Cahier des charges Outils de Communication 2019 Forus

Cahier des charges
                      Outils de Communication 2019
                                               Forus
                                             [10/12/2018]

1 Contexte
1.1 Notre organisation
Forus, Forum International des Plateformes Nationales d’ONGs (anciennement IFP-FIP), est un
réseau international innovant pour une société civile actrice d’un véritable changement social. Le
réseau regroupe 69 Plateformes Nationales d’ONG et 7 Coalitions Régionales d’Afrique,
d'Amérique, d’Asie, d’Europe et du Pacifique, représentant plus de 22 000 organisations au total.
Forus a été fondé lors d’une conférence internationale à Paris en 2008. Les membres de notre réseau
mondial travaillent ensemble à partir d’une vision et de valeurs communes : la défense des droits de
l’homme, y compris des populations les plus vulnérables, ils combattent l’inégalité et l’injustice, ainsi
que l’éradication de la pauvreté et sont engagés pour le développement durable.
Nos plateformes nationales sur les cinq continents ont adopté des stratégies de plaidoyer pour
promouvoir différentes initiatives notamment pour élargir efficacement l’espace pour les
Organisations de la Société Civile (OSC) au niveau international dans le but d’influencer les débats
locaux et mondiaux et la promotion de notre vision d’un monde plus juste et durable.
Nos trois principaux champs d’action :
CONNECTER les Plateformes d’ONG et les Coalitions Régionales afin de construire des actions
conjointes, apprendre les uns des autres et lutter pour un environnement favorable aux
organisations de la société civile ;
SOUTENIR et développer les capacités de nos membres pour une participation plus efficace aux
processus de prise de décisions, en s’appuyant sur l’intelligence collective et des approches
innovantes du réseau ;
INFLUENCER les politiques publiques conjointement avec nos membres, en s’engageant dans des
négociations, délibérations et mobilisations publiques officielles, au niveau national, régional et
international.
Forus a tenu sa troisième Assemblée générale et sa Semaine Stratégique en Septembre 2018 à
Santiago au Chili. Cett Assemblée a notamment ratifié le vote pour le nouveau Conseil, dont le
mandat est de trois ans, elle a également voté en faveur du changement d’identité, IFP-FIP est
devenu Forus. Ainsi, de nouveaux outils de communication ont été crées pour accompagner ce
changement d’identité, notamment le lancement du nouveau site internet en octobre 2018 ou
encore l’élaboration d’outils de communication avec cette nouvelle identité (brochure
institutionnelle, kakémonos, banderoles, carte de visites, etc…).

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Pour poursuivre ce changement de marque, nous recherchons aujourd’hui un prestataire pour nous
épauler en développant des outils de communication complémentaires afin de faire vivre cette
nouvelle identité et d’être plus visible auprès de nos parties prenantes (lot 1) .
Dans cet appel à projets, le lot 2 porte sur les relations presse et a pour objectif de développer et de
pérenniser nos relations avec les médias (très peu d’actions en direction des médias à ce jour).
le Secrétariat est basé à Paris et se compose d’une équipe décentralisée de 5 personnes. Plus
d’information sur l’équipe du Secrétariat ICI.
La spécificité de Forus est d’être le seul réseau international de plate-formes d’ONGs nationales.
Autre valeur ajoutée, le réseau collabore avec ses membres en 4 langues : français, anglais, espagnol
et portugais. Il est donc important de mentionner que tout outil de communication doit être
réalisé en 4 langues, voire à minima en Anglais/Français et Espagnol (au cas par cas).

1.2 Comité de pilotage
Composition comité de pilotage :
    •   Magda Elena Toma, Directrice
    •   Rémi Renon, Responsable Administratif et Financier
    •   Sanaâ Nadir, Chargée de communication
Pour toute demande d’informations complémentaires sur l’appel à projet, merci de joindre Sanaâ
Nadirt avant le 10 janvier 2019 : sanaa@forus-international.org

1.3 Calendrier de l’appel d’offre
Date de publication de l’appel : 10 décembre 2018
Date limite pour solliciter des compléments d’information : 10 janvier 2019
Date limite de soumission de la proposition par email : 31 janvier 2019
Veuillez adresser votre proposition à : recruitment@forus-international.org

2 Description globale et objectifs
Mission :
    -   LOT 1 > Elaboration d’outils de communication avec la nouvelle identité graphique de Forus
    -   LOT 2 > Prestation ponctuelle évènementielle RP
NB : Il est tout à fait possible de répondre à l’ensemble des lots ou à un seul d’entre eux. Si réponse
aux deux lots, merci de faire apparaître le détail du budget par lot.
Pré-requis indispensable : le ou les prestataires sélectionnés doivent impérativement maîtriser
l’anglais pour travailler avec l’équipe internationale de Forus (maîtrise d’autres langues appréciées :
Français et/ou Espagnol)

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Attentes / Objectifs :
LOT 1 > Suite à l’adoption de notre nouvelle identité graphique, élaboration d’outils de
communication institutionnelle et d’outils de développement des capacités/plaidoyer suivants (en 3
langues).

    -   2 Toolkits : 4600 € TTC (12-16 pages en 4 langues)
        Exemples ICI
    -   3 Position papers – document de positionnement politique : 1100 € TTC (8 pages, 4 langues)
        Exemple ICI
    -   Mise à jour et création d’outils de communication institutionnelle : 2450 € TTC (8-10 pages, 4
        langues)
    -   Rapport annuel 2018 : 1500 € TTC (20 pages, 4 langues)
        Rapport annuel 2017 ICI

LOT 2 > Le prestataire gère toutes les étapes relatives à la couverture de l’évènement : rédaction du
communiqué de presse (CP), constitution du fichier presse adapté et diffusion du CP en plusieurs
langues et au niveau international), relances presse, et listing des articles publiés (clippings).
Résultats attendus :
LOT 1 > Livraison des outils de communication précités ci-dessus dans les différentes langues
requises et dans les délais, en lien avec notre nouvelle charte graphique
LOT 2 > Visibilité de Forus lors du HLPF par la publication d’articles dans la presse internationale

3 Description fonctionnelle
3.1 Prestations LOT 1 / Outils de communication brandés Forus
3.1.1 Objectif : A ce jour, très peu d’outils de communication institutionnelle comportant notre
nouvelle identité existent. L’objectif est donc d’élaborer, en s’appuyant sur notre charte graphique,
les outils de communication précités ci-dessus.
3.1.2 Cible : membres, partenaires, bailleurs potentiels, média.
3.1.3 ACTIONS A MENER (par ordre de priorité)
Elaboration des différents outils de communication ci-dessous, classés par date (ces dates sont
données à titre indicatif et peuvent être modifiées).
    -   Toolkits 1
    -   Toolkit 2
    -   Position papers 1
    -   Position paper 2
    -   Position paper 3
    -   Mise à jour de notre brochure institutionnelle et autre brochure de présentation
    -   Rapport annuel 2018

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3.2 LOT 2 / Prestation RP évènementielle ponctuelle
3.2.1 Objectif :
Opération évènementielle à mener pour couvrir la participation de Forus et de ses membres au HLPF
(High-Level Political Forum) qui aura lieu à New York du 9 au 18 juillet 2019. Plus d’infos sur
l’évènement ici.
Objectif : donner de la visibilité à Forus et à ses membres et diffuser les revendications de notre
réseau (diffusion d’un communiqué de presse qui inclut un document de positionnement de Forus).
Plus d’infos ci-après :
Communiqué de presse 2017 & 2018
3.2.2 Cible
Médias et décideurs politiques/économiques.
NB : le communiqué sera diffusé en 3 ou 4 langues, d’où l’importance de disposer d’un fichier presse
incluant des contacts de médias internationaux et d’être à même de relancer les journalistes dans leur
langue d’origine (à minima en Français et Anglais, idéalement en Espagnol)

4 Modalités de contractualisation
4.1 Type de contrat
Contrat initial de 12 mois reconductible sur une période de 4 ans maximum. Dénonciation possible
avec préavis de 3 mois. Date de début du contrat : mi-février 2019.
Forus demande au prestataire d’introduire, dans son contrat de service, les clauses suivantes :
    •   L’entreprise contractante déclare « qu’elle n’a commis aucun acte susceptible d’influencer le
        processus de réalisation du Projet au détriment du Bénéficiaire et notamment qu’aucune
        Entente n’est intervenue et n’interviendra.».
    •   L’entreprise contractante déclare que « la négociation, la passation et l’exécution du contrat
        n’a pas donné lieu et ne donnera pas lieu à un acte de corruption tel que défini par la
        Convention des Nations Unies contre la corruption en date du 31 octobre 2003 ».

4.2 Enveloppe budgétaire
LOT 1 > 9650€ TTC (sur 12 mois)
LOT 2 > 2500€ TTC (sur 5 mois)

4.3 Livrables
LOT 1 > Outils précités ci-dessus dans les délais impartis
LOT 2 > Stratégie média, fichier médias internationaux, communiqué de presse en 3 ou 4 langues,
listing comprenant les articles publiés et/ou liens web des publications (si online).

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4.4 Planning
LOT 1 > Voir rétroplanning ci-dessus
LOT 2 > Evénement ayant lieu en Juillet 2019
Livraison du CP en français ou anglais : mi-mars
Livraison du fichier presse : fin mars/début avril 2019
Diffusion du CP : mi-mai 2019
Relances : mai-juillet 2019
Envoi des articles (clippings) : à l’issue de l’évènement, autour du 20/07/2019

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