RAPPORT DE GESTION 2018 - BRUSSELS DIGITAL & CITIZEN FRIENDLY - Ville de Bruxelles
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RAPPORT
DE GESTION
2018
BRUSSELS DIGITAL & CITIZEN FRIENDLY
SOMMAIRE
1. Préambule 3
2. La mise en œuvre du schéma directeur informatique et le 4
programme BXL2021
3. Les opérations et le service 8
4. Les marchés : la mutualisation des achats 10
5. Les ressources humaines 13
6. La communication 16
7. La gouvernance 18
8. La collaboration régionale 20
9. L’innovation technologique 21
10. Perspectives 22
11. Les comptes et bilans 23
1. Compte de résultats en milliers d’euros 23
2. Bilan 2018 après affectation en milliers d’euros 24
3. Commentaires sur les comptes annuels 25
4. Budget 2019 30
2 - i-CITY RAPPORT DE GESTION 2018
La Ville de demain
1. PRÉAMBULE se veut « Digital &
Citizen Friendly ».
2018 est une année particulière, puisque l’organisation a eu 25 ans !
C’est l’occasion de redéfinir sa finalité, de questionner ses objectifs et la La mise en œuvre de cette stratégie de changement a impliqué une
manière dont elle les met en œuvre. réorganisation interne : le fonctionnement de l’organisation, le support
qu’elle assure, entièrement axés sur l’appui et la facilitation de la vision
Ce travail a consacré un recentrage de l’association sur la Ville de stratégique de la Ville de Bruxelles, ont également impliqué des
Bruxelles, qui est sa raison d’être, et a entraîné des chantiers tels que la modifications dans la manière de travailler.
refonte des statuts, le changement de nom, une réorganisation interne et
la mise en place d’une gouvernance où la transparence et l’expertise se Enfin, cette nouvelle organisation s’est mise en place dans un cadre
conjuguent pour mettre en place une IT moderne et efficiente au service rigoureux de gouvernance tel qu’il convient dans un service public.
de la Ville pour demain.
Ces chantiers n’auraient pas été possibles sans l’implication de plus de
La Ville de demain se veut « Digital & Citizen Friendly ». Le schéma 200 collaborateurs motivés, qui mettent leur expertise au service de la
directeur informatique et le programme BXL2021 balisent le parcours pour Ville de demain.
atteindre cette Ville digitale et orientée sur ses citoyens.
L’accélération impressionnante des technologies au cours des 10
dernières années a rendu possible et accessible l’innovation au cœur
des villes.
En plus d’accompagner la Ville dans sa transformation numérique,
i-CITY assiste les 3.850 membres du personnel, les 36.000 utilisateurs au Mary-Odile Lognard, Fabian Maingain,
Département de l’Instruction publique, dans 79 écoles et 17 bibliothèques. Directrice générale Président - Échevin de la
Au total, ce sont 296 sites communaux qui sont connectés au réseau Smart City de la Ville de Bruxelles
d’acheminement des données.
i-CITY RAPPORT DE GESTION 2018 - 3
2. LA MISE EN ŒUVRE DU SCHÉMA DIRECTEUR
INFORMATIQUE ET LE PROGRAMME BXL2021
Le schéma directeur informatique, défini en 2016 et revu en 2018 a posé les jalons
et les principes structurants de l’IT de la Ville de Bruxelles de demain. Ces grands
principes sont les suivants :
Ce nouveau modèle
conceptuel est soutenu par
une nouvelle architecture
IT composée de différentes
couches : la couche de
Une Ville qui se focalise
l’organisation, qui concerne
entièrement sur les besoins
les processus opérationnels
de ses citoyens, à qui elle Un nouveau modèle
« métier » de la Ville
souhaite offrir un accès Une ambition numérique conceptuel IT, qui place
dans ses interactions
unique à son éventail de forte, qui passe par l’analyse le citoyen au centre de la
avec le citoyen, la couche
produits et de services. et l’automatisation de tous relation.
logique qui comporte
les processus afin d’opérer
les fonctionnalités ICT
une transition rapide vers un
nécessaires et la couche
fonctionnement entièrement
physique qui se compose
numérique.
de l’infrastructure.
4 - i-CITY RAPPORT DE GESTION 2018
2. La mise en œuvre du schéma directeur informatique et le programme BXL2021
• 22 chantiers
• plus de 120 projets IT
Ces principes de base se concrétisent en 22 chantiers, dont la plupart BRUCITY, se matérialise dans le programme stratégique BXL2021, qui est
dépassent le domaine strictement technologique, mais concernent composé de 3 sous-programmes : BRICKX (la construction du bâtiment),
les processus eux-mêmes. Chaque chantier englobe plusieurs projets BEHAVIOUR (les changements organisationnels et culturels au sein
concrets avec des échéances précises. Ces 22 chantiers sont illustrés même de la Ville) et BYTES, qui concerne directement l’IT et donc i-CITY.
dans le diagramme « Sunshine » présenté ci-dessous.
Le programme thématique Bytes comprend lui-même 4 programmes :
Le déménagement dans le nouveau centre administratif, dénommé
• Le programme Infrastructure ICT : traite de la gestion, de l’évolution et
du monitoring de l’Infrastructure : datacenter, réseau, network, serveurs,
stockage, systèmes opérationnels, connectivité, wifi, appareils et
commodités (New Way of Working - NWoW, nouveaux PC, tablettes) ;
• Le programme Master Data Management : traite tous les aspects liés à
la gestion des données, depuis leur définition jusqu’à la mise en place de
solutions type BI accessibles au business ;
• Le programme Sécurité : gère la sécurité de l’information, des
systèmes, des applications, des données ;
• Le programme Modules fonctionnels : traite tous les aspects liés aux
supports métiers : les nouvelles applications, leurs évolutions et leurs
intégrations, sachant que le parc applicatif est en partie obsolète.
En 2018, ces 4 programmes ont été structurés en 18 sous-programmes
comprenant chacun différents projets, pour constituer une enveloppe de
120 projets.
i-CITY RAPPORT DE GESTION 2018 - 5
2. La mise en œuvre du schéma directeur informatique et le programme BXL2021
MODULES ICT MASTER DATA SÉCURITÉ DE
FONCTIONNELS INFRASTRUCTURE MANAGEMENT L’INFORMATION
CiRM/CMT New Way of Working Master Data Security Risk &
Management Governance
Data Warehousing
Platform Integration Building Brucity & Business Security Watch
intelligence Mgt
Data Development
Acquisition de Infra Consolidation & & Database Security Awareness
solutions Capacity Operator Mgt
SIRH Network Document & Content Security Identity
Management
Coordination Cloud & Data Center
Dématérialisation
6 - i-CITY RAPPORT DE GESTION 2018
2. La mise en œuvre du schéma directeur informatique et le programme BXL2021
La mise en œuvre de ces 4 piliers a démarré en 2018, avec notamment : La mise en œuvre de plus de 120 projets IT n’est pas possible sans une
gouvernance spécifique, qui s’est mise en place en 2018, de concert avec
• Le projet CiRM/CMT : ce projet est la pierre angulaire des relations la Ville. Ainsi, un PMO commun a été désigné. Le PMO commun permet
de demain entre la Ville, ses citoyens et ses agents. Le marché a été d’instaurer une collaboration et une coordination entre les équipes projets
attribué fin 2018 et le projet a démarré dans la foulée avec la phase test et les organes de gouvernance pour sélectionner, prioriser et suivre de
de certains processus ; façon structurée les projets stratégiques qui nous permettront d’atteindre
• Le New Way of Working : un renouvèlement complet du parc des PC/ ensemble les objectifs BXL2021.
laptops pour plus de collaboration, la mise en place du télétravail, du
« flexdesk » dans différents départements de la Ville. Windows 10, Office Le PMO commun recueille les informations et avis de la gouvernance
365 et Skype ont été installés dans 3 des 12 départements ; (sécurité, GDPR, architecture d’entreprise) et les projets sont acheminés
• La Place du Samedi : le déménagement de 120 collaborateurs vers le vers l’organe décisionnel, le PSB (Project Steering Board), composé des
bâtiment de la place du Samedi a permis la mise en place des principes directeurs généraux de la Ville et du directeur du programme BXL2021.
exposés ci-dessus (télétravail, flexdesk, collaboration, skype, …) en plus
du « printing anywhere » ; Outre le programme de transformation de la Ville, en 2018, i-CITY a
• Le travail sur le réseau et le futur data center : i-CITY a commencé développé plusieurs sites web, qu’il s’agisse de sites pour :
l’étude sur le design du réseau de demain et l’étude du déménagement
du data center, en impliquant la Région bruxelloise afin de tenter -d es départements (archives.bruxelles.be, marches.bruxelles.be) ;
d’optimiser les efforts et les coûts. Nous avons également mis en œuvre - un projet d’aménagement (centreville.bruxelles.be) ;
la partie Office 365 dans le cloud de Microsoft ; - des manifestations culturelles (contestation2018.bruxelles.be,
• Au niveau de la sécurité, i-CITY a mis en place une plateforme de vauxhallsummer.bruxelles.be) ;
firewall et de sécurité permettant d’augmenter le niveau de sécurité - un colloque (hoteldeville20ans.bruxelles.be) ;
général, d’avoir une vue sur les accès et d’optimiser la gouvernance des - un conseil consultatif (divercity.bruxelles.be) ;
données ; - une asbl (bravvo.bruxelles.be).
• Le Data Protection Officer de i-CITY a assisté la Ville afin de tendre vers
la conformité par rapport au règlement général sur la protection des
données (RGPD).
La dématérialisation occupe une place à part, ce programme étant mis en
œuvre par la Ville, mais avec de fortes interactions chez i-CITY.
i-CITY RAPPORT DE GESTION 2018 - 7
3. LES OPÉRATIONS La mise en œuvre d’une transformation majeure comme décrite au point
2. ci-avant ne peut se réaliser d’une façon optimale que si les activités
opérationnelles, en charge chez i-CITY, sont fournies avec qualité,
ET LE SERVICE productivité et rentabilité. Dans ce cadre, I-CITY est la première des asbl
de la Ville à disposer d’un contrat de gestion, qui couvre les années
2016 à 2019 et consacre les obligations réciproques de la Ville et de son
fournisseur de services informatiques.
Renforcement du La Ville confie à i-CITY les missions suivantes :
Service Desk passant
• la gestion de toutes les infrastructures locales et services associés :
de 3 à 6 personnes les postes de travail fixes et mobiles (desktops, laptops, tablettes,
bilingues smartphones, ... ) et leurs accessoires et périphériques (scanners,
imprimantes, ... ), les logiciels de bureautique générale (antivirus, suite
bureautique, ... ) ;
• la gestion des infrastructures partagées et services associés : les serveurs
d’application, de sécurité, d’annuaire, de fichier, d’impression, toutes les
applications métier et sites web maintenus ou hébergés par i-CITY ;
• la gestion des sauvegardes et récupération en cas de désastre (DRP) ;
• la gestion de la sécurité informatique ;
• la gestion des réseaux et datacoms ;
• la gestion de la téléphonie ;
• la gestion des logiciels d’application ;
• la formation ;
• la veille technologique.
La création d’un nouveau département « Service » a permis de mettre
une priorité sur la gestion du premier contact avec la ville. Le Service
Desk a été renforcé, passant de 3 à 6 personnes bilingues, un système
d’escalade a été mis en place vers les 1re et 2e lignes. Un wiki a été mis
en place qui, fin 2018, comprend 200 des 500 procédures techniques
existantes. Un processus de « problem management » a été mis en place
et sera poursuivi en 2019.
i-CITY se doit de respecter les SLA (service level agreement) décrites dans
le contrat de gestion. Le respect de ces exigences est évalué et rapporté
trimestriellement aux départements de la ville.
8 - i-CITY RAPPORT DE GESTION 2018
3. Les opérations et le service
Des délais d’intervention et de résolution doivent être satisfaits en
fonction de la priorité établie selon l’importance (impact sur les activités
Indice composite de
qui peut être bloquant, critique, important, normal, faible) et l’urgence performance
(niveau élevé, normal ou faible).
90,7 % en 2018
Le Service Desk de i-CITY a répondu en 2018 à 19.439 (16.488 en 2017)
signalements d’incidents (8.600), requêtes (10.502), demandes de
changement (325) et problèmes (12) dont 61 % via e-mail (60,2 % en 2017)
et 34 % par téléphone (35,3 % en 2017). Le nombre de « tickets » a donc
augmenté par rapport à 2017 (+18 %) et 2016 (+14 %). Le taux de réouverture
des tickets pour les incidents (1,91 %) s’est encore réduit (2,22 % en 2017 et l’installation, technique et data de 67 laptops, 14 smartphones, une dizaine
2,55 % en 2016). de tablettes, une cinquantaine d’écrans, mais aussi le retrait de 45 PC fixes
qui seront reconditionnés et upgradés pour redistribution dans le parc
Un indice composite de performance a été mis en place, composé de la Ville.
des indices d’intervention, d’exécution et de résolution des incidents et
service request dans les limites fixées par le contrat de gestion (SLA). La Pour la première fois, une enquête de satisfaction exhaustive, portant
performance moyenne correspond donc aux % de respect moyen des sur l’ensemble des utilisateurs a été réalisée en novembre 2018. Il
SLA. Il était de 84,4 % en 2017 et 90,7 % en 2018. s’agit d’objectiver leurs sentiments par rapport au service, au matériel
et aux applications. 850 réponses reçues ont été considérées comme
Au niveau des opérations, et ce afin de garantir une qualité, mais représentatives pour ce type d’enquête.
également une meilleure continuité du service, i-CITY a installé plusieurs
nouvelles technologies. Un nouveau firewall (pare-feu) a été mis en Le taux de satisfaction le plus élevé concerne le matériel, avec 52 %
place pour augmenter la sécurité, avoir une meilleure visibilité des d’utilisateurs satisfaits et une note de 6,1 sur 10, alors que le moins bon
applications utilisées à i-CITY, mais aussi pour diminuer les intermédiaires taux de satisfaction concerne le service, qui obtient une note de 5,6 sur
entre les composants informatiques existants. Une application de type 10. Les applications satisfont 42 % des utilisateurs (avec une note de 5,7
delivery controler a aussi été mise en place pour distribuer et optimaliser sur 10). Le sentiment varie fortement d’une solution à l’autre, les plus
le trafic entre les différents serveurs et créer ainsi la redondance pour insatisfaisantes (Saphir, Bob, Belpic, Orchestra) n’étant pas développées
éviter les ruptures de service. L’utilisation d’un monitoring des serveurs chez i-CITY.
a été généralisée et optimalisée avec la mise en place d’un processus de
gestion des événements majeurs. Au sortir de cette enquête, i-CITY entend prendre des actions immédiates
et structurelles pour améliorer son niveau de service (notamment en
Enfin, pour l’Instruction publique, la migration et le « roll out » des PC introduisant un serveur vocal interactif afin de gérer le temps d’attente
s’est poursuivi, avec 3.136 PC installés en Windows10, mais aussi la avant la prise en charge téléphonique, mais aussi pour réduire le délai de
généralisation d’Office 365. prise en charge des problèmes, en haussant la clarté et la qualité de la
réponse) et trouver les solutions matérielles et logicielles qui répondent
Suite aux élections communales d’octobre 2018, la mise en place du au mieux aux besoins d’une Ville en mutation, aux attentes des citoyens et
nouveau Collège et des nouveaux cabinets a impliqué la distribution et des agents.
i-CITY RAPPORT DE GESTION 2018 - 9
4. L
ES MARCHÉS :
LA MUTUALISATION DES ACHATS
L’association a attribué 184 marchés,
pour un montant de 66.166.780,32 €
En 2018, i-CITY compte
135 adhérents actifs
10 - i-CITY RAPPORT DE GESTION 20184. Les marchés : la mutualisation des achats
Pour ses propres besoins ou ceux de la Ville de Bruxelles, i-CITY lance • Fourniture, installation et exploitation d’un nouveau système de
des appels d’offres pour du matériel ou des services principalement télécommunication UCC et système de vidéoconférence ;
informatiques. • Formations «Soft Skills» ;
• Acquisition d’une solution RH de gestion des talents, de la performance et
En 2018, l’association a attribué 184 marchés, pour un montant de de l’organisation.
66.166.780,32 €. Ce montant est supérieur aux budgets annuels puisqu’il
comprend des marchés à bordereau de prix ou en accord cadre, pour Suite à un audit de 2017 au cours duquel il était apparu que certaines
lesquels les quantités sont présumées sur la totalité de la durée du dépenses étaient effectuées en dehors du cadre légal, des procédures
marché. de régularisation ont été mises en place. L’on épinglera notamment les
marchés suivants :
Parmi ces marchés, 102 concernent des marchés de moins de 30.000 €.
• Mise en place d’une procédure interne pour veiller à ce que les contrats
Les principaux marchés de fournitures attribués sont les suivants : de travaux, de services ou de produits soient conclus sur la base d’une
procédure de marché public et ce, même dans l’hypothèse où ils ne
• Acquisition de PC bureautiques, techniques et portables ; peuvent être fournis que par un opérateur économique déterminé pour
• Acquisition d’ordinateurs principalement à orientation graphique et une raison liée à la protection de droits d’exclusivité, en ce compris les
montage vidéo ; droits de propriété intellectuelle ;
• Acquisition d’imprimantes 3D ; • Pour les services d’assurances, un premier marché relatif aux soins
• Acquisition de serveurs, de petits stockages et de la maintenance du de santé du personnel a été attribué en 2018. Par ailleurs, un marché
parc actuel des serveurs. de faible montant a été passé en 2018 en vue de la désignation d’un
consultant dont la mission consiste à réaliser un audit du portefeuille
Les principaux marchés de services attribués sont les suivants : d’assurances existant et ensuite à assister i-CITY pour mettre en
concurrence le marché. Le portefeuille d’assurances devrait être
• Ressources externes : marché de 27 lots couvrant les différents métiers renouvelé dans le courant de l’exercice 2019. Les seules polices qui ne
de l’IT ; sont pas mises en concurrence sont relatives à l’assurance groupe et ce
• Numérisation des autorisations urbanistiques ; pour deux motifs : tout d’abord les conditions du marché ne permettent
• Acquisition et mise en place d’une solution de CiRM et CMT ; pas d’atteindre le taux de rentabilité des contrats en cours ; ensuite,
• Acquisition d’une solution PPPM (Project, Program & Portfolio et c’est une conséquence du premier motif, ces polices concernant la
Management) ; rémunération des travailleurs, il paraît peu probable qu’une réduction du
• Numérisation de l’ensemble des documents de la Ville de Bruxelles taux de rentabilité soit acceptée par ces derniers, qui sont pourtant les
(accord-cadre multi-adjudicataires) ; bénéficiaires naturels de l’assurance ;
i-CITY RAPPORT DE GESTION 2018 - 114. Les marchés : la mutualisation des achats
• Accord-cadre par procédure ouverte de 27 lots pour des recours à des totalement supprimées en 2019. Le chiffre d’affaires de la centrale d’achat
ressources externes relatifs aux différents métiers de l’IT, mais également se fait en Région Wallonne à 66 % et en Région Bruxelloise à 34 %. 53 %
aux ressources humaines, à la formation, à des services juridiques ou au des dépenses sont relatives à l’acquisition de matériel ou de fournitures,
GDPR ; alors que près de 47 % portent sur des licences ou solutions applicatives.
• Marché de services juridiques, tant pour des services qui relèvent du Ces dépenses concernent essentiellement les licences Microsoft (37 %),
champ d’application de la réglementation des marchés publics que des serveurs et capacités de stockage (15 %), les PC et laptops (8 %), des
pour ceux qui n’en relèvent pas. Ce marché a été attribué au début de équipements sécurité (8 %).
l’exercice suivant ;
• Le contrat relatif aux chèques-repas a été résilié. Ceux-ci seront Certains adhérents ont effectué des achats d’importance portant par
dorénavant commandés par le biais de la centrale d’achat de la Ville de exemple sur des licences logicielles, l’achat de serveurs ou d’écrans, la
Bruxelles ; dématérialisation de factures.
• Un marché pour la désignation d’un bureau de recrutement de
ressources permanentes et un autre pour le recrutement de ressources Salon des Mandataires
temporaires ont été attribués.
Le stand au Salon des Mandataires 2018 (14-15 février) n’est plus destiné,
Dans le courant de l’exercice 2019, l’action de régularisation sera maintenue. comme en 2017, à mettre en avant la Ville dans sa dimension IT, et la
centrale d’achat de l’association. Il est entièrement axé sur cette centrale.
La centrale d’achat Le stand a été visité par des adhérents, par des personnes qui souhaitent
en savoir plus sur la centrale d’achat, par des candidats fournisseurs. 7
i-CITY est un pouvoir adjudicateur et peut faciliter l’acquisition de sociétés dont les solutions ont été choisies dans le cadre de marchés en
fournitures ou de services destinés à d’autres pouvoirs adjudicateurs centrale d’achat sont également présentes sur le stand.
en les associant à ses propres marchés publics à travers une centrale
d’achat. Ces pouvoirs adjudicateurs peuvent ainsi profiter à la fois de la Rencontre autour de la centrale d’achat
mutualisation des coûts et de conditions plus avantageuses.
En vertu de la loi sur les marchés publics du 17 juin 2016 entrée en vigueur La rencontre autour de la centrale d’achat le 22 novembre aux Ateliers
depuis juin 2017, les modalités d’accès aux nouveaux marchés ont été des Tanneurs a permis aux participants (94 dont 67 adhérents) de mieux
modifiées. La convention d’adhésion à la centrale d’achat a donc été s’informer quant à la législation, son évolution, son application, sur les
adaptée et proposée à la signature de l’ensemble des adhérents. avantages et modalités pratiques d’accès à la cette centrale. Elle a aussi
donné la parole à 12 soumissionnaires qui ont remporté des marchés
En 2018, i-CITY compte 135 adhérents actifs, qui ont commandé pour plus pour lesquels des appels d’offres en centrale d’achat ont été lancés pour
de 14 M€. Les marges de la centrale d’achat ont diminué en 2018 et seront répondre aux besoins de la Ville ou de l’association.
12 - i-CITY RAPPORT DE GESTION 20185. LES RESSOURCES HUMAINES
Au 31 décembre 2018, le personnel de i-CITY se compose de 142
personnes dont un seul contrat à durée déterminée, soit 137,20 ETP
(équivalents temps plein).
Répartition du personnel Évolution de l’effectif (ETP)
19 150
33 General services 140
Services 8 130
HR 120
110
100
90
36 80
Delivery 70
60
2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018
46
Run
i-CITY RAPPORT DE GESTION 2018 - 135. Les ressources humaines
Le département RH a été très occupé en 2018 : en plus d’une L’accent est mis sur la recherche de talents pouvant répondre aux défis
réorganisation importante, l’association a fait l’objet d’un contrôle technologiques liés à BXL2021 ainsi que sur la recherche de collaborateurs
approfondi de l’ONSS qui a débouché sur une régularisation de certains ayant un esprit positif, constructif et une capacité d’adaptation.
frais forfaitaires fin 2018. Dans le cadre de la transformation, la mobilité interne a été privilégiée
afin de favoriser l’évolution professionnelle des collaborateurs. 15
Une vision managériale a été mise en place, qui ambitionne d’améliorer collaborateurs ont pu profiter de la mobilité interne.
l’expérience client en augmentant le niveau de responsabilité et
d’autonomie des collaborateurs, leur flexibilité, et en rendant l’organisation Compensation & Benefits
« agile » afin de s’adapter aux transformations.
En 2018, le département RH a adopté et implémenté dans son entièreté la
Les actions et les projets menés au sein du département RH s’imprègnent méthodologie HR Framework afin de réaliser un benchmark des salaires
des objectifs transversaux de l’association et se déclinent dans les et une grille salariale (qui sera terminée en 2019). Fin 2018, un système de
différents domaines de la GRH tels que le recrutement (dont la mobilité gestion des talents a été implémenté.
interne), la politique de compensation & benefits, la politique formation, la
politique de gestion de carrière. Suite au contrôle de l’ONSS survenu en début d’année, les frais forfaitaires
ont été revus et un ruling fiscal introduit auprès de l’administration
Recrutement fiscale. Une plus grande transparence a également été adoptée dans la
classification des rôles et des frais forfaitaires liés aux rôles.
L’année 2018 a été un défi pour le recrutement. 30 personnes ont rejoint
l’organisation : 4 analystes fonctionnels, 6 first line officer/logistique, Les avantages octroyés au personnel se rapprochent de ceux proposés au
2 Service Desk officers, 1 directeur, 2 architectes (data & applicatif), 2 personnel de la ville, notamment via l’affiliation à l’asbl SOBRU :
managers, 1 juriste d’entreprise en charge des marchés publics, 4 program
managers, 2 ingénieurs, … Dans le même temps, 14 personnes ont quitté • Réductions de prix pour des évènement culturels et de loisirs
l’organisation ; il en résulte une différence nette de 16 collaborateurs en famille ;
par rapport à 2017, ce qui porte le turn over à 17 %, en augmentation • Réductions sur les prix des stages de vacances des enfants ;
par rapport à l’exercice précédent (9 %). Notons que ce différentiel est • Réductions shopping et restaurants ;
fortement lié à la croissance. • Interventions et primes diverses : lunettes, lentilles et
prothèses ;
• … .
14 - i-CITY RAPPORT DE GESTION 20185. Les ressources humaines
Plus de 60 externes qui ont contribué
à la mise en œuvre de la stratégie de
i-CITY en 2018
Formation • Un outil de gestion des talents (Team Scan) ;
• …
Un parcours de formation pour les managers a été proposé et réalisé
durant l’année : ce trajet de formation a été assorti de coaching individuel Enfin, comme les autres années, une Convention Collective de Travail
selon les besoins de chaque manager. 90 (CCT90) a été proposée, ce bonus n’a pas été distribué, les différents
objectifs opérationnels liés aux SLA n’ont pas été atteints.
Par ailleurs, les équipes ont été encadrées par du coaching d’équipe
pour mieux encadrer les changements organisationnels, mais aussi pour Le personnel externe
dégager des objectifs d’équipe SMART à court terme. Ces journées de
coaching ont également pour but d’améliorer la communication et la Les nombreux défis auxquels l’organisation a fait face en 2018 nécessitent
collaboration des équipes sur fond de méthodologie INSIGHTS : le recours à des experts externes pour des compétences ponctuelles. Pour
cela, l’association a eu recours à un marché de « Ressources Externes »
pour l’achat de prestations de consultance – également mises à disposition
Insights Discovery a pour ambition de des membres de la centrale d’achat.
Let’s do Let’s do proposer aux collaborateurs une meilleure
it right it NOW
connaissance de soi et des différents styles De la même manière, certaines ressources externes ont été acquises grâce
communicationnels existants. La méthodologie au recours à d’autres centrales d’achat, notamment du CIRB.
Let’s do it in Let’s do it
donne les clés de la compréhension de l’autre
a caring together afin de travailler ensemble dans le respect des Au total, ce sont plus de 60 externes qui ont contribué à la mise en œuvre
way différences de chacun. de la stratégie de i-CITY en 2018.
Bon nombre de collaborateurs porteurs d’un diplôme dans un domaine
scientifique et investis dans un programme innovant nous permettent
La gestion de la carrière et des talents d’être éligibles à une réduction substantielle du précompte professionnel à
partir de 2019.
The HRframework propose une méthodologie de gestion intégrée des
ressources humaines qui comprend :
• Les rôles ;
• Les objectifs individuels et collectifs ;
• Les feedbacks continus et de fin d’année ;
• Un outil de benchmark ;
i-CITY RAPPORT DE GESTION 2018 - 156. LA COMMUNICATION
i-CITY est présent et
actif dans l’Internet
avec un site web, des
pages et réseaux
sociaux, des lettres
d’information
internes et externes.
16 - i-CITY RAPPORT DE GESTION 20186. La communication
Les prémisses du changement d’identité Les réseaux sociaux (Facebook, Twitter, Google+, LinkedIn, Viadeo) sont
des canaux utilisés pour poster des messages – souvent illustrés – mettant
Les premières réflexions liées au changement d’identité ont débuté dès en évidence les jobs, les marchés ou la participation d’i-CITY à des
2017 et c’est à l’issue d’un concours auprès des membres du personnel évènements (Salon des Mandataires, par exemple).
que le nom i-CITY a été choisi, puis confirmé par le conseil d’administration.
Ce changement de nom a donné lieu à une modification des statuts lors de i-CITY diffuse aussi des lettres d’information. Les lettres d’information internes
l’assemblée générale du 6 juin 2018. (19 en 2018) sont destinées aux collaborateurs d’i-CITY; elles présentent
les nouveaux collaborateurs, décrivent des projets et réalisations, livrent
Au-delà du nom de l’organisation, i-CITY se doit également de changer des informations dans le domaine des ressources humaines… Les lettres
d’identité visuelle. La cellule Communication externe de la Ville a créé d’information externes (4 en 2018) font le lien avec des actualités i-CITY et
un nouveau logo qui associe BXL et i-CITY. Plusieurs logos ont été informent les abonnés quant aux marchés publics et à l’emploi. Des actions de
proposés au conseil d’administration du 26 juin 2018, qui a choisi entre les communication ont été spécialement menées pour le Salon des Mandataires.
variantes proposées.
La communication papier
Un appel d’offres a porté sur un marché pour l’accompagnement du
changement d’identité. Au cours du second semestre 2018, un travail a été i-CITY propose à l’accueil ou lors de manifestations une palette de
mené avec la société retenue, Page in Extremis, autour du « look & feel » et 4 dépliants. Ils visent à présenter l’association (GIAL, le partenaire
de la charte graphique ainsi que du plan de communication. technologique de la Ville de Bruxelles), les possibilités d’emploi (Une
carrière dans l’IT public), sa centrale d’achat (Avec GIAL, des solutions IT en
La communication numérique centrale d’achat – Nos marchés en centrale d’achat IT).
i-CITY est présent et actif dans l’Internet avec un site web, des pages et La communication de crise
réseaux sociaux, des lettres d’information internes et externes.
L’association a dû faire face en 2018 à des questions, notamment du
Son site web (toujours www.gial.be en 2018) présente l’association Conseil communal et de la presse à la suite du dévoilement de l’audit
notamment à d’éventuels candidats à un emploi, à des fournisseurs, à des réalisé en 2017 sur les marchés publics.
pouvoirs adjudicateurs susceptibles d’adhérer à la centrale d’achat (les
adhérents ont accès à une section réservée). Il met en exergue les offres Cette situation a entraîné un nombre important d’articles de presse (568
d’emploi et les appels d’offres. Des articles sont consacrés à quelques résultats dans les quotidiens, magazines et tweets de presse, mais hors TV
réalisations d’i-CITY. et radio) et un déficit d’image, préjudiciable notamment en ce qui concerne
le recrutement ou la centrale d’achat (désaffiliations ou non renouvellement
de conventions).
i-CITY RAPPORT DE GESTION 2018 - 177. LA GOUVERNANCE
i-CITY, association sans but lucratif, s’appuie sur deux organes de gestion, L’assemblée générale s’est réunie à 3 reprises en 2018.
l’assemblée générale et le conseil d’administration.
Les statuts ont été profondément revus en 2018, afin à la fois :
Au cours de la réunion du conseil communal du 26 février, le bourgmestre
et président de séance a suggéré que « chaque groupe non encore • de clarifier le mandat de l’association et de consacrer son ancrage sur la
représenté (propose) le nom d’un observateur au conseil d’administration Ville de Bruxelles ;
de GIAL, en attendant la réunion de l’assemblée générale nécessaire pour • de se conformer à la nouvelle ordonnance de juillet 2018 consacrant le
leur nomination comme administrateurs ». caractère communal de l’association ;
• de répondre à la note de gouvernance adoptée par le Collège des
Durant l’exercice 2018, l’assemblée générale est composée : Bourgmestre et Échevins le 6 juillet 2017 ;
• de permettre aux asbl para-communales de bénéficier des services de
• de membres représentant la Ville de Bruxelles, à savoir : i-CITY en en devenant membre adhérent.
- son secrétaire communal ;
- l’échevin de la Ville ayant l’informatique dans ses attributions : À la suite de cette modification des statuts, l’assemblée générale sera
M. Mohamed Ouriaghli (président jusqu’au 11 décembre 2018), puis dorénavant composée de minimum 4 et au maximum 15 membres et ce
M. Fabian Maingain (président à partir du 11 décembre 2018) ; à partir de son renouvellement à la suite des élections communales de fin
- les échevins ou conseillers communaux désignés par une 2018. Ces membres sont :
délibération du conseil communal : M. Sahid Aghzinnay,
M. Mustafa Amrani, Mme Clémentine Barzin, Mme Amal Benghallam, • les membres de droit : la Ville de Bruxelles, représentée par son
M. Geoffroy Coomans de Brachène, Mme Dominique De Backer, secrétaire communal, le CPAS de Bruxelles et la Région ;
M. Michaël François (à partir du 6 juin 2018), Mme Zoubida Jellab (à • l’échevin de la Ville de Bruxelles qui a l’informatique dans ses attributions ;
partir du 19 mars 2018), Mme Mounia Mejbar, M. Fabrice Van Ex (à • 11 membres désignés par le conseil communal, conseillers ou non, dont
partir du 19 mars 2018), M. Hendrik Van Hellem), M. Didier Wauters, 4 sont désignés sur proposition des partis démocratiques de l’opposition.
M. David Weytsman ;
• de membres désignés par le CPAS de Bruxelles, M. Christophe Boulert Le conseil d’administration quant à lui pourra être composé de maximum
(à partir du 23 octobre 2018) ; 12 administrateurs, à savoir la Ville de Bruxelles, le CPAS de Bruxelles, la
• de membres désignés par la Région de Bruxelles-Capitale : Région de Bruxelles-Capitale et 8 administrateurs nommés sur proposition
M. Rochdi Khabazi (jusqu’au 3 octobre 2018), M. Aziz Ait Hmad, du conseil communal de la Ville, dont 4 sont désignés sur proposition des
Mme Martine Bocquet. partis démocratiques de l’opposition au conseil communal.
18 - i-CITY RAPPORT DE GESTION 20187. La gouvernance
Durant l’exercice 2018, le conseil d’administration est composé comme La gouvernance avec la Ville de Bruxelles
suit :
• La Ville de Bruxelles, représentée par son secrétaire communal ; Le contrat de gestion prévoit des moments d’alignement avec la Ville
• M. Rochdi Khabazi (jusqu’au 3 octobre 2018) et M. Aziz Ait Hmad, à travers le comité TIC (trois réunions en 2018) et des « project steering
désignés sur proposition de la Région bruxelloise ; committees » et « service steering committees ».
• L’échevin qui a l’informatique dans ses attributions, par ailleurs président
du conseil d’administration, à savoir M. Mohamed Ouriaghli (jusqu’au 11 Une tripartite réunit deux fois par mois le cabinet de l’échevin de
décembre 2018) et M. Fabian Maingain (depuis le 11 décembre 2018) ; l’informatique, l’administration de la Ville et i-CITY. La directrice générale
• M. Sahid Aghzinnay; de i-CITY siège au comité de direction de la Ville de Bruxelles.
• Mme Amal Benghallam
• M. Geoffroy Coomans De Brachène ; Le PMO (Project Management Office) commun assure un alignement sur
• M. Michael Francois (à partir du 19 mars 2018) ; les projets, les ressources et la roadmap des projets, alors que le PSB
• Mme Zoubida Jellab (à partir du 19 mars 2018) ; (Portfolio Steering Board) valide ou non le lancement des projets.
• M. Fabian Maingain (à partir du 6 mars 2018 jusqu’au 6 juin 2018) ;
• M. Fabrice Van Ex (à partir du 19 mars 2018) ; Les contrôles
• M. Hendrik Van Hellem ;
• M. Didier Wauters. Le conseil d’administration approuve les procédures de marchés publics
et décide de leur attribution. Il est informé via une note d’avancement
Le conseil d’administration s’est réuni à 17 reprises en 2018 (12 en 2017). budgétaire trimestrielle des finances et des ressources humaines de
Une séance s’est déroulée par voie électronique. l’organisation.
La direction L’assemblée générale exerce le contrôle final sur l’organisation. Elle
approuve les comptes annuels et donne décharge aux administrateurs.
Le conseil d’administration a délégué la gestion journalière de En interne, des procédures de clôtures comptables mensuelles et de
l’organisation à la déléguée à la gestion journalière, Mary-Odile Lognard. prévisions budgétaires ont été mises en place en 2018.
Un comité exécutif (ComEx) réunit chaque semaine la directrice générale
et les directeurs des départements.
Le conseil d’entreprise (CE) et le comité pour la prévention et la protection
du travail (CPPT) se réunissent une fois par mois.
i-CITY RAPPORT DE GESTION 2018 - 198. LA COLLABORATION
RÉGIONALE
La collaboration entre i-CITY et la Région bruxelloise (CIRB, IRISteam,
IrisNet) se fait principalement à travers l’adhésion de la Ville/i-CITY à
IrisNet 2 qui prévoit entre autres la mise à disposition des réseaux IrisNet
de fibre optique entre les bâtiments et IrisNet/Orange de communication
téléphonique & GSM et le réseau wifi.brussels.
En 2018, i-CITY a adhéré à IRISteam, permettant de doter d’un cadre légal
de nouvelles collaborations. Dans le même temps, le CIRB est devenu
adhérent à la centrale de marché de i-CITY.
i-CITY a également recours aux marchés du CIRB (centrale d’achat) pour
la fourniture de consultance informatique & plateforme GIS et utilise des
solutions du CIRB (Fidus, Nova).
La Ville (Organisation - Méthodes) siège au conseil d’administration
d’IRISnet.
Le recentrage des activités de i-CITY vers la Ville de Bruxelles et la
clarification de son mandat doivent permettre la mise en place de
nouvelles initiatives de mutualisation des ressources, dans un esprit de
collaboration entre services publics complémentaires visant à atteindre
plus d’efficience au bénéfice des citoyens bruxellois.
20 - i-CITY RAPPORT DE GESTION 20189. L’INNOVATION
TECHNOLOGIQUE
À la suite d’un marché attribué en 2016 par Citydev, i-CITY gère un fablab
(de « fabrication factory ») situé dans les locaux de l’incubateur pour projets
durables GreenBizz (rue Dieudonné Lefèvre 37 - 1020 Bruxelles).
Cityfab 1 est un espace dédié à la fabrication numérique. Ce fablab donne
accès à toute personne, quel que soit son niveau de connaissance, aux
outils et aux savoirs pour concrétiser des projets à l’aide de machines
pilotées par ordinateur.
L’équipe est composée de 3 personnes, soit 2,3 ETP, auxquelles peut
s’ajouter un étudiant ou stagiaire.
Cityfab met à disposition un matériel important : ateliers bois, découpe
laser, impression 3D, électronique, textile, prototypage, … et l’équipe
organise des formations à son initiative (2 à 3 par semaine) ou à la demande
(8 à 12 par mois depuis octobre) ainsi que des workshops thématiques à
destination de groupes ou du public scolaire. L’installation dans les locaux
définitifs a eu lieu en avril 2018 et d’avril à décembre 2018. Cityfab 1 a
dénombré 322 entrées payantes et 1.150 autres visites soit 1.472 entrées.
Ce projet trouve tout son sens dans un quartier, Tivoli, en pleine mutation.
i-CITY RAPPORT DE GESTION 2018 - 2110. PERSPECTIVES Les missions de i-CITY sont clarifiées et l’association est en ordre de marche pour mettre en place le schéma directeur informatique, le programme BXL2021, tout en respectant les exigences posées par le contrat de gestion. La gouvernance a été redéfinie dans le respect des différents cadres législatifs en vigueur. Les défis sont nombreux : l’accélération des innovations dans le domaine de l’IT, le décalage entre les outils à usage personnel ou privé et ceux qui sont mis à disposition par les pouvoirs publics, l’attente croissante et légitime des citoyens-usagers, … tout cela participe à une augmentation du niveau d’exigence tant dans la qualité que dans la diversité des outils mis à disposition. En tant qu’asbl communale, ses services doivent être délivrés dans un strict respect de la gouvernance, mais aussi avec un souci d’efficience et de maîtrise des coûts. Les enjeux sont donc importants, mais passionnants. C’est à la fois un défi et une responsabilité que les équipes de i-CITY se proposent de relever. 22 - i-CITY RAPPORT DE GESTION 2018
11. LES COMPTES ET BILANS
1. Compte de résultats en milliers d’euros
COMPTE DES RÉSULTATS 2018 2017 Variation
RECETTES
I Ventes et prestations 34.944,2 30.593,8 4.350,4
A. Recettes des activités d’exploitations 30.637,6 22.801,3 7.836,3
A bis . Recettes des ventes 4.163,6 7.690,6 -3.526,9
D. Autres produits d’exploitation 143,0 101,9 41,0
DÉPENSES
II. Coûts des ventes et des prestations 34.116,5 31.103,5 3.013,0
A. Approvisionnements marchandises 15.867,5 16.427,6 -560,1
B. Biens et services divers 3.788,9 2.436,1 1.352,7
C. Rémunérations et charges sociales 11.599,2 10.207,0 1.392,2
D. Amortissements 1.212,3 1.360,3 -148,0
E. Réduction de valeurs ,3 18,8 -18,5
F. Provision pour risques et charges 1.266,9 205,9 1.061,0
G. Autres charges d’exploitation 381,4 447,8 -66,4
RÉSULTAT D’EXPLOITATION 827,7 -509,7 1.337,4
IV. Résultats financiers -4,4 -6,5 2,1
V. Résultats exceptionnels -3,1 -,8 -2,3
RÉSULTAT AVANT IMPÔTS 820,2 -517,1 1.337,3
i-CITY RAPPORT DE GESTION 2018 - 2311. Les comptes et bilans
2. Bilan 2018 après affectation en milliers d’euros
ACTIF 2018 2017 Variation
ACTIFS IMMOBILISÉS
II. Immobilisations incorporelles 410,0 285,1 125,0
III. Immobilisations corporelles 3.100,6 2.833,9 266,7
IV. Immobilisations financières ,3 ,3 ,0
TOTAL DES ACTIFS IMMOBILISÉS 3.510,9 3.119,3 391,6
ACTIFS CIRCULANTS
VII. Créances à un an au plus 9.083,3 7.742,3 1.341,0
A. Créances commerciales 9.083,3 7.742,3 1.341,0
B. Autres créances ,0 ,0 ,0
IX. Valeurs disponibles 2.819,4 4.021,8 -1.202,4
X. Comptes de régularisation 2.000,5 2.002,3 -1,8
TOTAL DES ACTIFS CIRCULANTS 13.903,2 13.766,4 136,8
TOTAL DE L’ACTIF 17.414,2 16.885,7 528,5
PASSIF 2018 2017 Variation
FONDS SOCIAL
IV. Fonds affectés 1.104,0 1.104,0 ,0
V. Perte reportée -1.424,3 -2.244,5 820,2
TOTAL DU FONDS SOCIAL -320,3 -1.140,5 820,2
PROVISIONS
VII. A. Provisions pour risques et charges 3.354,7 2.087,8 1.266,9
DETTES
VIII. Dettes à plus d’un an 4.066,7 4.066,7 ,0
IX. Dettes à un an au plus 7.280,5 9.132,8 -1.852,3
X. Comptes de régularisation 3.032,5 2.738,8 293,7
TOTAL DES DETTES 14.379,7 15.938,4 -1.558,7
TOTAL DU PASSIF 17.414,2 16.885,7 528,5
24 - i-CITY RAPPORT DE GESTION 201811. Les comptes et bilans
Les recettes de l’année écoulée ont atteint 34.944 k€ par rapport à Afin de se conformer au nouveau régime TVA des associations de
30.594 k€ en 2017 soit une augmentation de 14 %. frais, deux options ont été envisagées : la transformation de i-CITY en
association de frais et l’entrée de i-CITY dans l’unité TVA.
Le chiffre d’affaires de i-CITY est lié à 88 % à l’exécution de sa mission de
centre d’informatique de la Ville de Bruxelles, les pourcent restants étant L’option retenue est la transformation de i-CITY en association de frais.
des activités liées à des administrations tierces bénéficiant de la centrale Cette opération a été actée par le conseil d’administration du 20 juin 2017.
d’achat. i-CITY est l’actionnaire unique de la filiale FOURWIN s.a. depuis le 26
décembre 2001. Cette filiale a été mise en liquidation par un acte de
L’activité 2018 présente un bénéfice avant impôts de 820 k€. Ce résultat Me Eric Jacobs, notaire, le 27 septembre 2006. Elle est actuellement mise
est la conséquence de la régularisation TVA (591 k€) effectuée par i-CITY en liquidation par M. Francis Wilmet, réviseur d’entreprise. Une assemblée
fin 2017, mais prise en charge par la Ville de Bruxelles en 2018. générale s’est tenue le 2 juillet 2018.
Les montants des budgets extraordinaires de la Ville liés à des projets
entamés en 2018 ou antérieurement et non encore aboutis ont été 3. Commentaires sur les comptes annuels
réinscrits ou conservés en 2019 de manière à ce que les montants soient
disponibles. Comptes du bilan
FILIALE et GAPI Actif : 17.414 k€
En vue de rationaliser le coût TVA de gestion de l’infrastructure IT • Les actifs immobilisés s’élèvent à 3.510 k€, en augmentation de 391 k€
gérée par l’asbl i-CITY, une association de frais en indivision dénommé par rapport à l’année précédente. Cette augmentation est liée à de
« ICTBRU » a été mise en place en 2012 entre les entités suivantes : l’asbl nouveaux investissements incorporels et corporels, principalement en
i-CITY, la Ville de Bruxelles, l’asbl Bravvo – Bruxelles Avance – Brussels licences, serveurs, solutions de stockages, réseau et sécurité réseau.
Vooruit, l’asbl Bruxelles – Musées – Expositions, l’asbl Jeunesse à • Les actifs circulants s’élèvent à 13.903 k€, par rapport à 13.766 k€
Bruxelles et la vzw Jeugd in Brussel. en 2017.
Une nouvelle circulaire TVA modifiant le régime des associations de frais Les créances purement commerciales s’élèvent à 9.083 k€. Le suivi
a été publiée par l’administration TVA le 12 décembre 2016. Suite à ces administratif du recouvrement des clients est plus régulier. La majeure
changements, la structure de l’association de frais ICTBRU a été adaptée. partie des créances échues à ce jour est liée à la Ville de Bruxelles.
En effet, l’asbl i-CITY ne pouvait plus être membre de l’association de frais
dans la mesure où l’asbl i-CITY est un assujetti TVA à 100 %.
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