AES Documentation Release 0.5 - IMIO
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AES Documentation
Release 0.5
IMIO
Jul 13, 2017
CONTENTS
1 Checklist avant lancement de projet ! 2
1.1 Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
1.2 Signalétique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
1.2.1 Import des données . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
1.2.2 Ecole . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
1.2.3 Implantation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
1.2.4 Lieu d’accueil . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
1.2.5 Parent . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
1.2.6 Enfant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
1.2.7 Activité . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
1.2.8 Catégorie d’activité . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
1.3 Journée pédagogique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
1.4 Liste de prix . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
1.5 Smartphone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
1.6 QR-Codes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
1.7 Communication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
2 Connexion à AES pour la première fois 9
2.1 Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
2.2 Création du raccourci sur le bureau . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
2.3 Connexion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
2.4 Changement du mot de passe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
3 Pointage des accueillantes 10
3.1 Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
3.2 Signalétique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
3.2.1 Liste des présences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
3.3 Rapport des présences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
3.4 Gerer les erreurs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
4 Inscriptions 14
4.1 Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
4.2 Signalétique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
4.3 Encodage des inscritpions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
4.4 Rapport des inscriptions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
4.5 Exemples d’utilisation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
4.5.1 Utilisation sans scan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
4.5.2 Utilisation du scan Simple . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
4.5.3 Utilisation du scan avec plusieurs tranches horaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
i
5 Piscine 18
5.1 Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
5.1.1 Inscriptions avec les dates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
5.1.2 Inscriptions sans les dates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
5.1.3 Les scans . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
6 Facturier 21
6.1 Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
6.2 Signalétique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
6.3 Génération des PDF . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
6.4 Mode d’envoi de la facture . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
6.4.1 Factures courrier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
6.4.2 Email facture . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
7 Configuration des smartphones 23
7.1 Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
7.2 Prérequis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
7.3 Configuration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
7.4 Dans l’application . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
8 Trucs et astuces 25
8.1 Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
8.2 QR Code . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
8.3 Smartphones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
8.3.1 Point d’attention . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
8.4 Facturier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
9 Indices and tables 27
ii
AES Documentation, Release 0.5 Contents: CONTENTS 1
CHAPTER
ONE
CHECKLIST AVANT LANCEMENT DE PROJET !
1.1 Introduction
Avant de se lancer dans l’implémentation de la solution AES, il est important de se poser les bonnes questions qui
feront de ce projet une success story.
Certaines réponses se trouvent dans le règlement communal.
1.2 Signalétique
1.2.1 Import des données
Il est possible d’importer les fiches signalétiques enfant et parent venant de fichiers xls. Les logiciels de gestion d’école
peuvent exporter ce genre de fichiers, il faut cependant faire attention à quelques détails.
• Est-ce que les données sont à jour ?
– En septembre, c’est rarement le cas !
– Il peut être intéressant d’utiliser un formulaire d’inscription.
ex. Formulaire
Cela permet d’être à jour rapidement
• Format d’export
– Demander aux directeurs d’écoles de respecter le même format d’export
* Ordre des colonnes
* Libellé des colonnes
ex. format.xls
1.2.2 Ecole
On parle ici de l’entité administrative (direction), dont dépendent une ou plusieurs implantation(s)
Champs obligatoires :
2
AES Documentation, Release 0.5
• Nom
• Adresse
1.2.3 Implantation
On parle ici du batiment qui dépend d’une école (direction)
Champs obligatoires :
• Nom
• Adresse
• Nom de l’école dont elle dépend
1.2.4 Lieu d’accueil
Le lieu d’accueil est l’endroit ou se déroule une activité, il peut être partagé par plusieurs implantations scolaires.
Champs obligatoires :
• Nom
• Adresse
• Liste des implantations scolaires qui sont susceptibles d’y organiser des activités
1.2.5 Parent
Personne responsable à qui les documents seront adressés
• Nom
• Prénom
• Adresse
• Différenciation positive (Rapport ONE)
• Mode d’envoi des documents (facture, invitation à payer,...)
Valeurs possibles
– Courrier
– Email
– Courrier et email
1.2.6 Enfant
Dans le cas d’enfant de parents séparés, l’enfant est encodé 2 fois dans l’application afin de simplifier la gestion
administrative.
• Factures séparées papa et maman.
• Attestations fiscales séparées.
• Les parents n’ont pas de visibilité sur la facturation de leur ex conjoint.
1.2. Signalétique 3
AES Documentation, Release 0.5
Champs obligatoires :
• Nom
• Prénom
• Implantation scolaire
• Niveau
Valeurs possibles
– 1ère maternelle
– 2ème maternelle
– 3ème maternelle
– 1ère primaire
– 2ère primaire
– 3ère primaire
– ...
– 6ème primaire
• Date de naissance
• Parent responsable
1.2.7 Activité
On entend par activité, toute période de temps nécessitant le suivi de la présence de l’enfant ex. Accueil du matin,
repas de midi, bricolage du mercredi ...
Champs obligatoires :
• Nom
• Niveau auquel s’adresse l’activité
Valeurs possibles
– Maternelle
– Primaire
– Maternelle et primaire
• Est-ce une activité sur inscription uniquement ?
• Quand est-ce que l’activité a lieu ?
– Jour de la semaine
– Horaire (heure de début et heure de fin)
• Lieux d’accueil (plusieurs valeurs possibles)
• Est-ce subsidié par l’ONE ?
• Est-ce que cette activité doit apparaître sur l’attestation fiscale ?
• Catégorie d’activité
• Est-ce qu’il y a des regroupements de plusieurs implantations scolaires sur le même lieu d’accueil ?
4 Chapter 1. Checklist avant lancement de projet !
AES Documentation, Release 0.5
1.2.8 Catégorie d’activité
Les activités sont gérées par des pouvoirs organisateurs qui sont parfois indépendants et qui ont leurs propres règles,
c’est ici que nous allons les définir.
• Logo à utiliser sur les documents
• Numéro de compte bancaire
• Communication structurée
– Préfixe (les 3 premiers chiffres)
il peut être différent pour :
* L’invitation à pré-payer
* La facture
* Le rappel
– Format du document, le mieux est de demander un exemple au responsable financier
* Invitation à pré-payer
* Facture
* Rappel
1.3 Journée pédagogique
• Avez-vous déjà les dates ?
• Faut-il être inscrit ?
• Y a-t-il des garderies avant et/ou après la journée pédagogique ?
• Où est organisé l’accueil ces jours là ?
1.4 Liste de prix
• Quel prix est associé à quelle activité ?
• Réduction en fonction de la position de l’enfant
– Lister ces réductions
– Comment est calculée la position de l’enfant
* Regroupement
· Par parent
En cas de famille recomposée habitant sous le même toit, les 2 familles sont prises séparé-
ment
· Par adresse
En cas de famille recomposée habitant sous le même toit, les 2 familles sont considérées
comme une fammille unique
* Calcul de la position
1.3. Journée pédagogique 5
AES Documentation, Release 0.5
· Absolue
la position de l’enfant est sa position par ordre décroissant sur la date de naissance
· Par présence à l’activité
la position de l’enfant est sa position par ordre d’arrivée à l’activité
· Par nombre
la position de l’enfant est déterminée par le nombre d’enfants présents à l’activité
– Unité de temps
* Minute
* 15 minutes
* 30 minutes
* 60 minutes
* ...
– Tolérance
Il est possible de paramètrer une tolérence exprimée en minute pour le calcule de la durée.
ex. unité : 30 minutes, tolérancce 5 minute
durée mesurée 34 minutes -> durée facturée 1*30 minutes
durée mesurée 36 minutes -> durée facturée 2*30 minutes
– Avez-vous un système de pénalité pour les retard, si oui lequel ?
– Avez-vous des plages horaires gratuite ?
– Avez-vous des périodes d’étude qui doivent être décomptée ?
1.5 Smartphone
Le smartphone est utilisé par les accueillantes pour enregistrer les présences des enfants.
• Le smartphone est dédié à la gestion des présence
• Un smartphone minimum par lieu d’accueil
• Le smartphone reste sur le lieu d’accueil
• Penser à sécuriser le smartphone pour le protéger du vol
• Penser à la connexion Internet
Le smartphone s’utilise en mode déconnecté d’Internet, cependant il faut absolument une connexion
une fois par jour pour transmettre les données au serveur.
– wifi
Attention !
* Pas toujours disponible.
* Certains directeurs d’école sont contre pour des raisons de santé.
6 Chapter 1. Checklist avant lancement de projet !AES Documentation, Release 0.5
Dans ce cas, il possible d’utiliser une prise avec minuteur qui active le wifi la
nuit pour la transmission et qui le désactive quand les enfants sont à l’école
– 3G
* Pas toujours disponible
* Un abonnement est obligatoire, le plus petit convient parfaitement
1.6 QR-Codes
Il en faut un par enfant
• Ils sont habituellement distibués dans les écoles, par classe afin de ne pas désorganiser l’accueil les premiers
jours
• Il n’est pas forcément nominatif, le nom de l’enfant apparait sur le smartphone au moment du scan,
il est donc très facile pour l’accueillante de vérifier que le QR-Code appartient bien à l’enfant.
• Fabrication
– Il est possible de les imprimer via l’application
* Plastifié
* Papier indéchirable (utilisé dans les aéroports)
PAPIER POLYESTER INDECHIRABLE EN 195µ FORMAT A4
* Prévoir des anneaux (porte clef)
* Prévoir des rivets (utilisé au service population)
1.7 Communication
Communiquer sur les changements est primordial pour la réussite du projet, la difficulté n’est pas sur la technique
mais bien sur l’aspect humain. Il faut prévoir un courrier qui explique aux parents les changements.
• Le QR-Code contient uniquement un identifiant interne qui ne représente rien en dehors du contexte de
l’application.
ce QR-Code contient juste l’identifiant : “1”
• Insister sur les avantages
1.6. QR-Codes 7AES Documentation, Release 0.5
– Gain de temps pour les accueillantes qui peuvent ainsi mieux se consacrer à l’accueil des enfants.
– Transparence pour la facturation.
– Gain de temps pour les coordinateurs qui peuvent dès lors mieux se concentrer sur leur projet ATL.
8 Chapter 1. Checklist avant lancement de projet !CHAPTER
TWO
CONNEXION À AES POUR LA PREMIÈRE FOIS
2.1 Introduction
Une fois que vous avez reçu le lien, votre identifiant et le mot de passe, vous pouvez dès maintenant accéder à
l’application. L’application a souvent :
• Url : https://ville-aes.imio-app.be (ville étant le nom de votre commune)
• Identifiant : adresse mail
• Mot de passe : nom de votre commune (il est provisoire, vous allez le changer)
2.2 Création du raccourci sur le bureau
Pour créer un raccourci sur le bureau, c’est très simple.
Il vous suffit de faire un clique droit sur votre bureau (à un endroit où il n’y a pas d’icône, de dossier, d’application,...),
de choisir “Nouveau” - “Raccourci”. Pour la première fenêtre vous pouvez indiquer l’url du lien de l’application
(https://ville-aes.imio-app.be) - suivant - la seconde fenêtre vous demandera comment appeler le raccourci (Le nom
“AES” est un bon exemple).
Après confirmation, votre raccourci est à présent créé sur votre bureau.
2.3 Connexion
Lorsque vous vous rendez sur l’url fourni, il vous demande votre Email et votre Password.
Vous pouvez donc entrer votre email et votre mot de passe communiqués auparavant.
2.4 Changement du mot de passe
Lorsque vous êtes entrés dans l’application, dans le bandeau noir en haut à droite, votre nom ou email apparaît.
Vous pouvez cliquer dessus et choisir “Préférences”. Une fenêtre apparaît. En dessous de votre nom, vous avez
“Changer le mot de passe” écrit en bleu.
Il vous demandera de changer le mot de passe, en inscrivant l’ancien et de donner le nouveau deux fois pour confir-
mation.
Après cette opération l’application vous “éjecte” afin de vous reconnecter avec le nouveau mot de passe.
9CHAPTER
THREE
POINTAGE DES ACCUEILLANTES
3.1 Introduction
Gestion des présences des accueillantes
3.2 Signalétique
Horaire hebdomadaire : Nombre d’heures moyen que l’accueillante doit prester par semaine
10AES Documentation, Release 0.5 3.2.1 Liste des présences Cette liste présente toutes les présences des accueillantes. Supprimer une présence Sélectionner une ou plusieurs présence(s) via la case à cocher qui se trouve à gauche de chaque ligne, ensuite cliquer sur “autres options/supprimer” 3.2. Signalétique 11
AES Documentation, Release 0.5
Ajouter une présence
Si une accueillante a oublié de scanner son QR-Code, il faut ajouter la présence manuellement. cliquer sur “Créer” en
haut de la liste.
Modifier une présence
Cliquer sur la présence à modifier et ensuite sur le bouton “Modifier” en haut du formulaire. Ne pas oublier de cliquer
sur “Enregistrer”
3.3 Rapport des présences
Le rapport des présences des accueillantes présente les présences cumulées par accueillante et par jour, on y retrouve
les informations suivantes :
• Semaine : ex. 30/19 -> semaine 30 pour laquelle l’accueillante devait prester un total de 19h
• Horaire du jour : le nombre d’heures prestées sur la journée
• Horaire cumulé : Nombre d’heures prestées depuis le debut de la semaine
• Solde : Nombre d’heures restant à prester
• Bouton “voir les présences liées” : Lien vers la liste des présences concernées pour l’accueillante et pour ce
jour.
3.4 Gerer les erreurs
L’application smartphone ne gerant pas les erreurs (ex. double scan, scan manquant ...) il faut suivre régulièrement ce
rapport. Dans la recherche avancée un filtre “Erreurs” permet de filtrer les lignes de présences dont le total des heures
prestées est :
• Inférieur à 0 (il manque probablement un scan d’entrée)
• Supérieur à 12 (il manque probablement un scan de sortie)
Ces lignes sont en rouge dans la liste
12 Chapter 3. Pointage des accueillantesAES Documentation, Release 0.5 3.4. Gerer les erreurs 13
CHAPTER
FOUR
INSCRIPTIONS
4.1 Introduction
Gestion des inscriptions des enfants et multiactivités
4.2 Signalétique
Inscription : Encodage de la liste des enfants inscrits à une ou plusieurs activité(s) ex : Repas du midi, Journée
pédagogique, plaine de jeux,... Sur la fiche d’inscription, différents champs sont obligatoires :
• Implémentation scolaire
• Lieu d’accueil
• Semaine (Ce nombre est disponible dans le calendrier du champ Date de début)
• Date de début
• Date de fin
• Activité
La classe étant un champ non obligatoire.
4.3 Encodage des inscritpions
Il y a deux possibilités pour compléter les lignes des inscriptions des enfants :
• A partir du bouton “Mettre à jour la liste des enfants”. cette option recherche tous les enfants attachés à
l’implantation scolaire. Si le champ “classe” est complété, il prendra seulement les enfants de celle-ci. Sinon, Il
triera par niveau scolaire (classe) et par Nom par ordre alphabétique.
• Créer sa propre liste d’enfants inscrits.
Dans les lignes des inscriptions, il y a possibilité de choisir entre Potage (P), repas maternelle (RM) ou repas primaire
(RP) pour tous les jours de la semaine.
4.4 Rapport des inscriptions
Grâce à cette liste d’inscrits, des rapports sont disponibles à partir du bouton “Imprimer” :
• Inscriptions : La liste des inscrits pour le réfectoire. Il y a une liste pour les maternelles et une pour les primaires.
14AES Documentation, Release 0.5
• Résumé : Ce rapport est une sorte de bon de commande par jour pour savoir le nombre de repas qu’il faut.
4.5 Exemples d’utilisation
4.5.1 Utilisation sans scan
Important : sélectionner “ajouter automatiquement les inscrits” Un enfant inscrit est considéré comme présent qu’il
vienne ou non.
Procédure
• Encoder la fiche sur base du choix des parents (pour le jeudi)
• Imprimer le rapport à distribuer dans les réfectoires
• Les accueillantes corrigent le rapport en fonction des présences réelles
• la semaine suivante, la fiche est corrigée sur base des notes des accueillantes
• la fiche est validée et les présences sont génerées dans l’application
Avantages
• Pas d’utilisation de QR-code à midi. Les QR-codes sont attaché à la mallette, il n’est pas simple de demander
au enfants de la prendre avec eux à midi.
• Assez flexible car il est possible de corriger sur base des consommations réelles
• Utilisation de QR-codes anonymes
Inconvénients
• Tout se fait par encodage manuel, ce qui peut représenter un gros travail.
• Encodage + vérification . . . . très lourd
4.5. Exemples d’utilisation 15AES Documentation, Release 0.5
4.5.2 Utilisation du scan Simple
Important : ne PAS sélectionner “ajouter automatiquement les inscrits” Si l’enfant est inscrit et qu’il est scanné,
l’application pourra attribuer la bonne activité (dans le cas où plusieurs activités se déroulent en même temps). !!! Si
l’enfant n’est pas inscrit, qu’il est scanné et qu’il y a plusieurs activités définies sur la même tranche horaire, le scan
sera considéré comme une erreur.
Procédure
• Encoder la fiche sur base du choix des parents (pour le jeudi)
• Imprimer le rapport à distribuer dans les réfectoires (A titre d’information, facultatif)
• Les accueillantes scan les QR-Codes dans une farde.
• Les présences sont générées par le scan
• Il faut corriger les erreurs de scan (voir ci-dessus)
Avantages
• Moins encodage
• Pas de correction manuelle (accueillante et admin)
Inconvénients
• Utilisation des QR-codes nominatif dans une farde (qu’il faut mettre régulièrement à jour).
• Scan dans la farde (pas toujours simple)
• Pas flexible
4.5.3 Utilisation du scan avec plusieurs tranches horaires
2 tranches horaire de scan
• 12h -> 12h30 Potage
• 12h30 -> 13h Repas :
16 Chapter 4. InscriptionsAES Documentation, Release 0.5
– une activité pour les maternelles
– une autre pour les primaires
4.5. Exemples d’utilisation 17CHAPTER
FIVE
PISCINE
5.1 Introduction
Utilisation de l’application pour la gestion des piscines. Avant toute chose, il est important de récolter les données
tous les mois. La facturation est mensuelle et lorsqu’elle est effectuée il est impossible d’y ajouter des présences.
En effet, encoder les données au minimum tous les mois pour l’activité piscine ne bloquera pas la facturation mensu-
elle.
Il y a différentes manières de gérer l’activité piscine. Les voici :
5.1.1 Inscriptions avec les dates
L’inscription avec les dates exactes de l’activité piscine s’effectue par l’onglet “Inscription des enfants”.
Les fiches d’inscription sont encodées à la semaine et permettent une traçabilité optimale des dates de fréquentation
de la piscine.
L’encodage avec les dates est requis pour l’utilisation de la facture en version calendrier.
Il est possible de se baser sur un modèle et donc de dupliquer les fiches d’inscription afin de diminuer l’encodage
manuel.
18AES Documentation, Release 0.5
5.1.2 Inscriptions sans les dates
L’inscription sans les dates exactes de l’activité piscine s’effectue par l’onglet “Inscription des enfants”. Dans ce cas,
c’est le nombre de fréquentation par mois qui va être important.
Exemple : si l’enfant a été 4 fois à l’activité piscine sur le mois, nous allons compléter pour la première semaine :
Lundi, Mardi, Mercredi et Jeudi.
Dans cette méthode, il n’est pas possible d’utiliser la version calendrier pour la facture étant donné que les dates de la
piscine ne sont pas correctes.
Il est possible de se baser sur un modèle et donc de dupliquer les fiches d’inscription afin de diminuer l’encodage
manuel
5.1.3 Les scans
Pour la méthode du scan, Il y a deux possibilités :
• Ajout d’un nouveau smartphone piscine lié à un lieu d’accueil Piscine.
– Avantages :
* Pas de tranche horaire à définir et donc beaucoup de souplesse (On scanne quand on veut)
* Logistique : Le smartphone est beaucoup plus disponible que le smartphone d’accueil
* Pas d’inscription au préalable
* Possibilité de tracer les jours de participation des enfants
* Pas d’encodage manuel
– Inconvénients :
* Coût d’un smartphone supplémentaire par école
• Pas d’ajout d’un nouveau smartphone piscine et définir une tranche d’heure pour le scan (ex : tous les jours de
9h00 à 9h30 et de 13h30 à 14h00)
– Avantages :
* Pas d’inscription au préalable
* Possibilité de tracer les jours des enfants
5.1. Introduction 19AES Documentation, Release 0.5
* Pas d’encodage manuel
* Pas le besoin de nouveaux smartphones pour les écoles
– Inconvénients :
* Il faut prendre le smartphone du lieu d’accueil
* Il y a une tranche horaire pour le scan et donc moins de souplesse (horaire fix et donc le même pour
toutes les classes)
20 Chapter 5. PiscineCHAPTER
SIX
FACTURIER
6.1 Introduction
Un facturier est l’ensemble des factures des parents durant la période d’un mois. Celles-ci sont générés pour tous les
établissements scolaires.
6.2 Signalétique
Pour effectuer la génération d’un facturier, il faut se rendre dans le menu “facturation”. Une fiche apparaît avec des
informations obligatoires telles que :
• Catégorie d’activité
• Implantation scolaire
• Début par défaut
• Fin par défaut
• Date de la facture
• Echéance
Lorsque vous confirmez les informations, cela va générer toutes les factures des différents parents.
6.3 Génération des PDF
Lorsque vous avez généré le facturier, les différents pdf sont en cours de création. (Il vous met d’ailleurs un message
pour vous le signaler en haut à droite de la fiche du facturier) Cela peut prendre quelques minutes, mais il est utile
de rafraîchir votre page afin de les voir s’afficher. Si après le rafraîchissement il n’y a toujours pas de PDF, il suffit
d’attendre encore quelques minutes et de rafraîchir à nouveau.
6.4 Mode d’envoi de la facture
Les factures peuvent être envoyées : * Uniquement par courrier * Uniquement par email * Par courrier et par email
Ce choix s’effectue au niveau de la fiche des parents. Cette section est valable aussi pour le mode d’envoi des rappels.
Après ce choix effectué sur les différentes fiches, les factures pourront être envoyées comme l’ont décidé les parents.
Lorsque nous sommes sur la fiche d’un facturier (Facturier - Sélectionner une ligne), nous pouvons apercevoir deux
boutons : * Factures courrier * Email factures
21AES Documentation, Release 0.5 6.4.1 Factures courrier Cette action nous renvoie la liste des factures où les parents désirent recevoir la facture par courrier. Il faut donc sélectionner toute la liste. Pour cela, cocher la case située à gauche de la colonne nommée “Parent”. (Cette case sélectionnera automatiquement toutes les lignes des factures). On doit cliquer sur le bouton “Imprimer” situé au- dessus et prendre le rapport nommé “Facture”. 6.4.2 Email facture Cette action nous renvoie la liste des factures où les parents désirent recevoir la facture par email. Celui-ci doit, bien évidemment, être renseigné sur la fiche du parent. l faut donc sélectionner toute la liste. Pour cela, cocher la case située à gauche de la colonne nommée “Parent”. (Cette case sélectionnera automatiquement toutes les lignes des factures). On doit cliquer sur le bouton “Autres options” situé au-dessus et prendre l’action “Invoice mail” afin d’envoyer les différentes factures par email. Remarque importante : Les factures affichées sont ouvertes. Celles à un montant de 0.00 euro ou payé ne seront pas affichées dans aucune liste. En effet, il est inutile de renvoyer à un parent une facture qu’il a déjà payé ou une facture contenant un montant nul. 22 Chapter 6. Facturier
CHAPTER
SEVEN
CONFIGURATION DES SMARTPHONES
7.1 Introduction
Etapes à suivre pour la configuration des smartphones à l’application extraschool
7.2 Prérequis
• Créer un compte Google pour la commune (Demander la structrure car c’est toujours la même qui est réalisée)
• Communiquer le mot de passe au responsable de l’application chez Imio. (Ou demander à Imio la création du
compte Google, ce qui est plus simple)
• Il faut que l’utilisateur du smartphone, dans l’application extrascolaire, ait les droits d’accès pour que la syn-
chronisation se déroule correctement. (AES utilisateur)
7.3 Configuration
• Ouvrir le téléphone avec le code SIM (Attention faire attention à garder le bon téléphone avec la bonne carte
SIM)
• Mettre le code du Wi-Fi (si la connexion ne s’effectue pas : partager la connexion de son téléphone.)
• On colle des étiquettes avec le nom des lieux d’accueil sur les boites des téléphones et sur l’arrière du smart-
phone.
• On Installe Barcode Scanner disponible dans Google play
• On scanne le premier QR Code (identique dans toutes les fiches des lieux d’accueil) afin d’installer l’application
sur les smartphones.
• Il est intéressant de vérifier que le téléphone soit à la bonne heure.
• Il faut se rendre dans l’application extrascolaire préalablement installée:
– Menu
– Configuration (Mot de passe : 432432)
– QR Config : Scanner le deuxième QR Code pour prendre les informations de configuration de
l’application du lieu d’accueil.
– Enregistrer
– Quitter car après l’enregistrement il ne le fait pas automatiquement
23AES Documentation, Release 0.5
• Menu → Transmettre les données.
• Installer Teamviewer Quick Support (Ouvrir l’application) et s’il demande d’installer une extension l’installer
aussi.
• Paramètres du téléphone → Mise à jour menu → Paramètres de mise à jour → Annuler (on enlève les mises à
jours car cela n’est pas utile pour le téléphone)
• Enlever le code SIM : Dans les paramètres → Sécurité et désactiver la carte SIM (le re-noter et ne pas en
mettre) : on garde quand même les codes dans la boites et souvent on le note dans le nom dans la définition des
smartphones dans l’application extrascolaire
• Paramètres → Gestion des applications → Paramètres du lanceur → il faut définir “Garderie”
• Dans les Paramètres (on va dans le menu en haut : glisser avec le doigt où il y a le Wi-Fi,... ) → Garderie :
Toujours
7.4 Dans l’application
Dans les fiches que l’on créé dans l’application AES pour les smartphones :
• On peut les dupliquer afin de ne pas toutes les encoder
• Il faut faire attention de changer le temps de transmission (de décaler le temps de 5 minutes)
• Bien faire correspondre le smartphone avec le lieu d’accueil.
24 Chapter 7. Configuration des smartphonesCHAPTER
EIGHT
TRUCS ET ASTUCES
8.1 Introduction
Liste utile à savoir sur l’application ou les smartphones.
8.2 QR Code
QR Code possible :
• QR Code Nominatif : Il faut imprimer les QR Code : être sur la liste des enfants - mettre en illimité (et pas 80
lignes en haut à droite) - Regrouper par établissement.
On doit sélectionner tous les enfants d’un établissement - Options - Imprimer : Le QR Code aura le nom de l’enfant
en dessous.
S’il le perd, On doit réimprimer un QR Code (le code qui lui ai propre) soit lui donner un QR Code Anonyme
• QR Code Anonyme : On imprime les QR Code (Il y a un menu Impression des QR Codes), on les scanne et on
les attribue aux élèves au moment de les scanner
8.3 Smartphones
• Ne pas mettre les Smartphones dans une armoire métallique sinon le Wi-Fi ne passe pas et il ne transmettra pas
les informations à l’application.
• La taille des smartphones idéale : 4.5 à 5 pouces (souvent 5 pouces)
• Appareil photo correct pour le scan
• Mettre le Wi-Fi (ou la 3G) à disposition du Smartphone au moins une fois par jour le soir pour la synchronisation
vers l’application
8.3.1 Point d’attention
Il doit avoir impérativement du Wi-Fi ou de la 3G pour permettre le transfert des données. Si on effectue le facturier
de tous les établissements et qu’il manque des données d’un lieu d’accueil, les données manquantes ne seront pas
facturées !
• A faire : Il faut bien vérifier dans le menu “Smartphone” de l’application, les dernières dates de transmissions
pour pouvoir effectuer son facturier.
Exemple : Vérifier que toutes les données du mois de Janvier ont été transférées pour pouvoir en effectuer le facturier.
25AES Documentation, Release 0.5
8.4 Facturier
• Si un parent a plusieurs enfants se trouvant dans différents établissements : Une facture avec une seule commu-
nication structurée.
• La distinction des écoles n’a pas d’importante étant donné que l’argent est récolté par la commune.
• L’argent reçu est attribué au parent de l’enfant et non à l’enfant.
• Si l’application reçoit de l’argent, elle va réconcilier la facture la plus ancienne en premier lieu. (Et va réconcilier
toutes celles possibleavec l’argent reçu)
• Si on réalise un facturier, on ne peut plus modifier les présences des journées facturées
Si un parent vient payer en liquide directement à la commune : Se rendre sur la fiche parent - Onglet paiement -
Cliquer sur le bouton “assistant d’ajout de paiement”.
L’application va lister toutes les factures que le parent doit payer.
Il va réconcilier de la plus ancienne à la plus récente avec le montant reçu.
Si je ne veux pas qu’il paye une facture je peux modifier dans la fenêtre et changer les montants que je veux qu’il paie
sur les factures.
26 Chapter 8. Trucs et astucesCHAPTER
NINE
INDICES AND TABLES
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