CODE DE CONDUITE DE CAPITAL ONE - Janvier 2020 Capital One Confidential/Proprietary
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CODE DE CONDUITE
DE CAPITAL ONE
Janvier 2020
1
Capital One Confidential/Proprietary
LETTRE DU PRÉSIDENT ET CHEF DE
LA DIRECTION DE CAPITAL ONE
À tous les associés,
Chacun de nous a un rôle important à jouer pour contribuer à
notre marque et à notre réputation de renommée
internationale. Notre secteur est prêt pour le changement et
nous devons nous conduire, en tant qu’individus et en tant
qu’organisation, conformément aux normes les plus élevées
en matière de comportement et de pratiques commerciales
éthiques.
Nos valeurs fondamentales (Excellence et Faire ce qu’il faut)
reflètent notre engagement envers l’équité et l’honnêteté et
inspirent notre culture et les décisions que nous prenons tous
les jours. Nous disposons aussi d’un Code de conduite qui
définit nos responsabilités à titre d’associés. En respectant le
Code, vous incarnez nos valeurs et faites en sorte que
Capital One soit reconnue pour son application à tous égards
des plus hautes normes en matière de conduite commerciale.
Notre Code n’est pas seulement un ensemble de directives
sur les choses « à faire et à ne pas faire ». Il fournit des
conseils, des renseignements pratiques et des ressources
qui nous aident à améliorer nos relations avec nos clients,
entre nous et avec toutes les personnes qui contribuent à la
réussite de Capital One.
Créer une grande entreprise durable demande un
engagement indéfectible à incarner nos valeurs et à appliquer
les normes d’intégrité et de professionnalisme les plus
élevées. Toutes nos parties prenantes, que ce soit nos clients,
nos collègues, nos communautés, nos organismes de
réglementation ou nos actionnaires, ne s’attendent à rien de
moins de notre part. Merci d’incarner cet engagement au
quotidien et de contribuer à Redéfinir l’industrie bancaire pour
de bon.
Cordialement,
Richard D. Fairbank
Président et chef de la direction,
Capital One Financial Corporation
2TABLE DES
MATIÈRES Valeurs d’entreprise 4
Notre code. Nos valeurs 6
1.1 Notre code de conduite 6
1.2 Nos collaborateurs 6
1.3 Nos responsabilités 7
1.4 Notre culture 7
1.5 Notre obligation de déclaration 8
1.6 Notre engagement à ne pas user de représailles 10
Travailler ensemble 12
2.1 Équité, dignité et respect 12
2.2 Environnement de travail sûr 14
Responsabilité envers Capital One et
nos actionnaires 16
3.1 Éviter les conflits d’intérêts 16
3.2 Dossiers et rapports exacts 20
3.3 Protéger les données et les actifs 22
3.4 Transactions d’initiés et divulgation de
renseignements privilégiés 26
3.5 Médias sociaux et relations publiques 27
Responsabilité envers nos clients et le marché 28
4.1 Pratiques commerciales éthiques 28
4.2 Lutte contre la corruption 30
Responsabilité envers les communautés que
nous servons 34
5.1 Activité politique 34
5.2 Organisations caritatives 35
3VALEURS
D’ENTREPRISE
La culture de Capital One s’appuie sur deux valeurs
fondamentales : Excellence et Faire ce qu’il faut.
Ces valeurs que nous partageons nous guident dans notre
façon de travailler ensemble, d’innover et de servir nos clients
et nos communautés. Notre philosophie est simple : recruter
des collaborateurs formidables et leur donner les occasions
et les moyens d’exceller, pour que nous puissions réaliser
notre mission : Redéfinir l’industrie bancaire pour de bon.
La valeur Excellence définit la manière dont nous agissons
en tant qu’individus, en tant qu’équipe et en tant
qu’organisation. Nos cinq facteurs d’excellence sont : les
meilleures recrues, l’audace stratégique, la rigueur
intellectuelle, la bonne gestion et la responsabilisation.
La valeur Faire ce qu’il faut définit la manière dont nous
interagissons au sein de l’entreprise, avec nos partenaires
commerciaux et avec nos clients. Nous faisons ce qu’il
faut en appliquant cinq principes : l’ouverture, le travail
d’équipe, le respect mutuel, le respect de nos clients et
l’intégrité.
4MEILLEURES
OUVERTURE
RECRUES
AUDACE
TRAVAIL D’ÉQUIPE
STRATÉGIQUE
RIGUEUR RESPECT
INTELLECTUELLE MUTUEL
BONNE GESTION RESPECT DE
NOS CLIENTS
RESPONSABILISATION INTÉGRITÉ
Meilleures Rigueur Responsabilisation Travail Respect de
recrues intellectuelle Voir l’entreprise d’équipe nos clients
comme sienne
Offrir des produits
Prendre des Travailler en dignes de confiance
Ne recruter que les décisions basées Se responsabiliser
meilleurs talents collaboration
sur les faits, avec et responsabiliser Communiquer
discernement clairement
les autres Partager les
Faire grandir et Fournir des services
motiver les associés Adopter une renseignements, le
Créer de la valeur à efficaces et
approche intégrée temps et le mérite attentionnés
long terme pour
Récompenser le
rendement et les Repenser le l’actionnaire Accorder le bénéfice Tenir les promesses
résultats statu quo de notre marque
du doute
Valoriser la
Ouverture S’amuser
diversité Bonne gestion Intégrité
Solliciter les avis et
Audace Être disciplinés en donner Être honnêtes envers
stratégique Respect nous-mêmes et
Élaborer les projets envers les autres
avec rigueur
Être directs mutuel
Se rappeler que Exiger l’éthique la
le marché est roi Prévoir et Être authentiques plus rigoureuse
encourager le Traiter chaque
Innover changement Vivre les valeurs
Accepter les erreurs associé avec respect
Se faire connaître Communiquer et apprendre de et dignité
énormément celles-ci
Être Respecter les autres
paradoxalement Être un leader,
conservateurs montrer l’exemple Valoriser la diversité
des idées Donner à la
communauté
Être humbles
5NOTRE CODE.
NOS VALEURS.
Section 1
Principes clés 1.1 Notre Code de conduite
1. Soyez professionnel et À Capital One, nous sommes fiers de notre engagement à
honnête dans vos prises de appliquer les normes d’éthique professionnelle les plus
décisions. élevées. Notre Code de conduite (le « Code ») reflète nos
2. Veillez à lire, comprendre et valeurs fondamentales : Excellence et Faire ce qu’il faut.
respecter le Code et la
Politique de l’entreprise Le Code témoigne de l’engagement de Capital One à
connexe pour préserver nos
valeurs, protéger la réputation respecter les lois et règlements applicables qui régissent ses
de Capital One et conserver la activités, et à mériter sa réputation d’honnêteté, de traitement
confiance de nos clients. équitable et d’intégrité chaque jour. Nous le devons à nos
3. Les associés de Capital One et clients, aux communautés que nous servons, et à nous-
les membres du Conseil mêmes.
d’administration doivent
respecter notre Code et
signaler les comportements
répréhensibles.
1.2 Nos collaborateurs
Notre Code s’applique à tous les associés de Capital One et
Ressources aux membres du Conseil d’administration de l’entreprise, et
• Code de conduite concerne également toutes les filiales de Capital One. Les
professionnelle et d’éthique
pour les tiers références aux « associés de Capital One » dans le présent
Code désignent les membres du Conseil d’administration et
• Politique relative au programme
les associés, y compris ceux dans nos bureaux internationaux.
d’éthique de l’entreprise
La conduite de nos fournisseurs, prestataires de service et
sociétés affiliées (les « Tiers ») est régie par le Code de
conduite et d’éthique des tiers.
61.3 Nos responsabilités
Nous attendons de tous nos associés qu’ils incarnent
les valeurs de l’entreprise en faisant ce qu’il faut. Il est
essentiel de lire, de comprendre et de respecter les lois
et règlements applicables pour incarner nos valeurs,
protéger la réputation de Capital One et conserver la
confiance de nos clients. Notre Code doit être lu et
compris conjointement aux politiques, normes et
procédures de Capital One pertinentes. Les références
dans les présentes au « Code » et à la « Politique de
l’entreprise » désignent toutes les politiques, normes et
procédures pertinentes.
Lorsque les lois et règlements applicables sont
différents de notre Code ou de nos politiques, normes
ou procédures, ou lorsqu’un secteur d’activités a des
exigences particulières, nous devons suivre l’exigence
applicable la plus stricte. Nous devons respecter la
lettre et l’esprit de la loi et de notre Code, adopter un
bon jugement fondé sur des faits et demander conseil
au besoin. Tout associé qui enfreint le Code fera l’objet
de poursuites judiciaires et de mesures disciplinaires
pouvant aller jusqu’au licenciement.
1.4 Notre culture
Les valeurs que nous partageons nous guident dans
notre façon de travailler ensemble, d’innover et de
servir nos clients et nos communautés, ce qui crée la
culture d’entreprise solide à laquelle nous tenons tous.
Notre culture incarne qui nous sommes et la façon
dont nous agissons professionnellement. S’appuyer
trop sur notre culture, cependant, peut créer des
angles morts et nous exposer à des risques.
En tant que responsables de notre culture d’entreprise, nous
devons :
• nous rappeler de ne pas ignorer les contrôles et la
surveillance en présumant simplement que les
intentions sont bonnes;
7• nous remettre en question pour nous assurer que notre
gouvernance est efficace et que nos protocoles sont
durables afin de garantir que nos idées, produits et
services sont bien conçus et fondés.
• évaluer en permanence l’impact de nos produits et
services sur nos clients et les communautés que nous
servons; et
• éviter les perspectives fragmentées en recherchant des
points de vue divers tant à l’intérieur qu’à l’extérieur de
Capital One.
Ces concepts amélioreront notre efficacité et renforceront
notre culture grâce à la découverte de soi et à la gestion
préventive des risques.
1.5 Notre obligation de déclaration
« Faire ce qu’il faut » implique de ne pas rester silencieux.
Nous attendons de tous les associés de Capital One qu’ils
signalent immédiatement toute infraction présumée ou
potentielle de la loi, de notre Code et de la Politique de
l’entreprise, ou tout comportement qui s’oppose à nos
valeurs. Les associés peuvent signaler leurs préoccupations à
leur gestionnaire, à l’équipe Relations avec les associés (RA)
ou au Bureau de l’éthique. Il est également possible de
déposer des plaintes de manière anonyme à l’aide du service
Assistance en matière d’éthique.
Signaler des préoccupations à Capital One ne vous empêche
pas de les signaler aux autorités policières ou aux entités
gouvernementales concernées en cas d’infraction présumée
ou potentielle à la loi. Si vous n’êtes pas sûr de devoir les
signaler, demandez conseil à votre gestionnaire, à l’équipe
RA, au Bureau de l’éthique ou au responsable juridique de
votre secteur.
8Rôle du gestionnaire
Les gestionnaires de Capital One doivent donner l’exemple,
adopter des comportements conformes à nos valeurs et
s’assurer que leurs équipes ont connaissance du Code et de
la Politique de l’entreprise, et qu’elles les respectent. Les
gestionnaires doivent soutenir et encourager les personnes
qui expriment des inquiétudes en répondant à leurs questions
et préoccupations et en signalant immédiatement toute
mesure de représailles à l’équipe RA.
Les associés sont encouragés à consulter leur gestionnaire
s’ils ont des questions sur le Code ou s’ils veulent signaler des
préoccupations concernant des infractions potentielles au
Code ou d’autres actions en contradiction avec nos valeurs.
S’il vous est difficile de discuter d’un problème avec votre
gestionnaire, veuillez communiquer avec l’équipe RA ou le
Bureau de l’éthique, ou signaler votre préoccupation à l’aide
du service Assistance en matière d’éthique.
Bureau de l’éthique
Le Bureau de l’éthique est le deuxième niveau d’assurance
de la conformité. Il gère le Code et conseille nos associés au
sujet du Code et du programme d’éthique de Capital One.
Le Bureau de l’éthique est également responsable de la
gestion du service Assistance en matière d’éthique, un outil de
déclaration confidentiel proposé par un tiers. Il est possible
d’envoyer des plaintes à ce service en ligne ou via un centre
d’appel ouvert 24 h sur 24. Les plaintes envoyées à l’aide du
service Assistance en matière d’éthique peuvent être
anonymes, et les appels téléphoniques ne sont pas
enregistrés. Que vous décidiez de rester anonyme ou non,
toutes les préoccupations signalées seront traitées de manière
confidentielle. Les préoccupations signalées à ce service sont
consignées et transmises pour examen et enquête, le cas
échéant.
Relations avec les associés
L’équipe Relations avec les associés (RA), qui fait partie
du service Ressources humaines, offre à tous les associés
un accès à des conseillers bien informés et impartiaux
lorsque des problèmes professionnels ne peuvent pas
être résolus par l’équipe de gestion des associés en
question. L’équipe RA compte des spécialistes en
ressources humaines formés en droit du travail,
médiation et résolution de conflits, qui peuvent vous
aider à résoudre des problèmes d’emploi complexes.
9Pour effectuer une déclaration via le service
Assistance en matière d’éthique :
• États-Unis, Canada et Inde : (866) 785-9735
• Royaume-Uni : 0808 234 7482
• Philippines : 1-800-8908-8236 ou 1-800-1441-0863
• En ligne :
https://capitaloneethics.alertline.com/gcs/welcome
Pour effectuer une déclaration à l’équipe
Relations avec les associés :
• États-Unis (Centre de relations avec les associés) :
(804) 284-6600 ou (888) 376-8836, option 6 (sans frais)
• Europe (demander le Centre d’assistance des Ressources
humaines d’Europe) : 0800 952 6100
• Canada (Conseils en RH, Relations avec les associés) :
(416) 549-2553
• En ligne :
https://capitalonehr.secure.force.com/HROpsForms/ARCo
nsultationRequestForm
Pour consulter le Bureau de l’éthique :
• Courriel : EthicsOffice@capitalone.com
1.6 Notre engagement à ne
pas user de représailles
Capital One encourage une communication ouverte et
honnête. Chacun d’entre nous doit s’exprimer franchement en
posant des questions et en signalant ses préoccupations,
notamment concernant des comportements répréhensibles
potentiels.
10Capital One interdit les représailles contre des personnes
qui signalent de bonne foi des infractions présumées à la
loi, au Code ou à la Politique de l’entreprise.
Capital One interdit également les représailles visant toute
personne qui participe à une enquête ou qui y apporte sa
coopération.
Les représailles désignent toute mesure défavorable dans le
cadre professionnel ou toute action susceptible de
décourager une personne raisonnable de signaler une
préoccupation, de soumettre une plainte en interne ou en
dehors de l’entreprise, de participer à une enquête ou de
mener toute autre forme d’activité protégée juridiquement.
Si vous pensez que vous-même ou un autre associé faites ou
avez fait l’objet de représailles, adressez-vous à votre
supérieur, à l’équipe RA ou à l’Assistance en matière
d’éthique. Capital One prend très au sérieux toutes les
plaintes relatives à un comportement répréhensible,
notamment les représailles, et enquêtera sur ces plaintes
pour prendre les mesures appropriées. Toute personne qui
exerce des représailles fera l’objet de poursuites judiciaires et
de mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au licenciement.
11TRAVAILLER
ENSEMBLE
Section 2
Principes clés
1. La diversité et l’inclusion sont
2.1 Équité, dignité et respect
bonnes pour les affaires et
renforcent notre entreprise. Diversité et inclusion
Capital One apprécie les contributions de chaque associé et
2. Traitez chacun équitablement,
avec dignité et respect. s’engage à offrir et à encourager un environnement de
travail dans lequel les compétences, les forces, les
3. Signalez les discriminations différences et les expériences de chacun sont respectées et
ou le harcèlement à votre
gestionnaire, à l’équipe RA ou appréciées. Traiter nos collègues, nos clients et les Tiers
à l'Assistance en matière équitablement et avec respect est essentiel à notre identité
d'éthique. et à la façon dont nous menons nos activités.
Fidèles à nos valeurs fondamentales, nous prônons la
diversité et la richesse des compétences, des points de
Foire aux questions vue et des idées qui naissent d’un environnement de
travail inclusif. Notre diversité est notre force, et elle
Q : J’ai entendu mon
gestionnaire parler d’un collègue reflète les clients et la communauté internationale que
en employant un stéréotype nous servons.
insultant. Que puis-je faire?
R : Si vous vous sentez à l’aise de
Harcèlement et discrimination
le faire, vous pouvez exprimer Capital One ne tolère pas le harcèlement et la
votre préoccupation à votre discrimination sous quelque forme que ce soit. Nous
gestionnaire directement. Vous
pouvez aussi faire part de vos nous engageons à offrir un environnement de travail qui
préoccupations à l’équipe RA ou encourage la libre circulation des idées et la créativité. Pour
signaler l’incident via l’Assistance garantir un tel environnement, nos associés doivent se
en matière d’éthique.
comporter les uns envers les autres avec la plus grande
dignité et le plus grand respect.
Nous interdisons les comportements de harcèlement
ou de discrimination fondés sur :
• l’origine ethnique, la couleur, l’origine nationale ou la
citoyenneté;
• l’âge;
• la religion;
12Foire aux questions
(suite) • un handicap physique ou mental, ou la génétique;
Q : Je reçois souvent des courriels
d’un ami contenant des blagues, • le sexe, l’identité/la réassignation de genre ou l’orientation
dont certaines sont très drôles.
Suis-je autorisé à les transférer à
mes collègues? sexuelle;
R : Réfléchissez bien avant de
transférer des courriels
• le statut d’ancien combattant;
• la situation familiale, la grossesse ou la maternité; et
personnels, notamment des
blagues, sur le lieu de travail. Tout
le monde n’a pas le même sens de
l’humour. Rappelez-vous que les
systèmes de messagerie et d’accès • tout autre statut protégé par la législation applicable.
Internet de Capital One ne doivent
pas être utilisés pour consulter, Les comportements inacceptables comprennent
stocker, envoyer ou publier des
contenus de nature sexuelle ou notamment, sans s’y limiter :
pornographique, ou qui
encouragent la violence ou
l’intolérance. • toute mesure défavorable dans le cadre professionnel
à l’encontre d’un associé et fondée sur l’un des
facteurs interdits mentionnés ci-dessus; et
Ressources • une conduite importune fondée sur l’un des facteurs
• Politique relative aux ressources
interdits mentionnés ci-dessus et qui pourrait mettre
une personne raisonnable mal à l’aise dans son
humaines
environnement de travail ou qui pourrait créer un
• Conseils relatifs au harcèlement environnement de travail hostile.
et à la discrimination
Capital One examine toutes les allégations de
discrimination ou de harcèlement. Tout associé auteur de
discrimination ou de harcèlement fera l’objet de
poursuites judiciaires et de mesures disciplinaires pouvant
aller jusqu’au licenciement. Les menaces ou les
représailles contre des personnes en raison de la
déclaration d’un acte de discrimination ou de
harcèlement, ou de la participation à une enquête
connexe sont interdites.
Chacun d’entre nous doit se comporter de manière
professionnelle et signaler tout acte de harcèlement, de
discrimination ou de représailles à son gestionnaire, à
l’équipe RA ou à l’Assistance en matière d’éthique.
Égalité d’accès à l’emploi
Capital One s’engage à préserver un environnement de
travail exempt de toute forme de discrimination illégale
et de harcèlement. Par conséquent, la Politique de
l’entreprise interdit la discrimination et le harcèlement
envers tout candidat, associé, Tiers ou client fondés sur
les facteurs interdits mentionnés ci-dessus.
13Principes clés 2.2 Environnement de travail sûr
1. Capital One s’engage à offrir Capital One s’engage à fournir un environnement de travail
un environnement de travail sain et sûr pour ses associés, ses clients et ses visiteurs. Tous
sain et sûr.
les associés doivent respecter la législation en matière de
2. Signalez immédiatement tous santé, de sécurité et de protection de l’environnement, ainsi
les actes ou menaces de que la Politique de l’entreprise.
violence, ou autres
préoccupations, liés à la santé
et la sécurité. Sécurité sur le lieu travail
3. Respectez toutes les consignes
Capital One ne tolère pas les actes ou menaces de violence,
affichées relatives à la santé et d’intimidation ou de dommage physique. Tout acte ou toute
la sécurité et signalez les menace de violence doivent être signalés immédiatement au
blessures et les pratiques personnel de sécurité en poste ou au Centre des opérations de
dangereuses.
la Sécurité de l’entreprise.
La possession ou l’utilisation d’armes à feu ou d’autres armes
Foire aux questions létales par un associé de Capital One dans les locaux ou les
véhicules de Capital One, sur les sites de l’entreprise ou dans
R : La semaine dernière, j’ai été
arrêté par la police. Dois-je le le cadre des activités ou d’événement parrainés par
signaler à quelqu’un chez l’entreprise sont strictement interdites. Cette interdiction
Capital One? s’applique sauf si la détention d’armes à feu ou de munitions
R : Oui. Vous devez aviser dans des véhicules privés verrouillés est expressément
rapidement l’équipe RA et votre autorisée par la loi de l’État. Cette interdiction peut être levée
gestionnaire de toute arrestation pour certains associés s’ils ont une autorisation spécifique
en raison d’une infraction pénale.
Cette déclaration à l’équipe RA écrite du chef de la sécurité et du chef des ressources
nous permettra d’évaluer la humaines de Capital One en tant que condition de leur emploi.
situation.
Signalez les problèmes de sécurité sur le lieu de travail,
notamment les blessures se produisant au travail, au Centre
Q : Capital One offre-t-elle de des opérations de la Sécurité de l’entreprise et à votre
l’aide pour un problème de gestionnaire.
toxicomanie?
Les associés doivent aviser l’équipe RA de toute arrestation,
R : Oui. Adressez-vous à votre
conseiller en ressources humaines arrestation prévue ou poursuite au pénal, dans la mesure
ou au programme d’aide aux permise par la loi.
employés si vous avez besoin
d’aide.
Lieu de travail sans alcool, sans stupéfiants et
sans tabac
La consommation d’alcool et l’utilisation de stupéfiants illicites,
de substances réglementées et de produits du tabac peuvent
créer de sérieux risques pour la santé et la sécurité au travail.
Les associés ne doivent pas être sous l’emprise de l’alcool,
de stupéfiants illicites ou d’autres substances
réglementées dans le cadre de leur activité
professionnelle.
14Ressources Les associés doivent faire preuve de discernement
concernant la consommation d’alcool et doivent s’assurer
• Politique sur la sécurité de
qu’ils incarnent nos valeurs. La consommation d’alcool dans
l’entreprise
les locaux et les véhicules de Capital One est généralement
• Norme relative aux interdite, sauf dans le cadre d’un événement social ou
personnes autorisées à lorsque les responsabilités professionnelles d’un associé lui
porter des armes
demandent de recevoir des invités, des candidats ou des
• Directives en matière de clients.
consommation d’alcool Les événements sociaux de l’entreprise durant lesquels de
• Norme sur les doutes l’alcool est servi nécessitent l’approbation préalable du
raisonnables quant aux gestionnaire, et la consommation d’alcool doit être limitée aux
stupéfiants et à l’alcool associés ayant l’âge légal pour en consommer.
• Programme d’aide aux
employés (PAE) (États-Unis : La possession, l’utilisation, la distribution, la vente, l’achat ou
855-383-7222) le transfert de substances réglementées dans les locaux ou
les véhicules de Capital One, sur une propriété de l’entreprise
• Centre des opérations de la
Sécurité de l’entreprise ou dans le cadre d’activités ou d’événement parrainés par
(États-Unis : 1-888-272-4959) l’entreprise sont strictement interdits.
• Les médicaments prescrits légalement sont autorisés s’ils
sont utilisés comme prévu par le médecin prescripteur et
s’ils sont approuvés par Capital One ou n’affectent pas le
rendement au travail et ne créent pas de risque pour la
sécurité.
• Les lois locales légalisant la marijuana ou d’autres
substances réglementées à des fins médicales ou
récréatives ne modifient pas l’interdiction établie par la
présente section relative à la possession ou l’utilisation
de substances réglementées sur le lieu de travail.
Fumer, y compris utiliser une cigarette électronique, est
interdit dans les locaux de Capital One, sauf dans les
zones fumeurs.
15RESPONSABILITÉ ENVERS
CAPITAL ONE ET NOS
ACTIONNAIRES
Section 3
Principes clés 3.1 Éviter les conflits d’intérêts
1. Un conflit d’intérêts survient
lorsque les intérêts personnels Les associés de Capital One doivent agir dans l’intérêt
d’un associé interfèrent avec sa primordial de Capital One, de ses clients et de ses
capacité à répondre aux actionnaires. Les conflits d’intérêts, qu’ils soient réels ou
exigences et aux attentes de
Capital One d’une façon perçus comme tels, doivent être évités.
professionnelle et éthique.
Un conflit d’intérêts survient lorsque les intérêts personnels
2. Les types de conflits courants ou les relations proches d’un associé (parent, enfant, conjoint
incluent, sans s’y limiter, des ou partenaire) interfèrent avec sa capacité à répondre aux
activités extérieures, des
transactions intéressées, des exigences et aux attentes de Capital One d’une façon
activités d’investissement professionnelle et éthique. Un conflit d’intérêt réel ou perçu
personnelles et la supervision comme tel peut compromettre notre intégrité, entacher la
de membres de sa famille.
réputation de Capital One et nuire à nos actionnaires.
3. Lorsque vous faites face à
un conflit d’intérêts potentiel,
vous devez divulguer cet intérêt
ou cette relation à votre
gestionnaire ou au Bureau de
l’éthique. Si vous faites face à un conflit d’intérêts potentiel, posez-vous les
questions suivantes :
Un tiers neutre remettrait-il en cause mes raisons ou ma
Foire aux questions décision si cette relation ou mon intérêt personnel était
Q : Mon mari travaille pour un connu?
cabinet de conseil qui fait affaire
avec Capital One et je suis en La divulgation publique de mon intérêt personnel ou
partie responsable de la sélection de la relation remettrait-elle en question la décision
de son cabinet. Dois-je divulguer sous-jacente ou les décisions prises?
cette situation en tant que conflit
d’intérêts potentiel?
Si vous répondez « oui » à l’une de ces questions, parlez du
R : Oui. Vous devez en parler avec conflit potentiel avec votre gestionnaire et le Bureau de
votre gestionnaire et remplir un l’éthique.
formulaire de divulgation de
conflit d’intérêts.
16Foire aux questions Lorsque vous faites face à un conflit d’intérêts potentiel,
(suite) vous devez divulguer cet intérêt ou cette relation à votre
Q : J’ ai été nommé récemment
gestionnaire ou au Bureau de l’éthique. Une fois divulgué,
au conseil d’ administration d’ un le conflit d’intérêts réel ou potentiel peut être évalué, et il peut
organisme sans but lucratif qui être conclu qu’il n’existe pas de conflit, ou une récusation, une
fait affaire avec Capital One. dérogation ou d’autres mesures d’atténuation peuvent être
Est-ce considéré comme un
conflit d’ intérêts? adoptées.
R : Peut-être. Vous devez
Il n’est pas possible d’énumérer toutes les situations pouvant
consulter votre gestionnaire et donner lieu à un conflit d’intérêts, mais il existe certains
l’équipe Affaires communautaires, domaines dans lesquels des conflits surviennent souvent.
et remplir le formulaire de
divulgation de conflit d’intérêts du
Bureau de l’éthique avant ‣ Activités extérieures
d’accepter de siéger au conseil
d’administration d’un organisme Les activités extérieures ne doivent pas interférer avec
sans but lucratif. notre obligation de nous acquitter fidèlement de nos
responsabilités à Capital One. Cette interdiction inclut la
participation à toute activité extérieure qui pourrait
Ressources compromettre, ou sembler compromettre, notre capacité à
prendre des décisions commerciales éthiques pour le
• Procédure de divulgation d’un
conflit d’intérêts compte de Capital One. Par exemple, il est interdit aux
associés actuels de faire concurrence à Capital One ou de
• Politique relative aux lois sur les
rejoindre une entreprise ou une organisation qui lui fait
valeurs mobilières
concurrence, ou qui propose ses services en tant que Tiers à
• Norme sur la lutte contre la Capital One.
corruption
• Conseils relatifs au harcèlement
et à la discrimination Qu’un conflit d’intérêt réel ou potentiel existe ou non, vous devez
informer votre gestionnaire et obtenir l’approbation du Bureau
de l’éthique avant de vous engager dans :
des activités commerciales extérieures;
un emploi en plus de celui que vous occupez à Capital One;
des fonctions officielles auprès d’organismes sans but
lucratif, notamment des sièges au conseil
d’administration; ou
une fonction politique ou une responsabilité civile.
17‣ Transactions intéressées
Des transactions intéressées ont lieu lorsque vous
utilisez votre poste à Capital One pour un gain
personnel.
Voici des exemples d’activités interdites :
• acheter des biens et services de Capital One pour un
usage personnel ou pour un tiers à des conditions
autres que celles proposées au public, sauf disposition
contraire de la Politique de l’entreprise;
• accepter pour son propre compte des occasions
d’affaires, des honoraires, des commissions ou autres
arrangements financiers avantageux de la part d’un
client, d’un Tiers, d’un concurrent ou d’un partenaire
commercial de Capital One, ou d’une entité cherchant à
faire affaire avec Capital One;
• accéder à votre compte Capital One personnel ou à celui
d’un autre associé à l’aide des systèmes internes, sauf si
vous effectuez des tests sur le système ou un
dépannage, si vous occupez un poste vous amenant à
réaliser des tests particuliers comme prévu par votre
secteur d’activé, et si vous avez reçu l’autorisation écrite
préalable de votre gestionnaire. Si de telles activités
impliquent le compte d’un autre associé, vous devez
aussi obtenir son consentement écrit préalable; et
• accéder aux comptes Capital One de membres de votre
famille ou de personnes avec qui vous avez une relation
personnelle proche sans autorisation écrite préalable et
sans raison commerciale légitime.
‣ Finances personnelles et activités
d’investissement
Capital One s’attend à ce que tous ses associés gèrent
leurs finances personnelles de manière responsable, avec
intégrité et conformément à la législation applicable.
Bien que vous soyez libre d’investir dans des sociétés
cotées en bourse, conformément à la section 3.4 sur
les transactions d’initiés et la divulgation de
renseignements privilégiés, vous ne devez pas faire
d’investissements qui pourraient affecter ou sembler
affecter vos décisions pour le compte de Capital One.
18Par exemple, vous devez éviter d’effectuer des
investissements importants dans des entités privées
concurrentes de Capital One, ou qui font affaire, ou
cherchent à faire affaire, avec Capital One. Toute gestion
inappropriée de vos finances personnelles peut nuire à
votre crédibilité et à la réputation de Capital One. Par
conséquent, vous devez déclarer fidèlement vos revenus
et autres données financières aux administrations
publiques, notamment lorsque vous déposez une
demande de prestations sociales et que vous faites votre
déclaration d’impôt.
‣ Recrutement de parents et d’amis
Travailler avec quelqu’un avec qui vous avez une relation
personnelle proche en dehors de Capital One peut rendre
les prises de décisions plus difficiles. Même si vous essayez
de rester objectif dans vos relations professionnelles, des
relations personnelles proches avec des collègues de
Capital One peuvent créer des conflits d’intérêts réels ou
être perçues comme telles.
En règle générale, il vous est interdit d’engager ou de
superviser un membre de votre famille immédiate
(c’est-à-dire un parent, enfant, conjoint ou
compagnon) ou son entreprise pour fournir des biens
ou des services à Capital One. De même, il vous est
interdit de travailler directement avec un membre de votre
famille proche, d’avoir un rapport hiérarchique avec lui, de
le superviser ou de prendre des décisions d’emploi ou de
rémunération le concernant. Afin d’éviter toute apparence
d’irrégularité, soyez très prudent lorsque vous recrutez ou
supervisez quelqu’un avec qui vous avez une relation
personnelle proche en dehors de Capital One, et consultez
votre gestionnaire avant de prendre une telle décision.
Il est interdit aux associés de s’engager dans des
relations intimes avec d’autres associés ou Tiers
lorsqu’une telle relation pourrait créer un conflit
d’intérêts. Ces interdictions s’appliquent à moins que
la relation soit divulguée de manière appropriée et
que les éventuels conflits d’intérêts soient évalués et
résolus. De plus, il est interdit aux associés ayant
un rapport hiérarchique de s’engager dans des
relations intimes.
Consultez votre gestionnaire ou les Ressources humaines
si vous avez des questions concernant l’emploi, le
recrutement ou la supervision de membres de votre famille
ou d’une personne avec laquelle vous avez des relations
intimes.
19Principes clés
1. En tant que groupe bancaire 3.2 Dossiers et rapports exacts
coté en bourse, nous devons En tant que groupe bancaire coté en bourse, nous devons
impérativement nous
conformer aux politiques, impérativement nous conformer aux politiques, procédures et
procédures et contrôles en contrôles en matière de tenue de dossiers et de déclaration pour
matière de tenue de dossiers respecter nos exigences juridiques et commerciales.
et de déclaration pour À cet effet, tous les associés de Capital One sont
respecter nos exigences
juridiques et commerciales. responsables de la tenue de dossiers comptables et
financiers exacts et complets.
2. Déclarez vos transactions
commerciales, finances et États financiers et comptabilité
activités de manière exacte et
exhaustive, en temps utile et L’une de nos principales responsabilités, en tant qu'associés
de façon compréhensible. de Capital One, est de nous assurer que les transactions
3. Lisez et respectez les commerciales, les finances et les activités de notre entreprise
politiques et procédures de sont déclarées de manière exacte et exhaustive, en temps
conservation et de traitement utile et de façon compréhensible. Nous devons aussi nous
de l’information de
Capital One. assurer que les données que nous fournissons pour la
préparation des états financiers, des rapports réglementaires
4. Coopérez pleinement dans le et des documents publics déposés respectent tous les
cadre de toutes les demandes
de renseignements et de principes comptables généralement reconnus, les exigences
documents lors de tout audit, réglementaires en matière de déclaration et les politiques
toute enquête ou toute d’information et de déclaration de notre entreprise.
vérification internes ou
externes dûment approuvés.
Conservation des dossiers
Il est nécessaire de conserver certains dossiers de l’entreprise
pour respecter nos obligations envers les organismes de
Foire aux questions réglementation, les autorités policières et les autres entités
Q : Un collègue a eu beaucoup de gouvernementales, et assurer le fonctionnement légal et
travail et reçu l’instruction de
fournir des données financières aux éthique de Capital One. Tous les associés doivent lire et
autorités réglementaires. Il n’a pas respecter les politiques et procédures de conservation et
eu le temps de faire les recherches de traitement de l’information de Capital One.
nécessaires et il a donc fourni les
chiffres d’une vieille présentation. Voici certaines des exigences :
• comprendre la définition des documents officiels et les
Dois-je faire quelque chose?
R : Consultez immédiatement votre exigences en la matière;
gestionnaire. Il relève de notre
responsabilité collective de nous
assurer que les autorités
réglementaires reçoivent des • vous assurer que les documents officiels sont identifiés et
données exactes et complètes enregistrés dans le système de gestion des documents;
lorsqu’elles le demandent, et c’est
• ne pas supprimer de documents ou de renseignements si
très important.
vous avez des raisons de penser qu’ils pourraient être
pertinents dans le cadre d’un litige ou d’une procédure
réglementaire en suspens ou possible, à moins que vous ne
soyez autorisé à le faire par le Service juridique; et
20Foire aux questions
• avant de quitter Capital One ou de passer à un nouveau
(suite) poste, consulter votre gestionnaire pour garantir un
Q : On me demande de fournir des
traitement et une conservation adéquats des documents
informations à notre équipe Audit de l’entreprise.
interne, mais je ne crois pas qu’elle
pose les bonnes questions. Dois-je Répondre aux demandes de l’équipe Audit et
faire quelque chose?
du gouvernement et aux demandes dans le
R : Consultez immédiatement cadre d’enquêtes internes
votre gestionnaire. Nous devons
répondre aux attentes de l’équipe Nos interactions avec les auditeurs et enquêteurs internes et
Audit interne et lui fournir des externes, ainsi que les organismes de réglementation, doivent
informations complètes et
exactes, et le cas échéant, lui être irréprochables. Lors d’audits, d’enquêtes ou de
communiquer des éléments vérifications internes ou externes dûment approuvés, nous
contextuels concernant notre devons :
compréhension de la demande et
• coopérer pleinement dans le cadre des demandes de
notre réponse.
documents et de renseignements;
Ressources
• nous assurer que tous les renseignements et tous les
• Politique sur la sécurité de documents fournis sont exacts, complets et transmis
l’information rapidement; et
• Procédure de traitement de
l’information • faire preuve de prudence lorsque l’intéressement d’une
• Politique de conservation de
personne ou d’une équipe est lié au résultat d’une
vérification ou d’un audit particulier.
l’information
• Politique de rapports à la Toute dérogation à ces protocoles doit être signalée
direction immédiatement à votre gestionnaire, à l’équipe RA ou à
l’Assistance en matière d’éthique. Si vous ne coopérez pas
• Lignes directrices sur la
pleinement et honnêtement dans le cadre d’une enquête
consignation du temps
interne ou externe dûment approuvée, vous pourrez faire
l’objet de poursuites judiciaires et de mesures
disciplinaires pouvant aller jusqu’au licenciement.
21Bien que nous interagissions régulièrement avec les autorités
réglementaires, les auditeurs et les enquêteurs internes, nous
devons savoir présager les litiges potentiels ou autres mesures
coercitives durant nos interactions avec le gouvernement et
d’autres parties externes. Si vous entendez parler d’un litige en
suspens, imminent ou prévu, ou d’une enquête
gouvernementale non prévue ou d’une mesure coercitive
impliquant Capital One, prévenez immédiatement l’avocat
général du Service juridique ou tout autre juriste de l’équipe. Si
vous recevez une citation à comparaître en lien avec
Capital One ou avec votre travail, envoyez immédiatement un
courriel à l’adresse dédiée aux citations à comparaître
(subpoena@capitalone.com). Rien dans la présente section ne
doit être interprété comme exigeant que vous divulguiez à
Capital One une coopération ou communication avec le
gouvernement concernant de potentielles infractions à la loi.
Gestion du temps
Capital One s’attend à ce que tous ses associés consacrent le
temps nécessaire à leur travail et emploient leur temps de
manière efficace pendant les heures de travail prévues. Pour
que tout travail réalisé pour Capital One soit rémunéré de
façon appropriée, tous les associés doivent consigner leurs
heures et leurs présences avec exactitude.
3.3 Protéger les données et les
actifs
En tant qu’associés de Capital One, nous sommes tous
responsables de la protection de notre entreprise et de ses
actifs. Cette obligation s’étend aux ressources que nous
Principes clés utilisons pour mener nos activités, notamment les
1. La protection des actifs de renseignements confidentiels sur les clients, les
l’entreprise est une obligation renseignements commerciaux exclusifs, la propriété
importante envers l’entreprise
et nos actionnaires, et protège intellectuelle, et les biens physiques et la technologie de
notre avantage concurrentiel Capital One. La protection des actifs de l’entreprise est une
sur le marché. obligation importante envers l’entreprise et nos actionnaires,
2. Protéger la confidentialité de et protège notre avantage concurrentiel sur le marché.
nos clients est essentiel à nos
activités et à notre réputation.
3. Protéger l’information
commerciale exclusive est
crucial pour le succès de notre
entreprise, et c’est une
obligation importante pour nos
actionnaires.
22Foire aux questions Lutte contre la fraude interne et l’abus d’avantages
Q : Je travaille avec un fournisseur L’une de nos principales responsabilités consiste à protéger la
externe sur un nouveau produit. santé financière de notre entreprise. La lutte contre la fraude
Puis-je envoyer des renseignements
commerciaux exclusifs à ce interne est vitale pour protéger les finances de l’entreprise. Une
fournisseur par courriel? fraude interne a lieu lorsqu’un associé prive Capital One ou ses
clients d’actifs par le vol, la tromperie ou un autre acte de
R : Peut-être. Vous ne devez
transmettre des renseignements corruption. Le retrait de fonds non autorisé et le vol d’espèces
commerciaux confidentiels et ou d’instruments négociables sont des exemples, parmi
exclusifs à personne en dehors de d’autres, de fraude interne. Capital One ne tolère aucun acte
l’entreprise, sauf si c’est nécessaire
pour des raisons commerciales et de fraude, et tout associé coupable de s’être livré à une
que vous êtes autorisé à le faire. fraude fera l’objet de poursuites judiciaires et de mesures
Avant de communiquer de tels disciplinaires pouvant aller jusqu’au licenciement.
renseignements, n’oubliez pas de
consulter votre gestionnaire. Les avantages sociaux de l’entreprise sont destinés à n’être
utilisés que par les associés et d’autres parties admissibles (par
exemple, des membres de la famille peuvent être inclus dans
R : J’ ai un nouvel employé dans
mon équipe qui vient d’ une nos régimes d’assurance maladie), et les associés doivent faire
entreprise concurrente. preuve d’honnêteté lorsqu’ils demandent et utilisent de tels
Puis-je lui demander de parler des avantages. Ces limites s’appliquent également à l’utilisation
meilleures pratiques dans notre
domaine d’ activité? des cartes de crédit d’entreprise, qui sont destinées
uniquement à des fins professionnelles autorisées. Les cartes
R : Faites preuve de prudence. Bien de crédit d’entreprise ne doivent en aucun cas être utilisées
que vous soyez libre de discuter
des meilleures pratiques et des pour des dépenses personnelles, et toute utilisation
normes du secteur, n’oubliez pas accidentelle doit être signalée et corrigée immédiatement.
que vous ne pouvez pas demander
des renseignements commerciaux Renseignements confidentiels des clients
confidentiels et exclusifs
concernant son ancien employeur, En tant qu’institution financière, il est vital que nos clients
et que l’employé n’a pas le droit de nous fassent confiance. Dans la conduite des affaires, nos
les communiquer.
clients doivent nous fournir des renseignements personnels
(p. ex., nom, date de naissance, numéro d’assurance sociale,
etc.). Nos clients commerciaux doivent aussi nous fournir des
Ressources renseignements confidentiels (p. ex., numéro d’identification
• Politique de conformité en
d’employeur, numéro d’identification de contribuable).
matière de confidentialité Protéger la confidentialité de nos clients est essentiel pour
préserver leur confiance, nos activités et notre réputation.
• Politique sur la sécurité de Par conséquent, il vous est interdit de divulguer des
l’entreprise renseignements non publics concernant la relation d’un
• Norme de sécurité de client avec Capital One sans besoin commercial légitime et
l’information sans autorisation préalable de votre gestionnaire.
• Norme sur les responsabilités
des utilisateurs finaux et
l’utilisation acceptable
• Norme en matière de dépenses
de déplacement et de
divertissement pour les
employés et le conseil
d’administration
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