Véronique CHARPENET-BOUCHARD - Conseil en Marketing & Communication Tous droits réservés - CCI Nancy

« Les rendez-vous du Tourisme »
       Proposé par la CCI de Meurthe-et-Moselle

Véronique CHARPENET-BOUCHARD
  Conseil en Marketing & Communication

      Tous droits réservés

OBJECTIFS…
Cette rencontre a pour objectifs :

  De vous aider à réfléchir à l’adéquation de
  votre offre vis-à-vis de la demande

  D’identifier des pistes pour vous différencier

  De vous donner quelques clés pour construire
  une offre adaptée et la commercialiser

Au sommaire…

 1ère Partie : Le marché des séminaires

 2ème Partie : Création / mise en adéquation
 offre séminaire

 3ème Partie : Commercialiser son offre
 séminaire

EXTRAIT

1ère Partie :
Le marché des séminaires

Un marché sensible…
  Marché très impacté par la crise, particulièrement en 2009

  Fragilité encore très marquée en 2010

  Reprise constatée en 2011, mais marché très volatil et pression
  forte sur les prix

    Selon le Baromètre de l’Observatoire du Tourisme d’Affaires© Bedouk Meetings &
    Events Media – Coach Omnium présenté sur le salon Bedouk chaque année, les
    dépenses des entreprises sur le secteur représentaient 8,91 milliards d’euros
    (+1,2%) en 2011.

    Tendances similaires constatées par l’Etude Bedouk/ANAé (réalisée par Cabinet
    V.Charpenet-Bouchard) 2,2 milliards d’euros de chiffres d’affaires estimés pour le
    Marché des Agences Evénementielles, 2011 renouant avec le niveau d’activité
    de 2008

Un marché sensible…
  Une activité encore sensibilisée en 2012, se situant
  légèrement en dessous de celle enregistrée en 2011

  Les acteurs comptent sur un rééquilibrage grâce à
  une + forte activité sur le 2e semestre.

  Le manque de visibilité & le climat anxiogène
  persistent

Le séminaire,
un format privilégié

  Organisé par la plupart des entreprises,
  le Séminaire est le type de réunion
  professionnelle le plus répandu

Les critères
de choix prioritaires…
  Localisation / Accès (en lien avec objectifs stratégiques et
  opérationnels/ intérêt spécifique)
  Capacité et disponibilité, en particulier pour les
  séminaires résidentiels (préférence pour unité de lieu
  réunion/hébergement)
  Rapport Qualité/Prix (prestation de qualité, bons
  équipements, prix compétitifs, avec un maximum de
  prestations comprises)
  Le cadre (en particulier s’il n’y a pas de programme en
  dehors de la réunion)
  Réactivité et compétitivité lors des demandes de devis,
  gage du professionnalisme
  La restauration (qualité et capacité adaptation au
  programme)

EXTRAIT

2ème Partie : Création / mise
en adéquation offre séminaire

Par où commencer ?
  S’assurer d’être en capacité de délivrer ou de mettre
  en œuvre les mesures pour délivrer des prestations à
  la hauteur des exigences du secteur dont les règles
  d’or sont :

    Professionnalisme,
    Efficacité/réactivité,
    Flexibilité
    Créativité

Par où commencer ?
  Assurer que votre produit/votre offre sont adaptés
  au marché et répondent au niveau d’exigence des
  clients
  En s’appuyant sur les tendances présentées plus tôt
  En rafraichissant régulièrement vos connaissance du
  marché (de nombreuses sources disponibles, études,
  conférences/salons, articles sur les tendances, tendances des
  demandes de devis etc…)
  En suivant et en analysant l’offre de la concurrence (veille
  concurrentielle locale/ produits similaires région ou régions
  similaires)
  En analysant votre taux de concrétisation (nombre demandes
  de devis vs/concrétisation business)
  En motivant les remontées d’informations de la part des clients
  et en mesurant le taux de satisfaction de vos clients (suivi demandes
  devis, entretien clôture manifestation, formulaires satisfaction,
  commentaires internet/e-reputation…)

ADN des offres séminaires
des chaînes hôtelières …
 Depuis de nombreuses années les
 groupes hôteliers internationaux sont à
 l’écoute des évolutions des besoins
 spécifiques des organisateurs de
 réunions
 Ils disposent donc d’engagements stricts
 et solides sur lesquels ils peuvent
 s’appuyer & communiquer

ADN des offres séminaires
des chaînes hôtelières …
 Les standards spécifiques & programmes
 marketing qu’elles mettent en avant
 s’appuient sur les avantages suivants :
   Prise en compte des demandes et besoin des
   clients (avant, pendant et après l’événement)
   Rapidité, qualité et flexibilité de réponse
   Personne dédiée & assistance technique
   Equipement/installation des salles (nouvelles
   technologie/télécommunications & projection,
   WIFI gratuit, confort, dispositions, sièges,
   nappage, sous-mains, blocs papier, stylos,
   bouteille d’eau …)

ADN des offres séminaires
des chaînes hôtelières …
   Avantages exclusifs pour l’organisateur (nuit
   offerte pour l’organisateur au repérage,
   gratuité animateur de la réunion…)
   Restauration & pauses adaptées
   Accès aux services spécifiques de
   l’établissement pour les participants (spas,
   business center…)

  Et vous que proposez-vous ?

Définir un positionnement
     Après avoir répondu aux questions comme :

        Qui : qui sommes-nous (typologie lieu/équipement)
        Quoi : quelle est notre activité? (prestations principales)
        Pour qui : quel est notre public? (groupes
        affaires/entreprises, typologie, zone géographique)
        Quel besoin : quelles sont les exigences spécifiques de
        nos clients? (A affiner en fonction de la cible spécifique
        visée selon nos capacités)
        Contre qui : avec qui sommes-nous en concurrence ?

     Il est impératif d’identifier les atouts « différenciants » :
         En quoi sommes-nous différents : qu'est-ce qui nous
         différencie des concurrents ?
         Quel bénéfice (de préférence unique) apporte-t-on au
         client ?

Forfaits incontournables

  Journée d’étude (ou journée de travail)
  Séminaire résidentiel ou semi-
  résidentiel

  en sachant qu’à présent de nombreux
  établissements pratiquant le Yield Management, la
  déforfaitisation est de plus en plus répandue ; les
  tarifs forfaitaires sont toutefois indispensables à
  titre de prix d’appel

Proposer des offres promotionnelles
bon prétexte/produit d’appel à diffuser via son site
          e-newsletter propre ou partenaires…
internet, e-
  Prévoir d’indiquer dans le descriptif :

    Nom de l’établissement
    Argumentaire vente du lieu (atouts différenciants)
    Descriptif de l’offre (ce qu’elle comprend et ne comprend pas,
    type de réduction, valeur ajoutée pour le client…en cas de
    prix, privilégier si possible un prix HT, suppléments etc…)
    Conditions d’application de l’offre « offre soumise à
    conditions » (Dates de validité, cible spécifique, mode de
    réservation, contact/coordonnées propres ou partenaire selon
    les accords de diffusion, référence de l’offre à rappeler pour
    bénéficier de l’offre…)

                               17

EXTRAIT

3ème Partie : Commercialiser
son offre séminaire

Méthodes de commercialisation
 Les méthodes dites « traditionnelles »
 sont incontournables sur ce marché où
 l’humain a toute sa légitimité
   Prospection/téléprospection vers les
   entreprises locales/zone primaire et marché
   émetteurs
   Gestion relation clients/ GRC (gestion base
   de données et exploitation pour actions
   commerciales ciblées et planifiées)
   Mailing/E-mailing
   Sales Blitz

Méthodes de commercialisation
   Salons & workshops professionnels (présence
   individuelle ou collective / représentation
   régionale, Atout France… En France, Bedouk
   MC&IT Paris Fév, Heavent Meetings Sud
   Cannes Mars, Meedex, Paris Avril, Réunir Paris
   Sept, Heavent/Séminaires expo Paris. Nov et
   aussi de nombreux événements régionaux
   Séminaires Business Rhône-Alpes à Lyon,
   MICE Place Nord à Lille…)
   Partenariat avec apporteurs d’affaires (Meeting
   Planners, bureaux représentations,
   mutualisation prospection…)
   Outils de communication dynamiques

Améliorer sa visibilité sur Internet
(conseils spécifiques développés pendant la conférence)

     Optimisation site internet / contenu
     Référencement naturel, payant…
     Guides incontournables/moteurs de
     recherche
     Sites internet/services apporteurs d’affaires

Conclusion/ Les top priorités
 Rester à l’écoute du marché
 Jouer la carte de ses atouts différenciants
 (équipements/thématiques..)
 Structurer son approche commerciale interne &
 externe
 Mettre en place des offres claires, compétitives et
 originales (commercialisation et gestion des
 demandes)
 Disposer d’un site internet opérationnel, présentant
 des avantages, facile d’utilisation et bien référencé
 Développer sa communication et son réseau
 d’apport d’affaires
 Mettre en place un plan d’actions avec rétroplanning
 et suivi des retours des actions