Activités internationales et mobilité étudiante - Programme d'échanges internationaux - HEC Montréal

Activités internationales
et mobilité étudiante
Programme d’échanges
internationaux
Rencontre prédépart – Hiver 2022

Équipe – Mobilité étudiante

      Agnès Darmaillacq           Geneviève Benoit                                  Miriam Desbiens
      Directrice                  Gestionnaire de programmes                        Coordonnatrice
      Activités internationales   Mobilité étudiante                                Mobilité étudiante
      et mobilité étudiante                                                         Amérique du Sud,
                                                                                    Mexique, Asie

      Valérie Brodeur             Marie-Eve Porlier            Marie Cadet
      Agente-conseil              Agente-conseil               Étudiante
      Mobilité étudiante          Mobilité étudiante           Mobilité étudiante

      Europe, Amérique du         Afrique, France, Belgique,
      Nord, Corée du Sud,         Moyen-Orient & Océanie
      Japon et Taïwan

Situation
actuelle

Situation actuelle
Il existe encore beaucoup d’incertitude entourant la possibilité de se déplacer à l’international et conséquemment, sur l’organisation du séjour
d’études à l’hiver 2022.

Pour les Canadiens:
• Aucun déplacement possible tant que le niveau de risque établi par le gouvernement canadien n’est pas 1 ou 2 (se référer au site d’Affaires
  mondiales Canada) - Niveau actuel : 3 - Éviter tout voyage non essentiel

Pour les étudiants d’autres nationalités:
• Suivre les recommandations du gouvernement de votre pays d’origine.
Il faudra tenir compte de ces éléments:

•   Les exigences d’entrée dans le pays de destination relatives au dépistage de la COVID-19
•   Délais dans l’émission des visas
•   Quarantaine à l’arrivée
•   Réservations de vols plus tard dans le processus
•   La capacité de rapatriement
•   L’offre de cours à distance
•   Le décalage horaire (dans le cas de cours à distance)
•   etc.

Début du trimestre avant la mi-janvier –
Quarantaine

ATTENTION: Le trimestre d’hiver 2022 débute avant la mi-janvier
pour beaucoup d’établissements.

Il est de votre responsabilité de vérifier la date de début du
trimestre et/ou de la semaine d’intégration dans votre
établissement d’accueil et de planifier une quarantaine si exigé
par le pays en question.

Certains d’entre vous devront partir durant le mois de décembre
2021.

Contenu de la présentation

  •   Sécurité à l’étranger – L’affaire de tous!
  •   Organisation scolaire à l’établissement d’accueil
  •   Organisation scolaire à HEC Montréal
  •   Organisation du séjour
  •   Financement
  •   Sources d’information
  •   Adaptation culturelle
  •   Responsabilités

Sécurité à
l’étranger

Sécurité à l’étranger - L’affaire
de tous!
Être averti et être bien informé sont les meilleurs outils de protection.

Certains pays exigent à l’arrivée des voyageurs et des ressortissants des attestations médicales, des tests de
la COVID-19 ou des preuves de vaccination.

Consultez les avis officiels du gouvernement du Canada; ils indiquent un niveau de précautions à prendre en
fonction de la destination du voyage.

Notre engagement:
    •   Rester à l’affût et vous tenir informé de toute situation pouvant compromettre votre sécurité avant et
        pendant votre séjour.
    •   Agir selon les recommandations d’Affaires Mondiales Canada – En priorisant votre sécurité.

Nos recommandations:
   • Faire l’achat du billet d’avion avec remboursement possible
   • En situation à risque, nous tenir informé de ce qui en est à destination ainsi que de vos déplacements
   • Garder vos parents dans la boucle de toute information

Avant le départ
Pour les étudiants canadiens: vous inscrire au Service d’inscription des canadiens à
l’étranger

Pour les étudiants internationaux: Vous inscrire auprès des autorités compétentes de votre
pays

•   Mettre à jour ses contacts d’urgence dans HEC en ligne
•   Remplir le formulaire contacts d’urgence
•   Remplir et imprimer la «Carte d’urgence» de HEC Montréal Noter les coordonnées
•   des ambassades et des consulats de votre pays
•   Consulter les Conseils aux voyageurs et avertissements sur le site Affaires mondiales Canada

Pendant le séjour
Nul ne doit ignorer la loi!

      •   Un geste considéré anodin chez-soi peut avoir des conséquences sérieuses à l’étranger.
      •   Même si les étudiants locaux se permettent un geste illégal, il vaut toujours mieux s’abstenir.

Quoi faire en cas d’urgence

      •   Contacter les autorités locales et le bureau international de l’université d’accueil et/ou celui de HEC Montréal
      •   En dehors des heures de bureaux, contacter le service de sécurité de l’université d’accueil et/ou le service
          de sécurité de HEC Montréal

** Toutes les informations disponibles sur le site web de HEC Montréal dans la section
   Quoi faire en cas d’urgence à l’étranger ?

Organisation
scolaire à
l’établissement
d’accueil

Démarches importantes –
Établissement d’accueil
Démarches de HEC Montréal
   • Nomination faite par HEC Montréal
      - Votre adresse courriel HEC en référence

Démarches de l’étudiant
   • Admission (application) à l’établissement d’accueil
   • Réservation de la résidence universitaire (s’il y a lieu)
   • Sélection des cours et inscription
   • Inscription aux activités d’accueil (s’il y a lieu)

** Attention aux échéances: Référez-vous à la « Fiche d’information de l’établissement d’accueil »

Contenu de la fiche d’information
Matrice de toute l’information nécessaire pour l’organisation de votre séjour d’études à votre
établissement d’accueil!

   •   Dates du séjour (non négociable)
   •   Admission (application) à l’établissement d’accueil
   •   Sélection des cours et inscription
   •   Charge de travail (non négociable)
   •   Hébergement
   •   Activités d’accueil
   •   Cours de langue (s’il y a lieu)
   •   Réception de la lettre d’acceptation
   •   Calendrier universitaire
   •   Autres informations: assurances, visa, etc.
   Présentation de la fiche d’information de l’université d’accueil

Référez-vous également au « Complément de la fiche d’information de l’établissement d’accueil »
Visitez régulièrement le site web de l’établissement d’accueil.

Organisation
scolaire à
HEC Montréal

Inscription à HEC Montréal

Trimestre d’échange à l’étranger

     •    Inscription automatique à HEC Montréal - Faite par nous

     •    Frais de participation: 234,23 $ payable au plus tard le 16 septembre

     •    Obligation d’envoyer la fiche de choix de cours finale à la direction administrative du B.A.A. (baa@hec.ca)

     •    Paiement des frais de scolarité H22 à HEC Montréal
            •   Dates: du 6 décembre 2021 au 20 janvier 2022

Trimestre de retour (automne 2022) à HEC Montréal
     •    Inscription aux cours pour le trimestre d’automne 2022 : juin 2022

** Informations sur les dates limites dans le calendrier universitaire

Reconnaissance de cours et
équivalences
Présentation de la direction administrative du BAA:

Échange - reconnaissance de cours -Hiver2022.pptx

Organisation
du séjour

Courriels d’information et documents
1er courriel:
• Fiche d’information de l’établissement d’accueil
• Complément à la fiche d’information de l’établissement d’accueil
• Fiche contact

2e courriel:
• Lettre d’acceptation de HEC Montréal
   • Vérifier toutes vos données personnelles : votre nom doit être le même que celui sur votre
       passeport
   •   L’originale peut être demandée au besoin
   •   Faites-en des copies pour d’autres démarches
   •   Pour les étudiants français : une copie de la lettre sera nécessaire pour le renouvellement de la
       RAMQ à votre retour
   •   Certain recevront un formulaire papier de protocole d’entente relatif à l’assurance maladie pour la
       France (Étudiants québécois admissibles seulement)

  ** Veuillez utiliser votre adresse HEC et vous identifier clairement lors de vos communications – Nom,
  matricule, destination, trimestre de départ.

Par où commencer
Assurances

      •   Visionner la vidéo sur les assurance à l’étranger

Démarches de visa/permis d’études
      •   Passeport : vérifiez dès maintenant que la date de validité soit de plus de 6 mois après la date de fin de séjour
      •   Permis de séjour si requis (visa ou autre) : vous adresser à l’ambassade ou au consulat du pays d’accueil – informez-
          vous dès maintenant!
      •   Faites des copies des documents
      •   Liens pour les coordonnées des consulats : Représentants étrangers au Canada: Adresses des Consulats
          (international.gc.ca)

Vaccins et tests médicaux
      •   Prévoir à l’avance, au besoin (Dépistage COVID-19, preuve de vaccination, etc)

Billet d’avion
      •   Respecter les dates de séjour imposées (achat d’une assurance annulation recommandé)

Logement
Différentes options à l’étranger
  • Conseils des anciens participants – Consulter le site Avis des Alumni
  • Résidences universitaires à l’établissement d’accueil
  • Aide au logement de l’établissement d’accueil
  • Recherche d’un logement par vous-même
      - Informez-vous de la législation du pays

Logement à Montréal
  • Sous-location ou location
  • Annoncer sur HEC en ligne
  • Annoncer via Facebook « Housing exchange student HEC Montreal »

Visa/Permis – Étudiant étranger
En prévision de votre retour (entrée au Canada)
  • Vérifiez la date d’expiration de vos documents
     - Permis d’études
     - CAQ
     - Visa de résident temporaire

  • Assurez-vous de renouveler avant de quitter, si nécessaire

Pour toutes questions, veuillez vous référer à Marie-Eve Porlier
     Courriel: marie-eve.porlier@hec.ca

Financement

Bourses – Attribution
Politique d’attribution
  • Selon le type de bourses, les étudiants admissibles seront contactés par courriel
  • Règles sur le cumul
      - Montant maximum de 4 500$ (peu importe le nombre de bourses)
      - LOJIQ, bourse ambassadeur et toute autre bourse externe non inclus dans le cumul
  • Information : Coût du séjour à l’étranger et ressources financières

Attribution des bourses
  • Dates du concours (de la mi-septembre à la mi-octobre)

Confirmation et versement
  • Jury et attribution: novembre
  • Confirmation aux étudiants: début décembre
  • Versement: en janvier : versement par virement automatique (formulaire transmis par courriel)

Bourses – Types
Excellence – Montant variable
  Automatique ou dépôt de candidature selon le donateur

Soutien financier – Selon la règle du cumul
  Étudiants bénéficiaires de l’Aide Financière aux Études (AFE)
    • Automatique
    • N’affecte pas les prestations
  Tous les autres
    • Dépôt de candidature

Bourse Ambassadeur international
Association des diplômés
Au retour de l’échange

Bourses de 1 000 $

Critères d’évaluation
    • Avoir respecté la charge de cours imposée par HEC Montréal
    • Présenter un excellent dossier universitaire
    • Faire preuve d'implication au sein de la communauté, des associations étudiantes ou autres
        à destination

Date limite de dépôt de candidature
   • Invitation par courriel

Prêts & AFE
Prêt HEC Montréal
  • Accessible à tous – L’octroi n’est pas automatique
  • Maximum de 5 000 $
  • Faible taux d’intérêt : selon le taux d’escompte de la banque du Canada plus 1 %
  • À rembourser (capital et intérêts cumulés) 3 mois après la fin de votre programme d’études
  • Accessible rapidement : 5 jours ouvrables après la signature du contrat
  • Disponible avant, pendant ou au retour du séjour d’échange

Aide financière aux études (AFE) du Gouvernement du Québec
  • Les bénéficiaires demeurent admissibles
        - Aux mêmes termes et aux mêmes conditions que si vous demeurez à HEC Montréal
  •   Seulement si vous êtes un étudiant ayant un budget de résident chez les parents
        - Faire une demande de changement de statut via le formulaire « Statut de non-résident » à
        envoyer par courriel aux Services aux étudiants (sae.afe@hec.ca)

Programme de soutien financier
LOJIQ
Admissibilité
  • Citoyen canadien ou avoir le statut de résident permanent
  • Être domicilié au Québec depuis au moins un an
  • Détenir une carte RAMQ valide au moment du dépôt du projet et pour toute la durée du séjour
Destinations: Toutes les destinations sauf le Canada

Prestation: Montant forfaitaire selon la destination
   • À titre indicatif, un étudiant en partance pour la France recevra 485$
Processus: Un courriel sera envoyé directement aux étudiants admissibles, la semaine précédent
l’ouverture du dépôt de candidature.

Dépôt de candidature en ligne : à confirmer

Bourses offertes par nos partenaires

 Allemagne, University of Mannheim
        Baden-Württemberg Scholarship
                     € 860 per month (for 4 months)

 Pays-Bas, Tilburg University
        Erasmus+ for exchange students
                 • Travel grant per student: € 820
                 • Allowance per student: ~ € 850 per month (for 135 days)

 L’attribution des bourses n’est pas automatique et fait l’objet d’un
 processus de sélection.

Sources
d’information

Les sources d’information
• Fiche d’information de l’établissement d’accueil
• Complément à la fiche d’information de l’établissement d’accueil
• Fiche contact
   •   Pour la logistique
        - Agent-conseil à la mobilité étudiante de HEC Montréal
        - Personne-ressource à l’établissement d'accueil
   •   Pour les études
        - Direction administrative du BAA baa@hec.ca
   •   Contact des étudiants de HEC Montréal
        - Partant à l’établissement d’accueil avec vous
        - Qui sont allés à votre établissement d’accueil au semestre d’hiver 2019
  ** Veuillez vous identifier clairement lors de vos communications – Nom, matricule, destination,
  trimestre de départ.

Site web – Programme
d’échanges internationaux
Présentation de la rencontre prédépart

Formulaires
   Procuration générale
       •   Pour donner accès à vos dossiers confidentiels à une personne de confiance

   Garantie financière et/ou Prise en charge financière
       •   Parfois demandée pour le visa ou par l’établissement d’accueil

   Demande de statut de non-résident
       •   À remplir seulement si vous êtes un étudiant ayant un budget de résident chez vos parents
       •   envoyer par courriel aux Services aux étudiants (sae.afe@hec.ca)

   Promotional activity confirmation
       •   Pour confirmer la participation de représentation à l’établissement d’accueil

   Carte d’urgence
       •   À imprimer et à avoir avec vous en tout temps

Site web & Médias sociaux
Aide-Mémoire
         - Pour l’organisation du séjour (avant, pendant, après)

Préparation au séjour à l’étranger - Références
        - Visa/permis
        - Coordonnées des ambassades et des consulats
        - Assurances
        - Soins de santé des voyageurs
        - Finance (banques, fiscalité)
        - Voyage (carte ISIC, permis de conduire international)

Médias sociaux
  •   Site web - «Avis des Alumni» et blogue
  •   Instagram – @hecmontréal.mobilite

Instagram – Partagez votre expérience!

                       @hecmontreal.mobilite

                       Publiez vos photos!

                       Décrivez vos découvertes!

                       Taguez-nous!

Adaptation
culturelle

Recommandations
Puisque personne n’est à l’abri d’un choc culturel, il est important de:

   • S’informer sur le pays d’accueil
      -   Consulter les «Aperçus-Pays» du Centre d’apprentissage interculturel

   • Participer aux activités d’intégration de l’établissement d’accueil
   • Éviter les comparaisons mais plutôt, reconnaître et accepter les différences
   • Être flexible pour faciliter l’adaptation à la culture locale et s’en imprégner
   • Rester en contact avec sa famille et ses amis

** Que ce soit pendant votre séjour ou à votre retour, n’hésitez surtout pas à nous contacter!

Responsabilités

Vos responsabilités
 • Appropriez-vous votre projet de séjour d’études à l’étranger en faisant
  preuve de débrouillardise (démarches, résolution de problèmes, etc.)
 • Effectuer rigoureusement les démarches reliées à votre échange
 • Respecter les dates d’échéance
 • Consulter vos boites courriel de HEC Montréal et de l’université d’accueil à
  tous les jours
 • Agir comme digne représentant (ambassadeur) de HEC Montréal à
  l’étranger
 • Agir comme personne-ressource au retour à HEC Montréal

Désistement – annulation du séjour d’échange

Contacter dans les plus brefs délais votre personne-ressource à la mobilité
étudiante

À partir du 13 septembre

   •   Non remboursement des frais de participation de 234,23$

   •   Facturation de frais de désistement de 234,23$

Contactez-nous - exchange@hec.ca

   Merci et bon séjour d’études!