Présentation du projet de Gestion des infrastructures de l'Éducation et de l'Enseignement supérieur (GIEES) Une démarche concertée Ministère de ...

Présentation du projet de
  Gestion des infrastructures de
l’Éducation et de l’Enseignement
        supérieur (GIEES)

     Une démarche concertée
     Ministère de l’Éducation

PLAN DE LA PRÉSENTATION
1. INTRODUCTION À GIEES;
2. DÉPLOIEMENT DE L’OUTIL GIEES;
3. PROCHAINES ÉTAPES ET ÉCHÉANCIER GLOBAL;

4. FORMATIONS ET MATÉRIEL À LA DISPOSITION
   DU RÉSEAU;
5. PÉRIODE DE QUESTIONS ET D’ÉCHANGES.

INTRODUCTION À GIEES

1. CONTEXTE;
2. ÉQUIPE;
3. PORTÉE DU PROJET;

4. PHILOSOPHIE DE GESTION IMMOBILIÈRE.

CONTEXTE

• GIEES : Gestion des Infrastructures de l’Éducation et de
  l’Enseignement Supérieur
• Remplacement de SIMACS (maintien d’actifs seulement) par une
  nouvelle solution de gestion des infrastructures de l’Éducation et
  de l’Enseignement supérieur (GIEES) comportant trois modules
  principaux :
        • Maintien d’actifs;
        • Gestion de projets;
        • Entretien planifié (préventif et curatif).

CONTEXTE

Outil permettant :
• Une synergie entre les trois domaines (information centralisée);
• De mieux identifier les activités d’entretien planifié et de maintien
  d’actifs;
• De dresser un portrait plus représentatif et uniforme de l’état des
  infrastructures et des scénarios d’investissements à considérer;
• L’application de processus uniformisés;
• Des données comparables à la grandeur du Québec.
Le tout favorisant une collaboration dans le réseau.

CONTEXTE
Principaux avantages :
• Outil évolutif permettant de répondre aux besoins du
  Réseau et du Ministère dans le temps :
   • Un comité, composé du Ministère et de représentants
     du Réseau, participera à l’évolution de la solution.
• Solution qui intègrera des fonctionnalités permettant de
  faciliter la cueillette de données (espaces, radon,CO2,
  plomb et amiante)
• Hébergé sur les serveurs du Ministère permettant le
  croisement de données avec d’autres systèmes
• Pilotage de la solution assumé directement à la DI et
  par les superutilisateurs des CSS/CS
• Coûts des licences assurés par le MEQ

ÉQUIPE GIEES

Direction de l’Innovation :
   • Anthony Bélanger, pilote GIEES (MEQ)
   • Caroline Longchamp, pilote GIEES (MEQ)

Représentants du réseau scolaire :
   • Éric Tellier (CSSMI)
   • Jean-François Soumis (CSSSH)
   • Phillip-Alexandre Beaulieu (CSSDM)

ÉQUIPE GIEES

Collaborateurs et collaboratrices :
   •   Fannie Bleau (CSSMI)
   •   Isabelle Boivin (CSSDM)
   •   Kathy Martel (DI-MEQ)
   •   Manon Cayer (CSSMI)
   •   Comité architecture
   •   Comité entretien
   •   Comité GICS
   •   Sous-comité sur les travaux normatifs
Firme responsable du développement :
   • STI Maintenance

PORTÉE DU PROJET

Le projet GIEES, tel que spécifié dans l’appel d’offre,
couvre principalement les trois modules suivants:
• Maintien d’actifs;
• Gestion de projets;
• Entretien (préventif et curatif).

PORTÉE DU PROJET

Maintien d’actifs :
   • Gestion des emplacements (terrains, immeubles,
     phases de construction, etc.);
   • Gestion des actifs (structure des composants
     uniformisée pour l’ensemble du réseau);
   • Outil d’inspection avec intégration des arbres d’aide à la
     décision;
   • Génération de travaux de maintien d’actifs (TMA) selon
     les résultats des inspections;
   • Facteurs d’ajustement et conditions spéciales;
   • Intégration de la banque des immeubles (BICS).

PORTÉE DU PROJET

Gestion de projet:
   •   Regroupement (TMA);
   •   Assemblage de projets;
   •   Plan directeur;
   •   Liste de dépôt des projets;
   •   Avant-projet;
   •   Suivi de projets (niveau de gestion modulable allant des coûts
       jusqu’à la gestion complète telle que décrit dans le PMBOK);
   •   Reddition de comptes;
   •   Lien avec le système DOFIN et TRAFIC;
   •   Analyse financière directement dans GIEES;
   •   Intégration de prescriptions techniques, contrôles qualité et
       documents administratifs.

PORTÉE DU PROJET

Entretien:
• Préventif:
   • Tâches d’entretien et fréquences;
   • Affectations;

• Curatif:
   • Demandes de services;
   • Gestion des priorités;
   • Document d’ententes de service.

• Gestion des équipes et secteurs.

PHILOSOPHIE DE GESTION IMMOBILIÈRE

                        STRUCTURE SIMPLIFIÉE
  La sélection des prototypes a été basée sur deux paramètres principaux soit la
  valeur de remplacement ainsi que la spécification d’entretien. Dans un contexte

  de similarité entre deux prototypes, il a été décidé de n’en conserver qu’un seul.

 Ancienne structure SIMACS                    Nouvelle structure GIEES
      11 161 prototypes                            264 prototypes
1 seule veille de coût en 12 ans             Actualisation périodique des
                                             coûts en fonction des valeurs
                                                 saisies dans GIEES

PHILOSOPHIE DE GESTION IMMOBILIÈRE

PHILOSOPHIE DE GESTION IMMOBILIÈRE

PHILOSOPHIE DE GESTION IMMOBILIÈRE

Mode paramétrique :
1. Estimer les quantités d’actifs n’ayant aucune valeur
   mesurée au terrain à partir de 13 paramètres de la
   phase de construction;
2. Assurer un contrôle qualité lors de la saisie de
   quantités réelles.

Alternative aux valeurs terrains qui seront mesurées lors
de la réalisation de projets.

PHILOSOPHIE DE GESTION IMMOBILIÈRE

DÉPLOIEMENT DE L’OUTIL GIEES

1. MODULES LIVRÉS À CE JOUR;
2. MODULES À VENIR;
3. MISE EN PLACE INITIALE DE GIEES.

MODULES LIVRÉS À CE JOUR

• Bloc 1 – Maintien d’actifs et inspections
   • Maintien d’actifs;
   • Outil d’inspection;
   • Mode paramétrique.
• Bloc 2 – Gestion de projets
   • Assemblage de projets (Plan directeur);
   • Gestion des enveloppes budgétaires.

MODULES À VENIR

Bloc 3 – Gestion de projets et entretien (octobre 2021)
Gestion de projet :
• Avant-projet;
• Suivi de projets;
• Reddition de comptes;
• Lien avec le système DOFIN et TRAFIC;
• Intégration de prescriptions techniques, contrôles
  qualité et documents administratifs.

MODULES À VENIR

Bloc 3 – Gestion de projets et entretien (octobre 2021)
Entretien :
Préventif:
• Tâches d’entretien et fréquences;
• Affectations;
Curatif:
• Demandes de services;
• Gestion des priorités;
• Document d’ententes de service.
Gestion des équipes et secteurs.

MISE EN PLACE INITIALE DE GIEES
                                    MISE EN PLACE                  UTILISATION
  ACTIONS À RÉALISER
                                       INITIALE                    RÉGULIÈRE
Formation à dispenser à
                               Toutes les ressources       Nouvelles ressources
l’interne de chaque CSS/CS
Création des utilisateurs et
octroie des groupes de         Toutes les ressources       Nouvelles ressources
sécurité
Gestion des emplacements
                               Tous les emplacements       Nouveaux emplacements
(immeubles, phases, etc.)
Saisie des 13 paramètres du    Toutes les phases de        Nouvelles phases de
mode paramétrique              construction                construction
                                                           -   Ajouts de nouveaux actifs
Gestion des actifs (créer,
                               Tous les actifs à valider   -   Nouveaux actifs dans une
modifier, ajouter, retirer)
                                                               nouvelle phase construite

MISE EN PLACE INITIALE DE GIEES
                                        MISE EN PLACE                          UTILISATION
  ACTIONS À RÉALISER
                                           INITIALE                            RÉGULIÈRE
Attribuer le bon prototype aux                                         Uniquement pour les nouveaux
                                   Tous les actifs génériques
actifs génériques                                                      actifs créés (plus de génériques)
                                                                       -   Nouveaux actifs uniquement
Demande d’ajout de facteurs        Tous les actifs touchés par un
                                                                       -   Actifs existants porteront en
d’ajustement pour approbation      facteur d’ajustement
                                                                           tout temps le facteur autorisé
Gérer la planification des fiches
                                  Déterminer les différents            Générer automatiquement selon
d’inspection (fréquences,
                                  paramètres                           les paramètres établis
prochaines exécutions, statuts)
                                   100% des inspections à              Inspection annuelle à partir des
Réaliser les inspections dans
                                   réaliser et à saisir pour janvier   résultats antérieurs (mise à jour
GIEES
                                   2022                                de l’état)
Relever les actifs d’entretien                                         Ajouter les nouveaux
                                   Tous les actifs nécessaires
préventif                                                              équipements installés

PROCHAINES ÉTAPES ET ÉCHÉANCIER
GLOBAL

1. SYNCHRONISATION DES BÂTIMENTS ENTRE
   BICS ET GIEES;
2. FIN DE SIMACS LE 30 JUIN 2021;
3. FORMATIONS ET IMPLANTATIONS À VENIR;
4. LECTURE DU DÉFICIT DE MAINTIEN D’ACTIFS
   2022-2023.

SYNCHRONISATION DES BÂTIMENTS
ENTRE BICS ET GIEES
Synchronisation en cours entre la base de données de la
Banque des Immeubles des Commissions Scolaires
(BICS) et GIEES :
   • BICS sera remplacée par l’onglet Immeuble présent
     pour tous les emplacements de type «Immeuble»
   • Immeubles présents dans BICS mais qui étaient
     absents dans SIMACS seront ajoutés à GIEES.

FIN DE SIMACS LE 30 JUIN 2021

• Fermeture du système SIMACS par la GRICS
• Date initiale de fermeture : 30 décembre 2020
• Date annoncée suite à la demande de prolongation :
  30 juin 2021

FORMATIONS ET IMPLANTATIONS À
VENIR

LECTURE DU DÉFICIT DE MAINTIEN
D’ACTIFS 2022-2023

    Échéance le 31 janvier 2022 :
    • Inspection de 100% du parc scolaire;
    • Saisie des données d’inspection pour 100% du
      parc scolaire;
    • Lecture des données dans GIEES pour le PAGI
      2022.

FORMATIONS ET MATÉRIEL À LA
DISPOSITION DU RÉSEAU

1. PORTAIL DE FORMATION LÄRA;
2. GUIDE D’ACCOMPAGNEMENT DES ACTIONS À
   RÉALISER DANS GIEES;
3. SESSIONS DE SUPPORT;
4. RÔLES SUPERUTILISATEURS ET DÉLÉGUÉS DE
   FORMATION;
5. FORMATIONS COMPLÉMENTAIRES.

PORTAIL DE FORMATION LÄRA
Répertoire regroupant la documentation intégrale :
• Guide d’accompagnement des actions à réaliser
• Enregistrements des formations et sessions de support
• Capsules démonstratives
• Aides à la tâche
• Présentations PowerPoint
• Parcours de formation
• Structure des composants
• Et bien plus!

GUIDE D’ACCOMPAGNEMENT DES
ACTIONS À RÉALISER DANS GIEES

Guide développé par
l’équipe projet afin d’aider
les CSS/CS dans la mise
en place initiale de GIEES
• Regroupe l’ensemble des actions à réaliser dans le
  système en vue de débuter les inspections;
• Identifie les temps estimés, les préalables requis et les
  commentaires pour chaque tâche;
• Identifie l’ensemble de la documentation disponible pour
  réaliser chacune des actions.

SESSIONS DE SUPPORT

 Ouvert à tous les superutilisateurs les mercredis de
                    15h00 à 16h00
• Démonstration des actions à réaliser;
• Questions de superutilisateurs;
• Collaboration entre les superutilisateurs;
• Partage d’expériences et bonnes pratiques;
• Suggestions et améliorations de la solution;

RÔLES DU SUPERUTILISATEUR

• Participer aux formations, ateliers et sessions de
  support;
• Agir à titre d’agent de changement dans son CSS/CS en
  tenant informées les personnes concernées au sein de
  son organisation;
• Agir à titre de personne contact avec les pilotes du
  Ministère    pour    toutes     questions,      demandes,
  propositions, préoccupations, ajouts d’utilisateurs, etc.;
• Former et assister les utilisateurs de son CSS/CS.

FORMATIONS COMPLÉMENTAIRES
Récapitulatif :
• Les enregistrements des formations du Bloc 1 et 2 sont
  disponibles dans Lära.
• Pour la mise en place initiale du système, les 2 documents
  suivants contiennent la description des actions à réaliser
  ainsi que les liens vers la documentation appropriée :
   • Guide d’accompagnement des actions à réaliser dans GIEES
   • Cartographie du matériel de formation
• Sessions de support les mercredis de 15h à 16h.
• Environnement de formation des blocs 1 et 2 disponible à la
  demande
Formations complémentaires et accompagnements
supplémentaires à forfait disponibles auprès de STI
Maintenance.

MERCI

PÉRIODE DE QUESTIONS ET
      D’ÉCHANGES