VOUS ETES MEMBRE DE L'EQUIPE DE DIRECTION (CHEF D'ETABLISSEMENT, GESTIONNAIRE)

VOUS ETES MEMBRE DE L’EQUIPE DE DIRECTION
              (CHEF D’ETABLISSEMENT, GESTIONNAIRE)

A. CONNEXION
                                              .

                                              Pour accéder à l’extranet Karta :
                                              http://applications.region-
                                              bretagne.fr/crbsimplicite/jsp/index.jsp

                                              puis compléter les champs « utilisateur » et « mot
                                              de passe » avec les codes qui vous ont été
                                              communiqués.

Pour l'équipe de direction, votre intervention se décompose en trois temps :
- une phase de mise en place du contrat (suivie d'actualisations sur les années 2 et 3),
- une phase de validation ou non de chaque projet pédagogique
- une phase de bilans pour les projets réalisés (tous les ans) et pour la fin du contrat (tous les
trois ans).

Voici la page d’accueil de votre établissement :

                                                                           Votre statut et votre
                                                                           établissement

                                

                              

                                                             

                                                                                                   1

Votre page d'accueil se compose de 3 tableaux

 « Les appels à projet »
Ce tableau récapitule, à titre indicatif, les dates d'appel à projet proposées pour l'année en cours
et les passages en commission permanente correspondants.
Vous aurez la possibilité d'en choisir une ou deux dans le tableau « contrat en cours ».
 « Contrat en cours »
Pour permettre à l’équipe pédagogique de saisir ses projets, il est impératif pour l'équipe de
direction en amont de créer le contrat.
A noter que seule l'équipe de direction dispose d'un accès modificatif sur ce tableau. L'équipe
pédagogique peut seulement le consulter. Les contrats précédents sont accessibles en cliquant
sur le bouton «Gérer les contrats ».

 « Les projets de l'année scolaire en cours »
Ce tableau est accessible tant par l'équipe de direction que par l’équipe pédagogique mais à des
niveaux d'intervention différents :

- l'équipe de direction :
       . consulte les projets,
       . les propose ou non à la Région,
       . saisit les bilans financiers,
       . suit l'évolution administrative de chaque dossier,
       . a la possibilité d’imprimer, d’exporter des données.

- l'équipe pédagogique
       . saisit ses projets afin de les soumettre à l'équipe de direction ainsi que le bilan éducatif
         lorsque l'action est terminée,
       . consulte l’ensemble des projets mais n’a pas accès au suivi financier de chaque dossier
         (montant proposé, taux d’intervention, montant voté, recalculé…),
       . a la possibilité d’imprimer, d’exporter des données.

Pour accéder à l'historique des projets menés dans l'établissement, cliquer sur « Accéder aux
projets ». Cet accès vous permettra également en fonction des filtres retenus (année scolaire,
statut de l'action) de rédiger les bilans financiers en attente.

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B. LA CREATION DU CONTRAT (tableau )
Cliquer sur « Créer » (voir tableau précédent)

Voici la page d’accueil :

Les différents champs sont à compléter par le chef d’établissement.

Sur la partie gauche,
Compléter la « 1ère année ». (La durée, le statut, la date de création et de modification sont
grisés car ils s'incrémentent automatiquement) et «enregistrer».
Cette 1ère information renseignée, le statut apparaît alors en «brouillon», vous pouvez
commencer la rédaction des autres onglets de la partie droite.

Sur la partie droite,
Trois onglets sont à compléter :
- Les priorités (diagnostic des forces et faiblesses, origine des élèves, priorités de la politique
  éducative ;
- Les axes de travail retenus (deux au minimum sur les 5 proposés)
- La ou les deux dates d'appel à projet retenue(s).
 Pour rappel, soit :   . une seule date de dépôt : en juin ou en octobre ou en décembre ;
                       . deux dates de dépôt : soit en juin et en octobre ou soit en juin et en décembre
 Cliquer sur la ou les deux dates retenue(s).

La saisie de ces différents champs peut s'effectuer en plusieurs fois. Il suffit simplement
d’«enregistrer» à chaque fin de saisie, le contrat reste en statut «brouillon».

Lorsque tous ces champs obligatoires sont bien complétés, «valider».

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Le contrat passe donc du statut de «brouillon» à «en cours».
Le contrat est donc «en cours» de validité durant les trois ans à venir mais il est toujours
possible pour le chef d’établissement de l'actualiser (mise à jour des appels à projet retenus,
ajout d'un ou plusieurs axes en début de 2ème et 3ème année),
Les onglets concernant les évaluations qualitatives globales ou par axe ne sont à compléter qu'à
l'issue des trois ans du contrat.

Exemple :

Une fois le contrat créé, c'est au tour de l'équipe pédagogique d'intervenir en enregistrant ses
projets et en les soumettant ensuite à l'équipe de direction.

C. LA VALIDATION DES PROJETS

Les projets finalisés par l’équipe pédagogique sont soumis au chef d’établissement.

L'équipe de direction peut différencier visuellement très rapidement ceux qui sont encore en
statut « brouillon » et ceux « soumis au chef d’établissement ».

Le chef d’établissement valide les projets un par un (et non globalement) en cliquant sur chacun
d’entre eux pour avoir la possibilité :
    - de modifier directement la saisie,
    - ou de faire « un retour à l’équipe pédagogique » s’il estime nécessaire de préciser
         certains éléments. Il reviendra donc au porteur du projet de le modifier et de le soumettre
         à nouveau à son chef d’établissement ;
    - ou de le « proposer à la Région » et ainsi le valider.
Une fois soumis à la Région (statut « proposé à la Région), il n’est plus possible d’agir sur ces
projets.
Attention : passé la date limite de dépôt de projets, il ne sera plus possible techniquement
de rajouter un projet.

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D. SUIVI DES PROJETS

Au cours de l'année scolaire, la consultation de l'extranet est possible pour voir l'évolution des
projets et connaître ainsi :
- l’avis donné par le service instructeur de la Région (favorable ou défavorable) avant le vote en
   Commission permanente
- le montant voté par la commission permanente et le taux d'intervention
- le montant recalculé après réception du bilan financier.
A noter que l’aspect financier n’est pas accessible par l’équipe pédagogique.

Il existe plusieurs statuts pour un projet éducatif :
. Brouillon : l’équipe pédagogique est toujours en cours de saisie
. Soumis au chef d’établissement : l’équipe a terminé sa rédaction et l’a validée.
. Proposé à la Région : le Chef d’établissement a validé le projet et l’a transmis à la Région pour
instruction.
. En attente des bilans: le montant de la subvention a été voté en commission permanente,
l’action est en cours de réalisation. Lorsqu’elle sera terminée, l’équipe pédagogique devra saisir
son bilan éducatif, et l’équipe de direction, son bilan financier.
. En attente du bilan financier : l'équipe pédagogique a saisi son bilan et l'a soumis à l'équipe
de direction. Reste le bilan financier à saisir.
. Bilans saisis : Ce statut induit que les deux bilans (éducatif et financier) sont bien saisis et
validés. Si un seul des deux est validé et l’autre pas, il ne sera pas possible d’arriver à cette
étape.
. Soldé : le service instructeur a bien reçu le bilan financier papier revêtu de la signature du
responsable comptable et a traité le projet pour le clôre.
. Refusé : le chef d'établissement ne valide pas le projet.
. Rejeté : le projet a reçu un avis défavorable de la Région et ne sera pas soutenu
. Annulé : le projet n’a pu être réalisé.

E. LA REDACTION DES BILANS

       . Les bilans financiers des projets éducatifs :

Chaque année, ils sont à compléter par le gestionnaire dans la rubrique financière située dans
l’onglet « Budget ».
Jusqu’au vote de la Région validant le montant de subvention attribué, seul le budget
prévisionnel (préalablement complété par l’équipe pédagogique) apparaît sur l’écran.

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Exemple :

Une fois le projet validé et voté par la commission permanente, le statut du projet devient « en
attente des bilans » et le tableau du budget prévisionnel s’agrémente ainsi d’une dernière
colonne « bilan financier » avec les dépenses et recettes réalisées à compléter par l’équipe de
direction. En effet, l’équipe pédagogique n’a pas la main pour renseigner celui-ci.

Exemple :

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A contrario, le «bilan éducatif» est accessible uniquement par l’équipe pédagogique pour être
complété et seulement consultable par l’équipe de direction. Ce n'est qu'une fois que celui-ci est
saisi par l'équipe éducative que l'équipe de direction pourra saisir le bilan financier.

Lorsque tous les bilans financiers sont complétés et validés, les exemplaires papier revêtus de la
signature du responsable financier attestant ainsi de l’exactitude du contenu des bilans, sont à
adresser aux services de la Région, à la fin de l’année scolaire en cours.

Pour imprimer un bilan financier, cliquer sur l'imprimante située dans la 1ère colonne du tableau
 et sélectionner l'export du bilan financier.

       . Les bilans (global et par axe) du contrat de trois ans (tableau)

- Tous les trois ans, ils sont à saisir par le chef d’établissement.
Pour cela, différentes questions sont à compléter dans chacun des onglets du tableau de la
page d'accueil «Contrat en cours » (pour rappel, voir tableau page 1).
Une fois la saisie terminée, l'enregistrement clôturera l'année, à condition bien sûr que les bilans
aient tous été complétés*.
Le statut du contrat passera donc de « en cours » à « clos » et il sera possible de renouveler un
contrat de trois ans.

*En effet, la création d'un nouveau contrat n'intervient qu'à l’issue des 3 années de
contractualisation quand tous les bilans sollicités sont complétés :
   - par le chef d'établissement (le bilan global du dispositif Karta et les évaluations par axes
       sur les trois ans écoulés)
   - par le gestionnaire (bilans financiers annuels des projets éducatifs)
   - par l'équipe pédagogique (pour les bilans éducatifs annuels des projets).

F. LES IMPRESSIONS

Pour imprimer un projet, dans le tableau des « Projets en cours » (tableau  ), cliquer sur
l'imprimante située dans la 1ère colonne du tableau.
Pour réaménager les colonnes (masquer, prioriser...), cliquer sur l'onglet « Plus » pour organiser
vos préférences.
Enfin, la loupe permet d'organiser des tris en fonction des requêtes souhaitées

En cas de besoin, n’hésitez pas à joindre :
le support informatique de la Région au 02 99 27 15 42
ou votre correspondante Karta :

                Réjane DELESTRE, pour les départements 29 et 56
                rejane.delestre@region-bretagne.fr au 02 99 27 15 33

               Véronique BESSEAU pour les départements 22 et35
               veronique.besseau@region-bretagne.fr au 02 99 27 11 05

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