AES Documentation Release 0.5 - IMIO

 
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AES Documentation
          Release 0.5

                 IMIO

             Jul 13, 2017
AES Documentation Release 0.5 - IMIO
CONTENTS

1   Checklist avant lancement de projet !                                                                                                                                                            2
    1.1 Introduction . . . . . . . . . . .          .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .    2
    1.2 Signalétique . . . . . . . . . . .          .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .    2
         1.2.1    Import des données . . .          .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .    2
         1.2.2    Ecole . . . . . . . . . .         .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .    2
         1.2.3    Implantation . . . . . . .        .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .    3
         1.2.4    Lieu d’accueil . . . . . .        .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .    3
         1.2.5    Parent . . . . . . . . . .        .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .    3
         1.2.6    Enfant . . . . . . . . . .        .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .    3
         1.2.7    Activité . . . . . . . . .        .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .    4
         1.2.8    Catégorie d’activité . . .        .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .    5
    1.3 Journée pédagogique . . . . . . .           .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .    5
    1.4 Liste de prix . . . . . . . . . . .         .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .    5
    1.5 Smartphone . . . . . . . . . . . .          .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .    6
    1.6 QR-Codes . . . . . . . . . . . .            .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .    7
    1.7 Communication . . . . . . . . .             .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .    7

2   Connexion à AES pour la première fois                                                                                                                                                            9
    2.1 Introduction . . . . . . . . . . . .            .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .    9
    2.2 Création du raccourci sur le bureau             .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .    9
    2.3 Connexion . . . . . . . . . . . . .             .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .    9
    2.4 Changement du mot de passe . . .                .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .    9

3   Pointage des accueillantes                                                                                                                                                                      10
    3.1 Introduction . . . . . . . .    .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   10
    3.2 Signalétique . . . . . . . .    .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   10
          3.2.1   Liste des présences   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   11
    3.3 Rapport des présences . . .     .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   12
    3.4 Gerer les erreurs . . . . . .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   12

4   Inscriptions                                                                                                                                                                                    14
    4.1 Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .                                      .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   14
    4.2 Signalétique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .                                      .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   14
    4.3 Encodage des inscritpions . . . . . . . . . . . . . . . . . .                                       .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   14
    4.4 Rapport des inscriptions . . . . . . . . . . . . . . . . . . .                                      .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   14
    4.5 Exemples d’utilisation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .                                      .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   15
          4.5.1  Utilisation sans scan . . . . . . . . . . . . . . . .                                      .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   15
          4.5.2  Utilisation du scan Simple . . . . . . . . . . . . .                                       .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   16
          4.5.3  Utilisation du scan avec plusieurs tranches horaires                                       .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   16

                                                                                                                                                                                                     i
AES Documentation Release 0.5 - IMIO
5    Piscine                                                                                                                                                                                           18
     5.1 Introduction . . . . . . . . . . . .              .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   18
           5.1.1 Inscriptions avec les dates               .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   18
           5.1.2 Inscriptions sans les dates .             .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   19
           5.1.3 Les scans . . . . . . . . .               .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   19

6    Facturier                                                                                                                                                                                         21
     6.1 Introduction . . . . . . .    .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   21
     6.2 Signalétique . . . . . . .    .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   21
     6.3 Génération des PDF . . .      .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   21
     6.4 Mode d’envoi de la facture    .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   21
          6.4.1   Factures courrier    .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   22
          6.4.2   Email facture . .    .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   22

7    Configuration des smartphones                                                                                                                                                                     23
     7.1 Introduction . . . . . . .    .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   23
     7.2 Prérequis . . . . . . . . .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   23
     7.3 Configuration . . . . . . .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   23
     7.4 Dans l’application . . . .    .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   24

8    Trucs et astuces                                                                                                                                                                                  25
     8.1 Introduction . . . . . . .    .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   25
     8.2 QR Code . . . . . . . . .     .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   25
     8.3 Smartphones . . . . . . .     .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   25
           8.3.1   Point d’attention   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   25
     8.4 Facturier . . . . . . . . .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   .   26

9    Indices and tables                                                                                                                                                                                27

ii
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AES Documentation, Release 0.5

Contents:

CONTENTS                                1
AES Documentation Release 0.5 - IMIO
CHAPTER

                                                                                                                    ONE

                                       CHECKLIST AVANT LANCEMENT DE PROJET !

1.1 Introduction

Avant de se lancer dans l’implémentation de la solution AES, il est important de se poser les bonnes questions qui
feront de ce projet une success story.
Certaines réponses se trouvent dans le règlement communal.

1.2 Signalétique

1.2.1 Import des données

Il est possible d’importer les fiches signalétiques enfant et parent venant de fichiers xls. Les logiciels de gestion d’école
peuvent exporter ce genre de fichiers, il faut cependant faire attention à quelques détails.
    • Est-ce que les données sont à jour ?
              – En septembre, c’est rarement le cas !
              – Il peut être intéressant d’utiliser un formulaire d’inscription.

            ex. Formulaire
            Cela permet d’être à jour rapidement

    • Format d’export
         – Demander aux directeurs d’écoles de respecter le même format d’export

                   * Ordre des colonnes
                   * Libellé des colonnes

                 ex. format.xls

1.2.2 Ecole

On parle ici de l’entité administrative (direction), dont dépendent une ou plusieurs implantation(s)
Champs obligatoires :

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    • Nom
    • Adresse

1.2.3 Implantation

On parle ici du batiment qui dépend d’une école (direction)
Champs obligatoires :
    • Nom
    • Adresse
    • Nom de l’école dont elle dépend

1.2.4 Lieu d’accueil

Le lieu d’accueil est l’endroit ou se déroule une activité, il peut être partagé par plusieurs implantations scolaires.
Champs obligatoires :
    • Nom
    • Adresse
    • Liste des implantations scolaires qui sont susceptibles d’y organiser des activités

1.2.5 Parent

Personne responsable à qui les documents seront adressés
    • Nom
    • Prénom
    • Adresse
    • Différenciation positive (Rapport ONE)
    • Mode d’envoi des documents (facture, invitation à payer,...)
            Valeurs possibles
              – Courrier
              – Email
              – Courrier et email

1.2.6 Enfant

Dans le cas d’enfant de parents séparés, l’enfant est encodé 2 fois dans l’application afin de simplifier la gestion
administrative.
    • Factures séparées papa et maman.
    • Attestations fiscales séparées.
    • Les parents n’ont pas de visibilité sur la facturation de leur ex conjoint.

1.2. Signalétique                                                                                                         3
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Champs obligatoires :
    • Nom
    • Prénom
    • Implantation scolaire
    • Niveau
            Valeurs possibles
               – 1ère maternelle
               – 2ème maternelle
               – 3ème maternelle
               – 1ère primaire
               – 2ère primaire
               – 3ère primaire
               – ...
               – 6ème primaire
    • Date de naissance
    • Parent responsable

1.2.7 Activité

On entend par activité, toute période de temps nécessitant le suivi de la présence de l’enfant ex. Accueil du matin,
repas de midi, bricolage du mercredi ...
Champs obligatoires :
    • Nom
    • Niveau auquel s’adresse l’activité
            Valeurs possibles
               – Maternelle
               – Primaire
               – Maternelle et primaire
    • Est-ce une activité sur inscription uniquement ?
    • Quand est-ce que l’activité a lieu ?
         – Jour de la semaine
         – Horaire (heure de début et heure de fin)
    • Lieux d’accueil (plusieurs valeurs possibles)
    • Est-ce subsidié par l’ONE ?
    • Est-ce que cette activité doit apparaître sur l’attestation fiscale ?
    • Catégorie d’activité
    • Est-ce qu’il y a des regroupements de plusieurs implantations scolaires sur le même lieu d’accueil ?

4                                                              Chapter 1. Checklist avant lancement de projet !
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1.2.8 Catégorie d’activité

Les activités sont gérées par des pouvoirs organisateurs qui sont parfois indépendants et qui ont leurs propres règles,
c’est ici que nous allons les définir.
    • Logo à utiliser sur les documents
    • Numéro de compte bancaire
    • Communication structurée
         – Préfixe (les 3 premiers chiffres)
                 il peut être différent pour :

                   * L’invitation à pré-payer
                   * La facture
                   * Le rappel
         – Format du document, le mieux est de demander un exemple au responsable financier

              * Invitation à pré-payer
              * Facture
              * Rappel

1.3 Journée pédagogique

    • Avez-vous déjà les dates ?
    • Faut-il être inscrit ?
    • Y a-t-il des garderies avant et/ou après la journée pédagogique ?
    • Où est organisé l’accueil ces jours là ?

1.4 Liste de prix

    • Quel prix est associé à quelle activité ?
    • Réduction en fonction de la position de l’enfant
         – Lister ces réductions
         – Comment est calculée la position de l’enfant

              * Regroupement
                    · Par parent
                         En cas de famille recomposée habitant sous le même toit, les 2 familles sont prises séparé-
                         ment
                    · Par adresse
                         En cas de famille recomposée habitant sous le même toit, les 2 familles sont considérées
                         comme une fammille unique

              * Calcul de la position

1.3. Journée pédagogique                                                                                               5
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                      · Absolue
                          la position de l’enfant est sa position par ordre décroissant sur la date de naissance
                      · Par présence à l’activité
                          la position de l’enfant est sa position par ordre d’arrivée à l’activité
                      · Par nombre
                          la position de l’enfant est déterminée par le nombre d’enfants présents à l’activité
         – Unité de temps

              * Minute
              * 15 minutes
              * 30 minutes
              * 60 minutes
              * ...
         – Tolérance
                Il est possible de paramètrer une tolérence exprimée en minute pour le calcule de la durée.

                ex. unité : 30 minutes, tolérancce 5 minute
                      durée mesurée 34 minutes -> durée facturée 1*30 minutes
                      durée mesurée 36 minutes -> durée facturée 2*30 minutes

         – Avez-vous un système de pénalité pour les retard, si oui lequel ?
         – Avez-vous des plages horaires gratuite ?
         – Avez-vous des périodes d’étude qui doivent être décomptée ?

1.5 Smartphone

Le smartphone est utilisé par les accueillantes pour enregistrer les présences des enfants.
    • Le smartphone est dédié à la gestion des présence
    • Un smartphone minimum par lieu d’accueil
    • Le smartphone reste sur le lieu d’accueil
    • Penser à sécuriser le smartphone pour le protéger du vol
    • Penser à la connexion Internet
            Le smartphone s’utilise en mode déconnecté d’Internet, cependant il faut absolument une connexion
            une fois par jour pour transmettre les données au serveur.
              – wifi
                       Attention !

                       * Pas toujours disponible.
                       * Certains directeurs d’école sont contre pour des raisons de santé.

6                                                                Chapter 1. Checklist avant lancement de projet !
AES Documentation, Release 0.5

                            Dans ce cas, il possible d’utiliser une prise avec minuteur qui active le wifi la
                            nuit pour la transmission et qui le désactive quand les enfants sont à l’école
              – 3G

                    * Pas toujours disponible
                    * Un abonnement est obligatoire, le plus petit convient parfaitement

1.6 QR-Codes

Il en faut un par enfant
    • Ils sont habituellement distibués dans les écoles, par classe afin de ne pas désorganiser l’accueil les premiers
      jours
    • Il n’est pas forcément nominatif, le nom de l’enfant apparait sur le smartphone au moment du scan,
            il est donc très facile pour l’accueillante de vérifier que le QR-Code appartient bien à l’enfant.
    • Fabrication
         – Il est possible de les imprimer via l’application

                    * Plastifié
                    * Papier indéchirable (utilisé dans les aéroports)
                           PAPIER POLYESTER INDECHIRABLE EN 195µ FORMAT A4

                    * Prévoir des anneaux (porte clef)
                    * Prévoir des rivets (utilisé au service population)

1.7 Communication

Communiquer sur les changements est primordial pour la réussite du projet, la difficulté n’est pas sur la technique
mais bien sur l’aspect humain. Il faut prévoir un courrier qui explique aux parents les changements.
    • Le QR-Code contient uniquement un identifiant interne qui ne représente rien en dehors du contexte de
      l’application.

            ce QR-Code contient juste l’identifiant : “1”
    • Insister sur les avantages

1.6. QR-Codes                                                                                                       7
AES Documentation, Release 0.5

       – Gain de temps pour les accueillantes qui peuvent ainsi mieux se consacrer à l’accueil des enfants.
       – Transparence pour la facturation.
       – Gain de temps pour les coordinateurs qui peuvent dès lors mieux se concentrer sur leur projet ATL.

8                                                        Chapter 1. Checklist avant lancement de projet !
CHAPTER

                                                                                                                     TWO

                                        CONNEXION À AES POUR LA PREMIÈRE FOIS

2.1 Introduction

Une fois que vous avez reçu le lien, votre identifiant et le mot de passe, vous pouvez dès maintenant accéder à
l’application. L’application a souvent :
    • Url : https://ville-aes.imio-app.be (ville étant le nom de votre commune)
    • Identifiant : adresse mail
    • Mot de passe : nom de votre commune (il est provisoire, vous allez le changer)

2.2 Création du raccourci sur le bureau

Pour créer un raccourci sur le bureau, c’est très simple.
Il vous suffit de faire un clique droit sur votre bureau (à un endroit où il n’y a pas d’icône, de dossier, d’application,...),
de choisir “Nouveau” - “Raccourci”. Pour la première fenêtre vous pouvez indiquer l’url du lien de l’application
(https://ville-aes.imio-app.be) - suivant - la seconde fenêtre vous demandera comment appeler le raccourci (Le nom
“AES” est un bon exemple).
Après confirmation, votre raccourci est à présent créé sur votre bureau.

2.3 Connexion

Lorsque vous vous rendez sur l’url fourni, il vous demande votre Email et votre Password.
Vous pouvez donc entrer votre email et votre mot de passe communiqués auparavant.

2.4 Changement du mot de passe

Lorsque vous êtes entrés dans l’application, dans le bandeau noir en haut à droite, votre nom ou email apparaît.
Vous pouvez cliquer dessus et choisir “Préférences”. Une fenêtre apparaît. En dessous de votre nom, vous avez
“Changer le mot de passe” écrit en bleu.
Il vous demandera de changer le mot de passe, en inscrivant l’ancien et de donner le nouveau deux fois pour confir-
mation.
Après cette opération l’application vous “éjecte” afin de vous reconnecter avec le nouveau mot de passe.

                                                                                                                             9
CHAPTER

                                                                                           THREE

                                                        POINTAGE DES ACCUEILLANTES

3.1 Introduction

Gestion des présences des accueillantes

3.2 Signalétique

Horaire hebdomadaire : Nombre d’heures moyen que l’accueillante doit prester par semaine

10
AES Documentation, Release 0.5

3.2.1 Liste des présences

Cette liste présente toutes les présences des accueillantes.

Supprimer une présence

Sélectionner une ou plusieurs présence(s) via la case à cocher qui se trouve à gauche de chaque ligne, ensuite cliquer
sur “autres options/supprimer”

3.2. Signalétique                                                                                                  11
AES Documentation, Release 0.5

Ajouter une présence

Si une accueillante a oublié de scanner son QR-Code, il faut ajouter la présence manuellement. cliquer sur “Créer” en
haut de la liste.

Modifier une présence

Cliquer sur la présence à modifier et ensuite sur le bouton “Modifier” en haut du formulaire. Ne pas oublier de cliquer
sur “Enregistrer”

3.3 Rapport des présences

Le rapport des présences des accueillantes présente les présences cumulées par accueillante et par jour, on y retrouve
les informations suivantes :
     • Semaine : ex. 30/19 -> semaine 30 pour laquelle l’accueillante devait prester un total de 19h
     • Horaire du jour : le nombre d’heures prestées sur la journée
     • Horaire cumulé : Nombre d’heures prestées depuis le debut de la semaine
     • Solde : Nombre d’heures restant à prester
     • Bouton “voir les présences liées” : Lien vers la liste des présences concernées pour l’accueillante et pour ce
       jour.

3.4 Gerer les erreurs

L’application smartphone ne gerant pas les erreurs (ex. double scan, scan manquant ...) il faut suivre régulièrement ce
rapport. Dans la recherche avancée un filtre “Erreurs” permet de filtrer les lignes de présences dont le total des heures
prestées est :
     • Inférieur à 0 (il manque probablement un scan d’entrée)
     • Supérieur à 12 (il manque probablement un scan de sortie)
Ces lignes sont en rouge dans la liste

12                                                                       Chapter 3. Pointage des accueillantes
AES Documentation, Release 0.5

3.4. Gerer les erreurs                              13
CHAPTER

                                                                                                                    FOUR

                                                                                                    INSCRIPTIONS

4.1 Introduction

Gestion des inscriptions des enfants et multiactivités

4.2 Signalétique

Inscription : Encodage de la liste des enfants inscrits à une ou plusieurs activité(s) ex : Repas du midi, Journée
pédagogique, plaine de jeux,... Sur la fiche d’inscription, différents champs sont obligatoires :
     • Implémentation scolaire
     • Lieu d’accueil
     • Semaine (Ce nombre est disponible dans le calendrier du champ Date de début)
     • Date de début
     • Date de fin
     • Activité
La classe étant un champ non obligatoire.

4.3 Encodage des inscritpions

Il y a deux possibilités pour compléter les lignes des inscriptions des enfants :
     • A partir du bouton “Mettre à jour la liste des enfants”. cette option recherche tous les enfants attachés à
       l’implantation scolaire. Si le champ “classe” est complété, il prendra seulement les enfants de celle-ci. Sinon, Il
       triera par niveau scolaire (classe) et par Nom par ordre alphabétique.
     • Créer sa propre liste d’enfants inscrits.
Dans les lignes des inscriptions, il y a possibilité de choisir entre Potage (P), repas maternelle (RM) ou repas primaire
(RP) pour tous les jours de la semaine.

4.4 Rapport des inscriptions

Grâce à cette liste d’inscrits, des rapports sont disponibles à partir du bouton “Imprimer” :
     • Inscriptions : La liste des inscrits pour le réfectoire. Il y a une liste pour les maternelles et une pour les primaires.

14
AES Documentation, Release 0.5

    • Résumé : Ce rapport est une sorte de bon de commande par jour pour savoir le nombre de repas qu’il faut.

4.5 Exemples d’utilisation

4.5.1 Utilisation sans scan

Important : sélectionner “ajouter automatiquement les inscrits” Un enfant inscrit est considéré comme présent qu’il
vienne ou non.

Procédure

    • Encoder la fiche sur base du choix des parents (pour le jeudi)
    • Imprimer le rapport à distribuer dans les réfectoires
    • Les accueillantes corrigent le rapport en fonction des présences réelles
    • la semaine suivante, la fiche est corrigée sur base des notes des accueillantes
    • la fiche est validée et les présences sont génerées dans l’application

Avantages

    • Pas d’utilisation de QR-code à midi. Les QR-codes sont attaché à la mallette, il n’est pas simple de demander
      au enfants de la prendre avec eux à midi.
    • Assez flexible car il est possible de corriger sur base des consommations réelles
    • Utilisation de QR-codes anonymes

Inconvénients

    • Tout se fait par encodage manuel, ce qui peut représenter un gros travail.
    • Encodage + vérification . . . . très lourd

4.5. Exemples d’utilisation                                                                                      15
AES Documentation, Release 0.5

4.5.2 Utilisation du scan Simple

Important : ne PAS sélectionner “ajouter automatiquement les inscrits” Si l’enfant est inscrit et qu’il est scanné,
l’application pourra attribuer la bonne activité (dans le cas où plusieurs activités se déroulent en même temps). !!! Si
l’enfant n’est pas inscrit, qu’il est scanné et qu’il y a plusieurs activités définies sur la même tranche horaire, le scan
sera considéré comme une erreur.

Procédure

     • Encoder la fiche sur base du choix des parents (pour le jeudi)
     • Imprimer le rapport à distribuer dans les réfectoires (A titre d’information, facultatif)
     • Les accueillantes scan les QR-Codes dans une farde.
     • Les présences sont générées par le scan
     • Il faut corriger les erreurs de scan (voir ci-dessus)

Avantages

     • Moins encodage
     • Pas de correction manuelle (accueillante et admin)

Inconvénients

     • Utilisation des QR-codes nominatif dans une farde (qu’il faut mettre régulièrement à jour).
     • Scan dans la farde (pas toujours simple)
     • Pas flexible

4.5.3 Utilisation du scan avec plusieurs tranches horaires

2 tranches horaire de scan
          • 12h -> 12h30 Potage
          • 12h30 -> 13h Repas :

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AES Documentation, Release 0.5

               – une activité pour les maternelles
               – une autre pour les primaires

4.5. Exemples d’utilisation                                                     17
CHAPTER

                                                                                                                  FIVE

                                                                                                            PISCINE

5.1 Introduction

Utilisation de l’application pour la gestion des piscines. Avant toute chose, il est important de récolter les données
tous les mois. La facturation est mensuelle et lorsqu’elle est effectuée il est impossible d’y ajouter des présences.
En effet, encoder les données au minimum tous les mois pour l’activité piscine ne bloquera pas la facturation mensu-
elle.
Il y a différentes manières de gérer l’activité piscine. Les voici :

5.1.1 Inscriptions avec les dates

L’inscription avec les dates exactes de l’activité piscine s’effectue par l’onglet “Inscription des enfants”.
Les fiches d’inscription sont encodées à la semaine et permettent une traçabilité optimale des dates de fréquentation
de la piscine.
L’encodage avec les dates est requis pour l’utilisation de la facture en version calendrier.
Il est possible de se baser sur un modèle et donc de dupliquer les fiches d’inscription afin de diminuer l’encodage
manuel.

18
AES Documentation, Release 0.5

5.1.2 Inscriptions sans les dates

L’inscription sans les dates exactes de l’activité piscine s’effectue par l’onglet “Inscription des enfants”. Dans ce cas,
c’est le nombre de fréquentation par mois qui va être important.
Exemple : si l’enfant a été 4 fois à l’activité piscine sur le mois, nous allons compléter pour la première semaine :
Lundi, Mardi, Mercredi et Jeudi.
Dans cette méthode, il n’est pas possible d’utiliser la version calendrier pour la facture étant donné que les dates de la
piscine ne sont pas correctes.
Il est possible de se baser sur un modèle et donc de dupliquer les fiches d’inscription afin de diminuer l’encodage
manuel

5.1.3 Les scans

Pour la méthode du scan, Il y a deux possibilités :
    • Ajout d’un nouveau smartphone piscine lié à un lieu d’accueil Piscine.
         – Avantages :

              * Pas de tranche horaire à définir et donc beaucoup de souplesse (On scanne quand on veut)
              * Logistique : Le smartphone est beaucoup plus disponible que le smartphone d’accueil
              * Pas d’inscription au préalable
              * Possibilité de tracer les jours de participation des enfants
              * Pas d’encodage manuel
         – Inconvénients :

              * Coût d’un smartphone supplémentaire par école
    • Pas d’ajout d’un nouveau smartphone piscine et définir une tranche d’heure pour le scan (ex : tous les jours de
      9h00 à 9h30 et de 13h30 à 14h00)
         – Avantages :

              * Pas d’inscription au préalable
              * Possibilité de tracer les jours des enfants

5.1. Introduction                                                                                                      19
AES Documentation, Release 0.5

           * Pas d’encodage manuel
           * Pas le besoin de nouveaux smartphones pour les écoles
       – Inconvénients :

           * Il faut prendre le smartphone du lieu d’accueil
           * Il y a une tranche horaire pour le scan et donc moins de souplesse (horaire fix et donc le même pour
             toutes les classes)

20                                                                                        Chapter 5. Piscine
CHAPTER

                                                                                                                   SIX

                                                                                                    FACTURIER

6.1 Introduction

Un facturier est l’ensemble des factures des parents durant la période d’un mois. Celles-ci sont générés pour tous les
établissements scolaires.

6.2 Signalétique

Pour effectuer la génération d’un facturier, il faut se rendre dans le menu “facturation”. Une fiche apparaît avec des
informations obligatoires telles que :
    • Catégorie d’activité
    • Implantation scolaire
    • Début par défaut
    • Fin par défaut
    • Date de la facture
    • Echéance
Lorsque vous confirmez les informations, cela va générer toutes les factures des différents parents.

6.3 Génération des PDF

Lorsque vous avez généré le facturier, les différents pdf sont en cours de création. (Il vous met d’ailleurs un message
pour vous le signaler en haut à droite de la fiche du facturier) Cela peut prendre quelques minutes, mais il est utile
de rafraîchir votre page afin de les voir s’afficher. Si après le rafraîchissement il n’y a toujours pas de PDF, il suffit
d’attendre encore quelques minutes et de rafraîchir à nouveau.

6.4 Mode d’envoi de la facture

Les factures peuvent être envoyées : * Uniquement par courrier * Uniquement par email * Par courrier et par email
Ce choix s’effectue au niveau de la fiche des parents. Cette section est valable aussi pour le mode d’envoi des rappels.
Après ce choix effectué sur les différentes fiches, les factures pourront être envoyées comme l’ont décidé les parents.
Lorsque nous sommes sur la fiche d’un facturier (Facturier - Sélectionner une ligne), nous pouvons apercevoir deux
boutons : * Factures courrier * Email factures

                                                                                                                       21
AES Documentation, Release 0.5

6.4.1 Factures courrier

Cette action nous renvoie la liste des factures où les parents désirent recevoir la facture par courrier. Il faut donc
sélectionner toute la liste. Pour cela, cocher la case située à gauche de la colonne nommée “Parent”. (Cette case
sélectionnera automatiquement toutes les lignes des factures). On doit cliquer sur le bouton “Imprimer” situé au-
dessus et prendre le rapport nommé “Facture”.

6.4.2 Email facture

Cette action nous renvoie la liste des factures où les parents désirent recevoir la facture par email. Celui-ci doit, bien
évidemment, être renseigné sur la fiche du parent. l faut donc sélectionner toute la liste. Pour cela, cocher la case située
à gauche de la colonne nommée “Parent”. (Cette case sélectionnera automatiquement toutes les lignes des factures).
On doit cliquer sur le bouton “Autres options” situé au-dessus et prendre l’action “Invoice mail” afin d’envoyer les
différentes factures par email. Remarque importante : Les factures affichées sont ouvertes. Celles à un montant de
0.00 euro ou payé ne seront pas affichées dans aucune liste. En effet, il est inutile de renvoyer à un parent une facture
qu’il a déjà payé ou une facture contenant un montant nul.

22                                                                                                Chapter 6. Facturier
CHAPTER

                                                                                                           SEVEN

                                                    CONFIGURATION DES SMARTPHONES

7.1 Introduction

Etapes à suivre pour la configuration des smartphones à l’application extraschool

7.2 Prérequis

    • Créer un compte Google pour la commune (Demander la structrure car c’est toujours la même qui est réalisée)
    • Communiquer le mot de passe au responsable de l’application chez Imio. (Ou demander à Imio la création du
      compte Google, ce qui est plus simple)
    • Il faut que l’utilisateur du smartphone, dans l’application extrascolaire, ait les droits d’accès pour que la syn-
      chronisation se déroule correctement. (AES utilisateur)

7.3 Configuration

    • Ouvrir le téléphone avec le code SIM (Attention faire attention à garder le bon téléphone avec la bonne carte
      SIM)
    • Mettre le code du Wi-Fi (si la connexion ne s’effectue pas : partager la connexion de son téléphone.)
    • On colle des étiquettes avec le nom des lieux d’accueil sur les boites des téléphones et sur l’arrière du smart-
      phone.
    • On Installe Barcode Scanner disponible dans Google play
    • On scanne le premier QR Code (identique dans toutes les fiches des lieux d’accueil) afin d’installer l’application
      sur les smartphones.
    • Il est intéressant de vérifier que le téléphone soit à la bonne heure.
    • Il faut se rendre dans l’application extrascolaire préalablement installée:
              – Menu
              – Configuration (Mot de passe : 432432)
              – QR Config : Scanner le deuxième QR Code pour prendre les informations de configuration de
                l’application du lieu d’accueil.
              – Enregistrer
              – Quitter car après l’enregistrement il ne le fait pas automatiquement

                                                                                                                     23
AES Documentation, Release 0.5

     • Menu → Transmettre les données.
     • Installer Teamviewer Quick Support (Ouvrir l’application) et s’il demande d’installer une extension l’installer
       aussi.
     • Paramètres du téléphone → Mise à jour menu → Paramètres de mise à jour → Annuler (on enlève les mises à
       jours car cela n’est pas utile pour le téléphone)
     • Enlever le code SIM : Dans les paramètres → Sécurité et désactiver la carte SIM (le re-noter et ne pas en
       mettre) : on garde quand même les codes dans la boites et souvent on le note dans le nom dans la définition des
       smartphones dans l’application extrascolaire
     • Paramètres → Gestion des applications → Paramètres du lanceur → il faut définir “Garderie”
     • Dans les Paramètres (on va dans le menu en haut : glisser avec le doigt où il y a le Wi-Fi,... ) → Garderie :
       Toujours

7.4 Dans l’application

Dans les fiches que l’on créé dans l’application AES pour les smartphones :
     • On peut les dupliquer afin de ne pas toutes les encoder
     • Il faut faire attention de changer le temps de transmission (de décaler le temps de 5 minutes)
     • Bien faire correspondre le smartphone avec le lieu d’accueil.

24                                                                 Chapter 7. Configuration des smartphones
CHAPTER

                                                                                                            EIGHT

                                                                                   TRUCS ET ASTUCES

8.1 Introduction

Liste utile à savoir sur l’application ou les smartphones.

8.2 QR Code

QR Code possible :
    • QR Code Nominatif : Il faut imprimer les QR Code : être sur la liste des enfants - mettre en illimité (et pas 80
      lignes en haut à droite) - Regrouper par établissement.
On doit sélectionner tous les enfants d’un établissement - Options - Imprimer : Le QR Code aura le nom de l’enfant
en dessous.
S’il le perd, On doit réimprimer un QR Code (le code qui lui ai propre) soit lui donner un QR Code Anonyme
    • QR Code Anonyme : On imprime les QR Code (Il y a un menu Impression des QR Codes), on les scanne et on
      les attribue aux élèves au moment de les scanner

8.3 Smartphones

    • Ne pas mettre les Smartphones dans une armoire métallique sinon le Wi-Fi ne passe pas et il ne transmettra pas
      les informations à l’application.
    • La taille des smartphones idéale : 4.5 à 5 pouces (souvent 5 pouces)
    • Appareil photo correct pour le scan
    • Mettre le Wi-Fi (ou la 3G) à disposition du Smartphone au moins une fois par jour le soir pour la synchronisation
      vers l’application

8.3.1 Point d’attention

Il doit avoir impérativement du Wi-Fi ou de la 3G pour permettre le transfert des données. Si on effectue le facturier
de tous les établissements et qu’il manque des données d’un lieu d’accueil, les données manquantes ne seront pas
facturées !
    • A faire : Il faut bien vérifier dans le menu “Smartphone” de l’application, les dernières dates de transmissions
      pour pouvoir effectuer son facturier.
Exemple : Vérifier que toutes les données du mois de Janvier ont été transférées pour pouvoir en effectuer le facturier.

                                                                                                                     25
AES Documentation, Release 0.5

8.4 Facturier

     • Si un parent a plusieurs enfants se trouvant dans différents établissements : Une facture avec une seule commu-
       nication structurée.
     • La distinction des écoles n’a pas d’importante étant donné que l’argent est récolté par la commune.
     • L’argent reçu est attribué au parent de l’enfant et non à l’enfant.
     • Si l’application reçoit de l’argent, elle va réconcilier la facture la plus ancienne en premier lieu. (Et va réconcilier
       toutes celles possibleavec l’argent reçu)
     • Si on réalise un facturier, on ne peut plus modifier les présences des journées facturées
Si un parent vient payer en liquide directement à la commune : Se rendre sur la fiche parent - Onglet paiement -
Cliquer sur le bouton “assistant d’ajout de paiement”.
L’application va lister toutes les factures que le parent doit payer.
Il va réconcilier de la plus ancienne à la plus récente avec le montant reçu.
Si je ne veux pas qu’il paye une facture je peux modifier dans la fenêtre et changer les montants que je veux qu’il paie
sur les factures.

26                                                                                         Chapter 8. Trucs et astuces
CHAPTER

                           NINE

             INDICES AND TABLES

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                              27
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