénévoles fidèles, sympathiques et dynamiques. Il nous serait également impossible de travailler au quotidien sans la collaboration efficace et zélée des services techniques, sans l’appui des services administratifs de la Mairie. Le soutien de notre Municipalité est également sans faille, et nous sommes honorés de la confiance qui nous est accordée. Merci aussi à notre Conseil d’Administration, membres du Bureau, qui répondent régulièrement présents. Merci à vous tous, nos adhérents, vers qui notre travail est tendu, pour votre soutien, vos idées, vos suggestions, critiques constructives. Remerciement aussi à notre équipe salariée, dirigée par Valérie Serpollet qui effectuait en 2013 sa première année complète. Equipe qui fait plaisir à voir travailler, car on voit dans leur attitude un investissement considérable, un attachement évident à « leur » office, mais aussi un enthousiasme contagieux.
Un dernier mot, pour parler de 2014, déjà entamé.
D’abord je souhaite exprimer ma volonté forte de continuer les actions entreprises, c’est
pourquoi, faisant partie du tiers sortant je me présenterai à nouveau tout à l’heure à vos
suffrages et je proposerai ensuite au Conseil d’Administration de continuer à ce poste.
De nombreux chantiers et points d’amélioration restent à traiter, de nouveaux sujets aussi
apparaissent, j’exprime le souhait que l’Office de Tourisme, conformément à ses missions
statutaires puisse avoir, dans leur traitement, toute sa place.
Ensuite, je voudrai aussi profiter de la mise en place d’une nouvelle équipe municipale
pour avoir en 2014 un travail de réflexion stratégique commune pour les années à venir.
Merci pour votre attention, je vous souhaite une bonne Assemblée Générale, et je laisse
la parole à nos techniciens pour la présentation du rapport d’activité 2013.
Dominique PLU
Président de l’association « Office de Tourisme de Morillon »
Rapport d’Activité
2013Rapport d’activité 2013
ACCUEIL
INFORMATIONAccueil et information de la clientèle
• Nouveaux horaires d’ouverture au village
En hiver : horaires identiques sur toute la saison
En été : meilleure amplitude d’ouverture grâce à horaires décalés
En intersaisons : du lundi au vendredi de 9h à 12h et de 14h à 18h
• Accueil des visiteurs
Information
Toute l’année au village : 11 145 personnes renseignées à l’accueil et
5 249 appels téléphoniques
Accueil
En saisons au Point I des Esserts : 467 passagesAccueil et information de la clientèle
• Traitement des demandes d’information
1347 brochures envoyées contre 1556 en 2012
8000 brochures téléchargées contre 5858 en 2012
• Alimentation de bases de données et diffusion d’informations
SITRA (Système d’Information Touristique Rhône Alpes), site internet,
Information
Facebook, questionnaires …
Accueil
• Bourses d’échange UDOTSI, en intersaisons, à Douvaine
Diffusion de brochures auprès des offices de tourisme du départementBilletterie
Conventions avec des prestataires de services adhérents pour la
commercialisation de leurs produits contre commissionnement :
• Accompagnateurs Moyenne Montagne
• Profeel Parapente
• Ski de fond (SIVHG)
• Société de pêche (à titre gracieux)
Information
Boutique
Accueil
• Objets publicitaires : Tee shirt, Casquettes, posters, stylos,...
• Topos-guides : raquettes, randonnées, VTT
• Services payants : photocopies, envoi de fax, consultation internetGestion d’infrastructures de loisirs
• Patinoire du Lac Bleu
• Tennis des Esserts
• Tennis de Morillon-Verchaix , en cogestion avec les 2
Information
communes, l’OT de Verchaix et le tennis club de Morillon-
Accueil
VerchaixRapport d’activités 2013
COMMUNICATION
PROMOTION
Marketing – Web MarketingLes Éditions en chiffres
La création de tous les supports est réalisée en interne
• Programmes d’animations été (5000 ex.) et hiver (8000ex.),
• Brochure hiver/été 2013-2014 (10000 ex.),
• Dépliants été de la Carte Morill’One (2000 ex.)
• Mise à jour des plans de localisation du village et des Esserts (4000 ex.)
• Affiches , formulaires d’inscriptions aux différentes manifestations (Dré
Les Editions
dans l’Pelly, Dré dans l’Pentu, Happy End Banked Slalom, Hivernales du
Haut Giffre, Carnaval, etc),
• Réalisation et diffusion des Dossiers de presse été & hiver.
• Le Pole Montagne a réalisé un agenda des événements (pilotage et
réalisation par l’OT de Morillon) diffusé à 10 000 ex. dans toutes les
boites aux lettres de la Vallée du Giffrewww.morillon.fr
Mise en ligne en février 2014, cette version de morillon.fr engagée en
2013, développée en « Responsive Web Design », répond aux standards
des besoins des usagers en mobilité en « s’adaptant automatiquement
aux différents supports d’utilisation, qu’ils soient smartphone, phablette,
tablette ou ordinateur personnel ».
Un travail en profondeur a été effectué pour permettre une plus grande
mise en avant et une meilleure lisibilité des fiches de nos adhérents.
InternetInternet
www.morillon.fr
Fort de près de 15 ans d’existence, le site de Morillon jouit d’un excellent
référencement et positionnement dans les moteurs de recherche.
Morillon.fr décroche ainsi 14 premières positions dans les moteurs de
recherche et est présent sur 71 premières pages de Google.
Les moyens :
• Campagne d’achat de Mots-Clés – Morillon.fr
• Campagne de Référencement - Morillon.fr
Internet
Nombre de visite en progression de 10,84% dont une progression du
nombre de visiteurs uniques de 10,07%, soit une fréquentation totale de
près de 330 000 visiteurs.
Un Facebook en progression avec près de 2200 ami(e)sInternet www.morillon.fr en chiffres :
Les actions Marketing
Renforcement de l’image de Morillon Tourisme par :
Habillage graphique des 2 véhicules
Diffusion de support de promotion : stylos, sac papier, casquettes…
Sets de table pour les restaurateurs
Renouvellement des visuels 4x3 à Chatillon, 3x2 entrées du village et des
Esserts
Le MarketingLes opérations de Promotion
• Automnales du Faucigny :
Conception, pilotage, déploiement du plan de communication.
Budget : 30 000€ TTC : campagnes PQR, bus, radio, TV (spots + émission
spéciale), 4x3, affiches, fly… Composition graphique de l’ensemble des
supports de communication en interne.
La Promotion
• Carte Morill’One : Campagnes de bannièrage Skiinfo (hiver) +
Cityzenkid Lyon (été), création et diffusion document d’appel…
• Ouverture TC10 : Banderoles, Campagne Radio, Insertion Vélo Vert
• Grand Massif Evolution : Campagne TV (437 spots, du 22/11 au
01/12/13, sur Canal+, France 2, BFM…), Salon Pro « Grand Ski »
• Montagnes du Giffre : Agenda, MAJ du fond cartographique & de la
carte « Randonnées et Tours », Publireportage de 5 pages « Vallée du
Giffre » dans Alpes Loisirs …
• Salon « Station Lyon Neige » : du 20 au 23/11/13 à LyonLes Relations Presse
Les accueils
• 14/01/13 : TV8 Mont-Blanc : LGO & Odyssée Pour Tous
• 24/01/13 : The Sun, B There, TNT, Planet Ski, Sunday Mail, Sunday
Post - Grand Massif & stations
• 27/03/13 : Guardian, The Financial Times - Grand Massif & stations
• 28/02/13 : TF1 - Grand Massif et stations
• 25/08/13 : Cuisine Actuelle - La Soupe Châtrée
• 05/10/13 : TV8 Mont-Blanc - Les Automnales
La Presse
Les conférences
• Workshop presse SMBT à Paris le 25/09/13 - 100 pax
• Conférence de presse LGO à Paris le 14/11/13 - 50 pax
• Conférence de presse SMBT à Lyon le 21/11/13 - 30 pax
Les retombées
• TF1 - JT13h le 17/03/13 : Zoom sur le Grand Massif
• La Place du Village le 19/12/13 - Automnales
• France Inter le 26/12/13 - Odyssée Pour Tous
• Des articles dans la presse écrite française & étrangèreRapport d’activités 2013
LES EVÉNEMENTS
L’Événementiel comme Vecteur de CommunicationHIVER
Les Hivernales du Haut La Grande Odyssée et
Giffre à Samoens l’Odyssée pour Tous
Tatu Handi Day
Événements :
LGO et Odyssée pour Tous, Les
Hivernales du Haut Giffre, Dré
dans l’Pelly, Carnaval, Tatu
Handy’day, Banked Slalom
(annulé), …HIVER
Arrivée de la
Grande Odyssée
Savoie Mont Blanc
Journée TATU
Handy’Gliss
La Grande Odyssée Morillon fait
Savoie Mont Blanc son CarnavalÉTÉ
Y’a l’Feu au Lac
Dré dans l’Pentu
Championnat de France Master
VTT DH
Événements : Enduro Series
Enduro Series, Tour des Pays de
Savoie, Tour du Val d’Aoste, La Dré
dans l’Pentu, Y’a l’feu au lac, Rallye
du Mt Blanc, Automnales, Fête du
Pitin…Eté - Automne
Tour du Val d’Aoste
Fête du Pitin Les AutomnalesRapport d’activités 2013
LES ANIMATIONS
Des loisirs accessibles…Les Animations Hivernales En périodes scolaires Animation Qualité Descente en luge de la Marvel parfait Apéro Quizz Musical parfait Yukigassen (bataille de boules de neige) bon Baby Foot Géant bon Contes de nos montagnes bon Balade contée de nos montagnes bon Visite guidée de Morillon et dégustation bon Pot de bienvenue et Descente aux flambeaux à Morillon 1100 bon Soirée nocturne à la patinoire moyen Course d'orientation à ski moyen SkiSet Freestyle Contest moyen Buggy Race moyen Spectacle enfants moyen Curling mauvais Amène ta luge nul
Les Animations Hivernales
Hors vacances scolaires
Qualité animations affluence
les tops le quizz musical entre 20 et 30 personnes
les moyennes soirée conférence (astro, plantes) entre 0 et 15 personnes
les moyennes pot d'accueil OT Esserts entre 0 et 70 personnes
les flops enquête morillonnaise entre 0 et 10 personnes
les flops trésor de Morillon
Constats :
• Créneaux de ski à proscrire sauf si animation sur les pistes.
• Les animations participatives attirent plus que les animations passives.
• La culture attire quand elle est gratuite !
• Les réussites concernent des animations réalisées en coopération avec les acteurs
de la station.
• Difficulté à mobiliser les vacanciers hors période de vacances scolaires.
Orientations :
• Conservation des Tops.
• Rester dans la même ligne avec des nouveautés liées à l’apparition de nouvelles
pratiques.Les Animations Estivales
Nom objet bilan général Nom objet bilan général
Atelier funambulisme très bon Atelier cirque bon
Practice de Golf très bon Tournoi de pétanque bon
Partie de pêche très bon Stage de Guitare bon
Water Golf très bon Pétanque Golf Barbecue bon
Atelier fabrication d'objets en La Montée Impossible à VTT bon
bois très bon Atelier Graph bon
Visite guidée de Morillon et Frisbee mauvais
dégustation très bon Concert de la Fête Nationale mauvais
Atelier sculpture sur ballon très bon Les Gonflables en Fête moyen
Spectacle : Music-hall très bon Concert de Guitare : Jean Claude Mauro moyen
Concert Pop Rock : Eulalie moyen
Balade de reconnaissance et des Footing moyen
usages des plantes sauvages très bon Tir à l'arc moyen
Course de voitures
télécommandées très bon
Fête nationale Suisse très bon
Atelier fabrication de cerfs
volants très bon
Water Ball très bon
Yoga : détente et vitalité très bonLes Animations Estivales
Constat :
- Augmentation de la fréquentation par rapport à l’an passé
- Les activités participatives ++
- Les activités ludiques ++
- La culture (gratuite) ++
- Les lieux d’animations sont également un critère de succès de l’animation lorsqu’il
n’y a pas besoin d’inscription
- Les semaines thématiques trop nombreuses (se recentrer sur les possibles)
Orientations :
- Donner de la cohérence aux animations (2 semaines thématiques)
- Développer les activités ludiques et permettant à un maximum de participer
- Concernant le tir à l’arc : passer à des animations hebdomadaires
- Ne pas faire trop de doublons dans les animationsComptes 2013
Approbation des
Comptes 2013
à l’unanimité à main levéeRapports
du Commissaire aux
ComptesApprobation des rapports
du CAC à l’unanimité
à main levéeAffectation du résultat 2013 en report à nouveau à l’unanimité à main levée
Plan d’actions 2014
Pole Direction Organisation interne • Réorganisation du travail avec clarification des postes, valorisation des métiers • Adaptation des locaux de travail Vie Associative • Respect du calendrier annuel associatif : 1 AG + 4 CA + Bureaux • Implication des administrateurs via 4 commissions de travail : « Promotion & Communication », « Evenements », « Animations », « Carte MO1 » • Information des adhérents via différents outils : réunion, newsletter, blog
Pole Direction
Stratégie Touristique
• A l’échelle Communale
Nouvelle signalétique de Morillon ; Fonctionnement de la Patinoire du Lac Bleu ;
Dispositif d’accueil aux Esserts ; Projet de recensement des meublés ; etc…
• A l’échelle Intercommunale
Via l’Association Grand Massif Evolution : Soirée - débat « Ski de
Printemps » & création d’un groupe de réflexion stratégique
Avec les OT du Giffre : Plan d’actions été 2014 « Montagnes du Giffre »Pole Accueil & Information Une année 2013 mouvementée, d’où le report de certaines actions 2013 sur 2014 : Classement de l’Office de Tourisme • Obligation des communes touristiques & de la marque « Qualité Tourisme » • Demande de classement en Catégorie 3 • Dossier déclaratif envoyé en Préfecture en Avril 2014 Poursuite de la Démarche Qualité • Achèvement du dispositif d’accompagnement de l’UDOTSI 74 • Consolidation des procédures qualité mises en place : indicateurs de fréquentation ; brochure d’appel ; information clientèle ; affichage ; gestion des stocks ; interaction avec les adhérents ; etc….
Pole Communication & Promotion Définition d’une stratégie de promotion • Promotion « produits ». Objectif = fréquentation Suspension de la carte Morill’One & étude de faisabilité d’un nouveau produit Création d’offres packagées en collaboration avec Giffre Réservations • Promotion « territoire ». Objectif = notoriété En hiver avec l’association « Grand Massif Evolution » En été : avec les OT du Giffre & la CCMG • Promotion « people ». Objectif = se différencier Contrat de partenariat de 3 ans entre Antoine Dénériaz & l’OT 2 axes de travail : relations presse & événementiel
Pole Communication & Promotion Développement des relations presse en interne • Reprise du dossier de presse (sur le fond) • Création d’un fichier presse mutualisé Communication / Direction • Exploitation & entretien du « réseau » : SMBT, agences de presse, journalistes • Implication dans les actions presse : conférences, accueils, voyages de presse Renforcement des actions marketing / emarketing • Nouvelles tenues OT ; Réédition des sets de table « Morillon » • Relance des actions « prospects » : packs « Morillon » lors des événements ; planification de newsletters ; gestion / stratégie réseaux sociaux
Pole Animations & Evenements Rationalisation du programme d’animations sur nos 3 sites • Aménagement des horaires de la patinoire pour l’hiver 2014 et création d’animations « à la carte » • Validation d’un nouveau mode de gestion de la patinoire pour l’été 2014 • Adaptation des semaines thématiques pour l’été 2014 : - nombreuses mais + de contenu : « Arts du Spectacle » ; « Sports Insolites » • Réduction du volume d’animations / jour • Affichage qualitatif plutôt que quantitatif
Pole Animations & Evenements Définition d’une stratégie évènementielle à l’horizon 2015 • Calendrier 2014 aussi dense qu’en 2013 avec : 6 manifestations hiver & 6 manifestations été • Arbitrage 2014 : arrêt de la course de ski-alpinisme « Dré Dans l’Pelly » & lancement du « Antoine Dénériaz Challenge » • Horizon 2015 : Etant donné l’impact financier & humain du calendrier actuel, approfondissement de la réflexion amorcée quant à la stratégie évènementielle (objectifs ? cibles ? etc…)
Budget Prévisionnel
2014BUDGET PREVISIONNEL 2014 VALIDE EN CA DU 23 JANVIER 2014
Produits 2014 Réalisé 2013 Prévisionnel % Charges 2014 Réalisé 2013 Prévisionnel %
CHIFFRE D'AFFAIRES 66 091 € 70 000 € 16% FONCTIONNEMENT 40 240 € 41 000 € 9%
SUBVENTION MAIRIE 365 000 € 365 000 € 84% PERSONNEL 262 159 € 247 000 € 57%
TOTAL DES PRODUITS (A) 431 091 € 435 000 € Salaires bruts 177 684 € 169 727 €
Charges sociales 71 003 € 72 512 €
• CA en hausse & stabilité de la Impôts & Taxes 13 472 € 3 121 €
subvention accordée par la Mairie Stages / Réserve 1 640 €
PROJETS 118 060 € 131 000 € 30%
• Stabilité des charges de
Promotion & Communication 58 489 € 73 000 €
fonctionnement
Evénement 30 974 € 31 000 €
• Charges de personnel en baisse : Animation 28 597 € 27 000 €
nouvel abattement taxe sur salaires & AMORTISSEMENT 11 000 € 16 000 € 4%
maitrise des provisions CP/RTT TOTAL DES CHARGES (B) 433 465 € 435 000 €
• Projets « Promotion &
INVESTISSEMENT 23 228 € 13 000 €
Communication » en hausse
Site internet (23 - 13 KE) 10 000 €
• Amortissement en hausse : Webcam Lac Bleu 1 000 €
autofinancement du site internet Divers 2 000 €Election du Tiers
Sortant1/3 sortant Elu en 2010 Elu en 2011
Sophie Dénériaz ne se représente pas Barruet Laurence Aurélie Bruneau
François Dénarié Vuaillat Pablo (démissionaire) coopté en 2011 = Lionel Le Moulec
André Millet Rétrif Arnaud coopté en 2011 = Robert Pérez
Jourdan François Hivert Philippe
Duverney Pascal
Barreau Denis
Plu Dominique
1/3 sortant Elu en 2011 Elu en 2012
Barruet Laurence Aurélie Bruneau Philippe Fourbé
Rétrif Arnaud Lionel Le Moulec François Dénarié
Jourdan François ne se représente pas Robert Pérez André Millet démissionnaire en 2013
Hivert Philippe
Duverney Pascal
Barreau Denis
Plu Dominique
1/3 sortant Elu en 2012 Elu en 2013
Aurélie Bruneau Philippe Fourbé Brigitte Deschamps
Lionel Le Moulec François Dénarié Fabrice Lefranc
Robert Pérez ne se représente pas Barruet Laurence
Hivert Philippe Rétrif Arnaud
Duverney Pascal
Barreau Denis ne se représente pas
Plu Dominique
Les Candidats :
Aurélie Bruneau ; Lionel Le Moulec ; Pascal Duverney ; Philippe Hivert ;
Dominique PluElection à l’unanimité et à main levée des membres présents ou représentés : - Aurélie Bruneau - Lionel Le Moulec - Pascal Duverney - Philippe Hivert - Dominique Plu
La séance est levée
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