ASSEMBLÉE GÉNÉRALE DE L' AMUE - Séance du mercredi 23 juin 2016

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ASSEMBLÉE GÉNÉRALE DE L' AMUE - Séance du mercredi 23 juin 2016
ASSEMBLÉE GÉNÉRALE DE L’AMUE
Séance du mercredi 23 juin 2016
ASSEMBLÉE GÉNÉRALE DE L' AMUE - Séance du mercredi 23 juin 2016
Ordre du jour

1. Approbation du procès-verbal de la précédente séance
2. Point d’actualité (suivi du plan d’action 2016, « premières
    mesures de simplification de l’ESR », projet de contrat
    quinquennal, travaux CATI)
3. Mise en œuvre des principes directeurs de l’agence (cf
    décisions de l’assemblée générale de l’Agence du 23 octobre
    2014)
   a) Point d’avancement du partenariat avec l’association Cocktail
   b) Préfinancements (tarifs)
   c) Contribution des établissements à l’activité de support des
       produits Amue (SIFAC et APOGEE).
   d) Le cadre de co-construction
4. Questions diverses

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ASSEMBLÉE GÉNÉRALE DE L' AMUE - Séance du mercredi 23 juin 2016
1 - Approbation du PV de la précédente séance

L’Assemblée générale approuve le procès-verbal de la séance
du 23 mars 2016.

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2 – Point d’actualité

Présentation sommaire des points d’information

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Suivi du plan d’action 2016

+ Siham: 8 établissements en production, 3 en cours de
  déploiement, 2 déploiements planifiés, 30 prospects
+ Sinaps: point de visibilité sur l’avancée des chantiers avec les
  établissements pilotes (directions métiers,…) prévue le 30 juin
  2016
+ Sicles: cf point 3. a) de l’odj
+ le décisionnel et le pilotage: Siham PMS, pilotage du coût de
  l’offre de formation, Sispeo
+ SI Recherche (cf point d’actualité mesures de simplification de
  l’ESR)
+ formations métiers: construction de parcours de formations pour
  les responsables d’établissements avec l’ESENESR, projet de
  réorganisation de l’activité formation de l’agence, forum des
  formateurs
+ L’activité de maintenance (métier, réglementaire, technique) et
  de support aux établissements: cf point 3. c) de l’ordre du jour
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Premières mesures de simplification de l’ESR

+ A titre principal, compte tenu du périmètre d’intervention de
  l’agence, les points structurants touchant au SI concerne les
  domaines scolarité/formation/vie de l’étudiant et la Recherche

     • Une gestion des achats simplifiée pour les unités de recherche
       (mesure 45)

     • SI Recherche

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Premières mesures de simplification de l’ESR

 GESLAB :
- Mi-février 2016 : mise en production de la 1e version commune (sans interface)
- Module de gestion des commandes : réécriture (en mode Web) en anticipant les
besoins structurants pour l’interface avec SIFAC
- Evolutions liées à la mise en œuvre de la GBCP
    Toute l’année 2016 : ateliers d’expression des besoins (1 par semaine)
          Expression des besoins pour les flux mis en œuvre en 2016 et 2017
          Evolutions liées à la GBCP V2 et préparant les futures interfaces pour les
          commandes et les services faits
          Définition de l’architecture technique provisoire de l’interface entre
          GESLAB et SIFAC pour les pilotes
- Fin 2016/Janvier 2017 : 2 premiers flux disponibles pour les pilotes

Macro planning de mise à disposition des flux 2017-2018
        2017 : flux de la dépenses (commande, service fait, facture), gestion
        provisoire des référentiels (fournisseurs, agent, marché,…)
        2018 : missions et gestion complète des référentiels (fournisseurs,
        agent, marché,…)
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Premières mesures de simplification de l’ESR

DIALOG :
1e réunion du comité de projet en janvier 2016
2ème réunion le 26 mai 2016
- Planning 2016
Février 2016 : ouverture de l’application Dialog pour la saisie des
demandes possibles toute l’année en dehors des demandes CNRS
Mise en place de groupes de travail pour l’expression des besoins pour les
évolutions prioritaires

   1e évolutions communes livrées fin 2016 – début 2017

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Premières mesures de simplification de l’ESR

CAPLAB
Expression de besoins: 3 Ateliers de février à mars
Finalisation Cahier des Charges après retours groupe de travail : mai 2016

Gestion des contrats

REFP

Plateforme informatique commune SI Labo nationale

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Premières mesures de simplification de l’ESR

• Le domaine Formation/scolarité/vie de l’étudiant
Identité numérique pour les étudiants
Ce sujet est notamment traité par un groupe commun au COPIL SI ESR et
au Comité Agence des Technologies et Innovations (CATI) «Groupe 1 :
Stratégie plate-forme de services, comprenant les sujets de l’identité et des
profils utilisateurs/usagers ».
Trois axes de travaux :
- Les mécanismes d’authentifications simplifiées via France Connect (sujet
porté par Renater),
- L’implémentation du mécanisme France Connect dans les services
numériques proposés par l’Amue (Les Inscriptions en ligne par exemple)
- Fournir, via France Connect, des services et des données aux différents SI
de l’état pour faciliter les démarches administratives des étudiants

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Premières mesures de simplification de l’ESR

 Dématérialisation: des diplômes, des inscriptions..
- Diplômes
Apogée > Aujourd’hui Apogée permet la délivrance des diplômes sur le support papier sécurisé de
l’imprimerie nationale, en respectant les modèles réglementaires. L’Amue participe au groupe de
travail piloté par le cabinet du ministre sur les diplômes dématérialisés (e-diplôme).
Apogée fournira les attestations numériques des diplômes nationaux d’enseignement supérieur à
partir de 2016/2017 (licences professionnelles), puis les étendra progressivement aux autres
diplômes.
SICLES > prise en compte du nouveau processus de gestion de la délivrance sécurisée des
diplômes.
- Inscriptions
Apogée permet déjà les inscriptions administratives entièrement dématérialisées (primo-entrants
et réinscription). Au cours de ce processus, un échange avec les services des CROUS permet
d’informer l’étudiant en temps réel sur son statut boursier.
Le processus d’inscription pédagogique dématérialisé est également disponible.
La prise en compte de l’inscription dématérialisée est au périmètre de SICLES.

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Premières mesures de simplification de l’ESR

 Faciliter le suivi du devenir des étudiants dans les établissements
Aujourd’hui Apogée ne fournit pas d’enquête sur le devenir des
étudiants mais permet de récupérer la population des diplômés (au
travers d’univers BO).
Dans le cadre de SICLES, un macro-processus complet est consacré à
la gestion et au devenir des anciens. Par ailleurs, deux processus
concernent le suivi personnalisé et collectif de l’insertion
professionnelle.
La mise en place d’un module Alumni est prévu dans SICLES. La
question de l’interopérabilité avec les réseaux sociaux type linkedin
est posée: elle permettrait « d’aspirer » les informations les plus
fraiches et alimentées par les individus eux-mêmes. Cela réduirait le
nombre d’enquêtes.

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Comité Agence des Technologies et Innovations

+ Rôles du comité : Il vise à fixer les orientations technologiques que
  doivent suivre l’Amue et la communauté ESR              et définir le
  positionnement de l’Amue en matière d’usage du numérique.

+ Les groupes de travail thématiques sont constitués de contributeurs de
  l’ensemble de la communauté ESR et pilotés par des membres du CATI.

+ Représentants :

             •   le CSIESR,                             •   le CNOUS,
             •   l’A-DSI,                               •   Renater,
             •   l’association des VP numériques        •   l’Inria,
             •   Etablissements                         •   l’Abes,
             •   le MENESR,                             •   ESUP,
             •   la DNE,                                •   Association Cocktail,
             •   la Dinsic,                             •   l’Amue
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CATI : Groupe 1 « Stratégie plate-forme de services,
 comprenant les sujets de l’identité et des profils
 utilisateurs/usagers »
              Groupe animé par Renater. Lien avec Copil SI ESR.

+ Travaux en cours de mise en place de France Connect dans l’Esr.

+ Première définition d’un fournisseur d’identité pour les étudiants.

+ Une liste de services à offrir par l’ESR aux autres SI de l’état via
  FranceConnect : A compléter et à mettre en œuvre

+ Mesure, en cours, des impacts sur les SI des établissements.

+ En lien avec deux des « 50 mesures de simplification pour l’ESR»

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CATI : Groupe 2 « Dématérialisation, coffre-fort
  électronique »

                          Groupe animé par le CSIESR.

+ Une première liste des procédures et processus à dématérialiser en priorité
  : Appel à complétude et priorisation va être adressé à la communauté.

+ Des sujets transverses à traiter : signature électronique et coffre fort

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CATI : Groupe 3 « Identifier les sphères d’intervention
    des acteurs ESR et leur production en matière de SI »

                                    Groupe animé par l’Amue

+ Un dispositif qui permettra de recenser les applications et projets
  d’application :
   • Un référentiel unique des solutions SI existantes et à venir
   • Une information partagée pour faciliter les échanges et la mutualisation
   • Une valorisation des travaux d’urbanisation
   • Solution prévue pour 2017 :
           o     Evolution du projet Plume (appel à contribution)
           o     Interconnexion avec les solutions d’urbanisation/architecture d’entreprise (dont
                 Méga)

+ Complété par une présentation de tous les acteurs de l’ESR. Prochainement en
  ligne.
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CATI : Groupe 4 « Méthode de co-construction et
   langage/technologies pour le co-développement»
                                  Groupe co-animé par ESUP et l’Amue

+ Cadre organisationnel défini pour la co-construction : Equipes modules, une équipe Socle pour
  un développement par les établissements
+ Cadre méthodologique fixé : agilité, cadre documentaire à parfaire, forge (SourceSup),
  intégration continue, première approche OpenSource, respect des cadres (Cadres de
  cohérence, RGI, RG2A, RGS, CCU, normes de développements…)
+ Architecture Micro-Service : Une architecture modulaire, permettant des contributions
  complémentaires au projet.
+ Une cible technique Open Source (Recommandation Dinsic) :
    •   Langages : JavaScript/Angular JS, Java/Spring,
    •   Base de Données : Postgres
    •   Outils : SourceSup, Api Manager, Docker
+ Un accompagnement prévu (expertise, formations, accompagnement au changement)
+ Une veille assurée dans le cadre du CATI
+ Des travaux éprouvés sous 6 mois dès la 1ere équipe socle opérationnelle

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Projet de contrat quinquennal 2016-2020

+ Signature prévue à l’automne 2016 (cf mesure 44 « premières mesures de
  simplification de l’ESR »).
Ndlr: le montant de la subvention de l’Etat au titre de l’année 2016 est de 10 M €uros (hors
déduction de la réserve de précaution) soit un montant annuel identique à celui prévu au
contrat quinquennal 2011-2015.

+ Rappel des travaux réalisés:
- Réunion d’échanges avec les adhérents de l’agence du 2 novembre 2015
- Présentation des axes / actions du projet de contrat quinquennal lors de l’AG du 3
décembre 2015
- 1er semestre 2016: itération avec la DGESIP sur la rédaction du projet.
Ndlr: du côté de la DGESIP, arrivée au 1er juin 2016 de M. Mehdi Gharsallah, conseiller
stratégique pour le numérique placé auprès de Mme Simone Bonnafous. M. Mehdi
Gharsallah représentera la DGESIP au conseil d’administration de l’agence et prendra une
part active dans les discussions relatives au projet de contrat.

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3 - Mise en œuvre des principes directeurs de l’agence

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Point d’avancement du partenariat avec l’association Cocktail

+ Relations institutionnelles Amue/Association Cocktail: une première version du
  projet de convention de coopération entre pouvoirs adjudicateurs est
  rédigée. Echanges en cours avec l’association Cocktail. Finalisation avant l’été.
Cette convention s’appuie sur les conclusions formulées par la DAJ de Bercy qui avait
été sollicitée après la réponse du MENESR sur ce même sujet de la faisabilité d’une
coopération entre pouvoirs adjudicateurs.
+ Ateliers en cours: Le recueil du besoin de l’Amue a conduit à la définition des
  exigences fonctionnelles (phase d’expression des besoins) dont la
  consolidation, la complétude, la réactualisation et la validation est en cours
  en collaboration avec l’association Cocktail et des établissements adhérents
  des deux structures. Elle conduira à la production d’un cahier des charges
  commun qui servira d’entrant à la phase de conception.
+ Engagement des établissements pour la co-construction de la solution
  logicielle tant du point de vue métier que SI. Présentation des attentes/besoins
  aux établissements par l’agence/association Cocktail. Retour d’établissements
  souhaitant s’engager dans cette démarche au cours du dernier trimestre
  2016.

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Préfinancements (tarifs)

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Préfinancement

+ Un dispositif mis en place pour sécuriser le déploiement des nouvelles
  solutions logicielles, pour garantir l’agence et ses adhérents contre les
  risques de désengagement et budgétaires (articulation du pré
  financement avec le fonds de roulement de l’agence: évolution de son
  modèle économique)
+ Un dispositif s’appuyant sur des conventions de préfinancement
  reprenant les engagements respectifs des établissements et de l’Amue
  et notamment, du côté de l’agence
   o L’engagement de mettre en œuvre tous les moyens à sa disposition pour parvenir à la création
     du logiciel
   o le remboursement à l’établissement du préfinancement lors de l’acquisition de la solution
     logicielle.
+ Des tarifs de préfinancement établis en prenant en compte les coûts de
  construction des solutions logicielles, les capacités contributives des
  établissements et les capacités de financement de l’agence. Ces tarifs
  doivent également permettre d’atteindre la cible d’établissements
  acquéreurs établie dans le cadre du plan de financement de la solution.
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Préfinancement Sicles

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              Tranche      Masse financière       Préfinancement
                                                         HT
                 1            < 10 m€                 15 000,00 €
                 2            < 30 m€                 18 000,00 €
                 3            < 58 m€                 21 000,00 €
                 4            < 95 m€                 24 000,00 €
                 5            < 145 m€                27 000,00 €
                 6            < 205 m€                30 000,00 €
                 7            > 205 m€                33 000,00 €
    + MF (Masse Financière) = Déterminé par l'exécution des recettes, moins les
       crédits de masse salariale notifiés, de l'année n-1 du bilan comptable.
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Préfinancement Caplab

                                                        Montant
                     Tranche     Masse financière    Préfinancement
                                                            HT
                        1          < 10 m€              10 000,00 €
                        2          < 30 m€              12 000,00 €
                        3          < 58 m€              14 000,00 €
                        4          < 95 m€              16 000,00 €
                        5          < 145 m€             18 000,00 €
                        6          < 205 m€             20 000,00 €
                        7          > 205 m€             22 000,00 €
    + MF (Masse Financière) = Déterminé par l'exécution des recettes, moins les
       crédits de masse salariale notifiés, de l'année n-1 du bilan comptable.

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Contribution des établissements à l’activité de
support des produits Amue (Sifac et Apogée)

Dans un esprit de mutualisation renforcée, l’agence propose aux
établissements disposant d’Apogée et/ou de Sifac de contribuer au support de
ces logiciels à hauteur des capacités de chacun.
Il s’agit, pour certains des correspondants fonctionnels et techniques des
établissements, de contribuer au centre de compétences de l’Amue de niveau
2 dans le respect des termes de charte d’assistance de l’agence.
Les contributions respectives sont indemnisées sur la base du coût complet
établi conjointement l’Amue et les établissements.
Point d’avancement sur la mise en place de ce dispositif: 2 établissements
intéressés .

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Le cadre de co-construction

+ Un cadre qui doit répondre à :
     • Quelle organisation ?
     • Quelles méthodes pour co-construire ?
     • Quelles normes et cadres respecter ?
     • Quels outils et technologies pour un développement durable?
     • Où développer ensemble ?
     • Quels modules, quelle urbanisation ?

+ Un cadre qui permet des développements durables et homogènes.

+ Un premier document en cours de finalisation pour le projet Sicles
    (Amue/Cocktail/Etablissements), issu des travaux du CATI

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Un cadre de co construction, pour un
               développement durable…
                                                                                  Schéma directeur des espaces
                              Normes de                                              numériques de travail
                            développement

                                            Normes
                                                                  SDET
                                            de dev.

                                                                                                            Référentiel Général
                                                                                                             d'Interopérabilité
                              Cadres de
Cadres de cohérence SI
                                                        SI de                      RGI
                              coherence
                                                      l’Amue

                                     CCU                                  RG2A
                                                                                                        Référentiel Général
               Cadre Commun                                                                           d'Accessibilité pour les
             d'Urbanisation du SI                  RGS-PSSI                                              Administrations
                  de l'État

                                             Référentiel Général de Sécurité
                                             POLITIQUE DE SÉCURITÉ DES SYSTÈMES
                                                  D’INFORMATION DE L’ÉTAT

               20/06/2016                                                                                                         © Amue   27
Le cadre de co-construction : contenu

1.   Co-Construction Modulaire
     •        Une approche normative, urbanisée, pragmatique
     •        Logique Modulaire avec un socle

2.   Cadre Organisationnel
     • Organisation du projet, organisation type des équipes modules, profils

3.   Cadre Méthodologique
     •        Les standards et normes, l’agilité, l’assurance qualité, les tests, la
              documentation, la forge, l’intégration continue

4.   Cadre Architectural
     •        Architecture Micro Services, évolutivité

5.   Cadre Technique
     •        Les solutions Open Source portées par le CATI.
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4 – Question diverses

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Merci de votre attention

                           Contact : direction@amue.fr
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