Stratégies pour éditer ses documents et brochures facilement - #Apidae - Apidae Tourisme

Stratégies pour éditer ses documents
                      et brochures facilement

Les rencontres du réseau                              #Apidae

Intervenants

      Var Tourisme             OT DRAGA          OT GCAT
 Elisabeth LOFFREDA           Elodie DROUARD   Gaelle REY

Les rencontres du réseau
#Apidae

Le guide tourisme d’affaires
               Var Tourisme
           Séminaire Apidae
                  Aix Les Bains
        28 & 29 novembre 2018

Ordre du jour

         • Le contexte / la problématique
         • La solution
         • La valeur ajoutée ou rôle d’apidae
           dans l’affaire
         • Si c’était à refaire ? / la suite

Le contexte / la problématique

 Attente des professionnels du tourisme d’affaires
  Connaître l’offre des confrères pour pouvoir renseigner leurs clients et
  prospects lorsqu’ils ne peuvent y répondre favorablement,
  Connaître l’offre autour de leur établissement pour agrémenter une
  demande de séminaire (par exemple, vous êtes hôtelier et votre client vous
  demande un lieu extérieur à l’hôtel pour organiser une soirée de gala...).

 Attente de Var Tourisme
  Disposer d’un support imprimable à la demande et utilisable lors des
  opérations de promotion auprès d’une clientèle professionnelle (actions
  avec Provence Côte d’Azur Events, workshops…), et envoyé à tout client ou
  prospect nous en faisant la demande.
  Disposer d’une mise en page assurant la valorisation des critères
  spécifiques à la clientèle tourisme d’affaires

La solution

 Création d’un gabarit « Tourisme d’affaires » Ed’it Yourself avec la solution
  Ed’it Sélect
 Création du sommaire dans Excel
 Création de pages complémentaires dans Word
 Création d’un format PDF dans Adobe Acrobate version Pro, mise en place de
  liens dynamiques dans le sommaire
 Ont été sélectionnés dans cette brochure tous les prestataires varois
  adhérents à l’association PCE ainsi que ceux répondant aux critères du
  règlement intérieur de PCE

La solution (suite)
 La brochure PDF est structurée comme suit :

1.   Un chapitre générique présentant le Var et ses atouts, une liste
     d’événements sportifs majeurs, des informations sur les accès dans le Var.
2.   Un chapitre présentant les fiches des établissements sélectionnés.
     ▪ Ces fiches ont été classées en 4 parties :
          - Littoral varois
          - Arrière pays varois
          - Haut Var Verdon
          - Prestataires d’activités, agences réceptives et traiteurs
     ▪ A l’intérieur des 3 premières parties (grandes zones géographiques du Var),
        les prestataires ont été systématiquement classés d’est en ouest de la façon
        suivante :
          - Centres de congrès
          - Hôtels
          - RT et VV
          - Lieux de réception
          - Institutionnels
3.   Le sommaire est « dynamique » et chacune des 4 parties est séparée par une
     page intercalaire (une photo pleine page)

La valeur ajoutée et le rôle d’apidae
  Valeurs ajoutées

    Animation des membres Apidae pour une saisie qualifiée
    Le + : certains territoires ont validé le partage de la gestion des fiches,
    permettant à Var Tourisme de faire des modifications

    Animation des professionnels pour faire comprendre l’utilisation d’un outil
    partagé Apidae

    Avoir de la souplesse dans la mise à jour d’un document édité en interne

  Rôle Apidae
   Toutes les informations sont regroupées au même endroit => facilité des
   gestion des contenus

    Exploitation de l’aspect Tourisme d’affaires permettant de différencier
    l’affichage des informations d’un même établissement selon l’approche
    clientèle

Si c’était à refaire ? / la suite
 Duplication de ce fonctionnement pour d’autres brochures PDF
  Offre Tour opérateur
  Offre Œnotourisme
  … en 2019 d’autres projets de brochures si évolutions

 Les limites
  Manque de réactivité des prestataires pour un retour de leur mise à jour (50 %)

   Mise en page lourde avec beaucoup de manipulations (Apidae, Ed’it Select, Excel,
   Word, Adobe Acrobate version Pro

   Classement manuel des fiches Apidae dans Ed’it Sélect

 Prendre la solution automatisée Edit Média !!

Les brochures éditées
  Guide Œnotourisme (version anglaise – version françaises)
  Guide Tourisme d’affaires (version anglaise – version française)
  Guide Tours Opérateurs (version anglaise – version française)

Merci de votre attention

La stratégie de gestion des
       éditions évolue

 les solutions technologiques
permettent d’éditer facilement
des documents à la demande
                            avec

le contexte / la problématique
›   Demande importante au comptoir des visiteurs et de nos prestataires touristiques
    des agendas mensuels et hebdomadaires
›   Demandes précises des personnes intéressées par la destination d’avoir un guide
    hébergement personnalisé avec leurs besoins et surtout Á JOUR !!

                   Avant ...
                    › Conception complexe et chronophage des documents prints
                      (indesign)
                    › Informations plus à jour après l’impression du document
                    › Double saisie pour les mêmes informations avec APIDAE

    Comment proposer aux visiteurs un document print simple à réaliser, à jour, en évitant la double saisie avec
    APIDAE?

                                                                                                                   13

La solution

                         Mais qu’est ce que c’est ??
                         ›     Un générateur de brochures touristiques automatisées.
                         ›     Développé en partenariat avec un panel d’Offices de
                               Tourisme, Apimill est une interface intuitive et ergonomique
                               avec de multiples options vous permettant en quelques clics
                               de générer une brochure touristique depuis la base de
                               données Apidae.

A quoi ça sert ??
> Á internaliser la création de ses brochures
> Á procéder à plusieurs éditions au cours de la saison
> Á éditer des brochures très ciblées plutôt qu’une seule brochure très
   générique
> Á générer en quelque clics un document professionnel personnalisé (réponse
   demande comptoir…)
> Á générer régulièrement un agenda des manifestations

                                                                                              14

Valeur ajoutée
Les fonctionnalités
   > Possibilité de coopérer sur les documents (plusieurs comptes dans la
       structure)
   > Créer des chapitres et sommaire
   > Personnaliser aux couleurs de la structure
   > Créer des listings objets par critérisation directe sur l’outil Apimill ou par
       l’intermédiaire d’une sélection Apidae
   > Gérer des critères internes
   > Paramétrer le descriptif court ou thématisé
   > Gérer les impressions couleur ou N&B
   > Nombre de fiches par pages modulable : 6 ou 8 objets
   > Import illimité de couvertures (1ère et 4ème)
   > Personnalisation illimitée des bandeaux d’en-tête de chapitres
   > Edition des objets Apidae
   > Exporte un PDF (en HD, avec traits de coupe et fonds perdus)
   > Termes identiques entre Apimill et Apidae : utilisation simplifiée

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Si c’était à refaire ? / la suite
Les améliorations prévues
> Choix des critères facilité pour un débutant ou une personne qui ne connait pas Apidae
> La facilitation d’insertion d’image dans le doc
> Optimisation des temps de chargement de la bibliothèque photo
> Insertion libres de pages dans tous le documents, n’importe la place.
> Réflexion liée aux disponibilités

        La suite ?
         > L’agence Mill perfectionne l’outil grâce au retour des utilisateurs ( club utilisateurs 2 fois
              par an)
         > Possibilité de faire des retours par mails pour demander des correctifs qui sont traités
              de manière efficace et rapide
         > Mise en place de cet outil au comptoir pour une utilisation continue

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Merci pour votre
attention

   Elodie Drouard
   Office de Tourisme Du Rhone Aux Gorges de
   l’Ardèche
   06 83 38 00 22
   e.drouard@rhone-gorges-ardeche.com          17

L’expérience de Grand Chambéry Alpes Tourisme :
Utilisation de données APIDAE et l’outil Ed’it Yourself
                par la société Fo Design,
               pour diffuser des agendas
                 des listes d’itinéraires
           et de l’information à la demande
     auprès des particuliers mais aussi des socio-
                     professionnels.

Le contexte:
  Un territoire en mouvement issu de 2 fusions = 5 BIT
        (et bientôt 7) : chacun utilisant ses outils,
ses méthodes pour répondre aux demandes du quotidien

La problématique:
    Uniformisation des documents à diffuser à l’accueil, avec une identité
graphique commune, une même façon de communiquer tout en respectant la
              spécificité des demandes due au lieu d’accueil :

                        Ville Culture / Patrimoine

                Thermalisme

                         Station nature / outdoor

Décision prise de s’équiper de
  l’outil Ed’it Yourself
      by Fo Design
  ENFIN !!!! DEPUIS LE TEMPS QUE J’EN
      PARLE A MA STRUCTURE !!!!

Le projet :
• 1 abonnement annuel + création de plusieurs gabarits
  personnalisés en fonction de nos besoins et chartés

• Création par FO Design de bandeaux thématiques, puis en interne
  pour de nouveaux bandeaux : permettant d’illustrer les différentes
  listes d’information

• Création spécialement pour GCAT d’un gabarit d’itinéraires avec
  cartes afin de répondre aux demandes concernant les randos
  pédestres et les randos raquettes.

Mise en œuvre en partant d’

Une sélection qui s’importe     Un panier APIDAE (Fêtes et
dans EYS et qui se met à jour   manifs, PCU, Eqpmt, …) qu’on
  en temps réel dans EYS        importe dans EYS
  = « Mes sélections SIT »      = « Mes sélections »
                                2 clicks de plus mais permet
                                plus de souplesse

                           ET HOP !

Nos réalisations :

Agenda de manifestations - liste

Fiche rando avec carte

Agenda du week-end avec focus

Visites et activités familles vacances - panier

Les + / les - :

• Pratique, facile, rapide et   • Gabarits figés : on ne
  professionnel                   peut pas les modifier
• Qualification de la           • Nombre de bandeaux
  données APIDAE                  intégrés dans EYS limité.
• Les modifications dans        • Documents générés
  APIDAE sont prises en           uniquement en PDF
  compte dans la ½ h              format A4 basse
• Une hotline de qualité          définition
  +++

Le bilan après 2 ans d’utilisation :
    Bilan positif : on adore et nos clients aussi !

        Une relecture des éditions par EYS est nécessaire
pour un rendu optimal des éditions car les erreurs de saisie restent
                           possibles.

                   SI C’ÉTAIT À REFAIRE :

               ON SIGNE TOUT DE SUITE !

Développements prévus : nouveaux gabarits, utilisation du
     multi-horaire….. Plein de nouvelles aventures !

         Merci pour votre écoute !

                  Des questions

                         ?
#TeamApidaeGCAT #Apidaelovers