Comité Archives -RM 2 Février 2023 - Réunion de relance

Comité Archives -RM

                                        Réunion de relance
                                          Compte Rendu

                                         2 Février 2023

Animateurs : Anne-Florence Hachet, Caroline Demont, Ludivine Richard, Jean-Aubin Guinot

Agenda
• Objectifs du comité

• Animateurs: Présentation et rôle

• Rôle des participants

• Fonctionnement du comité et outils de travail

• Mise à jour des listes des participants aux sous-groupes

• Agenda prévisionnel des réunions 2023

Objectifs du comité
• Permettre aux participants d’engager une réflexion sur différents thèmes tels que:
    o   Sécurité des archives
    o   Archivage électronique
    o   Dématérialisation et valeur probante
    o   Data Integrity
    o   RGPD

• Trouver des synergies avec les autres commissions de la Sofaq pour établir des
  recommandations qui couvrent tout le cycle de vie des données (BPL, Systèmes
  informatisés en environnement GxP…)

• Permettre un retour d’expérience grâce aux échanges et partage

• Proposer des position paper à la Sofaq

Animateurs: Présentation et rôle
• Une équipe de 4 co-animateurs
    •   Anne-Florence HACHET (Palm’Data)
    •   Caroline DEMOND (Apsalys)
    •   Jean-Aubin GUINOT (Charles River Lab)
    •   Ludivine RICHARD (IPARDIS)

• Rôle des animateurs
   •     Animer les séances
   •     Coordonner les échanges
   •     Rédiger les CR

=> Les réunions seront animées par un binôme pour assurer le maintien des réunions
en cas d’empêchement d’un des animateurs, et permettre ainsi la poursuite du rythme
des échanges

Rôle des participants
                                             Membres actuels (en dehors des animateurs):

Un comité fonctionne avec la participation   •   Michael AGUERRECHE (Bayer)
                                             •   Céline DUVET (LFB)
active de tous ses membres:
                                             •   Julien EVEN (Avantor)
                                             •   Geraldine CAILLAT (Bayer)
                                             •   Eric CHANSIGAUD (IMM recherche)
Ø Partage d’expérience                       •   Nathalie FLAGEUL (AB Science)
                                             •   Charles GUINEZ (Bioprojet-Biotech)
                                             •   Marie-Christine HENRY (Aelis Frama)
Ø Préparation en amont des réunions de       •   Pascale LORET (Servier)
  groupe, grâce à des objectifs donnés à     •   Hervé MARCILLY (LFB)
                                             •   Joëlle MIMIAGUE (Eurofins)
  chaque réunion
                                             •   Pauline OKULSKI (Texcell)
                                             •   Marie-Christine OTTINI-BERTIN (Evoquap)
                                             •   Julie ROUSSET (Avantor)
                                             •   Aurélie RIZZA (Institut Pasteur Lille)
                                             •   Lan-Anh LE (IHU Strasbourg)
                                             •   Estelle ANDRÉ BROCHE (Eurofins agrosciences)
                                             •   Dalila Diboune (SGS Idealab)
                                             •   Faisel Jobrani (Median Technologies)
                                             •   Aurore Lacroix (Genosafe) / en attente
                                             •   Carole Masurier (Genosafe) / en attente

Fonctionnement du comité et outils de travail
• Une session plénière => 2 fois par an          => Intégrer dans l’agenda de chaque plénière un retour des
                                                 inspections sur les problématiques d’archivage

• 3 sous-groupes => 3 réunions par an pour chaque sous-groupe
    o   Gestion des archives physiques
                                                Stockage et pérennité des données électroniques semblent
    o   Archivage électronique – Stockage       plutôt indissociables. sous-groupes fusionnés: un sous-
    o   Archivage électronique – Pérennité      groupe Archivage Electronique avec 4 réunions par an
    o   Création d’un sous-groupe dédié aux archives CROs en 2023 => A valider => Validé

• Outils
    •   Boîte mail =>pour les échanges et communications
    •   Sharepoint Sofaq dédié => pour le travail collaboratif et partage d’informations
    •   Forum Sofaq => pour que ‘ensemble des membres de la Sofaq puissent nous adresser leurs
        questions
    •   Espace membre Sofaq => pour la diffusion des CR

Mise à jour des listes des participants aux sous-groupes
       Archives Physiques        Archivage Electronique              Archives CROs
Caroline Demont             Ludivine Richard                Caroline Demont

Anne-Florence Hachet        Jean-Aubin Guinot               Jean-Aubin Guinot

Michael Aguerreche          Michael Aguerreche              Michael Aguerreche

Géraldine Caillat           Géraldine Caillat               Géraldine Caillat

Céline Duvet                Julien Even                     Céline Duvet

Marie-Christine Henry       Charles Guinez                  Faisel Jobrani

Pascale Loret               Marie-Christine Henry           Pascale Loret

Joelle Mimiague             Pascale Loret                   Hervé Marcillac

Aurélie Rizza               Hervé Marcillac                 Joelle Mimiague

Julie Rousset               Pauline Olkuski                 Aurélie Rizza

                            Marie-Christine Ottini-Bertin   Julie Rousset

                            Aurélie Rizza                   Nathalie Flageul

                            Julie Rousset                   Anne-Florence Hachet

                            Nathalie                        Dalila Diboune

                            Estelle

                            Lan-Anh Le

Agenda prévisionnel des réunions 2023
• Session plénière                         • Sous-groupes
    •   Jeudi 2 Février 2023 – 13h            o Gestion des archives physiques
    •   Vendredi 15 Septembre 2023 – 13h          •   Vendredi 17 mars – 13h
                                                  •   Vendredi 9 juin – 13h
                                                  •   Vendredi 8 décembre 2023 – 13h
                                              o Archivage électronique
                                                  •   Vendredi 31 mars – 13h
                                                  •   Vendredi 16 juin – 13h
                                                  •   Vendredi 06 octobre – 13h
                                                  •   Vendredi 1er décembre 2023 – 13h
                                              o Archives CROs
                                                  •   Vendredi 6 avril – 13h
                                                  •   Vendredi 30 juin – 13h
                                                  •   Vendredi 24 novembre 2023 – 13h

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Contact: archives-rm@sofaq.fr