Programme d'échanges internationaux - Rencontre prédépart - Automne 2021 Activités internationales et mobilité étudiante - HEC Montréal

Programme
d’échanges
internationaux
Rencontre prédépart – Automne 2021
Activités internationales et
mobilité étudiante

Équipe – Mobilité étudiante
        Agnès Darmaillacq           Geneviève Benoit                            Xavier Le Monnier
        Directrice                  Gestionnaire de                             Coordonnateur
        Activités internationales   programmes                                  Mobilité étudiante
        et mobilité étudiante       Mobilité étudiante
                                                                                Amérique du Sud,
                                                                                Mexique, Hong Kong et
                                                                                Asie du Sud-Est

        Marie-Eve Porlier           Valérie Brodeur                    Sarah Archambault
        Agente-conseil              Agente-conseil                     Marie Cadet
        Mobilité étudiante          Mobilité étudiante
                                                                       Soutien administratif
                                    Chine, Corée du Sud, Japon
        France et Belgique,         et Taïwan, Europe (excepté la
        Afrique, Moyen-Orient,      France et la Belgique), Amérique
        Océanie                     du Nord (excepté le Mexique)

Situation actuelle

Beaucoup d’incertitude entoure la possibilité de se déplacer à l’international et conséquemment, sur l’organisation du séjour d’études à
l’automne 2021.

Pour les Canadiens :
    • Aucun déplacement possible tant que le niveau de risque établi par le gouvernement canadien n’est pas 1 ou 2 (se référer au site
       d’Affaires mondiales Canada)
Pour les étudiants d’autres nationalités :
    • Suivre les recommandations du gouvernement de votre pays d’origine.

Il faudra tenir compte de ces éléments:
      • Délais dans l’émission des visas
      • Quarantaine à l’arrivée
      • Réservations de vols plus tard dans le processus
      • Ce que couvrent les assurances
      • La capacité de rapatriement
      • L’offre de cours à distance
      • Le décalage horaire (dans le cas de cours à distance)
      • etc.

Rappel des impacts

• Vous acceptez le risque que votre participation au programme d’échanges se déroule à
 distance

• Vous acceptez les contraintes liées à l’offre de cours à l’étranger, lesquelles pourraient
 nécessiter de suivre des cours hors cursus menant à cumuler plus de 90 crédits pour
 l’obtention du diplôme

• En cas d’annulation par le partenaire, vous ne pourrez reporter votre participation à l’hiver
 2022

Contenu de la présentation

• Sécurité à l’étranger
• Organisation scolaire à l’établissement d’accueil
• Organisation scolaire à HEC Montréal
• Organisation du séjour
• Financement
• Sources d’information
• Adaptation culturelle
• Responsabilités

Sécurité à l’étranger

Sécurité à l’étranger - L’affaire de tous!

Être averti et être bien informé sont les meilleurs outils de protection.

Certains pays exigent à l’arrivée des voyageurs et des ressortissants des attestations médicales ou des tests de la COVID-19.

Consultez les avis officiels du gouvernement du Canada; ils indiquent un niveau de précautions à prendre en fonction de la
destination du voyage. voyage.gc.ca

Notre engagement :
• Rester à l’affût et vous tenir informé de toute situation pouvant compromettre votre sécurité avant et pendant votre séjour.
• Agir selon les recommandations d’Affaires Mondiales Canada – En priorisant votre sécurité.

Nos recommandations :
• Faire l’achat du billet d’avion avec remboursement possible
• En situation à risque, nous tenir informé de ce qui en est à destination ainsi que de vos déplacements
• Garder vos parents dans la boucle de toute information

Avant le départ

Pour les étudiants canadiens: vous inscrire au Service d’inscription des canadiens à l’étranger

Pour les étudiants internationaux: Vous inscrire auprès des autorités compétentes de votre pays

Également :
• Mettre à jour ses contacts d’urgence dans HEC en ligne
• Remplir le formulaire contacts d’urgence
• Remplir et imprimer la Carte d’urgence de HEC Montréal et y noter les coordonnées des
   ambassades et des consulats de votre pays

• Consulter les Conseils aux voyageurs et avertissements sur le site Affaires mondiales Canada

Pendant le séjour

Nul ne doit ignorer la loi!

    •   Un geste considéré anodin chez-soi peut avoir des conséquences sérieuses à l’étranger.
    •   Même si les étudiants locaux se permettent un geste illégal, il vaut toujours mieux s’abstenir.

Quoi faire en cas d’urgence

    •   Contacter les autorités locales et le bureau international de l’université d’accueil et celui de HEC Montréal
    •   En dehors des heures de bureaux, contacter le service de sécurité de l’université d’accueil et/ou le service de sécurité de
        HEC Montréal

Toutes les informations disponibles sur le site web de HEC Montréal dans la section :
Sécurité à l’étranger > Quoi faire en cas d’urgence à l’étranger ?

Organisation scolaire
à l’établissement
d’accueil

Démarches importantes –
établissement d’accueil
Démarches de HEC Montréal
   • Nomination faite par HEC Montréal
       - Votre adresse courriel HEC en référence

Démarches de l’étudiant
   • Admission (application) à l’établissement d’accueil
   • Réservation de la résidence universitaire (s’il y a lieu)
   • Sélection des cours et inscription
   • Inscription aux activités d’accueil (s’il y a lieu)
** Attention aux échéances: Référez-vous à la « Fiche d’information de l’établissement d’accueil »

Contenu de la fiche d’information

Matrice de toute l’information nécessaire pour l’organisation
de votre séjour d’études à votre établissement d’accueil!

https://web.microsoftstream.com/video/deabbae1-aa8e-4068-8b14-318830de31cd

Référez-vous également au « Complément de la fiche d’information de l’établissement d’accueil »
Visitez régulièrement le site web de l’établissement d’accueil.

Organisation scolaire
à HEC Montréal

Inscription à HEC Montréal

Trimestre d’échange à l’étranger

   •   Inscription automatique à HEC Montréal - Faite par nous

   •   Frais de participation: 225,44 $ payable au plus tard le 13 mai 2021 (indexation prévue en mai prochain)

   •   Obligation d’envoyer la fiche de choix de cours finale à la direction administrative du B.A.A. (baa@hec.ca)

   •   Paiement des frais de scolarité à HEC Montréal
         •   Dates: du 9 août au 16 septembre 2021

Trimestre de retour (Hiver 2022) à HEC Montréal
   •   Inscription aux cours pour le trimestre d’hiver 2022 : novembre 2021

** Informations sur les dates limites dans le calendrier universitaire

Reconnaissance de cours
et équivalences

Présentation de la direction administrative du BAA disponible sur Stream :

https://web.microsoftstream.com/video/61e20587-48a6-46a6-a9e9-4c64bc98c47b?list=studio

Organisation du séjour

Courriels d’information et documents

1er courriel :
• Fiche d’information de l’établissement d’accueil
• Complément à la fiche d’information de l’établissement d’accueil
• Fiche contact
2e courriel :
• Lettre d’acceptation de HEC Montréal
   • Vérifier toutes vos données personnelles : votre nom doit être le même que celui sur votre passeport
   • L’originale peut être demandée au besoin
   • Faites-en des copies pour d’autres démarches
   • Pour les étudiants français : une copie de la lettre sera nécessaire pour le renouvellement de la RAMQ
     à votre retour
  Identifiez-vous clairement lors de vos communications – nom, matricule, destination, trimestre de départ.

Par où commencer?

Assurances

https://web.microsoftstream.com/video/e6e424f1-5526-4b95-9b23-f3bd2847f42d?list=studio

Démarches de visa/permis d’études
   •   Passeport : vérifiez dès maintenant que la date de validité soit de plus de 6 mois après la date de fin de séjour
   •   Permis de séjour si requis (visa ou autre) : vous adresser à l’ambassade ou au consulat du pays d’accueil – informez-
       vous dès maintenant!
   •   Faites des copies des documents
   •   Liens pour les coordonnées des consulats sur notre site web – sous Établissements partenaires

Vaccins et tests médicaux
   •   Prévoir à l’avance, au besoin

Billet d’avion
   •   Respecter les dates de séjour imposées

Logement

Différentes options à l’étranger
  • Conseils des anciens participants – Consulter le site Avis des Alumni
  • Résidences universitaires à l’établissement d’accueil
  • Aide au logement de l’établissement d’accueil
  • Recherche d’un logement par vous-même
      - Informez-vous de la législation du pays

Logement à Montréal
  • Sous-location ou location
  • Annoncer sur HEC en ligne
  • Annoncer via Facebook Housing exchange student HEC Montreal

Visa/Permis – Étudiant étranger

En prévision de votre retour (entrée au Canada)
  • Vérifiez la date d’expiration de vos documents
     - Permis d’études
     - CAQ
     - Visa étudiant
  • Assurez-vous de renouveler avant de quitter, si nécessaire

Pour toutes questions, veuillez vous référer à Marie-Eve Porlier
     Courriel: marie-eve.porlier@hec.ca

Financement

Bourses – Attribution

Politique d’attribution
  • Selon le type de bourses, les étudiants admissibles seront contactés par courriel
  • Règles sur le cumul
      - Montant maximum de 4 500$ (peu importe le nombre de bourses)
      - LOJIQ, bourse ambassadeur et toute autre bourse externe non inclus dans le cumul
  • Information : Coût du séjour à l’étranger et ressources financières
Attribution des bourses
  • Dates du concours en septembre
Confirmation et versement
  • Octobre : confirmation aux étudiants
  • Novembre : virement automatique (formulaire transmis par courriel)

Bourses – Types

Excellence – Montant variable
  Automatique ou dépôt de candidature selon le donateur

Soutien financier – Selon la règle du cumul
  Étudiants bénéficiaires de l’Aide Financière aux Études (AFE) - Hiver 2021
    • Automatique
    • N’affecte pas les prestations
  Tous les autres
    • Dépôt de candidature

Bourse Ambassadeur international
Association des diplômés
Au retour de l’échange

Bourses de 1 000 $

Critères d’évaluation
  • Avoir respecté la charge de cours imposée par HEC Montréal
  • Présenter un excellent dossier universitaire
  • Faire preuve d'implication au sein de la communauté, des associations étudiantes ou autres à
     destination

Date limite de dépôt de candidature
  • Invitation par courriel

Prêts & AFE

Prêt HEC Montréal
   •   Accessible à tous – L’octroi n’est pas automatique
   •   Maximum de 5 000 $
   •   Faible taux d’intérêt : selon le taux d’escompte de la banque du Canada plus 1 %
   •   À rembourser (capital et intérêts cumulés) 3 mois après la fin de votre programme d’études
   •   Accessible rapidement : 5 jours ouvrables après la signature du contrat
   •   Disponible avant, pendant ou au retour du séjour d’échange

Aide financière aux études (AFE) du Gouvernement du Québec
   •   Les bénéficiaires demeurent admissibles
         o Aux mêmes termes et aux mêmes conditions que si vous demeurez à HEC Montréal
   •   Seulement si vous êtes un étudiant ayant un budget de résident chez les parents
        o Faire une demande de changement de statut via le formulaire « Statut de non-résident » à envoyer par courriel aux
          Services aux étudiants (sae.afe@hec.ca)

Programme de soutien financier LOJIQ

Admissibilité
  • Citoyen canadien ou avoir le statut de résident permanent
     • Être domicilié au Québec depuis au moins un an
     • Détenir une carte RAMQ valide au moment du dépôt du projet et pour toute la durée du séjour
Destinations: Toutes les destinations sauf le Canada

Prestation: Montant forfaitaire selon la destination
   • À titre indicatif, un étudiant en partance pour la France recevra 485$
Processus: Un courriel sera envoyé directement aux étudiants admissibles, la semaine précédent
l’ouverture du dépôt de candidature.

Dépôt de candidature en ligne : dates à confirmer

Bourses offertes par nos partenaires

Allemagne, University of Mannheim
        Baden-Württemberg Scholarship
            • € 860 per month (for 4 months)

L’attribution des bourses n’est pas automatique et fait l’objet d’un processus de
sélection.

Sources d’information

Site web –
Programme d’échanges internationaux
Présentation de la rencontre prédépart

Formulaires
   Procuration générale
       •   Pour donner accès à vos dossiers confidentiels à une personne de confiance

   Garantie financière et/ou Prise en charge financière
       •   Parfois demandée pour le visa ou par l’établissement d’accueil

   Demande de statut de non-résident
       •   À remplir seulement si vous êtes un étudiant ayant un budget de résident chez vos parents
       •   envoyer par courriel aux Services aux étudiants (sae.afe@hec.ca)

   Promotional activity confirmation
       •   Pour confirmer la participation de représentation à l’établissement d’accueil

   Carte d’urgence
       •   À imprimer et à avoir avec vous en tout temps

Site web & Médias sociaux

Aide-Mémoire
          - Pour l’organisation du séjour (avant, pendant, après)

Préparation au séjour à l’étranger - Références
   • Visa/permis
   • Coordonnées des ambassades et des consulats
   • Assurances
   • Soins de santé des voyageurs
   • Finance (banques, fiscalité)
   • Voyage (carte ISIC, permis de conduire international)

Médias sociaux
   •   Site web – Avis des Alumni
   •   Instagram – @hecmontreal.mobilite

Partagez votre expérience
sur Instagram!
        hecmontreal.mobilite

Abonnez-vous!

Publiez vos photos!

Décrivez vos découvertes!

Taguez-nous!

Adaptation culturelle

Recommandations

Puisque personne n’est à l’abri d’un choc culturel, il est important de:

   • S’informer sur le pays d’accueil
      - Consulter les «Aperçus culturels» du Institut canadien du service extérieur
   • Participer aux activités d’intégration de l’établissement d’accueil
   • Éviter les comparaisons mais plutôt, reconnaître et accepter les différences
   • Être flexible pour faciliter l’adaptation à la culture locale et s’en imprégner
   • Rester en contact avec sa famille et ses amis
Que ce soit pendant votre séjour ou à votre retour, n’hésitez surtout pas à nous contacter!

Responsabilités

Vos responsabilités

 • Appropriez-vous votre projet de séjour d’études à l’étranger en faisant preuve de
  débrouillardise (démarches, résolution de problèmes, etc.)
 • Effectuer rigoureusement les démarches reliées à votre échange
 • Respecter les dates d’échéance
 • Consulter vos boites courriel de HEC Montréal et de l’université d’accueil à tous les
  jours
 • Agir comme digne représentant (ambassadeur) de HEC Montréal à l’étranger
 • Agir comme personne-ressource au retour à HEC Montréal

Désistement –
annulation du séjour d’échange
Contactez votre personne-ressource à la mobilité étudiante dans les plus
brefs délais

Si le partenaire annule toute mobilité
   • Annulation avec remboursement des frais de participation
   • Aucun frais de désistement
Si vous annulez pour des motifs personnels
   • Non-remboursement des frais de participation
   • Frais de désistement 225,44 $

Contactez-nous -
exchange@hec.ca

Merci et bon séjour
d’études!