BILAN SOCIAL 2013 : guide pratique

BILAN SOCIAL 2013 : guide pratique

BILAN SOCIAL 2013 : guide pratique Partena HR Legal Department – Janvier 2014

Bilan social 2013 : guide pratique Sommaire I. Qu’est ce que le bilan social ___ 2
II. Quelles sont les entreprises tenues d’établir un bilan social ___ 2
III.Quel bilan social doit être établi ___ 2
IV.Que contient le bilan social (modèle complet ___ 3
1. Etat des personnes occupées ___ 3
2. Tableau des mouvements du personnel au cours de l’exercice ___ 3
3. Etat donnant des renseignements sur les activités de formation suivies par les travailleurs et dont le coût est pris en charge par l’employeur ___ 3
FORMATION PROFESSIONNELLE CONTINUE ___ 4
A.

Formation formelle (formation professionnelle continue à caractère formel ___ 4
1. Qu’entend on par « formation formelle ___ 4
2. Quels sont les travailleurs à prendre en considération (rubriques 5801 et 5811 ___ 5
3. Quelles sont les heures de formation à prendre en considération (rubriques 5802 et 5812 ___ 5
4. Quels sont les coûts à prendre en considération ___ 5
B. Formation moins formelle ou informelle (formation professionnelle continue à caractère moins formel ou informel ___ 6
1. Qu’entend on par « formation moins formelle ou informelle ___ 6
2. Quels sont les travailleurs à prendre en considération (rubriques 5821 et 5831 ___ 6
3.

Quelles sont les heures de formation à prendre en considération (rubriques 5822 et 5832 ___ 6
4. Quels sont les coûts à prendre en considération (rubriques 5823 et 5833 ___ 6
FORMATION PROFESSIONNELLE INITIALE ___ 7
A. Qu’entend on par « formation professionnelle initiale ___ 7
B. Quels sont les travailleurs à prendre en considération (rubriques 5841 et 5851 ___ 7
C. Quelles sont les heures de formation à prendre en considération (rubriques 5842 et 5852) ?. 7 D. Quels sont les coûts à prendre en considération (rubriques 5843 et 5853 ___ 7
La rédaction veille à la fiabilité des informations publiées, lesquelles ne pourraient toutefois engager sa responsabilité.

Bilan social 2013 Guide pratique Partena HR Legal Department Janvier 2014 2 Le présent guide s’inspire des informations disponibles sur le site de la Banque nationale de Belgique. Il a pour objet de répondre, de manière succincte, aux principales questions qui se posent à propos du bilan social1 . I. Qu’est-ce que le bilan social ? Le bilan social est un instrument par lequel les entreprises sont tenues de faire rapport sur la situation de l’emploi en leur sein ainsi que sur les activités de formation suivies par les travailleurs. Le bilan social doit être transmis au conseil d’entreprise ou, à défaut, à la délégation syndicale ; à défaut, il peut être consulté par les travailleurs au lieu où le règlement de travail doit être conservé.

II. Quelles sont les entreprises tenues d’établir un bilan social ?

Sont soumises à l’obligation d’établir un bilan social, les entreprises suivantes principalement : les entreprises belges tenues de publier leurs comptes annuels dont le bilan social constitue une annexe (et qui occupent du personnel) ; les comptes annuels doivent être déposés à la Banque nationale de Belgique (BNB) dans les 30 jours de leur approbation et au plus tard 7 mois après la date de clôture de l’exercice ; les entreprises tenues de remettre un bilan social à la BNB2 , en principe dans les 7 mois de la clôture de leur/l’exercice : les hôpitaux qui n’ont pas pris la forme d’une société commerciale à responsabilité limitée ou d’une grande ou très grande ASBL ; les autres personnes morales de droit privé (ex.

ASBL, fondation) qui occupent au moins 20 travailleurs (en équivalents temps plein) ; les entreprises de droit étranger qui ont établi en Belgique une succursale ou un siège quelconque d’exploitation ; le bilan social comprend uniquement les informations concernant les succursales et les sièges d’exploitation situés en Belgique (de l’entreprise étrangère), l’ensemble des succursales et des sièges d’exploitation étant considéré comme une seule entreprise.

Attention ! L’employeur qui ne respecte pas ses obligations en matière de bilan social (établissement, contenu, communication, publicité) sera puni d’une sanction constituée soit d’une amende pénale, soit d’une amende administrative 3 . III. Quel bilan social doit être établi ? Deux modèles de bilans sociaux peuvent être distingués : le bilan social complet ; le bilan social abrégé. Les entreprises (en ce compris, les hôpitaux et les entreprises de droit étranger ayant établi une succursale ou un siège d’exploitation en Belgique) établissent le bilan social selon le schéma complet, sauf si elles sont considérées comme « petites sociétés »4 .

Les petites sociétés ont en effet la faculté d’établir le bilan social selon le schéma abrégé. Sont visées, les sociétés « dotées de la personnalité juridique qui, pour le dernier (et l’avant dernier) exercice(s) clôturé(s), ne dépassent pas plus d’une des limites suivantes : 1 Le bilan social est régi notamment par : la loi du 22 décembre 1995 portant des mesures visant à exécuter le plan pluriannuel pour l’emploi ; l’arrêté royal du 4 août 1996 relatif au bilan social ; et l’arrêté royal du 30 janvier 2001 portant exécution du Code des sociétés. Une information détaillée est disponible sur le site de la Banque nationale de Belgique (http://www.nbb.be).

2 Même si certaines d’entre elles sont dispensées de publier leurs comptes annuels. 3 Art. 204 à 206 du Code pénal social. 4 Au sens de l’article 15 du Code des sociétés.

Bilan social 2013 Guide pratique Partena HR Legal Department Janvier 2014 3 nombre de travailleurs occupés en moyenne annuelle : 50 ; chiffre d’affaires annuel (hors TVA) : 7.300.000 EUR ; total du bilan : 3.650.000 EUR sauf si le nombre de travailleurs occupés en moyenne annuelle dépasse 100 ». Pour les entreprises de droit étranger ayant établi en Belgique une succursale ou un siège d’exploitation, les critères sont calculés pour les succursales et les sièges d’exploitation situés en Belgique. Les autres personnes morales de droit privé qui sont tenues de remettre un bilan social l’établissent : selon le schéma complet si elles occupent au moins 50 travailleurs ; selon le schéma abrégé si elles occupent moins de 50 mais au moins 20 travailleurs.

Le document type qui vous a été transmis par le SSE Partena pour vous permettre d’établir votre bilan social est établi sur la base du modèle complet, le SSE ne disposant pas de toutes les informations requises. IV. Que contient le bilan social (modèle complet) ?

Le bilan social établi selon le schéma complet comporte les renseignements suivants : un état des personnes occupées ; un tableau des mouvements du personnel au cours de l’exercice ; un état donnant des renseignements sur les activités de formation suivies par les travailleurs et dont le coût est pris en charge par l’employeur. 1. Etat des personnes occupées => Dans le document type qui vous a été transmis, l’ « Etat des personnes occupées » a été complété sur la base des données en possession du SSE Partena.

2. Tableau des mouvements du personnel au cours de l’exercice => Dans le document type qui vous a été transmis, le « Tableau des mouvements du personnel au cours de l’exercice » a été complété sur la base des données en possession du SSE Partena.

3. Etat donnant des renseignements sur les activités de formation suivies par les travailleurs et dont le coût est pris en charge par l’employeur Les « Renseignements sur les formations pour les travailleurs au cours de l’exercice » reprennent les activités de formation suivies par les travailleurs et dont le coût est pris en charge, partiellement ou intégralement, par l’employeur5 .

Il est en effet convenu, dans le pacte de solidarité entre les générations, que les initiatives globales en matière de formation s’élèvent à 1,9 % de la masse salariale. Cet effort en matière de formation est évalué chaque année sur la base des bilans sociaux complétés. Les employeurs appartenant aux secteurs qui réalisent des efforts insuffisants sont redevables d’une cotisation supplémentaire de 0,05 % pour financer le régime du congé éducation payé.

Dans le document type qui vous a été transmis, les « Renseignements sur les formations pour les travailleurs au cours de l’exercice » n’ont pas été complétés, le SSE Partena ne disposant pas de toutes les données requises.

Utilisez le fichier Excel mis à votre disposition sur http://www.partenahr.be pour obtenir l’« Extrait du bilan social » (voyez le modèle ci après) qui vous permettra de compléter ces renseignements. Les formations se répartissent en : formation professionnelle continue ; et formation professionnelle initiale. Pour chaque type de formation, il y a lieu de mentionner par sexe : le nombre de travailleurs ayant suivi la formation ; le nombre d’heures de formation suivies ; et le coût de ces formations. 5 Une note explicative concernant les activités de formation est disponible sur http://www.nbb.be.

Bilan social 2013 Guide pratique Partena HR Legal Department Janvier 2014 4 EXTRAIT DU BILAN SOCIAL (exercice 2013) Les montants se complètent automatiquement sur la base des informations relatives aux efforts de formation consignées tout au long de l’année RENSEIGNEMENTS SUR LES FORMATIONS POUR LES TRAVAILLEURS AU COURS DE L’EXERCICE 2013 Initiatives en matière de formation professionnelle continue à caractère formel à charge de l’employeur Codes Hommes Codes Femmes Nombre de travailleurs concernés ___ 5801
2,00 5811 1,00 Nombre d’heures de formation suivies ___ 5802
11,60 5812 7,60 Coût net pour l’entreprise ___ 5803
2.365,19 5813 2.070,85 dont coût brut directement lié aux formations ___ 58031
1.017,43 58131 1.022,65 dont cotisations payées et versements à des fonds collectifs ___ 58032
1.497,75 58132 1.198,20 dont subventions et autres avantages financiers reçus (à déduire ___ 58033
150,00 58133 150,00 Initiatives en matière de formation professionnelle continue à caractère moins formel ou informel à charge de l’employeur Nombre de travailleurs concernés ___ 5821
1,00 5831 1,00 Nombres d’heures de formation suivies ___ 5822
5,00 5832 4,00 Coût net pour l’entreprise ___ 5823
170,05 5833 146,04 Initiatives en matière de formation professionnelle initiale à charge de l’employeur Nombre de travailleurs concernés ___ 5841
1,00 5851 1,00 Nombre d’heures de formation suivies ___ 5842
380,00 5852 360,00 Coût net pour l’entreprise ___ 5843
5.800,00 5853 3.180,00 FORMATION PROFESSIONNELLE CONTINUE Par « formation professionnelle continue », il faut entendre la formation : suivie par un (ou plusieurs) membre(s) du personnel ; planifiée à l’avance ; et visant à élargir les connaissances ou à améliorer les compétences des travailleurs.

La formation professionnelle continue se subdivise en : formation formelle (interne ou externe) ; formation moins formelle ou informelle. A. Formation formelle (formation professionnelle continue à caractère formel) 1. Qu’entend on par « formation formelle » ?

Par « formation formelle », il faut entendre la formation : consistant en des cours et des stages conçus par des formateurs ou des conférenciers ; caractérisée par un haut degré d’organisation du formateur ou de l’institut de formation ; se déroulant dans un lieu nettement séparé du lieu de travail ; s’adressant à un groupe d’apprenants et, le cas échéant, faisant l’objet d’une attestation de suivi de la formation ; et conçue et gérée : par l’entreprise elle même (ex. : par le chef d’entreprise ou le responsable du personnel ou de la formation), même si elle se déroule physiquement en dehors de l’entreprise (= formation interne) ; ou par un organisme extérieur à l’entreprise (ex.

par des organismes privés ou publics à but lucratif ou non tels que Bruxelles Formation, le Forem, le VDAB, l’ADG, des écoles et universités, des instituts de formation, des entreprises mères ou partenaires, des fournisseurs d’équipement, des chambres professionnelles, des organismes sectoriels comme le CEFORA), même si elle se déroule physiquement au sein de l’entreprise (= formation externe).

Exemple Congé éducation.

Bilan social 2013 Guide pratique Partena HR Legal Department Janvier 2014 5 2. Quels sont les travailleurs à prendre en considération (rubriques 5801 et 5811) ? Pour déterminer le nombre de travailleurs ayant suivi une formation formelle, il y a lieu de prendre en considération le personnel engagé sous contrat de travail. Par contre, ne doivent pas être pris en compte, les travailleurs intérimaires, les apprentis (industriels ou classes moyennes), les stagiaires, les autres personnes en possession d’un contrat de formation (ex.

les FPI).

3. Quelles sont les heures de formation à prendre en considération (rubriques 5802 et 5812) ? Pour déterminer le nombre d’heures de formation suivies, il y a lieu de prendre en considération les heures consacrées par les travailleurs, durant les heures de travail, à la formation formelle. Si une formation formelle est dispensée pour partie pendant les heures de travail et pour partie en dehors des heures de travail, seule la partie dispensée pendant les heures de travail doit être prise en compte. 4. Quels sont les coûts à prendre en considération ?

Il y a lieu de prendre en considération : le coût brut de la formation formelle (sous rubriques 58031 et 58131), constitué par les coûts directement liés à la formation : les rémunérations (rémunérations brutes et charges sociales) des travailleurs en formation pendant la durée de formation ; il s’agit d’appliquer à la totalité de la rémunération annuelle d’un salarié (ou au salaire théorique moyen correspondant à sa catégorie dans l’entreprise), le rapport entre le nombre d’heures de formation suivies dans l’année et le total des heures prestées rémunérées (à défaut, il convient de multiplier le coût horaire moyen par le nombre d’heures de travail consacrées à la formation) ; le cas échéant, les frais de déplacement et d’hébergement des participants directement liés aux formations ; Attention ! Il y a lieu d’ajouter les frais spécifiques aux formations internes ou aux formations externes décrits ci après : pour les formations internes : .

les rémunérations (rémunérations brutes et charges sociales) du personnel affecté à la formation, c’est à dire les personnes qui dispensent la formation à temps plein ou à temps partiel (dans ce cas, il faut prendre en considération les frais liés aux heures passées à préparer les cours et à enseigner) ainsi que les personnes chargées de l’organisation ou de l’administration des formations à temps plein ou à temps partiel (dans ce cas, il faut prendre en considération les frais liés aux heures passées à organiser les formations) ; . les frais de fonctionnement, c’est à dire les dépenses liées à l’entretien et à l’amortissement des locaux (ex.

les centres de formation), de l’équipement et du mobilier de formation affectés à la formation soit exclusivement, soit partiellement (dans ce cas, il faut prendre en considération les coûts liés aux heures consacrées à la formation) ainsi que les dépenses liées à la logistique pédagogique des formations (acquisition ou réalisation d’ouvrages, à l’exclusion des ouvrages à caractère publicitaire).

pour les formations externes : . le cas échéant, les dépenses (droits d’inscription) facturées par l’organisme de formation (centre de formation, formateurs externes, consultants), directement liées à la formation ; . le cas échéant, le coût des fournitures exclusivement liées à la formation qui n’auraient pas été acquises par l’entreprise si la formation n’avait pas eu lieu. les cotisations payées et les versements à des fonds collectifs dans le cadre de la formation (sous rubriques 58032 et 58132), tels que par exemple : la cotisation pour la formation et l’emploi des groupes à risque 6 (selon le secteur, cette cotisation peut varier de 0,10 à 0,60 % de la masse salariale) ; 6 Cotisation versée par l’entreprise en exécution de la loi du 27 décembre 2006 portant des dispositions diverses.

les versements spécifiques (souvent exprimés en pourcentage de la masse salariale) pour la formation des travailleurs, dus en exécution d’une convention collective de travail sectorielle ou d’entreprise ; le versement de 0,05 % ou de 0,04 % de la masse salariale au fonds de financement du congé éducation ; le montant supplémentaire de 0,05 % de la masse salariale versé au fonds de financement du congé éducation dans la mesure où les efforts de formation réalisés précédemment au niveau sectoriel ont été jugés insuffisants ; les subventions et autres avantages financiers octroyés à l’entreprise dans le cadre de la formation (sous rubriques 58033 et 58133) ; il s’agit des subventions provenant de fonds collectifs (ex.

les primes ou toute autre intervention financière prises en charge par les fonds de formation sectoriels) et des aides régionales (ex. : la part prise en charge par les Régions dans les formations financées par des chèques formation), fédérales (ex. : les subventions reçues dans le cadre du congé éducation) ou européennes ; le coût net de la formation (rubriques 5803 et 5813), obtenu par la somme du coût brut, des cotisations payées et des versements à des fonds collectifs dont sont déduits les subventions et autres avantages financiers octroyés à l’entreprise dans le cadre de la formation.

B. Formation moins formelle ou informelle (formation professionnelle continue à caractère moins formel ou informel) 1. Qu’entend on par « formation moins formelle ou informelle » ? Par « formation moins formelle ou informelle », il faut entendre la formation : consistant en des activités d’apprentissage qui sont en relation directe avec le travail (ou le lieu de travail) mais autres que celles visées ci avant ; caractérisée par un haut degré d’auto organisation par l’apprenant individuel ou par un groupe d’apprenants ; et dont le contenu est déterminé en fonction des besoins individuels, sur le lieu de travail, de l’apprenant.

Exemples (Si les conditions décrites ci avant sont remplies) Formation sur le tas, tutorat, coaching, acquisition de savoir faire, formation axée sur la rotation du personnel, sur des échanges, des visites d’études et des détachements, formation par la participation à des cercles de qualité ou d’apprentissage, autoformation (ou formation ouverte) et formation à distance (lectures, cassettes, cd rom, cours par correspondance), formation par la participation à des conférences, ateliers, foires et exposés.

2. Quels sont les travailleurs à prendre en considération (rubriques 5821 et 5831) ? Pour déterminer le nombre de travailleurs ayant suivi une formation moins formelle ou informelle, il y a lieu de prendre en considération le personnel engagé sous contrat de travail.

Par contre, ne doivent pas être pris en compte, les travailleurs intérimaires, les apprentis (industriels ou classes moyennes), les stagiaires, les autres personnes en possession d’un contrat de formation (ex. : les FPI). 3. Quelles sont les heures de formation à prendre en considération (rubriques 5822 et 5832) ? Pour déterminer le nombre d’heures de formation suivies, il y a lieu de prendre en considération les heures consacrées par les travailleurs, durant les heures de travail, à la formation moins formelle ou informelle. Si une formation moins formelle ou informelle est dispensée pour partie pendant les heures de travail et pour partie en dehors des heures de travail, seule la partie dispensée pendant les heures de travail doit être prise en compte.

4. Quels sont les coûts à prendre en considération (rubriques 5823 et 5833) ? Il y a lieu de prendre en considération le coût net de la formation, obtenu par la somme des coûts bruts (directement liés à la formation) dont sont déduites les subventions reçues (ex. : les primes au tutorat délivrées par certains fonds de formation sectoriels). Les coûts bruts directement liés à la formation qui doivent être pris en compte sont : les rémunérations (rémunérations brutes et charges sociales) des travailleurs en formation pendant la durée de formation ; il s’agit d’appliquer à la totalité de la rémunération annuelle d’un salarié (ou au salaire théorique moyen correspondant à sa catégorie dans l’entreprise), le rapport entre le nombre d’heures de formation suivies dans l’année et le total des heures prestées Bilan social 2013 Guide pratique Partena HR Legal Department Janvier 2014 6

Bilan social 2013 Guide pratique Partena HR Legal Department Janvier 2014 7 rémunérées (à défaut, il convient de multiplier le coût horaire moyen par travailleur par le nombre d’heures de travail consacrées à la formation) ; le cas échéant, les frais de déplacement et d’hébergement des participants directement liés aux formations ; les rémunérations (rémunérations brutes et charges sociales) du personnel qui a dispensé la formation durant la période de formation ; le cas échéant, les droits d’inscription payés (ex. : pour la participation aux foires, ateliers, conférences) ; le cas échéant, le coût des fournitures exclusivement liées à la formation qui n’auraient pas été acquises par l’entreprise si la formation n’avait pas eu lieu.

FORMATION PROFESSIONNELLE INITIALE A. Qu’entend on par « formation professionnelle initiale » ? Par « formation professionnelle initiale », il faut entendre la formation : délivrée aux personnes occupées dans le cadre de systèmes alternant formation et travail en entreprise (l’activité principale doit être la formation) ; d’une durée d’au moins 6 mois ; et dont l’objectif est l’acquisition d’un diplôme ou d’un certificat officiel. Exemples Contrat d’apprentissage industriel, convention d’insertion professionnelle, formation au patronat (classes moyennes).

B. Quels sont les travailleurs à prendre en considération (rubriques 5841 et 5851) ? Pour déterminer le nombre de personnes ayant suivi une formation professionnelle initiale, il y a lieu de prendre en considération les apprentis (industriels ou classes moyennes), les stagiaires et les autres personnes en possession d’un contrat de formation (ex.

les FPI). C. Quelles sont les heures de formation à prendre en considération (rubriques 5842 et 5852) ? Pour déterminer le nombre d’heures de formation suivies, il y a lieu de prendre en considération les heures passées dans l’entreprise par les personnes concernées, indépendamment du fait qu’elles contribuent ou non au processus de production. Par contre, ne doivent pas être prises en compte, les heures non prestées dans l’entreprise (ex. : les heures passées à l’institut de formation). D. Quels sont les coûts à prendre en considération (rubriques 5843 et 5853) ? Il y a lieu de prendre en considération le coût net de la formation, obtenu par la somme des coûts bruts (directement liés à la formation) dont sont déduites les subventions reçues, c’est à dire des subventions provenant de fonds collectifs (ex.

les primes ou toute autre intervention financière prises en charge par les fonds de formation sectoriels) et des aides régionales, fédérales ou européennes. Les coûts bruts directement liés à la formation qui doivent être pris en compte sont : les rémunérations, indemnités, allocations payées par l’employeur aux personnes qui suivent une formation professionnelle initiale (rémunérations brutes et charges sociales) ; les rémunérations (rémunérations brutes et charges sociales) du personnel affecté à la formation, c’est à dire essentiellement les personnes qui dispensent la formation à temps plein ou à temps partiel (dans ce cas, il faut prendre en considération les frais liés aux heures passées à dispenser la formation) ; les frais de fonctionnement, c’est à dire les dépenses liées à l’entretien et à l’amortissement des locaux (ex.

les centres de formation), de l’équipement et du mobilier de formation affectés à la formation soit exclusivement, soit partiellement (dans ce cas, il faut prendre en considération les coûts liés aux heures consacrées à la formation) ainsi que les dépenses liées à la logistique pédagogique des formations (acquisition ou réalisation d’ouvrages, à l’exclusion des ouvrages à caractère publicitaire) ; le cas échéant, les droits d’inscription des personnes qui suivent une formation professionnelle initiale, à concurrence du montant pris en charge par l’entreprise ; le coût des fournitures exclusivement liées à la formation qui n’auraient pas été acquises par l’entreprise si la formation n’avait pas eu lieu.

Partena association sans but lucratif secrétariat social agréé d'employeurs par A.M. du 3 mars 1949 sous le n° 300 Siège social : Rue des Chartreux 45, 1000 Bruxelles. TVA BE 0409.536.968

Vous pouvez aussi lire
Aller aux pages suivantes ... Annuler