RESERVER UNE CHAMBRE D'HOTEL EN FRANCE METROPLOITAINE SYNTHESE DU PROCESSUS
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RESERVER UNE CHAMBRE D’HOTEL EN FRANCE METROPLOITAINE SYNTHESE DU PROCESSUS
3. Sélection du 2. Connexion Voyageur 1. Lancement de la
département, de la phase de pré-
Page de recherche - identifiant
date d’arrivée, de Chargé de voyages réservation
la date de départ, - mot de passe
du nombre de
personnes dans la
chambre (1 ou 2), 4. Lancement de la Valideur
de la ville phase de
réservation (nom, Connexion
Aucun hôtel Un ou plusieurs prénom du
référencé dans la hôtels sont voyageur, motif du - identifiant
ville référencés dans la voyage, n° de - mot de passe
ville convocation (le cas
échéant), choix du
Contacter l’agence Page de résultats valideur) page de validation
de réservation off-
line Prestations Prestations
validées dans les refusées
Aucun hôtel Faire Choix de Choix de délais
disponible à cette connaître l’hôtel : pré- l’hôtel : pré-
date un nouvel réservation réservation oui non
hôtel sous 48H immédiate
5. Insertion n°
Agent de réservation d’engagement
(code division et n°
Disponibilité Disponibilité de commande
infirmée : nouvelle confirmée : pré- Xlab)
proposition à réservation à
confirmer confirmer Prestations Pré-réservation
réservées annulée
Voyageur ou Chargé de voyages
6. Envoi d’une
Proposition refusée Proposition confirmée attestation de
réservationObservations
La réservation de nuitées en France métropolitaine respecte les procédures de validation
interne au CNRS. Les circuits de pré-réservation, validation et les rôles des agents sont
identiques à ceux mis en œuvre pour l’achat de titres de transport.
1) L’outil de réservation on-line (http://cnrs.centraledeshotels.com) prévoit deux étapes : une
pré-réservation et une réservation. La pré-réservation est accessible à tous les agents (elle
n’engage pas juridiquement le CNRS, la commande n’étant ferme qu’après validation). La
réservation correspond à la validation des pré-réservations.
2) Soit le voyageur effectue lui-même sa pré-réservation de nuitées d’hôtel en France
métropolitaine, soit son chargé de voyages s’acquitte de cette tâche pour lui ; dans ce dernier
cas, le chargé de voyages se connecte avec ses propres identifiant et mot de passe.
☞La connexion à l’outil de réservation est protégée par un identifiant et un mot de passe.
Le jour de la date de prise d’effet du marché, les voyageurs recevront directement par mèl un
identifiant et un mot de passe leur permettant de se connecter à l’outil de réservation on-line.
La réception de l’identifiant et du mot de passe est conditionnée par un enregistrement
complet dans LABINTEL (les informations obligatoires sont les suivantes : nom ; prénom ;
adresse mèl valide et unique ; adresse postale ; code laboratoire ; délégation ; n° de
téléphone).
S’agissant des agents enregistrés dans LABINTEL après cette date, ils recevront directement
par mèl – dans un délai de 24H00 à compter dudit enregistrement - un identifiant et un mot de
passe leur permettant de se connecter à l’outil de réservation on-line.
3) Les utilisateurs ne peuvent réserver qu’une seule chambre à la fois. La chambre peut être
réservée pour une personne (si l’utilisateur est un voyageur) ou deux personnes (si
l’utilisateur est un chargé de voyages). La recherche s’effectue en complétant certains
critères : date d’arrivée, date de départ, sélection du département, puis sélection de la ville
(sélection de l’arrondissement le cas échant).
- Si la ville dans laquelle le voyageur souhaite séjourner n’apparaît pas dans la
liste proposée à l’écran, la société La Centrale Des Salles doit être
contactée (cnrs@centraledeshotels.com ; fax : 01 74 71 49 72 ;
tél. : 0 811 659 759) afin qu’elle puisse proposer une solution alternative ou
référencer un nouvel hôtel dans l’outil de réservation en ligne. A défaut de
proposition, la société produit un justificatif attestant de son incapacité à
satisfaire le besoin.- Si la ville dans laquelle le voyageur souhaite séjourner apparaît dans la liste
proposée à l’écran, trois hypothèses sont envisageables, notamment selon le degré
d’équipement informatique des hôtels référencés :
* Le nom de l’hôtel souhaité est suivi de la mention « Pré-réservation
immédiate » : cela signifie que la pré-réservation en cours peut être satisfaite
immédiatement par l’hôtel concerné (liaison informatique existante). La pré-
réservation est dite « en attente de validation » : les prestations seront
définitivement commandées sous réserve de validation interne.
* Le nom de l’hôtel souhaité est suivi de la mention « Pré-réservation sous
48H » : cela signifie que la pré-réservation en cours peut être satisfaite par
l’hôtel concerné sous réserve de confirmation sous 48H ou dans la journée
en cas d’urgence (liaison informatique inexistante). La pré-réservation est dite
« en attente de disponibilité ». Dans ce cas, dans le délai précité, l’utilisateur
recevra un mèl envoyé par la société La Centrale Des Salles :
- soit la disponibilité est confirmée : l’utilisateur confirme sa
pré-réservation qui est immédiatement envoyée au valideur ;
- soit la disponibilité est infirmée : l’utilisateur bénéficie d’une
nouvelle proposition ; en cas d’acception, la pré-réservation est
immédiatement envoyée au valideur.
* Le nom de l’hôtel souhaité est suivi de la mention « Indisponible à cette
date » : l’utilisateur dispose d’une alternative :
- procéder à une réservation off-line ;
- cliquer sur l’option « Nous faire connaître un hôtel » :
l’utilisateur sera informé par mèl dans un délai de 48H ou dans
la journée en cas d’urgence si l’hôtel propose des chambres
disponibles dans la période souhaitée ; la confirmation ou
l’infirmation de la disponibilité entraîne la procédure précitée.
☞Dans tous les cas :
Si la société La Centrale Des Salles est dans l’incapacité de satisfaire au besoin, elle l’atteste
par un justificatif qui permettra au voyageur de bénéficier d’un remboursement sur la base du
montant réel des frais engagés dans la limite d’un plafond de 90 euros par nuitée (petit
déjeuner et taxes compris).
☞L’outil peut afficher prioritairement les hôtels adaptés aux personnes à mobilité
réduite.4) Le voyageur (ou le chargé de voyages) choisit le valideur en fonction de l’autorité
compétente pour autoriser les prestations pré-réservées (cf. validation de l’achat de titre de
transport) :
* s’agissant des pré-réservations nécessitant une validation au niveau de
l’unité, le voyageur (ou le chargé de voyages) choisit un valideur parmi ceux
désignés par le directeur d’unité dans l’outil de réservation on-line dédié au
transport : les nom et prénom des valideurs, classés par ordre alphabétique,
figurent dans une liste déroulante. Un message aux fins de validation est
immédiatement envoyé à l’adresse mèl du valideur sélectionné. Celui-ci se
connectera à l’outil avec son identifiant et son mot de passe afin de valider, le
cas échéant annuler, la pré-réservation ;
OU
* s’agissant uniquement des pré-réservations nécessitant une validation au
niveau de la délégation (convocations), le voyageur choisit le valideur ad hoc
(type : « _VALIDCAC/DR4 »1 ou « _VALIDFP/DR4 »2 ou
« _VALIDDIVERS/DR4 »3). Un message aux fins de validation est
immédiatement envoyé à l’adresse mèl générique du valideur sélectionné. Dans
ce cas, le valideur se connectera à l’outil avec un identifiant (type
« validcacdr04 ») et un mot de passe qui seront communiqués dans un message
envoyé à l’adresse mèl générique précitée.
☞Le valideur a trois options :
- valider les prestations ;
- refuser la validation des prestations ;
- transférer la demande de validation à un autre valideur.
Par souci de sécurisation du système, un valideur ne peut pas valider lui-même des prestations
qui le concernent.
☞En cas d’absence de réaction du valideur
Afin que la pré-réservation ne soit pas annulée, un mèl de relance est automatiquement
adressé au valideur, puis une relance téléphonique est assurée par la société La Centrale Des
Salles en direction de l’agent qui a effectué la pré-réservation.
1
S’agissant des convocations de l’administration centrale.
2
S’agissant des convocations qui relèvent de la formation permanente.
3
S’agissant des autres convocations.5) La réservation on-line ne prévoit pas l’envoi d’un bon de commande à la société La
Centrale Des Salles : lui est substitué une procédure électronique combinant validation on-line
de la commande et insertion on-line du numéro d’engagement (ce qui suppose un engagement
préalable de la commande pour un montant correspondant au prix des prestations
commandées auquel s’ajoute les frais d’agence).
Le numéro d'engagement est composé :
- du code division : 4 positions numériques (exemple 0045) ;
- du numéro de commande XLAB : L puis 5 positions numériques (ex :
L00345).
Ainsi, dans cet exemple, le numéro d’engagement est : 0045L00345.
Il est à noter que tous les caractères doivent être renseignés, même les zéros.
6) L’attestation de réservation (document à présenter à l’hôtel) est transmise par mèl au
voyageur et le cas échéant au chargé de voyage.Vous pouvez aussi lire
