Projet SIS-IF - Groupe S.I.H - LES INCONTOURNABLES D'UN CAHIER DES CHARGES " Système d'Information d'Imagerie : RIS / PACS "

 
Projet SIS-IF - Groupe S.I.H - LES INCONTOURNABLES D'UN CAHIER DES CHARGES " Système d'Information d'Imagerie : RIS / PACS "
PROJET "SYSTEME D’INFORMATION IMAGERIE"
                                                                             MARS 2008

                                        Projet SIS-IF – Groupe S.I.H.

              LES INCONTOURNABLES
            D’UN CAHIER DES CHARGES
   « Système d’Information d’Imagerie : RIS / PACS »

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PROJET "SYSTEME D’INFORMATION IMAGERIE"
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1 INTRODUCTION GENERALE ......................................................................................4
2 PRESENTATION DE LA DEMARCHE ET DU GROUPE DE TRAVAIL ......................6
3 LES INCONTOURNABLES D’UN CAHIER DES CHARGES RIS ...............................7
  3.1 Les acteurs du projet :..................................................................................................... 9
  3.2 Le descriptif des fonctionnalités .................................................................................. 10
     3.2.1    La gestion des identités patients : .............................................................................................. 10
     3.2.2    Gestion des rendez vous / demande d’examen : ....................................................................... 11
     3.2.3    Gestion des comptes- rendus :................................................................................................... 12
     3.2.4    Ergonomie et performances : ..................................................................................................... 13
     3.2.5    Les compléments du dossier d’Imagerie : .................................................................................. 14
     3.2.6    Les éditions :............................................................................................................................... 14
     3.2.7    Gestion de production :............................................................................................................... 15
     3.2.8    Statistiques / tableaux de bord : ............................................................................................... 16
     3.2.9    Autres fonctionnalités.................................................................................................................. 17
  3.3 L’intégration du RIS aux autres modules du S.I.H....................................................... 17
     3.3.1 Serveur d’identités / mouvements des patients .......................................................................... 18
     3.3.2 Prescription / Gestion des rendez-vous...................................................................................... 20
     3.3.3 Serveur de résultats / compte rendu........................................................................................... 21
     3.3.4 Dictée des comptes rendus : ...................................................................................................... 24
     3.3.5 Module statistique / tableaux de bord : ....................................................................................... 24
     3.3.6 Référentiels structure, personnels : ............................................................................................ 24
     3.3.7 Facturation, soins externes :....................................................................................................... 24
     3.3.8 Gestion des stocks / Achats ....................................................................................................... 25
     3.3.9 G.M.A.O: ..................................................................................................................................... 25
     3.3.10 P.A.C.S / Modalités / Robot : ...................................................................................................... 26
  3.4 Reprise des données :................................................................................................... 27
  3.5 Plate forme, Réseau, Architecture, Technologie : ....................................................... 28
  3.6 Contractualisation : ....................................................................................................... 30
4 LES INCONTOURNABLES D’UN CAHIER DES CHARGES PACS .........................34
  4.1 Les acteurs du projet :................................................................................................... 35
  4.2 Le descriptif des fonctionnalités : ................................................................................ 36
     4.2.1 Dicom Worklist / Prefetching / Autoroutage: ............................................................................... 36
     4.2.2 Le traitement et la manipulation des images à des fins diagnostiques: .................................... 38
     4.2.3 Le stockage, la compression des images :............................................................................... 39

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   4.2.4 La gestion du compte rendu associé à l’examen réalisé :.......................................................... 41
   4.2.5 Diffusion des images :................................................................................................................. 43
   4.2.6 Importation de données externes : ............................................................................................. 44
4.3 L’intégration du PACS aux autres composants du SIH : ............................................ 45
   4.3.1    Description des flux d’information :............................................................................................. 47
   4.3.2    Intégration au serveur d’identités et de mouvements du SIH :................................................... 48
   4.3.3    Intégration aux composants « prescriptions » et « demandes de rendez vous »: ..................... 50
   4.3.4    Intégration au composant serveur de résultats du SIH .............................................................. 52
   4.3.5    Intégration au RIS, aux modalités et au robot de gravure : ........................................................ 53
   4.3.6    Intégration aux référentiels du SIH : ........................................................................................... 56
   4.3.7    Intégration aux outils statistiques du SIH :.................................................................................. 56
4.4 Reprise des données :................................................................................................... 56
   4.4.1 Initialisation des tables de référence : ........................................................................................ 56
   4.4.2 Initialisation de la base Patients : ............................................................................................... 57
   4.4.3 Récupération des images ........................................................................................................... 59
4.5 Plate forme et architecture............................................................................................ 60
   4.5.1 Les équipements :....................................................................................................................... 60
   4.5.2 Le Réseau :................................................................................................................................. 63
4.6 Contractualisation ......................................................................................................... 64

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1 INTRODUCTION GENERALE

Dans le cadre des travaux du schéma directeur des systèmes d’information de santé
francilien, l’ARH-IF, en collaboration avec les établissements de soins a mis en œuvre des
projets autour de thèmes sélectionnés par le comité de pilotage schéma directeur régional.

Parmi les sujets retenus, le système d’information Imagerie a été sélectionné avec un

objectif clairement centré sur les questions de mutualisations de plate forme. L’appel a projet

a été diffusé au mois de mars 2007 pour un démarrage des travaux en avril 2007. Les

établissements candidats ont mis à la disposition du projet, les acteurs dont la contribution a

abouti à l’élaboration du présent document (voir tableau ci-dessous).

    Participants au groupe de travail       Fonction                Établissement

   M. ALAIN Didier                            DSIO               Hôpital Saint Camille

   M. DELOBETTE Geoffroy                      DGA          Hôpital GOUIN Clichy la Garenne

                                         Cadre de santé
   M. DUMONT Georges                                          Centre Hospitalier Gonesse
                                           (Imagerie)

                                            Assistance
   M. FESTOC Hervé                           maîtrise               Société Kalitech
                                            d’ouvrage

   M. LOUREIRO Jorge                           RSI              Hôpital Suisse de Paris

                                              DSIO
                                                            Groupe Hospitalier Diaconesses
   Mme MEZAOUR Naima                      (Animateur du           Croix Saint Simon
                                             groupe)

                                                            Hôpital Notre Dame du perpétuel
   M. ONDZIEL Henri                            DSI
                                                                         secours

                                          Responsable
   Mme PENNELIER Florence                                   Centre Hospitalier Fontainebleau
                                          informatique

   M. VERDIER Michel                          RSIO           Centre Hospitalier Rambouillet

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               LES INCONTOURNABLES
            D’UN CAHIER DES CHARGES RIS

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2 PRESENTATION DE LA DEMARCHE ET DU GROUPE DE TRAVAIL

Le présent document constitue un premier volet des travaux menés. Il a pour objectif de
présenter, de manière synthétique et simplifiée, les volets incontournables pour un cahier
des charges RIS (Radiologic Information System), également appelé SIR (Système
d’Information de Radiologie). La terminologie RIS est privilégiée au niveau du document
étant celle qui reste la plus usuelle au niveau des acteurs traditionnels autour de ce sujet
(Radiologues, informaticiens).

Au-delà du fait que ce travail soit élaboré dans le contexte précis où l’établissement
aurait pris la décision d’acquérir un RIS, nous attirons l’attention du lecteur sur le fait
qu’en amont de cette décision le comité de pilotage pourra s’interroger et choisir une
des deux options possibles :

   •   Mise en œuvre d’un RIS en tant que sous-système identifié (acquisition d’un progiciel
       dédié à la couverture fonctionnelle définie par le comité de pilotage)

   •   Couverture du périmètre fonctionnel défini par le comité de pilotage par des
       composants SIH existants ou à venir, ou bien à aménager.

A titre indicatif cette étude amont peut être articulée autour des points suivants :

   •   Périmètre fonctionnel à couvrir
   •   Zones de recouvrement entre le périmètre fonctionnel défini par le comité de pilotage
       et les champs couverts par des composants SIH (ex : existence d’un outil pour la
       gestion de l’agenda patient, présence d’un dossier médical, …)
   •   Ergonomie du poste de travail au niveau du service d’Imagerie
   •   Autonomie de fonctionnement du service d’Imagerie en cas d’indisponibilité de tout
       ou partie du SIH.
   •   Avantages et inconvénients des deux options en matière d’urbanisation du SIH
   •   Niveau de mobilisation des ressources selon l’orientation prise
   •   …

A ce stade, il est important de préciser que le présent document aborde uniquement le
premier scénario : Après étude préalable, le comité de pilotage a pris la décision de couvrir
le périmètre fonctionnel défini en mettant en œuvre un projet d’acquisition d’un progiciel
intégré du marché. Cette hypothèse n’exclue en aucun cas l’analyse détaillée des différents
composants d’un RIS en vue de leur intégration au SIH.

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Il s’agit par conséquent d’un outil d’aide mis à la disposition des Etablissements mais en
aucun cas d’un manuel de bonnes pratiques en matière d’intégration et d’urbanisation des
SIH, ces questions restant très liées au contexte SIH dans lequel s’inscrit le projet.

Cette synthèse s’adresse à l’ensemble des acteurs concernés par le projet, et susceptibles
d’y participer (ex : radiologues, Secrétaires médicales en Imagerie, Manipulateurs radio,
DSIO, Informaticien, Biomédical, …). Cette liste est présentée à titre indicatif afin d’attirer
l’attention du lecteur sur le caractère transversal que revêt un projet de mise en œuvre d’un
RIS. En effet, il est important que les acteurs mesurent l’impact d’un tel projet et ne le limitent
pas aux acteurs centraux que sont les personnels du service d’Imagerie médicale.

3 LES INCONTOURNABLES D’UN CAHIER DES CHARGES RIS

Un système d’imagerie est constitué de plusieurs entités fonctionnelles et matérielles,
intégrées ou non entre elles, afin de prendre en charge l’ensemble des tâches qui
concourent à l’efficacité d’un service d’imagerie. Le découpage entre les différents éléments
est souvent le suivant :

SIH : Système d’Information Hospitalier.

RIS : Radiology Information System (ou SIR : Système d’Information de Radiologie).
Il couvre la gestion administrative du service d’imagerie, et la gestion de production.

PACS : (Picture Archiving and Communication System) : Gestion de la production des
images, de leur archivage, des connexions aux modalités et de la diffusion des dossiers
images aux acteurs internes et/ou externes (Cliniciens de l’établissement, Médecins
correspondants, …)

Consoles : Récupération, post-traitement, et interprétation des images.

Modalités : matériels médicaux qui produisent des images (sous forme numérique ou non).

Stockage : le ou les supports qui permettent de conserver les données et images produites.

Archivage : le ou les supports où les données seront conservées après la durée de
stockage

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Le schéma suivant présente l’architecture la plus répandue :

           Gestion Administrative                             Dossier Médical
                des Patients
                                                            Serveur de résultats

                              Radiologic Information System
                                           R.I.S.

                                         P.A.C.S.

     Modalités
     (scanner,
     IRM, …)

Lorsqu’il existe en tant que progiciel, le composant RIS permet la gestion « administrative »
et la gestion de production du service d’imagerie. Ses fonctionnalités prennent en charge de
bout en bout la gestion d’un cabinet de radiologie, comme c’est souvent le cas dans le
secteur privé, allant de la gestion de production à la facturation. Dans le secteur hospitalier,
certaines fonctionnalités peuvent être redondantes, voire compromettantes pour
l’urbanisation du S.I.H.

Il convient donc de considérer la nécessité de la mise en œuvre d’un R.I.S au regard des
fonctionnalités à déployer, et de penser le périmètre fonctionnel du R.I.S sous l’angle de la
cohérence générale du S.I.H.
C’est notamment le cas pour ce qui concerne l’identitovigilance, la gestion des stocks, des
achats, des ressources humaines, de la maintenance des équipements, …

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3.1 Les acteurs du projet :

  Un projet d’informatisation du système d’imagerie nécessite l’expertise et l’investissement
  de ressources humaines pluridisciplinaires.

                Acteurs                                          Rôles

   Radiologue                      Conduite du projet, Gestion de production, Maîtrise d’ouvrage,
                                   expertise fonctionnelle

   DSIO      et/ou    Responsable Conduite de projet, Intégration au SIH, Organisation pour les
   informatique                   aspects transversaux, Budget, Maîtrise d’œuvre

   Informaticiens                  Plate forme et architecture technique

   Ingénieur Bio médical           Intégration des modalités, gestion de la maintenance, expertise
                                   technique

   Secrétaires imagerie            Expertise fonctionnelle, maîtrise d’ouvrage

   Cliniciens choisis en fonction Lien avec le dossier médical (comptes rendu), clients du
   de leur spécialité             système d’imagerie, maîtrise d’ouvrage.

   Cadres soignants                Lien avec le dossier de soins, brancardage, Rendez vous et
                                   parcours du patient, maîtrise d’ouvrage.

   Admissions/ Soins externes      Statistiques, facturation, maîtrise d’ouvrage.

   Contrôle de gestion             Statistiques d’activité

   Service achat                   Gestion des achats , gestion des stocks.

   pharmacie                       Traçabilité , DMI

   Cette liste n’est pas exhaustive. Elle devra être aménagée en fonction du contexte du projet
   pour chaque établissement. Par exemple, il peut être judicieux d’impliquer le D.I.M. pour le
                                    paramétrage des thésaurus.

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3.2 Le descriptif des fonctionnalités

Comme pour tout projet SI métier, le volet fonctionnel constitue la pièce maîtresse pour les
utilisateurs (Radiologues, Manipulateurs radio, Cadre Imagerie, Secrétaires Imagerie, …).
Il est par conséquent impératif que ce volet soit élaboré en étroite collaboration avec le
service d’Imagerie.

En complément des besoins fonctionnels identifiés par les participants au projet, le comité de
pilotage pourra organiser des visites de sites équipés, mais également des séances de
présentations des solutions connues sur le marché. Cette démarche, aux dires des différents
acteurs rencontrés dans le cadre de cette étude, est de nature à enrichir le cahier des
charges avant sa diffusion aux éditeurs concernés.

Sans prétendre fournir une liste exhaustive des fonctionnalités possibles pour un RIS,
puisque ce n’est pas l’objectif de ce document, les paragraphes suivants présentent les
principaux domaines fonctionnels à ne pas ignorer :

3.2.1      La gestion des identités patients :

Au delà des fonctionnalités standards pour la gestion des identités (ex : création,
modification, fusion, suppression, …), une attention particulière pourra être accordée aux
points suivants :

   •    Capacité de retour arrière après fusion de deux identités : Quelles sont les modalités
        de retour arrière afin de « dé-fusionner » deux identités tout en respectant la
        répartition des éventuels dossiers d’Imagerie entre les deux identités avant fusion.

   •    Modalités de recherche d’une identité : Il est intéressant de prévoir, dès la rédaction
        du cahier des charges, la possibilité de rechercher un patient à partir d’un maximum
        de points d’entrées pour la recherche (ex : date de naissance, Prénom, Nom de
        jeune fille, …), mais également en croisant ces différents critères afin de réduire les
        possibilités de choix pour l’opérateur. Par ailleurs, il est rare que les produits du
        marché prévoient une recherche à partir du NIP (Numéro Unique du Patient), ou bien
        du Numéro de dossier patient (ex : Numéro de séjour pour une hospitalisation)
        générés par le SIH. En effet, les RIS disposant de leur propre numérotation des
        patients, la recherche n’inclut pas systématiquement ces possibilités. Elles restent
        néanmoins très intéressantes pour les opérateurs qui ont souvent une étiquette
        patient éditée à partir du SIH.

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   •    Possibilité de créer des identités directement au niveau du RIS en cas
        d’indisponibilité du SIH: Cette fonctionnalité est tout à fait nécessaire pour la gestion
        du mode dégradé dans le cas où le SIH n’est pas en mesure de communiquer les
        données démographiques des patients. Elle est également nécessaire en cas
        d’organisation spécifique au service d’Imagerie (ex : couverture horaire insuffisante
        au niveau des admissions et caisses externes). Il s’agit de permettre au service
        d’Imagerie de disposer d’un certain niveau d’autonomie en cas de besoin. Dans ce
        cas, il est appréciable que le RIS soit en mesure de gérer le mode dégradé jusqu’à la
        mise à disposition de la liste des patients créés dans ce contexte pour une
        réconciliation ultérieure avec les données SIH.

   •    Dans le cas où le R.I.S. serait amené à gérer des populations différentes et
        cloisonnées de patients, il convient de s’assurer des capacités de ce dernier à
        effectuer cette séparation selon les besoins de l’Etablissement (exemple : séparation
        d’activité Etablissement / Privé dans le cadre de la mise en place d’une modalité
        mutualisée via un GIE)

   •    Il peut être intéressant que le R.I.S. puisse considérer le rendez vous comme une
        identité provisoire, validée au moment de la validation du rendez vous (lors de
        l’accueil du patient au service d’imagerie).

3.2.2      Gestion des rendez vous / demande d’examen :

Le RIS doit permettre de gérer la planification des examens en fonction de la disponibilité
des ressources. Le système de gestion des rendez vous doit être suffisamment
paramétrable pour permettre de s’adapter aux spécificités de la production du service
d’imagerie. Au delà des fonctionnalités standards d’une gestion de rendez vous, le comité de
pilotage portera une attention particulière aux aspects suivants :

   •    Cas de la mutualisation d’une modalité ou d’une salle (GIE) : Selon l’organisation
        retenue pour le partage de la modalité, il peut être nécessaire de gérer des plages
        horaires distinctes, et de disposer de listes de rendez-vous par structure origine de
        patient, avec ou sans contrainte.

   •    Cas des protocoles : Lors de la demande d’examen, il peut être nécessaire d’imposer
        au demandeur (service clinique, consultant) d’indiquer certaines informations, ou de
        lui communiquer des consignes nécessaires à la préparation de l’examen. Le RIS via
        son composant de gestion des rendez vous devra permettre un tel paramétrage.

   •    Moteur de Planification : Idéalement, le RIS, via son composant de gestion des
        rendez vous, devrait disposer d’un algorithme permettant de proposer des dates et

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        heures d’examen (moteur de recherche de disponibilité) selon les critères indiqués
        (modalité, type d’examen, degré d’urgence, fermeture de salle programmées ou non).
        Par ailleurs, la planification doit être capable de gérer les cas de « surbooking », ainsi
        que la possibilité d’accueillir un patient sans rendez vous préalable.

   •    Gestion de la demande de brancardage : La gestion des rendez vous pourrait
        intégrer la génération des listes de brancardage, avec différents critères : état du
        patient, mode de brancardage, …

   •    Gestion des ressources : Au-delà de la simple prise de rendez vous, l’application, via
        son composant de gestion des rendez vous, devra permettre le suivi et la gestion des
        ressources. Ces dernières pouvant être les salles d’examens ou bien les modalités. Il
        doit être possible de bloquer une ressource pour une durée et des motifs déterminés.
        Sans cette fonctionnalité, il reste difficile d’évaluer le taux d’occupation des salles.

3.2.3       Gestion des comptes- rendus :

Il s’agit de définir le plus précisément possible les fonctionnalités attendues autour de la
gestion des comptes rendus d’examens d’imagerie. Ce volet couvre les fonctionnalités
intégrées par l’outil, mais également les types d’équipements souhaités par l’établissement.
Parallèlement aux aspects techniques liés au format des comptes rendus et aux modalités
de leur stockage physique, auxquels une attention particulière sera accordée, le comité de
pilotage pourra souligner les points suivants :

   •    La dictée des comptes rendus : S’agissant des comptes rendus d’examens, le cas
        des services d’Imagerie doit prendre en compte la contrainte très forte d’une
        production en masse, souvent réalisée en flux tendu. Cette contrainte prend toute
        son importance lors du choix de la technique à privilégier par le comité de pilotage
        afin de garantir la fluidité du processus de production des comptes rendus. Les
        possibilités techniques en la matière sont les suivantes :

        o   Dictée vocale : elle permet d’utiliser un dictaphone, dont la bande son sera
            récupéré par la secrétaire (ou un pool de secrétaires), qui saisira le compte rendu
            selon une relecture séquentielle de la cassette. Le système propose alors un
            casque, ainsi qu’un pédalier qui permet de piloter l’avancement de la dictée.

        o   Dictée numérique : Elle permet de dicter le compte rendu en lien direct avec
            l’application. Un fichier « son » est alors produit par le RIS et attaché au patient
            concerné. Ce mode de traitement reste intéressant pour une mise à disposition
            rapide d’un premier compte rendu pour les cas de prise en charge en urgence. Le
            fichier « son » est traité dans un second temps par le secrétariat pour la
            production du compte rendu écrit.

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        o   Reconnaissance vocale : Comme son nom l’indique, ce mode opératoire permet
            la conversion automatique du fichier « son » en compte rendu écrit. Si le comité
            de pilotage porte son choix sur ce type de génération des comptes rendus, il
            conviendra de prévoir une phase assez longue de tests et d’adaptation de l’outil.

   Ces dispositifs pouvant être intégrés de manière native à l’application, il est intéressant
   de demander aux candidats la liste des possibilités de production des comptes rendus,
   ainsi que celle des équipements préconisés. Il est à noter que les systèmes liés (PACS,
   Dossier Médical, serveur de résultats), n’offrent pas tous la possibilité d’intégrer des
   fichiers « son ».

   •    La validation des comptes rendus : Il est important que le comité de pilotage précise
        les modalités de validation souhaitées pour les comptes rendus. Ce processus devra
        pouvoir être paramétré au niveau de la solution choisie, tout en intégrant le volet
        signature électronique et trace de l’ensemble des actions effectuées sur un compte
        rendu (ex : modifications, corrections, consultations, éditions, …).

   •    La communication du compte rendu : Il n’est pas rare que les utilisateurs souhaitent
        disposer de la possibilité de communiquer le compte rendu via une messagerie
        électronique sécurisée (authentification, cryptage du message avec modalités
        d’acquittement). Si tel est le cas, ce transfert devra être tracé par le RIS de manière
        très précise (utilisateur ayant procédé au transfert, adresse mail du destinataire, date
        et heure du transfert, …)

   •    A condition que les modalités soient en mesure de communiquer les données
        dosimétriques (niveau d’irradiation du patient durant l’examen), cette information sera
        consignée de manière automatique par le RIS, et reportée au niveau du compte
        rendu. Il faut noter qu’à ce jour seuls certains RIS (et aucun autre module du SIH)
        incluent cette fonctionnalité tout à fait spécifique à l’Imagerie Médicale.

3.2.4       Ergonomie et performances :

Bien qu’il ne s’agisse pas vraiment de fonctionnalité dans le sens métier, la question de
l’ergonomie et des performances de l’outil est souvent abordée au niveau du volet
fonctionnel. Au même titre que les paragraphes précédents, les points ci-dessous ne
sauraient être considérés comme une liste exhaustive des sujets à aborder. Ils restent au
niveau du « rappel de ce qui pourrait être demandé » par le comité de pilotage au niveau du
cahier des charges :

   •    Il est souvent assez difficile pour les opérateurs de type secrétaire médicale de
        naviguer entre les deux modes « clavier » et « souris ». Dans ce cas, il est
        intéressant de pouvoir manipuler l’application exclusivement via le clavier. La

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        disponibilité de raccourcis claviers pour les différentes commandes reste un atout
        non négligeable

   •    L’enchaînement des écrans, les temps de réponses lors du démarrage de
        l’application et de son passage d’un contexte à un autre peuvent faire l’objet
        d’exigences particulières allant jusqu’à fixer des délais maximums pour leurs
        réalisations par le logiciel.

   •    Un fonctionnement en mode « multi fenêtrage » peut être demandé

   •    Certaines navigations peuvent être facilitées par un mode graphique (ex :
        déplacement du rendez vous d’un patient par un « glisser – déposer »)

   •    Facilités d’utilisation dans le cas des postes partagés : accès possible pour plusieurs
        utilisateurs sur la même machine avec conservation du contexte de chacun.

   •    Facilités de saisie : utilisation de cases à cocher, de liste déroulantes, d’aide en ligne
        via le clic droit de la souris pour une aide contextuelle, disponibilité de glossaire

   •    Possibilités de paramétrage de l’environnement par utilisateur (ex : menus affichés,
        couleurs, …)

   •    Existence d’un mode de déconnexion automatique avec possibilité, poste par poste,
        de paramétrage du temps maximal d’inactivité avant déconnexion

3.2.5      Les compléments du dossier d’Imagerie :

Parallèlement au Dossier Patient Informatisé, le RIS peut disposer d’une fiche patient qui
regroupe des informations autour des antécédents notables et relatifs aux examens
d’imagerie médicale. Ces données doivent être attachées au patient et non à un examen en
particulier (ex : antériorités, incidents, allergies, etc…).

3.2.6      Les éditions :

Selon le périmètre fonctionnel décidé par l’Etablissement, le RIS devra produire bien
évidemment toutes les éditions souhaitées par le comité de pilotage. Cependant, il reste
néanmoins difficile, voire impossible, de définir une liste exhaustive des éditions lors de la
rédaction du cahier des charges.

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En conséquence, le comité de pilotage s’attachera plus à une obligation de résultat lors de
la mise en production de l’outil qu’à la définition précise des possibilités. Cette seconde
option pouvant même être un facteur limitatif pour la maîtrise d’ouvrage.

Il est préférable d’exiger des niveaux satisfaisants de possibilités de paramétrage des
éditions (contenu et mode de sortie automatisé), avec une fonctionnalité d’export vers des
outils bureautiques pour les états à produire occasionnellement (ex : rapports de synthèse,
comptes rendus spécifiques pour des prises en charges particulières, …). Il est également
intéressant que la date de l’édition puisse être mentionnée automatiquement au niveau du
paramétrage de celle-ci.

A titre d’exemples, encore une fois sans prétention d’exhaustivité, certaines éditions peuvent
être mentionnées à titre indicatif :

   •    Feuilles de sécurité sociale
   •    Quittances
   •    Protocoles d'examens
   •    Etiquettes avec différents formats et contenus (codes à barres inclus)
   •    Convocations aux rendez vous
   •    Listes de rendez vous et plannings
   •    Liste brancardage / Service
   •    Contenus des différentes tables (ex : thésaurus, ressources, utilisateurs paramétrés,
        structure des unités fonctionnelles, …). édition de "fiches navettes" et d'étiquettes
        (étiquettes de marquage des supports (films, pochettes)

3.2.7      Gestion de production :

Le système doit permettre la facilitation et la fluidité du processus de cotation des actes
réalisés et du suivi de l’état de réalisation du planning d’examen.
Il doit mettre à disposition des listes de travail en temps réel, avec état de réalisation de
l’examen, de la cotation, du compte rendu (vocal, saisi, ou transformé par reconnaissance
vocale).

Idéalement, le R.I.S. gère pour chaque examen un état d’avancement, et permet aux
utilisateurs de disposer des listes (paramétrables) qui les concernent selon leur fonction.

Le R.I.S. peut également mettre à disposition des prescripteurs un tableau de bord de suivi
de l’état d’avancement des examens (pour un service clinique, le service de brancardage,
…).

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La possibilité de paramétrer un thésaurus interne pour la cotation des examens reste
appréciable, voir nécessaire pour pallier aux difficultés liées à la nomenclature CCAM. Ces
dispositions sont de nature à fiabiliser le codage, et fluidifier le processus de production et de
gestion des examens.

Les questions liées à l’intégration de cette fonctionnalité, et plus précisément au passage
des cotations vers le SIH pour facturation étant abordées au niveau du chapitre
« Intégration », nous nous contenterons à ce niveau d’attirer l’attention sur l’importance des
fonctionnalités de gestion de production pour l’efficacité de la facturation qui devra avoir lieu
au niveau du SIH.

3.2.8      Statistiques / tableaux de bord :

Ce volet fonctionnel peut être abordé avec la même démarche évoquée autour des éditions.
A savoir, un niveau de paramétrage, et des possibilités d’exports de données susceptibles
d’offrir une marge de manœuvre importante pour l’adaptation des états statistiques à
l’évolution des besoins.

En effet, il est important que la maîtrise d’ouvrage s’assure d’un certain degré d’autonomie
après mise en production de l’outil choisi. Les besoins ne seront jamais exprimés de manière
exhaustive lors de la rédaction du cahier des charges car ils sont susceptibles d’évoluer très
régulièrement selon l’évolution de l’environnement interne et externe au service d’Imagerie
(ex : service de facturation, direction financière, acteurs externes, études ponctuelles, …).

Des précautions particulières peuvent être envisagées et décrites au niveau du cahier des
charges pour les modalités d’extractions de données. Ainsi, l’anonymisation des données, la
trace de l’export sont autant d’éléments à mentionner.

Hormis ces précautions générales, une liste indicative des éditions souhaitées peut être
mentionnée au niveau du cahier des charges :

   •    Taux d’occupation des ressources (salles, modalités, …)
   •    Tableaux de bord de production (par période : nombre de patients, nombre
        d’examens par type, nombre d’examens par type de demandeur, …)
   •    Statistiques relatives à la procédure de certification (ex : temps moyen de prise en
        charge des patients par type d’examen et par mode de prise en charge)
   •    Le suivi du temps d'utilisation des salles
   •    Les comptages simples de l'activité, cumuls, comparatifs
   •    La ventilation par période et par intervenant (privés ou hospitaliers)

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   • Les indicateurs de tendance (moyennes, pourcentages, taux, etc....)
   • Les relevés de coûts
   • Les statistiques de consommation par patient (produits, films, matériel,...)

3.2.9         Autres fonctionnalités

Selon le périmètre fonctionnel défini pour le projet (voir chapitre 3.3 Intégration du RIS aux

autres composants du SIH), le comité de pilotage aura à préciser les besoins fonctionnels

autour de :

   •    La gestion des achats et des stocks,
   •    La gestion de la maintenance,
   •    La traçabilité des lots (dispositif médicaux implantables (DMI), médicaments et
        produits de contraste utilisés).
   •    La facturation
   •    La gestion de l’archivage au regard du cadre réglementaire, ainsi que les modalités
        d’accès et d’épuration de la base de données pour les différents types et stades de
        dossiers (ex : archives mortes, dossiers en ligne, …).
   •    …

3.3 L’intégration du RIS aux autres modules du S.I.H.

Une attention particulière doit être portée aux aspects d’intégration avec les autres modules
du SIH afin d’obtenir un système global cohérent et efficient.

Les standards et protocoles implémentés ont une grande importance. En effet, un défaut
d’intégration du RIS aux autres composants du SIH serait de nature à réduire
considérablement les chances de succès du projet dans sa globalité. Cet échec est
généralement multifactoriel :

   •    Insuffisance au niveau du descriptif des interfaces à déployer (normes, spécificités de
        fonctionnement, performance des traitements, …)

   •    Source de coût cachés généralement non appréhendés au niveau du budget projet :
        Les éditeurs concernés ont tendance à faire des propositions commerciales couvrant
        uniquement la « moitié d’interface » qui leur revient. Dans ce cas, le cahier des
        charges devra inciter les éditeurs consultés à présenter des offres intégrant les coûts
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        complets des interfaces (même si l’exercice a ses limites). Au stade de la
        consultation, les tarifs présentés risquent de ne pas être assez précis, mais ils
        donneront un ordre de grandeur que l’établissement pourra affiner en constituant
        une provision de risque dédiée spécifiquement à ce chantier.

   •    La multiplicité des acteurs au niveau de ce chantier constitue un risque non
        négligeable de retards conséquents pour le projet. Par ailleurs, les responsabilités
        étant assez difficiles à établir en cas de dysfonctionnement, la maîtrise d’ouvrage se
        retrouve souvent en position d’arbitre sans pouvoir imputer le dysfonctionnement à
        l’une ou l’autre des parties. Les difficultés liées à cet état de fait pourraient être
        limitées en précisant explicitement la position d’intégrateur de l’éditeur RIS. Ainsi, la
        responsabilité du chantier restera centrée sur le fournisseur retenu, permettant ainsi
        une meilleure gestion des risques et des éventuels dysfonctionnements.

Au-delà des modalités de prise en charge contractuelle du volet intégration, le cahier des
charges RIS décrira le plus précisément possible les interfaces attendues dans le cadre du
projet. Les paragraphes suivants présentent les points les plus communément abordés à ce
niveau :

3.3.1      Serveur d’identités / mouvements des patients

Le R.I.S. doit pouvoir composer avec l’organisation du service d’imagerie d’une part, mais
également avec la stratégie interne de l’établissement en ce qui concerne la gestion des
identités patient. Ainsi, le comité de pilotage RIS sera particulièrement attentif aux différents
circuits possibles pour les patients accueillis en imagerie.

Selon l’architecture envisagée par l’établissement, les identités sont généralement gérées au
niveau du dossier administratif (GAP), ou bien du dossier médical. En tout état de cause, les
RIS comportent généralement leur propre base patients. Il est par conséquent important que
le serveur d’identité du RIS soit en mesure de gérer l’ensemble des messages en
provenance du serveur d’identité du SIH, ce dernier étant clairement décrit en tant que
maître pour la fonction de gestion des identités (création, modification, fusion/dé –fusion,
suppression). Ces messages seront, le cas échéant, répercutés du RIS vers le PACS.

Le cahier des charges RIS devra comporter un descriptif détaillé :

   •    Des types de fichiers et normes utilisés pour véhiculer les messages autour de la
        gestion des identités et des mouvements : Au-delà de l’évidence qui impose le
        recours aux normes standards pour les échanges, il est important de préciser que les
        RIS utilisent généralement HL7. Si le serveur d’identité du SIH n’est pas en mesure
        de communiquer sous cette forme, deux options restent possibles :

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           o   Le SIH dispose d’un EAI : C’est l’EAI qui prendra en charge l’adaptation des
               messages pour la communication.

           o   Le SIH ne dispose pas d’un EAI : Le cahier des charges devra mentionner
               clairement le format des fichiers identités mouvements utilisés. S’il s’agit de
               format HPRIM santé, il est important de mentionner la version ainsi que les
               éventuelles variantes pour les champs non obligatoire (ex : utilisation d’un
               champ « divers » pour véhiculer une localisation géographique du patient).

   •   Des données échangées, ainsi que de leurs formats (taille des champs)

   •   Des fonctionnalités attendues en matière de gestion des identités : Il s’agit de
       formaliser l’ensemble des actions possibles au niveau de la gestion des identités par
       le RIS. Il sera ainsi demandé au fournisseur un descriptif détaillé des:

           o   Modalités de prise en compte des messages en provenance du SIH (ex : les
               fusions d’identités sont elles automatiquement répercutées au niveau du RIS,
               ou bien ce dernier les soumet ils à l’accord de l’administrateur ?). En effet,
               selon le degré de maturité de l’établissement en matière d’identito-vigilance,
               l’automatisme des fusions peut être plus ou moins souhaité par le service
               d’imagerie. Dans ce cas, il convient de le préciser au niveau du cahier des
               charges.

           o   Modalités de créations.

           o   Modalités de modifications, fusions, suppressions. Si le SIH comporte un
               PACS, le descriptif de ces fonctionnalités devra inclure la description de
               l’impact de toute action sur le dossier image du patient.

   •   Les temps de traitement des messages : L’intégration des fichiers
       identités/mouvements étant un facteur déterminant pour la fluidité du circuit du
       patient, il est important que le cahier des charges mentionne les attentes de
       l’établissement en matière de temps de traitement par le RIS des messages générés
       par le SIH. Ce temps sera évalué en fonction du circuit du patient (ex : Si le patient
       externe est accueilli directement en Imagerie, son identité sera créée au niveau du
       SIH puis envoyée au RIS pendant son accueil. Dans ce cas, les temps de traitement
       devront être assez rapides pour rester transparents aux yeux de l’opérateur d’accueil)

Ce chapitre se doit de mentionner l’existence d’une API permettant aux RIS qui l’intègrent de
créer des identités au niveau du SIH. Cependant, il est important d’émettre quelques
réserves à ce sujet :

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PROJET "SYSTEME D’INFORMATION IMAGERIE"
                                             MARS 2008

                                      Projet SIS-IF – Groupe S.I.H.

           o   Tous les S.I.H n’intègrent pas cette API,
           o   Le mode de fonctionnement de l’API doit être scrupuleusement détaillé afin de
               ne pas source de doublons de patients au niveau du S.I.H.

3.3.2      Prescription / Gestion des rendez-vous

Le processus de prise en charge du patient suppose un enchaînement du type :

        Prescription -> demande d’examen ->Rendez-vous -> Réalisation de l’examen.

Une bonne urbanisation du système d’information passe par la fluidité de l’information dans
ce processus, mais également par l’unicité des outils pour chaque secteur fonctionnel. Le
principal enjeu de ce volet consiste à construire l’agencement le plus optimal entre les
différentes composantes du SIH, à savoir :

   •    Le dossier médical (volet prescription)
   •    L’agenda patient (outil de prise de rendez vous)
   •    Le RIS (volets demandes d’examen et gestion de rendez vous)

Les RIS, en tant qu’outils de gestion de la production des examens du service d’imagerie,
disposent d’une fonctionnalité totalement intégrée de planification des examens. Cette
planification est alimentée par une gestion de rendez vous, elle même pouvant être
précédée d’une demande d’examen.

La gestion des rendez vous permet, entre autres, la génération des work-list pour les
modalités à partir de la liste des rendez-vous au moment de l’accueil du patient. Le périmètre
du projet devra décrire précisément le fonctionnement souhaité par l’établissement en
matière de prise de rendez vous. Ainsi, plusieurs scénarii peuvent être envisagés :

   •    Le projet RIS comporte le module de gestion des rendez vous : une intégration avec
        l’agenda patient est à prévoir afin que les acteurs concernés par une vue globale des
        rendez vous du patient puissent continuer à disposer de cette information. Il est dans
        ce cas possible d’envisager que l’agenda patient soit, d’une certaine manière,
        considéré comme l’outil maître de la gestion des rendez vous tout en permettant aux
        acteurs de l’Imagerie de garder leur environnement RIS pour la gestion des rendez
        vous qui les concernent. En effet, certains éditeurs implémentent des messages IHE
        qui permettent d’effectuer une synchronisation des demandes de rendez-vous
        (réception de la demande, validation ou modification, confirmation).

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PROJET "SYSTEME D’INFORMATION IMAGERIE"
                                              MARS 2008

                                       Projet SIS-IF – Groupe S.I.H.

   •    Le module de gestion des rendez vous du RIS ne fait pas partie du périmètre du
        projet : La gestion des rendez vous reste assurée par l’outil choisi par l’établissement.
        Il est dans ce cas nécessaire de le mentionner au niveau du cahier des charges afin
        que les échanges entre cet outil et le RIS puissent être mis en œuvre afin de faciliter
        la gestion de production du service d’imagerie, et alimenter les Work-List.

En ce qui concerne le processus de demandes d’examens, si le SIH comporte un outil pour
la prescription connectée, le cahier des charges RIS devra en envisager l’intégration. Cette
dernière pouvant se traduire par l’envoi de la prescription par le SIH en vue de la
planification de l’examen au niveau du RIS (prescription = génération d’une demande de
rendez vous). IHE décrit dans ce cas les profils d’intégration au travers des messages HL7
ORM.

3.3.3      Serveur de résultats / compte rendu

Le RIS doit permettre l’élaboration du compte rendu d’examen, sa transmission aux autres
systèmes (PACS, Dossier médical, système de gravage), ainsi que la transmission des
éventuelles modifications ou nouvelles versions. Dans ce cas, la norme DICOM est à
privilégier.

Selon le degré d’avancement de l’informatisation du dossier médical, l’intégration à ce
dernier peut se traduire par plusieurs scénarii, l’objectif étant la mise à disposition des
comptes rendus d’examens d’imagerie pour les acteurs internes et externes. Néanmoins, il
est important de préciser que la diffusion des comptes rendus d’imagerie vers l’extérieur, et
plus particulièrement vers le DMP reste une problématique dossier médical d’établissement
et non RIS. Les options suivantes décrivent les trois niveaux d’intégration visant la diffusion
des comptes rendus d’imagerie :

   •    Le SIH dispose d’un serveur de résultat : Cet outil peut être envisagé comme moyen
        de diffusion de l’ensemble des résultats liés à la prise en charge du patient (comptes
        rendus d’hospitalisation, comptes rendus opératoires, comptes rendus de
        consultations, résultats de biologie, dossier image (en cas de présence d’un PACS),
        comptes rendus d’imagerie, …). Dans ce cas, le cahier des charges RIS mentionnera
        l’architecture envisagée, ainsi que le format des fichiers adressés par le RIS au
        serveur de résultat (ex : format PDF, et quelles possibilité de paramétrage :
        possibilité d’impression, anonymisation pour les patients personnels ou sous X).

   •    Le SIH dispose d’un dossier médical comportant un module de bureautique
        (centralisation des comptes rendus) : Il est possible, dans ce cas, d’envisager l’envoi
        des comptes rendus d’imagerie vers le dossier médical.

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