Cahier des charges fonctionnel - Refonte complète des plateformes web VIP Stage & VIP Alternance - MEDEF Lyon-Rhône
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Cahier des charges
fonctionnel
Refonte complète des plateformes web
VIP Stage & VIP Alternance
Sommaire
Introduction
1. Présentation générale du projet
1.1. Présentation du MEDEF Lyon-Rhône et des plateformes VIP Stage et VIP Alternance
1.2. Les job-boards, le marché et les tendances
1.3. VIP Stage et VIP Alternance : les sites actuels
1.3.1. Fonctionnement
1.3.2. Fréquentation des sites actuels
1.3.3. Hébergement et maintenance des sites actuels
1.4. La problématique : pourquoi une refonte de ces sites ?
1.5. Les objectifs prioritaires de cette refonte
1.6. Les contraintes liées à la refonte du site :
1.6.1. Contraintes de délai
1.6.2. Contraintes de budget
1.6.3. Contraintes techniques
2. Etude préalable
2.1. Les différentes cibles :
2.1.1. Persona 1 : L’étudiant
2.1.2. Persona 2 : L’entreprise
2.1.3. Persona 3 : L’école, l’université ou l’organisme de formation
2.2. Méthodologie
2.3. Suivi opérationnel du projet
3. Accompagnement du prestataire
3.1. Méthodologie
3.2. Suivi opérationnel du projet
3.3. RGPD
3.4. Conseil stratégique sur les actions connexes à mener
4. Arborescence et contenus
4.1. Arborescence
4.2. Contenus
4.2.1. La ligne éditoriale
4.2.2. La production de contenus
5. Charte graphique, ergonomie et accessibilité
5.1. Charte graphique
5.2. Ergonomie du site
5.3. Accessibilité du site
6. Fonctionnalités
6.1. Version linguistique
6.2. Moteur de recherche général
6.3. Fonctionnalités Candidats
6.4. Fonctionnalités Entreprises
6.5. Fonctionnalités Offres
6.6. Fonctionnalités Gestion de la base de données
6.7. Fonctionnalités Back-Office
6.8. Fonctionnalités Statistiques
6.9. Fonctionnalités « A la Une »
6.10. Fonctionnalités « Informations juridiques »
6.11. Formulaire de contact
6.12. Barre de cookies
6.13. Page 404
7. Référencement et promotion du site
7.1. Référencement naturel
7.2. Campagne d’acquisition
8. Prestation et livrables attendus, analyse des offres
9. Hébergement du site internet et noms de domaines
10. Les opérations de livraison et de vérification
10.1. Recettes, vérification d’aptitude et bon fonctionnement
10.2. Confidentialité et propriété des livrables
11. Période de garantie
11.1. Maintenance corrective
11.2. Maintenance évolutive
11.3. Maintenance préventive
11.4. Réversibilité du contrat
12. Date attendue de remise des offres
ANNEXES :
- Annexe 1 : Listing des principaux job-board concurrents
- Annexe 2 : Résultats sondage entreprise
- Annexe 3 : Résultats sondage étudiants
- Annexe 4 : Récapitulatif de l’ensemble des souhaits d’évolution
- Annexe 5 : Note d’expression des besoins pour l’application mobile
Nous vous remercions de votre intérêt pour notre projet et au temps consacré à cet appel d’offres.Introduction
Le présent document est le cahier des charges fonctionnel réalisé par le MEDEF Lyon-Rhône pour la
refonte des sites existants VIP Stage et VIP Alternance.
D’importantes préconisations d’évolution seront donc avancées dans ce document pour faire naitre
ce nouveau projet de job-board.
Les informations fournies dans ce document sont à considérer comme strictement confidentielles
pour les prestataires interrogés ; en aucun cas, ils ne pourront en faire un quelconque usage
externe.
1. Présentation générale du projet
1.1. Présentation du MEDEF Lyon-Rhône et des plateformes VIP
Stage & VIP Alternance :
Le MEDEF est le premier syndicat patronal agissant dans l’intérêt des entreprises et s’exprime sur
l’ensemble du territoire français au nom de plus de 123 000 entreprises (des plus petites au plus
grandes) et dans des secteurs aussi variés que l’industrie, le commerce ou bien encore les services.
De manière plus ciblée, le MEDEF Lyon-Rhône est le 1er réseau d’entrepreneurs du Rhône
représentant près de 10 000 chefs d’entreprises (adhérents directs et adhérents de branches). Sa
mission principale est de rassembler les entreprises et de défendre leurs intérêts ; elle s’appuie sur 3
piliers :
- L’influence et la gouvernance,
- Le développement des entreprises et du territoire,
- L’entraide via l’animation de son réseau d’adhérents ou bien encore l’organisation de rencontres et
événements, comme le Printemps des Entrepreneurs.
Plus d’informations sur le MEDEF Lyon-Rhône : www.medeflyonrhone.com
Sollicité d’une part par les entreprises qui avaient du mal à pourvoir leurs offres de stages et/ou
d’alternance et d’autre part par les étudiants qui cherchaient un appui dans leurs recherches, VIP
Stage et VIP Alternance ont été créées par le MEDEF Lyon Rhône :
VIP Stage : www.vip-stage.com - Mis en ligne en avril 2002
VIP Alternance : www.vip-alternance.com – Mis en ligne en octobre 2010.
Ces 2 plateformes n’ont depuis que partiellement évolué.Ce sont donc deux sites internet qui permettent de mettre en relation les entreprises et les
étudiants, en proposant :
- Aux entreprises et établissements de formation en alternance de déposer des offres (sur les 2 sites),
- Aux étudiants de déposer un dossier (uniquement sur VIP Alternance) et de candidater (sur les 2
sites).
Ils sont tous 2 bien distincts, vivant indépendamment l’un de l’autre (entre autres, CMS, chartes
graphiques et arborescence différentes…). Ils sont également complétement indépendants du site
du MEDEF Lyon-Rhône, tant sur le fond que sur la forme.
1.2. Les job-boards, le marché et les tendances :
Initialement, un job-board est un site web de recrutement présentant une liste d’offres d’emplois, de
contrats d’alternance ou de stages permettant de postuler en ligne. Aujourd’hui, ce type de
plateforme a considérablement évolué et propose de nouvelles fonctionnalités :
- Pour les candidats : dépôt de dossiers de candidature pour avoir plus de visibilité
auprès des recruteurs, push mail (alerte dès qu’une nouvelle offre correspondant aux
critères sélectionnés est postée), dépôt de CV dans une CVthèque, fiches métiers,
conseils RH, applications mobiles…
- Pour les recruteurs : accès à la CVthèque avec une mise à jour instantanée, outils de
veille pour la recherche de candidats…
Ils permettent également une indexation des offres sur les moteurs de recherche et les méta-
moteurs (Indeed, Option Carrière, Jobi-Joba…).
Désormais, que ce soit du côté des entreprises qui recrutent, des cabinets… ou des candidats, leur
recherche passe principalement par ces sites.
La plupart de job-boards sont des pure players ; la concurrence est donc féroce et il est indispensable
d’offrir aux utilisateurs une expérience facilitée et un concept identitaire pour se démarquer.
Ces sites possèdent tous une application mobile ; ce point est donc un incontournable à prendre en
compte pour toucher notre cible étudiante, toujours plus difficile à capter.
On peut distinguer 3 types de job-boards :
- Les généralistes : Pôle Emploi, Apec, Monster, CadreEmploi, Indeed, Keljob,
JobTeaser, RegionJob, Job Teaser…
- Les spécialisés : MetalEmploi, FashionJob, Chimie Works…Ils ont une approche
beaucoup plus ciblée sur les cœurs de métiers identifiés.
- Les job-boards spécifiquement créés par des cabinets de recrutement : Michael
Page, Elaee, Accile…
Un listing non exhaustif de différents job-boards est disponible en Annexe 1.1.3. VIP Stage et VIP Alternance : les sites actuels :
1.3.1. Fonctionnement :
VIP STAGE : 2 entrées possibles :
Espace Entreprises :
A. Déposer une offre : Je me connecte sur le site www.vip-stage.com > Je choisis « Espace
Entreprises » > Je clique sur « Déposer une offre » > Je remplis les différents champs
concernant l’entreprise, le contact dans l’entreprise et le stage > Je clique sur « Enregistrer
l’offre de stage » > Je reçois une accusé de réception de l’envoi de mon offre au webmaster
du site qui vérifiera l’annonce et validera l’offre. Si l’offre est correcte et en adéquation avec
la législation, elle sera rapidement publiée par le MEDEF Lyon-Rhône.
B. Consulter une de mes offres déjà en ligne : Je me connecte sur le site www.vip-stage.com >
Je choisis « Espace Entreprises » > Je clique sur « Consulter votre offre de stage » > Je rentre
le numéro de l’offre dans le champ dédié > Je clique sur « Afficher » > J’accède à l’offre.
A noter que les offres ne sont pas modifiables par les entreprises et que ces dernières
doivent faire appel à l’administrateur pour les modifier.
Espace Etudiants :
A. Rechercher une offre de stage : Je me connecte sur le site www.vip-stage.com > Je choisis
« Espace Etudiants » > Je clique sur « Rechercher une offre de stage » > Je choisis
« Rechercher un stage » puis je sélectionne les différents critères : domaine du stage1, lieu du
stage2 et niveau d’étude actuel3 > Cliquer sur « Rechercher ».
B. Afficher une offre grâce à son numéro de référence : Je me connecte sur le site www.vip-
stage.com > Je choisis « Espace Etudiants » > Je clique sur « Rechercher une offre de stage »
> Je choisis « Afficher un stage » > Je rentre le numéro de l’offre dans le champ dédié > Je
clique sur « Afficher » > J’accède à l’offre.
C. Voir toutes les offres de stages en ligne sur le site : Je me connecte sur le site www.vip-
stage.com > Je choisis « Espace Etudiants » > Je clique sur « Voir toutes offres de stage » >
Les offres s’affichent , avec la plus récente en haut de page.
1 Domaines du stage : Achats, Administration-Secrétariat, Animation, Autres, Commercial-Vente-Marketing, Communication-
Information, Comptabilité-Gestion-Finance, Hotellerie-Restauration-Tourisme, Hygiène-Sécurité-Environnement, Import-Export,
Informatique-Nouvelles technologies, Juridique-Economique, Logistique-Supply Chain, Maintenance, Management-Stratégie,
Production-Ingénierie, Qualité, Recherche et développement, Ressources humaines-Formation, Sciences et techniques
industrielles.
2 Lieu du stage : Ensemble des départements de la France métropolitaine + DOM-TOM + Etranger
3 Niveau d’études actuel : de BAC +1 à BAC +5
Il est également possible de sélectionner « Indifférent » pour tous ces champs.Menu principal (latéral) :
A. Partie « Les stages » : elle reprend les parties évoquées précemment : Déposer une
offre, Consulter les offres, Espace Entreprises, Espace Etudiants, Rechercher une offre.
B. Partie « Stages UEP » : partie rédactionnelle offrant des informations concernant ce
dispositif.
C. Espace Handicap : 2 possibilités : « Rechercher un stage » ou « Voir toutes les offres »,
qui renvoient toutes les 2 vers l « Espace Etudiants ». Ne seront accessibles dans cet
espace uniquement les offres pour lesquelles les entreprises auront coché « Faire figurer
l’offre dans l’espace Handicap ».
D. Stages à l’étranger : 2 possibilités : « Consulter les offres » qui renvoie vers l’ « Espace
Etudiants » ou accès à une partie rédactionnelle qui met en avant Alzéa, partenaire qui a
pour objectif de faciliter la recherche de stage à l’étranger.
E. Infos : Partie uniquement rédactionnelle avec les sous-parties suivantes. Dans certaines
sous-parties, il y a également encore un sous-sommaire.Des liens ont hypertextes ont été
placés afin de renvoyer soit vers des pièces jointes, soit vers d’autres parties
rédactionnelles du site.
- La charte VIP Stage,
- Informations juridiques : Stages concernés, intégration dans un cursus pédagogique,
la convention de stage, le statut du stagiaire dans l’entreprise, la durée maximale
d’un stage en entreprise, la gratification du stagiaire, les cotisations sociales, l’année
de césure et le quota de stagiaires en entreprise,
- Stagiaires étrangers en entreprise,
- Régime fiscal pour les stagiaires,
- Etre couvert lors d’un stage à l’étranger : Couverture maladie, accidents du travail et
accident de la vie privée, En complément.
F. Partenaires : Présentation des partenaires :
- Entreprises : listing des entreprises partenaires. Non mis à jour depuis octobre 2016.
- Etablissements : listing des établissements partenaires.
- Sites partenaires : listing des sites web partenaires.
G. Espace Dédié Renaukt Trucks : Présentation de l’entreprise et du Groupe Volvo + renvoi
sur la partie « Recrutement » du site du Group : www.volvogroup.jobs.com
H. Espace dédié IAE Lyon : Présentation de l’IAE Lyon avec les principaux avantages offerts
par la structure + les différents cursus proposés dans l’offre de formation.
I. FAQ divisée en 3 sous parties : questions de entreprises, questions générales et
questions des étudiants.
J. Nous contacter : Formulaire de contactK. Footer :
- Lien vers le site du MEDEF Lyon-Rhône,
- Lien vers le site VIP Alternance,
- Liens vers les réseaux sociaux : Pages dédiées Facebook et Linkedin, Twitter MEDEF
Lyon-Rhône. Certains liens ne sont plus actifs : Viadeo, Digg, Reddit, Delicious,
Google+.
A noter : L’accès au site n’est pas en https et il n’y a pas de mentions légales.
VIP ALTERNANCE : 3 entrées possibles :
Espace Candidats :
A. S’inscrire et déposer son dossier de candidature : Je me connecte sur le site www.vip-
alternance.com > Je choisis « Espace Candidats » > Je clique sur « Inscrivez-vous et déposez
votre dossier » > Lors de ma première visite, je m’inscris en créant mon compte. Les fois
suivantes, je pourrais accèder à mon compte en renseignant mes identifiants dans les
champs dédiés. Ce module d’accès à mon compte est également disponible dans le header.
B. Consulter les offres d’alternance : Je me connecte sur le site www.vip-alternance.com > Je
choisis « Espace Candidats » > Je clique sur « Consulter les offres d’alternance » > Je
sélectionne les différents critères : département1, domaine de compétence2, niveau de
diplôme3 et type de contrat4 > Cliquer sur «Lancer la recherche ».
C. S’informer sur l’alternance : Cette partie uniquement rédactionnelle est divisée en 3 sous-
parties : le tutorat, le contrat d’apprentissage et le contrat de professionalisation.
1 Départements : 01,07,26,38,42,69,73,74. Pour les autres départements français, il faut choisir le champ « Indifférent ».
2 Domaine de compétences : Achats-Logistique, Agriculture, Banques-Assurances, BTP, Chimie, Commerces-Distribution,
Communication-Création-Publicité, Direction générale, Edition-Imprimerie, Esthétique-Coiffure, Finance-Comptabilité-Contrôle
de gestion, Gestion administrative – Organisation, Immobilier, Informatique-Nouvelles technologies, Journalisme, Juridique-
Fiscal, Marketing-Commercial, Métiers du textile, Production-Ingénierie, Qualité-Hygiène-Sécurité-Environnement, Recherche et
développement, Ressources humaines-Formation, Santé-Social, Secrétariat de Direction, Services à la personne, Services
techniques-Maintenance-Sécurité, Tourisme-Hotellerie-Restauration, Transport, Urbanisme-Architecture.
3Niveau du diplôme : Niveau 1 : Ingénieur, Master2 – Bac +5 et supérieur / Niveau 2 : Licence, Master1 – Bac +3-4 / Niveau 3 :
BTS, DUT, DEUST – Bac +2 / Niveau 4 : Bac Pro, BP, BT / Niveau 5 : CAP, BEP, MC.
4 Type de contrat : Contrat d’apprentissage / contrat de professionalisation.
Il est également possible de sélectionner « Indifférent » pour tous ces champs.Espace Entreprises :
A. Déposer une offre d’alternance : Je me connecte sur le site www.vip-alternance.com > Je
choisis « Espace Entreprises» > Je clique sur « Déposer une offre d’alternance » > Lors de ma
première visite, je m’inscris en créant mon compte entreprise. Les fois suivantes, je pourrais
accèder à mon compte en renseignant mes identifiants dans les champs dédiés. Ce module
d’accès à mon compte est également disponible dans le header.
B. Consulter les dossiers de candidature : Je me connecte sur le site www.vip-alternance.com >
Je choisis « Espace Entreprises» > Je clique sur « Consulter les dossiers de candidature » > Je
sélectionne les différents critères : domaine de compétence, niveau de diplôme et type de
contrat > Cliquer sur «Lancer la recherche ». Le détail des différents champs sont les mêmes
que pour la partie « Espace Candidat ».
C. Déposer une offre de stage en entreprise : Je me connecte sur le site www.vip-
alternance.com > Je choisis « Espace Entreprises» > Je clique sur « Déposer une offre de
stage en entreprise » > Je suis automatiquement redirigée vers la home page de VIP Stage.
D. S’informer sur l’alternance : Cette partie uniquement rédactionnelle est divisée en 3 sous-
parties : le tutorat, le contrat d’apprentissage et le contrat de professionalisation. C’est
exactement la même que celle disponible dans la partie « Espace Candidat ».
Espace Centres de formation :
A. Vous connecter à votre espace : Je me connecte à mon espace « Centre de formation »
B. Inscrivez votre centre de formation sur VIP Alternance : je renseigne l’ensemble des champs
demandés
Espace Nos partenaires :
Présentation des différents logos des partenaires avec un lien vers un texte de présentation de
l’établissement.
1.3.2. Fréquentation des sites actuels :
La fréquentation des 2 sites chute depuis environ 2 ans. Des explications seront avancées dans la
partie 1.4.
A toutes fins utiles et pour des raisons de confidentialité, des données chiffrées plus précises ainsi
que l’accès aux Analytics des 2 sites seront transmis au prestataire retenu pour la refonte du/des
site(s).
1.3.3. Hébergement et maintenance des sites actuels :
Les sites actuels VIP Stage et VIP Alternance sont maintenus techniquement par un prestataire
lyonnais, le même depuis plusieurs années.
Le site VIP Alternance est hébergé chez OVH ; le site VIP Stage est quant à lui hébergé chez Online.
Techniquement, ces sites sont très limités et nous ne pouvons donc pas faire les modifications de
base souhaitées.1.4. Problématique : Pourquoi prévoir une refonte de ces sites ?
Ces 2 sites, lancés en 2002 et 2010, n’ont que partiellement évolué et ne correspondent plus du tout
aux attentes des cibles. Ils n’offrent pas aux utilisateurs toutes les fonctionnalités attendues
actuellement et ont une image désuète, ce qui évidemment ne permet pas de gagner en notoriété.
Ces manques ont influencé la fréquentation des sites, qui baisse de manière structurelle depuis
presque 2 ans.
La refonte s’impose donc afin de les restructurer et d’assurer une montée en gamme ergonomique,
esthétique et responsive, pour qu’ils soient à la hauteur des attentes et besoins du MEDEF Lyon-
Rhône mais surtout des utilisateurs.
Le MEDEF Lyon-Rhône souhaite également profiter de cette refonte pour lancer la déclinaison
« application mobile », outil indispensable pour capter les cibles identifiées.
De plus, un ou des site(s) mis au goût du jour permettront de crédibiliser la qualité des stages et
contrats d’alternance disponibles sur le site mais aussi les actions mises en place, comme la présence
sur des forums ou salons étudiants.
Vous trouverez en Annexe 4 un récapitulatif complet de l’ensemble des dysfonctionnements /
souhaits d’évolution relevés lors des 3 derniers comités de pilotage de chaque site, le but étant que
la refonte puisse les corriger.
Après la validation d’une note d’intention et un travail préalable effectué en collaboration avec les
membres des 2 comités de pilotage, la principale préconisation d’évolution est de regrouper les 2
sites en un seul. Pourquoi cette préconisation ?
- Mettre à disposition une plateforme complète englobant tous les types de recherche
(stage et alternance), dans un but de simplification, aussi bien pour les entreprises
que pour les étudiants,
- Proposer une application mobile en lien avec le nouveau site,
- Améliorer l’expérience utilisateur,
- Ajouter une véritable partie rédactionnelle, variée et rubriquée, avec une ligne
éditoriale claire (voir partie 3.2.1), pour d’une part répondre aux attentes des cibles
et d’autre part optimiser le référencement.
A noter que le MEDEF Lyon-Rhône souhaite prévoir la création sur ce même site de 2 espaces
distincts portés par une différenciation graphique des 2 entités pour conserver l’esprit initial de ces
plateformes web. En effet, les stages et contrats d’alternance ne sont notamment pas régis par les
mêmes obligations légales.
Nous attendons du prestataire retenu un retour critique sur cette volonté de regroupement des
sites, notamment concernant l’impact sur le référencement et la migration de données existantes.1.5. Objectifs prioritaires de cette refonte : Apporter les fonctionnalités attendues sur tout job-board : - Un site responsive qui permette une utilisation sur tous les devices pour une expérience utilisateur optimale, - Une application mobile qui permette aux étudiants de consulter, sauvegarder et postuler aux offres depuis leur smartphone, - Un site qui propose les fonctionnalités présentes sur l’ensemble des job-boards : création d’un compte utilisateur, système d’alertes, historique d’utilisation pour facilement retrouver les documents transmis, possibilité de sauvegarder des offres ou de les mettre en favoris… Voir partie 5. Fonctionnalités. Améliorer la visibilité et l’attractivé des sites qui seront regroupés en un seul site : Attirer les entreprises pour qu’elles déposent leurs offres de stages ou d’alternance. Attirer les étudiants pour que le site devienne une référence dans la recherche de stage et d’alternance. - Un site simple d’utilisation qui délimite facilement et visuellement les accès « Entreprises » et « Etudiants » puis ensuite la partie « Stages » de la partie « Alternance ». Il présentera de manière simple et évidente la hiérarchisation des critères de recherche : niveau d’études, durée, secteur d’activité… Pour répondre à ce souhait de rendre l’utilisation intuitive, permettre une inscription simple et rapide ainsi que de faciliter sa lisibilité et son utilisation, le MEDEF Lyon-Rhône souhaite s’orienter sur un site en Flat Design. - Un site parfaitement visible qui sera riche et évolutif, bien référencé sur les moteurs de recherche sur des mots clés qui seront bien entendu définis en cours de projet. Une rapide étude a été effectuée sur un outil type Yooda Insight (cf Annexe 1). Cette rapide étude ne remplacera pas un benchmark plus poussé, restant à réaliser. Il est primordial que le futur site dispose de tous les atouts techniques et sémantiques pour qu’il puisse être visité par le plus grand nombre et que son référencement naturel soit optimisé. - Un site inspirant qui pourra par exemple présenter des témoignages, des informations précises et mises à jour… et qui puisse être considéré par les utilisateurs comme une source d’information fiable concernant les sujets liés aux stages et à l’alternance. Dynamiser et intensifier la relation avec les différentes cibles : - Un site évolutif qui valorise l’investissement du MEDEF Lyon-Rhône et de ses partenaires membres des comité de pilotage, notamment grâce à des possibilités simples d’évolution, aussi bien graphiquement que techniquement pour répondre aux besoins des différents cibles. La possibilité de mettre du contenu à jour régulièrement est également un point essentiel .- Un site « humain », qui valorise la prise de parole des étudiants, des enteprises mais également des écoles /organismes de formation. Cette prise de parole pourra être de différents ordres : portraits et témoignages, interviews sur des sujets d’actualités, contenus participatifs.
En conclusion, les objectifs prioritaires du futur site VIP seront à la fois d’être un job-board
offrant une mise en relation entre les entreprises et les étudiants mais aussi d’être un portail
fédérateur qui facilitera l’accès à des informations. Il devra également valoriser de manière
évidente l’investissement du MEDEF Lyon-Rhône pour le rapprochement du monde de
l’entreprise et celui de l’enseignement.
Le nouveau site internet doit par conséquent faire l’objet d’un travail de forme (ergonomie) et
de fond (hiérarchisation de l’information et des fonctionnalités) afin de traduire un sentiment
de lisibilité et de facilité à ses visiteurs, malgré la complexité du projet.
Le développement d’une application mobile est un point essentiel qui devra être mené en
même temps que le développement du nouveau site.
1.6. Les contraintes liées à la refonte du site :
1.6.1. Contraintes de délai :
Comme indiqué précédemment, les soucis rencontrés sur les sites actuels deviennent
problématiques pour le bon fonctionnement du site ainsi que sa fréquentation.
Nous cherchons donc un prestataire qui pourra nous accompagner rapidement sur cette refonte, de
manière qualitative bien entendu.
Le MEDEF Lyon-Rhône espère une mise en ligne du nouveau site au plus tard en septembre 2018 et
souhaite que l’application soit disponible dans ces mêmes délais.
1.6.2. Contraintes de budget :
L’enveloppe budgétaire n’a à ce jour pas été définie de manière précise.
Ce point fera l’objet d’une rencontre spécifique entre le MEDEF Lyon-Rhône et le prestataire retenu.
Elle comprendra la prestation complète incluant la refonte du site (graphique et fonctionnelle), le
développement de l’application liée, la solution CMS retenue, la formation à cette dernière, une
optimisation pour le référencement naturel, la garantie et la maintenance dont des détails plus
précis seront indiqués dans les parties suivantes.
Bien évidemment, le MEDEF Lyon-Rhône demande aux différents prestataires interrogés de nous
indiquer leur enveloppe budgétaire dans la proposition remise.
Les critères d’analyse des offres vont sont précisés en partie 8.
1.6.3. Contraintes techniques :
La liste ci-dessous n’est pas exhaustive et sera à retravailler avec le prestataire retenu :
- Le prestataire devra récupérer automatiquement certaines données présentes sur les sites actuels
(stages en cours, fiches entreprises, sauvegardes…) afin d’éviter des re-saisies fastidieuses et sources
d’erreurs.
-Le prestataire travaillera conjointement avec le MEDEF Lyon-Rhône pour trouver une solution de
mise à jour efficace des offres (voir fonctionnalités).- Le MEDEF Lyon-Rhône souhaite un CMS open source afin de simplifier au maximum son utilisation
et les coûts engendrés. Toutefois, le MEDEF Lyon-Rhône est ouvert à toute proposition de CMS que
le prestataire trouvera la plus adaptée aux besoins définis.
- Le prestataire devra intégrer une solution d’Analytics fiable (Google Analytics ou autre) pour
permettre un suivi pertinent de l’audience et de la fréquentation du site.
- Le prestataire devra proposer une solution qui pourra être évolutive : évolution de l’arborescence,
ajout possible d’un blog, de fonctionnalités simples, création d’un espace « communauté »…
- Le prestataire devra proposer au MEDEF Lyon-Rhône une solution technique qui permettra sinon
de supprimer au moins de réduire grandement le dépôt d’offres par des robots (actuellement
beaucoup plus sur VIP Stage que sur VIP Alternance).
2. Etude préalable :
2.1. Les différentes cibles
Concernant la présentation des différentes cibles utilisatrices, le MEDEF Lyon-Rhône a choisi de les
présenter sous forme de personas, comme il est d’usage. En les caractérisant de la sorte, le souhait
est de placer l’expérience utilisateur et ses attentes au centre de la réflexion. Le MEDEF Lyon-Rhône
pense que cette présentation pourra vous permettre de trouver et de travailler sur de nouveaux axes
de navigation ou fonctionnalités auxquels il n’a pas forcément pensé.
2.1.1. Persona 1 : L’étudiant :
Identité :
Margaux S. , 23 ans, étudiante en école de commerce à Lyon.
Caractéristiques :
- Margaux est en Master 1 Marketing / Communication et doit trouver un stage de 4 à 6 mois pour
valider son année. Selon elle, son école ne l’accompagne pas dans sa recherche de stage.
- Elle a budget serré et travaille pour se payer ses études, elle ne souhaite donc pas utiliser de site
payant pour touver un stage.
- Elle aimerait continuer ses études en Master 2 mais cette fois-ci en suivant un cursus en alternance.
- Comme les personnes de son âge, elle est fortement digitalisée et utilise principalement une
tablette et son smartphone.
- Elle est constamment en recherche de conseils/ d’informations concernant notamment ses droits
en tant que stagiaire mais aussi des conseils RH comme par exemple la façon de se présenter en
entreprise ou encore comment préparer un entretien.
Objectifs :
- Trouver un site simple d’utilisation car elle est très prise entre son job étudiant et ses études ; elle a
donc peu de temps à consacrer à sa recherche de stage. Toujours dans cette volonté de gain de
temps, elle veut recevoir des alertes sur son smartphone et/ou son mail concernant des stages qui
pourraient l’intéresser afin qu’elle puisse postuler rapidement.
- Pouvoir utiliser l’application mobile de ce site car elle utilise beaucoup d’applications mobiles. Ainsi,
elle pourrait sélectionner rapidement des offres depuis son smartphone, auxquelles elle répondra
plus tard depuis son ordinateur.- S’orienter vers un site généraliste, qui propose des stages mais aussi des contrats d’alternance dans
tous secteurs d’activité car elle ne sait pas encore dans quelle domaine d’activité elle souhaite
travailler.
- Utiliser un site gratuit.
- Pouvoir chercher parrallèllement sur un même site un stage en premier lieu mais aussi un contrat
d’alternance pour la poursuite de ses études, avec pour but d’éviter de multiplier des comptes
utilisateurs.
Scénarios :
A. Utilisation du site :
- Margaux va sur Google et tape successivement plusieurs mots clés : stage, recherche de stage…
- Elle trouve le site VIP et est séduite par la méta-description ; elle clique alors sur le lien du site.
- Elle arrive sur la home page : son utilisation intuitive et son design attractif la pousse à continuer sa
navigation.
- Elle créé en quelques minutes et de façon simple un compte utilisateur, qu’elle pourra compléter
par la suite avec son CV, une lettre de motivation ou tout autre type de pièce jointe, comme par
exemple un book.
- Elle a alors la possibilité de créer des alertes correspondant à sa recherche (niveau d’études,
localisation, secteur d’activité…), ce qu’elle fait instantanément.
- Elle recherche des offres grâce au module de recherche et postule pour plusieurs stages et contrats
d’alternance.
- Son profil créé via son compte utilisateur sera visible pour les recruteurs, aussi bien pour un stage
que pour son projet d’alternance. C’est un gain de temps pour elle et est ravie d’avoir découvert ce
site.
B. Utilisation de l’application mobile :
- Margaux est dans le bus pour rentrer chez elle et en profite pour aller sur l’application ; en
effet, souvent prise par le temps, elle trouve que c’est un gain de temps de pouvoir sélectionner
des annonces qui peuvent l’intéresser lors de ses trajets.
- Elle trouve plusieurs offres intéressantes et choisi de les mettre en « Favoris »pour pouvoir les
retrouver facilement plus tard.
- En arrivant chez elle, elle se connecte sur son compte depuis son ordinateur, retrouve sur ce
dernier les offres sélectionnées et postule sans tarder.
- Elle trouve que l’utilisation de l’application mobile est très pratique et recommandera la
plateforme (site et application mobile) à ses amis.2.1.2. Persona 2 : L’entreprise : Identité : - Entreprise XXXX, promoteur immobilier, qui gère la construction et la commercialisation de ses produits. - Contact : M. Stéphane V., chargé de recrutement. - Le siège social de l’entreprise est située à Toulouse et possède des filiales dans plusieurs pays européens. Caractéristiques : - L’entreprise a un partie recrutement sur son site web ; même si celle-ci fonctionne plutôt bien pour la partie emploi, le service RH reconnait que c’est plus compliqué pour le recrutement de stagiaires et d’alternants. Il pense que le fait que son site ne possède pas d’application mobile est un frein pour toucher cette cible. - Stéphane V. recherche donc une solution simple et gratuite pour répondre à ses besoins de recherche de stagiaires et d’alternants, sur tous les types de métiers de l’entreprise : R&D, construction, services supports,… - Il souhaite pouvoir déposer des offres aussi bien pour la France que pour les filiales européennes de l’entreprise ; toutes les offres sont gérées depuis le siège social toulousain. - Il recherche un site fiable qui bénéficie d’une bonne crédibilité. Objectifs : - Pouvoir recruter aussi bien des stagiaires que des alternants, sur un site dédié à cette cible. - Se tenir informé facilement concernant les actualités liés à ces domaines, notamment sur les avancées de la réforme de l’apprentissage. - Utiliser un site gratuit. - Utiliser un simple simple, sur lequel il peut modifier facilement ses offres redondantes ou non : dates, missions… - Créer un espace entreprise sur le site afin présenter sa société aux candidats et ainsi accroître son attractivité sur cette cible. Scénarios : - Stéphane V. a eu connaissance par un des stagiaires de l’entreprise de l’existence du site ; il le recherche donc sur Google. Il le trouve en première page et clique sur le lien. - Il arrive sur la home page et crée directement en quelques minutes son compte utilisateur entreprise. Il pourra ensuite le faire évoluer de façon simple si besoin : changement de contact… - Il se connecte dans la partie « Profils étudiants » et affine sa recherche grâce aux critères de choix proposés. Il a également pu poursuivre sa recherche lors d’un déplacement, depuis son smartphone en utilisant l’application mobile, ce qu’il considère comme un gain de temps. - Il trouve des profils intéressants et décide de les contacter. En parralèle, il dépose son/ses offres en ligne. - En quelques jours, il a pu trouver des candidats qui conviennent aux postes qu’il recherche.
2.1.3. Persona 3 : L’école/ L’université / L’organisme de formation : Identité : - Institut de Formation XXXXXXX, spécialisé dans les métiers du transport et de la logistique. - Contact : Mme Marianne F., Responsable Relations Entreprises - Cet institut de formation est situé à Lyon. Caractéristiques : - L’école/ l’université / l’institut de formation… a un espace dédié à la recherche de stage et d’alternance sur le site général de l’établissement mais souhaite proposer des solutions alternatives à ses étudiants car ce site ne permet pas de répondre aux besoins de tous ses étudiants. - Marianne F. recherche donc une solution simple et gratuite pour compléter l’offre de stages et de contrats d’alternance proposés à ses étudiants, en multipliant les différentes sources. - Elle se rend compte qu’elle a du mal à capter cette cible étudiante et les aider de manière efficace ; elle souhaiterait les orienter vers une application mobile car elle pense que les étudiants seront plus facilement séduits par ce mode de recherche. - Elle souhaite également mettre en avant les atouts de son établissement dans une courte présentation qui sera disponible sur le site. Ainsi, elle piurra peut-être capter de nouveaux étudiants pour leur poursuite d’études. Objectifs : - Pouvoir proposer plus de stages à ses étudiants, notamment dans des entreprises qui ne sont pas en lien direct avec l’établissement. - Pouvoir les orienter vers une application mobile. - Se tenir informée facilement concernant les actualités liés à ces domaines, comme par exemple les avancées actuelles de la réforme de l’apprentissage. - Utiliser un site gratuit. - Promouvoir son établissement sur le site pour recruter de nouveaux étudiants. Scénarios : - Marianne a eu connaissance du site via des élèves et créé donc un compte pour son établissement dans la rubrique « organisme de formation ». - Elle consulte les différentes annonces mais dépose également certaines annonces qui lui ont été transmises pour une plus grande visibilité de celles-ci. - Elle invite les étudiants de sa structure à se rendre sur le site mais surtout sur l’application. Elle est ravie car elle reconnait ainsi offrir plus d’opportunités à ses étudiants.
3. Accompagnement du prestataire :
Tout au long de ce cahier des charges fonctionnel, le prestataire pourra trouver des informations sur
l’accompagnement attendu par le MEDEF Lyon-Rhône. Toutefois, il apparait indispensable de mettre
en avant dans cette partie les principales attentes en termes d’accompagnement, aussi bien
stratégique qu’opérationnel.
3.1. Méthodologie :
Le MEDEF Lyon-Rhône souhaite une collaboration rapprochée avec le prestataire retenu afin de
faciliter la progression du projet dans les meilleures conditions et délais possibles.
Kildine GATTO, Chargée de mission VIP Stage et VIP Alternance, sera l’interlocuteur principal du
prestataire et aura un rôle de coordinateur avec les différents décideurs du projet : Direction du
MEDEF Lyon-Rhône et membres des comités de pilotage.
Toutes les étapes stratégiques devront faire l’objet d’une validation de la part du MEDEF Lyon-
Rhône ; le prestataire présentera et argumentera la méthodologie proposée dans un objectif de
qualité, d’efficacité et de respect du planning.
Le prestataire présentera l’équipe projet de l’agence en charge de la refonte du site et de
l’application ; il veillera à un suivi régulier des différentes étapes d’avancement.
Le prestataire détaillera également les outils et services qu’il sera susceptible d’utiliser pour gérer
l’avancement du projet. Il définira suffisamment en amont les différents éléments dont il a besoin de
la part du MEDEF Lyon-Rhône : liste de mots clés, contenu rédactionnel, outils de collaboration…
La phase de lancement aura pour objet de préciser les structures de travail et de décision retenues,
ainsi que de mettre en place un plan d’organisation et de validation du projet.
Le MEDEF Lyon-Rhône est conscient des délais courts demandés et fera son possible pour optimiser
les temps de rencontre et de validation afin d’apporter un maximum de réactivité et de flexibilité au
prestataire.
3.2. Suivi opérationnel du projet :
En phase de lancement, le prestataire sera chargé de présenter un plan d’organisation du projet afin
de valider les principales étapes.
Chaque point téléphonique ou réunion entre le MEDEF Lyon-Rhône et le prestataire fera l’objet
d’une note concise de compte-rendu rédigée rapidement par le prestataire pour éviter toute perte
d’information. Les réunions de validation importantes ( qui seront probablement définies en début
de projet) pourront être organisées avec les membres des comités de pilotage. Elles seront
précédées d’un ordre du jour et feront l’objet de compte-rendus qui seront cette fois-ci rédigés par
le MEDEF Lyon-Rhône.3.3. RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données
personnelles) :
Le RGPD sera directement applicable au 25 mai 2018 ; le nouveau site sera donc par définition
impacté par cette nouvelle législation. A cette date, le RGPD sera une contrainte majeure dans le
traitement et la conservation des données personnelles.
Le MEDEF Lyon-Rhône attend du prestataire retenu un vrai accompagnement sur ce point et qu’une
clause de sous-traitance concernant la conformité du site à cette réglementation soit insérée dans le
contrat de collaboration définitif.
3.4. Conseil stratégique sur les actions connexes à mener :
Le MEDEF Lyon-Rhône souhaite s’appuyer sur l’expertise et les conseils du prestataire retenu pour
être conseillé sur les actions connexes pouvant être menées pour promouvoir le site et l’application
mais aussi apporter plus de services aux utilisateurs, comme par exemple les parties « Job Offers » de
Linkedin ou de Facebook, les partenariats stratégiques à mettre en place…
Ces propositions seront étudiées au cas par cas et seront affectées budgetairement à une éventuelle
enveloppe complémentaire.
4. Arborescence et contenus :
Cette partie concerne plus particulièrement la refonte du site web ; concernant les attentes
spécifiques pour l’application mobile, se référer à l’Annexe 5.
4.1. Arborescence :
A date, la volonté du MEDEF Lyon-Rhône est de baser le site sur une arborescence ventilée en 3
zones principales de navigation pour proposer un site intuitif :
- Menu principal (emplacement à définir selon vos préconisations),
- Menu secondaire (emplacement à définir selon vos préconisations),
- Footer (incluant les mentions légales, plan du site, accès aux réseaux sociaux).
Le MEDEF Lyon-Rhône reste toutefois ouvert à une ventilation différente si elle sert de manière plus
performante l’expérience utilisateur.
L’arborescence serait fondée sur des rubriques principales, chacune divisée en sous-rubriques :
- Stages - Accès étudiants - Rédactionnel
- Alternance - Accès entreprise
L’enjeu est de faciliter un accès rapide aux contenus et de donner une bonne visibilité à ces
derniers.
Le MEDEF Lyon-Rhône a fait le choix de ne pas présenter de proposition d’arborescence aboutie et
schématisée afin de ne pas orienter de manière trop directe le prestataire retenu.
Il compte sur l’expertise du prestataire pour lui proposer l’arborescence la plus pertinente. Le MEDEF
Lyon-Rhône indiquera dans l’Annexe 1 les différents sites qui se positionnent sur les mêmes mots
clés que les sites VIP Stage et VIP Alternance, selon l’outil Yooda Insight, ce qui pourra permettre au
prestataire retenu de les benchmarker et/ou de s’inspirer des meilleurs usages.Enfin, l’arborescence devra pouvoir être gérée par le MEDEF Lyon-Rhône de façon automatique via
le Back- Office du site afin de pouvoir ajouter, intervertir, renommer ou encore supprimer les
différentes rubriques (cf. partie 6.7).
Le site incluera 1 sitemap pour optimiser le référencement naturel sur Google. Le sitemap devra être
mis à jour à chaque nouvelle création de page.
4.2. Contenus :
4.2.1. La ligne éditoriale :
La refonte des sites VIP Stage et VIP Alternance représente un enjeu très fort en terme de contenu
éditorial, qui était limité voire inexistant sur les précédents sites.
La ligne éditoriale envisagée est fondée sur une stratégie de dynamisation où les engagements, les
témoignages, les actualités liées aux stages et aux contrats d’alternance… occuperont une place plus
importante pour fidéliser les internautes et optimiser le référencement.
Il faudra également envisager la possibilité technique d’inclure des photos, infographies ou vidéos
pour soutenir certains contenus (témoignages par exemple). Le format de ces supports devra être
pensé par le prestataire, afin de simplifier la mise en place par le MEDEF Lyon-Rhône.
Les textes seront également valorisés par des chapô, exergues ou citations. Comme pour les
éléments visuels, le prestataire devra proposer des solutions graphiques permettant de valoriser ces
principes éditoriaux pour assurer une lisibilité optimale.
Dans cet objectif de développement de la partie rédactionnelle, un plan rédactionnel semestriel sera
réalisé par le MEDEF Lyon-Rhône.
4.2.2. Production de contenus :
L’ensemble des contenus seront réalisés par le MEDEF Lyon-Rhône. Il sera néanmoins demandé dans
la prestation l’intégration de l’ensemble des contenus par le prestataire pour le lancement du site.
Ce dernier fournira le type de fichier de son choix au MEDEF Lyon-Rhône pour que celui-ci y intègre
les différents contenus de la manière souhaitée par le prestataire, dans un objectif de gain de temps.
Il sera également demandé au prestataire de faire un état des lieux des contenus « Offres » existants
(notamment des offres datant de moins de 3 mois) afin d’assurer les redirections 301 nécessaires.
Il faudra également définir à partir de quelle ancienneté les offres seront considérées comme
obsolètes et donc supprimées.
Ce travail sera demandé dès le démarrage du projet afin que le MEDEF Lyon-Rhône puisse
déterminer et préciser la liste des contenus qui seront à transposer ou supprimer, ainsi que ceux à
créer. Le Prestataire pourra proposer toute solution alternative qui garantira les redirections 301
voulues.5. Charte graphique, ergonomie et accessibilité :
5.1. Charte graphique :
Comme il l’a été précisé dans la partie 1, le MEDEF Lyon-Rhône a la volonté que cette refonte
permette une meilleure reconnaissance visuelle avec sa propre charte graphique.
Cette dernière étant elle-même en plein évolution, le document de charte graphique ne sera peut-
être pas finalisé lors du lancement de notre projet. Le MEDEF Lyon-Rhône s’engagera donc à fournir
tous les nouveaux gabarits des supports disponibles lors du travail graphique du prestataire afin qu’il
puisse s’en inspirer pour créer un univers graphique en cohérence. Il fournira bien évidemment tous
les éléments d’identité visuelle : logos, références couleurs, polices utilisées…
Le nouveau logo est d’ores et déjà disponible :
Le MEDEF Lyon-Rhône attend une proposition graphique conforme à :
- Un design moderne, responsive et adaptatif,
- Une iconographie valorisée,
- Un site en flat design,
- Un design de site qui inspire des valeurs de qualité et de sérieux, aussi bien pour les entreprises que
pour les étudiants,
- Une simplicité au service du contenu,
- Des blanc utiles qui contrent une éventuelle surcharge visuelle, déservant la lisibilité du site.
Le prestataire devra proposer le principe de charte graphique et ergonomique global et se charger de
toutes les déclinaisons des différents gabarits du site et de l’application mobile.
Le prestataire présentera plusieurs choix de maquettes (2 à 3) afin que le MEDEF Lyon-Rhône puisse
effectuer le choix de prestataire qu’il retiendra. Ces maquettes pourront évoluer pendant
l’avancement du projet avec le prestataire retenu.
La proposition graphique du prestataire devra contenir à minima, à chaque fois décliné pour desktop,
tablette et mobile (accès site en version responsive), ainsi que pour l’application mobile :
- La home page,
- La page « sélection » entre stage et alternance et entre étudiant et entreprise,
- Une page offre de stage et/ou une page offre d’alternance,
- Une page de recherche de stage ou d’alternance permettant d’illustrer graphiquement la
présentation des critères de recherche,
- Une page de contenu rédactionnel standard.
Tout autre page ou élément créatif pouvant appuyer la proposition sera bien entendu apprécié.5.2. Ergonomie du site :
Pour pallier aux différents problèmes qui ont mené à cette refonte, le nouveau site devra êtte
particulièrement fonctionnel et lisible, sans que cela puisse nuire au graphisme et à l’esthétique du
site. En effet, les pages devront être parfaitement structurées et offrir une hierarchie d’information
claire favorisant l’accès à l’information.
Comme indiqué à de nombreuses reprises, le site devra être conçu de manière responsive afin
d’offrir une qualité d’affichage optimale, quelque soit le support utilisé.
Le MEDEF Lyon-Rhône n’a pas d’attente particulière sur l’utilisation d’un sticky menu et se referera à
l’expertise du prestataire retenu pour valider son choix.
Par contre, le MEDEF Lyon-Rhône a les exigences suivantes en terme d’ergonomie :
- la présence d’un fil d’Ariane afin de faciliter la navigation de l’utilisateur,
- la présence d’un carroussel pour mettre en avant des informations importantes, si toutefois cela ne
vient pas « brouiller » visuellement les modules « Etudiant » et « Entreprise »,
- les liens texte et boutons « Call to action » devront être facilement repérables tout en
correspondant aux contraintes esthétiques précédemment définies.
En terme d’occupation d’espace-écran, certaines pages pourront proposer des bandeaux visuels 2/3
(exemple : home page, pages de rubriques…) et d’autres des bandeaux 1/3 afin de proposer du
contenu riche assez haut sur les pages, notamment pour les pages « Offres ».
5.3. Accessibilité du site :
Le prestataire se conformera à la réglementation en vigueur concernant l’accessibilité au site pour
les personnes handicapées, quelque soit le device utilisé.
Le MEDEF Lyon-Rhône souhaite vivement que la notion d’accessibilité soit prise en compte dans
toutes les étapes du projet et se repose sur le prestataire pour cet aspect, estimant qu’il détient les
compétences appropriées en matière de connaissance des normes d’accessibilité et de leur
application. Idéalement, il devra transmettre un document établissant le niveau de conformité du
site et mettra en ligne sur le dit site une page présentant les détails de l’attestation de conformité,
comme il est d’usage. Concernant la déficience visuelle, se réferer notamment aux études et
publications de Braillenet et Accessiweb.
Concernant les attentes en termes d’ergonomie et d’accessibilité pour l’application mobile, le
prestataire se référera à l’Annexe 5.
6. Fonctionnalités :
Les fonctionnalités décrites ci-après sont celles envisagées par le MEDEF Lyon-Rhône suite à des
différents benchmarks et échanges avec les membres des comités de pilotage VIP Stage et VIP
Alternance. Cette liste n’est pas exhaustive et sera bien entendu retravaillée avec le prestataire
retenu. Toutefois, elles permettent en première intention au prestataire d’envisager les
fonctionnalités attendues en Front et en Back- Office.
Tout élément non cité et nécessaire à la gestion du site tel que décrit dans le présent cahier des
charges fonctionnel sera bienvenu.
Ces fonctionnalités sont également attendues sur l’application mobile, dans la mesure de leur
faisabilité. Si toutefois des fonctionnalités supplémentaires sont attendues pour l’application mobile,
elles seront spécifiées en Annexe 5.Vous pouvez aussi lire
