Révision du CAP à mi-parcours: Guide et Chronologie
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Révision du CAP à mi-parcours: Guide et Chronologie
Résumé
Le but de la révision à mi-parcours (MYR) est d’adapter la stratégie, les objectives, le plan de
travail opérationnel et les projets en prenant en compte tout changement significatif dans les
besoins ou le contexte ; de faire le compte rendu des réalisations allant dans la direction des
objectifs déclarés dans le CAP ; de revalider et rationnaliser les projets ; d’attirer l’attention des
donneurs pour un financement plus conséquent pour la deuxième partie de l’année ; et de se
préparer pour le CAP 2012, en particulier en planifiant une campagne d’évaluation des besoins
ordonnée.
Le MYR ne devrait pas être un exercice extraordinaire, mais plutôt un développement du travail normal
des clusters dans le monitoring et la mise à jour régulière des projets et de la stratégie d’évaluation de
l’équipe humanitaire de terrain du pays (HCT).
Le document MYR devrait contenir des rapports des résultats collectifs à jour, sous la forme de tableau.
Le texte doit rester minime.
Les étapes clés sont dans l’ordre suivant:
• Les coordinateurs de cluster, en consultations avec leurs membres, mettent à jours l’analyse des
besoins de leur cluster et regroupent les résultats par rapport aux objectifs escomptés.
• OCHA regroupe les rapports des clusters, met à jour les indicateurs de stratégie et propose une
analyse des besoins inter-cluster à jour.
• L’équipe humanitaire de pays utilise ces apports pour faire une révision stratégique de la situation et
de la réponse à mi-parcours.
• Le HCT profite également de ces consultations de mi-année pour se mettre d’accord sur un plan
pour l’évaluation des besoins et sur une analyse à mettre en place de juin à août en prévoyance du
CAP 2012 (en accord avec le Guide opérationnel de l’évaluation des besoins coordonnés de l’IASC)
et pour prendre rendez-vous pour les ateliers du CAP 2012 (normalement en août ou septembre
2011).
• En fonction des nouveaux objectifs stratégiques et analyses des besoins du HCT, les clusters
mettent à jour leurs plan de réponse avec des cibles révisées et révisent et réévaluent leurs projets.
• OCHA écrit les sections générales du document MYR, et les combine avec les nouveaux plans de
réponse des clusters pour en faire le document final.
• Le HCT et toutes les organisations révisent le document final.
• Le Coordinateur humanitaire(HC) (peut-être avec le HCT), révise tous les projets proposés ou
réévalués par les clusters. Les organisations modifient les projets (sur OPS) en fonction du retour
du HC.
• OCHA amende le document MYR en fonction des retours du HC, du HCT et des organisations.
• Le Coordinateur humanitaire approuve le document final et OCHA l’envoie à la Section CAP
d’OCHA-Genève au plus tard le 16 juin 2011. (Toute soumission en avance est la bienvenue.)
Les projets mis à jour sont automatiquement transférés sur OPS.
("Cluster" se réfère également au groupe de travail sectoriel ou aux autres équivalents quelques soient
leurs noms.)
Les étapes intermédiaires, ainsi que les dates définies dans les tableaux ci-dessous sont indicatives,
élaborées ici pour l’usage d’OCHA comme point de départ; Sentez-vous libre de les adapter au cadre
spécifique de votre pays. Le délai final pour rendre l’ébauche de terrain n’est toutefois pas extensible.
1Révision du CAP à mi-parcours: qui fait quoi, quand
de à HC HCT OCHA Coordinateurs de Cluster Organisations
Commencer la
15-Mai-11
chronologie
Apporter les infos pour la
Mettre à jour de l’analyse des mise à jour de l’analyse
besoins du cluster et des besoins du cluster et
16-Mai-11 22-Mai-11 regroupement des résultats à le regroupement des
jour par rapport aux objectifs résultats à jour par
escomptés rapport aux objectifs
escomptés
Analyse stratégique
18-Mai-11 24-Mai-11 (préparation pour la
révision de l’HCT)
Révision
25-Mai-11 26-Mai-11 stratégique de
l’HCT
Ebaucher la révision du plan de
Ebaucher les sections
réponse du cluster (cibles
29-Mai-11 04-Juin-11 générales du
révisées, indicateurs de base,
document MYR
projets à jour)
Réviser l’ébauche Préparer la révision Réviser l’ébauche du document
05-Juin-11 09-Juin-11
du document MYR des projets pour le HC MYR
HC revise les
08-Juin-11 09-Juin-11
projets
Amender et finir le Ajuster les projets sur OPS en
10-Juin-11 14-Juin-11
document MYR fonction du retour du HC
Approuver
15-Juin-11 l’ébauche de
terrain finale
Envoyer l’ébauche de
Pas plus terrain finale à la
16-Juin-11
tard que le Section CAP d’OCHA-
Genève.
(Les détails pour chaque rôle et étape apparaissent dans les pages suivantes.)
2ROLE & DATES CLES POUR LE HC
de à HC
(OCHA lance la chronologie en informant les coordinateurs de clusters
15-Mai-11 et les organisations du processus général des CAP et MYR, étapes et
délai, et question d’importance.)
(Dans cet intervalle, les coordinateurs de clusters et leurs membres
regroupent l’information sur les résultats à jour par rapport aux objectifs
16-Mai-11 22-Mai-11
escomptés du CAP, et mettent à jour leurs analyses des besoins de
(1 semaine)0
cluster en reflétant toutes nouvelles évaluations. Ils transfèrent cette
mise à jour de cluster à OCHA.)
(Dans cet intervalle, OCHA regroupe les rapports des clusters, ajoute le
monitoring des indicateurs stratégiques, synthétise les analyse des
18-Mai-11 24-Mai-11
besoins mis à jours par les clusters et envoi le tout à l’HCT pour leur
révision stratégique.)
Révision stratégique de l’HCT
25-Mai-11 26-Mai-11 Dirige les discussions et obtient un accord clair sur l’analyse des
(2 jours)0 besoins à jour et les objectifs stratégiques, plus un calendrier et des
tâches pour l’évaluation des besoins menant au CAP 2012.
(Dans cet intervalle, OCHA écrit les sections générales du document
MYR, pendant que les coordinateurs de clusters et leurs membres
29-Mai-11 04-Juin-11 révisent et mettent à jour leurs cibles collectives, la répartition du
(1 semaine)0 travail, la couverture de la carte des besoins et les projets. OCHA
regroupe tout cela en une ébauche complète du document MYR et le
fait circuler à tous pour révision.)
Révision du document MYR
Le HC a quatre jours ouvrables pour réviser l’ébauche et envoyer ses
05-Juin-11 09-Juin-11
amendements à OCHA.
(4 jours ouvrables)
(OCHA prépare la révision de projets du HC en faisant des révisions
préliminaires et en soulignant certain passage à l’attention du HC.)
Révision de projet du HC
Révise les changements de projets proposés et revalide les projets
08-Juin-11 09-Juin-11
existants sur OPS;
(2 jours, en même temps que
l’étape du dessus) Transmet ses commentaires et les changements requis (selon besoin)
aux coordinateurs de cluster et aux organisations dont les projets sont
concernés
0 09-Juin-11 Date limite pour le retour à OCHA sur le document MYR.
(Dans cet intervalle, OCHA incorpore les amendements des réviseurs
10-Juin-11 14-Juin-11 au document MYR; les coordinateurs de clusters et les organisations
(3 jours ouvrables) membres amendent leurs projets en fonction du retour du HC.)
Approbation du document final de terrain
Approuve le document final du terrain de façon qu’OCHA puisse
(1 jour) 15-Juin-11 l’envoyer à la Section CAP d’OCHA-Genève. (Si le HC n’est pas
disponible pour approuver le document final dans les délais, l’Office
OCHA du pays assume son accord et envoie le document à Genève
dans les temps.)
Pas plus tard que le 16-Juin- (OCHA envoie le document final à Genève, et les projets mis à jour
11 sont transférés en ligne.)
3ROLE & DATES CLES POUR L’HCT
de à HCT
15-Mai-11 (OCHA informe les clusters et lance la chronologie)
(Dans cet intervalle, les coordinateurs de clusters et leurs membres
regroupent l’information sur les résultats à jour par rapport aux objectifs
16-Mai-11 22-Mai-11
escomptés du CAP, et mettent à jour leurs analyses des besoins de
(1 semaine)0
cluster en reflétant toutes nouvelles évaluations. Ils transfèrent cette
mise à jour de cluster à OCHA.)
(Dans cet intervalle, OCHA regroupe les rapports des clusters, ajoute le
monitoring des indicateurs stratégiques, synthétise les analyse des
18-Mai-11 24-Mai-11
besoins mis à jours par les clusters et envoi le tout à l’HCT pour leur
révision stratégique.)
Révision stratégique de l’HCT
Consulte les autorités concernées et les donneurs;
Révise les résultats des objectifs stratégique à jour et les changements
dans les indicateurs stratégiques de monitoring; revoit les évolutions de
situation et les changements de contexte;
25-Mai-11 26-Mai-11
(2 jours)0 Révise et met à jour l’analyse des besoins sur la base des apports des
0 clusters, des objectifs stratégiques, et des limites générales de l’action
humanitaire pour le restant de l’année ;
Se met d’accord avec les donneurs sur un plan pour l’évaluation des
besoins et l’analyse à mettre en place de juin à août en prévoyance du
CAP 2012, incluant qui va le faire, combien ca va couter et qui paiera,
en prenant en compte les rôles et responsabilités définis dans le Guide
opérationnel de l’évaluation des besoins coordonnés.
(Dans cet intervalle, OCHA écrit les sections générales du document
MYR, pendant que les coordinateurs de clusters et leurs membres
29-Mai-11 04-Juin-11 révisent et mettent à jour leurs cibles collectives, la répartition du
(1 semaine) travail, la couverture de la carte des besoins et les projets. OCHA
regroupe tout cela en une ébauche complète du document MYR et le
fait circuler à tous pour révision.)
Révision du document MYR
05-Juin-11 09-Juin-11 L’HCT a quatre jours ouvrables pour réviser le document et envoyer
(4 jours ouvrables) ses amendements à OCHA. (Les agences devraient partager le
document ébauché avec leurs homologues concernés au siège, pour
gagner du temps lors de la révision finale des sièges des agences)
08-Juin-11 09-Juin-11 Optionnel: joindre le HC à la révision de projet.
(2 jours, en même temps que
l’étape du dessus)
09-Juin-11 Date limite pour le retour à OCHA sur le document MYR.
(Dans cet intervalle, OCHA incorpore les amendements des réviseurs
10-Juin-11 14-Juin-11 au document MYR; les coordinateurs de clusters et les organisations
(3 jours ouvrables) membres amendent leurs projets en fonction du retour du HC.)
(1 jour) 15-Juin-11 (Le HC approuve le document final)
Pas plus tard que le 16-Juin- (OCHA envoie le document final à Genève, et les projets mis à jour
11 sont transférés en ligne.)
4ROLE & DATES CLES POUR OCHA
de à OCHA
Lance la chronologie
Informe les coordinateurs de clusters et les organisations du processus général
15-Mai-11 des CAP et MYR, étapes et délais (comme montré dans ce tableau), et
problèmes à résoudre.
(Dans cet intervalle, les coordinateurs de clusters et leurs membres regroupent
16-Mai-11 22-Mai-11 l’information sur les résultats à jour par rapport aux objectifs escomptés du CAP,
(1 semaine) et mettent à jour leurs analyses des besoins de cluster en reflétant toutes
nouvelles évaluations. Ils transfèrent cette mise à jour de cluster à OCHA.)
Analyse stratégique (préparation pour la révision du HCT)
Met à jour les données humanitaires et de développement de base sur votre
pays, si de nouvelles informations sont disponibles
NOUVEAU: Révise vos indicateurs stratégiques en tenant compte des
nouveaux Indicateurs de standard humanitaire de base de l’IASC. (Vous n’avez
18-Mai-11 24-Mai-11
pas besoin de changer vos indicateurs stratégiques, mais sélectionnez quelques
indicateurs standards de base pour les accompagner.)
Réunit les apports des clusters dans un rapport qui résume les besoins et les
résultats à jour ce qui aide l’HCT à identifier les besoins prioritaires tout cluster
confondu.
Révision stratégique de l’HCT
25-Mai-11 26-Mai-11 Facilite la prise de décisions claires par l’HCT sur les besoins prioritaires révisés
(2 jours) et les objectifs stratégiques, le plan d’évaluation des besoins pour le CAP 2012,
et les dates des ateliers pour le CAP 2012.
Ecrit les sections générales du document MYR
Ecrit une première ébauche du texte (basée sur la révision stratégique de l’HCT)
qui contient
• Chapitre 2 Changements dans le contexte, besoins humanitaires et réponse
0
• Chapitre 3 Progrès vers l’achèvement des objectifs stratégiques et des cibles
29-Mai-11 04-Juin-11
sectorielles
(1 semaine)
• Chapitre 4 Planification avancée
Résumé exécutif
Etablit une ébauche du MYR et l’envoie à toutes les organisations pour révision,
inclus les coordinateurs de cluster, le HC et l’HCT.
Prépare HC project review
Révise tous les projets (nouveaux ou révisés comme approuvés par les
05-Juin-11 09-Juin-11 coordinateurs de cluster, ou projets revalidés préexistant) pour s’assurer que les
(4 jours ouvrables) critères agréés pour la sélection et la priorisation des projets ont bien été
appliqués pour tous les projets et qu’ils correspondent bien à la carte des
besoins évalués.
(Dans cet intervalle, le HC révise les projets mis à jour pour s’assurer qu’ils
08-Juin-11 09-Juin-11
couvrent bien la carte des besoins sans manques ou doublons, reflètent une
(2 jours, en même temps
division égale et juste du travail, sont établis en fonction des évaluations de
que l’étape du dessus)
besoins, et sont raisonnablement budgétés.
0 09-Juin-11 Date limite pour le retour à OCHA sur du document MYR.
Amende and finit le document MYR
OCHA incorpore les commentaires et envoie les documents corrigés au
Coordinateur humanitaire.
Crée une liste d’acronyme pour l’annexe II. (avec le support des coordinateurs
de cluster pour orthographier correctement les acronymes des organisations
membres).
10-Juin-11 14-Juin-11 Trouve quelqu’un d’externe pour relire le texte et donner un retour.
(3 jours ouvrables) S’assure que toutes les parties du document sont écrite dans la même langue.
Vérifie les changements des projets sur OPS en prenant garde aux instructions
du HC.
Envoie le document de terrain final au HC pour approbation. (Si le HC ou la
personne désignée n’est pas disponible, l’approbation est assumée et vous
devriez envoyer le document à la Section CAP d’OCHA-Genève dans les
temps.)
(1 jour) 15-Juin-11 (Le HC approuve le document final)
Pas plus tard que le 16- Envoie le document final à la Section CAP d’OCHA-Genève.
Juin-11
5ROLE & DATES CLES POUR LE COORDINATEURS DE CLUSTER
de à Coordinateurs de Cluster
15-Mai-11 (OCHA informe les clusters et lance la chronologie)
Met à jour l’analyse des besoins et compile les résultats à
jour par rapport aux objectifs escomptés
Compile les informations sur les résultats obtenus; les compare aux
cibles du MYR et aux indicateurs agréés dans le CAP et complète le
16-Mai-11 22-Mai-11 tableau des indicateurs et des cibles (dans le modèle du MYR)
(1 semaine) Révise et écrit l’ébauche de l’analyse des besoins sectorielles prenant
en compte les dernières informations d’évaluation disponible et met à
jour la liste de référence de l’évaluation des besoins pour les
évaluations faites depuis la publication du CAP en conséquence.
Envoie l’analyse des besoins mise à jour et le tableau de monitoring à
OCHA.
(Dans cet intervalle, OCHA regroupe les rapports des clusters, ajoute le
monitoring des indicateurs stratégiques, synthétise les analyse des
18-Mai-11 24-Mai-11
besoins mis à jours par les clusters et envoi le tout à l’HCT pour leur
révision stratégique.)
Dans cet intervalle, le HC:
Révise les résultats des objectifs stratégique à jour et les changements
dans les indicateurs stratégiques de monitoring; revoit les évolutions de
situation et les changements de contexte;
Révise et met à jour l’analyse des besoins sur la base des apports des
25-Mai-11 26-Mai-11 clusters, des objectifs stratégiques, et des limites générales de l’action
(2 jours) humanitaire pour le restant de l’année ;
Se met d’accord avec les donneurs sur un plan pour l’évaluation des
besoins et l’analyse à mettre en place de juin à août en prévoyance du
CAP 2012, incluant qui va le faire, combien ca va couter et qui paiera,
en prenant en compte les rôles et responsabilités définis dans le Guide
opérationnel de l’évaluation des besoins coordonnés.
Ecrit la révision du plan de réponse du cluster (cibles
révisées, indicateurs de base, mise à jour de projets)
Re-cartographie les besoins en fonction de l’analyse de la dernière
évaluation des besoins.
Avec la plénière des clusters et en tirant leçons des dernières activités
et du monitoring présent, révise et revoit, selon besoin, les objectifs
collectifs du cluster et les résultats attendus pour le reste de l’année ; et
met à jour la division du travail pour couvrir la carte des besoins en
conséquence.
Révise tous les projets, nouveaux, proposés et existants, les compare à
la carte des besoins mise à jour et les valide ou revalide. (Il y aura des
possibilités de choix plus détaillées en ce qui concerne les
emplacements "location" sur OPS pour faciliter cette révision aux
coordinateurs de cluster.) La plénière des clusters doit aussi coder
29-Mai-11 04-Juin-11 tous les nouveaux projets avec le Marqueur de Genre.
(1 semaine) NOUVEAU: Sélectionnez quelques-uns des nouveaux Indicateurs de
standard humanitaire de base de l’IASC à ajouter à votre plan de
réponse de cluster, (Vous n’avez pas besoin de supprimer vos
indicateurs originaux de 2011 ; l’idée est simplement de les joindre
maintenant à quelques indicateurs standards de cluster
Tire des leçons des activités passées et du monitoring présent, et guide
les discussions du cluster pour réviser le plan de réponse et les projets
en conséquence.
Donne une priorité et un code de Marqueur Genre à tous nouveaux
projets et révise/modifie, selon ce qui convient, les priorités données
aux projets existants
Ecrit le plan de réponse du cluster révisé et le transmet à OCHA. (Cela
consiste à remplir les tableaux de monitoring – voir modèle. S’il n’y a
pas de changements significatifs dans la situation ou dans les objectifs
à expliquer, pas la peine d’écrire un texte.)
(Suite à la page suivante)
6ROLE & DATES CLES POUR LE COORDINATEURS DE CLUSTER (suite)
de à Coordinateurs de Cluster
Le 04 Juin, Les coordinateurs de cluster révisent les changements de
projets sur OPS. Cliquez "approve" pour les projets nouveaux et
modifiés sur OPS, s’ils reflètent la division du travail et la couverture
convenue dans le cluster.
Révision de l’ébauche du document MYR
Les Coordinateurs de cluster ont quatre jours ouvrables pour réviser
05-Juin-11 09-Juin-11 l’ébauche du MYR et proposer des amendements à OCHA. (les
(4 jours ouvrables) agences devraient partager le document avec leurs homologues
concernés au siège, pour gagner du temps lors de la révision finale des
sièges des agences)
(Dans cet intervalle, le HC révise les projets mis à jour pour s’assurer
08-Juin-11 09-Juin-11
qu’ils couvrent bien la carte des besoins sans manques ou doublons,
(2 jours, en même temps que
reflètent une division égale et juste du travail, sont établis en fonction
l’étape du dessus)
des évaluations de besoins, et sont raisonnablement budgéter.)
0 09-Juin-11 Date limite pour le retour à OCHA sur le document MYR.
10-Juin-11 14-Juin-11
Ajustement des projets sur OPS après le retour du HC
(3 jours ouvrables) Pour les projets modifiés encore une fois après la révision du HC, les
coordinateurs de cluster doivent cliquer « approve » (à nouveau).
(1 jour) 15-Juin-11 (Le HC approuve le document final)
Pas plus tard que le 16-Juin- (OCHA envoie le document final à Genève, et les projets mis à jour
11 sont transférés en ligne.)
7ROLE & DATES CLES POUR LES ORGANISATIONS
de à Organisations
15-Mai-11 (OCHA informe les clusters et lance la chronologie)
Contribue aux infos pour la mise à jour de l’analyse des
besoins des clusters et les résultats à jour par rapport aux
cibles
Transfert l’information au coordinateur de cluster sur les dernières
16-Mai-11 22-Mai-11 réalisations des projets ; partage toute évaluation récente des besoins
(1 semaine) avec le coordinateur de cluster.
Révise les tableaux de financement FTS et communique toute
modification à fts@un.org, en incluant l’usage des fonds sans allocations
spécifiques. (Il ne devrait rien rester dans "cluster not yet specified.")
Enregistrez-vous sur OPS (http://ops.unocha.org) si vous ne l’êtes pas
déjà.
(Dans cet intervalle, OCHA regroupe les rapports des clusters, ajoute le
monitoring des indicateurs stratégiques, synthétise les analyse des
18-Mai-11 24-Mai-11
besoins mis à jours par les clusters et envoi le tout à l’HCT pour leur
révision stratégique.)
Dans cet intervalle, le HC:
Révise les résultats des objectifs stratégique à jour et les changements
dans les indicateurs stratégiques de monitoring; revoit les évolutions de
situation et les changements de contexte;
Révise et met à jour l’analyse des besoins sur la base des apports des
25-Mai-11 26-Mai-11 clusters, des objectifs stratégiques, et des limites générales de l’action
(2 jours) humanitaire pour le restant de l’année ;
Se met d’accord avec les donneurs sur un plan pour l’évaluation des
besoins et l’analyse à mettre en place de juin à août en prévoyance du
CAP 2012, incluant qui va le faire, combien ca va couter et qui paiera,
en prenant en compte les rôles et responsabilités définis dans le Guide
opérationnel de l’évaluation des besoins coordonnés.
Ecrit, avec les coordinateurs de cluster, la révision du plan
de réponse du cluster (cibles révisées, indicateurs de base,
mise à jour de projets)
Ajoute, modifie ou supprime les projets sur OPS pour le 03 juin en
prenant en compte le nouvel accord sur la division du travail au sein du
cluster pour refléter la carte des besoins et la couverture mises à jour.*
29-Mai-11 04-Juin-11 Consultez votre siège pour tous changements de projets (Ils pourraient
(1 semaine) avoir des modifications techniques à faire)
*Notez que sur OPS, vous pouvez voir le statut de financement des
autres projets quand vous ouvrez le projet pour le modifier, sans avoir à
revenir sur FTS. Cliquez simplement sur "FTS Contributions View
contributions recorded on Financial Tracking Service - FTS" en bas du
tableau de budget du projet. Les modifications de fonds demandés
devraient toujours être globales, sans tenir compte du financement reçu
à ce jour.
Révision de l’ébauche du document MYR
Les Organisations ont quatre jours ouvrables pour réviser l’ébauche du
05-Juin-11 09-Juin-11 MYR et proposer des amendements à OCHA. (les agences devraient
(4 jours ouvrables) partager le document ébauché avec leurs homologues concernés au
siège, pour gagner du temps lors de la révision finale des sièges des
agences)
(Dans cet intervalle, le HC révise les projets mis à jour pour s’assurer
08-Juin-11 09-Juin-11 qu’ils couvrent bien la carte des besoins sans manques ou doublons,
(2 jours, en même temps que reflètent une division égale et juste du travail, sont établis en fonction
l’étape du dessus) des évaluations de besoins, et sont raisonnablement budgétés.)
09-Juin-11 Date limite pour le retour à OCHA sur le document MYR.
10-Juin-11 14-Juin-11 Ajustement des projets sur OPS après le retour du HC
(3 jours ouvrables) Modifie les projets sur OPS après les retours du HC.
(1 jour) 15-Juin-11 (Le HC approuve le document final)
(OCHA envoie le document final à Genève, et les projets mis à jour sont
Pas plus tard que 16-Juin-11
transférés en ligne.)
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