Réunion de présentation des tableaux de bord de la Performance 19/01/2016 - campagne 2016 ...
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Réunion de présentation des tableaux de bord de la
Performance 19/01/2016
L'ordre du jour est le suivant :
• présentation la démarche Tableau de bord,
• articulation avec les travaux nationaux en cours,
• présentation du calendrier de la campagne 2016,
• temps d'échange sur la démarche.
1TABLEAU DE BORD DE LA
PERFORMANCE
DANS LE SECTEUR MÉDIO SOCIAL
Agence Nationale d’Appui à la Performance
des établissements de santé et médico-sociauxLes objectifs du Tableau de bord
Pilotage
interne
Connaissance
de TDB Benchmark
l’offre
Dialogue
de
gestionL’historique du Tableau de bord
• Co-construction du TDB
2009-2010
2011-2013
• Deux expérimentations
• Préparation de la généralisation
2014
2015-2017
• Généralisation
2018
• Tableau de bord obligatoireLes acteurs et leur rôle
L’ARS pilote le déploiement du tableau de
bord dans sa région, en lien avec les CD.
Pour cela, elle :
- Fait entrer et supervise la participation
des ESMS et OG aux campagnes de
L’ARS et les recueil
CD - Met en place une adresse générique
pour le support aux ESMS et OG
- Vérifie la cohérence des données et
assure le lien avec les ESMS pour la
qualité des données recueillies
Les ESMS et OG
renseignent les
- Clôture la campagne
données du - Restitue aux acteurs les résultats
tableau de bord régionaux
et exploitent les Les CD accompagnent l’ARS dans ces
résultats et les
restitutions différentes démarches.
proposées
L’ANAP
L’ATIH L’ATIH assure le développement
et la maintenance de la
plateforme qui supporte
l’administration des comptes
L’ANAP a conçu et développé le tableau utilisateurs (Plage) et de la
de bord. plateforme qui héberge le
Elle est en charge de son déploiement, tableau de bord.
en partenariat avec les représentants
du médico-social et les administrations
et autorités de tarification. 5Architecture
du Tableau de bord
6Quel est le périmètre du Tableau de bord ? Outil commun à 20 catégories d’établissements et services du secteur des personnes âgées et personnes handicapées (enfants et adultes)
Comment fonctionne le Tableau de bord?
La plateforme du tableau de bord est la plateforme développée par l’ATIH
pour héberger le tableau de bord.
Plateforme
de recueil et Cette plateforme permet de saisir, corriger et valider les données, et
de restitution
consulter les restitutions du tableau de bord
Des notices d’utilisation de PLAGE à destination des ESMS, des
OG et des ARS / CD sont disponibles
PLAGE est la plateforme de gestion des « comptes utilisateurs » du
tableau de bord de la performance dans le secteur médico-social.
Elle ne concerne donc que les personnes identifiées comme
« administrateurs des comptes » au sein des ESMS / OG (1 personne par
PLAGE structure).
Elle est développée par l’ATIH
Cette plateforme permet de créer, modifier ou supprimer des comptes
utilisateurs de la plateforme du tableau de bord.
Les identifiants sont les mêmes pour la plateforme PLAGE
et pour la plateforme du tableau de bord.
8La structure générale du tableau de bord
Les questions structurantes auxquelles le tableau de bord vise à répondre
Prestations, soins et
accompagnement
1. Les profils des personnes accompagnées correspondent-ils aux missions de l’ESMS ?
2. Quelle est la charge en soins et en accompagnement pour l’ESMS ?
3. Quel est le positionnement de l’ESMS dans le parcours de la personne ?
4. Quel est le niveau d’activité de l’ESMS ?
5. Quelle est la dynamique de rotation des places au sein de l’ESMS ?
humaines et
matérielles
Ressources
6. Quelle est l’importance de la contribution des partenaires externes à l’activité de
l’ESMS sur le cœur de métier ?
7. L’organisation est-elle structurée et stable ?
8. Quel est le niveau d’exécution budgétaire ?
Finances et
budget
9. Quels sont les grands équilibres financiers ?
10. Quelle est la répartition des recettes et des dépenses par groupe ?
11. Quelle est la répartition des recettes et des dépenses par section tarifaire ?
Objectifs
12. Quel est l’état d’avancement de la démarche d’évaluation interne et d’évaluation
externe au sein de l’ESMS ?
13. Quel est l’état des lieux de la fonction « systèmes d’information » au sein de l’ESMS ?
9Comment est construit le Tableau de bord?
Les 4 axes :
Elles permettent
Indicateurs de dialogue
Indicateurs de dialogue
de décrire la
Clés d’analyse et pilotage Clés d’analyse et pilotage
interne interne Données de structure et de
Fiches de caractérisation Fiches de caractérisation
caractérisation calculer certains
des indicateurs
PRESTATIONS RESSOURCES
SOINS ET HUMAINES ET
ACCOMPAGNEMENT MATERIELLES
Niveau 1 : Ils constituent le 1er
Indicateurs de niveau d’informations, supports
dialogue privilégiés du dialogue avec les
autorités de régulation
FINANCES ET OBJECTIFS Niveau 2 : Ils
BUDGET
permettent
Indicateurs clés d’approfondir la
d’analyse compréhension des
Fiches de caractérisation
Etat d’avancement des
démarches d’évaluations interne indicateurs de
Clés d’analyse et pilotage
interne
et externe
dialogue. Ils sont le
Etat des lieux de la fonction
Indicateurs de dialogue « Système d’Information »
support du pilotage
interne de la
structure
10Comment est construit le Tableau de bord?
43 indicateurs
Les indicateurs de dialogue Les indicateurs clés d’analyse et pilotage interne
Axe 1: Prestations de soins et d’accompagnement pour les personnes
1. Taux de personnes en dérogation ou hors autorisation 1. Profil des personnes accompagnées : Répartition en fonction des GIR (1 à 6)
2. Score moyen dépendance GMP (dernier GMP validé et dernier GMP connu) 2. Profil des personnes accompagnées: Répartition en fonction des GPP
3. Score moyen en soins requis PMP (dernier PMP validé et dernier PMP (groupes de patients proches)
connu) 3. Profil des personnes accompagnées: Répartition en fonction des types de
4. Répartition des personnes accompagnées selon leur provenance déficiences observées
5. Répartition des personnes accompagnées sorties définitivement sur l'année 4. Répartition par âge des personnes accompagnées
par motif ou destination 5. Durée moyenne de séjour / d’accompagnement des personnes sorties
6. Taux d’hospitalisation complète définitivement
7. Taux de réalisation de l’activité 6. Part des personnes bénéficiant d’une mesure de protection
8. Taux d'occupation des lits ou places financés 7. Taux d’occupation des places habilitées par des personnes bénéficiaires de
9. Taux de rotation des lits ou places financés l'aide sociale départementale à l’hébergement
10. Taux de rotation des places financées en accueil de jour 8. Nbre moyen de journées d'absence des personnes accompagnées
9. Part des actes/séances programmés non réalisés
10. File active des personnes accompagnées
Axe 2: Ressources humaines et matérielles
11. Répartition des effectifs par fonction
11. Taux d'ETP vacants
12. Pyramide des âges du personnel
12. Taux de prestations externes
13. Taux d'absentéisme par motif
13. Taux de personnels occupant une fonction de gestion d'équipe ou de
14. Poids du recours à l'intérim
management
14. Taux d’absentéisme
15. Taux de rotation des personnels sur effectifs réels
Axe 3: Finances et budget
16. Taux d'atteinte des prévisions de recettes 15. Répartition des recettes par groupe sur la section exploitation
17. Taux d'atteinte des prévisions de dépenses 16. Répartition des dépenses réalisées par groupe sur la section exploitation
18. Taux de CAF 17. Répartition des recettes/produits par section tarifaire
19. Taux de vétusté des constructions 18. Répartition des dépenses/charges par section tarifaire
20. Taux d’indépendance financière 19. Taux d’utilisation de la dotation en soins
21. Taux de couverture du besoin en fonds de roulement par la trésorerie 20. Structure des dépenses financées par la dotation de soins
Axe 4: Objectifs
22. Etat d’avancement de la démarche d’évaluation interne et d’évaluation 21. Etat des lieux de la fonction « système d’information » dans les ESMS
externe
Les données de caractérisation ESMS
• Description générale et statique des principales caractéristiques de la structure (descriptif prestation de soins, RH et matériel, structure financière, objectifs)
• Permet de documenter l’offre de soins et d’accompagnement de la structure, de réaliser des filtres afin de réaliser des comparaisons entre groupes homogènes d’ESMS
11
11Différents outils pour aider les utilisateurs
Les notices utilisateurs (PLAGE) sont à
STRUCTURE DE LA
GRILLE DE SAISIE votre disposition à l’adresse suivante :
DES DONNEES http://sap.atih.sante.fr/tdbesms
Les outils sont disponibles dans le kit outil
du tableau de bord sur le site de l’ANAP:
www.anap.fr
Pour télécharger les outils il convient de
créer un compte sur le site de l’ANAP.
12Un guide des indicateurs : lecture et interprétation
- Le document de référence Guide des indicateurs qui précise les éléments
d’interprétation des indicateurs et leur utilisation.
Accès direct à partir de la plateforme vers la page relative à chaque indicateur donné (lien hypertexte)
Indicateur IPr3.3 Taux d’hospitalisation complète (dont hospitalisations à domicile)
Axe Prestations de soins et d’accompagnement pour les personnes
Question clé Quel est le positionnement de la structure dans le parcours de la personne accompagnée ? (IPr3)
Signification Taux d’hospitalisation complète (dont hospitalisation à domicile) Tout ESMS hors services,
CMPP et CAMSP
Mode de calcul : Données sources :
Numérateur : • Nombre de jours d’hospitalisation complète (hors consultations ou
Nombre de jours d’hospitalisation complète (hors séances)
consultations ou séances) • Nombre de journées réalisées (y compris accompagnement
Dénominateur : temporaire et quel que soit le mode d’accompagnement)
Nombre de journées réalisées
Unité :% Période de référence : N-1 Source : Dossier administratif des personnes
Définition accompagnées
Infra-annualité disponible
Commentaires et précisions :L’hospitalisation complète est un mode de prise en charge par des unités et services qui accueillent et hébergent
des patients, et qui se caractérisent par un équipement en lits d’hospitalisation et par des équipes médicales et para médicales qui assurent
diagnostic, soins et surveillance pour une durée supérieure à 24 heures.
Sont concernées pour le calcul de l’indicateur toutes les journées d’hospitalisation effectuées en dehors de l’établissement, dont les jours de ré
hospitalisation et les jours d’hospitalisation à domicile.
L’indicateur sert à s’interroger sur les pratiques en matière de qualité, de continuité des soins et d’inscription dans le territoire.
Lecture Cet indicateur est également demandé dans le cadre de la GDR (Gestion Du Risque) – Efficience EHPAD. 1313Principe de partage d’informations
L’accès aux informations : qui voit quoi ?
Les ESMS :
ont accès à leurs propres données;
peuvent se comparer aux autres ESMS de même catégorie
ne disposent pas d’accès aux données des autres opérateurs pris
individuellement.
Les Organismes Gestionnaires :
ont accès aux données, indicateurs et
restitutions de leurs ESMS.
ont accès aux données qu’ils ont
renseignées en propre
L’ANAP, la CNSA, la DGCS, le SG
ont accès aux données, indicateurs et
restitutions pour l’ensemble des régions et
des départements
Les ARS et les Conseils Départementaux :
ont accès aux données, indicateurs, restitutions des
ESMS et restitutions spécifiques
14L’architecture des restitutions
Un affichage à 2 niveaux :
Niveau 1 – les indicateurs de dialogue
Niveau 2 – les indicateurs d’analyse
Deux choix de représentation des résultats :
Données chiffrées Représentations
• En valeur absolue graphiques
• En % • Histogrammes
• Courbes
• Boîtes à moustache
• Cartes
15L’accès aux restitutions
Les requêtes disponibles
Restitution des données de caractérisation
• Données relatives à l’année n-1
Campagne en cours • Mise en perspective avec les données des structures
équivalentes
Restitution par indicateur
• Résultat de chaque indicateur pour l’année n-1
Campagne en cours • Mise en perspective avec les résultats des structures
équivalentes
Evolutions
• Accès aux données des campagnes précédentes
• Mise en perspective avec les résultats des années antérieures
16L’accès aux restitutions
Les requêtes disponibles
Restitution de l’axe Objectifs
• Affichage des réponses aux enquêtes SI et
évaluation pour chaque ESMS
Campagne en cours
• Mise en perspective avec les résultats des
structures équivalentes
Export Excel
• Téléchargement des fiches d’identité ESMS et OG
Campagne en cours • Téléchargement des données saisies ESMS et OG
• Téléchargement des indicateurs calculés
Comparaison de deux indicateurs
• Mise en relation chiffrée et graphique de deux
Campagne en cours
indicateurs à sélectionner
17Le parangonnage
Définition du parangonnage
Dans le tableau de bord du secteur médico-social, le parangonnage permet à une
structure de se positionner par rapport aux autres structures de même type au titre
d’un ou de plusieurs indicateurs.
Pour un ESMS donné, la valeur d’un indicateur est mise en perspective des résultats
constatés auprès des autres structures sous la forme d’une représentation graphique.
Exemple théorique de parangonnage :
VALEUR MINI VALEUR MAXI
RESULTAT
Le mode de représentation du parangonnage retenu dans le tableau de bord ne permet
pas d’identifier individuellement les résultats des autres structures.
18Le parangonnage
Le périmètre du parangonnage
Il est disponible pour les quatre axes (Objectifs, Prestations, Ressources Humaines et Matérielles,
Finances et Budget).
Il s’organise selon la catégorie de l’ESMS. Il est impossible de comparer le résultat des indicateurs
avec ceux de structures relevant de catégories différentes.
Le parangonnage peut être affiné en utilisant des filtres. Les filtres sont proposés pour toutes
restitutions et export Excel. Il est également possible de parangonner sans filtre.
Il existe deux niveaux de filtres en fonction :
De la capacité de l’ESMS (pour certaines catégories)
Du périmètre géographique
- Parangonnage
au niveau national
Le filtre
géographique - Parangonnage
au niveau régional
19Le parangonnage
Le périmètre du parangonnage
Le filtre EHPAD ESAT FAM IME
capacitaire
1 à 44 1 à 50 1 à 30 1 à 50
45 à 59 51 à 100 + de 31 51 à 100
60 à 99 + de 101 + de 101
Décomposition 100 à 199
+ de 200
de certaines Rattaché
SAVS MAS SSIAD
catégories en à un EPS
groupes
SESSAD 1 à 35 1 à 30 1 à 40
homogènes en + de 35 + de 31 41 à 80
fonction de la 1 à 60
81 à 120
+ de 121
taille de l’ESMS + de 60
Composition d’un échantillon
• Chaque ESMS définit lui-même et, au cas par cas, le périmètre selon lequel il souhaite
comparer ses résultats.
• Le choix des filtres permet de se comparer à des échantillons plus ou moins grands.
• Le nombre de structures présentes dans l’échantillon parangonné s’affiche.
• Il faut en tenir compte pour l’analyse de l’échantillon.
20Le parangonnage
Les notions représentées dans le parangonnage
Notion de médiane : c’est la valeur qui sépare en deux parties égales (50%-50%) une
population ou un échantillon.
• Elle se distingue de la moyenne qui est la somme des valeurs divisée par le nombre d’individus de
la population ou de l’échantillon.
• Ex : le revenu moyen français (2 130 €/mois) est plus élevé que le revenu médian (1 712 €/mois),
sous l’effet des plus hauts revenus, peu nombreux, mais qui tirent la moyenne à la hausse.
Notion de quartile : c’est chacune des 3 valeurs qui divisent en quatre parties égales
(25%-25%-25%-25%) une population ou un échantillon.
dispersion
Population de référence
25% 50% 25% 25% 50% 25%
VALEUR MINI VALEUR MAXI
MEDIANE
Q1 Q2 Q3
21Le parangonnage
Les notions représentées dans le parangonnage
Exemple :
• Soit 12 IME qui présentent des durées moyennes de séjour suivantes (en mois) :
IME 1 IME 2 IME 3 IME 4 IME 5 IME 6 IME 7 IME 8 IME 9 IME 10 IME 11 IME 12
Durée
moyenne de 52 101 89 56 61 58 128 77 87 70 139 55
séjour
La moyenne des durées de séjour est de 81,1 mois.
Comment se répartissent ces structures par quartiles ?
5,5 16 18,5 47
dispersion
52 55 56 58 61 70 77 87 89 101 128 139
VALEUR MINI MEDIANE VALEUR MAXI
= 52 Q1 Q2 Q3 = 139
= 57,5 = 73,5 = 92
5,5 16 18,5 47
22Articulation
du TDB
avec les chantiers nationaux
23Articulation du TDB avec les chantiers nationaux
Les réformes tarifaires des ESMS
• La DGCS inscrit la généralisation du TDB dans le cadre de la réforme
tarifaire des EHPAD et des ESMS PH (SERAFIN-PH):
De nouveaux indicateurs vont émerger avec la réforme SERAFIN-PH
même si pendant la période de généralisation du TDB, le périmètre
n’évoluera pas.
Dans le cadre de la généralisation des CPOM médico-sociaux, les
indicateurs du TDB viendront alimenter les CPOM dans le cadre de
l’élaboration du diagnostic et du suivi des contrats.
24Articulation du TDB avec les chantiers nationaux
Les indicateurs médico-sociaux économiques (IMSE)
• Pour appuyer la généralisation du TDB, la DGCS mène un travail de
clarification du contexte du TDB avec une évolution réglementaire en cours
des IMSE.
• Un projet de décret va être soumis à la concertation:
Une suppression du remplissage d’indicateurs en doublon
Le remplissage du TDB vaut obligation de remplissage des IMSE
Un arrêté renverra vers le guide des indicateurs et leur liste
25Articulation du TDB avec les chantiers nationaux
Les enquêtes DREES
• Les enquêtes DREES sont des enquêtes statistiques.
• L’enquête ES est en cours et l’enquête EHPA aura lieu en janvier 2016.
• Il n’est pas prévu à l’heure actuelle de récupérer les données dans le TDB car :
o Les périodes d’observations ne sont pas toujours les mêmes.
o Certaines données sont communes mais pas vraiment identiques, avec des
niveaux de détails demandés différents (ex: besoin de données
individuelles).
26Articulation du TDB avec les chantiers nationaux
HAPI/Import CA
• Les données contenues dans HAPI et Import CA pourront à terme être
implémentées dans le TDB.
• Des travaux sont menés par la CNSA avec les éditeurs de logiciels.
• L’objectif est celui de la saisie unique des données.
Tavaux en cours sur les CAMSP
• Différents travaux sont menés sur les CAMSP (ANECAMPS) : rapports
d’activité, CA, etc.
• Un texte va prochainement rendre obligatoire le rapport d’activité sous format
Excel.
• Des travaux sont en cours avec les éditeurs de logiciel afin de réaliser une
alimentation automatique. A horizon 2018, un rapprochement des enquêtes
RA et TDB sera réalisé. Le SI solutionnera la saisie d’information en
doublons.
• Aujourd’hui, il n’est pas envisagé de choisir entre TDB et rapport d’activité et
il convient de remplir les 2.
27Articulation du TDB avec les chantiers nationaux
DIAMANT
• DIAMANT n’est pas un logiciel de saisie de données mais une plateforme de
restitution d’informations. Il récupère les informations saisies dans des bases
déjà existantes. Son intérêt réside dans les données DADS et ressources
humaines.
• Les définitions des données demandées ne sont pas identiques entre TDB et
DIAMANT. Aujourd’hui; il est impossible de faire le lien mais, à terme, les
définitions devront être les mêmes.
Maisons départementales des personnes handicapées
(MDPH)
• Le SI des MDPH est en cours de construction, et concerne les orientations.
• Les objectifs du TDB et du SI MDPH sont différents.
28Articulation du TDB avec les chantiers nationaux
FINESS
• A partir de la campagne 2015, certaines données du TDB (fiches d’identité et
données de caractérisation) sont importées automatiquement depuis
FINESS.
• Objectifs poursuivis
Impulser la dynamique de saisie unique des données pour les ESMS
Fiabiliser les données contenues dans le TDB
Fiabiliser FINESS
• Méthodologie de correction de FINESS
1. Lorsqu’un ESMS constate une donnée importée de FINESS incorrecte
dans le TDB, il doit en informer l’ARS.
2. Le référent FINESS de l’ARS doit alors aller corriger la donnée à la
source dans le Fichier FINESS régional.
29Articulation du TDB avec les chantiers nationaux
Systèmes d’information
Plateforme Vers une saisie unique des
de recueil et
de restitution
informations et un interfaçage des
PLAGE SI du secteur…
Répertoire Hapi et E-Cars SI des ESMS
Finess Import CA
Récupération Harmonisation des bases (2016)
Format standard
des données de
d’échange (2016)
structure
L’objectif est de faire converger progressivement les référentiels et d’alléger la charge de la saisie
en s’appuyant sur les SI existants.
30Généralisation
du Tableau de bord
31Les principes de la généralisation du TDB
• 2015 – 2017 :
Généralisation du TDB sur 3 ans cible de 22 000
ESMS financés ou cofinancés par l’Assurance
maladie
Pendant la phase de généralisation : entrée chaque
année dans le Tableau de bord de :
o 5 nouvelles ARS (sous réserve du projet de réforme
territoriale)
o 5 000 nouveaux ESMS
• 2018 : Un Tableau de bord obligatoire avec un périmètre
étendu à l’ensemble des ESMS relevant de la DGCS
32Campagne 2015
Nombre total de structures présentes dans le TDB en 2015 : 8269
(total de l’ensemble des régions hors Guadeloupe)
33Campagne 2015
34Le périmètre de la campagne 2016
• 2014 : 10 ARS
Alsace
Bretagne
Bourgogne
Franche-Comté
Limousin
Lorraine
Pays de la Loire
Provence Alpes Côte d’Azur
Océan Indien
Rhône Alpes
2015 : 16 ARS
Aquitaine
Centre
Corse
Guadeloupe
Ile de France
Nord Pas de Calais
2016 : 23 ARS
Champagne-Ardenne
Basse-Normandie
Guyane
Haute-Normandie
Languedoc-Roussillon
Midi-Pyrénées
Poitou-Charentes Objectif: 15 000 ESMS en 2016
35Le calendrier de la campagne 2016
Novembre Déc. Janv. Fév. Mars Avril Mai Juin Juillet Aout Sept. Oct. Nov. Déc.
Réunions
Nouvelles ARS/CD
+ Anciennes
Cercles
Phase 1 : Lancement
COSTRAT
Phase 2 :
COTECH
PLAGE
Capitalisation évolutions
Phase 3 :
Transfert
Compétences
Benchmark
Phase 4
Collecte Exploitation des restitutions
Phase 5 : Fiabilisation
Phase 6 : Clôture
36Les modalités d’accompagnement des ESMS et OG
Rappel du fonctionnement du TDB : un pilotage
régional
Une information des ESMS et OG en amont de la campagne par
l’ARS
Un accompagnement des nouveaux utilisateurs organisé par l’ANAP
Une assistance méthodologique
Une assistance technique
37Merci de votre attention
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